Gestione Creativa delle Risorse: Una Guida per Agenzie e Oltre
Gestire bene le risorse è fondamentale per i team creativi e le agenzie perché permette loro di svolgere più lavori di qualità e fatturare più ore con costanza.
Ma può essere un po' come giocare a Tetris cercare di far combaciare tutti i pezzi in movimento affinché nessuno rimanga "in panchina" o abbia troppi alti e bassi nella propria agenda.
Cos’è la gestione delle risorse creative?
La gestione delle risorse creative è il processo di organizzazione dell'orario della tua squadra creativa e il coordinamento delle attività per portare a termine il lavoro di progetto.
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Ciò comporta la determinazione di quante ore ogni persona (o risorsa) avrà bisogno ogni settimana affinché i progetti possano essere completati entro la scadenza e se qualcuno nel team è sovraccarico o sotto-occupato.
Una volta ottenute queste informazioni, bilancia quei carichi di lavoro. Potrebbe essere necessario chiamare dei freelance se i tuoi designer sono sovraccarichi, spalmare il lavoro su più settimane o spostare alcune scadenze.
Il tuo team creativo dovrebbe avere un flusso di lavoro relativo alla gestione delle risorse sia per la pianificazione a breve termine che per quella a lungo termine. Questo ti aiuterà a prevedere meglio i futuri bisogni di risorse e a capire quando e quanto nuovo lavoro il team può prendere in carico. Se la tua agenzia gestisce campagne interne o per clienti, potresti anche voler includere nella pianificazione i membri che si occupano degli strumenti di campagna, come chi utilizza software di email marketing per agenzie, per assicurarti che le risorse coprano tutti i flussi di lavoro.
Perché la gestione delle risorse creative è importante?
La gestione delle risorse creative è importante perché:
- Permette di ottimizzare i profitti e il tempo: Avere tutti i membri del tuo team completamente allocati su ore e lavori fatturabili (se il tuo lavoro è fatturabile) è un ottimo modo per massimizzare i profitti. Se lavori in un team interno, come uno studio VFX che non fattura a clienti finali, la gestione delle risorse permette comunque di lavorare con più efficienza e ottimizzare il tempo. Utilizzare strumenti di resource management o software per la gestione di progetti VFX aiuta a evitare periodi morti e a non pagare il team per "stare in panchina".
- Previene sovraccarico e burnout: Avere un flusso di lavoro regolare, piuttosto che fasi di straordinari seguite da periodi di scarso lavoro, aiuta a evitare che i membri del team si esauriscano (specialmente nelle agenzie, cosa che puoi monitorare con software per la gestione delle risorse in agenzia). Programmare in anticipo aiuta a prevenire questi problemi. Mentre alcuni preferiscono periodi intensi alternati a quelli più tranquilli (come molti freelance), altri preferiscono la stabilità di un orario prevedibile.
- Diminuisce il rischio di licenziamenti o sospensioni: Anche se questa responsabilità non dovrebbe mai ricadere direttamente sul project manager, egli può aiutare con previsioni e utilizzo delle risorse, condividendo queste informazioni con la direzione o con il team di business development. In questo modo, chi si occupa di acquisire nuovi clienti o iniziare nuovi progetti saprà dove ci sono dei gap di risorse e che tipo di progetti dare priorità per mantenere equilibrata l’allocazione.
- Migliora la capacità di previsione: Gestire le risorse con regolarità porta a una migliore previsione delle risorse nel lungo termine. Tenere aggiornati i fogli di calcolo o i software di resource management in base ai cambiamenti nelle pianificazioni aiuta a prevedere in modo più preciso i bisogni futuri. Inoltre, permette ai membri del team di organizzare meglio la propria agenda ed evitare di prenotare le ferie durante un grande lancio!
- Migliora la collaborazione nel team: I membri con carichi di lavoro equilibrati favoriscono una migliore collaborazione di squadra. In alcune agenzie creative, i team vengono organizzati in pod che lavorano insieme su specifici progetti. Questo significa che ci deve essere tempo sufficiente per i passaggi di consegne oppure in modo che gli sviluppatori possano confrontarsi in anticipo con i designer nel workflow creativo e individuare rischi o ostacoli. Collaborazioni di questo tipo non sono possibili quando i carichi di lavoro sono sbilanciati.
- Aiuta a gestire le aspettative dei clienti: Ad esempio, se il cliente firma un contratto e poi scopre che non hai le risorse disponibili per avviare il progetto prima di 6-8 settimane, sicuramente non sarà soddisfatto. Un software di gestione delle risorse per clienti può aiutare fornendo aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità, permettendo di fissare scadenze realistiche. Al contrario, promettere una data di lancio senza le risorse necessarie può mettere il team sotto pressione e portare a lavori affrettati o al taglio di angoli pur di rispettare la scadenza.
In che modo la gestione delle risorse nei team creativi è diversa rispetto ad altri settori?
Anche se quasi tutti i team devono gestire le risorse a un certo livello, i team creativi devono gestirle in modo efficace. Questo perché le risorse creative di solito possiedono competenze altamente specializzate.
Ad esempio, se il tuo team ha tre graphic designer, tutti e tre potrebbero avere competenze molto diverse. Potresti avere un designer senior con una formazione significativa nell'esperienza utente o che può garantire che tutti i design digitali siano accessibili.
