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Rédiger un plan de projet dont vous êtes fier (+ exemples)

 

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Vous voulez savoir comment faire un plan de projet utile et réaliste. Dans cet article, je vous donne le contexte, des exemples, une liste de contrôle et des instructions étape par étape pour vous aider.

Voici ce que nous aborderons dans ce guide de planification de projet:

  • Notions de base de la planification de projet (Qu’est-ce qu’un plan de projet? Pourquoi est-ce important?)
  • Exemple simple de plan de projet
  • Guide étape par étape pour la création d’un plan de projet
  • Liste de contrôle du plan de projet infographique

À la fin de cet article, vous saurez comment rédiger un plan de projet, ce qu’il faut inclure et comment le rendre aussi utile que possible dans vos projets.

Project Plan Guide

Qu’est-ce qu’un plan de projet?

Un plan de projet est une feuille de route qui montre les étapes que vous devez suivre pour vous rendre de A à B. Il montre comment vous passez de votre état actuel à l’état futur souhaité. Cela peut être aussi simple qu’un gribouillis au dos d’une serviette de table ou quelques lignes dans Excel, mais c’est généralement présenté sous forme de diagramme de Gantt, fait en format Microsoft Project ou dans l’un des outils de planification alternatives Microsoft Project.

Voici ce qu’un plan de projet comprend habituellement :

  • phases d’un projet
  • activités ou tâches dans chaque phase
  • dates de début et de fin de tâche
  • les interdépendances entre les tâches
  • jalons
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Pourquoi la planification de projet est-elle toujours importante

Autrefois la fierté des chefs de projet partout dans le monde, le modeste plan de projet à un peu mauvaise réputation. Si vous vous demandez,

Un plan de projet a-t-il de l’importance en cette ère des méthodes agiles?

La réponse est toujours oui.

Après tout, les clients veulent toujours des réponses à des questions comme :

  • Quand le projet sera-t-il livré?
  • Combien cela coûtera-t-il?
  • Qu’est-ce qui sera livré exactement?
  • Comment sera-t-il livré?

Si vous optez pour l’option aucun plan de projet, il est difficile de répondre à ces questions de gestion de projet en apparence très simples. La réalité, c’est que les clients ont besoin de savoir ce qu’ils reçoivent, quand et pour combien avant de signer le contrat. Et ce n’est pas seulement pour les clients. En tant que chef de projet, vous avez besoin de ce plan de projet pour vérifier si le projet est sur la bonne voie. Vous ne pouvez pas le savoir, à moins d’avoir quelque chose à mesurer.

Pourtant, il y a encore beaucoup de gens qui disent : « Mais les plans de projets informatiques complexes ne sont-ils pas une perte de temps ? » Ils soutiennent que les plans de projet ne reflètent pas la réalité des tâches à accomplir, qu’ils empêchent artificiellement vos équipes de s’auto-optimiser et qu’ils sont constamment désuets en raison des changements constants.

Ces arguments soulèvent un point important au sujet des plans de projet. Les industries en évolution rapide avec des projets complexes (tels que le numérique et l’informatique) exigent une nouvelle approche en matière de planification de projets. Au lieu d’un document statique, nos plans de projet doivent être vivants. Les meilleurs plans de projet d’aujourd’hui sont ceux qui sont accessibles, faciles à comprendre pour une grande variété d’utilisateurs et très adaptables.

Lorsqu’ils sont bien faits, les plans de projet apportent de nombreux avantages à vos projets. Vous trouverez ci-dessous 7 raisons pour lesquelles vous ne devriez pas renoncer aux plans de projet pour le moment.

7 raisons pour lesquelles un plan de projet est important

Voici sept raisons pour lesquelles les plans de projet sont probablement l’élément le plus important de la documentation du projet.

7 reasons why project plans matter infographic

Un plan de projet:

  1. Clarifie le processus et les activités qui mèneront aux extrants et aux produits livrables du projet,
  2. Vous fournit des informations qui vous permettent d’estimer correctement et de définir les résultats et la portée d’un projet,
  3. Permet de visualiser l’ensemble du projet et de voir les interdépendances entre les tâches,
  4. Vous aide à savoir qui fait quoi, quand et qui fait quoi et à prévoir vos besoins en ressources,
  5. Fournit des jalons pour le suivi de l’avancement du projet (et les dates d’approbation des clients),
  6. Vous permet d’établir un état de référence et de suivre correctement l’avancement de votre projet,
  7. Permet d’être en accord sur les dates clés.

