Projektinhallinnan resurssirajoitteet: tyypit & niiden hallinta

Koska annosten välillä on 21 päivän aikaväli, arvioit saavasi projektin päätökseen 33 kalenteripäivässä.

Hienoa! Sait esihenkilöiltäsi hyväksynnän projektinhallintasuunnitelmallesi ja aikataulullesi.

Viisi päivää rokotusaikataulusi aloittamisen jälkeen olet kuitenkin selvästi jäljessä rokotustavoitteestasi, ja alat kysyä itseltäsi: mikä meni pieleen?

No, moni asia. Varaa 15 minuuttia jokaiselle henkilölle saapumisesta rokottamiseen, mutta todellisuudessa siihen kului 20 minuuttia. Et myöskään ottanut myöhästymisiä huomioon. Käytettävissäsi oli kolme sairaanhoitajaa, mutta tarvitsit vähintään yhden ylimääräisen varalla hallitsemaan poikkeustilanteita. Lisäksi tapahtumapaikkasi oli liian pieni!

Lyhyesti sanottuna unohdit tunnistaa projektirajoitteet ja suunnitella niiden varalle. Juuri nämä rajoitteet ovat syy siihen, että olet jäljessä aikataulusta.

Rajoitteiden teoria

Eliyahu Goldrattin kehittämän rajoitteiden teorian yhteydessä rajoitteet ovat järjestelmän heikkoja lenkkejä. Tämän viitekehyksen mukaan rajoitteita voidaan vahvistaa tai hyödyntää tuotoksen tai tuotannon parantamiseksi.

Rajoitteiden teoriassa, joka sai alkunsa valmistusteollisuudesta, rajoitteet aiheuttavat tuotantoa hidastavia pullonkauloja ja viime kädessä vaikuttavat siihen, kuinka nopeasti rahaa syntyy.

Havainnollistetaan tätä laatikoita valmistavalla tehtaalla: laatikoita valmistavan koneen minuutissa tuottamien laatikoiden määrä on selkeä rajoite. Jos kone pystyy valmistamaan vain 50 laatikkoa minuutissa, tehtaan tuotanto on rajoitettu 3 000 laatikkoon tunnissa ja 24 000 laatikkoon 8 tunnin työvuorossa.

Projektinhallinnassa rajoitteiden teoria tarjoaa viitekehyksen, jonka avulla rajoitteita voidaan tarkastella rajoittavina tekijöinä, joita voidaan käsitellä tai hallita järjestelmällisesti, jotta ne eivät enää muodosta estettä projektin onnistumiselle.

En väitä, etteivätkö projektit voisi onnistua projektinhallinnan rajoitteista huolimatta. Projektirajoite kuitenkin rajoittaa sinua ja vaihtoehtojasi.

Kun projektinhallinnan rajoitteet otetaan asianmukaisesti huomioon, ne eivät estä projektin onnistunutta lopputulosta.

Siksi hyvä projektipäällikkö ottaa projektinhallinnan rajoitteet aina huomioon projektinhallintasuunnitelmassaan ja sitä täydentävissä suunnitelmissa (esimerkiksi projektin laajuuden hallintasuunnitelmassa, resurssikalenterisuunnitelmassa, henkilöstöresurssisuunnitelmassa, resurssienhallintasuunnitelmassa ja niin edelleen).

Mitä projektinhallinnan resurssirajoitteet ovat?

Projektinhallinnan resurssirajoitteet ovat juuri sitä, miltä ne kuulostavat: rajoitteita, jotka rajoittavat projektin käytettävissä olevia resursseja.

Projektinhallinnan resurssit ovat panoksia, joita tarvitset projektin loppuun saattamiseen. Niihin kuuluvat muun muassa ihmiset, laitteet, aika ja raha.

Resurssirajoitteinen projekti on pikemminkin sääntö kuin poikkeus. Projekti on väliaikainen hanke, joten aika on rajallinen resurssi. Projektilla on budjetti, joten myös raha on rajallinen resurssi.

Projektiin osallistuu tietty henkilöstö ja joukko ihmisiä – eikä uusien ihmisten lisääminen käy kitkatta – joten myös ihmiset ovat rajallisia resursseja. Laitteistot, ohjelmistot ja muut välineet – kaikki nämä resurssit ovat niin ikään rajallisia.

Rajoitteiden tyypit (kolmoisrajoitteen teoria)

Kolmoisrajoitteen teoria on suosittu viitekehys projektin keskenään kilpailevien vaatimusten arviointiin.

Kolmoisrajoitemallin näkökulmasta aika, kustannukset ja laajuus muodostavat kolmion, joka määrittää projektin rajat. Siksi sitä kutsutaan nimellä projektinhallinnan kolmio tai rautakolmio.

• Aikarajoite: Projekteilla on määritetty aika tai aikataulu. Kuinka monta päivää, viikkoa, kuukautta tai vuotta projekti kestää? Projekteilla on oltava selkeä alku ja loppu. Aikataulussa valmistuminen on onnistuminen.

