Automazione del Flusso di Lavoro: Processo, Esempi e Strumenti
Incremento dell'Efficienza: L'automazione del flusso di lavoro riduce significativamente il tempo dedicato alle attività ripetitive, permettendoti di concentrarti su compiti più strategici.
Riduzione degli Errori: Automatizzare i flussi di lavoro migliora l'accuratezza e la qualità riducendo al minimo la possibilità di errori umani nei processi di routine.
Potenziale di Personalizzazione: Puoi personalizzare l'automazione del flusso di lavoro in base alle esigenze specifiche dei tuoi progetti, rendendola adatta a diversi settori e compiti.
Vantaggi Trasversali tra i Reparti: L'automazione del flusso di lavoro può essere applicata a diversi reparti, dall'IT alle Risorse Umane, migliorando le operazioni e la collaborazione.
Scelta degli Strumenti: Scegliere gli strumenti di automazione giusti è fondamentale: esistono opzioni che vanno dalle semplici app di automazione delle attività a software completi di gestione dei processi aziendali.
In poche parole: gli strumenti di automazione dei flussi di lavoro rendono la gestione dei progetti più semplice. Invece di dedicare tempo ed energie a compiti e processi aziendali ripetitivi, puoi creare dei flussi di lavoro che eliminano le attività noiose dalla tua giornata senza saltare nessun passaggio.
Ad esempio, immagina di collaborare con un fornitore per redigere contenuti creativi. All’interno di un team marketing dinamico e ad alte prestazioni, può essere difficile tenere traccia delle richieste creative, revisionare i contenuti in arrivo e approvare le bozze per la pubblicazione. Invece di sfogliare i tuoi DM per ricordarti cosa avevi richiesto all’inizio, puoi configurare un flusso di lavoro una tantum, personalizzato secondo il tuo processo, che ti guida passo dopo passo verso il successo.
In questo articolo parleremo di come automatizzare i tuoi flussi di lavoro, in che modo l’automazione può aiutarti nella gestione dei progetti e alcuni esempi di software per l’automazione dei flussi di lavoro per iniziare.
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Cos’è l’automazione dei flussi di lavoro?
L’automazione dei flussi di lavoro prevede: 1) l’identificazione degli elementi di un processo che possono avvenire senza intervento umano e 2) l’utilizzo di software di automazione dei flussi di lavoro per impostare e realizzare tali automazioni. Le caratteristiche comuni di questi software includono la pianificazione delle attività, la gestione di email e documenti, e l’integrazione con altre applicazioni aziendali.
L’automazione dei flussi di lavoro può essere utilizzata per attività che vanno dall’inserimento dati alla gestione documentale, all’assegnazione di compiti e alla comunicazione via email. L’automazione dei flussi di lavoro spesso rientra anche nell’ambito più ampio del project management. Scopri le differenze tra automazione dei flussi di lavoro e gestione progetti.
Perché utilizzare l’automazione dei flussi di lavoro?
Sia le piccole sia le grandi aziende possono trarre vantaggio dall’automazione dei flussi di lavoro. Se configurata correttamente, l’automazione dei flussi di lavoro:
- Migliora l’efficienza dei flussi di lavoro. Le attività manuali ripetitive, pur essendo necessarie per garantire il buon funzionamento delle attività, possono essere dispendiose in termini di tempo e costose se svolte manualmente.
- Aumenta la precisione e la qualità riducendo le possibilità di errore umano. Puoi inoltre automatizzare e digitalizzare le attività dei flussi di lavoro per favorire la conformità alle politiche e alle procedure aziendali.
- Libera tempo ai dipendenti affinché possano concentrarsi su compiti più strategici. Il tempo è una risorsa scarsa e non rinnovabile. L’automazione dei flussi di lavoro ti assicura di dedicare meno tempo ai processi manuali e più tempo alle attività davvero importanti.
Se sei alle prime armi, prendi in considerazione l’iscrizione ai corsi di automazione dei processi aziendali per capire meglio come l’automazione può ottimizzare le operazioni, ridurre gli errori e risparmiare tempo in tutti i reparti.
