Qu’est-ce qu’un plan de gestion des ressources et comment en créer un
Qu'est-ce qu'un plan de gestion des ressources ?
Un plan de gestion des ressources décrit comment les ressources seront allouées, planifiées et gérées tout au long du cycle de vie du projet pour assurer la réussite de la portée du projet.
Il identifie quelles ressources sont nécessaires, à quel moment elles sont requises, et comment elles seront utilisées tout au long de la livraison. Les ressources peuvent inclure les membres de l'équipe, le budget, le matériel, les équipements, et d'autres actifs impliqués dans la gestion des ressources au cours du projet.
À quoi sert un plan de gestion des ressources ?
Les plans de gestion des ressources remplissent plusieurs fonctions essentielles dans les projets et facilitent :
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- Accessibilité : Les membres de l'équipe projet ainsi que les chefs de projet et gestionnaires des ressources peuvent éditer et réviser certaines parties du plan de ressources.
- Transparence : Les plans de gestion des ressources permettent à chaque chef de projet d’une organisation de voir ce qui est en cours et de planifier les ressources en fonction des plans des autres responsables et de leurs propres besoins. Ils servent également à suivre les informations telles que l’emplacement du matériel ou le statut des membres de l’équipe.
- Précision : Les plans de gestion de projet et plans de ressources doivent être mis à jour en temps réel afin que les chefs de projet disposent d’informations actualisées et précises pour prendre leurs décisions.
Modèle de plan de gestion des ressources [Téléchargement]
Cette feuille de calcul d’allocation facilitera le suivi des taux horaires de vos membres d’équipe et des coûts associés. Elle est au format Google Sheets, mais vous pouvez facilement en importer une copie dans Excel si vous préférez. Il suffit de sélectionner Fichier puis « Créer une copie » ou « Télécharger ».
Que doit contenir un plan de gestion des ressources ?
Voici les éléments essentiels à inclure dans votre plan de gestion des ressources :
1. Répartition des responsabilités
Définissez clairement la propriété, les responsabilités, les validations et les livrables à travers l'équipe projet. Beaucoup d’équipes utilisent un tableau RACI pour clarifier qui est Responsable, Approbateur, Consulté et Informé tout au long de la livraison.
Les employés et responsables peuvent aussi utiliser un logiciel de gestion de projet pour estimer la durée d’une tâche spécifique, attribuer des rôles précis et élaborer un planning gérable.
2. Estimation des ressources
Évaluez les personnes, le temps, le budget, les outils et les compétences nécessaires pour mener le projet à bien. Cela comprend l’évaluation de la capacité de l’équipe, l’identification des lacunes de compétences et la détermination de la nécessité de recruter ou de sous-traiter.
Nous recommandons d’utiliser un logiciel de planification des ressources pour gérer un ou plusieurs de ces éléments, y compris la capacité de l’équipe, les compétences et les outils/équipements.
3. Tableaux de gestion des ressources
Les diagrammes de durée et les histogrammes aident votre équipe projet et vous-même à mieux visualiser la façon dont les ressources prévues s’intègrent dans le calendrier. Les histogrammes permettent aux chefs de projet de détecter et de résoudre les problèmes de surcharge des ressources avant qu’ils ne deviennent des obstacles. De nombreux outils de planification de projet facilitent ce processus en proposant des options intégrées pour générer des rapports et graphiques de gestion des ressources.
4. Dépendances du projet
Une dépendance de projet survient lorsqu’un membre de l’équipe ne peut pas accomplir ses tâches sans que l’une des tâches précédentes soit terminée ou qu’une autre ressource soit disponible.
Une dépendance de ressource se produit lorsqu’une tâche nécessite qu’un membre spécifique de l’équipe la réalise, mais que cette personne n’est pas disponible. Si une tâche peut être accomplie par plusieurs membres de l’équipe, elle n’est pas dépendante d’une ressource.
