8 Controles de Proyecto Para Mantener Tus Proyectos en Camino
Señales de Alerta: Evita el Colapso de los Proyectos: Los controles de proyecto ofrecen advertencias tempranas cuando los proyectos se desvían, permitiendo ajustes rápidos y manteniendo el trabajo alineado con los objetivos iniciales.
Plantillas: El Mejor Aliado de tu Proyecto: Utilizar plantillas puede agilizar la implementación de los controles de proyecto, ayudando a gestionar los problemas de manera sistemática sin eliminarlos por completo.
Controles y Gestión: Un Dúo Dinámico: Los controles de proyecto rastrean métricas de desempeño como el presupuesto y el cronograma, mientras que la gestión del proyecto supervisa todo el ciclo de vida, aportando tanto estrategia como ejecución.
Los Datos son Tu Estrella Guía: Al apoyarse en análisis en tiempo real, pronósticos y reportes basados en datos, los controles de proyecto ayudan a evitar retrasos y sobrecostos.
Los controles de proyecto mantienen un proyecto en marcha. Cuando las cosas no van del todo bien y un proyecto comienza a desviarse, los controles te dan una señal de alerta temprana para que puedas ajustar y poner todo en orden lo antes posible.
En este artículo, detallo una serie de documentos, plantillas y listas de verificación de control de proyectos que puedes usar para controlar tu proyecto y empezar a gestionar este tipo de problemas de manera sistemática.
NOTA: No he dicho que vayas a poder eliminar estos problemas. ¡No podrás!
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Rara vez los proyectos salen según lo planeado. Las cosas cambian continuamente, ya sea por tus miembros del equipo, las expectativas del cliente o complejidades no anticipadas que afectan tus planes. Los gestores de proyectos son responsables de minimizar las posibilidades de que los riesgos se conviertan en problemas, pero también es nuestro trabajo abordar los problemas cuando suceden.
UNA NOTA SOBRE PLANTILLAS
Puedes obtener plantillas para ayudarte a implementar estos controles de proyecto—las encontrarás en DPM Membership, junto con más de 100 plantillas de proyecto, documentos, muestras, ebooks, listas de verificación y talleres.
¿Qué son los controles de proyecto?
Los controles de proyecto son las acciones que tomas como gestor de proyectos y la documentación que utilizas para mantener tus proyectos en marcha. Son un conjunto de herramientas que te ayudan a producir los entregables del proyecto con éxito.
Consulta la siguiente definición de control de proyectos del Project Management Institute (PMI):
Un sistema de control de proyectos tiene como objetivo minimizar la brecha entre la planificación y la ejecución del proyecto para alcanzar los objetivos del proyecto, es decir, costo, tiempo y contenido.
En la práctica, los controles de proyecto se centran en monitorear los indicadores clave de desempeño (KPI) del proyecto, como el costo y el cronograma, que en última instancia se relacionan con el alcance y la entrega. Al estar pendiente de las métricas en tiempo real, los controles de proyecto pueden ayudar a los gestores a anticipar problemas y oportunidades.
Por ejemplo, si tu proyecto va adelantado de plazo y/o por debajo del costo, puedes permitirte invertir un poco más para mejorar la calidad. Si el presupuesto está ajustado, puedes identificar formas de ahorrar en otras áreas, como sustituyendo un recurso por otro de menor coste para producir los futuros entregables.
Controles de proyecto vs. Gestión de proyectos
Ahora que he definido los controles de proyecto como un conjunto de herramientas para mantener un proyecto en marcha, quizá te preguntes en qué se diferencia esto de la gestión de proyectos.
La diferencia clave es el alcance. Los controles de proyecto se centran en el seguimiento de métricas de desempeño específicas—presupuesto, cronograma y riesgos—mientras que la gestión de proyectos supervisa todo el ciclo de vida, desde la iniciación hasta el cierre.
La gestión de proyectos se trata de estrategia y ejecución. Implica definir objetivos, alinear a los involucrados, asignar recursos y asegurar que los entregables sean de calidad. Es una combinación de planificación, liderazgo y adaptabilidad para mantener el proyecto avanzando.
Por otro lado, los controles de proyecto proporcionan los controles y equilibrios que ayudan a los gestores a dirigir el proyecto en la dirección correcta. Se basan en datos, pronósticos e informes para evitar retrasos y sobrecostos.
