¡Felices fiestas para todos! (con Mackenzie Dysart de Reason One)

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Ben Aston:

Bienvenidos al Podcast DPM, donde vamos más allá de la teoría para ofrecer consejos expertos sobre gestión de proyectos digitales. Gracias por sintonizarnos. Soy Ben Aston, fundador de The Digital Project Manager.

Ahora bien, muchos de nosotros, los PM, tememos salir de vacaciones porque creemos que nuestros proyectos terminarán tan lejos como nuestras vacaciones. Pero tomar vacaciones es algo bueno, ¿no? Bueno, lo es si has podido entregar correctamente tus proyectos. Si no has logrado hacer una entrega de proyecto adecuada, probablemente regreses a un compañero de equipo muy enfadado que ha estado a cargo de tus proyectos y a un proyecto retrasado casi tanto como el tiempo que estuviste fuera.

¿Cómo podemos tomar vacaciones sin estresarnos ni estresar a nuestro equipo en el proceso? Todo se descubrirá en el podcast de hoy, donde hablamos de unas fiestas felices para todos.

Hoy estoy hablando con Mackenzie Dysart, Senior PM en ecentricarts. Es PMP, CSM, Gestora de Proyectos Certificada, y, curiosamente, ella eligió ser PM como camino profesional, así que hablaremos de eso en un momento. Ha trabajado en todo tipo de proyectos… digitales, impresos, apps. También tiene experiencia del lado del cliente y de la agencia. Así que estamos deseando hablar con Mackenzie. Hola, Mackenzie.

Mackenzie Dysart:

Hola.

Ben Aston:

Gracias por venir hoy al programa. Conocí a Mackenzie en la Cumbre DPM, en septiembre pasado, y pensé que era una persona muy inteligente con muchas cosas interesantes que decir. Le pedí que escribiera un artículo para nosotros. De hecho, Mackenzie es muy activa en Twitter. Una de las cosas que noté que Mackenzie escribió en Twitter durante la Cumbre DPM fue que se retaba a sí misma a tener más rutinas de ejercicio. Pensé que sería bueno tener un poco de responsabilidad pública en directo. ¿Has estado cumpliendo con tus rutinas de ejercicio, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

No. Pero en realidad me he apuntado a algunos deportes, lo cual me hace sentir más responsable, porque hay un equipo que depende de mí. Así que ahora juego voley y fútbol semanalmente. Al menos con eso salgo, hago algo y es físico. Me agoto-

Ben Aston:

Eso cuenta.

Mackenzie Dysart:

... responsable, ¿verdad?

Ben Aston:

Sí. Eso es una rutina regular de ejercicio. Eso cuenta.

Mackenzie Dysart:

Funciona de cierta manera.

Ben Aston:

Sí, claro. Me intriga mucho, porque... mencionas que elegiste ser PM como carrera. Algo que nunca había escuchado a nadie decir. Creo que eres la primera persona que conozco que realmente lo ha hecho-

Mackenzie Dysart:

Lo sé, no pensé que fuera tan raro. Creía que era bastante normal.

Ben Aston:

¿Cómo alguien elige ser PM? ¿Cómo ocurrió eso?

Mackenzie Dysart:

Terminé la universidad y no tenía ni idea de lo que quería hacer. Tenía una licenciatura en comercio internacional y me mudé a Toronto. Tampoco sabía qué quería hacer. Terminé consiguiendo un trabajo como reclutadora técnica y era muy mala en eso. Realmente mala. Las personas con las que trabajaba eran muy amables, pero simplemente no era buena en ese trabajo.

Ben Aston:

Leí tus evaluaciones. Dijeron cosas buenas sobre ti, así que no te preocupes.

Mackenzie Dysart:

¡Sí! Todo positivo.

Ben Aston:

¿Por qué eras tan mala? ¿Qué era lo complicado?

Mackenzie Dysart:

Me costaba el hecho de que no había nada tangible al final del día. Llegaba a las 8:00, me iba a las 5:00. Intentaba encontrar personas para distintos roles y... Había un factor de suerte en ese trabajo, y no soy una persona con suerte. Pero además, trabajaba duro y a veces no tenía nada que mostrar al final del día. Mis candidatos no eran seleccionados, por la razón que fuera, y no había nada tangible que demostrar de mi trabajo.

