8 controles de proyecto para mantener tus proyectos encaminados
Señales de advertencia: evita el descontrol de los proyectos: Los controles de proyecto ofrecen alertas tempranas cuando los proyectos se desvían de su curso, lo que permite realizar ajustes rápidos y mantener el trabajo alineado con los objetivos iniciales.
Plantillas: las mejores aliadas de tu proyecto: El uso de plantillas puede agilizar la implementación de los controles de proyecto y ayudar a gestionar los problemas de forma sistemática, sin eliminarlos por completo.
Controles y gestión: un dúo dinámico: Los controles de proyecto realizan un seguimiento de métricas de rendimiento como el presupuesto y el cronograma, mientras que la gestión de proyectos supervisa todo el ciclo de vida del proyecto, proporcionando estrategia y ejecución.
Los datos son tu estrella guía: Al basarse en información en tiempo real impulsada por datos, previsiones e informes, los controles de proyecto ayudan a evitar retrasos y sobrecostes.
Los controles del proyecto mantienen un proyecto encaminado. Cuando las cosas no van del todo bien y un proyecto comienza a desviarse, los controles te dan una señal de advertencia temprana para que puedas ajustar y volver a poner todo en orden lo antes posible.
En este artículo, repaso varios documentos, plantillas y listas de comprobación de control de proyectos que puedes utilizar para controlar tu proyecto y comenzar a gestionar este tipo de problemas de manera sistemática.
NOTA: No dije que podrás eliminar estos problemas. ¡No podrás!
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Los proyectos rara vez salen según lo planeado. Las cosas cambian constantemente, ya sean los miembros de tu equipo, las expectativas del cliente o las complejidades imprevistas que afectan tus planes. Los gerentes de proyecto son responsables de minimizar las probabilidades de que los riesgos se conviertan en problemas, pero también es nuestro trabajo abordar los problemas cuando ocurren.
UNA NOTA SOBRE LAS PLANTILLAS
Puedes obtener plantillas que te ayuden a implementar estos controles del proyecto; las encontrarás en DPM Membership, junto con más de 100 plantillas, documentos, ejemplos, libros electrónicos, listas de comprobación y talleres adicionales sobre proyectos.
¿Qué son los controles del proyecto?
Los controles del proyecto son las acciones que realizas como gerente de proyecto y la documentación que utilizas para mantener tus proyectos encaminados. Son un conjunto de herramientas que te ayudan a producir los entregables del proyecto correctamente.
Consulta la siguiente definición de control de proyectos del Project Management Institute (PMI):
Un sistema de control de proyectos tiene como objetivo minimizar la brecha entre la planificación y la ejecución del proyecto para alcanzar sus objetivos, es decir, costo, tiempo y contenido.
En la práctica, los controles del proyecto se centran en supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPIs) del proyecto, como el costo y el cronograma, que en última instancia están relacionados con el alcance y la entrega. Al prestar atención a las métricas en tiempo real, los controles del proyecto pueden ayudar a los gerentes de proyecto a anticipar problemas y oportunidades.
Por ejemplo, si tu proyecto está adelantado respecto al cronograma o por debajo del costo previsto, puedes permitirte gastar un poco más para mejorar la calidad. Si el presupuesto parece ajustado, puedes identificar formas de reducir costos en otras áreas, como sustituir un recurso de menor costo para producir futuros entregables.
Controles del proyecto frente a gestión de proyectos
Ahora que he definido los controles del proyecto como un conjunto de herramientas para mantener un proyecto encaminado, quizá te preguntes en qué se diferencian de la gestión de proyectos.
La diferencia clave es el alcance. Los controles del proyecto se centran en hacer seguimiento de métricas de rendimiento específicas —presupuesto, cronograma y riesgos—, mientras que la gestión de proyectos supervisa todo el ciclo de vida del proyecto, desde el inicio hasta el cierre.
La gestión de proyectos se ocupa de la estrategia y la ejecución. Implica definir los objetivos del proyecto, alinear a las partes interesadas, asignar recursos y garantizar entregables de calidad. Es una combinación de planificación, liderazgo y adaptabilidad para mantener el proyecto en marcha.
Los controles del proyecto, por otro lado, proporcionan los mecanismos de supervisión y equilibrio que ayudan a los gerentes a dirigir el proyecto en la dirección correcta. Se basan en análisis fundamentados en datos, previsiones e informes para evitar retrasos y sobrecostos.