Piénsalo así: la gestión de proyectos es el capitán que dirige el barco, mientras que los controles de proyecto actúan como las herramientas de navegación—controlando la velocidad, niveles de combustible y desviaciones de rumbo para asegurar un viaje sin contratiempos. Ambos son esenciales, pero los controles de proyecto proporcionan las barreras que mantienen el proyecto alineado con sus objetivos originales.
¿Existe una diferencia entre un gestor de proyectos y un controlador de proyectos?
Sí. En algunas organizaciones, un controlador de proyectos es como la mano derecha del gestor de proyectos.
El controlador de proyectos está más enfocado en las métricas, el seguimiento, los controles y el análisis del proyecto, mientras que el gestor de proyectos se enfoca más en el equipo, en cómo se ejecuta el trabajo y bajo qué estándares de calidad, y en gestionar las relaciones con clientes e involucrados.
Normalmente, los gestores de proyectos digitales desempeñan ambos roles, gestor y controlador de proyectos.
Por qué los controles de proyecto son importantes
El llamado triángulo de hierro de la gestión de proyectos—alcance, cronograma y calidad—a veces puede meterte en situaciones complicadas. Sin duda, has tenido conversaciones como estas:
Equipo: “Seguramente el cliente estaría mucho más satisfecho si tuviéramos solo dos días más para pulir esto…”
Cliente: “Me gusta el enfoque aquí, pero ¿pueden hacer un esfuerzo y encontrar la manera de hacer esto con la mitad del presupuesto?”
Este acto de equilibrio es una de las tareas más difíciles para nosotros como gestores de proyectos.
Por un lado, tenemos que entregar un producto que deje satisfecho al cliente. Por otro lado, siempre deberíamos respaldar al equipo y permitirles presentar su mejor trabajo.
Los controles de proyecto te permiten afrontar este tipo de conversaciones difíciles con el cliente bien preparado. Estos son algunos de los beneficios de los controles de proyecto:
- Te ayudan a tomar decisiones informadas sobre el equilibrio óptimo entre coste, cronograma y calidad
- Mitigan el riesgo de desviación del alcance mostrando los impactos de asumir tareas adicionales
- Te ayudan a anticiparte a costes imprevistos
- Te permiten formular planes de contingencia para abordar variaciones en el cronograma y/o desafíos con los recursos
- Sirven como una herramienta para gestionar las expectativas de los interesados en cuanto a los resultados del proyecto.
Controles de Proyecto en el Ciclo de Vida del Proyecto
Los controles de proyecto no son una tarea de una sola vez. Se entrelazan en cada etapa del ciclo de vida del proyecto, ayudando a mantener bajo control el alcance, el cronograma y el presupuesto. Así es como encajan en cada fase:
- Iniciación – En esta etapa, los controles de proyecto establecen la base del éxito. Esto incluye definir los objetivos clave, identificar riesgos y establecer una línea base inicial de coste y cronograma. Sin estos cimientos, el proyecto corre el riesgo de desviarse incluso antes de comenzar.
- Planificación – Los controles de proyecto dan forma al plan definiendo KPIs medibles, estableciendo estructuras de reporte y detallando la asignación de recursos. Aquí es donde entran en juego las herramientas de programación y los controles presupuestarios.
- Ejecución – A medida que avanza el trabajo, los controles de proyecto aseguran que el equipo se mantenga en el camino correcto. El monitoreo en tiempo real, el seguimiento de costes y la evaluación de riesgos ayudan a detectar problemas potenciales de forma temprana. Un ejemplo de esto es un registro de decisiones, que te ayuda a realizar el seguimiento de decisiones clave y a mantener la responsabilidad de las personas involucradas. Los cambios son inevitables, pero con un marco sólido de control pueden gestionarse de forma proactiva y no reactiva.
- Monitoreo y Control – La supervisión continua es clave. Esta fase implica rastrear el progreso frente a la línea base, gestionar cambios y refinar previsiones. Los controles de proyecto actúan como barandillas que impiden que el proyecto se desvíe.
- Cierre – Finalizar un proyecto no significa que los controles terminen. Los análisis postmortem, las lecciones aprendidas y la conciliación financiera final ayudan a mejorar los procesos para proyectos futuros.
Sin controles integrados en cada etapa, los proyectos se convierten en un juego de adivinanzas. Implantar los controles de proyecto como un proceso continuo—y no como un arreglo de último momento—garantiza una ejecución fluida y resultados predecibles.
