9 metodologie di gestione dei progetti spiegate in modo semplice
Quando si parla di metodologie di gestione dei progetti, esistono altrettante opinioni (se non di più) quante sono le metodologie effettive: e sono davvero tante.
I responsabili di progetto e i responsabili con una mentalità orientata al futuro non si attengono a un'unica metodologia. Acquisiscono una conoscenza approfondita di molte di esse e imparano a combinare pratiche diverse per adattarsi a ciò che il progetto richiede.
Cosa sono le metodologie di gestione dei progetti?
Le metodologie di gestione dei progetti sono approcci strutturati che guidano la pianificazione, la gestione e la realizzazione dei progetti. Possono includere principi, processi, ruoli, pratiche e standard di governance, anche se non tutti gli approcci comprendono tutti questi elementi.
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- Alcune metodologie di gestione dei progetti definiscono semplicemente dei principi, come Agile.
- Altre definiscono un quadro metodologico completo composto da temi, principi e processi, come PRINCE2.
- Alcune sono un elenco dettagliato di standard con alcuni processi, come il Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
- Altre, come la metodologia Scrum, definiscono semplicemente i processi.
Nella pratica, i responsabili di progetto seguono raramente una metodologia alla lettera. Potresti usare Scrum per organizzare la realizzazione, Kanban per gestire le richieste in arrivo e le linee guida del PMBOK per rafforzare la governance del progetto. L'obiettivo non è seguire ogni regola, ma scegliere le pratiche più adatte al progetto, al team e al cliente.
Il tuo software di gestione dei progetti dovrebbe supportare queste pratiche, non imporre al team come lavorare.
Le 9 metodologie di gestione dei progetti più diffuse
Non tutte le metodologie di gestione dei progetti funzionano allo stesso modo. Alcune forniscono processi strutturati, mentre altre si concentrano su principi, flussi di lavoro del team o standard di governance.
Ecco un confronto tra nove approcci diffusi, prima di esaminare come funziona ciascuno nella pratica.
| Approccio | Ambito principale | Struttura | Principale compromesso |
|---|---|---|---|
| Agile | Realizzazione adattiva e iterativa | Principi flessibili | Richiede collaborazione continua |
| Scrum | Realizzazione del lavoro in sprint | Ruoli ed eventi definiti | Richiede un impegno regolare del team |
| Kanban | Visualizzazione e gestione del flusso di lavoro | Flusso flessibile e continuo | Minore struttura di pianificazione integrata |
| Scrumban | Combinazione di Scrum e Kanban | Ibrido adattabile | Richiede regole operative condivise |
| Lean | Riduzione degli sprechi e miglioramento del valore | Basata sui principi | Richiede il miglioramento continuo dei processi |
| Programmazione estrema (XP) | Qualità dell'ingegneria del software | Pratiche tecniche definite | Richiede disciplina ingegneristica |
| Waterfall | Realizzazione sequenziale del progetto | Fasi strutturate | Le modifiche possono essere costose |
| PRINCE2 | Governance e controllo del progetto | Formale, basata sulle fasi | Può aggiungere un carico amministrativo |
| PMBOK | Standard e linee guida per la gestione dei progetti | Struttura di riferimento personalizzabile | Non è una metodologia pronta all'uso |
Agile: un processo flessibile e iterativo
La gestione agile dei progetti si basa sui principi Agile, che pongono l'accento sulla collaborazione, sui riscontri e sulla capacità di reagire ai cambiamenti. Invece di prescrivere un unico processo, Agile fornisce principi che i team possono applicare attraverso diversi metodi Agile.
Nella pratica, i team:
- Suddividono i risultati finali di grandi dimensioni in incrementi più piccoli.
- Raccolgono i riscontri delle parti interessate durante tutto lo sviluppo.
- Adattano le priorità man mano che diventano disponibili nuove informazioni.
La difficoltà non consiste nell'apportare modifiche, ma nel mantenere tali modifiche allineate agli obiettivi del progetto. I team hanno inoltre bisogno di strumenti Agile che supportino il flusso di lavoro scelto, invece di imporre una struttura non necessaria.