Come i diversi reparti aziendali sfruttano l’automazione dei flussi di lavoro
L’automazione dei flussi di lavoro può significare qualsiasi cosa, dall’automatizzazione delle risposte email all’impostazione dei promemoria per appuntamenti. In alcuni casi, può persino essere utilizzata per automatizzare interi reparti o funzioni aziendali; esistono anche specifici strumenti di automazione dei flussi di lavoro basati su AI che consentono di sfruttare l’intelligenza artificiale nell’automazione dei flussi di lavoro.
Ecco alcuni esempi di come l’automazione dei flussi di lavoro enterprise possa essere applicata con successo dai project manager in grandi organizzazioni con diversi reparti:
- IT e Sviluppo Software: I reparti IT possono automatizzare flussi di lavoro come deployment di codice, processi di test e gestione dei ticket. Invece di dover coordinare processi ripetibili, come i rilasci, da zero ogni due settimane attraverso diversi canali di comunicazione, puoi documentare il processo una sola volta e poi automatizzarne l’esecuzione così da non perdere dettagli importanti.
- Marketing e Comunicazione: L’automazione dei flussi di lavoro può essere impiegata per processi creativi come la pianificazione delle campagne, i flussi di lavoro per l’approvazione dei contenuti e la produzione di report di analisi.
- Vendite e Sviluppo Commerciale: L’automazione aiuta nella gestione dei lead, nel monitoraggio del funnel di vendita e nei report delle prestazioni.
- Risorse Umane (HR): I responsabili HR utilizzano l’automazione dei flussi di lavoro per processi di selezione del personale, inserimento dei nuovi dipendenti e programmi di formazione. Automatizzare il processo di onboarding significa che i tuoi dipendenti sono pronti per avere successo fin dal primo giorno, con la giusta attrezzatura, i requisiti formativi, i permessi di accesso e la lista degli stakeholder da incontrare.
- Finanza e Contabilità: I reparti amministrativi possono utilizzare l’automazione per il monitoraggio dei budget, la reportistica finanziaria e le attività di audit.
- Servizio clienti e supporto: I rappresentanti del servizio clienti e i responsabili possono usare l’automazione per l’instradamento dei ticket, la raccolta di feedback e il monitoraggio dei livelli di servizio. Questo migliora i tempi di risposta e automatizza le richieste comuni, così che i team possano dedicare il loro tempo ad affrontare questioni strategiche.
- Ricerca e Sviluppo (R&S): I team di R&S possono utilizzare l’automazione per la programmazione degli esperimenti e la raccolta dati.
Inoltre, i settori possono personalizzare l’automazione dei workflow in base alle esigenze specifiche. Nell’edilizia, consente di ottimizzare la pianificazione, l’allocazione delle risorse e il monitoraggio dei progressi.
Il settore sanitario trae vantaggio dall’automatizzazione dell’accettazione dei pazienti, dalla pianificazione degli appuntamenti e dalle attività di conformità. Il software per workflow retail può ottimizzare l’inventario, l’elaborazione degli ordini e il coinvolgimento della clientela. Le aziende VFX possono utilizzare un software di project management VFX per creare automazioni per approvazioni, passaggi e altre fasi del processo creativo.
Esempi di Automazione dei Workflow
Per i project manager, i casi d’uso dell’automazione dei workflow includono la creazione di liste di attività, l’assegnazione dei compiti ai membri del team, il monitoraggio dei progressi e l’invio di promemoria. Inoltre, l’automazione dei workflow può essere utilizzata per creare report e monitorare i costi del progetto.
Ecco alcuni esempi di automazione del workflow nella gestione dei progetti:
- Quando un’attività è a due giorni dalla scadenza e non è stata contrassegnata come completata, invia una notifica al responsabile dell’attività per segnalare che la scadenza si avvicina. Invia solleciti alla data di scadenza e ogni due giorni successivi finché l’attività non viene completata.
- Il giovedì, invia una copia della dashboard del progetto a una mailing list.
- Quando viene segnalato un bug, posta una notifica in tempo reale nel canale Slack del team per aumentare la visibilità.
