9 Metodologie di Gestione dei Progetti Semplificate
Mescola e Adatta, Non Solo Cerca e Applica: I project manager all'avanguardia combinano diverse metodologie invece di attenersi a una sola, adattandosi alle esigenze del progetto e migliorando l'efficacia complessiva.
Metodologie: La Struttura del Successo: Le metodologie di gestione progetti forniscono regole e pratiche per completare i progetti, spaziando da principi generali a sistemi strutturati completi.
Scegli con Cura per la Realizzazione dei Progetti: Strategie efficaci nascono dalla scelta della giusta metodologia, assicurando una realizzazione fluida grazie all’allineamento tra processi, progetto e cliente.
Quando si tratta di metodologie di project management, ci sono altrettante opinioni (se non di più) quante sono le metodologie stesse—cioè tantissime.
I project manager e i leader lungimiranti non si limitano a seguire una sola metodologia. Diventano esperti in molte di esse e imparano a fondere insieme diverse pratiche per adattarsi a qualsiasi esigenza richiesta dal progetto.
Cosa Sono le Metodologie di Project Management?
Le metodologie di project management sono quadri di riferimento che delineano il modo in cui il lavoro viene completato durante un progetto, fornendo procedure, regole e pratiche.
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Una metodologia non deve necessariamente essere un “sistema” di implementazione totale full-stack per essere considerata tale.
- Alcune metodologie di project management definiscono semplicemente dei principi, come l'agile.
- Altre delineano un quadro metodologico "full-stack" di temi, principi e processi, come PRINCE2.
- Alcune sono una lista ampia di standard con alcuni processi, come il Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
- Altre, come la metodologia Scrum, definiscono semplicemente i processi.
Pur essendo una definizione semplicistica, rispecchia meglio la realtà, poiché i project manager utilizzano un miscuglio di principi, temi e processi personalizzati per i clienti e i progetti. È anche importante considerare come il software per la gestione dei progetti si adatti alle metodologie di project management.
Le 9 Metodologie di Project Management Più Popolari
In questa sezione ho descritto alcune delle metodologie di project management più diffuse.
Strategie efficaci di project management assicurano la scelta della metodologia più appropriata per una gestione efficace dei progetti.
1. Agile: Un Processo Flessibile e Iterativo
La verità è che la gestione agile dei progetti non è una metodologia, ma un insieme di principi per lo sviluppo software. Una volta adottati questi principi agili (descritti nell'agile manifesto), è comunque necessario definire i processi da seguire.
Questi processi tendono ad essere flessibili e iterativi, con fasi di progettazione e sviluppo in cui le attività vengono eseguite e adattate in base alle necessità, piuttosto che seguire un processo predefinito (al contrario del modello waterfall, che prevede la pianificazione completamente in anticipo).
I team possono rispondere all'imprevedibilità attraverso lavori incrementali e iterativi, concentrandosi sull'adattabilità e su una comunicazione adeguata e continua. I metodi agili sono particolarmente utili in ambienti dinamici come la distribuzione del software e lo sviluppo di videogiochi. Ci sono molti strumenti agili che si adattano molto bene agli approcci agili.
2. Scrum: Consegna Rapida Tramite un Team Ridotto
Scrum è un framework popolare e semplice per mettere in pratica i principi dell'agile. Scrum è più una struttura leggera per sviluppare e mantenere progetti complessi che una vera metodologia.
Scrum definisce un semplice insieme di ruoli (incluso il ruolo di Scrum master), riunioni chiamate eventi Scrum e strumenti per fornire in modo iterativo e incrementale funzionalità di valore, consegnabili. Il lavoro è suddiviso in "sprint", un ciclo di sviluppo di 2-4 settimane durante il quale il team lavora sugli elementi presenti nel backlog (una raccolta di user story o requisiti, prioritizzati dal product owner).
Scrum è stato originariamente progettato per lo sviluppo software e non si adatta perfettamente al mondo delle agenzie. Di conseguenza, molte agenzie adottano alcuni concetti di Scrum—come i daily stand-up, le demo dei progressi e le retrospective di sprint—applicandoli in un approccio ibrido, utilizzando tipicamente degli strumenti Scrum per tenere traccia dell'avanzamento del progetto e delle consegne.
3. Kanban: Maggiore Visibilità del WIP e Limitazione del Multitasking
Kanban è una metodologia di project management focalizzata sull'aumento dell'efficienza e sulla possibilità di rilasciare in modo frequente e anticipato grazie a un team collaborativo e auto-gestito. Rispetto a Scrum, è meno prescrittivo.