• Kustannusrajoite: Projekteilla on budjettirajoitteita. Kuinka paljon rahaa käytät projektiin? Projektibudjetti kattaa muun muassa palkat, palkkiot sekä raaka-aineiden, laitteiden ja ohjelmistojen kustannukset.
• Laajuusrajoite: Projekteilla on määritetty laajuus. Kuvaa projektin tuotokset. Esittele siihen liittyvät prosessit. Nämä ja muut tekijät muodostavat projektin työlaajuuden.

Kolmoisrajoitteen teorian mukaan aika, laajuus ja kustannukset liittyvät toisiinsa.

Yhden muuttaminen johtaa väistämättä vähintään yhden kahdesta muusta muuttamiseen. Muuta projektin laajuutta, niin sinun on muutettava joko aikataulua tai kustannuksia. Kuten projektipäälliköt sanovat: jos haluat hienon ja nopean lopputuloksen, käytä enemmän rahaa.

Tämä viitekehys korostaa priorisoinnin tarvetta. Projektipäälliköt voivat täyttää samanaikaisesti vain yhden tai kaksi rajoitetta, eivät koskaan kaikkia kolmea.

Jos haluat minimoida kustannukset (pienet kustannukset) ja saada projektin valmiiksi mahdollisimman nopeasti (lyhyt aika), hyväksy projektin tuotokseen liittyvät kompromissit (laajuus). Et voi saada samanaikaisesti suurta, nopeaa ja halpaa lopputulosta.

Esimerkki kolmoisrajoitteesta

Maalaan sinulle mielikuvan.

Kuvittele, että johdat kakunvalmistusprojektia. Tämän tilanteen projektirajoitteisiin kuuluvat:

• kuinka pian tarvitset kakun (aika tai projektiaikataulu),
• kuinka paljon voit käyttää rahaa sen valmistamiseen (kustannukset tai projektibudjetti), ja
• mikä sen maun, värin, korkeuden, muotoilun ja halkaisijan tulisi olla (projektin laajuus).

Jos sidosryhmä haluaa yksinkertaisen kaksikerroksisen suklaakakun, saat projektin valmiiksi noin neljässä tunnissa. Jos hän haluaa:

• viisikerroksisen,
• pohjaltaan kaksimetrisen,
• painovoimaa uhmaavan,
• suklaan ja vaniljan makuisen,
• geodikakun

Tarvitset enemmän ainesosia ja komponentteja (kustannusten kasvuun) ja aikaa kuluu viikko (ajan pidentyminen).

Jos sidosryhmä tarvitsee kakun 10 tunnissa (aikataulun tiivistäminen), sinun on palkattava lisää ihmisiä, ja heidän on työskenneltävä kymmenen tuntia yhtäjaksoisesti.

Sinun on myös hankittava tehokkuutta lisääviä välineitä (muun muassa useita uuneja, pikapakastin sekä vähintään pari teollisuusluokan vatkainta).

Edellä oleva esimerkki osoittaa, joskin hieman yksinkertaistaen, projektinhallinnan kiistattoman tosiasian. Projektin rajoitteet kilpailevat keskenään, ja ne rajoittavat projektin toteutusvaihtoehtoja.

Suoraan sanottuna tämä kakunvalmistusprojektin esimerkki osoittaa projektirajoitteiden keskinäisen riippuvuuden.

Yksinkertainen kakku tarkoittaa lyhyempää projektiaikataulua. Monimutkainen kakku vaatii enemmän aikaa. Monimutkainen kakku ja lyhyt valmistumisaika tarkoittavat korkeampia kustannuksia projektin nopeuttamisen (työntekijöiden ja välineiden lisääminen) tai projektin pikakiihdytyksen vuoksi (kakun tukirakenteet, koristeet, täyte ja kuorrute valmistetaan samalla, kun kakut paistuvat).

Käänteinenkin pitää paikkansa. Jos et voi muuttaa projektibudjettia, sinun on mukautettava kakun monimutkaisuutta ja projektiaikataulua.

Projektin resurssirajoitteiden hallinta tarkoittaa siksi projektin kompromissien tasapainottamista. Jostakin haluamastasi asiasta on luovuttava saadaksesi jotakin, jota haluat enemmän.

Niinpä halkaisijaltaan kaksimetrinen, painovoimaa uhmaava, viisikerroksinen suklaa- ja vaniljageodikakku, joka on valmis 10 tunnissa alkuperäisellä, niukalla budjetillasi, on uskomaton! Mutta se on myös mahdoton.

Esimerkki projektien rajoitteista: verkkokauppasovellukset 

Yrityksemme kehitti mobiilisovelluksen. Se ei ole mitään mullistavaa – yksinkertainen verkkokauppasovellus. Toisin kuin suuret verkkokauppa-alustat, se keskittyy hyperpaikallisesti ja tarjoaa verkkokauppa-alustan paikallisille kauppiaille: maanviljelijöille, ruokakaupoille, verkkomyyjille, liikkeille ja ravintoloille.