8 Ejemplos de Controles de Proyecto para Dominar el Caos de tu Proyecto
Ahora que ya he cubierto los controles del proyecto y sus beneficios, aquí tienes 8 ejemplos prácticos de controles de proyecto—incluyendo plantillas—que puedes aplicar a tus proyectos.
- Documentación de planificación del proyecto
- Matriz RACI
- Plan de comunicación
- Estructura de desglose del trabajo
- Lista de verificación de calidad
- Registro RAID/registro de riesgos
- Informe de estado
- Solicitud de cambio
1. Documentación de planificación del proyecto
Detente aquí. No sigas leyendo este artículo si aún no tienes algún tipo de documento esencial de planificación del proyecto. Esa es la base de tus controles: es el registro que muestra lo que pretendías para el proyecto y te permite ver si está siguiendo el plan.
No entraré en detalles sobre cómo crear y usar estos documentos aquí, ya que eso excede el alcance del artículo. Simplemente cubriré qué son y cómo encontrar más información.
Los documentos de planificación del proyecto incluyen:
Resumen del proyecto
Esto cubre el quién, qué, cuándo, por qué, cómo y otros aspectos esenciales de tu proyecto para que puedas construir una base sólida para la ejecución
Obtén una plantilla prediseñada de resumen del proyecto, incluyendo indicaciones para ayudarte a reflexionar sobre cómo completar cada sección, y un ejemplo que muestra cómo debería verse una versión finalizada.
Presupuesto/estimación de costos del proyecto
Para determinar si tu proyecto está dentro o por debajo del presupuesto, necesitas una estimación de costos original que puedas usar como referencia. Aquí tienes una guía para la estimación del presupuesto del proyecto que puedes usar para preparar una estimación.
Cronograma, plan del proyecto, calendario y/o diagrama de Gantt
Al igual que con el presupuesto del proyecto, necesitas una referencia para determinar si estás cumpliendo con el plan. Un plan de proyecto, incluido un cronograma del proyecto, es tu herramienta más básica para controlar tus proyectos y poder hacerlos controlables desde el principio.
Lee nuestra guía para crear un plan de proyecto aquí.
Si tienes curiosidad por ver cómo lucen algunos cronogramas reales de proyectos, puedes encontrar ejemplos de cronogramas en la Membresía de DPM.
Declaración de alcance
Tu declaración de alcance contiene mucha información para ayudarte a establecer controles para el resto de tu proyecto. Si es un concepto nuevo para ti, puedes empezar con la guía definitiva de DPM para escribir una declaración de alcance.
2. Matriz RACI
RACI es un acrónimo de responsable, aprobador, consultado, informado. Los gestores de proyectos utilizan una matriz RACI para asignar roles y responsabilidades en las tareas y la toma de decisiones del proyecto.
¿Cuándo la necesitas?
Un proyecto con una toma de decisiones o flujos de aprobación complicados puede requerir una matriz RACI. Una matriz RACI resulta útil, en particular, si existe un conflicto en torno a la responsabilidad.
Puede ser difícil dominar las matrices RACI pero, una vez que lo haces, verás que pueden ayudar a prevenir culpas más adelante.
Una matriz RACI (y su variante, la matriz RASCI) es útil porque documenta quién es responsable de completar una tarea específica y quién necesita ser informado sobre el estado. Puede ser una solución para posibles retrasos en la toma de decisiones o una distribución desigual de la carga de trabajo.
A continuación se encuentran las definiciones de los distintos términos en una matriz RACI:
- Responsable: La persona que realiza la tarea. Esta persona toma la acción principal y presenta los entregables.
- Rinde cuentas: La persona que asegura que la tarea o el trabajo se complete. No necesariamente ejecuta la tarea, pero da la aprobación final al producto entregado.
- Consultado: La persona o personas que proporcionan información, consejo o retroalimentación sobre la tarea.
- Informado: La persona o personas que deben estar al tanto de plazos críticos y avances del proyecto, ya que tienen interés en el resultado.
¿Cómo se utiliza?
Para usar un diagrama RACI, enumera las tareas clave que se deben realizar en el proyecto. Luego, lista los miembros del equipo del proyecto y otros interesados que estén involucrados. En cada columna y fila de tu tabla, asigna una letra RACI (responsable, rinde cuentas, consultado o informado) para explicar su función.
