Comment planifier les ressources pour plusieurs projets : 6 conseils d’experts
Planifier les ressources pour plusieurs projets menés simultanément (ou avec un certain chevauchement) est un défi pour les chefs de projet comme pour les organisations. Les chefs de projet doivent s'assurer que chaque projet dispose des ressources adéquates, et que les personnes impliquées sur plusieurs projets ne soient pas surchargées ou sous-utilisées.
Si vous débutez dans la gestion de plusieurs projets et souhaitez vous assurer que vos ressources sont allouées correctement, vous êtes au bon endroit.
6 conseils pour planifier les ressources sur plusieurs projets
Voici quelques conseils d’experts pour planifier les ressources sur plusieurs projets.
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1. Utilisez un logiciel de gestion des ressources
Lors du processus de gestion des ressources, il peut être utile d'utiliser un logiciel pour visualiser tous les plannings de projet. Lorsque vous saisissez tous les détails des projets (comme les tâches et leur durée) dans le logiciel, vous pouvez générer un rapport qui facilitera la planification de la capacité des ressources. Les rapports indiquent combien de temps chaque membre de l'équipe consacre au travail de projet par rapport au temps restant disponible pour d’autres projets.
Disposer de ces informations dans un rapport ou un tableau de bord unique vous aide à voir si une gestion supplémentaire des ressources de projet est nécessaire, s'il faut reprogrammer des livrables, ou encore faire appel à un freelance ou un membre d’une autre équipe pour équilibrer la charge de travail.
Lorsque vous paramétrez la capacité dans votre logiciel, pensez à intégrer les réunions au sein de l'équipe ou de l'agence, les pauses, les congés maladie ou les absences, ainsi que les collaborateurs aux horaires atypiques, afin d'obtenir une information aussi précise que possible.
Un autre avantage de l’utilisation d’un logiciel de prévision de projet est qu’il permet d’anticiper les besoins en ressources. La personne en charge de la planification de nouveaux projets visualise alors facilement les périodes creuses ou les besoins dans le calendrier des ressources, et peut espérer les combler à l’avance — maximisant ainsi l’efficacité et le temps facturable.
Voici une sélection des meilleurs outils de gestion des ressources pour vous aider dans l’optimisation des ressources :
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Si vous gérez des projets au sein de votre petite entreprise ou avec un budget limité, consultez cette liste de logiciels gratuits de gestion des ressources.
2. Priorisez les projets
Lorsque vous gérez plusieurs projets, il est crucial pour votre réussite (et votre sérénité) de les hiérarchiser. Chaque projet a ses propres enjeux, et aucun d'eux ne peut être la priorité absolue pour chaque membre de l’équipe ou chaque ressource en permanence. Mettre en place un ordre de priorité vous permettra de mieux gérer les engorgements de ressources.
Par exemple, un projet de sept chiffres sur un an dans une agence digitale passera avant un projet ad hoc d’un mois. Si une ressource d’agence est réservée sur deux projets, il faudrait qu’elle travaille sur le projet de longue durée avant tout, et voir si une autre personne (ou un prestataire externe) peut prendre en charge les tâches du petit projet. Si ce n’est pas possible, il convient de vérifier s’il est possible de repousser l’échéance du projet de moindre envergure.
À noter : Il est important d’aborder ce sujet bien avant la date d’échéance. Pas un ou deux jours avant, et surtout pas le jour de la livraison.
3. Surveillez l’utilisation des ressources
La planification et la gestion des ressources projet ne sont pas des activités ponctuelles. Il est nécessaire de suivre ces éléments en temps réel afin de garantir que les projets progressent comme prévu. Et si vous avez déjà piloté plusieurs projets, vous savez que c'est rarement le cas.
Parfois, des imprévus surviennent. Par exemple, le client du projet A a besoin d’une semaine supplémentaire pour examiner et approuver les maquettes. Le sponsor du projet B souhaite une nouvelle série de concepts. Le designer du projet C a attrapé la grippe, et le développeur web du projet B a dû subir une intervention médicale d’urgence cette semaine.
Si ce scénario vous fait hocher la tête avec vigueur (ou vous fait redouter la gestion de plusieurs projets), vous comprenez pourquoi il est nécessaire de suivre ces évolutions et de mettre à jour votre logiciel de gestion des ressources au fur et à mesure.
Vous pouvez aussi envisager de poser quelques scénarios pour vous assurer que tous les projets sont couverts et avancent aussi bien que possible à mesure que les plannings évoluent.
4. Surveillez les débordements de périmètre
De la même manière que les plannings peuvent évoluer, le périmètre d’un projet peut également changer. Lorsqu’on gère plusieurs projets, il est fréquent que les parties prenantes demandent des révisions supplémentaires, de nouvelles fonctionnalités ou, pire, une modification de la direction générale du projet. Ces changements de périmètre peuvent aussi perturber le calendrier et les ressources nécessaires.