Sovelluksella on kaksi kilpailijaa: toinen paikallisesti kehitetty verkkokauppasovellus ja kansainvälinen verkkokauppa-alusta. Ensimmäinen tarjoaa kuluttajille pääsyn 150 kauppiaan valikoimaan, kun taas toinen tarjoaa pääsyn 450 kauppiaan valikoimaan.

Tavoitteenamme on ottaa suurempi alusta kiinni avaamalla sovelluksessamme vähintään 450 kauppiaan verkkokaupat mahdollisimman pian.

Olemme kevyt startup-yritys, joten meillä on vain yksi liiketoiminnan kehitysvastaava, Janjan. Hän esittelee palvelua päivittäin neljälle kauppiaalle ja tekee sopimuksen kolmen kanssa.

Kuukausi liiketoiminnan kehittämisen aloittamisen jälkeen sovelluksessamme oli kuitenkin avattuna surkeat 12 kauppaa.  Hänen toimintansa analyysi paljasti syyn.

Janjanin tehtävät

• Hän esittelee palvelua kohdekauppiaalle.
• Hän tekee kauppiaan kanssa sopimuksen.
• Hän auttaa kauppiasta valmistelemaan sovelluksen kauppiasprofiilin aineistot.
• Hän auttaa luetteloimaan tuotteet, jotka lisätään sovellukseen.
• Hän ottaa kuvia tuotteista.
• Hän näyttää kauppiaalle, miten sovellusta käytetään ja tuotteet ladataan tämän verkkokauppaan. Tai Janjan tekee sen itse.
• Hän opettaa kauppiaalle sovelluksen säännöt – miten hän saa arvioita, sijoittuu luokituksissa ja niin edelleen.
• Hän opettaa kauppiaalle, miten asiakastilauksia käsitellään: tilaukset hyväksytään, kuljettaja hankitaan toimitusta varten, maksut vastaanotetaan ja toimituksen tilaa seurataan.
• Kaupan avaamisen jälkeen Janjan ratkaisee myös ongelmia, kuten tilanteita, joissa kauppias ei hyväksy tilauksia hyväksyttävissä aikarajoissa, hänellä on vaikeuksia ladata tai päivittää tuotteitaan tai hän sulkee kauppansa ilman lupaa.

Janjan tekee liian monia tehtäviä. Hän työskentelee kapasiteettinsa puitteissa, mutta kauppiaiden mukaanotto oli liian hidasta.

Hänen työnkulkunsa tarkoittaa, että Janjan tapaa kauppiaan vähintään kolme kertaa. Lisäksi mukaanoton seurantatehtävät vievät kaiken hänen aikansa. Vaikka hänen konversioasteensa on 75 %, hän ei siten pysty ottamaan kauppiaita mukaan riittävän nopeasti.

Nykyisellä mukaanottovauhdilla joutuisimme odottamaan yli vuoden avataksemme 150 kauppaa ja yli kolme vuotta avataksemme 450 kauppaa. Ollaksemme kannattavia meidän on avattava 450 kauppaa mahdollisimman pian.

Mitä meidän siis pitäisi tehdä? Yhdistimme projektin nopeuttamisen ja tehtävien aikaistamisen. Tarkemmin sanottuna me:

• palkkasimme kaksi mukaanoton tukihenkilöä,
• jätimme Janjanin vastuulle hänen kriittisen tehtävänsä eli kauppiaille esittelemisen ja sopimusten tekemisen,
• jaoimme loput mukaanottotehtävät uusien työntekijöiden kesken
• lyhensimme mukaanoton tukitehtävien kestoa

Uudessa järjestelmässä Janjan piti edelleen vastuullaan kriittiset tehtävät eli kauppiaille esittelemisen ja sopimusten tekemisen. Hänen tasainen 75 prosentin onnistumisprosenttinsa auttaa meitä tekemään sopimuksia useampien kauppiaiden kanssa nopeammin. Jaoimme Janjanin sopimusten tekemisestä riippuvat mukaanoton tukitehtävät kahden uuden työntekijän kesken.

Yllä oleva kuva havainnollistaa aikataulun tiivistämistä – kauppiaan esittelystä myymälän avaamiseen – aikataulun nopeuttamisen ja projektin nopeuttamisen avulla. Voimme toistaa yllä olevan syklin päivästä toiseen.

Kun Janjan siis esittelee palvelun kolmelle kauppiaalle ja solmii heidän kanssaan sopimukset 19. päivänä, hän luovuttaa kauppiaat kahdelle perehdytyksen tukihenkilölle. 20. päivänä Janjan esittelee palvelun uusille kauppiaille ja solmii heidän kanssaan sopimukset. Ja hän tekee samoin seuraavina päivinä.

Perehdytyshenkilöstö käsittelee kolme kauppiasta päivässä. Kolmen ensimmäisen kauppiaan kanssa uuden työnkulun mukaisesti tehtyjen sopimusten jälkeen kolmen päivän kuluessa, 22. päivänä, sovelluksessamme avataan kolme uutta myymälää. Tämän jälkeen avaamme päivittäin kolme uutta kauppaa.

