Kan atferdsvitenskap gjøre prosjektene dine mer vellykkede?

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut et dataprogram for å transkribere podkastene våre. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Galen Low: Hei alle sammen, og takk for at dere lytter. Jeg heter Galen Low og kommer fra The Digital Project Manager. Vi er et fellesskap av digitale fagfolk med et mål om å hjelpe hverandre med å bli dyktigere, tryggere og bedre tilknyttet, slik at vi kan øke verdien av prosjektledelse i en digital verden. Hvis du vil høre mer om dette, kan du besøke thedigitalprojectmanager.com/membership.

I dag snakker vi om hvilken rolle atferdsvitenskap spiller i prosjektledelse, hvordan den påvirker våre kjente prosjektmetoder, og hvorfor den kan bli en viktig del av prosjektledelsens fremtid. Med meg har jeg dr. Josh Ramirez, administrerende direktør for The Institute for Neuro & Behavioral Project Management.

Josh, takk for at du ville være med i dag.

Josh Ramirez: Tusen takk for invitasjonen. Dette blir morsomt.

Galen Low: Jeg tror det blir fantastisk. Josh og jeg har snakket før opptaket, og selve ideen om atferdsbasert prosjektledelse fanget virkelig interessen min. Jeg tenkte at lytterne våre kommer til å like dette.

Om ikke annet kommer det til å starte en debatt. Så jeg gleder meg til å gå inn i dette. Først og fremst er det en interessant kombinasjon, og jeg lurer på om du kan dele den samme historien om hvordan du kom inn i prosjektledelse, og hvordan du gikk fra prosjektledelse til å ta doktorgrad i atferdsvitenskap, samt hvordan dette førte til Institute for Neuro & Behavioral Project Management.

Josh Ramirez: Ja, det er en ganske interessant historie. Jeg jobbet med prosjektledelse, hovedsakelig innenfor store prosjekter i energidepartementet, prosjektstyring og lignende. Det handler mye om kostnader og tidsplaner. Min venn, dr. Jodi Wilson, var atferdsforsker. Jeg så alle disse tingene, som at folk planla optimistisk og at vi alltid lå etter skjema, og prøvde å forstå hvorfor. Jeg spurte Jodi hva som foregikk.

Jeg spurte om det var menneskelig atferd eller noe lignende. Hun pekte på hodet sitt og sa: «Har de en av disse?» Hun mente: Har de en hjerne? Jeg svarte at det hadde de vel. Da sa hun: «Da er det et atferdsproblem.» Så alt er i utgangspunktet et atferdsproblem.

Hun introduserte meg for begreper som kognitive skjevheter. Jeg slo dem opp og fant planleggingsfeilen, en kognitiv skjevhet som forklarer tendensen til å undervurdere varighet. Jeg innså at dette var akkurat det jeg hadde lett etter.

Jeg vurderte en doktorgrad på den tiden, men visste ikke hvilken retning jeg skulle velge. Jodi foreslo et program ved Chicago School of Professional Psychology. Jeg så på det og tenkte at dette var det jeg hadde lett etter. Doktoravhandlingen min handlet derfor om integreringen av atferdsvitenskap og prosjektledelse, og fikk tittelen «Toward a Theory of Behavioral Project Management».

Senere, på en flyreise til Hawaii, studerte jeg atferdsøkonomi. Da slo det meg at atferdsøkonomi hadde integrert atferdsvitenskap med økonomi. Jeg begynte å lure på om det allerede fantes en atferdsbasert prosjektledelse. Da jeg landet, søkte jeg etter det. Det fantes ikke.

Dette førte til doktoravhandlingen min, grunnleggelsen av Institute for Neuro & Behavioral Project Management og sertifiseringskurset vårt, NeuralPlan. Jodi var med helt fra starten og introduserte meg for temaet som senere førte til utviklingen av denne fagdisiplinen.

Galen Low: Jeg elsker den historien. De beste ideene oppstår alltid når man drømmer i dusjen eller sitter på et fly uten mulighet til å gjøre noe annet enn å skrive dem på en serviett.

Når grunnla dere instituttet?

Josh Ramirez: Vi grunnla instituttet i 2018. Jeg begynte forskningen i 2016.