La metodologia Kanban, sviluppata da Toyota, è snella nei processi, flessibile e non prevede ruoli prescritti. Migliora la produttività visualizzando il flusso di lavoro agile in tempo reale, limitando il lavoro in corso, rendendo espliciti i processi e valutando continuamente i miglioramenti. Quando si adotta Kanban, i project manager rappresentano il flusso di lavoro del team su una Kanban board (questa può essere composta da post-it su una lavagna o da schede digitali mediante Kanban software).
Kanban è particolarmente adatto per lavori che richiedono una produzione costante ma dove le priorità possono cambiare, come produzione, supporto o manutenzione. Nel mondo delle agenzie agili, si mostra più accogliente ai cambiamenti e ai clienti che cambiano spesso idea. Se Scrum ti sembra troppo rigido come approccio, ma vuoi comunque "fare agile", Kanban è un'alternativa più semplice.
4. Scrumban: Limita il WIP e Aggiunge ulteriore Struttura & Processi
Scrumban è una metodologia di project management ibrida relativamente nuova che combina gli approcci di Scrum e Kanban nella gestione dei progetti. Prende la flessibilità di Kanban e aggiunge alcune delle strutture di Scrum per creare un nuovo modo di gestire i progetti.
Invece di lavorare in sprint potenzialmente restrittivi e a tempo fisso, Scrumban utilizza il principio della pianificazione su richiesta per riempire il backlog. Come in Kanban, il team seleziona e assegna i compiti man mano che può gestirli, limitando il lavoro in corso. Il team di sviluppo rimane così concentrato sul compito da svolgere, piuttosto che preoccuparsi di ciò che si è impegnato a consegnare nello sprint.
A differenza di Kanban, Scrumban mantiene lo Scrum giornaliero, ma svolge review dello sprint e retrospective solo quando necessario. Il team effettua inoltre la pianificazione solo quando ce n'è bisogno. Scrumban è utile nello sviluppo di prodotti in cui la visione è poco chiara, i requisiti sono in evoluzione o manca una roadmap definita. È inoltre valido quando un processo include attività di supporto e manutenzione.
5. Lean: Fare di Più con Meno
La metodologia lean si concentra sul fare di più con meno. Identifica il valore e lo massimizza attraverso il miglioramento continuo e l'eliminazione degli sprechi, che si presentano sotto forma di tre disfunzioni.
- Muda è l'eliminazione degli sprechi: rimuovere tutto ciò che, in definitiva, non aggiunge valore per il cliente.
- Mura è l'eliminazione delle variazioni: eliminare le complicazioni che le variazioni rispetto al processo standard creano.
- Muri è l'eliminazione del sovraccarico: la capacità ottimale di un team è del 60-70%. Qualsiasi percentuale superiore a questa, rallenta il lavoro complessivo.
La gestione di progetti lean agile riguarda l'ottimizzazione del flusso dei progetti tra tecnologie, risorse e dipartimenti verso i clienti. Il pensiero lean può essere molto utile quando si analizza il proprio processo di consegna dei progetti. Rifletti su come puoi ridurre il processo di sviluppo all'essenziale che genera valore, eliminando elementi superflui e tradizioni fini a sé stesse.
6. eXtreme Programming: Sviluppa in modo solido per garantire la qualità del software
eXtreme programming (XP) definisce valori e processi per migliorare la qualità del software e garantire la reattività alle esigenze in evoluzione dei clienti. I valori di XP sono simili a quelli di Scrum e ruotano attorno a semplicità, comunicazione, feedback, rispetto e coraggio.
Dove XP si discosta da Scrum è nella definizione di regole, o processi prescrittivi, specifici per i progetti di sviluppo. Queste regole includono user story, sviluppo guidato dai test, programmazione in coppia e integrazione continua, tra molte altre.
7. Waterfall: Prevedibilità per budget, tempi e ambito
La metodologia waterfall, anche detta ciclo di vita dello sviluppo software (SDLC), è un approccio sequenziale semplice che punta su una solida pianificazione per "fare tutto una volta sola e farlo bene". Il team pianifica ampiamente il lavoro a monte e lo esegue in stretta sequenza, rispettando i requisiti, per consegnare il progetto in un unico (e solitamente lungo) ciclo.
Il team di progetto definisce completamente i requisiti prima che inizi qualsiasi attività. Una volta che lo sponsor del progetto approva il piano di progetto, ci sono poche possibilità di apportare modifiche, a meno che non sia assolutamente necessario, e di solito sono richieste delle richieste di modifica. Il lavoro quindi procede a cascata, attraverso le fasi successive del progetto, senza sovrapposizioni.
Lo spazio per riflettere, rivedere e adattare in corso d'opera è minimo, ma il metodo waterfall può essere utile e prevedibile se i requisiti sono fissi, ben documentati e chiari, se la tecnologia è collaudata e matura e se il progetto è breve. Un approccio waterfall può offrire un risultato finale più prevedibile in termini di budget, tempi e scopo, soprattutto se si utilizza un software di project management waterfall per pianificare e monitorare i progressi.