Yhteenvetona voidaan todeta, että viidessä päivässä (19.–23. päivän välisenä aikana) Janjan solmii sopimukset 15 kauppiaan kanssa. Kahdeksan työpäivän kuluessa (22.–28. päivän välisenä aikana) kaikki 15 myymälää on avattu sovelluksessa.

Yhdistetty aikataulun nopeuttamisen ja projektin nopeuttamisen lähestymistapamme tuo meille 78 uutta rekisteröitymistä yhdessä kuukaudessa (26 työpäivässä). Saamme paikallisen sovelluskilpailijamme kiinni alle kahdessa kuukaudessa ja kansainvälisen sovelluskilpailijamme noin kuudessa kuukaudessa.

Perehdytysastetta voitaisiin kasvattaa entisestään palkkaamalla toinen Janjanin kaltainen liiketoiminnan kehitysasiantuntija. Jokaista palkattua liiketoiminnan kehitysasiantuntijaa kohden palkkaisimme kaksi uutta perehdytyksen tukihenkilöä.

Ulkopuolinen palveluntarjoaja NCG saattaa myös joutua palkkaamaan lisää henkilöstöä markkinointimateriaalien luomiseen ja myymälöidemme markkinointiin alustallaan.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Miten resurssirajoitteet eroavat oletuksista ja riskeistä?

Resurssirajoitteet, oletukset ja riskit vaikuttavat kaikki projektin onnistumiseen tai epäonnistumiseen. Mutta miten erotat ne toisistaan?

Resurssirajoitteet

Resurssit ovat projektin panokset ja työkalut, joita tarvitset projektin toteuttamiseen. Niihin kuuluvat muun muassa henkilöstöresurssit, taloudelliset resurssit ja aineelliset resurssit.

Resurssirajoitteet ovat tekijöitä, jotka rajoittavat näiden resurssien saatavuutta. Esimerkiksi ohjelmistokehitysprojektissa palkkalistoilla olevien insinöörien määrä on resurssirajoite. Myös työnkulun automatisointityökalujen ja tehokkaiden tietokoneiden saatavuus on resurssirajoite.

Resurssirajoitteet ovat todellisen maailman rajoittavia tekijöitä. Tiedät, kuinka monta henkilöä projektiryhmässäsi on, millaista osaamista ryhmälläsi on, mitä työkaluja ja ohjelmistoja voit käyttää, mitä materiaaleja sinulla on valmiina käytettävissäsi ja kuinka paljon rahaa voit käyttää.

Resurssirajoitteet vaikuttavat siihen, miten suunnittelet projektin aikatauluverkostokaavioon tehtävät, tehtävien kestot ja projektiriippuvuudet. Jos esimerkiksi yksi DevOps-insinööri vastaa kahdesta samanaikaisesta tehtävästä, kyseessä on resurssirajoite.

Entä mitä tapahtuu, jos olet urakoitsija, joka vastaa useiden rakennusprojektien samanaikaisesta toteuttamisesta?

Sinulla on todennäköisesti käytettävissäsi rajallinen määrä kaivinkoneita, tela-alustaisia kaivureita, paaluporakoneita, tiehöyliä ja kuormaajia. Myös insinöörien, työmaapäälliköiden, työnjohtajien ja maanmittaajien määrä on todennäköisesti rajallinen.

Vaikka voit vuokrata lisää laitteita ja palkata lisää henkilöitä, et voi tehdä sitä ilman, että ylität budjettirajoitteesi.

Tässä tapauksessa resurssien kohdentamista ja projektien aikatauluttamista vaikeuttaa entisestään tarve kohdentaa rajoitettuja resursseja useiden projektien kesken tavalla, joka minimoi projektien keskimääräiset viivästykset eikä kasvata budjettia kohtuuttomasti.

Moniprojektiympäristössä resurssirajoitteet vaikuttavat resurssien kohdentamisen lisäksi myös projektien valintaa koskeviin päätöksiin. Urakoitsijan on päätettävä, ottaako hän vastaan uuden projektin, kun useita muita projekteja on jo käynnissä.

Oletukset

Oletukset ovat asioita, joiden päättelet olevan totta. Ne ovat itsestäänselvyyksinä pitämiäsi totuuksia, jotka perustuvat kokemukseesi tai konsulttien, sidosryhmien tai ryhmän jäsenten antamiin tietoihin.

Oletukset ovat testaamattomia, ja niiden oletetaan olevan totta. Näiden oletusten perusteella luodaan muun muassa odotukset projektin virstanpylväistä, tuotoksista ja kustannuksista.

Toisin sanoen projektipäälliköt sisällyttävät oletuksia projektinhallintasuunnitelmiin testaamatta ensin, ovatko ne totta. Oletukset voivat hyvinkin olla virheellisiä, ja silloin projektit voivat viivästyä ja kustannukset kasvaa.

