¿Qué es un plan de gestión de recursos y cómo crear uno?
Todo director de proyectos ha vivido alguna versión de esto: el plan parece sólido, la reunión inicial va bien y, en la tercera semana, descubres que tu desarrollador principal también trabaja en otros dos proyectos, que el diseñador tiene reservadas dos semanas de vacaciones y que el contratista con el que contabas empieza con un mes de retraso. El plan no fracasó porque el trabajo estuviera mal. Fracasó porque nadie planificó a las personas.
Un plan de gestión de recursos evita esa situación. Muestra quién trabaja en qué, cuándo y a qué coste, para que los problemas salgan a la luz durante la planificación y no en mitad de un sprint. A continuación, aprenderás qué incluye, cómo elaborarlo paso a paso y cómo evitar los desafíos que hacen descarrilar la mayoría de los planes de recursos. También encontrarás una plantilla gratuita para empezar.
¿Qué es un plan de gestión de recursos?
Un plan de gestión de recursos describe cómo se asignarán, programarán y gestionarán los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para entregar con éxito el alcance del proyecto.
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Identifica qué recursos se necesitan, cuándo se necesitan y cómo se utilizarán a lo largo del proceso de gestión de recursos del proyecto. Los recursos pueden incluir miembros del equipo, presupuesto, equipos, materiales y otros activos responsables de la gestión de recursos en todo el proyecto.
¿Por qué son importantes los planes de gestión de recursos?
Un plan de gestión de recursos evita el tipo de sorpresa más costosa en un proyecto: descubrir demasiado tarde que las personas, el presupuesto o los equipos en los que basaste tu planificación no están realmente disponibles. Esto es lo que puede hacer por ti uno bien elaborado:
- Hace que tus plazos sean realistas. Un calendario basado en la disponibilidad real, en lugar de en quién debería estar libre en teoría, te proporciona un calendario del proyecto preciso con el que establecer las expectativas de las partes interesadas. Es mucho más fácil comprometerse con una fecha que sabes que el equipo puede cumplir.
- Protege a tu equipo del agotamiento. Cuando puedes ver cuánto trabajo tiene ya cada persona, puedes repartir la carga de forma justa en lugar de acumulársela a quien sea más fiable. Esa es una habilidad fundamental de gestión de recursos y te ayuda a conservar a las personas que necesitarás en el próximo proyecto.
- Mejora tus estimaciones y márgenes. Saber quién hará el trabajo y a qué tarifa hace que las estimaciones del proyecto sean más precisas y te ayuda a asignar recursos dentro del presupuesto. También muestra con antelación si necesitarás un profesional independiente o una contratación temporal, mientras esa opción aún resulta económica.
- Ofrece a todos la misma visión del trabajo. Cuando el plan es accesible para los directores de proyectos, los gestores de recursos y los miembros del equipo, todos pueden ver quién está asignado y dónde. Esto facilita mucho programar los recursos entre proyectos sin que haya solapamientos al asignar a las mismas personas.
- Mantiene el proyecto en movimiento entre fases. Cuando todos saben qué viene después y cuándo, las entregas entre diseño, desarrollo y QA se realizan a tiempo. Nadie pasa dos días esperando a alguien que no sabía que era el siguiente.
- Facilita mejores decisiones cuando las cosas cambian. Un plan actualizado junto con tu plan de gestión del proyecto significa que, cuando cambian las prioridades, tomas decisiones basadas en información actual en lugar de en la hoja de cálculo del mes pasado. También permite planificar recursos para varios proyectos a la vez.
Plantilla de plan de gestión de recursos [Descargar]
Esta hoja de cálculo de asignación te facilitará el seguimiento de las tarifas por hora de los miembros de tu equipo y de los costes asociados. Está en formato de Google Sheets, pero puedes importar fácilmente una copia a Excel si lo prefieres. Solo tienes que seleccionar Archivo y, después, «Hacer una copia» o «Descargar».
Qué incluir en un plan de gestión de recursos
Un plan de gestión de recursos útil cubre estos aspectos esenciales:
- Datos de los recursos: Haz una lista de todas las personas y recursos disponibles para el proyecto, incluidos nombres, funciones, competencias, nivel de experiencia, tarifas por hora y zonas horarias. Incluye también equipos, licencias de software y contratistas, no solo empleados.