8. PRINCE2: Processi chiari per progetti su larga scala
PRINCE2 è una metodologia orientata ai processi che suddivide i progetti in più fasi, ciascuna con i propri piani e procedure da seguire. La metodologia definisce input e output per ogni fase di un progetto, così che nulla venga lasciato al caso. L'acronimo PRINCE2 sta per PRojects IN Controlled Environments.
PRINCE2 è estremamente dettagliato—è ideale per la gestione di grandi progetti aziendali e prevedibili (maggiori dettagli sulle metodologie di project management enterprise qui). Chiarisce cosa verrà consegnato, pone enfasi sulla fattibilità del progetto, definisce ruoli e responsabilità e approva la gestione per eccezione.
Anche se PRINCE2 è probabilmente troppo complesso da usare in un contesto agenziale (è stato sviluppato per progetti IT), il suo accento sulla costruzione di un solido business case, sulla definizione di ruoli e responsabilità chiari e sulla gestione di cambiamento e rischio sono considerazioni utili da applicare anche ai nostri progetti.
9. PMBOK del PMI: Applica le best practice per ottimizzare i tuoi progetti
La PMBOK del Project Management Institute non è una vera e propria metodologia, ma piuttosto un quadro di riferimento composto da standard, convenzioni, processi, best practice, terminologie e linee guida per la gestione dei progetti.
La PMBOK fa riferimento a cinque gruppi di processi della gestione dei progetti (noti anche come ciclo di vita del progetto): avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, e chiusura. Descrive inoltre 49 processi di gestione che organizza in 10 aree di conoscenza.
Le sue best practice sono utili come base, ma per implementarle come metodologia è necessario determinare quali processi applicare, quando, da chi e in che misura. Bisogna inoltre considerare la struttura, la governance e i flussi di lavoro della propria organizzazione per adattarla alle specifiche esigenze. La PMBOK non si adatta bene alle agenzie, ma puoi selezionare quali standard utilizzare nei tuoi progetti.
Le 3 metodologie più utilizzate
Nelle agenzie, le 3 metodologie più comuni che troverai sono solitamente agile, Scrum e Kanban (o una metodologia ibrida che incorpora elementi di diverse metodologie di project management).
Se lavori in un settore più rigido o in un'organizzazione governativa, potresti trovare più spesso l’utilizzo di metodologie tradizionali come waterfall, PRINCE2 o la PMBOK, anche se non mancano gli approcci ibridi.
Come scegliere la metodologia di project management giusta
Scegliere la metodologia giusta è importante perché definisce il nostro modo di lavorare. Fornisce le strutture che ci guidano verso il successo o il fallimento del progetto. Ecco alcuni fattori da considerare quando decidi quale metodo di project management utilizzare per il tuo progetto:
1. Grado di complessità del progetto
Questo comprende il progetto stesso, il cliente, le risorse disponibili e altri vincoli di progetto (compresa la propensione al cambiamento e al rischio), le tempistiche, i software di project management, e le persone. Elenca questi fattori e indicane la semplicità o complessità. Ad esempio, i project manager logistici spesso si confrontano con tempistiche complesse e multi-fornitore, regolamenti su spedizioni internazionali e merci deperibili—rendendo la scelta della metodologia particolarmente fondamentale.
2. Rigidità o flessibilità dell’ambiente lavorativo
Se lavori in un ambiente dinamico dove c’è apertura all’evoluzione e al cambiamento, una metodologia agile può essere adatta. Se invece operi con requisiti, scadenze e budget fissi, potresti trovarti meglio con un approccio waterfall o altre strategie tradizionali di project management.
3. Cosa genera più valore
Chiediti cosa genera più valore per il cliente (o per gli stakeholder, o per l’utente finale). Ad esempio, se i clienti tendono a fare richieste continue e si aspettano aggiornamenti e cambiamenti costanti, allora una metodologia iterativa con cicli brevi offrirà maggiore valore.
4. Allineamento con gli obiettivi organizzativi
Utilizza gli obiettivi di progetto o gli obiettivi di progetto già definiti come team o organizzazione per guidare la selezione della metodologia di progetto. Chiaramente i tuoi metodi dovrebbero essere uno strumento per raggiungere i tuoi obiettivi: il metodo migliore è quello che ti guida verso gli obiettivi strategici nel modo più diretto, con i maggiori vantaggi e il minor impatto negativo possibile.
