10 Esempi di Flussi di Lavoro e Diagrammi [2026]
Documenta Tutti i Tuoi Flussi di Lavoro: Questo è essenziale per mantenere il team di progetto sulla buona strada, e puoi usare (o persino copiare!) gli esempi di seguito per creare i diagrammi dei tuoi flussi di lavoro e processi.
Cosa è Flussabile?: Imposta un flusso di lavoro per tutti i processi che usi regolarmente: onboarding di nuovi clienti, avvii di progetto, campagne di marketing, approvazioni e richieste di nuove funzionalità.
Da Dove Iniziare: Il modo più semplice per creare e gestire i tuoi flussi di lavoro è usare strumenti come software per diagrammi di flusso, software di flussi di approvazione e software di gestione dei flussi, e integrarli con il tuo software di project management.
Cerchi un nuovo approccio alla progettazione dei flussi di lavoro o hai bisogno di buoni esempi di workflow per aiutarti a far progredire il tuo lavoro quest'anno? Ecco 10 esempi comuni di processi che traggono beneficio da workflow chiari e ripetibili.
Ho anche incluso diversi diagrammi di flusso e altri esempi di come i workflow possono apparire nel tuo software di gestione progetti o software di gestione dei flussi di lavoro.
Sebbene i termini workflow e processo vengano spesso usati in modo intercambiabile, servono a scopi diversi. Un processo è una struttura più ampia che indica i passaggi necessari per raggiungere un obiettivo, mentre un workflow definisce la sequenza specifica di attività che danno vita a quel processo. Flussi di lavoro chiari garantiscono coerenza, efficienza e automazione ove possibile all'interno di diversi processi, inclusi i 10 elencati qui.
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1. Flusso di Lavoro di Onboarding per Nuovi Clienti
Cos'è: Un workflow di onboarding di un nuovo cliente o nuovo utente è uno dei flussi di lavoro più critici nella tua organizzazione. È uno dei modi principali con cui fai una buona prima impressione dopo la firma del contratto o dell'ordine di vendita e inizi a integrare il lavoro del cliente nel flusso di lavoro del tuo team.
Come funziona: Solitamente ci sono due parti sequenziali in un flusso di onboarding cliente. Internamente, devi assicurarti che il progetto sia corredato dal personale giusto e che il lavoro sia pianificato adeguatamente.
Dal lato del cliente, programmerai una mail di benvenuto che illustra i prossimi passaggi, organizzerai una riunione di kickoff e condividerai come comunicherai e monitorerai l'andamento durante il corso del progetto.
2. Flusso di Lavoro di Kickoff di Progetto
Cos'è: Un workflow di kickoff di progetto viene utilizzato per aiutare ad avviare un progetto.
Prevede la revisione dello statement of work o del project charter con il team di progetto (e stakeholder rilevanti), l'impostazione dello strumento di gestione progetti e del software di rilevazione ore, la creazione di una cartella di progetto in un drive condiviso, la redazione di documenti e template, e la convocazione di una riunione di kickoff.
Come funziona: Il flusso di kickoff di progetto prepara il team di progetto e gli stakeholder a collaborare. Comprende tutte le attività necessarie per organizzarsi e stabilire le regole di comunicazione. Questo può includere la revisione dei processi di approvazione e l'esame della tempistica e delle altre aspettative.
3. Flusso di Lavoro per le Richieste di Modifica
Cos'è: Un workflow di richiesta di modifica è progettato per facilitare i cambiamenti all'interno di un progetto.
Se devono essere modificati ambito, personale o tempistiche, sia il cliente sia l'agenzia (o lo sponsor e il project manager) documentano e firmano una richiesta di modifica, che può quindi essere approvata e archiviata utilizzando un workflow per la gestione dei documenti o un software di controllo dei documenti.
Come funziona: Definisce il processo aziendale necessario per eseguire una modifica, specificando chi la esegue, la procedura per metterla per iscritto, l'ottenimento delle approvazioni da tutte le parti e la sua esecuzione.
Ecco come si presenta in un diagramma di flusso.
Scopri di più su BPM vs workflow qui.
4. Flusso di Lavoro per le Campagne di Email Marketing
Che cos'è: Un workflow di campagne di email marketing delinea le attività coinvolte nella creazione e nell'invio di messaggi di email marketing.
Ci possono essere parti di questo workflow che puoi automatizzare (utilizzando software di automazione dei workflow) per snellire il processo e fornire automaticamente analisi sulle prestazioni delle email al team di progetto (e al sistema CRM).
Come funziona: Il workflow guida il processo di assegnazione delle risorse alla campagna, creazione del calendario delle email, scrittura e approvazione di tutti i contenuti delle email, scelta delle date di invio e dell'ordine, e monitoraggio delle prestazioni delle email inviate.
Questo potrebbe includere il monitoraggio delle aperture delle email, dei click e delle conversioni rilevanti in modo che queste lezioni apprese possano essere applicate alle future campagne di email marketing.
5. Workflow di Approvazione
Che cos'è: Il tuo workflow di approvazione dovrebbe documentare l'approvazione del cliente o degli stakeholder sui deliverable o in una milestone.
Per esempio, se stai ridisegnando un sito web, il tuo cliente o stakeholder interno dovrà approvare il design della homepage, così come tutte le altre pagine e gli elementi critici di design. Questo prevede un workflow specifico per la condivisione degli asset di design e la documentazione della loro approvazione.
