Esempio di Assegnazione delle Risorse Passo Dopo Passo: Scopri Come Funziona
L'allocazione delle risorse è una fase fondamentale nel processo di gestione dei progetti. Indipendentemente dal settore in cui operi o se stai gestendo uno o più progetti, avrai sempre bisogno di risorse. Queste possono includere strumenti o attrezzature specifiche, ma soprattutto persone, per aiutarti a consegnare il lavoro e portarlo a termine.
Pianificare e allocare in modo ottimale le risorse a tua disposizione influenzerà la tua capacità di consegnare il progetto nei tempi e nel budget previsti. Potrà anche avere un impatto sul margine aziendale e sulle prestazioni e il benessere del tuo team.
In questa guida ti spiegheremo cos'è l'allocazione delle risorse e perché è importante svolgerla nel modo corretto, analizzeremo alcune delle sfide che potresti incontrare e poi vedremo insieme un esempio pratico passo dopo passo.
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Chi è responsabile dell'allocazione delle risorse?
Il ruolo responsabile della gestione e allocazione delle risorse è spesso il project manager. Tuttavia, alcune aziende possono anche impiegare un resource manager o traffico manager specifico per la pianificazione delle persone e l'assegnazione dello staff.
In generale, i project manager si occupano di allocare e gestire le risorse per i progetti di cui sono responsabili. Al contrario, i resource manager adottano una visione più olistica e considerano l’allocazione delle risorse a livello aziendale.
Entrambi i ruoli lavorano insieme per assegnare le persone ai progetti in base alle loro competenze, esperienza e disponibilità, seguendo le migliori pratiche per l’allocazione delle risorse.
Nel frattempo, il ruolo del traffico manager è simile a quello dello Scrum Master, con un focus sulla gestione dei processi, assicurandosi che le richieste corrispondano alla disponibilità delle risorse e facilitando la comunicazione tra i team.
Il traffico manager è fedele al processo… portando una voce razionale al team e allineandolo alle priorità aziendali.
Esempio pratico passo dopo passo: come allocare le risorse di progetto
Supponiamo che tu abbia accettato un progetto per il tuo nuovo cliente, Ezycounting, uno studio contabile in rapida crescita con un fatturato annuo di 20 milioni di dollari. Ti hanno chiesto di realizzare un'app mobile con una tempistica di 6 mesi. Chiameremo questo lavoro Project Ezy!
Nota: Abbiamo inserito degli esempi tratti dalla app Runn per illustrare come allocare le risorse ai tuoi progetti. Runn è una moderna applicazione di pianificazione delle risorse e previsione della capacità che aiuta i project manager a pianificare e monitorare le persone e i progetti.
Avendo lavorato per molti anni come project manager, conosco bene le sfide dell’allocazione delle risorse. Ho co-fondato Runn proprio per risolvere questi problemi e aiutarti ad avere una visione globale dei progetti aziendali e delle persone necessarie per realizzarli.
Prima di iniziare
1. Conosci la capacità e la disponibilità del team di progetto
Prima di iniziare ad allocare le tue risorse su progetti specifici, è fondamentale capire quanta disponibilità hai effettivamente a disposizione fin dall’inizio.
Alcuni membri del tuo team lavorano part-time? Qualcuno lavora solo in determinati giorni della settimana?
Inizia assicurandoti di conoscere la capacità del team e quante ore a settimana o al giorno ogni dipendente può lavorare.
Il People Planner di Runn ti dà accesso in tempo reale al pool di risorse composto da dipendenti e collaboratori, così puoi vedere il carico di lavoro di ciascuno, ferie e disponibilità per l’allocazione.
2. Scopri quali altri lavori sono nella pipeline di consegna
È anche importante sapere su quale altro lavoro si sta attualmente lavorando e quali attività stanno per iniziare, poiché potresti avere persone impegnate su più progetti contemporaneamente. Le cose possono iniziare a diventare complicate se sovraccarichi alcune persone e ne sotto-utilizzi altre.
Il Project Planner di Runn mostra tutti i tuoi progetti pianificati nel periodo selezionato e ti farà vedere cosa è attualmente in corso.
Se sei un utente Runn, il People Planner e i Capacity Charts sono modi rapidi per vedere dove potresti andare oltre la capacità massima.
La maggior parte delle piattaforme di capacity planning ti permette di effettuare facilmente la pianificazione della capacità del team e la pianificazione dell’allocazione delle risorse.
Pianificare il tuo progetto e allocare le risorse
Una volta che hai un’idea degli altri progetti in corso e di quante persone e ore hai a disposizione, è il momento di lavorare sull'allocazione e la pianificazione delle risorse per il tuo progetto. Il modo più semplice per gestire questo processo è utilizzare un software di pianificazione delle risorse.
1. Comprendi l’ambito del progetto e i vincoli di consegna
Per prima cosa, assicurati di conoscere i requisiti e i deliverable del tuo progetto, e di aver identificato eventuali vincoli di consegna, come ad esempio:
- Cosa è incluso e cosa è escluso dall’ambito
- Scadenze
- Dipendenze
Per Project Ezy, sai che devi consegnare un’app mobile entro sei mesi con una data di lancio fissa a luglio.
2. Identifica ruoli e competenze per il tuo progetto
Ora identifica i ruoli, le competenze e il livello di seniority di cui avrai bisogno per realizzare il progetto.