Pero una de las cosas que hacía era reclutar para roles de gestión de proyectos. Hablaba con estas personas, averiguando qué hacían y qué disfrutaban de su trabajo. Empecé a darme cuenta de que eso era lo que realmente me gustaría y sería capaz de hacer bien. Lo abarca todo lo que me hace feliz y te da un resultado tangible al final del día.

Dejé la empresa de reclutamiento donde estaba, volví a estudiar en Sheridan College e hice un certificado de posgrado en gestión de proyectos. Eso me dio un curso intensivo de ocho meses sobre todo lo relacionado con la gestión de proyectos: alcance, gestión, tiempo, todo eso. Toda la técnica y teoría detrás. Eso me dio todo el contenido necesario para preparar el PMP. Luego entré a una agencia llamada Mosaic Sales Solutions, donde conseguí mi primer trabajo como coordinadora de proyectos, y nunca miré atrás.

Creo que es uno de los trabajos más gratificantes. Trabajo con personas muy inteligentes, les ayudo a tener éxito y puedo mostrar algo por todo el esfuerzo que pongo al final del día.

Ben Aston:

Sí. Eso es genial. Me da curiosidad, así que estudiaste las habilidades duras... ¿El curso incluía las habilidades duras y blandas skills de la gestión de proyectos?

Mackenzie Dysart:

Sí, de hecho, sí. Eso fue una de las mejores partes. Estaban las habilidades técnicas (cómo gestionar el alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, etc.), pero también había cursos de creatividad courses y de liderazgo e innovación. Es ahí donde aprendí a liderar una reunión creativa y a sentirme cómoda hablando delante de las personas.

Eso me ayudó mucho... junto con otras presentaciones... a ganar confianza hablando en público y aprendiendo a leer al grupo y trabajar con distintas personalidades. También hicieron un trabajo enfocado en las habilidades blandas, que te ayudaban a tener éxito, lo cual fue uno de los mejores aspectos de ese programa, porque pude hacerlo a tiempo completo durante ocho meses.

Ben Aston:

Genial. También tenía curiosidad... No hay muchas personas, en el momento de su carrera en el que te encuentras, que han trabajado tanto del lado del cliente como del lado de la agencia. Obviamente, ahora trabajas en agencia, así que necesitas ser cuidadosa con lo que digas. ¿Cuál crees que es la diferencia, como PM digital? ¿Por qué terminaste en agencia y no del lado cliente?

Mackenzie Dysart:

Creo que hay muchas similitudes que la gente no siempre ve, y después las diferencias. Algo de trabajar del lado del cliente es que igual sientes que te tratan como agencia. Al menos, donde yo estaba. Seguíamos siendo el centro de servicio para digital, así que eran las distintas líneas de negocio dentro de la empresa que nos buscaban para pedirnos cosas. Teníamos que actuar casi como una agencia interna.

Pero existe la monotonía de trabajar siempre en la misma marca. Eso fue una de las cosas que me llevó de vuelta a agencia: tener distintos proyectos, clientes, necesidades y requisitos. Sé que para algunos es un poco caótico, pero disfruto del ritmo cambiante y mantener mi mente activa.

Creo que la mejor manera de describir la gestión de proyectos en términos generales es como ser camarero/a. Debes gestionar las expectativas de cada cliente, qué tan rápido reciben las cosas, avisar de retrasos, establecer expectativas, recolectar los requisitos correctos para avanzar y asegurarte de que se paga la factura al final. Es gestionar todo eso, lo encuentro desafiante pero gratificante; el cambio entre marcas, requisitos y equipos lo hace muy interesante.

Ben Aston:

Cuéntanos, ¿en qué tipo de proyectos estás trabajando ahora?

Mackenzie Dysart:

Ahora mismo me estoy enfocando en rediseños de sitios web, trabajando tanto con clientes sin fines de lucro como con fines de lucro. Gestionamos proyectos tanto en WordPress como en otro CMS llamado Kentico, y luego nos encargamos de webs para clientes. También apoyo algunos SLA. Tengo alrededor de tres o cuatro clientes y todos los subproyectos que dependen de ellos.