Un altro designer di livello intermedio potrebbe essere più abile nella creazione di loghi e branding, mentre l’ultimo potrebbe essere un designer più junior che, con qualche indicazione da parte di uno dei designer più esperti o del direttore creativo, può aiutare a dare vita ai concetti creativi.
A causa delle differenze nelle competenze, non puoi semplicemente assegnare a caso uno di questi designer a un nuovo progetto. Quando si valuta il talento creativo, è importante comprendere le competenze necessarie per il progetto e assegnare la persona giusta nella fase giusta del lavoro.
Questo può essere diverso rispetto al tuo team di sviluppo, dove potrebbero esserci differenze di esperienza, ma diversi sviluppatori dovrebbero essere in grado di programmare nello stesso linguaggio e dovrebbero essere più intercambiabili da un progetto all’altro.
Cinque best practice per una gestione efficace delle risorse creative
Ecco cinque best practice per la gestione delle risorse creative.
- Parti dalla pianificazione della capacità: Definisci quanto tempo ogni membro del team ha già prenotato rispetto a quello disponibile (è meglio farlo tramite un modello di pianificazione della capacità). Prendi in considerazione le responsabilità non fatturabili, le ferie programmate o impegni come la formazione professionale. Questo ti darà una visione chiara di quanto tempo del team è effettivamente disponibile. Se utilizzi subappaltatori o freelancer, chiedi loro la disponibilità ogni settimana o mese in caso sia necessario alleggerire la pressione se il team è sovraccaricato.
- Assegna le risorse prima dell’avvio: Quando pianifichi nuove attività, inizia ad allocare le risorse prima della partenza e prenditi un momento per mettere tutti al proprio posto e a conoscenza del lavoro prima che il progetto inizi davvero. Questo può aiutare a risparmiare tempo una volta avviato il progetto. Per allocare le risorse, analizza lo statement of work e le competenze richieste. Ad esempio, la fase di progettazione di un nuovo sito web potrebbe richiedere il supporto UX, un designer e uno sviluppatore per iniziare a progettare l’architettura informativa e alcuni wireframe a bassa fedeltà.
Potresti consultare anche un esperto di contenuti o uno specialista SEO per preparare le fasi successive del progetto. - Bilancia i carichi di lavoro: Tieni sempre sotto controllo le tue risorse man mano che le tempistiche e lo scopo dei progetti cambiano. Poniamo che tu abbia pianificato che il tuo designer lavori sui wireframe per uno sprint di due settimane, ma ricevi un feedback dagli stakeholder che estende la tempistica a quattro settimane. Se era già completamente impegnata con altri lavori per il secondo sprint, non può occuparsi di entrambi. Per bilanciare il suo carico, hai due possibilità: puoi posticipare il lavoro del secondo sprint di due settimane o riassegnarlo. La domanda qui riguarda le competenze. Alcuni designer possono essere intercambiabili, ma se è necessaria una competenza specifica, potrebbe non essere possibile trasferire il lavoro a un altro designer.
- Analizza i dati: Osserva le prestazioni passate su progetti simili. Così come facciamo per stimare nuovi lavori, possiamo sfruttare i dati dai nostri strumenti di gestione delle attività per comprendere quali passi sono necessari e quanto sono durati progetti simili. In questo modo, abbiamo una base di riferimento da cui partire per pianificare. Assicurati di tenere conto delle variazioni nelle competenze e nella complessità delle attività e di rivedere regolarmente il monitoraggio dei tempi e i dati sull’utilizzo per ricavare informazioni preziose sulle prestazioni delle risorse.
- Pianifica e comunica in anticipo: Anche se alcune delle cose discusse qui sembrano intuitive, non sempre lo sono. Non tutti riflettono su come l’andamento del progetto (essere avanti o indietro con la tabella di marcia) possa impattare sulla gestione delle risorse o anche sulla pianificazione dei nuovi progetti. Stabilire incontri per discutere i carichi di lavoro attuali e quelli potenziali del team può essere di grande aiuto per individuare per tempo bisogni di risorse e bilanciare i carichi di lavoro.
Strumenti software per la gestione delle risorse creative
Esistono molti strumenti di project management per agenzie creative che possono anche aiutare nella gestione delle risorse.
Quando scegli un software di gestione delle risorse o un software di gestione delle risorse per i clienti, seleziona uno strumento che ti permetta di visualizzare diverse allocazioni delle risorse e il loro impatto sulle tempistiche e lo scopo del progetto, risparmiando così tempo prezioso ed energie che avresti impiegato per confrontare questi aspetti manualmente.
Molti strumenti di gestione delle risorse sono molto orientati ai dati, e va benissimo, ma è totalmente diverso quando si lavora con menti creative. I loro cervelli non sono dati, numeri, logistica o budget.
Se il costo rappresenta un fattore, puoi anche provare un strumento di gestione delle risorse gratuito per iniziare.
Se ami il tuo software di project management ma non dispone di una gestione integrata delle risorse, considera la possibilità di scegliere uno o più strumenti che offrano proprio questo tipo di integrazione. I nostri strumenti preferiti per la gestione delle risorse nei progetti creativi includono:
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Cosa succede ora?
Anche se questo articolo aveva lo scopo di aiutarti con le best practice nella gestione delle risorse creative, c'è ancora molto da imparare. Unisciti alla nostra community per leggere altri approfondimenti sulla gestione delle risorse da parte di altri project manager esperti. Avrai anche accesso a più di 100 modelli, esempi e campioni per la documentazione di progetto più importante, come diagrammi di Gantt e piani delle risorse.