Ezycounting richiede un’app iOS nativa, quindi avrai bisogno di qualcuno con competenze di programmazione in Objective-C.
Come project manager, potresti non sapere sempre chi sia la persona più adatta per quel ruolo. Ricordati di consultare i rispettivi team lead, solution architect e resource manager. Conoscono bene i membri del loro team e avranno un’idea su chi è più adatto o su dove ti mancano competenze fondamentali per la consegna del progetto.
In base alla dimensione di Project Ezy e alla tempistica prevista, prevedi di aver bisogno di:
- 1 project manager
- 1 UI/UX designer
- 2 sviluppatori
- 1 tester
3. Crea una panoramica della timeline del tuo progetto
Successivamente, costruisci un piano di progetto ad alto livello. Collabora con il team per suddividere l’ambito in attività e task e stimare quanto tempo ti servirà per consegnare il lavoro previsto. Il numero di ore o giorni necessari al tuo team per completare ogni attività confluirà nel piano delle risorse e nel calendario del progetto, quindi questo è un passaggio fondamentale.
È utile rappresentare visivamente le fasi del progetto e annotare traguardi critici, deliverable chiave o scadenze nel corso della pianificazione.
Una volta che hai allineato tutto, sarai in grado di visualizzare una timeline con la data di inizio e fine del progetto.
In Runn, puoi rapidamente tracciare le fasi del progetto e aggiungere le milestone del progetto.
Il progetto Ezy si svolge da febbraio a luglio e prevede sette traguardi significativi e 5 fasi.
4. Assegna le persone al progetto
Scegli le risorse disponibili che vuoi assegnare al progetto, assicurandoti che possano assumere nuovo lavoro. Ricorda:
- Di tenere in considerazione eventuali ferie o festività
- Di assicurarti che le persone che assegni al progetto abbiano le competenze appropriate
- E che nessuno sia sovraccaricato di lavoro
Risolvete eventuali sovrapposizioni di prenotazioni o conflitti riassegnando il lavoro a qualcun altro o spostando la tempistica.
Hai assegnato Michelle, Monica, Kenny e Beyonce al progetto Ezy.
Runn ti permette di aggiungere persone a un progetto in base a ruolo e competenze, e inoltre ti avvisa in tempo reale in caso di sovraccarichi o assenze, così puoi fare aggiustamenti al volo.
Cosa succede se non ho le risorse giuste al momento giusto? Se nessuno nel tuo team di progetto ha le competenze necessarie, potresti aver bisogno di assumere un collaboratore esterno per aiutarti a svolgere il lavoro.
In Runn, puoi utilizzare segnaposto per indicare la necessità di un ruolo oppure se non sei ancora sicuro di chi nel team si occuperà di una certa attività.
Hai aggiunto un segnaposto per il ruolo di sviluppatore mentre continui ad assegnare le altre risorse.
Un altro modo per farlo è usare un foglio di calcolo per l'allocazione delle risorse con calcoli automatici dei costi e dell'utilizzo del budget.
Quando il progetto è in corso
Man mano che il progetto procede, le cose non vanno sempre come previsto.
Cosa succede se i tuoi piani di allocazione delle risorse erano troppo prudenti e ora rischi di sforare il budget?!
Un modo semplice per verificare come i tuoi piani reggono rispetto alla realtà è utilizzare un software di gestione progetti con funzioni di monitoraggio del tempo e far sì che il tuo team compili i timesheet per tutta la durata del progetto.
Questo ti permette di vedere come stai procedendo rispetto al piano originale di allocazione delle risorse e identificare tempestivamente eventuali rischi legati a risorse o programmazione, prima che diventino problemi. Controllare regolarmente i principali indicatori come l'utilizzo delle risorse e la capacità, aiuterà il tuo processo decisionale e ridurrà il rischio di sovra-allocazioni e burnout del team.
L'utilizzo di un efficiente software di gestione delle risorse può offrirti preziose informazioni dettagliate sulla tua allocazione delle risorse. Il rapporto sulle varianze di Runn, ad esempio, mostra la differenza tra l'allocazione reale e quella pianificata delle risorse.
Il rapporto sulle varianze di Runn mostra la differenza tra l'allocazione reale e quella pianificata delle risorse.
Per restare sulla buona strada e ridurre i rischi, potresti dover:
- Sostituire una risorsa
- Allocare più risorse
- Modificare la distribuzione delle risorse
Sei a due mesi dall’inizio di Project Ezy e pensi che tutto stia andando piuttosto bene. Accedi a Runn e scopri che tutto il tuo staff ha lavorato straordinari.
Parli con Ezycounting e accettano di prorogare il progetto di due settimane.
Conclusione
Un processo efficace di allocazione delle risorse prevede l'adozione di un modello di allocazione delle risorse prima dell'inizio di un progetto, l’assegnazione delle persone giuste al momento giusto e il monitoraggio continuo del piano per garantire un utilizzo ottimale del team e la consegna di progetti di successo. Per supportarti in questo processo, può essere utile utilizzare uno strumento gratuito di gestione delle risorse.
Avere visibilità sulla pipeline di lavoro e sulla capacità di carico del team è fondamentale per poter reagire rapidamente ai cambiamenti e adeguare il piano in modo efficace.
Scopri di più su come padroneggiare l’allocazione delle risorse qui.