Ben Aston:

Genial. Estás cualificada como PM, has hecho muchas cosas distintas. Me gustaría saber qué has encontrado más útil. Tienes tu PMP, tu CSM, este certificado de Sheridan College, también. Hay bastante crítica en la comunidad de PM digitales sobre las certificaciones, pero me interesa tu perspectiva como alguien que sí las tiene. ¿Qué opinas de PMP, CSM y las certificaciones de gestión de proyectos?

Mackenzie Dysart:

Bueno, trabajé como reclutadora. Entiendo la importancia de las palabras clave. Fue una de las razones principales para obtener mi PMP; es un filtro fácil para que te descarten. Mientras avanzas en tu carrera eso es menos relevante, pero como yo estaba empezando, quería tener todas las herramientas posibles.

El PMP es complicado, está enfocado en proyectos a gran escala (ingeniería, IT), que fue donde batallé. Mi curso de posgrado ayudó muchísimo a prepararme para el PMP, te da toda la base teórica y cómo se supone que pienses.

Pero lo interesante del PMP es que no te dejan presentarlo hasta que tienes muchas horas... creo que equivale a dos o tres años de experiencia. Así que tienes que desaprender cómo lo harías normalmente para responder lo que el PMP espera.

Es algo difícil porque muchas cosas no se relacionan con la gestión de proyectos digitales. Pero sí aporta buenas bases para la gestión de cambios, alcance, presupuesto... Los informes de valor ganado son útiles. Usamos burn down chart con ágil, pero un buen informe de valor ganado ayuda a visualizar el avance.

Creo que, especialmente para principiantes, es muy útil. Si ya tienes experiencia en gestión de proyectos, no diría que sea imprescindible, pero sí es una gran base para quienes inician o quieren saber más.

El Certified Scrum Master... es complicado. En realidad, esa certificación es para comprobar que eres humano, así es como lo describo. Fue un curso de dos días donde trabajamos principalmente habilidades blandas. Son importantes, claro, pero fue uno de los exámenes más fáciles que he hecho, solo 30 preguntas.

Ben Aston:

Sé que puedes repetirlo hasta tres veces.

Mackenzie Dysart:

Sí, y creo que incluso puedes buscar las respuestas en Google. Es más sobre practicar habilidades blandas. Si tomas un curso de liderazgo o facilitación, puedes cubrir eso. Pero de nuevo, tener la certificación te diferencia si buscas trabajo y especialmente si sales de tu red habitual.

Ben Aston:

Sí. Especialmente el CSM, que también hice. Me pareció algo hecho para ganar dinero. Básicamente, solo hay que asistir para aprobar. El PMP, en cambio, sí te exige aprender.

Con el PMP, los tests son de opciones múltiples y todas parecen razonables, solo que el PMP quiere que sigas el orden exacto que marca el PMBOK: haz esto, luego aquello, y así...

Mackenzie Dysart:

Sí, y además... esos son los 25 preguntas trampa que no cuentan. De las 200 preguntas, 25 son de prueba para futuros exámenes. Tuve una donde... Como es una organización internacional, a veces traducen preguntas y cambia el sentido. Había una palabra que cambiaba el significado y solo una respuesta era válida si modificabas esa palabra. Supuse que era de las que no contaban.

En el CSM solo busqué el curso más barato que incluyera desayuno y comida.

Ben Aston:

Eso está bien. Yo no tuve desayuno ni comida en el mío, así que te fue mejor.

Mackenzie Dysart:

Sí.

Ben Aston:

¿Pagaste también unos 1,000 dólares incluyendo comida?

Mackenzie Dysart:

Sí, creo que fueron 1,100 dólares... sí.

Ben Aston:

Pues estuvo bien.

Mackenzie Dysart:

Sí. Busqué bien. Mis requisitos no eran muchos.

Ben Aston:

Eso está bien. Siempre pregunto ¿hay algo que hayas encontrado últimamente que haga tu vida PM más genial? Alguna herramienta tools o tecnología que te entusiasme?

