Comment garder un projet sur la bonne voie : 7 stratégies clés
Le suivi de projet est essentiel: Un suivi rigoureux de l’avancement aide les projets à rester dans le budget, à respecter les délais et à accomplir le périmètre, ce qui facilite également le reporting auprès des parties prenantes.
Les bons outils pour réussir: Choisissez un logiciel de gestion de projet adapté à vos besoins : il doit offrir un tableau de bord pour surveiller les indicateurs et identifier rapidement les problèmes ou difficultés.
Dire non à la dérive du périmètre: Définissez clairement le périmètre du projet et obtenez l’accord des parties prenantes en amont afin de prévenir la dérive du périmètre, obtenir un alignement sur les limites du projet et éviter l’échec du projet.
Fixer des objectifs SMART: Utilisez le modèle d’objectifs SMART pour établir des objectifs de projet mesurables et réalistes, et déterminer des indicateurs de succès clairs ainsi que des délais pour assurer la responsabilisation.
Sans une idée claire de la manière de garder votre projet sur les rails, vous pouvez rapidement vous retrouver avec un budget dépassé, du retard dans le calendrier et des livrables qui ne répondent pas au périmètre défini. Sans oublier qu’il sera difficile d’informer les parties prenantes de l’avancement du projet.
Comprendre comment assurer le suivi des projets est essentiel pour garantir des livrables réussis et livrés à temps. Voici mes meilleurs conseils en gestion de projet pour garder vos projets et votre équipe sur la voie du succès.
1. Utilisez les bons outils de gestion de projet
Il est assez difficile de suivre l’avancement d’un projet sans logiciel. Le bon logiciel de gestion de projet et les bonnes applis offriront des fonctionnalités pour :
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- Suivre la progression sur des tableaux de bord. Cherchez des outils de suivi de projet disposant de fonctionnalités de tableau de bord. Pouvoir créer des tableaux de bord personnalisés vous permet de visualiser d’un coup d’œil les indicateurs clés du projet et de mettre en place des contrôles projet efficaces, surveiller les KPIs, et identifier rapidement les éventuels écarts.
- Suivre le temps pour la facturation ou d'autres besoins
- Gérer la collaboration et la communication interne de l'équipe
- Créer des vues pour les parties prenantes afin qu’elles puissent suivre l’avancement par elles-mêmes (au lieu d’envoyer constamment des emails ou des demandes d’informations à vous ou à votre équipe projet)
Toutes ces tâches sont très difficiles à réaliser manuellement. Gardez à l’esprit qu’un outil de gestion de projet efficace est celui qui soutient votre méthodologie (par exemple, agile ou cascade).
Si vous travaillez principalement avec des tableaux Kanban, par exemple, Trello pourrait être une bonne solution. Les modèles de Monday, qui exploitent le concept de feuille de calcul, pourraient être plus appropriés pour votre cas d’usage. Si votre équipe utilise une structure de tickets, une solution comme Asana ou un autre système de gestion de tickets projet peut être le bon choix.
2. Clarifiez le périmètre du projet
Le débordement du périmètre (« scope creep ») est l’une des causes les plus fréquentes d’échec de projet. La prévention fait beaucoup ici, donc évitez le débordement de périmètre en :
- Définissant soigneusement le projet. Faites la liste de ce que le projet fera et ne fera pas, et tenez-vous-y.
- Communiquant sur le périmètre. Assurez-vous que toutes les personnes impliquées, y compris l’équipe projet, connaissent le périmètre défini et y adhèrent. Soyez transparent sur vos plans de projet et obtenez des accords écrits (par exemple, une réponse par email) autant que possible.
- Restant réaliste sur les résultats possibles. Évitez de trop promettre : s’engager sur des livrables irréalistes ne fera qu’amener l’échec pour vous et votre équipe.
- Utilisant une matrice RACI pour définir les parties prenantes. Limitez vos parties prenantes et collaborateurs à ceux qui sont responsables, décideurs, consultés ou informés.
3. Définissez des objectifs SMART pour le projet
Utilisez le modèle d’objectifs SMART pour fixer des objectifs de projet réellement atteignables par les livrables. Collaborez avec votre équipe, les experts en la matière et les parties prenantes pour évaluer ce qui est souhaité et ce qui est faisable.