Piensa en ello de esta manera: la gestión de proyectos es el capitán que dirige el barco, mientras que los controles del proyecto actúan como herramientas de navegación: hacen seguimiento de la velocidad, los niveles de combustible y las desviaciones del rumbo para garantizar un viaje sin contratiempos. Ambos son esenciales, pero los controles del proyecto proporcionan las barreras de protección que mantienen el proyecto alineado con sus objetivos originales.
¿Existe alguna diferencia entre un gerente de proyecto y un controlador de proyectos?
Sí. En algunas organizaciones, un controlador de proyectos es como la mano derecha del gerente de proyecto.
El controlador de proyectos se centra más en las métricas, el seguimiento, los controles y el análisis del proyecto, mientras que el gerente de proyecto se centra más en el equipo del proyecto, en cómo se ejecuta el trabajo del proyecto y con qué estándar de calidad, y en gestionar las relaciones con los clientes y las partes interesadas.
Por lo general, los gerentes de proyectos digitales desempeñan tanto el papel de gerentes de proyecto como el de controladores de proyectos.
Por qué son importantes los controles del proyecto
El llamado triángulo de hierro de la gestión de proyectos —alcance, cronograma y calidad— puede meterte en situaciones complicadas. Sin duda, has tenido conversaciones como estas:
Equipo: «Sin duda, el cliente estaría mucho más satisfecho si pudiéramos disponer de solo dos días más para perfeccionar esto…»
Cliente: «Me gusta el enfoque que están siguiendo, pero ¿pueden ajustar los cálculos y encontrar la manera de hacerlo con la mitad del presupuesto?»
Este acto de equilibrismo es una de las tareas más difíciles para quienes gestionamos proyectos.
Por un lado, tenemos que entregar un producto que satisfaga al cliente. Por otro lado, siempre debemos respaldar al equipo y permitirle presentar su mejor trabajo.
Los controles del proyecto te permiten afrontar este tipo de conversaciones difíciles con los clientes con una buena preparación. Estos son algunos de los beneficios de los controles del proyecto:
- Te ayudan a tomar decisiones fundamentadas sobre el equilibrio óptimo entre coste, cronograma y calidad
- Mitigan el riesgo de ampliación descontrolada del alcance al mostrar los efectos de asumir tareas adicionales
- Te ayudan a anticiparte a los costes imprevistos
- Te permiten formular planes de contingencia para abordar las desviaciones del cronograma o los desafíos relacionados con los recursos
- Sirven como herramienta para gestionar las expectativas de las partes interesadas respecto a los resultados del proyecto.
Los controles del proyecto en el ciclo de vida del proyecto
Los controles del proyecto no son una tarea que se realiza una sola vez. Se integran en cada etapa del ciclo de vida del proyecto y ayudan a mantener bajo control el alcance, el cronograma y el presupuesto. Así encajan en cada fase:
- Inicio – En esta etapa, los controles del proyecto establecen los cimientos del éxito. Esto incluye definir los objetivos clave, identificar los riesgos y establecer una línea base inicial de costes y cronograma. Sin esta base, el proyecto corre el riesgo de sufrir una ampliación descontrolada del alcance incluso antes de comenzar.
- Planificación – Los controles del proyecto dan forma al plan del proyecto mediante el establecimiento de KPI medibles, la definición de estructuras de informes y el detalle de la asignación de recursos. Aquí entran en juego las herramientas de programación y los controles presupuestarios.
- Ejecución – A medida que comienza el trabajo, los controles del proyecto garantizan que los equipos mantengan el rumbo. La supervisión en tiempo real, el seguimiento de costes y las evaluaciones de riesgos ayudan a señalar pronto los posibles problemas. Un ejemplo es un registro de decisiones, que puede ayudarte a llevar un control de las decisiones clave y a exigir responsabilidades. Los cambios son inevitables, pero con un marco de control sólido pueden gestionarse de forma proactiva en lugar de reactiva.
- Seguimiento y control – La supervisión continua es fundamental. Esta fase implica hacer un seguimiento del progreso respecto a la línea base, gestionar los cambios y perfeccionar las previsiones. Los controles del proyecto actúan como barreras de protección que evitan que el proyecto se desvíe de su curso.