Mackenzie Dysart:

Ahora, en ECA, estamos buscando una nueva herramienta de gestión de proyectos. No diría que ya tengo una, pero estoy probando varias, viendo cuáles me gustan o no. Eso me ha ocupado mucho ahora. Pero es interesante cómo distintas empresas hacen herramientas similares de forma diferente.

Ben Aston:

¿Cuáles tienes en tu lista corta por ahora?

Mackenzie Dysart:

La que probamos la semana pasada fue 10,000 Feet. No recuerdo la siguiente. Soy mala para recordar nombres de herramientas, así que no los tengo presentes.

Ben Aston:

¿Estás buscando más gestión de recursos, seguimiento de tiempos? De acuerdo.

Mackenzie Dysart:

Sí, llegamos a la conclusión que todos llegan: para tickets y desarrollo no hay escape de usar un sistema solo para eso. Nos quedamos con Jira. Buscamos otro sistema que centralice todo lo demás. Ahora tenemos uso de distintas herramientas para programación, recursos y control de tiempos; consolidar todo sería un gran cambio para nosotros.

Ben Aston:

Sí, hay muchas buenas herramientas, seguro que has visto-

Mackenzie Dysart:

Sí…

Ben Aston:

Sí. Hay Resource Guru, Hub Planner, Float, todos buenas opciones también.

Mackenzie Dysart:

Sí.

Ben Aston:

Bien. Pasemos a hablar de tu artículo. Recuerdo mi peor recuerdo fue una vez que fui de vacaciones, creía que había hecho una gran entrega a mi key account manager. Le di notas superclaras. Todo bien, él me decía: "No te preocupes, lo tengo todo bajo control." Seguíamos siendo buenos amigos. Se llama Paul Finch, seguimos siendo amigos.

Pero, al volver, no solo el proyecto no avanzó sino que retrocedió. Me fui tres semanas y el proyecto volvió a la etapa de inicio, cuando ya debíamos haberlo terminado. Esto te hará sentir bien si nunca has tenido una entrega tan mala, o te asustará para no tomar vacaciones nunca más.

Pero se acercan las fiestas, la época de vacaciones. Vamos hacia Navidad, y creo que este es uno de los momentos más complicados para hacer entregas porque muchas veces no hay a quién entregarlas, todos se van. Pero, imaginando que es una situación normal, donde tienes a quién dejarle tus proyectos. En tu artículo hablas de la entrega de proyectos y de diferentes plantillas.

Cuéntanos cómo utilizas esas plantillas, porque lo importante al entregar un proyecto es que la otra persona entienda bien el estado actual, adónde queremos llegar y gestionar todas las expectativas y conocimientos que tenemos. Pero obviamente tenemos mucha información en la cabeza. Cuéntanos cómo gestionas el proceso de no saturar a quien recibe, pero sí darle lo esencial.

Mackenzie Dysart:

Depende mucho de la organización. A veces he hecho entregas superdetalladas, que me han tomado más que las propias vacaciones... no merece la pena. Todo es cuestión de encontrar el equilibrio y comprender qué tanto saben los demás.

Suele ser útil compartir mucho con el resto del equipo de PMs, así sabes cómo van los proyectos de los demás. Eso reduce riesgos porque ya sabes qué proyectos van bien y cuáles no de otros equipos.

Al elegir quién cubrirá tu proyecto, puedes elegir a alguien con menos carga o menos estrés, si es posible. También ayuda si es alguien involucrado con el cliente o ya con cierto conocimiento. Siempre ayuda elegir bien a la persona para cubrirte.

Las plantillas dependen del sistema interno que uses. Prefiero las de alto nivel... Ofrecí dos plantillas en thedigitalprojectmanager.com: una hoja de Google para varios proyectos a la vez, mostrando el rango de presupuesto, estado, fase, siguientes entregables y notas clave. Es buena para proyectos de mantenimiento o no tan intensos.

Muy útil también cuando te vas solo una semana: "El lunes hay status, el miércoles esperan esto, el viernes, por favor da reporte de fin de semana, y ya." O "Esto es lo que esperarían, y este es el presupuesto a usar."