5. Alternatives
Choisir d’autres méthodes, plans et technologies est toujours important lors de l’élaboration d’un plan de gestion des ressources.
Avoir plusieurs alternatives peut avoir un impact positif sur vos coûts, le calendrier, ainsi que la fiabilité du projet. Ces approches alternatives peuvent être examinées et combinées pour une planification des ressources la plus efficace possible.
Pourquoi les plans de gestion des ressources sont-ils importants ?
La gestion des ressources est importante pour les raisons suivantes :
1. Chronologies de projet plus précises
Inclure un calendrier détaillé élimine les approximations et fournit un agenda de projet précis pour que les gestionnaires et les équipes puissent mesurer les jalons et l’avancement. Cela aide les chefs de projet à établir des attentes favorables pour les parties prenantes et les clients.
2. Satisfaction accrue des employés et des équipes
En quantifiant le travail qu’un employé est capable de réaliser, les chefs de projet peuvent prendre de meilleures décisions stratégiques quant à qui participe à un projet et à quel moment. Il s’agit d’une compétence clé en gestion des ressources, qui permet d’assurer une charge de travail plus réaliste et gérable pour les membres de l’équipe. Les membres de l’équipe peuvent facilement être surchargés, tout comme les ressources peuvent être surexploitées. Cela peut engendrer des effets à long terme : le stress au travail peut affecter le sommeil, la santé et la satisfaction au travail en général.
Grâce à une gestion efficace des ressources, les chefs de projet peuvent repérer les points faibles d’un projet et déterminer plus précisément si le « vivier de ressources » est suffisant ou s’il faut recourir à un recrutement temporaire.
3. Estimations précises des ressources
Les plans de gestion des ressources permettent aux entreprises et organisations d’utiliser au mieux les ressources dont elles disposent et de créer une charge de travail équilibrée.
Avec un bon plan de gestion des ressources, il est plus simple d’établir des estimations de projet. Les chefs de projet peuvent ainsi répartir les ressources selon les coûts associés et le budget, puis calculer plus précisément les coûts et les marges du projet. Cela peut aussi les aider à planifier les ressources pour plusieurs projets à réaliser simultanément.
4. Meilleure fluidité du projet
Un plan de gestion des ressources fournit une information transparente à toutes les parties prenantes, ce qui améliore la responsabilité et permet aux membres de l’équipe de savoir sur quoi et quand ils doivent travailler. Cela accélère les transitions entre les phases du projet.
5. Transparence et communication renforcées
Les plans de gestion des ressources du projet permettent de résoudre certains des défis les plus courants, notamment :
- Projets en concurrence pour les ressources
- Manque de communication concernant les rôles et responsabilités
- Mauvaise adéquation avec la disponibilité des ressources liée à une mauvaise planification des capacités du projet (qui diffère de la planification des ressources)
Rendre les plans de gestion des ressources accessibles à tous les chefs de projet et membres de l’organisation garantit que chacun a une vue d’ensemble de l’utilisation actuelle des ressources et que tout le monde travaille sur la même base lors de la résolution des conflits.
Comment créer un plan de gestion des ressources
Suivez ces étapes clés pour créer un plan de gestion des ressources :
- Définir les besoins en ressources : Examinez le périmètre et le budget de votre projet afin d’identifier les personnes, compétences, outils et matériaux nécessaires pour mener à bien le travail (par exemple : développeurs, designers, sous-traitants ou équipements).
- Évaluer la capacité de l’équipe : Vérifiez les tâches actuelles de chaque membre de l’équipe et leur disponibilité réelle avant d’assigner de nouvelles tâches. Un outil de planification des ressources peut vous aider à repérer rapidement les conflits ou la surcharge.
- Attribuer les ressources : Assignez les tâches aux membres de l’équipe selon leur disponibilité, leur expérience et leurs compétences. Par exemple, vous pourriez confier des tâches de production à un designer junior tandis qu’un designer senior relira les livrables finaux.