2. Scrum: realizzazione rapida tramite un piccolo team
Scrum mette in pratica i principi Agile attraverso responsabilità definite, un registro delle attività del prodotto ordinato per priorità e brevi cicli di realizzazione chiamati sprint. Gli sprint durano in genere un mese o meno, durante i quali il team lavora per raggiungere uno specifico obiettivo dello sprint.
Le pratiche chiave includono:
- Pianificazione dello sprint: Decidere quale lavoro affrontare e concordare un obiettivo per lo sprint.
- Scrum quotidiani: Verificare i progressi e adattare il piano del team attraverso regolari riunioni in piedi.
- Revisioni dello sprint: Esaminare il risultato con gli stakeholder e raccogliere feedback.
- Retrospettive dello sprint: Individuare miglioramenti per il ciclo successivo.
Questi eventi Scrum creano un ritmo regolare, ma non tutti i team hanno bisogno dell'intero framework. Le agenzie spesso adottano le pratiche più utili, utilizzando gli strumenti Scrum per gestire i backlog e monitorare i progressi.
3. Kanban: maggiore visibilità del lavoro in corso e limitazione del multitasking
Kanban rende visibile il lavoro, consentendo ai team di identificare i colli di bottiglia e migliorare la distribuzione. A differenza di Scrum, non richiede sprint o ruoli predefiniti. Ecco come i team lo applicano generalmente:
- Visualizzare il lavoro: Mappare il proprio flusso di lavoro Agile utilizzando una lavagna Kanban.
- Limitare il lavoro in corso (WIP): Stabilire dei limiti al numero di attività che possono essere attive contemporaneamente.
- Gestire il flusso: Monitorare le attività bloccate, i tempi di attesa e la velocità con cui il lavoro attraversa il sistema.
- Migliorare continuamente: Esaminare i colli di bottiglia e adattare il processo.
Per i team che gestiscono richieste dei clienti in continua evoluzione, Kanban offre un'alternativa agli impegni fissi degli sprint. Il nostro confronto tra Kanban e Scrum illustra le differenze operative.
I team possono gestire manualmente una lavagna di base oppure utilizzare un software Kanban per monitorare il lavoro tra più collaboratori. L'approccio può inoltre essere adattato ai flussi di lavoro Agile delle agenzie.
4. Scrumban: limita il WIP e aggiunge ulteriore struttura & processi
Scrumban è una metodologia ibrida di gestione dei progetti che combina le pratiche di pianificazione di Scrum con il flusso di lavoro continuo di Kanban.
Anziché seguire ogni evento Scrum o assegnare tutto il lavoro a sprint fissi, i team possono:
- Inserire nuove attività nel lavoro attivo quando si libera capacità.
- Stabilire limiti WIP per prevenire il multitasking e il sovraccarico.
- Tenere sessioni di pianificazione quando cambiano le priorità o la capacità.
- Utilizzare revisioni dello sprint o retrospettive quando forniscono feedback utili.
La chiave è concordare quali pratiche mantenere. Senza regole chiare per la definizione delle priorità e l'acquisizione del lavoro, Scrumban può trasformarsi in un insieme incoerente di processi.
5. Lean: ottenere di più con meno
La metodologia Lean si concentra sulla distribuzione del valore al cliente riducendo al contempo il lavoro non necessario. Esamina tre tipi di problemi operativi:
- Muda (spreco): Attività che consumano risorse senza aggiungere valore al cliente.
- Mura (disomogeneità): Carichi di lavoro o processi incoerenti che creano inefficienze.
- Muri (sovraccarico): Richieste eccessive a persone o sistemi che causano errori e ritardi.
Per i project manager, ciò significa mettere in discussione approvazioni non necessarie, passaggi di consegne ripetuti, reportistica eccessiva e programmi sovraccarichi.
Anziché considerare Lean come un processo di distribuzione autonomo, valuta come i suoi principi possano migliorare il tuo flusso di lavoro esistente. Esistono anche utili somiglianze tra Lean e Agile, in particolare per quanto riguarda il miglioramento continuo e il valore per il cliente. La gestione agile dei progetti Lean consiste nell'ottimizzare il flusso dei progetti tra tecnologie, risorse e reparti fino ai clienti. Lean può essere una mentalità utile da adottare quando esamini il processo di distribuzione dei tuoi progetti. Rifletti su come puoi ridurre il processo di sviluppo all'essenziale, concentrandoti su ciò che genera valore ed eliminando fronzoli e tradizioni fini a se stesse.