En un proyecto más detallado y largo, que requiera más contexto, hay una plantilla en Google Doc donde detallo el contacto principal, mejor forma de comunicación, dónde están todos los archivos del proyecto... Eso es clave: que cualquier persona sepa encontrar la documentación mientras no estás. Tenerlo todo en un lugar organizado está bien, pero necesitas que se encuentre fácilmente.

Incluyo información clave para comunicarse con el cliente. Si prefiere llamadas, emails, hilos en Basecamp, etc. Todo lo que sea útil para el cliente, el proyecto o los recursos también debe documentarse. Pero como dije en mi artículo, "No sobrecargues a quien recibe. No le des tu equipaje." Eso es muy importante: dar lo necesario, pero el detalle que garantice el éxito.

Mejor en listas de viñetas. Las listas son mejores; nadie va a leer una historia. Que sean frases cortas y así encontrarán rápidamente lo importante o podrán buscarlo en la documentación complementaria de tu proyecto.

Ben Aston:

Recientemente recibí una transferencia de proyecto. Creo que el proceso de entrega en sí es igual de relevante, no solo escribir las notas. Como quien escribe, quieres irte de vacaciones y tal vez no le dedicas el tiempo suficiente a las notas. Lo último que me pasó fue exactamente eso: “No tuvimos tiempo de discutir esto y ya te vas.” Cuéntanos tu mejor práctica para... Documentar es solo un paso, pero no se queda ahí, ¿verdad?

Mackenzie Dysart:

No. Es importante planificarlo con tiempo. No es que no sepas que te vas de vacaciones. Lo sé, a veces nos llegan de sorpresa, pero como PMs, sabemos planificar muchas cosas y, por alguna razón, nos cuesta planear salir de la oficina. Pero hay que anticiparlo. Sabes que estarás fuera en un mes. Comienza a hablar de quién cubrirá tu puesto.

Al saber quién cubrirá, al menos con una semana de antelación -si es más, mejor-, haz la reunión de onboarding. Ponle al tanto y comienza a ponerlo en copia en toda la comunicación. Invítalo a las llamadas de estado, dale oportunidad de ver cómo funciona el proyecto antes de que te vayas para que pueda preguntar: “¿Esto ocurre siempre así o solo esta vez? ¿Debo preocuparme si pasa X mientras no estás?” Ese proceso de incorporación pausado es mejor que soltar el proyecto de golpe y marcharte.

Lo fundamental es un proceso gradual, estar disponible para dudas. Hacer el meeting de transición solo el día antes no ayuda porque no hay tiempo real para asimilar la información ni cuestionar nada. Algunas preguntas surgen después de pensar y procesar.

Otro paso clave, además de agregarle a las reuniones, es asegurarse de que tenga acceso para dirigirlas (host). Muchas veces -y yo también lo olvido- la llamada semanal sigue en mi meeting de Zoom o Google Hangout y no pueden acceder. Dejar todo listo es muy importante.

Soy partidaria de avisar a mis clientes que saldré de vacaciones. Eso es fundamental. Que sepan y se preparen. Lo peor que puede pasar es que entonces traten de no sobrecargar mientras no estás, o al menos colaboran para que la carga sea más ligera en tu ausencia.

Ben Aston:

Sí, lo peor es no decirlo, esperando que el cliente no lo note. O cuando toma el relevo otro, el cliente dice: “¿Dónde está mi PM y por qué tú no sabes nada?”

Mackenzie Dysart:

Nunca olvidaré, estando del lado cliente, que trabajábamos con una agencia y la PM simplemente dejó de responder correos. ¡Ni siquiera puso auto-reply! Quizá puso el aviso solo para internos y no externos.

Ben Aston:

Sí, claro.

Mackenzie Dysart:

Estuve una semana sin respuesta esperando un entregable, hasta que empecé a contactar a todos los que conocía en esa compañía hasta que alguien contestó: “Ah, sí, está de vacaciones.” Hubiera sido bueno saberlo. Hay que comunicar. Nadie se enfadará porque tomes vacaciones. Si tienes buena relación con tu cliente, se alegrarán por ti.

Ben Aston:

Sí. Todo se reduce a buena comunicación, ¿verdad? No solo a escribir notas de entrega sino en asegurarse que quien recibirá entienda lo esperado y requerido.