Définissez des KPIs projet et des indicateurs précis afin de pouvoir mesurer le succès du projet et de savoir quand il est atteint.
4. Fixez des jalons réalistes
Fixez des échéances, des limites de temps et des dates butoirs réalistes pour votre projet. La date d’échéance principale de votre projet viendra sûrement d’une source externe – un porteur du projet côté direction ou un client, par exemple. Ils auront sans doute aussi leur mot à dire sur chaque jalon du projet.
Une fois que vous avez compris les besoins des parties prenantes externes, complétez les détails de votre plan projet avec des jalons internes. Selon la complexité du projet, vous devrez peut-être appliquer des tactiques de gestion des tâches et échéances qui se chevauchent (ce que l’on retrouve fréquemment dans la gestion de plusieurs projets).
Vous pouvez également utiliser des outils et ressources visuels tels que les diagrammes de Gantt pour cartographier les tâches requises pour votre projet. Cela vous aide à visualiser l'ensemble du calendrier du projet et à comprendre les dépendances : l'échec d'un projet peut parfois résulter d'une incompréhension sur le travail qui doit être effectué avant que d'autres puissent commencer.
En cartographiant et en anticipant les dépendances, vous pouvez mieux allouer les ressources du projet au bon moment pour chaque mission.
5. Organisez des points de suivi réguliers
Les réunions régulières sur l’état d’avancement du projet sont une étape clé dans le suivi de projet, et vous devriez également tirer parti de toutes les fonctionnalités de communication automatisée de votre logiciel de gestion de projet choisi.
Discutez de la fréquence des réunions et définissez les plannings de suivi dès le début du projet afin de maintenir la visibilité du projet.
Organiser une réunion de suivi majeure chaque semaine n’est pas toujours productif. Pour des projets simples, il peut ne pas y avoir beaucoup d’avancées d’une semaine sur l’autre. D’autres parties prenantes peuvent vouloir être rassurées de façon régulière que le projet avance bien. Pour eux, un rapide point téléphonique hebdomadaire peut sembler nécessaire.
6. Utilisez le suivi du temps
Utilisez un logiciel de suivi du temps pour suivre la charge de travail des membres de l’équipe et combien de temps est consacré à chaque livrable. Cela vous donne une visibilité sur la performance de votre équipe et la répartition du temps.
Cela vous aide également à suivre l’avancement du projet et à évaluer la vitesse à laquelle le budget est consommé comparativement à l’avancement du planning du projet. Grâce à ces données, vous pouvez identifier les inefficacités et ajuster les plans en conséquence.
Au-delà de la productivité, le suivi du temps joue un rôle crucial dans la gestion des risques via le suivi du temps, vous aidant à détecter des signaux d’alerte précoce comme des ressources surchargées ou une exécution inefficace des tâches pouvant impacter les délais, les budgets ou le succès global du projet.
Demandez aux membres de l’équipe projet de saisir leur temps dans le logiciel. Le suivi du temps améliore souvent automatiquement la gestion du temps, et il vous apporte les données dont vous avez besoin pour mieux planifier vos futurs projets.
7. Prévoyez les risques à l’avance
Au démarrage d’un projet, créez un registre des risques ou un journal RAID, et documentez tous les risques potentiels qui pourraient impacter votre projet s’ils survenaient. Avoir des réponses aux risques planifiées par avance peut sauver votre projet de l’échec et assurer sa réussite.
Un suivi approprié du projet vous permettra de reconnaître et de répondre rapidement lorsque ces risques se présenteront. Vous devez être capable de savoir quand votre projet est sérieusement menacé, puis de prendre les mesures décrites dans votre registre des risques pour minimiser ou éviter les impacts négatifs.
Les outils relevant de la catégorie des logiciels de gestion de projet visuelle peuvent être particulièrement utiles ici ; ils mettent en évidence les signaux d’alerte comme les délais dépassés, les tâches en retard ou les retards dans le calendrier à l’aide d’indices visuels et d’alertes colorées, vous permettant de réagir aux risques avant qu’ils ne s’aggravent.
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