6. Programmazione estrema: sviluppare in modo solido per garantire la qualità del software
Programmazione estrema (XP) è un approccio Agile allo sviluppo software che pone l'accento su pratiche tecniche progettate per mantenere la qualità del codice al variare dei requisiti.
Le pratiche comuni di XP includono:
- Programmazione in coppia: due sviluppatori lavorano insieme sullo stesso codice.
- Sviluppo guidato dai test: scrivere test automatizzati prima di implementare le funzionalità.
- Integrazione continua: integrare e testare frequentemente il codice.
- Rilasci frequenti e di piccole dimensioni: distribuire regolarmente miglioramenti funzionanti per raccogliere feedback.
A differenza degli approcci incentrati principalmente sul coordinamento dei progetti, XP fornisce ai team di sviluppo pratiche ingegneristiche specifiche da seguire. Tali pratiche richiedono un impegno tecnico, non solo cambiamenti nel modo in cui vengono gestiti i progetti.
7. Modello a cascata: prevedibilità per budget, tempistiche e ambito
La gestione dei progetti con modello a cascata organizza la distribuzione in fasi sequenziali, ciascuna delle quali viene generalmente completata e approvata prima dell'inizio della successiva.
Un flusso di lavoro tipico prevede:
- Definire i requisiti e creare un piano di progetto dettagliato.
- Completare la progettazione prima di avviare l'implementazione.
- Realizzare e testare il prodotto sulla base dei requisiti concordati.
- Ottenere l'approvazione prima della consegna finale.
La difficoltà principale consiste nel gestire i cambiamenti una volta avviato il lavoro. Se i requisiti cambiano dopo l'approvazione della progettazione, il team potrebbe dover rivedere il lavoro completato, aggiornare il programma e rivalutare i costi.
Una documentazione chiara, un controllo formale delle modifiche e un software per la gestione dei progetti con modello a cascata possono aiutare i team a gestire le dipendenze e monitorare i progressi.
8. PRINCE2: processi definiti per progetti su larga scala
PRINCE2 (Progetti in ambienti controllati) fornisce un approccio strutturato alla governance dei progetti, alla responsabilità e al processo decisionale. Organizza il lavoro in fasi gestibili, con aspettative chiare in materia di pianificazione, monitoraggio e approvazione.
Le sue pratiche principali includono:
- Giustificazione aziendale: verificare regolarmente che il progetto continui a essere utile.
- Responsabilità definite: stabilire chi è responsabile delle decisioni e della distribuzione.
- Confini delle fasi: esaminare i progressi e approvare la fase di lavoro successiva.
- Gestione per eccezione: sottoporre le decisioni a un livello superiore quando vengono superate le tolleranze concordate.
Sebbene un'implementazione completa di PRINCE2 possa creare un sovraccarico non necessario per i progetti più piccoli, le sue pratiche di governance possono comunque essere utili. Ciò è particolarmente rilevante quando si gestiscono progetti aziendali che coinvolgono più reparti e livelli di approvazione.
9. Il PMBOK del PMI: applicare le buone pratiche per ottimizzare i progetti
La Guida PMBOK del Project Management Institute fornisce un insieme di conoscenze, principi e linee guida sulla gestione dei progetti, anziché una metodologia di realizzazione prescrittiva.
I responsabili di progetto possono utilizzarla per:
- Stabilire governance e responsabilità.
- Pianificare e gestire ambito, tempistiche, costi e rischi.
- Migliorare il coinvolgimento degli stakeholder e il monitoraggio delle prestazioni.
- Adattare le pratiche di gestione alle esigenze del progetto.
Le linee guida del PMBOK possono supportare diversi approcci alla realizzazione, inclusi progetti predittivi, adattivi e ibridi.
Per ulteriore contesto, scopri come il ciclo di vita del progetto si rapporta alla realizzazione oppure esplora le tradizionali aree di conoscenza della gestione dei progetti del PMI.
