Automazione del flusso di lavoro: processo, esempi e strumenti

Che cos'è l'automazione dei flussi di lavoro?

L'automazione dei flussi di lavoro consiste in: 1) individuare quali elementi di un processo possono essere eseguiti senza l'intervento umano e 2) utilizzare un software per l'automazione dei flussi di lavoro per configurare e gestire tali automazioni. Le funzionalità comuni dei software per l'automazione dei flussi di lavoro includono la pianificazione delle attività, la gestione di e-mail e documenti e l'integrazione con altre applicazioni aziendali.

Puoi utilizzare l'automazione dei flussi di lavoro per attività che vanno dall'inserimento dei dati alla gestione dei documenti, fino all'assegnazione delle attività e alla comunicazione via e-mail. L'automazione dei flussi di lavoro rientra spesso anche nell'ambito più ampio della gestione dei progetti. Scopri le differenze tra automazione dei flussi di lavoro e gestione dei progetti.

Perché utilizzare l'automazione dei flussi di lavoro?

Le aziende, sia piccole sia grandi, possono trarre vantaggio dall'automazione dei flussi di lavoro. Se configurata correttamente, l'automazione dei flussi di lavoro:

• Migliora l'efficienza dei flussi di lavoro. Le attività manuali ripetitive, sebbene necessarie per mantenere il corretto svolgimento delle operazioni, possono richiedere molto tempo ed essere costose se eseguite manualmente.
• Aumenta la precisione e la qualità riducendo la probabilità di errore umano. Puoi inoltre automatizzare e digitalizzare le attività dei flussi di lavoro per favorire la conformità alle politiche e alle procedure aziendali.
• Libera tempo per i dipendenti, che possono così concentrarsi su attività più strategiche. Il tempo è una risorsa scarsa e non rinnovabile. L'automazione dei flussi di lavoro garantisce che tu dedichi meno tempo ai processi manuali e più tempo alle attività che contano davvero.

Se hai appena iniziato, valuta la possibilità di iscriverti a corsi di automazione dei processi aziendali per comprendere meglio come l'automazione possa ottimizzare le operazioni, ridurre gli errori e far risparmiare tempo nei vari reparti.

Guida con Intelligenza nell'Era dell'AI

Unisciti alla community DPM per accedere a contenuti esclusivi, template pratici, eventi riservati ai membri e approfondimenti settimanali sulla leadership: è gratis.

Get Free Access

Have an account? Log In

Come i diversi reparti aziendali sfruttano l'automazione dei flussi di lavoro

L'automazione dei flussi di lavoro può significare qualsiasi cosa, dall'automazione delle risposte via e-mail alla configurazione di promemoria per gli appuntamenti. In alcuni casi, può persino essere utilizzata per automatizzare interi reparti o funzioni aziendali; inoltre, esistono strumenti software di automazione dei flussi di lavoro basati sull'IA specializzati che consentono di utilizzare l'IA nell'automazione dei flussi di lavoro. 

Ecco alcuni esempi di come l'automazione dei flussi di lavoro aziendali possa essere utilizzata con successo dai responsabili di progetto nelle grandi organizzazioni dotate di diversi reparti:

• IT e sviluppo software: i reparti IT possono automatizzare flussi di lavoro come la distribuzione del codice, i processi di test e il monitoraggio dei problemi. Invece di dover coordinare da zero processi ripetibili, come i rilasci, ogni due settimane attraverso più canali di comunicazione, puoi documentare il processo una volta e poi automatizzarne l'esecuzione, così da non trascurare i dettagli fondamentali.
• Marketing e comunicazione: l'automazione dei flussi di lavoro può essere utilizzata per processi creativi dei flussi di lavoro come la pianificazione delle campagne, i flussi di approvazione dei contenuti e la reportistica analitica.

• Vendite e sviluppo aziendale: l'automazione aiuta nella gestione dei potenziali clienti, nel monitoraggio dell'imbuto di vendita e nella reportistica sulle prestazioni.

• Risorse umane (HR): I responsabili delle risorse umane utilizzano l'automazione dei flussi di lavoro per i processi di reclutamento, l'inserimento dei dipendenti e i programmi di formazione. Automatizzare il processo di inserimento significa mettere i dipendenti nelle condizioni di avere successo fin dal primo giorno, fornendo loro le attrezzature adeguate, i requisiti di formazione, le autorizzazioni di accesso e l'elenco degli stakeholder da incontrare.
• Finanza e contabilità: I reparti finanziari possono utilizzare l'automazione per il monitoraggio del budget, la rendicontazione finanziaria e i processi di revisione contabile.