Ahí suelen venir los problemas: uno escribe unas notas que para sí mismo tienen sentido porque tienes todo el contexto, pero el otro no. Garantizar que entiende lo que tiene que hacer es fundamental para una entrega exitosa.

Mackenzie Dysart:

Sí. Especialmente los puntos de comunicación tipo: “El cliente espera la agenda en tal día. Las minutas deben publicarse así.” Los procesos habituales que das por sentados, escribirlos ayuda mucho a quien toma el relevo.

Ben Aston:

Pero, siendo sincera, ¿trabajas en vacaciones, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

Una vez tuve que entrar a mi ordenador y reenviar un archivo por no dar acceso o no tenerlo yo. Pero en general, soy disciplinada. Lo único que hago es revisar los correos al llegar, para no tener sorpresas al regreso.

Pero no respondo correos. Soy firme: si estoy de vacaciones, es por algo. Además, suelo irme fuera del país y sin wifi, así que tampoco hay forma de localizarme.

Ben Aston:

Sí, ese es un gran consejo: decir “no creo que haya internet” donde vas. En Canadá podemos decirlo y que suene realista. Hay lugares donde realmente puedes quedarte sin señal. ¡Vengan a Canadá si quieren vacaciones sin conexión a internet!

Mackenzie Dysart:

Te vas a la Costa Este y hasta pierdes incluso la señal de datos en algún momento. Es genial. ¡Viva el telecom canadiense!

Ben Aston:

Sí. Gran parte de esto, realmente, es buena documentación de proyectos, ¿verdad?

Mackenzie Dysart:

Ajá.

Ben Aston:

Si planificas con tiempo tus vacaciones —y lo dijiste, comienza la documentación antes— y tienes actualizado tu timeline, registro de presupuesto, requisitos claros... si todo está en orden, entregar el proyecto no es difícil. El problema es cuando todo está solo en nuestra cabeza y nada se documentó; ahí se complica todo para quien tome el relevo.

Yo admiro que seas firme en no responder durante las vacaciones. Yo, sinceramente, suelo tener demasiada información en mi cabeza y es difícil que alguien la recoja. Sigo los hilos de correo viendo que la persona que cubre no entiende y temo que al volver todo sea un caos. Para mí, la clave es documentación clara y actualizada para asegurar el éxito del equipo durante mi ausencia.

Mackenzie Dysart:

Sí, además impacta al equipo. Nadie quiere quedarse colgado. He estado del lado de entregar y recibir proyectos sin suficiente información; lo cuento más en mi artículo como una historia de terror de cómo puede salir todo muy mal.

Pero hace unas semanas cubrí a una PM que se fue un mes por boda y luna de miel. El cliente dijo que la transición fue perfecta porque entendía el proceso. Era similar a otro cliente, así que fue fácil adaptarme. Pude suplirla porque sabía los puntos clave.

Aunque me faltara el trasfondo de ciertas decisiones, el equipo lo tenía y pude recurrir a ellos. Además, sabían que cubrían a su PM y ayudaron a llenar vacíos. Todo fue fluido porque conocía esos puntos clave.

Es cuestión de comunicación. Ya lo has dicho varias veces y yo también. Esos puntos donde, por ejemplo, “Aquí esperan informes los jueves, así se toman decisiones, aquí va toda la información.” Si todos colaboran, la transición puede ser excelente. Eso quiero transmitir: es posible, no es un unicornio, solo hace falta trabajar juntos.

Ben Aston:

Sí. Genial. Mackenzie, muchas gracias por acompañarnos. Ha sido genial tenerte aquí.

Mackenzie Dysart:

Gracias a ustedes. Ha sido un placer.

Ben Aston:

Si quieres irte de vacaciones, escribe unas buenas notas de entrega. Y si quieres unirte a la conversación, tienes alguna historia de terror que contar sobre entregas, coméntalo en el post o entra en la sección de recursos de thedigitalprojectmanager.com para unirte a nuestro equipo en Slack, donde hay muchas conversaciones interesantes. Hasta la próxima, y gracias por escucharnos.