Plantilla y ejemplos de diagrama RACI
Membresía DPM ofrece varios recursos de RACI:
- Plantilla RACI
- Ejemplos RACI completados
- Taller: Domina los diagramas RACI en 30 minutos
- Lista de comprobación RACI para ayudarte a hacerlo bien
- Chuleta RACI
3. Plan de comunicación
Un plan de comunicación es un documento que lista los interesados del proyecto y define los canales de comunicación según sus preferencias y nivel de prioridad.
¿Cuándo lo necesitas?
Necesitas un plan de comunicación si tu proyecto involucra a varias personas o grupos que deben mantenerse informados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Así que, básicamente, necesitas un plan de comunicación para cada proyecto.
Recuerda que el plan de comunicación es tan útil para ti como para cualquier otro. El plan de comunicación determina con qué frecuencia te comunicas con el cliente y les hace saber tus intenciones incluso antes de que comience el proyecto.
¿Cómo se utiliza?
Un plan de comunicación define quién debe estar conectado en el proyecto, con qué frecuencia, mediante qué mecanismo y cada cuánto tiempo. Crear un plan de comunicación te ayuda a definir los objetivos de comunicación para el proyecto, documentar la información de los interesados y precisar qué información compartir.
Plantilla y ejemplo de plan de comunicación
4. Estructura de desglose del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) descompone el alcance del proyecto en las tareas concretas que se requieren para cumplir los objetivos del proyecto y entregar los entregables asignados. Es uno de los controles de proyecto más importantes porque representa visualmente el trabajo que debe completar el equipo y, por lo tanto, es un buen mecanismo para seguir el avance respecto a los requisitos del proyecto.
¿Cuándo lo necesitas?
Necesitas una EDT para clarificar los roles y responsabilidades, ayudar a asegurar que las tareas se completen a tiempo y sean de alta calidad, y realizar el seguimiento de las actividades del proyecto. Es fundamental que desarrolles la EDT durante la fase de planificación del proyecto para garantizar que los interesados tengan una comprensión común del trabajo necesario para completar el proyecto.
¿Cómo se utiliza?
Para utilizar una EDT, identificas los entregables del proyecto y luego desglosas esos entregables en las tareas necesarias para producirlos.
Una vez que tengas una visión general de alto nivel de los entregables y las tareas de apoyo, secuencia el trabajo. Estima el nivel de esfuerzo requerido por tarea y programa el trabajo en consecuencia. Luego, elabora un plan de gestión de recursos para determinar cómo asignarás el trabajo según el nivel de esfuerzo, y compártelo con los interesados para obtener su aprobación.
Plantilla y ejemplo de EDT
He incluido una plantilla gratuita de EDT para descargar y un ejemplo de EDT que puedes utilizar en tus proyectos. Para editar el archivo, descárgalo como archivo XLSX y úsalo en Google Sheets o Excel.
5. Lista de verificación de QA
Una lista de verificación de aseguramiento de la calidad (QA) contiene elementos importantes relacionados con los procesos del proyecto, la metodología de pruebas y/o las categorías de productos.
¿Cuándo la necesitas?
Un gestor de proyectos asume la responsabilidad de los errores o elementos omitidos. El aseguramiento de la calidad es un proceso esencial para garantizar que todo funciona como debe, y que no se haya pasado por alto nada importante.
El gestor de proyectos debe asumir un papel principal en el proceso de QA para asegurarse de que los miembros del equipo prioricen y registren correctamente los problemas usando una lista de verificación de QA. Luego, el gestor de proyectos trabaja con los miembros del equipo para asignar un responsable para abordar cada elemento de la lista. Esa persona realiza pruebas, vuelve a probar, implementa la solución y registra los resultados finales.
Una lista de verificación de QA a menudo se divide en diferentes categorías o fases del proyecto que requieren distintas verificaciones de QA. La lista cataloga los pasos de prueba requeridos para cada categoría de producto, como requisitos o seguridad.
¿Cómo se utiliza?
Una lista de verificación de QA desglosa tu proyecto en categorías o fases, cada una de las cuales puede requerir pruebas independientes por parte de diversos especialistas en tu equipo.
Plantilla de Lista de Verificación de QA
La lista de verificación de QA de DPM es una referencia rápida para asegurarse de que las personas responsables de la QA en tus proyectos hayan verificado que el contenido y la funcionalidad estén alineados con los estándares de calidad del proyecto.
