4 migliori metodi di allocazione delle risorse nella gestione dei progetti

4 metodi chiave per l'allocazione delle risorse

Comprendere le tecniche di gestione delle risorse è essenziale per creare strategie per gestire più progetti efficaci. Senza ulteriori indugi, ecco 4 metodi di allocazione delle risorse che puoi utilizzare per gestire le risorse e i tuoi progetti.

1. Il metodo del percorso critico

Il metodo del percorso critico (CPM) è una strategia preventiva per mantenere un progetto entro i limiti di tempo. Il CPM calcola i tempi di inizio e completamento più anticipati e più tardivi possibili di un progetto, partendo dal presupposto che: 

1. alcune attività di un progetto dipendono da altre attività e 
2. la prima attività deve essere avviata abbastanza presto da completare le attività rimanenti entro la scadenza desiderata

La sequenza più lunga di attività dipendenti in un progetto rappresenta le attività con la massima priorità, che si trovano lungo il cosiddetto percorso critico. Si dice che le attività al di fuori del percorso critico abbiano del margine di flessibilità; possono essere posticipate senza prolungare la durata del progetto.

Stabilendo un ordine di priorità chiaro per le attività prima dell'avvio di un progetto, il CPM facilita una pianificazione delle risorse efficiente. Consente inoltre un monitoraggio ravvicinato e semplici modifiche durante il progetto, per garantire che le tempistiche restino in linea con i piani.

Nonostante l'ottimizzazione della gestione del tempo, una critica al CPM è che non consente il multitasking. Mentre il percorso critico è in corso, il team non può portare avanti alcuna attività del progetto che si trovi al di fuori del percorso critico. Sebbene ciò significhi che in un dato momento vengono utilizzate meno risorse, significa anche che queste risorse devono essere disponibili più a lungo.

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2. Il metodo della catena critica

Il metodo della catena critica (CCM) è una tecnica di pianificazione dei progetti più recente, sviluppatasi a partire dal CPM, con alcune differenze fondamentali. Mentre il CPM crea una programmazione del progetto basata sulle dipendenze tra le attività, il CCM modifica la programmazione per tenere conto dei limiti delle risorse. Pertanto, può essere utilizzato in modo indipendente o insieme al CPM.

Il CCM inoltre non pone la stessa enfasi del CPM sulla ricerca di una soluzione ottimale. Con il CCM, portare a termine il lavoro è sufficiente. In cambio della perfezione, tuttavia, il CCM affronta la critica relativa al multitasking del CPM e offre maggiore margine per gestire gli imprevisti.

Per tenere conto della disponibilità delle risorse, il CCM include del tempo cuscinetto come parte della durata complessiva del progetto. Questi cuscinetti contribuiscono a garantire il completamento puntuale del progetto in diversi modi:

1. Il cuscinetto del progetto aggiunge tempo tra la conclusione del progetto e la scadenza prevista, per assorbire eventuali ritardi.
2. I cuscinetti di alimentazione sono tempo aggiuntivo alla fine delle catene non critiche, che può fornire margine alla catena critica (ad esempio, aggiungendo un periodo di tolleranza per tenere conto delle festività).
3. Un cuscinetto delle risorse viene collocato all'inizio della catena critica, consentendo di raccogliere le risorse necessarie prima dell'avvio della catena critica.
4. Un cuscinetto di capacità tiene da parte risorse aggiuntive per evitare ritardi in caso di problemi improvvisi. Tuttavia, poiché aumenta il budget, viene utilizzato meno spesso rispetto agli altri tipi di cuscinetto.

Sebbene il CCM sia stato creato per ottimizzare l'utilizzo delle risorse, l'impiego di cuscinetti facilita anche il monitoraggio delle risorse. Se il responsabile di progetto nota che le attività richiedono più tempo del previsto e consumano i cuscinetti disponibili, può pianificare come recuperare il ritardo e impedire lo slittamento della scadenza del progetto.

3. Livellamento delle risorse

Nonostante metodi come il percorso critico e la catena critica, che ottimizzano l'efficienza e forniscono tempo aggiuntivo per affrontare gli imprevisti, a volte è necessario modificare il piano di progetto.

Con il livellamento delle risorse, il responsabile di progetto modifica il programma del progetto, comprese le date di inizio e di fine, in base alla disponibilità delle risorse. Il livellamento delle risorse è vantaggioso perché riduce la domanda e protegge i lavoratori dall'eccessivo coinvolgimento, che può portare all'esaurimento. Inoltre, dà alla squadra di progetto il tempo di allocare le risorse in modo più efficiente in base alla persona più adatta a portare a termine il lavoro, invece di affrettarsi a completare le attività in modo disorganizzato.

Esistono diverse tecniche di livellamento delle risorse. Innanzitutto, calcola la quantità di lavoro che i membri della squadra svolgeranno in base alla loro capacità. Poi, confronta l'offerta con la domanda. I membri della squadra con le competenze necessarie per eseguire le attività del progetto sono disponibili quando ne hai bisogno? Se la disponibilità delle risorse non corrisponde alla domanda, riprogramma l'attività in un altro momento (dopo aver verificato con i portatori di interesse del progetto, naturalmente!).