Oletetaan esimerkiksi, että sinun täytyi rakentaa kaksikerroksinen, viisihuoneinen talo. Projektinhallintasuunnitelmasi mukaan saisit projektin valmiiksi kahdessa kuukaudessa. Lopulta tarvitsit kuitenkin kolme kuukautta.

Tarkastellessasi aikataulunhallintasuunnitelmaasi huomaisit, että olit tehnyt etukäteen seuraavat oletukset:

• että sinulla olisi kaikki tarvitsemasi henkilöresurssit (insinöörit ja ammattitaitoinen työvoima),
• että työvoimakustannukset eivät kasvaisi,
• että käytössäsi olevat laitteet eivät koskaan menisi rikki ja
• että sää olisi koko ajan hyvä.

Laitteet kuitenkin menivät rikki, ja tarvitsit korvaavat laitteet. Siihen kului viikko. Lisäksi alueelle iski taifuuni, joka viivästytti työtä entisestään.

En väitä, ettet voisi tai saisi tehdä oletuksia. Olisi epäkäytännöllistä odottaa kaiken tietämistä ennen projektin aloittamista. Kokeneilla projektipäälliköillä on sitä paitsi riittävästi tietoa pätevien oletusten tekemiseen.

Sinun on kuitenkin tunnistettava ja kirjattava kaikki tehdyt oletukset, jotta voit lieventää mahdollisia vaikutuksia, jos oletuksesi osoittautuvat vääriksi.

Riskit

Jos resurssirajoitteet (joista voi tulla resurssiriskejä) ovat todellisia ja oletukset ovat asioita, joiden uskot olevan totta, riskit ovat asioita, joiden toteutumisesta et ole varma, mutta jotka vaikuttavat projektiisi, jos ne toteutuvat.

Riskeillä voi olla joko positiivinen tai negatiivinen vaikutus. Mahdollisuudet vaikuttavat projekteihin myönteisesti, kun taas uhat vaikuttavat kielteisesti.

Oletetaan, että sinulla on käynnissä rakennusprojekti ja rakennusmääräysten muutos on parhaillaan käsiteltävänä. Jos se hyväksytään, voit vähentää pysäköintialueen rakentamisen kustannuksia. Se on mahdollisuus.

Mutta entä jos lakiehdotus, jolla korotetaan minimipalkkaa, odottaa hyväksyntää? Jos se hyväksytään, työvoimakustannuksesi kasvavat. Se on uhka.

Suunnittelet riskien varalle, mutta et voi olla varma, että ne toteutuvat. Projektisuunnittelussa otetaan riskit huomioon (käyttämällä riskienhallintasuunnitelmaa), jotta niiden toteutuessa käytössäsi on riskien lieventämiseen tarkoitettuja toimenpiteitä, joilla niiden vaikutukset voidaan minimoida tai maksimoida.

Miksi mahdolliset resurssirajoitteet on tärkeää ennakoida? 

Benjamin Franklin sanoi sen osuvasti: ”Kun et valmistaudu, valmistaudut epäonnistumaan.”

Projektinhallinnassa epäonnistuminen tarkoittaa yleensä muun muassa projektin määräajan ylittämistä, projektibudjetin ylittämistä, projektin laajuuden alittamista, tuotoksen laadun jäämistä odotettua heikommaksi ja huonon asiakaskokemuksen tarjoamista.

Epäonnistut todennäköisesti, jos et ota mahdollisia resurssirajoitteita huomioon – tämä on syy siihen, miksi resurssienhallinta on niin tärkeää. Projektipäälliköt ovat samaa mieltä. PMI:n Pulse of the Profession 2017 -raportin mukaan kyselyyn osallistuneet organisaatiot pitävät viimeaikaisten epäonnistumisten ensisijaisina syinä seuraavia tekijöitä:

Resurssirajoitteet, joita et ota huomioon, vaikeuttavat resurssienhallintaprosessiasi. Suunnitteluvaiheessa et pysty asettamaan selkeitä odotuksia. Tämän seurauksena sidosryhmät voivat turhautua.

Resurssien tehokas ja vaikuttava kohdentaminen ja käyttö on vaikeaa. Et pysty laatimaan kiertämissuunnitelmia rajoitteille, joiden olemassaolosta tai mahdollisesta toteutumisesta et edes tiennyt.

Muutamia strategioita resurssirajoitteiden hallintaan projekteissasi

Työn ositusrakenne on hyvä lähestymistapa. Pohjimmiltaan se on laajuudenhallintatyökalu. Se luo hyvän perustan kriittisen polun menetelmän soveltamiselle projektinhallinnassa. Voit käyttää sitä myös resurssien kohdentamisen ja hyödyntämisen perustana.

Kun olet tunnistanut kaikki projektiisi kuuluvat yksittäiset tehtävät, voit määrittää kunkin toiminnon tai vaiheen tarvitsemat henkilöresurssit ja muut resurssit. Saat selkeän kuvan resurssitarpeistasi ja voit siten hankkia, kohdentaa ja hallita niitä tehokkaasti.