- Disponibilidad de los recursos: Muestra cuánto tiempo puede dedicar realmente cada persona al proyecto, después de descontar vacaciones, días festivos, reuniones recurrentes y otros compromisos del proyecto. Alguien que figura como disponible a tiempo completo sobre el papel puede que solo tenga tres días a la semana para ofrecer.
- Asignación de responsabilidades: Define quién es responsable de cada tarea, entregable y aprobación. Un diagrama RACI es una forma rápida de mostrar quién es responsable de ejecutar, quién rinde cuentas, quién es consultado y quién debe estar informado.
- Estimaciones de recursos: Calcula las horas, competencias, herramientas y materiales que requiere cada parte del trabajo. Aquí detectarás las carencias de habilidades y decidirás si debes contratar, externalizar o formar.
- Calendarios: Indica cuándo se necesita cada recurso y durante cuánto tiempo, por fase o hito. Esto muestra cuándo necesitas a un especialista durante dos semanas en el tercer mes, en lugar de durante todo el proyecto.
- Presupuesto: Calcula el coste de tus recursos, incluidas las horas multiplicadas por la tarifa, los honorarios de los contratistas y las herramientas. Reserva una contingencia para que una estimación incorrecta no haga que el presupuesto se descontrole.
- Dependencias: Anota qué tareas no pueden comenzar hasta que otras hayan terminado y qué tareas solo puede realizar una persona concreta. Esas dependencias de una sola persona son tus mayores riesgos, así que señálalas con antelación.
- Gráficos de recursos: Utiliza histogramas o gráficos de capacidad para visualizar la carga de trabajo a lo largo del tiempo, de modo que la sobreasignación sea visible antes de convertirse en un problema. La mayoría de las herramientas de planificación de proyectos los generan automáticamente.
- Alternativas: Registra tus opciones de respaldo, como una bolsa de trabajadores autónomos, una combinación diferente de personal júnior y sénior o aspectos del alcance que podrías reducir. De esta forma, si un recurso clave no está disponible, ya tendrás un plan B.
Cómo crear un plan de gestión de recursos
La mayoría de los planes de recursos fracasan porque omiten pasos, no porque se equivoquen en uno de ellos. El director del proyecto pasa directamente de «qué necesitamos» a «quién está disponible», asigna el trabajo y descubre el problema de capacidad tres semanas después.
Los seis pasos siguientes evitan ese problema. Defines tus necesidades de recursos, revisas la capacidad del equipo, asignas recursos, estimas el esfuerzo con las personas que realizarán el trabajo y, después, supervisas las cargas de trabajo y haces seguimiento y ajustes a medida que avanza el proyecto. Trata los pasos 2 a 4 como un ciclo, no como una línea recta. Cuando las personas que has asignado te den sus estimaciones, vuelve a comparar esas cifras con la capacidad antes de dejar nada cerrado.
1. Define las necesidades de recursos
Empieza con el alcance del proyecto, el presupuesto y la estructura de desglose del trabajo. Para cada entregable, enumera las funciones, competencias, herramientas y materiales que requiere. Describe las necesidades según las competencias, no según los nombres. «Desarrollador sénior de front-end con experiencia en accesibilidad» es una necesidad, mientras que «Sam» es una suposición. Si empiezas por los nombres, acabarás diseñando el proyecto en torno a quien esté disponible, en lugar de dotarlo de personal según lo que realmente requiere el trabajo.
2. Revisa la capacidad del equipo
Antes de asignar nada, averigua cuánto tiempo puede dedicar realmente cada persona al proyecto. Comprueba las cargas de trabajo actuales, las vacaciones programadas, los días festivos y los compromisos con otros proyectos. Una herramienta de planificación de recursos hace que esto sea mucho más rápido que preguntar a las personas una por una. Ten cuidado con cualquiera que sea descrito como «prácticamente libre». Normalmente eso significa que está entre fechas límite de otra tarea, no que esté disponible.