6. Registro RAID/registro de riesgos
Un registro RAID es una herramienta para capturar y gestionar riesgos. Es un documento de gestión de riesgos en el que registras riesgos, supuestos, problemas y dependencias.
Revisa nuestro taller sobre gestión de riesgos aquí.
¿Cuándo lo necesitas?
Los registros RAID son especialmente útiles para proyectos en entornos complejos con muchos interesados, como terceros, comités directivos, departamentos de TI o contratistas.
Los informes de estado suelen tener un enfoque de alto nivel, mientras que los registros RAID van un paso más allá al centrarse específicamente en la gestión de riesgos. Es un documento que responsabiliza a los miembros del equipo y a otros interesados al seguir de forma precisa los riesgos junto con las acciones asignadas.
Un registro RAID anota cualquier riesgo o señal de alerta potencial, creando una cultura de apertura proactiva. Es increíblemente útil para exponer múltiples perspectivas sobre los procesos de tu proyecto (ej. ¿El proceso de aprobación de TI tarda 4 semanas? ¿Es suficiente la cantidad asignada de revisiones?)
Si anticipas un problema, documéntalo en tu registro RAID y háblalo en tu reunión de estado. Asigna un responsable para cada riesgo para formular un plan de acción de cómo abordarlo (¡incluso si la respuesta es no hacer nada y aceptar el riesgo!)
¿Cómo se utiliza?
Deberías iniciar un registro RAID al comienzo del proyecto y actualizarlo en reuniones regulares con la participación del cliente. Es importante que también lo utilices para documentar decisiones. Un registro RAID debe incluir:
- Riesgos: amenazas u oportunidades conocidas que aún no se han materializado
- Acciones: tareas o acciones derivadas de reuniones, tareas en curso, etc., incluyendo responsables
- Problemas: desafíos en curso que pueden poner en riesgo el éxito del proyecto
- Dependencias: tareas que deben completarse antes de que otra pueda comenzar o finalizar.
Plantilla de registro RAID
Empieza rápidamente con:
- Plantilla de registro RAID en una hoja de cálculo predefinida
- Ejemplo de registro RAID para mostrar cómo se rellena en un proyecto de rediseño de sitio web
- Seminario web sobre gestión de riesgos
Accede a estos convirtiéndote en miembro de DPM.
7. Informe de estado
Un informe de estado garantiza que las partes involucradas tengan una comprensión clara de la situación del proyecto.
¿Cuándo lo necesitas?
Ser constante con los informes de estado es clave para la transparencia y una gestión eficaz. Es fundamental contar con un informe de estado actualizado con una frecuencia constante que los interesados puedan esperar.
Para establecer una buena cadencia de informes, apunta a realizar informes de estado semanales del proyecto. Si bien puedes entregarlos de manera asincrónica, a veces es útil mantener una conversación sincrónica con tu cliente. Estas reuniones no necesitan ser largas—30 minutos pueden ser suficientes—pero son una buena forma de establecer una relación con tu cliente y generar confianza.
Si es posible, realiza reuniones de estado presenciales y en un entorno más informal. No te limites a hablar solo del proyecto; muestra interés en otras cosas que suceden en la empresa de tu cliente y comparte algunos de los logros de tu portafolio. Estas conversaciones a veces pueden generar oportunidades de negocio que de otra manera no conocerías.
¿Cómo se utiliza?
Algunos clientes esperan ver informes detallados por hora, mientras que otros prefieren una visión general. Como mínimo, un informe de estado debe incluir lo siguiente:
- Costo total del proyecto, presupuesto asignado, presupuesto restante
- Costo mensual/tasa de gasto
- Qué se logró el mes pasado y qué está planeado para el siguiente
- Actualizaciones de la cronología
- Acciones a realizar
- Riesgos, bloqueos y decisiones.
Plantilla y ejemplo de informe de estado
Presenta el estado de tu proyecto utilizando una plantilla de informe de estado. Usa nuestro ejemplo de informe de estado como guía y simplemente completa las secciones para tu resumen ejecutivo, resumen financiero, avances, registro RAID, acciones y hitos.
8. Solicitud de cambio
Una solicitud de cambio describe y define una modificación en el alcance que ocurrió en el proyecto respecto a la declaración inicial de trabajo o la estimación de costos.
¿Cuándo lo necesitas?