Kuinka kohdentaa projektin resursseja kilpailevien tarpeiden vallitessa

Keskenään kilpailevat resurssitarpeet ovat organisaatiotasolla tavallisia.

Jos rakennusyrityksellä on useita aikatauluiltaan päällekkäisiä projekteja, henkilöstöön ja kalustoon kohdistuu kilpailevia tarpeita. Jos sovelluskehitysyritys hallinnoi useita projekteja samanaikaisesti, kehittäjistä ja tukirooleissa työskentelevistä syntyy kilpailua.

Kuinka projektin resursseja siis tulisi kohdentaa kilpailevien tarpeiden vallitessa?

1. Hyödynnä automaatiotyökalua

Projektin resurssien kohdentaminen kilpailevien tarpeiden vallitessa on monimutkainen tehtävä. Projektien aikataulutusohjelmiston hyödyntäminen voi yksinkertaistaa tätä prosessia ja mahdollistaa tehokkaamman resurssienhallinnan. Näin voit kohdentaa ja hallita resurssejasi tehokkaasti.

2. Aseta tärkeysjärjestykseen

Projektipäälliköt ovat lyhytnäköisiä ja näkevät vain oman projektinsa tarpeet. Tarvitaan laajempaa ja pidemmän aikavälin näkökulmaa.

Organisaatiotasolla aseta projektit tärkeysjärjestykseen ja kohdenta resurssit sen mukaisesti. Resurssipäälliköt voivat joutua asettamaan suuren liiketoiminta-arvon ohjelmaan kuuluvan projektin etusijalle verrattuna itsenäiseen projektiin, jonka vaikutus tulokseen on vähäisempi.

Vastaavasti kun projektipäälliköt kohtaavat kilpailevia resurssitarpeita projektitasolla, heidän on alistettava resurssien kohdentamista koskevat päätöksensä projektin perustamiskirjassa määritetyille prioriteeteille, olivatpa ne sitten oikea-aikainen valmistuminen, laatustandardit, budjetti tai jokin muu.

Jos ensisijaisena tavoitteena on esimerkiksi oikea-aikainen valmistuminen, projektipäällikön on asetettava resurssien kohdentaminen kriittisen polun tehtäviin etusijalle.

3. Tee päätökset ajoissa

Organisaation johtajien tulee tehdä päättäväisiä päätöksiä resurssien kohdentamisesta projektien välillä, ja projektipäälliköiden tulee toimia yhtä määrätietoisesti kohdentaessaan resursseja projektin tehtäviin. Molempien on tehtävä päätökset riittävän ajoissa ongelmien ehkäisemiseksi.

Perusteellinen projektisuunnittelu on siksi olennaista. Hyvä projektisuunnitelma kertoo projektipäällikölle, mitä resursseja hän tarvitsee ja milloin. Hän voi tämän jälkeen tarkastella aiempia resurssitarpeita ja käytettävissä olevia resursseja resurssiennusteen laatimiseksi.

Tämän resurssiennusteen perusteella hän voi palkata lisää työntekijöitä tai hankkia kalustoa, jotta käytettävissä olevia resursseja ei kohdenneta liikaa.

Yksinkertaista projektisuunnittelua projektisuunnittelutyökalulla.

4. Laadi vakiotoimintamenettelyt resurssien kilpailevien tarpeiden hallintaan

Etenkin organisaatiotasolla johtaja ei voi sitoa resursseja projektiin sattumanvaraisesti. Resurssipyyntöjen käsittelyä varten on oltava käytössä järjestelmä.

Tällaisessa järjestelmässä on oltava selkeät ja vakiintuneet standardit seuraavista asioista:

• projektien priorisointi (samoin kuin tehtävien priorisointi),
• se, mikä katsotaan resurssien ali- ja ylikohdentamiseksi,
• se, mikä katsotaan resurssien ali- ja ylikäytöksi, sekä
• lisäresurssien hankinnan kynnysarvot ja käynnistävät tekijät sekä muut vastaavat asiat.

5. Resurssien optimointi

Resurssien optimointi on keskeinen osa rajallisten resurssien hallintaa: resurssien kysyntä sovitetaan mahdollisimman tarkasti yhteen resurssien saatavuuden kanssa.

Resurssien optimointiin on kaksi pääasiallista tekniikkaa: resurssien tasaaminen ja resurssien tasoittaminen.

Resurssien tasaaminen on prosessi, jossa resurssien kysyntä pidetään melko tasaisena säätämällä tehtävien aloitus- ja päättymispäiviä. Resurssien tasaaminen voi muuttaa kriittistä polkua resurssien aikataulutukseen liittyvän ongelman ratkaisemiseksi, toisin kuin resurssien tasoittaminen, joka ei muuta aikajanaa.

Yllä olevassa esimerkissä sekä Reese että Diana ovat ylikuormitettuja. Heidän on työskenneltävä samalle päivälle ajoitetuissa tehtävissä – kyseessä on selkeä projektin aikataulutusongelma. Suorittaakseen molemmat tehtävät kyseisenä päivänä Reesen pitäisi työskennellä 12 tuntia, kun taas Dianan pitäisi työskennellä 16 tuntia.