Altre metodologie di gestione dei progetti
I nove approcci descritti sopra coprono molte esigenze di realizzazione dei progetti, ma non sono le tue uniche opzioni. Alcuni metodi si concentrano maggiormente sulla qualità dei processi, sulla pianificazione o sui vincoli delle risorse.
Ecco sei approcci e tecniche aggiuntivi che vale la pena conoscere.
| Approccio o tecnica | Cosa fa | Particolarmente utile per |
|---|---|---|
| Quadro adattivo del progetto (APF) | Rivede l'ambito del progetto attraverso una pianificazione iterativa e il feedback | Progetti con requisiti incerti |
| Six Sigma | Utilizza dati e analisi statistiche per ridurre i difetti e la variabilità dei processi | Miglioramento della qualità e dei processi |
| Lean Six Sigma | Combina la riduzione degli sprechi con il controllo della variabilità | Miglioramento dell'efficienza operativa e della qualità |
| Metodo del percorso critico (CPM) | Identifica le attività dipendenti che determinano la durata del progetto | Pianificazione di progetti con dipendenze complesse |
| Gestione dei progetti a catena critica (CCPM) | Tiene conto dei vincoli delle risorse e utilizza margini di pianificazione | Progetti vincolati dalle risorse |
| Tecnica di valutazione e revisione dei programmi (PERT) | Utilizza stime a tre punti per tenere conto dell'incertezza nella durata delle attività | Progetti con stime incerte delle attività |
Per i progetti ad alta intensità di pianificazione, esplora il metodo del percorso critico e scopri come utilizza una struttura di scomposizione del lavoro per mappare le dipendenze. Il metodo della catena critica considera anche la disponibilità delle risorse.
Come scegliere la metodologia di gestione dei progetti giusta
Non esiste un'unica metodologia di gestione dei progetti migliore. La scelta giusta dipende da quanto il lavoro sia prevedibile, dal livello di coinvolgimento necessario degli stakeholder e dalla flessibilità di cui dispone il team.
Prima di scegliere, considera questi cinque fattori. Per una guida più dettagliata, consulta il nostro articolo su come scegliere una metodologia di gestione dei progetti.
1. Grado di complessità del progetto
Considera il numero di stakeholder, dipendenze, approvazioni e vincoli del progetto. Una maggiore complessità non richiede automaticamente una metodologia più rigida, ma aumenta la necessità di una chiara attribuzione delle responsabilità e di un buon coordinamento.
Ad esempio, i responsabili di progetto della logistica potrebbero dover coordinare fornitori, requisiti di spedizione internazionale e programmi di consegna tra più team.
2. Rigidità o flessibilità del tuo ambiente di lavoro
Quanti cambiamenti può gestire il tuo progetto? Se i requisiti sono destinati a evolversi, scegli un approccio che consenta feedback regolari e una ridefinizione delle priorità. Se l'ambito e il processo di approvazione sono fissi, potrebbe essere appropriato un approccio più strutturato.
La tua metodologia dovrebbe inoltre funzionare insieme alle strategie di gestione dei progetti già esistenti nella tua organizzazione, invece di creare processi in conflitto tra loro.
3. Cosa offre il maggior valore
Considera quando gli stakeholder hanno bisogno di vedere i risultati. Sarebbero utili prototipi iniziali e feedback frequenti, oppure il progetto richiede un unico risultato finale completo?
Scegli un approccio alla consegna che supporti il modo in cui il valore verrà creato e valutato, non semplicemente il modo in cui il tuo team preferisce organizzare le attività.
4. Allineamento con gli obiettivi organizzativi
Utilizza gli obiettivi del progetto o gli obiettivi del progetto che hai già definito insieme al team o all'organizzazione per orientare la scelta di una metodologia di gestione dei progetti. È evidente che i tuoi metodi dovrebbero essere uno strumento per raggiungere i tuoi obiettivi: il metodo migliore è quello che ti guida verso i tuoi obiettivi strategici nel modo più diretto, con i maggiori vantaggi e il minore impatto negativo.
5. Allineamento con i valori dell'organizzazione e del team
Considera l'esperienza del team, le abitudini decisionali e la capacità di adattamento. Una metodologia che appare valida sulla carta non funzionerà se il team non dispone del tempo, delle competenze o del supporto degli stakeholder necessari per seguirla.