• Servizio clienti e assistenza: Gli addetti e i responsabili del servizio clienti possono utilizzare l'automazione per l'instradamento dei ticket, la raccolta dei feedback e il monitoraggio dei livelli di servizio. Ciò migliora i tempi di risposta e automatizza le richieste comuni, consentendo ai team di dedicare il proprio tempo alle questioni strategiche.

• Ricerca e sviluppo (R&D): I team di R&D possono utilizzare l'automazione per la pianificazione degli esperimenti e la raccolta dei dati.

Inoltre, i diversi settori possono adattare l'automazione dei flussi di lavoro a esigenze specifiche. Nel settore delle costruzioni, essa semplifica la pianificazione, l'allocazione delle risorse e il monitoraggio dei progressi.

Il settore sanitario trae vantaggio dall'automazione dell'acquisizione dei dati dei pazienti, della pianificazione degli appuntamenti e delle attività di conformità, mentre il software per i flussi di lavoro nel commercio al dettaglio può ottimizzare la gestione dell'inventario, l'elaborazione degli ordini e il coinvolgimento dei clienti. Le aziende VFX possono utilizzare il software di gestione dei progetti VFX per configurare automazioni relative alle approvazioni, ai passaggi di consegne e ad altre parti del processo creativo.

Esempi di automazione dei flussi di lavoro

Per i responsabili di progetto, i casi d'uso dell'automazione dei flussi di lavoro includono la creazione di elenchi di attività, l'assegnazione delle attività ai membri del team, il monitoraggio dei progressi e l'invio di promemoria. Inoltre, l'automazione dei flussi di lavoro può essere utilizzata per creare report e monitorare i costi dei progetti.

Ecco alcuni esempi di automazione dei flussi di lavoro nella gestione dei progetti:

• Quando mancano due giorni alla scadenza di un'attività e questa non è stata contrassegnata come completata, inviare al responsabile dell'attività una notifica per informarlo che l'attività è imminente. Inviare promemoria alla data di scadenza e successivamente ogni due giorni fino al completamento dell'attività.
• Ogni giovedì, inviare una copia del pannello di controllo del progetto a una lista di distribuzione.
• Quando viene registrato un errore, pubblicare una notifica in tempo reale nel canale Slack del team per aumentarne la visibilità.
• Seguire un processo di approvazione quando un documento è pronto per la revisione. Inviare un link al documento, insieme a una notifica, all'esperto in materia identificato e inviare notifiche di promemoria ogni due giorni fino all'approvazione del documento o alla sua restituzione con modifiche. Quando il documento viene restituito, modificare l'assegnatario dell'attività indicando la persona responsabile di esaminare i commenti. È inoltre possibile semplificare questo processo utilizzando un software per i flussi di lavoro documentali o un software per il controllo dei documenti.
• Quando cambia la data di un traguardo, chiedere al responsabile del progetto o alla persona che modifica la data di inserire una nota sul motivo del cambiamento. Inviare al responsabile del progetto una notifica relativa alla modifica della data del traguardo e una nota che ne spieghi il motivo.
• Ricordare agli stakeholder di compilare una relazione sullo stato tre giorni prima della scadenza. Distribuire la relazione sullo stato agli stakeholder pertinenti alla data di scadenza.
• Creare un modulo di richiesta per gestire le richieste interne di servizi condivisi, come i ticket dell'assistenza tecnica, il supporto alla scienza dei dati o la revisione dei testi. Creare un ticket, categorizzarlo e assegnare un referente e una data di scadenza in base alle informazioni inserite dal richiedente nel modulo di richiesta.

Consulta altri esempi di flussi di lavoro qui.

Come automatizzare i processi dei flussi di lavoro

Ecco i passaggi da seguire quando si utilizzano gli strumenti di automazione dei processi digitali per automatizzare i processi dei flussi di lavoro semplici e complessi:

1. Identificare le attività specifiche da automatizzare

Il primo passo per implementare l'automazione dei flussi di lavoro consiste nel valutare quali dei processi esistenti trarrebbero vantaggio dall'automazione. Presta attenzione ai segnali che indicano che il processo è pronto per essere automatizzato:

• Attività che tu o i membri del tuo team svolgete ripetutamente
• Attività in cui rappresenti un collo di bottiglia
• Processi che il team descrive come “problematici” o “complicati”, oppure che non possono essere spiegati facilmente a un pubblico esterno
• Attività che consistono principalmente nel fare clic su pulsanti secondo una pianificazione specifica o dopo il verificarsi di una determinata condizione di attivazione

2. Documenta lo stato attuale

Intervista le parti interessate per comprendere come funziona oggi il processo. Documenta ciascuno dei passaggi coinvolti e inserisci un link a tutta la documentazione pertinente. 