- Cierre – Concluir un proyecto no significa que los controles del proyecto se detengan. Las revisiones posteriores, las lecciones aprendidas y las conciliaciones financieras finales ayudan a mejorar los procesos para futuros proyectos.
Sin controles integrados en cada etapa, los proyectos se convierten en un juego de adivinanzas. Implementar los controles del proyecto como un proceso continuo —en lugar de aplicarlos como una solución de última hora— garantiza una ejecución fluida y resultados predecibles.
8 ejemplos de controles del proyecto para poner orden en el caos de tu proyecto
Ahora que he explicado los controles del proyecto y sus beneficios, aquí tienes 8 ejemplos prácticos de controles del proyecto —incluidas plantillas— que puedes aplicar en tus proyectos.
- Documentación de planificación del proyecto
- Matriz RACI
- Plan de comunicación
- Estructura de desglose del trabajo
- Lista de comprobación de QA
- Registro RAID/registro de riesgos
- Informe de estado
- Solicitud de cambio
1. Documentación de planificación del proyecto
Detente aquí. No sigas leyendo este artículo si todavía no tienes algún tipo de documento esencial de planificación del proyecto. Esa es la base de tus controles: un registro que muestra lo que pretendías hacer en el proyecto para que puedas comprobar si avanza según lo previsto.
No entraré aquí en detalles sobre cómo crear y utilizar estos documentos, ya que eso queda fuera del alcance del artículo. Simplemente explicaré qué son y cómo encontrar más información.
Los documentos de planificación del proyecto incluyen:
Resumen del proyecto
Este documento abarca quién, qué, cuándo, por qué, cómo y otros aspectos esenciales de tu proyecto, para que puedas sentar una base sólida para su ejecución
Obtén una plantilla de resumen del proyecto prediseñada, que incluye indicaciones para ayudarte a reflexionar sobre cómo completar cada sección, además de un ejemplo que muestra cómo es una versión finalizada.
Presupuesto del proyecto/estimación de costes
Para determinar si tu proyecto se ajusta al presupuesto o está por debajo de él, necesitas una estimación de costes original que utilizar como referencia. Aquí tienes una guía para estimar el presupuesto y los costes de un proyecto que puedes utilizar para preparar una estimación.
Cronograma, plan del proyecto, calendario y/o diagrama de Gantt
Al igual que con el presupuesto del proyecto, necesitas una referencia para determinar si estás siguiendo el plan. Un plan del proyecto, incluido un calendario del proyecto, es tu herramienta más básica para controlar tus proyectos y hacer que sean controlables desde el principio.
Lee aquí nuestra guía para crear un plan de proyecto.
Si tienes curiosidad por ver cómo son algunos cronogramas de proyectos reales, puedes encontrar ejemplos de cronogramas en DPM Membership.
Declaración de trabajo
Tu declaración de trabajo contiene mucha información que te ayudará a establecer controles para el resto del proyecto. Si no conoces este concepto, puedes empezar con la guía definitiva de DPM sobre cómo redactar una declaración de trabajo.
2. Tabla RACI
RACI es un acrónimo de responsable, responsable último, consultado e informado. Los directores de proyectos utilizan una tabla RACI para asignar funciones y responsabilidades en las tareas del proyecto y la toma de decisiones.
¿Cuándo la necesitas?
Un proyecto con procesos complejos de toma de decisiones o aprobación puede requerir una tabla RACI. Una tabla RACI resulta especialmente útil si existe un conflicto en torno a las responsabilidades.
Puede ser difícil dominar las tablas RACI, pero, cuando lo consigas, descubrirás que pueden ayudar a evitar que después se culpe a otras personas.
Un cuadro RACI (y su primo, el cuadro RASCI) es útil porque documenta quién es responsable de completar una tarea concreta y quién debe estar informado sobre el estado. Puede ser una solución para un posible retraso en la toma de decisiones o una distribución desigual de la carga de trabajo.
Estas son las definiciones de los distintos términos de un cuadro RACI:
- Responsable: La persona que realiza la tarea. Esta persona toma la iniciativa principal y presenta los entregables.
- Responsable final: La persona que se asegura de que la tarea o el trabajo se complete. No es necesariamente quien ejecuta la tarea, pero aprueba el producto final.
- Consultar: La persona o personas que proporcionan información, asesoramiento o comentarios sobre la tarea.
- Informar: La persona o personas que deben estar al tanto de los plazos críticos y del progreso del proyecto, ya que tienen un interés en el resultado.