3. Asigna los recursos
Relaciona las necesidades del paso 1 con la disponibilidad del paso 2, según las habilidades, la experiencia y el coste. Utiliza a las personas con más experiencia cuando su criterio sea más importante y asigna a los miembros júnior del equipo tareas en las que puedan desarrollarse. Por ejemplo, un diseñador júnior podría crear los recursos, mientras que un diseñador sénior revisa los entregables finales. Siempre que sea posible, evita que una sola persona sea la única capaz de completar una tarea crítica. Forma parejas o documenta el trabajo para contar con una persona de respaldo.
4. Estima el esfuerzo
Ahora que sabes quién realizará el trabajo, pide a esas personas que lo estimen. Sus cifras serán más precisas que las tuyas, y las personas se comprometen más con los plazos que han ayudado a establecer. Pide una estimación optimista, una más probable y una pesimista para cualquier aspecto incierto, y compara esas cifras con las horas reales de proyectos similares anteriores. Si las estimaciones superan la capacidad que encontraste en el paso 2, vuelve a los pasos 2 y 3. Ajusta el calendario, incorpora ayuda o reduce el alcance ahora, mientras la conversación todavía pueda desarrollarse con calma.
5. Supervisa las cargas de trabajo
Una vez que comience el trabajo, revisa las tasas de utilización al menos semanalmente para detectar a cualquiera que esté sobrecargado o infrautilizado. No programes a nadie al 100 % de su capacidad. Las reuniones, las tareas administrativas, las revisiones y las solicitudes imprevistas ocuparán ese tiempo de todos modos. La mayoría de los equipos planifica entre el 70 y el 80 % de las horas disponibles, lo que deja margen para lo inesperado sin dejar a las personas inactivas. Cuando la misma persona aparezca como sobrecargada durante dos semanas seguidas, considéralo un problema de planificación que hay que solucionar, no un caso aislado.
6. Haz un seguimiento y ajusta
Un plan de recursos es una herramienta de trabajo, no un documento que archivas y olvidas. Guárdalo en un software de gestión de recursos o en un software de planificación de la capacidad para que todos vean la misma versión y actualízalo siempre que cambien el alcance, las prioridades o la disponibilidad. Compara las horas planificadas con las horas reales a medida que avanzas. Esa diferencia es el dato más útil que tendrás, porque muestra cuánto debes ajustar tus estimaciones en el próximo proyecto.
Ejemplos de planes de gestión de recursos
Los planes de gestión de recursos son documentos específicos que se presentan de diversas formas, normalmente dentro de una aplicación de software o en un documento de Excel.
Plan de recursos en un diagrama de Gantt
Este es un ejemplo de cómo podría verse tu plan de recursos en forma de diagrama de Gantt. En lugar de mostrar los nombres de las tareas en el eje vertical, utilizarás los nombres de los miembros del equipo. Las barras representan las tareas en las que trabajarán los miembros del equipo, normalmente medidas en días. Consulta nuestra plantilla de plan de proyecto en forma de diagrama de Gantt para visualizar el calendario completo de tu proyecto.
Plan de recursos en una hoja de cálculo
Otro ejemplo es la hoja de cálculo que aparece a continuación. Se trata de un enfoque similar al que se utiliza en nuestra hoja de cálculo de asignación, incluida en la sección de plantillas, y en otras plantillas de planificación de recursos. Aquí haces un seguimiento de las horas y las tarifas por hora de los miembros del equipo, lo que te permite comprobar cómo avanzas con respecto al presupuesto.
Esto puede ayudarte a decidir qué miembros del equipo trabajarán en el proyecto y en qué tareas (por ejemplo, podrías optar por un diseñador con una tarifa por hora más baja para proyectos con presupuestos más reducidos).
Buenas prácticas para los planes de gestión de recursos
A continuación encontrarás algunas buenas prácticas de planificación de recursos que debes tener en cuenta al crear tu plan.
1. Ten en cuenta el presupuesto
Si los recursos son prácticamente ilimitados en tu proyecto, puedes asignarlos a las tareas haciendo hincapié en «terminarlo», en lugar de escatimar recursos para conservar el presupuesto.