Avant de commencer votre plan de projet

Avant de vous lancer, rappelez-vous ces points importants au sujet des plans du projet:

  1. Un plan de projet doit être bien plus qu’une simple feuille de route; pour donner à un client une vision complète d’un projet, il doit aussi être combiné avec une estimation et un énoncé des travaux.
  2. Il n’est pas difficile de bien planifier un projet, mais cela prend du temps. Ce n’est pas un document à usage unique. Vous créez un plan et l’affinez continuellement.
  3. Tirez le meilleur parti de votre plan de projet en le présentant. Ne gaspillez pas tous vos efforts à faire quelque chose que vous seul verrez. Profitez-en davantage en le transformant en une présentation pour les clients afin qu’ils puissent mieux comprendre les limites et la portée du travail. Cela les aidera également à comprendre si le travail proposé répond à leurs attentes et si le processus que vous proposez produira les résultats pour lesquels ils paient.

Les 5 grandes questions du plan de projet en phase de brief

Avant de commencer à créer le plan de projet, vous devez comprendre le brief du projet, ce que vous essayez d’accomplir. Sans comprendre les objectifs du projet, il n’y a aucun moyen de les atteindre. Au minimum, vous devez être clair:

  1. Pourquoi? Les objectifs stratégiques du projet.
  2. Quoi? Les activités (ou processus), les extrants et les produits livrables.
  3. Quand? Les délais et dépendances.
  4. Comment? Le processus ou la méthodologie.
  5. Qui? Le client et son équipe d’intervenants.

Où obtenez-vous cette information? Habituellement, une bonne réunion de lancement du projet nous aidera à produire un énoncé de projet approprié. Si vous ne comprenez pas en fin de compte pourquoi vous faites un projet, vous pouvez finir par vous tromper de cible. Il se peut que vous ne concentriez pas les ressources sur notre projet aussi bien que vous le pourriez. Vous pouvez inclure dans le processus des activités redondantes ou produire des résultats qui ne sont pas utiles.

Une fois que vous avez une idée claire du pourquoi, du quoi, du quand, du comment et avec qui, vous pouvez commencer à élaborer votre plan de projet. Commençons par un exemple simple d’un plan de projet ci-dessous.

Exemple simple de plan de projet: Faire un gâteau

Vous trouverez ci-dessous un plan de projet simple montrant les quatre phases d’un projet assez laborieux que nous avons concocté pour faire un gâteau. Le plan du projet montre le processus pour passer de notre état actuel (pas de gâteau) à notre état futur désiré (gâteau). Il nous montre combien de temps prendra le processus et l’ordre des étapes à suivre pour produire le gâteau correctement.

Simple Project Plan Example - Making a Cake Exemple simple de plan de projet utilisant Microsoft Project – Un plan de projet pour faire un gâteau

Le plan du projet montre :

  • les 4 phases du projet (en gras)
    • Initiation
    • Planification
    • Cuisson
    • Evaluation
  • chacune des sous-tâches, avec
    • durées des sous-tâches
    • dates de début et de fin
    • les jalons (les diamants noirs)
    • dépendances

Malheureusement, ce projet montre qu’aucune ressource n’a été affectée à l’une ou l’autre des tâches, de sorte que nous n’avons toujours personne pour faire le gâteau ; nous devons trouver quelqu’un pour le faire ! Enfin, en haut de l’image, vous pouvez voir que Microsoft Project nous donne également un aperçu chronologique pour avoir une vue macro résumant le projet, les phases, les jalons et l’état d’avancement.

Comment créer le plan de projet parfait en 10 étapes

Maintenant, apprenons à faire un plan de projet, un plan qui fonctionne en harmonie avec la façon dont nous gérons les projets au 21e siècle.

Nous avons créé cette liste de contrôle du plan de gestion de projet comme guide pratique pour la création d’un plan pour tout projet. Qu’il s’agisse d’un gros gâteau, d’une grande plate-forme Web ou même de quelque chose de non numérique, les principes et les étapes sont les mêmes.

Voici un résumé infographique des étapes. Poursuivez votre lecture pour obtenir des explications détaillées ci-dessous.