¿Cómo se utiliza?
Para utilizar un cuadro RACI, define las tareas clave que deben realizarse en el proyecto. Después, enumera a los miembros del equipo del proyecto y a las demás partes interesadas involucradas. En cada columna y fila del cuadro, asigna una letra RACI (responsable, responsable final, consultar o informar) para explicar su función.
Plantilla y ejemplos de cuadros RACI
La membresía de DPM ofrece varios recursos sobre RACI:
- Plantilla RACI
- Ejemplos de RACI completados
- Taller: domina los cuadros RACI en 30 minutos
- Lista de comprobación RACI para ayudarte a hacerlo correctamente
- Hoja resumen de RACI
3. Plan de comunicación
Un plan de comunicación es un documento que enumera a las partes interesadas del proyecto y define los canales de comunicación según sus preferencias y nivel de prioridad.
¿Cuándo lo necesitas?
Necesitas un plan de comunicación si tu proyecto involucra a varias personas o grupos que deben mantenerse informados durante todo el ciclo de vida del proyecto. Así que, básicamente, necesitas un plan de comunicación para cada proyecto.
Recuerda que el plan de comunicación es tan beneficioso para ti como para cualquier otra persona. El plan de comunicación determina con qué frecuencia te comunicas con el cliente y le permite conocer tus intenciones antes incluso de que comience el proyecto.
¿Cómo se utiliza?
Un plan de comunicación define quién debe estar conectado en el proyecto, con qué frecuencia, mediante qué mecanismo y con qué periodicidad. Crear un plan de comunicación te ayuda a definir los objetivos de comunicación del proyecto, documentar la información de las partes interesadas y determinar qué información compartir.
Plantilla y ejemplo de plan de comunicación
4. Estructura de desglose del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (WBS) descompone el alcance del proyecto en las tareas específicas necesarias para cumplir los objetivos del proyecto y completar los entregables asignados. Es uno de los controles de proyecto más importantes porque representa visualmente el trabajo que los miembros del equipo deben completar y, por lo tanto, es un buen mecanismo para realizar un seguimiento del progreso en relación con los requisitos del proyecto.
¿Cuándo lo necesitas?
Necesitas una WBS para aclarar las funciones y responsabilidades, ayudar a garantizar que las tareas se completen a tiempo y con un alto nivel de calidad, y hacer un seguimiento de las actividades del proyecto. Es fundamental desarrollar la WBS durante la fase de planificación del proyecto para garantizar que las partes interesadas tengan una comprensión común del trabajo necesario para completar el proyecto.
¿Cómo se utiliza?
Para utilizar una WBS, identifica los entregables del proyecto y luego desglosa esos entregables en las tareas necesarias para producirlos.
Una vez que tengas una visión general de alto nivel de los entregables y las tareas de apoyo, secuencia el trabajo. Calcula el nivel de esfuerzo necesario para cada tarea y programa el trabajo en consecuencia. Luego, elabora un plan de gestión de recursos para determinar cómo dotarás de personal el trabajo en función del nivel de esfuerzo, y compártelo con las partes interesadas para obtener su aprobación.
Plantilla y ejemplo de WBS
He incluido una plantilla de WBS descargable y gratuita y un ejemplo de WBS que puedes utilizar en tus proyectos. Para editar el archivo, descárgalo como un archivo XLSX y utilízalo en Google Sheets o Excel.
5. Lista de verificación de QA
Una lista de verificación de aseguramiento de la calidad (QA) contiene elementos importantes relacionados con los procesos del proyecto, la metodología de pruebas o las categorías de productos.
¿Cuándo la necesitas?
Un director de proyectos asume la responsabilidad por los errores o los elementos omitidos. El QA es un proceso esencial para garantizar que todo funcione como debería y que no se haya pasado por alto nada importante.
Un director de proyectos debe desempeñar un papel principal en el proceso de QA para garantizar que los miembros del equipo prioricen y registren correctamente los problemas mediante una lista de verificación de QA. Luego, el director de proyectos trabaja con los miembros del equipo para asignar a una persona responsable de abordar cada elemento de la lista. Esa persona prueba, vuelve a probar, implementa la solución y registra los resultados finales.