Koska Diana ja Reese voivat työskennellä kumpikin vain kahdeksan tuntia (eli heidän resurssikapasiteettinsa verran), resurssien tasaamista sovelletaan säätämällä aikataulua niin, että Reese ja Diana työskentelevät ensimmäisenä päivänä vain tehtävän 1 parissa. Toisena päivänä he työskentelevät tehtävän 2 parissa, ja Diana työskentelee tehtävän 3 parissa kolmantena päivänä. Projekti päättyy yhden päivän suunniteltua myöhemmin.

Kun käytät siis resurssien tasaamisen strategiaa, resurssien saatavuus tai kapasiteetti asetetaan aikataulun edelle.

Resurssien tasoittaminen minimoi resurssien huiput ja notkahdukset muuttamatta kriittistä polkua tai viivästyttämättä projektin valmistumista. Resurssien tasoittaminen on resurssien optimointitekniikka aikarajoitteisille projekteille.

Havainnollistetaan tätä olettamalla, että Reese, Diana ja George ovat resursseja projektissa, joka päättyy viiden päivän kuluttua. Projektissa on kolme tehtävää. Tehtävä 2 seuraa tehtävää 1, kun taas tehtävä 3 seuraa tehtävää 2. Tehtävä 3 alkaa viidentenä päivänä, koska tarvittavat laitteet ovat saatavilla vain kyseisenä päivänä.

Resurssien tasoittamisen jälkeen Reese suorittaa tehtävän 1 kahdessa päivässä ja tehtävän 2 vielä kahdessa päivässä. Myös Georgen työ jakautuu hieman tasaisemmin, kun hän suorittaa tehtävään 2 liittyvät tehtävänsä kahden päivän aikana. Dianan tehtävään 2 liittyvä työkin jakautuu kahdelle päivälle.

Näin maksimoit resurssien käyttöasteen

Kuinka tehokkaasti käytät resurssejasi? Niiden käyttöaste kertoo sen. Resurssien käyttöaste on laskutettaviin tehtäviin käytettyjen käytettävissä olevien tuntien prosenttiosuus. Laskutettavat tehtävät tuottavat suoraan rahaa, luovat liiketoiminta-arvoa tai vaikuttavat suoraan projektin tavoitteisiin.

Havainnollistetaan tätä sovelluksen kehittäjällä, joka työskentelee laskutettavien tehtävien parissa kirjoittaessaan koodia. Tilanne on päinvastainen, kun hän vastaa sähköposteihin tai pitää henkilökohtaisia taukoja.

Resurssien käyttöasteen maksimointi tarkoittaa, että saat resursseistasi mahdollisimman paljon tuottavuutta tai arvoa kuormittamatta niitä liikaa.

Lisätietoja resurssien käyttöasteen mittareista täällä.

Laske resurssiesi käyttöaste

Ensimmäinen askel resurssien käyttöasteen maksimoimisessa on laskea, kuinka monta tuntia resurssisi käyttävät työhön, joka tuottaa sinulle rahaa tai hyötyjä (eli tuottavaan työhön). Vastaavasti voit laskea, kuinka paljon aikaa he menettävät rutiininomaisiin hallinnollisiin tehtäviin, henkilökohtaisiin taukoihin ja muihin toimintoihin.

Jaa nyt resurssin tietyn ajanjakson aikana tuottavaan työhön käyttämien tuntien määrä käytettävissä olevalla resurssikapasiteetilla ja kerro tulos sitten luvulla 100.

Voit mitata resurssien käyttöastetta vuosittain, kuukausittain, viikoittain tai päivittäin.

Esimerkiksi liiketoiminnan kehitysvastaavamme Janjan työskentelee 40 tuntia viikossa eli kahdeksan tuntia päivässä. Joka päivä hän käyttää kuusi tuntia rahaa tuottavaan ja kriittiseen tehtävään: asiakkaiden esittelyyn ja sopimusten tekemiseen heidän kanssaan.

Jäljelle jäävän ajan hän käyttää sähköposteihin, tiimikokouksiin, raportteihin, muihin hallinnollisiin tehtäviin ja henkilökohtaisiin taukoihin. Janjan päivittäinen resurssien käyttöaste on näin ollen 75 %.

Ihanteellinen resurssien käyttöaste

Ihanteellinen resurssien käyttöaste on 80 %. Sen ylittävä käyttöaste tarkoittaa ylikäyttöä. Tällöin vaarana ovat työuupumus, motivaation heikkeneminen, sitoutumisen puute ja lopulta projektien viivästymiset sekä kalliit korjaavat toimenpiteet.

Merkittävästi pienempi luku (esimerkiksi alle 70 %) tarkoittaa alikäyttöä. Et hyödynnä resurssejasi parhaalla mahdollisella tavalla, joten et saa niistä niin paljon arvoa kuin pitäisi. Alikäytetyt resurssit ovat myös vaarassa menettää motivaationsa ja sitoutumisensa.