Coinvolgi le persone che svolgono il lavoro prima di impegnarti in nuovi processi, ruoli o requisiti di reporting.
Quando utilizzare ciascuna metodologia di gestione dei progetti
Non hai ancora deciso? Inizia dalla sfida più importante che il tuo progetto deve risolvere. La tabella seguente collega gli scenari di progetto più comuni agli approcci da prendere in considerazione.
Si tratta di punti di partenza, non di regole rigide. Molti team combinano tecniche diverse per soddisfare le proprie esigenze di consegna, governance e gestione degli stakeholder.
| Se il tuo progetto richiede... | Prendi in considerazione | Perché |
|---|---|---|
| Feedback frequenti e requisiti in evoluzione | Agile | Supporta l'adattamento durante la consegna |
| Una cadenza di consegna regolare e responsabilità chiare per il team | Scrum | Fornisce eventi di pianificazione e revisione ripetibili |
| Un flusso continuo di lavoro in entrata e priorità in conflitto | Kanban | Aiuta a controllare il WIP e a individuare i colli di bottiglia |
| Lavoro di prodotto pianificato insieme a richieste di supporto imprevedibili | Scrumban | Combina la pianificazione con una gestione flessibile del lavoro in entrata |
| Minori sprechi e meno passaggi di consegne inefficienti | Lean | Concentra il miglioramento sul valore per il cliente |
| Codice di alta qualità con modifiche frequenti | XP | Enfatizza i test e un'ingegneria disciplinata |
| Requisiti fissi e approvazioni formali | Waterfall | Supporta un'esecuzione pianificata e sequenziale |
| Più livelli di approvazione e una governance formale | PRINCE2 | Definisce responsabilità e controlli per fase |
| Un riferimento coerente per la gestione dei progetti tra i team | PMBOK | Fornisce standard e linee guida adattabili |
Se nessuna di queste soluzioni è perfettamente adatta, non forzarla. Un approccio ibrido potrebbe essere più pratico. Ad esempio, un team potrebbe utilizzare PRINCE2 per la governance, Scrum per lo sviluppo e Kanban per le richieste di supporto. Assicurati semplicemente che tutti comprendano quali pratiche si applicano e chi è responsabile delle decisioni.
Errori comuni da evitare nelle metodologie di gestione dei progetti
Scegliere una metodologia è solo metà del lavoro. Il modo in cui la applichi è altrettanto importante. Ecco cinque errori che possono compromettere anche un approccio ben scelto.
- Scegliere in base alla popolarità invece che alle esigenze del progetto. Agile non è automaticamente migliore di Waterfall e Scrum non è adatto a ogni team. Parti dai tuoi requisiti, vincoli e aspettative degli stakeholder prima di scegliere una metodologia.
- Seguire ogni regola senza considerare il contesto. Alcuni progetti richiedono una governance formale, mentre altri traggono vantaggio da processi più snelli. Adatta l'approccio dove appropriato, ma non eliminare le pratiche che lo rendono efficace. Se utilizzi Scrum, ad esempio, eliminare gli eventi di riscontro e revisione può comprometterne i vantaggi.
- Combinare metodologie senza definire chiaramente le responsabilità. Gli approcci ibridi possono funzionare bene, ma mescolare pratiche senza definire le responsabilità crea confusione. Decidi chi assegna le priorità al lavoro, approva le modifiche e risolve i conflitti tra i processi.
- Trascurare la capacità e la preparazione del team. Nuovi eventi, requisiti di rendicontazione e strumenti creano ulteriore lavoro. Assicurati che il team disponga delle competenze, del tempo e del supporto necessari per applicare l'approccio scelto in modo coerente.
- Non verificare se l'approccio sta funzionando. Una metodologia non dovrebbe diventare permanente semplicemente perché è stata scelta all'avvio del progetto. Monitora le prestazioni di consegna, i colli di bottiglia, il feedback degli stakeholder e il carico di lavoro del team. Modifica le tue pratiche quando smettono di rispondere alle esigenze del progetto.
L'obiettivo non è la perfezione metodologica. È un modo di lavorare ripetibile che aiuti il tuo team a ottenere i risultati giusti.
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