How to create a perfect project plan - infographic

Liste de contrôle du plan de gestion du projet

Dans cette liste de contrôle du plan de gestion de projet, nous avons simplifié la rédaction du plan de projet en dix étapes simples :

  1. Définissez votre flux de travail
  2. Établissez votre horizon de planification
  3. Décomposez-le
  4. Demandez, ne devinez pas
  5. Question lors de la prise d’information
  6. Laissez du temps
  7. Planifiez pour qu’il ne se déroule pas comme prévu
  8. Bien finir
  9. Révision et optimisation après projet
  10. Jalons et bases de référence

1. Définissez votre flux de travail

Faites un plan approximatif. Faites un croquis du déroulement global de votre projet, du début à la fin. Dressez la carte de chaque phase du projet et indiquez les activités et les tâches probables requises à chaque phase pour mener à bien le projet.

Lors de la création d’un plan de projet, la tentation peut parfois être de se plonger directement dans votre outil de planification de projet et ajouter toutes les tâches qui doivent être faites. Mais avant d’ajouter des tâches spécifiques et des jalons de projet, assurez-vous de bien structurer l’ensemble du projet. Il s’agit d’abord de définir le flux de travail et les différentes phases du travail. Si vous obtenez cette étape correctement, cela simplifie l’ajout de tâches spécifiques par la suite. À ce stade, vous ne pensez pas aux tâches réelles, mais à la façon dont les tâches peuvent être regroupées et aux sous-ensembles de travail à l’intérieur de chaque phase.

2. Établissez votre horizon de planification

Êtes-vous réaliste? Déterminez jusqu’où vous pouvez planifier avec précision à l’avance. Planifiez en détail seulement pour ce que vous savez et prévoyez de généreuses allocations pour le reste du projet afin de ne pas trop vous engager, vous et votre équipe.

Un horizon de planification est le temps qu’il est possible et viable de prévoir dans l’avenir au moment de préparer un plan de projet. En général, la longueur de l’horizon de planification est dictée par le degré d’incertitude de l’environnement extérieur : plus l’incertitude est élevée, plus l’horizon de planification est court. Il n’est peut-être pas du tout possible de planifier l’ensemble du projet en détail, alors ne planifiez en détail que ce que vous savez, dans la phase où vous en êtes, et prévoyez de généreuses allocations pour le reste du projet.

3. Décomposez-le

Entrez dans les détails. Répartissez les phases et les tâches du projet en petites sous-tâches, au maximum quelques jours chacune. Il est plus facile d’identifier les étapes manquantes et l’estimation est plus aisée pour votre équipe.

Une fois le flux de travail établi, l’horizon de planification défini, la planification de haut niveau doit commencer à devenir plus détaillée. Elle doit être décomposée en autant de petites sous-tâches que possible. Lorsque vous essayez d’estimer avec précision la durée d’une étape du projet, il est important de diviser les tâches en autant d’éléments constitutifs que possible. Cela signifie qu’il faut prendre une tâche et définir toutes les sous-tâches qui font la somme de cette tâche, et pour ces tâches, faire de même afin que chaque sous-sous-tâche puisse se voir attribuer une échelle de temps spécifique.

4. Demandez, ne devinez pas

N’inventez pas vous-même. Donnez à votre équipe le contexte, un chiffre approximatif pour commencer, et aidez-les à collaborer pour estimer correctement. Partagez les hypothèses, les dépendances et déterminez qui peut faire quoi, quand et comment.

Lorsque vous êtes sous pression pour produire un plan de projet, la chose la plus facile à faire est de deviner combien de temps chacun de ces éléments constitutifs pourrait prendre pour être complété. C’est une option, mais pas particulièrement intelligente. Le fait de deviner vous donnera non seulement un mauvais plan de temps, mais il ne vous donnera aucune base pour des discussions avec le client, et il n’y aura personne d’autre pour partager le blâme si vous faites une mauvaise estimation.

5. Question lors de la prise d’information

Lorsque votre équipe vous donne une estimation, continuez à lui demander » pourquoi » et » comment » pour l’aider à réfléchir à son approche, à cerner les possibilités d’efficacité et à vous assurer que vous comprenez bien ce qui est inclus.

Au-delà du simple fait de demander à quelqu’un d’estimer combien de temps cela va prendre, vous devez l’aider à comprendre le contexte dans lequel s’inscrit son estimation. Ce n’est pas la peine de demander à quelqu’un combien de temps quelque chose va prendre dans l’isolement. Quand on vous fournit une estimation de l’échéancier, vous devez commencer par vous demander comment en est-on sont arrivé à ce chiffre. Vous constatez souvent que lorsque vous commencez à découvrir les détails de leur estimation, ils commencent à penser à des éléments qu’ils ont oubliés d’inclure et vous commencez à comprendre les dépendances autour des tâches individuelles.