5. Allineamento con i Valori dell’Organizzazione e del Team
Fai un’analisi approfondita dei tuoi valori. I membri del team sono responsabili dell’implementazione della metodologia che scegli: non dimenticare che questi membri sono persone con abitudini, opinioni e valori. Sfrutta il modo in cui i tuoi stakeholder pensano, si relazionano e lavorano per costruire una metodologia che sia una scelta naturale.
Altre Metodologie di Project Management
L’elenco delle metodologie di project management sopra non è affatto esaustivo—si tratta semplicemente delle metodologie più comuni nel mondo del project management in agenzia. Altri approcci alla gestione dei progetti includono:
Metodologia Adaptive Project Framework
La metodologia adaptive project framework (APF) è pensata per progetti in cui l’ambito rimane flessibile mentre tempi e costi sono fissi. Consente ai team di adattarsi ai requisiti in evoluzione e massimizzare il valore aziendale attraverso cicli iterativi.
Evoluta dalle metodologie tradizionali, APF integra principi agili e iterativi. Si adatta a settori con esigenze in evoluzione, come sviluppo software, marketing e ricerca.
Per applicare APF, i team dovrebbero concentrarsi sulla consegna incrementale, mantenere una comunicazione aperta e rivedere regolarmente le priorità. La revisione periodica dell’ambito assicura l’allineamento agli obiettivi aziendali.
Six Sigma
Six Sigma migliora i processi aziendali eliminando difetti e riducendo la variabilità. Sviluppato da Motorola e successivamente adottato da General Electric, utilizza strumenti statistici per ottimizzare le prestazioni. È prezioso in settori che richiedono precisione, come produzione, finanza e sanità.
Six Sigma migliora la qualità e la soddisfazione del cliente attraverso due framework: DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) per migliorare processi esistenti e DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) per la progettazione di nuovi processi.
L’implementazione efficace richiede formazione e certificazione dei dipendenti (Yellow, Green, Black o Master Black Belt).
Lean Six Sigma
Lean Six Sigma aumenta l’efficienza dei processi riducendo sprechi e variabilità. Combina la riduzione degli sprechi del Lean con il rigore statistico del Six Sigma.
I vantaggi includono maggiore produttività, risparmio sui costi e qualità migliorata. Nell’industria manifatturiera, strumenti come i diagrammi causa-effetto e i grafici di controllo aiutano a eliminare i colli di bottiglia e a ridurre i difetti.
Un’implementazione efficace richiede formazione su DMAIC e un’attenzione al miglioramento continuo, all’analisi dei dati e alla collaborazione trasversale tra i reparti.
Metodo del Percorso Critico (CPM)
Il metodo del percorso critico (CPM) è una tecnica di pianificazione dei progetti che determina la sequenza di attività più efficiente. Sviluppata da DuPont negli anni ‘50, identifica il percorso più lungo delle attività dipendenti e mette in evidenza le attività che devono rispettare la pianificazione.
Un beneficio chiave è l’ottimizzazione delle tempistiche e dell’allocazione delle risorse. Nell’edilizia, il CPM aiuta i manager a pianificare le attività critiche come i lavori di fondazione e a identificare le attività che possono essere posticipate.
Per utilizzare efficacemente il CPM, i responsabili dovrebbero creare una work breakdown structure (WBS), mappare le dipendenze e calcolare la durata delle attività.
Gestione dei Progetti con Catena Critica (CCPM)
La gestione dei progetti con il metodo della catena critica (CCPM) si differenzia dal CPM considerando la disponibilità delle risorse nel calcolo della durata delle attività. Sviluppata da Eliyahu Goldratt negli anni ‘90, garantisce che le risorse siano assegnate in modo efficiente per prevenire colli di bottiglia.
Il CCPM riduce i ritardi causati dal multitasking e da una distribuzione inefficiente delle risorse. Nello sviluppo software, aiuta i programmatori a concentrarsi su una sola attività alla volta, eliminando i ritardi dovuti ai cambi di contesto.
Program Evaluation Review Technique (PERT)
PERT è un metodo di programmazione progettato per gestire l’incertezza nella durata delle attività (a differenza del CPM, che richiede certezza). Sviluppato dalla marina degli Stati Uniti negli anni ‘50 per progetti di difesa, è utile per stimare le tempistiche in progetti di ricerca, sviluppo, edilizia e attività guidate dall’innovazione (puoi usarlo anche insieme a software AI per la stima).
Un beneficio chiave è la gestione della variabilità nelle scadenze. Nell’ingegneria aerospaziale, dove le attività coinvolgono progetti sperimentali, i diagrammi PERT forniscono stime strutturate per diversi scenari di completamento—ottimistico, più probabile e pessimistico.
Per utilizzare PERT in modo efficace, i team dovrebbero creare un diagramma di rete, calcolare le stime temporali usando il metodo a tre punti e aggiornare le previsioni man mano che il lavoro procede.
E ora?
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