Ambas partes deben reconocer y aceptar formalmente una solicitud de cambio. La documentación de la solicitud de cambio debe explicar el cambio, su justificación y los impactos en el presupuesto y el cronograma del proyecto.
Aunque es una idea común pensar que las solicitudes de cambio son negativas, en realidad son simplemente parte de una gestión de proyectos eficaz para comunicar que el alcance previsto ha cambiado. Especialmente cuando esto sucede en las etapas posteriores de los proyectos, estas decisiones sobre el cambio de alcance se pueden tomar con confianza y conducirán a mejores resultados.
Es fundamental educar al cliente sobre el proceso de solicitud de cambio desde el principio para que todos estén familiarizados con él. No evites emitir solicitudes de cambio, incluso para elementos que parezcan sencillos y con impactos menores. Las solicitudes de cambio sin impacto presupuestario ayudan a reforzar el proceso de gestión de cambios y mantienen a todos alineados en las decisiones.
¿Cómo se utiliza?
Las solicitudes de cambio normalmente incluyen lo siguiente:
- Descripción del cambio de alcance
- Motivo del cambio de alcance
- Implicaciones del cambio de alcance (presupuesto, cronograma)
- Reconocimiento oficial (firma o confirmación de aceptación.)
Plantilla de solicitud de cambio
Descarga nuestra plantilla de solicitud de cambio, que te ayuda a registrar los antecedentes, el enfoque, el alcance, los entregables, las suposiciones, el presupuesto, las dependencias, la facturación y las aprobaciones de los cambios.
Roles en la gestión del control de proyectos
Los controles de proyectos no se gestionan solos. Distintos roles contribuyen a su éxito, asegurando que los datos se recojan, analicen y procesen. Estos son quienes participan:
- Gerente de Proyecto – El capitán del barco, responsable de asegurar que se implementen y utilicen eficazmente los controles del proyecto. Supervisa el progreso, la elaboración de informes y toma decisiones basadas en los datos provenientes de los controles. Aprende más sobre las tareas diarias de un gerente de proyecto.
- Controlador de Proyecto – Centrado en el seguimiento de las finanzas, los cronogramas y los riesgos; este rol profundiza en los datos para garantizar la adherencia al coste y al cronograma. Trabaja en estrecha colaboración con el gerente de proyecto para identificar tendencias y recomendar acciones correctivas.
- Planificador – La persona detrás de los diagramas de Gantt y el seguimiento de los cronogramas. Asegura que las tareas estén secuenciadas correctamente, que se gestionen las dependencias y que se monitoreen las rutas críticas.
- Equipo de Finanzas y Compras – El presupuesto, los contratos y los costes de recursos están bajo su responsabilidad. Garantizan que el gasto se alinee con las previsiones y que los controles financieros se mantengan adecuadamente.
- Gestor de Riesgos – Enfocado en identificar, analizar y mitigar los riesgos a lo largo del proyecto. Trabaja con todas las partes interesadas para asegurar que los posibles problemas se aborden antes de que escalen.
- Partes Interesadas y Patrocinadores – Aunque no son directamente responsables de los controles del proyecto, las partes interesadas confían en estos procesos para la transparencia y la toma de decisiones. Su papel es respaldar los controles del proyecto proporcionando aportes estratégicos y asegurando la alineación con los objetivos del negocio.
El proceso diario de control de proyectos
Como gerentes de proyecto, seguimos una rutina diaria para asegurar que nuestros proyectos se mantengan en camino. Esto requiere que sepamos qué está sucediendo. ¡Parece simple! Pero, en realidad, la gestión de proyectos es un ciclo constante de procesar información, planificar y tomar decisiones.
Para mantener todo bajo control, los gerentes de proyecto deben funcionar como un sistema de radar, identificando lo que hay más adelante y alertando a todos sobre posibles desastres inminentes.
Implementar eficazmente un proceso de control de proyectos te permite vigilar el coste y el cronograma a medida que avanza el proyecto. Se espera que dirijas tu proyecto a través de aguas turbulentas—estar preparado salvará tu proyecto de naufragar.
Para continuar, sigue estas cuatro fases como parte de un proceso sencillo de control de proyectos:
Evalúa
Supervisa el plan del proyecto, el resultado esperado y la trayectoria del trabajo. Debes saber en qué punto te encuentras para gestionar diligentemente las expectativas de los interesados. Haz preguntas para asegurarte de comprender el estado. Cuando evalúes, utiliza los informes de estado del proyecto y los indicadores como base para la toma de decisiones.