- Estimer l’effort : Réunissez-vous avec votre équipe pour discuter des échéances, de la charge de travail et établir des estimations réalistes pour les tâches ou livrables majeurs (par exemple, estimer le nombre d’heures nécessaires pour le design, l’assurance qualité ou le développement).
- Surveiller les charges de travail : Examinez régulièrement les taux d’utilisation afin de vous assurer qu’aucun membre n’est surchargé ou sous-utilisé au cours du projet. De nombreuses équipes évitent de planifier une charge à 100 % pour laisser du temps aux réunions, aux révisions et au travail imprévu.
- Suivre et ajuster : Documentez votre plan à l’aide d’un logiciel de gestion des ressources ou d’un logiciel de planification de capacité, puis continuez à le mettre à jour à mesure que les priorités, échéances ou disponibilités changent au fil du projet.
Exemples de plan de gestion des ressources
Les plans de gestion des ressources sont des documents spécifiques que l’on retrouve sous différentes formes, souvent dans une application logicielle ou un fichier Excel.
Plan de ressources sous forme de diagramme de Gantt
Voici un exemple d’un plan de ressources présenté sous forme de diagramme de Gantt. Au lieu d’afficher les noms des tâches à la verticale, cette version utilise les noms des membres de l’équipe. Les barres indiquent les tâches sur lesquelles chacun travaillera, généralement mesurées en jours. Consultez notre modèle de plan de projet Gantt pour vous aider à visualiser l’ensemble de votre calendrier de projet.
Plan de ressources sous forme de tableau
Un autre exemple se présente sous la forme du tableau ci-dessous. C’est une méthode similaire à celle que nous proposons dans notre tableau d’affectation, présent dans la section des modèles. Vous y suivez les heures et les taux horaires de chaque membre de l’équipe, ce qui vous permet de suivre l’évolution par rapport au budget.
Cela vous aide à prendre des décisions sur les membres de l’équipe impliqués dans le projet et les tâches associées (par exemple, vous pouvez choisir un designer avec un taux horaire moins élevé pour des projets au budget plus restreint).
Bonnes pratiques pour le plan de gestion des ressources
Voici quelques meilleures pratiques de planification des ressources à garder en tête lors de la création de votre plan.
1. Prendre en compte le budget
Si les ressources sur votre projet sont pratiquement illimitées, vous pouvez affecter les ressources aux tâches en vous concentrant davantage sur la réalisation que sur la préservation du budget.
Si le budget est plus serré, vous devrez allouer les tâches de manière plus conservatrice et surveiller de près l’utilisation des ressources. Il existe une variété d’indicateurs d’utilisation permettant de savoir si vos ressources sont pleinement optimisées.
2. Conserver les anciennes données de plan de ressources pour l’analyse
Archiver les données provenant de projets précédents ou similaires facilite la planification des ressources pour les projets à venir. Toutes les données antérieures doivent être enregistrées et analysées, notamment les modifications, réattributions de ressources, tâches et temps passés.
3. Utiliser un logiciel de gestion des ressources
Les outils adéquats de gestion des ressources offrent une meilleure accessibilité et collaboration pour toute l'équipe. Bien que les feuilles de calcul puissent être une option économique pour suivre les ressources, ce n'est pas toujours la meilleure solution pour les grandes équipes. Si vous recherchez une option à faible coût, il existe de nombreux outils gratuits de gestion des ressources ou des logiciels de gestion des ressources open source sur le marché.
Outils pour la planification des ressources
L'intégration d'un logiciel d'allocation des ressources peut également aider à relever certains des défis courants de la planification des ressources en :
- Permettant la communication intégrée à l’application afin de suivre les échanges de l’équipe et les modifications apportées aux plans
- Fournissant des mises à jour et des changements en temps réel
- Évitant à votre entreprise d'avoir à intégrer des graphiques personnalisés ou des ERP coûteux
Voici ma liste des meilleurs logiciels de gestion des ressources pour vous aider à commencer vos recherches :
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