Potresti anche valutare la possibilità di creare un diagramma del flusso di lavoro per documentare il processo (possibilmente utilizzando un software per diagrammi del flusso di lavoro).

Assicurati di raccogliere tutti i punti critici (ovvero: in quali punti il processo è ripetitivo, lento o soggetto a errori).

3. Identifica lo stato futuro desiderato

Dopo aver esaminato i punti critici del processo attuale, descrivi come dovrebbe funzionare idealmente il processo. Crea o adatta i flussi di lavoro necessari. Determina quali strumenti o software per l'automazione dei processi ti serviranno per completare l'automazione.

4. Implementa l'automazione del flusso di lavoro

Per implementare il nuovo processo, potresti partire dai flussi di lavoro esistenti che hai già configurato oppure creare flussi di lavoro personalizzati (se utilizzi un metodo di lavoro agile, dovrai configurare flussi di lavoro agili). Configura l'automazione del flusso di lavoro e lasciala funzionare in background.

Concentrati quindi su altri aspetti della tua attività o del tuo progetto!

More Articles

• Consigli per creare il tuo profilo Slack

I 10 migliori strumenti di automazione per migliorare il flusso di lavoro

Non puoi avere l'automazione del flusso di lavoro senza un software. Valuta quali attività vuoi automatizzare e inizia a cercare funzionalità degli strumenti per i flussi di lavoro, come modelli di automazione, configurazione a basso utilizzo di codice e creazione di automazioni tramite trascinamento.

I clic sui link sottostanti possono generare una commissione, che sostiene i nostri test e le nostre recensioni indipendenti di software e servizi. Scopri di più su come manteniamo la trasparenza.

1. 1. monday AI Workspace — Ideale per la pianificazione di progetti guidata da AI
2. 2. Moxo — Ideale per la collaborazione sicura con i clienti
3. 3. Screendragon — Ideale per l'automazione dei flussi di lavoro senza codice basata sull'AI
4. 4. Creatio AI Studio — Ideale per la personalizzazione dei flussi di lavoro aziendali
5. 5. Celigo — Ideale per solide funzionalità di gestione API
6. 6. altaFlow — Il migliore per l'automazione documentale su Salesforce
7. 7. Productive — Ideale per approfondimenti operativi focalizzati sulle agenzie
8. 8. Wrike — Ideale per organizzazioni in crescita
9. 9. Qntrl — Ideale per processi trasversali
10. 10. TrailHQ — Ideale per LLM personalizzati

Consiglio dell'esperto: La maggior parte delle soluzioni SaaS o di automazione dei flussi di lavoro basate sul cloud offre una prova gratuita o un account con un numero limitato di utenti. Esistono molti strumenti di automazione e gestione dei flussi di lavoro che consentono di collegare app diverse. Connettori, API e strumenti di integrazione come Zapier possono collegare i flussi di lavoro utilizzati dal team.

Altri software per flussi di lavoro che potresti trovare utili:

• App per flussi di lavoro (per flussi di lavoro in mobilità)
• Strumenti più avanzati per l'automazione dei processi aziendali e la gestione dei processi aziendali (BPM) (leggi qui il confronto tra BPM e flussi di lavoro)
• Software per motori di regole aziendali per flussi di lavoro che si basano su logiche decisionali complesse, come l'instradamento condizionale o le approvazioni
• Software per flussi di lavoro di progetto da utilizzare con i tuoi flussi di lavoro per la gestione dei progetti, anziché con flussi di lavoro aziendali più generici
• Software per flussi di lavoro di approvazione per flussi di lavoro che includono un passaggio di approvazione, indipendentemente dal fatto che richiedano un'approvazione interna o esterna
• Alternative a ProcessMaker se attualmente utilizzi ProcessMaker ma non ne sei completamente soddisfatto e vuoi qualcosa che si adatti meglio alle tue esigenze

Cosa succede dopo?

Impara a padroneggiare la gestione dei flussi di lavoro con questi corsi sui flussi di lavoro condotti da esperti oppure porta i tuoi flussi di lavoro a un livello superiore con le tecniche di ottimizzazione dei flussi di lavoro.

Quali automazioni hai trovato più utili nella tua vita lavorativa quotidiana? Partecipa alla conversazione su Slack insieme a centinaia di altri project manager digitali con DPM Membership!