Una lista de verificación de QA suele dividirse en diferentes categorías o fases del proyecto que requieren comprobaciones de QA distintas. La lista de verificación cataloga los pasos de prueba necesarios para cada categoría de producto, como los requisitos o la seguridad.
¿Cómo se utiliza?
Una lista de verificación de QA divide tu proyecto en categorías o fases, cada una de las cuales puede requerir pruebas independientes por parte de varios especialistas de tu equipo.
Plantilla de lista de verificación de QA
La lista de verificación de QA de DPM es una referencia rápida para asegurarte de que las personas responsables del QA en tus proyectos hayan verificado que el contenido y la funcionalidad cumplen con los estándares de calidad del proyecto.
6. Registro RAID/registro de riesgos
Un registro RAID es una herramienta para capturar y gestionar riesgos. Es un documento de gestión de riesgos en el que registras riesgos, supuestos, problemas y dependencias.
Consulta aquí nuestro taller sobre gestión de riesgos.
¿Cuándo lo necesitas?
Los registros RAID son especialmente útiles para proyectos en entornos complejos con muchas partes interesadas, como terceros, comités directivos, departamentos de TI o contratistas.
Los informes de estado suelen tener un enfoque de alto nivel, mientras que los registros RAID van un paso más allá para centrarse específicamente en la gestión de riesgos. Es un documento que hace que los miembros del equipo y otras partes interesadas rindan cuentas al realizar un seguimiento preciso de los riesgos junto con las acciones asignadas.
Un registro RAID anota cualquier riesgo o posible señal de alerta, creando una cultura de transparencia proactiva. Es increíblemente útil para mostrar múltiples perspectivas sobre los procesos de tu proyecto (p. ej., ¿el proceso de aprobación de TI tarda 4 semanas? ¿Es suficiente el número de revisiones asignado?)
Si anticipas un problema, documéntalo en tu registro RAID y habla de él en tu reunión de estado. Asigna un responsable a cada riesgo para formular un plan de acción sobre cómo abordarlo (¡incluso si la respuesta es no hacer nada y aceptar el riesgo!)
¿Cómo se utiliza?
Debes comenzar un registro RAID al inicio del proyecto y actualizarlo en reuniones periódicas con la participación del cliente. También es importante utilizarlo para documentar las decisiones. Un registro RAID debe incluir:
- Riesgos: amenazas u oportunidades conocidas que aún no se han materializado
- Acciones: elementos de acción de las reuniones, tareas en curso, etc., incluidos los responsables
- Problemas: desafíos en curso que pueden amenazar el éxito del proyecto
- Dependencias: tareas que deben completarse antes de que otra tarea pueda comenzar o terminar.
Plantilla de registro RAID
Empieza con ventaja gracias a:
- Plantilla de registro RAID en una hoja de cálculo prediseñada
- Ejemplo de registro RAID para mostrar cómo es un registro RAID cumplimentado para un proyecto de rediseño de un sitio web
- Seminario web sobre gestión de riesgos
Accede a estos recursos haciéndote miembro de DPM.
7. Informe de estado
Un informe de estado garantiza que las partes involucradas comprendan claramente en qué punto se encuentra el proyecto.
¿Cuándo lo necesitas?
Ser constante con los informes de estado es fundamental para la transparencia y una gestión eficaz. Es esencial preparar un informe de estado actualizado con una periodicidad constante que las partes interesadas puedan esperar.
Para establecer una periodicidad adecuada de los informes, intenta elaborar informes de estado del proyecto semanalmente. Aunque puedes entregarlos de forma asíncrona, a veces resulta útil mantener una conversación síncrona con el cliente. Estas reuniones no tienen que ser largas—30 minutos pueden ser suficientes—, pero son una buena forma de establecer una relación con el cliente y generar confianza.
Si es posible, celebra las reuniones de estado cara a cara en un entorno más informal. No te limites a hablar del proyecto; en su lugar, muestra interés por lo que ocurre en otros ámbitos de la empresa de tu cliente y comparte algunos de los aspectos más destacados de tu portafolio. Estas conversaciones pueden generar oportunidades de negocio de las que, de otro modo, no te habrías enterado.
¿Cómo se utiliza?
Algunos clientes esperan ver informes detallados por horas, mientras que otros prefieren una visión general. Como mínimo, un informe de estado debe incluir lo siguiente:
- Coste total del proyecto, presupuesto asignado y presupuesto restante
- Coste mensual o tasa de consumo del presupuesto
- Lo conseguido durante el último mes y lo previsto para el siguiente
- Actualizaciones sobre el cronograma
- Elementos de acción
- Riesgos, bloqueos y decisiones.