Galen Low: Det var interessant timing, fordi man på den tiden, og fortsatt i dag, begynte å verdsette det menneskelige elementet i prosjektledelse mer. Prosesser, inndata og utdata er viktige, men problemene man møter ligger ofte ikke i dokumentet man har laget. Dokumentet er gjerne perfekt. Det er menneskene som skaper problemene, og jeg sier det på en vennlig måte.

Josh Ramirez: Når vi snakker om metoder, handler dette om å utforme prosjektledelse rundt hjernen. Noen ganger betyr det ganske enkelt at metodene må oppdateres for å ta hensyn til dette.

Galen Low: Kan du gi noen eksempler på hva atferdsbasert prosjektledelse innebærer for deg, og hvor det praktiseres i dag med hjelp fra instituttet?

Josh Ramirez: Det er en fremvoksende disiplin. Vi har gjennomført flere pilotstudier. I et stort prosjekt i energidepartementet oppnådde vi omtrent 80 % forbedring i planleggingspålitelighet og bedre måloppnåelse. Vi har også sertifiserte NeuralPlan-praktikere som begynner å utvikle egne modeller.

Tradisjonell prosjektledelse, for eksempel fossefallsmodellen, består av oppstart, planlegging, gjennomføring, overvåking, kontroll og avslutning. Fra et atferdsperspektiv ser vi i stedet på hvor vi kan utforme arbeidet rundt hjernen. Vi snakker om fire hovedområder: prosesser, grensesnitt som programvare, målinger og ferdigheter.

Mange forbinder atferdsvitenskap med emosjonell intelligens og god kommunikasjon. Det er en del av det, men bare omtrent 20 %. Atferdsvitenskap kan også brukes til å utforme prosesser, programvare og målinger som tar hensyn til menneskelig atferd og tankefeil.

Man kan endre målemetoder og utforme prosedyrer slik at de inneholder trinn som øker påliteligheten. Det finnes et bredt spekter av virkemidler, blant annet dulting og valdarkitektur.

Galen Low: Jeg liker at du bruker ordet «utforme». Atferdsbasert prosjektledelse er altså ikke nødvendigvis en ny metode som skal konkurrere med fossefall eller smidig. Det er et ekstra lag som kan brukes sammen med hvilken som helst metode.

Josh Ramirez: Nettopp. Atferdsbasert prosjektledelse skal ikke erstatte fossefall eller smidig. Den skal integrere atferdsvitenskap i alle metoder. Mennesker er involvert i alle metodene vi bruker, og atferdsbasert prosjektledelse blir derfor et grunnlag som andre tekniske disipliner kan bygge videre på.

Atferdsbasert prosjektledelse er ikke noe man velger i stedet for smidig. Man bruker det sammen med smidig, fossefall og andre metoder. Atferdsøkonomi er et godt eksempel. Da atferdsvitenskap ble integrert i økonomi, utfordret det mange tradisjonelle teorier som hadde antatt at mennesker alltid var rasjonelle og perfekte beslutningstakere.

Det samme vil skje i prosjektledelse. Atferdsvitenskap kan gjøre kompliserte ting enklere, fordi enklere løsninger gjør det lettere for hjernen å bearbeide informasjon.

Galen Low: Hvor mye av dette ligger egentlig på prosjektlederen? Må hver prosjektleder skrive om alle prosessene sine for hvert prosjekt?

Josh Ramirez: Dette er større enn den enkelte prosjektleders ansvar. Jeg tror de første endringene trolig vil skje i prosjektkontoret, eller det vi kan kalle et atferdsbasert prosjektkontor.

Organisasjonen kan utforme det kognitive miljøet gjennom å styre tidspress, kognitiv belastning og psykologisk trygghet. Tidspress fører til mer automatisk tenkning. Vi tenker allerede automatisk store deler av dagen, og under tidspress bruker vi i større grad system 1, slik det beskrives i boken «Thinking, Fast and Slow».

Når vi tenker raskere, tenker vi ikke like grundig. Vi bruker hjernens heuristiske system, som får oss til å velge det mest åpenbare svaret eller det som raskest dukker opp. Dermed blir vi mer avhengige av kognitive skjevheter.

Prosjektledelse er et midlertidig arbeid, og midlertidighet skaper tidspress. Tidspress aktiverer system 1, som kan føre til flere tankefeil, økt risiko, forsinkelser og kostnadsoverskridelser. Derfor er dette ikke bare prosjektlederens ansvar.