- Segui un processo di approvazione quando un documento è pronto per la revisione. Invia un link al documento, insieme a una notifica, all’esperto individuato e manda notifiche di sollecito ogni due giorni fino a che il documento viene approvato o restituito con modifiche. Quando il documento viene restituito, cambia l’assegnatario dell’attività alla persona responsabile per l’adozione dei commenti. Puoi semplificare questo processo utilizzando un software per il workflow dei documenti o un software per il controllo dei documenti.
- Quando cambia la data di una milestone, chiedi al project manager o alla persona che effettua la modifica di inserire una nota sulla motivazione. Invia una notifica allo sponsor del progetto della variazione della milestone e della relativa nota.
- Ricorda agli stakeholder di compilare un report di stato tre giorni prima della scadenza. Distribuisci il report nella data di scadenza ai referenti interessati.
- Crea un modulo di richiesta per gestire le richieste interne di servizi condivisi, come ticket Help Desk, supporto data science o revisione testi. Crea un ticket, classificando ed assegnando un referente ed una data di scadenza in base a come il richiedente compila il modulo di richiesta.
Scopri altri esempi di workflow qui.
Come Automatizzare i Processi di Workflow
Ecco i passaggi da seguire quando usi strumenti di automazione dei processi digitali per automatizzare processi semplici o complessi:
1. Identifica le attività specifiche da automatizzare
Il primo passo per implementare l’automazione dei workflow è valutare quali tra i processi esistenti trarrebbero maggior vantaggio dall’automazione. Tieni presente questi segnali che suggeriscono che un processo è pronto per essere automatizzato:
- Attività che tu o i tuoi collaboratori svolgete ripetutamente
- Compiti in cui sei un collo di bottiglia
- Processi che il team descrive come “guasti” o “complicati” o che non possono essere facilmente spiegati a interlocutori esterni
- Compiti che consistono principalmente nel premere pulsanti secondo una certa pianificazione o dopo un determinato trigger
2. Documenta lo stato attuale
Intervista i portatori di interesse rilevanti per capire come funziona oggi il processo. Documenta ciascuno dei passaggi coinvolti e inserisci i link a qualsiasi documentazione pertinente.
Potresti anche considerare di creare un diagramma di flusso del workflow per documentare il processo (eventualmente utilizzando un software per diagrammi di flusso del workflow).
Assicurati di raccogliere tutti i punti dolenti (cioè, dove il processo è ripetitivo, lento o soggetto a errori).
3. Identifica lo stato futuro desiderato
Dopo aver esaminato i punti critici del processo attuale, definisci come dovrebbe funzionare idealmente il processo. Crea o adatta i workflow necessari. Determina quali strumenti o software di automazione dei processi ti serviranno per completare l'automazione.
4. Implementa l'automazione del workflow
Per implementare il nuovo processo, potresti utilizzare workflow già esistenti che hai già configurato oppure creare workflow personalizzati (se lavori in modalità agile, dovrai configurare dei workflow agili). Imposta l'automazione del workflow e lasciala funzionare in background.
Quindi, concentrati su altri aspetti del tuo business o progetto!
I 10 migliori strumenti di automazione per migliorare il workflow
Non puoi avere automazione dei workflow senza software. Considera quali attività vuoi automatizzare e inizia a cercare funzionalità dei tool per il workflow come modelli di automazione, configurazione low-code e creazione di automazioni tramite drag-and-drop.
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Consiglio Pro: La maggior parte delle soluzioni SaaS o basate su cloud per l'automazione dei workflow offre una prova gratuita o un account con utenti limitati. Esistono molti strumenti di automazione e di gestione dei workflow che consentono di collegare diverse app. Connettori, API e strumenti di integrazione come Zapier possono collegare workflow diversi usati dal team.
Altri software per workflow che potresti trovare utili:
- App per workflow (per workflow in mobilità)
- Soluzioni più robuste di automazione dei processi aziendali e strumenti di business process management (BPM) (approfondisci la differenza tra BPM e workflow qui)
- Software per workflow di progetto da utilizzare con i tuoi workflow di project management, invece che per workflow aziendali più generici
- Software per workflow di approvazione per workflow che includono una fase di approvazione, sia essa interna o esterna
- Alternative a ProcessMaker se attualmente utilizzi ProcessMaker ma non sei del tutto soddisfatto e cerchi una soluzione più adatta alle tue esigenze
E adesso?
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