Come funziona: Questo workflow implica la condivisione di un asset o un'informazione e la richiesta di approvazione (poiché tipicamente coinvolge un documento, può anche essere chiamato workflow documentale). Aggiungi passaggi per applicare feedback o modifiche (vedi workflow di richiesta di modifica) e rinviare l’asset per revisione e approvazione.
Il tuo workflow ha anche bisogno di uno spazio in cui documentare la data in cui l’asset è stato approvato. Il software per workflow di approvazione può essere uno strumento utile per centralizzare la documentazione e mappare i workflow.
6. Workflow per la Gestione di Rischi & Problemi
Che cos'è: Un workflow per il monitoraggio di rischi e problemi crea un processo per documentare rischi o problemi noti che possono emergere o essere sorti durante lo svolgimento di un progetto.
Questo consente al project manager o ad altri stakeholder di monitorare e assicurarsi che i rischi vengano mitigati e che i problemi vengano risolti tempestivamente.
Come funziona: Questo workflow di project management viene utilizzato per registrare i problemi o creare un registro dei rischi in modo che rischi e problemi possano essere monitorati e seguiti adeguatamente. Qui è utile anche il software di workflow documentale per centralizzare la documentazione, automatizzare gli aggiornamenti e fornire controllo di versione per garantire il monitoraggio accurato e costante di rischi e problemi.
7. Workflow di Richiesta Nuove Funzionalità
Che cos'è: Nel corso di un progetto, potrebbe emergere la necessità di una funzionalità non prevista in origine. Questa può essere una richiesta del cliente o dello stakeholder o semplicemente un requisito non emerso nella fase di analisi, per qualsiasi ragione.
Un workflow di richiesta di nuove funzionalità aiuta a definire i requisiti della funzionalità, stimare i tempi di completamento, individuare chi dovrà lavorarci e gestire eventuali approvazioni o ordini di modifica prima di avviare il lavoro. Il software di workflow di progetto può semplificare questo processo centralizzando le richieste, automatizzando i passaggi di approvazione e garantendo che tutte le modifiche siano documentate.
Come funziona: Questo flusso di lavoro delinea i passaggi successivi all'identificazione della nuova funzionalità. Il team approfondirà i requisiti e le necessità di personale e presenterà l'ambito della modifica per l'approvazione. Se approvato, il passaggio successivo consiste nell'eseguire un ordine di modifica formale e aggiornare il piano di progetto e la pianificazione.
8. Flusso di Lavoro per Cambiamento del Personale
Di cosa si tratta: Nel corso di un progetto, specialmente se di lunga durata, potrebbero rendersi necessari cambiamenti nel personale. Ciò può avvenire perché qualcuno lascia l'organizzazione, qualcun altro si unisce oppure perché una persona coinvolta ha una competenza specialistica richiesta in un altro progetto.
Qualunque sia il motivo, è utile avere un flusso di lavoro, possibilmente supportato da una app di workflow, per inserire il nuovo dipendente nel progetto e accoglierlo nel team.
Come funziona: Questo processo può richiedere più passaggi nel caso di una nuova assunzione, ma per i dipendenti già presenti che vengono assegnati a un nuovo team di progetto è piuttosto diretto.
In ogni caso, è importante che il nuovo membro del team riveda i documenti chiave del progetto come lo statement of work o il project charter, la strategia di progetto e gli aggiornamenti recenti sullo stato.
Dovrai anche inserirlo nelle riunioni principali e assegnargli dei compiti. Farlo affiancare a un membro attuale del team per un breve periodo può aiutarlo a entrare più rapidamente nel vivo dell’attività.
9. Flusso di Lavoro per Sito Web Non Raggiungibile
Di cosa si tratta: Cosa succede quando un sito web che gestisci non è più raggiungibile? Hai bisogno di un flusso di lavoro efficiente che permetta a te e ai membri del team di agire rapidamente e ripristinarlo.
Come funziona: Questo flusso di lavoro descrive il processo per riportare online rapidamente un sito web. Di solito coinvolge il contatto con l'hosting o l'esperto IT per diagnosticare il problema o ripristinare l'ultima copia funzionante del sito, così da evitare tempi di inattività inutili.
10. Flusso di Lavoro per la Chiusura del Progetto
Di cosa si tratta: Questo flusso di lavoro definisce i processi per chiudere tutte le attività residue, archiviare asset e deliverable, analizzare i dati e documentare le lezioni apprese al termine di un progetto. Può includere anche il passaggio della relazione per manutenzione o altre attività di assistenza clienti continua, a seconda della natura del progetto.
Come funziona: Questo flusso di lavoro descrive i passaggi necessari per chiudere un progetto. Inizia verificando che tutte le attività siano state completate e che gli obblighi contrattuali siano stati rispettati. I passaggi successivi includono l'invio della fattura finale, la chiusura del budget di progetto e la riassegnazione delle risorse.
Assicurati di archiviare correttamente tutti i materiali e documenti di progetto. Se lavori in agenzia, potresti anche inviare ai clienti un sondaggio post-progetto per raccogliere feedback sul processo e sull’esperienza di collaborazione. Un software di gestione dei processi e workflow può essere utile per centralizzare l’archiviazione dei materiali e automatizzare la distribuzione dei sondaggi.
Come parte della chiusura graduale del progetto, puoi anche organizzare una retrospettiva per permettere al team di condividere le lezioni apprese e trasmetterle ai progetti futuri.
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Se l'implementazione e la documentazione di nuovi flussi di lavoro (utilizzando software per diagrammi di flusso di lavoro) è tra i tuoi obiettivi di quest'anno, spero che questi esempi possano diventare modelli di flusso di lavoro facili da adattare alle tue esigenze.
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