Par exemple, si un intervenant décide d’ajouter de nouvelles pages web ou des contenus créatifs à la toute fin de la phase de design, cela peut poser plus de problèmes que de simplement allonger le planning ou d’ajouter des heures. Il se peut que votre designer soit déjà sollicité sur un autre projet, et le fait de le retenir pour travailler sur ces contenus supplémentaires pourrait compromettre l’échéancier de ce projet. C’est particulièrement vrai si votre designer apporte des compétences spécialisées qui ne peuvent pas être remplacées par un autre membre de l’équipe ou par un collègue.
Pour résoudre ce conflit de planning, cela demandera un peu de gestion des ressources marketing. Songez à réaliser le travail de design additionnel plus tard, à expliquer à la partie prenante que vous ne pouvez pas répondre à la demande, ou à faire appel à un autre designer pour renforcer l’équipe.
Un autre moyen d’anticiper ce problème est de l’aborder d’emblée lors du lancement du projet et de demander de manière proactive aux parties prenantes si elles anticipent d’autres besoins non pris en compte dans le plan de projet. Même si le besoin supplémentaire (lire : dérive du périmètre) n’est pas identifié avec précision, au moins chacun y réfléchit et reste vigilant.
5. Prévoyez les périodes chargées
Bon, cela pourrait sembler être un conseil évident. Mais au lieu d’insister simplement sur la nécessité de planifier ces périodes intenses, intéressons-nous plutôt à la façon de s’y prendre concrètement. En gestion de projet, nous connaissons tous une variante de la citation « L’homme propose, Dieu dispose », mais il s’agit ici de maîtriser ce que l’on peut et de prévoir des plans B.
Si vous devez affecter des ressources à plusieurs projets (comme c’est le cas dans une agence digitale ou un environnement similaire), il est important d’étudier les ressources à court terme et à long terme.
En sachant que vous allez devoir faire face à une période très chargée, que ce soit de façon saisonnière (par exemple à l’approche du Black Friday) ou temporairement (lors du lancement concomitant de trois grands projets), vous pouvez commencer à anticiper dès maintenant. Cela peut se traduire par l’ajout de personnel, l’ajout de marges dans les plannings, ou le blocage de cette période pour empêcher toute nouvelle affectation.
Si une période chargée survient à court terme et que vous n’avez pas pu anticiper, pensez à la prévention de l’épuisement professionnel. Une surcharge des ressources conduit inévitablement au burnout, et il est essentiel de travailler avec votre équipe projet et la direction pour trouver des solutions préventives. Voici quelques méthodes pour aider les membres de l’équipe souffrant d’épuisement s’ils en font déjà l’expérience.
Si vous remarquez que certaines personnes épuisent leur quota d’heures sur un projet ou font beaucoup d’heures supplémentaires (approuvées) pour atteindre les jalons du projet ou tenir les délais, envisagez d’accorder du temps de récupération pour leur permettre de souffler.
6. Surveillez l’avancement des projets
En plus de faire le point avec vos ressources, veillez à garder un œil sur la progression de tous les projets en cours ainsi que sur les nouveaux projets potentiels dans le pipe.
Des retards à n’importe quelle étape peuvent entraîner de nouveaux goulots d’étranglement ou des équipes qui se retrouvent avec des creux dans leur emploi du temps. Ni l’un ni l’autre n’est idéal lorsqu’on tente de gérer plusieurs flux de travail susceptibles de se croiser.
Si vous constatez qu’un projet de votre portefeuille prend du retard par rapport au planning pour une raison quelconque, il est toujours judicieux d’anticiper et de chercher à comprendre comment cela pourrait impacter l’allocation des ressources globale en fonction de sa progression (ou stagnation).
Outils pour planifier les ressources
Voici quelques types de logiciels qui sont utiles pour la planification de la capacité de charge de travail :
- Logiciel de gestion des ressources : Il existe aujourd'hui de nombreuses excellentes options de logiciel de gestion des ressources sur le marché. Le choix approprié dépendra de la taille de votre équipe, du type de projets que vous gérez et de votre budget.
- Diagrammes de Gantt : Planifier les calendriers de projet avec une série de diagrammes de Gantt peut vous aider à comprendre où se situent vos périodes d'activité intense et à voir s'il reste du temps libre dans l'emploi du temps de quelqu'un que vous pouvez exploiter. Ils offrent un visuel clair et peuvent être colorés pour une référence facile.
- Microsoft Excel et Google Sheets : Si vous avez de petites équipes et des projets moins complexes, vous pouvez utiliser des tableurs pour gérer vos ressources. De plus, si votre logiciel de gestion de projet n'est pas optimal pour la gestion des ressources et que vous ne souhaitez pas ajouter un autre outil à votre écosystème technologique, un bon vieux fichier Excel peut vous fournir les informations nécessaires de manière relativement intuitive. Le principal inconvénient ici est qu'il peut être plus compliqué de présenter et de cartographier les dépendances, et il n'y a pas le même niveau de fonctionnalités pour indiquer automatiquement les problèmes qu'on trouve dans les logiciels conçus spécifiquement pour la gestion des ressources de projet.