Mitä voit tehdä pitääksesi resurssien käyttöasteen noin 70–80 prosentissa?

1. Seuraa toimintoja

Kokoaikaiselle työntekijälle maksetaan 40 tunnista viikossa eli 2 080 tunnista vuodessa. Työntekijä ei kuitenkaan käytä kaikkea aikaansa tuloja tai liiketoiminnalle arvoa tuottaviin tehtäviin.

Vähennä kokonaiskäytettävissä olevasta ajasta poissaolot, henkilökohtaiset tauot ja hallinnolliset tehtävät, jotta saat selville tuottavien työtuntien määrän.

Tilanne voi olla hieman erilainen, jos työskentelet itsenäisten toimeksisaajien kanssa, joille maksetaan heidän tuotoksensa perusteella. Jos tiimissäsi on henkilöitä, joiden kohdalla et ole varma, ovatko he vakituisia työntekijöitä vai freelancereita, testit, kuten ABC-testi (jos olet Kaliforniassa), voivat auttaa.

Mitä he tekevät työssään? Mihin he käyttävät aikansa? Voit käyttää tähän tarkoitukseen ajanseurantaohjelmistoa tai projektinseurantaohjelmistoa, jossa on integroidut ajanseurantatoiminnot.

2. Kohdista resurssit ihanteellisen resurssien käyttöasteen mukaisesti

Alikäytetyt resurssit on kohdistettava useampiin tuloja tuottaviin tehtäviin, jotta käyttöasteen vajaus saadaan täytettyä. Vastaavasti ylikäytettyjen resurssien kuormitusta on tasattava työuupumuksen ehkäisemiseksi.

3. Suojaa projektin laajuutta

Kun projektin laajuus kasvaa alun perin ennakoitua suuremmaksi, resurssisi kuormittuvat ja niitä käytetään liikaa. Vältä projektin laajuuden hallitsematonta kasvua aloittamalla selkeästä projektin laajuusmäärittelystä ja suunnitelmasta.

4. Resurssien ennakointi

Ennakoi tuleva resurssien tarve ja laske resurssikapasiteetti, jotta tilanteita, joissa resursseja joudutaan käyttämään liian vähän tai kuormittamaan liikaa, syntyy harvemmin. Nämä kapasiteettisuunnitteluraportit auttavat.

5. Resurssien kokonaisvaltainen tarkastelu

Resurssienhallinnasta vastaavalla tulisi olla kokonaisvaltainen näkemys resurssikapasiteetista ja käyttöasteesta. Pidä käyttöasteet ihanteellisella tasolla ja maksimoi niiden vastaava liiketoiminta-arvo.

Osoittamalla resurssin korkeamman arvon projektiin voit saada siitä enemmän liiketoiminta-arvoa kuin jättämällä sen tehottomasti matalamman arvon projektiin.

Työkalut rajoitteiden hallintaan

Voit käyttää päättelykykyäsi ja kirjoittaa suunnitelman käsin kynällä ja paperilla. Laske resurssitarpeet ja kapasiteetit sekä piirrä verkkokaaviot ja Gantt-kaaviot myös käsin. Käytä MS Exceliä tai Google Sheetsiä apuna laskelmissa.

Parempi tapa on kuitenkin käyttää mitä tahansa monista saatavilla olevista projektinhallintatyökaluista. Erityisessä projektinhallintaohjelmistossa on kaikki tarvittavat ominaisuudet projektien hallintaan ja projektien rajoitteiden kiertämiseen. Esimerkiksi digitaalisen markkinoinnin projektinhallintaohjelmisto keskittyy enemmän ominaisuuksiin, jotka mahdollistavat etäyhteistyön ja hyväksynnät sekä tietyt markkinoinnin resursseille ominaiset työnkulut, kuten freelancereiden ja muiden ulkoisten sidosryhmien osallistamisen.

Hyvä resurssienhallintaohjelmisto antaa kattavan näkymän yrityksesi resurssikapasiteettiin, resurssien jakamiseen ja käyttöasteeseen. Mitä resursseja yritykselläsi on ja miten niitä hyödynnetään? Resurssienhallintaohjelmisto antaa sinulle vastauksen.

Parhaat resurssisuunnittelutyökalut mahdollistavat tehokkaat resurssienjakomenetelmät ja -päätökset. Täytä resurssipyynnöt nopeasti tai hylkää ne. Nopeuta resurssien uudelleenjakamista käyttöasteen maksimoimiseksi. Tee tietoon perustuvia rekrytointipäätöksiä nykyisten ja ennustettujen resurssitarpeiden perusteella.

Edistyneissä projektinhallintaohjelmistoissa ja -työkaluissa on toimintoja, jotka ulottuvat resurssien aikataulutusta ja hallintaa pidemmälle. Käytä niitä arviointiin, projektisuunnitteluun ja jopa budjetinhallintaan.

Tutustu luetteloomme parhaista resurssien aikataulutusohjelmistoista täällä.