6. Laissez du temps

Des modifications ou des changements à un projet sont inévitables. Prenez le temps d’examiner et de modifier les cycles, tant à l’interne qu’avec les clients et les intervenants du projet.

Une chose souvent oubliée dans la création d’un plan de projet est de laisser du temps pour l’examen et la modification des cycles. Des modifications ou des changements à un projet sont inévitables. Les clients aiment changer les choses et laisser leur marque sur un projet. Donc, peu importe à quel point vous pensez être en phase avec votre client sur un projet, vous devez vous laisser du temps pour les modifications.

7. Planifiez pour que le projet ne se déroule pas comme prévu

Les projets ne se déroulent jamais comme prévu. Il ne suffit pas de planifier le meilleur scénario ou le plan A, il faut aussi intégrer le plan A, le plan B et le plan C au plan de cuisson.

Il peut être difficile de faire la part des choses entre l’optimisme et le pragmatisme lors de l’élaboration d’un plan de projet. La création d’un plan de projet qui donne la souplesse nécessaire pour atténuer les changements imprévus est essentielle à la réussite du projet. Il ne suffit pas de planifier le meilleur scénario ou le plan A, il faut aussi intégrer le plan A, le plan B et le plan C au plan de cuisson.

8. Bien finir

Faites un plan solide et prévoyez suffisamment de temps pour les phases de clôture de votre projet pendant que vous chargez le contenu, effectuez l’assurance qualité, testez, obtenez les approbations, apportez des modifications au DNS et déployez en production.

Planifier les phases finales de lancement d’un projet peut sembler être simple, on termine et on le lance! Cependant, les étapes finales d’un projet peuvent être les plus complexes car les dépendances sont pleinement réalisées et avoir un plan adéquat en place pour s’assurer que tout peut être lancé et que le projet se termine correctement est important.

9. Révision et optimisation après projet

La mise en service n’est pas la fin du projet. Intégrer dans le plan de projet une phase de test et d’analyse post-mise en service pour mesurer la performance, faire les optimisations nécessaires et prendre note de toutes les leçons apprises.

L’une des parties les plus négligées d’un projet est ce qui se passe lorsqu’il est lancé. Dans l’euphorie et l’excitation que suscite la réalisation d’un projet, la planification de la clôture effective d’un projet est parfois négligée. Trop souvent, un plan de projet se termine par un seul jalon, la date de réalisation du projet. Bien qu’un projet soit lancé, il n’est pas terminé. En fait, la fin de la première phase d’un projet ne devrait être que le début de la phase suivante.

10. Jalons et bases de référence

Gardez votre projet sur la bonne voie à l’aide de jalons afin que l’équipe de projet et le client soient au courant des dates clés. Surveillez l’avancement des travaux à l’aide de données de référence pour continuer de suivre vos progrès par rapport à votre plan de projet initial.

Afin de vous aider à savoir si votre projet se déroule comme prévu, assurez-vous que votre projet est parsemé de jalons. Lorsque le projet démarrera, tout le monde saura clairement à quoi ressemble l’état d’avancement du projet, et il deviendra rapidement clair si le projet est en retard par rapport au calendrier. Si vous utilisez un outil de gestion de projet, vous pouvez généralement définir facilement des jalons à l’aide d’un glisser-déposer, et le logiciel les utilisera pour vous donner un aperçu rapide de l’état de votre projet. L’utilisation de jalons permet de s’assurer que lorsque le projet démarre, l’équipe de projet et le client connaissent clairement les dates clés que le projet doit atteindre pour rester sur la bonne voie.

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Ben Aston

About Ben Aston

Je suis Ben Aston, chef de projet digital. Je travaille dans l'industrie depuis plus de 10 ans au Royaume-Uni dans les plus grandes agences digitales de Londres, notamment Dare, Wunderman, Lowe et DDB. J'ai tout livré, des vidéos virales aux CMS, en passant par les jeux flash, les bannières publicitaires, l'eCRM et les sites de commerce électronique. J'ai eu la chance de travailler pour un large éventail de bon clients: des marques automobiles comme Land Rover, Volkswagen et Honda, des marques utilitaires comme BT, British Gas et Exxon, des marques FMCG comme Unilever et des marques d'électronique grand public comme Sony.

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