Défis courants dans la planification des ressources pour plusieurs projets
Si vous avez déjà géré un projet, vous savez que la gestion des ressources n'est pas la tâche la plus simple. Et, lorsque vous ajoutez plusieurs projets et un plus grand vivier de ressources à la liste, gérer des projets aussi complexes peut devenir encore plus difficile.
Voyons quelques-uns des défis les plus courants de la planification des ressources pour plusieurs projets et quelques moyens de les surmonter.
S'assurer que les bonnes personnes sont disponibles pour les bons projets
Lorsque vous planifiez plusieurs projets, il peut être difficile de garantir que les bonnes personnes seront disponibles au bon moment et sur le bon projet.
Présentez l'ensemble des plannings de projets le plus tôt possible lors du développement de votre plan de dotation. L'objectif est de trouver un moyen de maintenir le taux d'utilisation de l'équipe aussi homogène et élevé que possible, sans surcharger un membre de l'équipe ni laisser quelqu'un inoccupé.
Lissage des ressources en cas de surcharge
Si vous vous rendez compte que vous avez plusieurs projets en cours et qu'il vous faut effectuer un lissage des ressources ou rééquilibrer la charge de travail en cours de route, il peut être particulièrement difficile de s'assurer que chaque projet dispose des ressources nécessaires si certaines personnes sont surchargées. Les techniques de lissage des ressources peuvent vous aider à régler ce problème.
Vous pouvez commencer par utiliser votre outil de planification des ressources pour équilibrer les plannings, puis repérer les écarts (c'est ce qu'on appelle une analyse des écarts de ressources). Si vous ne pouvez pas combler ces écarts avec la ressource idéale, cherchez la prochaine meilleure option. Cela pourrait inclure :
- Demander à la personne idéale de superviser un membre d'équipe plus junior ou moins expérimenté afin de réaliser le travail dans les mêmes délais
- Reporter certaines échéances ou ajuster le plan de projet quand c'est possible
- Faire appel à une aide temporaire pour alléger la pression sur votre équipe principale
Adopter de bonnes compétences décisionnelles et travailler en équipe
En tant que chef de projet, votre rôle est de défendre les besoins de votre équipe projet, mais il se peut qu'à un moment donné vous soyez amené à prendre la meilleure décision possible en raison de contraintes de temps, de budget ou de ressources.
L'un des aspects les plus difficiles est de faire confiance à votre instinct et de prendre la meilleure décision possible avec les informations dont vous disposez.
Si vous et votre équipe organisez régulièrement des rétrospectives, que ce soit à chaque sprint ou à la fin du projet, vous aurez l'occasion de réfléchir aux décisions prises et de discuter ensemble de la façon dont vous voudrez gérer des situations similaires à l'avenir.
Sachez que plus vous pratiquerez cet exercice, plus vous vous perfectionnerez.
Un autre défi fréquent concerne la collaboration en équipe. Même s'il arrive que vous ne soyez pas toujours d'accord avec tous les membres de l'équipe projet et la façon dont ils souhaitent aborder les choses, il est important que vous travailliez tous ensemble pour maximiser votre efficacité et mener les projets à bien.
Gérer les priorités conflictuelles
Un autre défi très courant lors de la planification des ressources pour plusieurs projets est la gestion des priorités conflictuelles. Les parties prenantes de chaque projet vont affirmer que leur projet est le plus prioritaire et doit être traité en premier.
Et même s’il y a un fond de vérité là-dedans (pour elles), votre rôle est d’avoir une vision d’ensemble et de prioriser les ressources et le travail en fonction de leur impact sur votre équipe et votre organisation.
Maintenant, c’est plus facile à dire qu’à faire. Quand le vice-président des opérations vous presse de faire passer son initiative en priorité, ce n’est jamais agréable. Vous devrez résister et (calmement) expliquer pourquoi son projet est un bonus appréciable alors qu'un autre est essentiel à la mission.
Gérer le stress pour le chef de projet et l’équipe projet
Gérer plusieurs projets et ressources peut être une grande source de stress. Même si gérer le stress en tant que chef de projet est déjà difficile en soi, ajouter davantage de projets et de ressources ne fait qu’augmenter la pression.
Trouver des moyens sains de gérer le stress, pour vous-même et votre équipe, est véritablement important. Si vous savez que vous allez entrer dans une période chargée et sous haute pression, pensez à prendre des pauses, programmer des balades, manger sainement, et même planifier quelques jours de congé pour recharger vos batteries.
Si cela paraît impossible, respirez un bon coup et tentez de trouver, avec votre équipe, des solutions pour y parvenir. Et rappelez-vous que le parfait est l’ennemi du bien, continuez donc à faire de votre mieux.
Si votre organisation dispose d’un bon responsable des ressources humaines, prenez contact avec lui pour savoir quelles ressources pourraient être disponibles pour vous et votre équipe. De plus, l’utilisation d’un outil de gestion des ressources humaines peut vous aider, vous et votre équipe, à mieux répartir et gérer les ressources humaines.
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