Galen Low: Hvordan kan man redusere effekten av tidspress?

Josh Ramirez: Det handler om hvor mye tidspress man bruker, og når man bruker det. Noe tidspress kan være greit, men ekstremt tidspress fører til mer automatisk tenkning. Når man gjør prediktive oppgaver, som å lage planer, identifisere risiko eller beregne ressurser, bør man redusere tidspresset. Ved overvåking, kontroll og rapportering kan tidspresset kanskje være høyere, fordi oppgavene er mindre prediktive.

Galen Low: Dette ville vært nyttig i prosjekter med høy teknisk kompleksitet og usikkerhet. Når man forsker på en løsning som aldri har vært laget før, er det vanskelig å hevde at to uker er nok. Det ville vært nyttig å forklare at vi enten kan tenke raskt, stole på antakelser og lage feil løsning, eller redusere tidspresset og gi hjernen mulighet til å tenke grundigere.

Josh Ramirez: Mange antar at de tenker bedre under tidspress, eller at noen kopper kaffe reduserer den kognitive belastningen. Men hjernen fungerer ikke slik. Når man forstår at disse mekanismene gjelder alle mennesker, kan man ta hensyn til dem. Det som gjør oss bedre, er å vite hvordan de påvirker oss og justere arbeidet deretter.

Galen Low: Prosjektledere har tradisjonelt blitt målt på om arbeidet ble ferdig i tide og innenfor budsjett. Men rollen handler også om å lede mennesker og levere verdi. Å krysse av en oppgave betyr ikke nødvendigvis at man har lykkes dersom man leverte feil løsning.

Josh Ramirez: I en annen pilotstudie fant jeg at omtrent 65 % av tidsplanforsinkelsene var forutsigbare og kunne forebygges. I ett tilfelle planla team B å arbeide på samme sted som team A uken etter, uten å sjekke om team A fortsatt var der. Team B møtte opp og kunne ikke arbeide. Seks personer ble stående uten å kunne jobbe, noe som førte til betydelig sløsing.

Planlegging er i hovedsak prediktiv koordinering. Hjernen bruker forestillingsevnen til å se for seg hva vi skal gjøre. Planlegging er derfor en øvelse i forestillingsevne. Hjernens svakheter blir svakheter i prediksjon, noe som skaper sløsing, kostnadsoverskridelser, forsinkelser og risiko.

Galen Low: Du har nevnt dulting og identifisering av hindringer. Hvordan kan dette brukes i planlegging?

Josh Ramirez: Forskning viser at når man identifiserer hindringer før man anslår ressurser eller tid, blir planen mer pålitelig. Man tvinger hjernen til å se på hva som kan hindre arbeidet før arbeidet starter.

Dette er noe annet enn risikostyring. Risiko er noe som kanskje skjer. Hindringer er noe man vet at man må overvinne. Risiko kan avskrives som lite sannsynlig, mens en hindring må håndteres. Man kan også opprette konkrete aktiviteter for å overvinne større hindringer.

Dulting og valdarkitektur fungerer på lignende måte. Ved å endre standardvalget i et system kan man påvirke beslutninger uten å fjerne valgfriheten. Når mennesker må ta et ekstra steg for å velge bort noe, vil mange la standardvalget stå. Slik kan man utforme systemer som gjør bedre beslutninger mer sannsynlige.

Galen Low: Dette handler altså om å utforme prosesser med menneskehjernen i tankene, ikke bare om tradisjonelle «myke» ferdigheter.

Josh Ramirez: Ja. Det handler om å vite hva hjernen er dårlig på, og utforme prosesser som hjelper den med bedre planlegging, bedre forutsigbarhet og mindre kognitiv dissonans.

Det samme kan bygges inn i programvare. Vi samarbeider med et programvareselskap om å integrere atferdsvitenskap i programvareutvikling. Man kan endre standardvalg, legge inn identifisering av hindringer og kombinere dette med kunstig intelligens og gode spørsmål. Programvaren kan i praksis fungere som en veileder.

Bevissthet om kognitive skjevheter er viktig, men god utforming kan også føre til bedre beslutninger uten at alle trenger å kjenne teorien bak. Den beste tilnærmingen kombinerer bevissthet og utforming.

Galen Low: Kan atferdsbasert prosjektledelse bli like splittende som debatten mellom fossefall og smidig?