Si el presupuesto de tu proyecto es más ajustado, tendrás que asignar tareas a los recursos y adoptar un enfoque más conservador para la asignación de recursos. También tendrás que vigilar más de cerca la utilización. Existe una variedad de métricas de utilización útiles para comprender si los recursos están totalmente optimizados.
2. Conserva los datos de planes de recursos anteriores para analizarlos
Guardar datos de proyectos anteriores o similares ayuda a planificar los recursos de futuros proyectos. Los datos anteriores deben registrarse y analizarse, incluidos los cambios realizados, la reasignación de recursos, las tareas y el tiempo invertido.
3. Utiliza un software de gestión de recursos
Las herramientas de software adecuadas para la gestión de recursos ofrecen mayor accesibilidad y colaboración para todo el equipo. Aunque las hojas de cálculo pueden ser una opción rentable para realizar un seguimiento de los recursos, no siempre son la mejor opción para equipos grandes. Si necesitas una opción de bajo coste, existen muchas herramientas gratuitas de gestión de recursos o software de gestión de recursos de código abierto en el mercado.
Herramientas para la planificación de recursos
Incorporar un software de asignación de recursos también puede ayudar con algunos de los desafíos habituales de la planificación de recursos al:
- Permitir la comunicación dentro de la aplicación para realizar un seguimiento de la comunicación del equipo y de los cambios realizados en los planes
- Proporcionar actualizaciones y cambios en tiempo real
- Evitar que tu empresa tenga que incorporar gráficos personalizados o sistemas ERP costosos
Esta es mi lista de los mejores software de gestión de recursos para ayudarte a comenzar tu búsqueda:
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Desafíos habituales en la planificación de recursos
Incluso los planes de recursos bien elaborados se encuentran con los mismos problemas. Así puedes evitar los más habituales:
| Desafío | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Proyectos que compiten por las mismas personas | Mantén una vista compartida de las asignaciones entre proyectos y acuerda las reglas de prioridad con la dirección para que los conflictos se resuelvan mediante una norma y no según quién presione más. |
| Estimaciones demasiado optimistas | Haz que las personas que realizan el trabajo lo estimen, compara sus cifras con los resultados reales de proyectos anteriores y añade una contingencia para cualquier elemento nuevo. |
| Planificar a las personas al 100 % de su capacidad | Planifica utilizando entre el 70 y el 80 % de las horas disponibles, ya que las reuniones, las tareas administrativas y el trabajo de soporte siempre ocupan el resto. |
| Disponibilidad que no puedes ver | Conecta el plan con el calendario de ausencias de tu equipo y pregunta a cada persona por sus compromisos adicionales antes de asignarle trabajo. |
| Puntos únicos de fallo | Forma a varias personas o empareja a los miembros del equipo para el trabajo crítico y documéntalo antes de que la única persona que lo conoce se ponga enferma o se marche. |
| Cambios de alcance que no tienen en cuenta los recursos | Exige que cada solicitud de cambio muestre su impacto en los recursos y el calendario antes de aprobarla. |
| Un plan que queda obsoleto | Asigna una persona responsable del plan y establece un calendario periódico de actualizaciones. Además, mantenlo en una herramienta a la que todo el equipo pueda acceder y que pueda editar. |
| Agotamiento que nadie detecta | Establece umbrales de utilización que activen una revisión y reequilibra la carga en cuanto alguien tenga más trabajo asignado del que puede asumir durante dos semanas seguidas. |
Cómo elegir la herramienta adecuada de gestión de recursos
Un plan de recursos solo es tan bueno como la herramienta en la que se encuentra. Si tu plan está en una hoja de cálculo que solo puede editar una persona, quedará obsoleto. Si tu herramienta no puede mostrar las asignaciones entre proyectos ni conectarse al calendario de ausencias, no detectarás los conflictos hasta que provoquen retrasos.
Antes de decidirte por una de las herramientas anteriores, lee nuestra guía sobre cómo elegir un software de gestión de recursos. En ella se explican las funciones que debes priorizar, cuándo tiene más sentido utilizar una herramienta específica de gestión de recursos que tu software actual de gestión de proyectos y por qué involucrar pronto a tu equipo es más importante que cualquier lista de funciones.