Planifica
Según el estado determinado, a menudo necesitarás implementar correcciones de rumbo. Asegúrate de que estén bien planificadas; intenta anticipar hacia dónde van las cosas. ¿Un cambio afectará a otras áreas de trabajo? ¿Tendrás que involucrar al cliente? ¿Todo el equipo está comprometido? Si el problema parece persistente o sistémico, utiliza el análisis de causa raíz para explorar qué lo está provocando en el fondo. ¿Es un caso aislado o crees que se convertirá en un problema mayor?
Reacciona
Una vez que tienes un plan, implementa los cambios. Esto incluye informar al cliente sobre lo que está cambiando y asegurarte de que el equipo está completamente informado y comprometido. Conoce el impacto en el presupuesto y el calendario, y realiza los ajustes necesarios.
Conecta
Como gerente de proyectos, eres el pegamento que mantiene unido al equipo. Asegúrate de distribuir tus conocimientos al equipo para que todos tengan una visión completa. Mantén al cliente y a los demás interesados informados.
Haz seguimiento
Establece recordatorios para hacer seguimiento tanto interna como externamente y así evitar retrasos.
Haz seguimiento con tu equipo
No podemos asumir que nuestro equipo recuerda cada solicitud o consejo sabio que les damos. Tendrás que dar muchos recordatorios amistosos como “oye, perdona la molestia, ¿pero ya pudiste hacer X?” o “no te olvides de Y”.
El seguimiento te da tranquilidad de que las personas están en camino y también ofrece una rápida revisión de cómo van las cosas. A menudo, durante esas breves revisiones, descubrirás que algo no está saliendo según lo planeado.
Haz seguimiento con tus clientes o partes interesadas
En parte, hacer seguimiento con los clientes y partes interesadas implica dar actualizaciones sobre el estado del proyecto, es decir, qué está sucediendo, qué va a ocurrir y cualquier problema.
Pero también es similar a cómo hacemos seguimiento con el equipo. Es importante utilizar estos seguimientos para dar recordatorios amistosos sobre el calendario del proyecto o cualquier decisión pendiente que requiera la intervención del cliente.
Herramientas de Gestión de Proyectos para el Control de Proyectos
El control de proyectos depende de datos precisos, monitoreo en tiempo real y colaboración fluida. Las herramientas de gestión de proyectos adecuadas brindan visibilidad sobre presupuestos, cronogramas, riesgos e indicadores de desempeño, ayudando a los equipos a mantenerse en camino y tomar decisiones informadas.
Estas son mis opciones de mejor software de gestión de proyectos disponible actualmente:
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Preguntas Frecuentes sobre el Control de Proyectos
Aquí tienes las respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre el control de proyectos.
¿En qué parte del ciclo de vida de un proyecto entran los controles?
Por definición, los controles de proyecto son un componente crítico de la fase de monitoreo y control dentro del ciclo de vida del proyecto. Dicho esto, muchos de los ejemplos de control que mencioné en este artículo deberían desarrollarse durante la fase de planificación de proyectos y estar disponibles durante la ejecución. Por lo tanto, se podría argumentar que los controles se utilizan a lo largo de todo el ciclo de vida.
¿Controlar un proyecto es lo mismo que microgestionarlo?
La mayor idea errónea sobre el control de proyectos probablemente sea pensar que tú, como gerente de proyecto, necesitas controlar (es decir, microgestionar) a tu equipo para conseguir los resultados correctos. Pero esa no es la forma adecuada.
Controlar en forma de micromanagement no aprovecha las fortalezas de tu equipo y, por lo tanto, corre el riesgo de desviar el proyecto (¡sin mencionar el agotamiento que probablemente experimentarás al intentar asumir una carga de trabajo demasiado pesada!)
En resumen: los controles de proyectos no se tratan de controlar directamente el trabajo o a las personas que lo realizan; están destinados a gestionar la estructura y el flujo del propio proyecto.
¿Qué opinas?
Un proceso de control de proyectos bien establecido y consistente es la columna vertebral para entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. También le da tranquilidad al equipo de que tú, como su gestor de proyectos, estarás allí para apoyarlos.
¿Cuáles son tus experiencias con los controles de proyectos? ¿Hay otras métricas de proyectos que midas? Comparte tu experiencia o tus preguntas en los comentarios.