Sebbene il livellamento delle risorse sembri ottimo in teoria, non è sempre praticabile nella realtà. Solo alcuni tipi di progetti offrono date di fine flessibili. Inoltre, il livellamento delle risorse può talvolta comportare costi più elevati.

4. Uniformazione delle risorse

A differenza del livellamento delle risorse, l'uniformazione delle risorse cerca di ridurre la domanda rispettando i vincoli temporali stabiliti. Nell'uniformazione delle risorse, il responsabile di progetto modifica la pianificazione delle risorse e la loro allocazione secondo necessità e, in alcuni casi, introduce risorse aggiuntive per portare a termine il lavoro. 

Author's Tip

Scopri di più sulle differenze tra il livellamento delle risorse e l’uniformazione delle risorse.

Le strategie efficienti di gestione dei progetti sono fondamentali per una corretta allocazione delle risorse e per il raggiungimento degli obiettivi del progetto.

In qualità di responsabile di progetto, probabilmente hai già praticato l'uniformazione delle risorse senza rendertene conto, ad esempio coinvolgendo una persona più esperta che può completare il lavoro del progetto in meno tempo. L'utilizzo di uno strumento per la pianificazione delle risorse può contribuire a semplificare questo processo.

Passaggi per un'allocazione efficace delle risorse

Nella pratica, probabilmente utilizzerai una combinazione di approcci all'allocazione delle risorse all'interno di un singolo progetto. Per gestire efficacemente l'allocazione delle risorse, segui questi passaggi:

1. Crea un piano di gestione delle risorse del progetto

Un piano di gestione delle risorse del progetto illustra la strategia completa per l'allocazione delle risorse, la creazione di un calendario delle risorse e di una struttura analitica delle risorse, nonché l'utilizzo delle risorse durante un progetto. Ciò include attrezzature e strutture noleggiate, materiali acquistati e, soprattutto, i membri della squadra.

Consiglio di condividere il piano delle risorse con tutte le persone coinvolte. Una comunicazione adeguata può aiutare a prevenire problemi come la competizione per le risorse, soprattutto quando si tratta di lavoratori sovraccarichi o eccessivamente impegnati.

Puoi personalizzare i piani delle risorse in base alle tue priorità, così da tenere traccia di tutto ciò di cui hai bisogno durante l'intero ciclo di vita del progetto. Inoltre, migliorano la responsabilizzazione e il morale della squadra.

Author's Tip

L’utilizzo di un modello di pianificazione delle risorse ti semplificherà notevolmente la vita, calcolando automaticamente i costi e l’utilizzo del budget. Puoi anche consultare gli esempi di piani di allocazione delle risorse di altri progetti della tua organizzazione per farti un’idea di come dovrebbe essere fatto.

2. Utilizza un programma per la gestione delle risorse

Come i piani di gestione delle risorse, il software per la gestione delle risorse aiuta i responsabili di progetto a tenere sotto controllo tutto ciò di cui hanno bisogno, aspetto particolarmente importante se si supervisiona più di un progetto! È inoltre possibile utilizzare il software per la gestione delle risorse insieme al proprio piano di gestione del progetto.

Esistono molte opzioni diverse di software per la gestione delle risorse, inclusi strumenti incentrati sulla previsione, la pianificazione e il monitoraggio. Dai un'occhiata al nostro elenco dei migliori software per la gestione delle risorse. Ho incluso una soluzione per ogni budget e livello di competenza.

Scopri di più su come scegliere il software giusto per la gestione delle risorse qui.

3. Sfrutta gli elementi visivi

Una struttura di scomposizione del lavoro delinea e definisce i risultati e le attività di un progetto. Visualizzare le attività in un grafico di facile consultazione può aiutare a chiarire le responsabilità all'interno del team e mostrare come ogni componente del progetto contribuisca alla sua consegna con successo.

Utilizza un software per la WBS o un modello di struttura di scomposizione del lavoro per creare questo elemento visivo e illustrare il flusso del progetto e la sequenza delle attività. In alternativa, puoi utilizzare un diagramma di Gantt per monitorare le attività con orari di inizio e fine specificati.

Scopri di più sulle visualizzazioni della pianificazione delle risorse qui.

4. Diffida delle scorciatoie

Esistono altri metodi di allocazione delle risorse, come la compressione delle attività e l'accelerazione. Sebbene a volte siano necessari, comportano costi elevati. La compressione delle attività può aumentare il rischio relativo alle risorse e ridurre la qualità del prodotto finito. Inoltre, la compressione delle attività non funziona quando le attività si sovrappongono.

L'accelerazione della pianificazione concentra gli sforzi sulle attività critiche e aggiunge risorse alternative per completarle. Ciò aumenta il budget e può ritardare altri progetti supportati da queste risorse. Se il compromesso non è un problema, l'accelerazione della pianificazione è un modo per ridurre i tempi di completamento del progetto.

Trova qui altri modelli di allocazione delle risorse. Un esempio di allocazione delle risorse passo dopo passo può mostrare come funziona il processo più ampio nella pratica.

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