Josh Ramirez: Jeg tror ikke det. Mange eldre metoder er mindre evidensbaserte, selv om smidig har mye mer forskningsstøtte. Når man gjetter på hva som fungerer, blir diskusjonene ofte meningsbaserte. Når man bruker metoder som er støttet av forskning, blir det mindre rom for å diskutere om de fungerer.

Identifisering av hindringer fungerer både i smidige og sekvensielle prosjekter. Å endre standardvalg gir resultater. Evidensbaserte metoder hjelper oss med å velge riktig verktøy for riktig oppgave, i stedet for å bruke hele verktøykassen samtidig.

Galen Low: Hva med kunstig intelligens? Noen vil kanskje si at det er viktigere å forstå teknologi enn menneskelig atferd.

Josh Ramirez: Når kunstig intelligens overtar flere rutineoppgaver, får prosjektledere mer beslutningstaking. De må derfor tenke mer bevisst og bruke system 2 i større grad. Det betyr at vi trenger atferdsvitenskap mer, ikke mindre.

Kunstig intelligens må også utformes rundt menneskelig tenkning. Den kan hjelpe oss med å oppdage planleggingsfeil, identifisere hindringer og stille bedre spørsmål. Kvaliteten på svaret avhenger av hvordan vi formulerer spørsmålet.

Kunstig intelligens kan også fungere som en veileder ved å sammenligne et prosjekt med tidligere prosjekter og vise til referanseklasseprognoser. Den kan hjelpe oss med å oppdage forhold vi ellers ville oversett.

Den kan dessuten omformulere risiko på en måte som gjør det lettere for interessenter å akseptere og håndtere den. Dermed reduseres den kognitive dissonansen og det blir enklere å arbeide konstruktivt med risiko.

Galen Low: En god instruks til kunstig intelligens er altså selv en form for dulting.

Josh Ramirez: Ja. Med kunstig intelligens i bildet blir atferdsvitenskap sentral for nesten alt vi gjør.

Galen Low: Hvor tror du prosjektmetodene er på vei?

Josh Ramirez: Vi ser allerede mer hybride metoder. Kunstig intelligens vil overta mange rutineoppgaver fra både smidige og sekvensielle metoder. Atferdsvitenskap og nevrovitenskap vil bli sentrale, mens mye av dagens metodikk blir automatisert.

Når automatiseringen øker, blir prosjektlederens beslutninger viktigere. Organisasjonene må forstå at høyere beslutningsansvar også gir høyere kognitiv belastning, som igjen kan føre til mer bruk av system 1, heuristikker og skjevheter.

Om fem eller ti år håper jeg å se mer prosjektstyringsprogramvare som er utformet rundt mennesker, og at offentlige regler, prosedyrer og prosjektkontorer i større grad tar hensyn til menneskelig tenkning. Prosjekter skapes av mennesker for mennesker. Derfor må vi ta hensyn både til menneskene som leder prosjektene, og menneskene som skal bruke resultatene.

Galen Low: Jeg liker bildet av at atferdsvitenskap er solen i solsystemet, mens metodene går i bane rundt den. I sentrum står menneskene.

Josh Ramirez: Og vi må huske at hjernen ikke bare er en følelsesmaskin. Den er også en tenkemaskin.

Galen Low: Det skal jeg bruke som sitat fra denne episoden.

Josh, tusen takk for at du var med. Dette har vært både morsomt og lærerikt. Hvor kan folk lære mer om instituttet?

Josh Ramirez: Besøk behavioralpm.com. Der finner du instituttet vårt. Du kan også klikke på fanen for medlemskap og bli gratis medlem. Vi har også sertifiseringen NeuralPlan NPPQ. Den finner du på neural-plan.com. Sertifiseringen kan betales månedlig for personer i Canada eller USA, med forbehold om kvalifisering.

Galen Low: Veldig bra. Jeg legger alle lenkene i shownotatene. Takk igjen.

Josh Ramirez: Takk selv. Det var en glede å bli invitert.

Galen Low: Da har dere hørt det. Hvis du vil delta i samtalen med over tusen likesinnede forkjempere for prosjektledelse, kan du bli med i fellesskapet vårt på thedigitalprojectmanager.com/membership. Hvis du likte det du hørte, kan du abonnere og holde kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Til neste gang: Takk for at du lyttet.