Plantilla y ejemplo de informe de estado
Presenta el estado de tu proyecto utilizando una plantilla de informe de estado. Usa nuestro ejemplo de informe de estado como guía y simplemente completa las secciones correspondientes al resumen ejecutivo, el resumen financiero, el progreso, el registro RAID, los elementos de acción y los hitos.
8. Solicitud de cambio
Una solicitud de cambio describe y define un cambio en el alcance que se produjo en el proyecto con respecto al enunciado inicial del trabajo o a la estimación de costes.
¿Cuándo la necesitas?
Ambas partes deben reconocer y aceptar formalmente una solicitud de cambio. La documentación de la solicitud de cambio debe explicar el cambio y su justificación, así como sus repercusiones en el presupuesto y el cronograma del proyecto.
Aunque es un error común pensar que las solicitudes de cambio son negativas, simplemente forman parte de una gestión de proyectos eficaz para comunicar que el alcance previsto ha cambiado. Especialmente cuando esto ocurre en una fase avanzada de los proyectos, estas decisiones sobre cambios en el alcance pueden tomarse con confianza y darán lugar a mejores resultados.
Es esencial informar al cliente sobre el proceso de solicitud de cambio desde el principio para que todos estén familiarizados con él. No evites emitir solicitudes de cambio, incluso para elementos aparentemente sencillos con repercusiones menores. Las solicitudes de cambio sin impacto presupuestario ayudan a hacer cumplir el proceso de gestión de cambios y a mantener a todos alineados con respecto a las decisiones.
¿Cómo se utiliza?
Las solicitudes de cambio suelen detallar lo siguiente:
- Descripción del cambio en el alcance
- Motivo del cambio en el alcance
- Implicaciones del cambio en el alcance (presupuesto, cronograma)
- Reconocimiento oficial (firma o confirmación de aceptación).
Plantilla de solicitud de cambio
Descarga nuestra plantilla de solicitud de cambio, que te ayuda a registrar los antecedentes, el enfoque, el alcance, los entregables, las suposiciones, el presupuesto, las dependencias, la facturación y las aprobaciones de los cambios.
Funciones en la gestión del control de proyectos
Los controles del proyecto no se gestionan solos. Distintas funciones contribuyen a su éxito, garantizando que los datos se recopilen, analicen y utilicen. Estas son las personas que participan:
- Director del proyecto – El capitán del barco, responsable de garantizar que los controles del proyecto se implementen y utilicen eficazmente. Supervisa el progreso, supervisa los informes y toma decisiones basadas en datos a partir de las métricas de control. Obtén más información sobre las tareas diarias de un director de proyectos.
- Controlador del proyecto – Centrado en el seguimiento de las finanzas, los cronogramas y los riesgos, este puesto analiza los datos en profundidad para garantizar el cumplimiento de los costes y del cronograma. Trabaja estrechamente con el director del proyecto para identificar tendencias y recomendar acciones correctivas.
- Planificador – La persona responsable de los diagramas de Gantt y del seguimiento del cronograma. Garantiza que las tareas estén secuenciadas correctamente, que las dependencias se gestionen y que las rutas críticas se supervisen.
- Equipo de finanzas y adquisiciones – El presupuesto, los contratos y los costes de los recursos están bajo su responsabilidad. Garantiza que los gastos se ajusten a las previsiones y que los controles financieros se mantengan adecuadamente.
- Responsable de riesgos – Se centra en identificar, analizar y mitigar los riesgos durante todo el proyecto. Trabaja con todas las partes interesadas para garantizar que los posibles problemas se aborden antes de agravarse.
- Partes interesadas y patrocinadores – Aunque no son directamente responsables de los controles del proyecto, las partes interesadas dependen de estos procesos para garantizar la transparencia y la toma de decisiones. Su función es apoyar los controles del proyecto aportando información estratégica y garantizando la alineación con los objetivos empresariales.
El proceso diario de control de proyectos
Como gerentes de proyectos, seguimos una rutina diaria para asegurarnos de que nuestros proyectos sigan su curso. Esto requiere que sepamos qué está ocurriendo. ¡Suena sencillo! Pero, en realidad, la gestión de proyectos es un ciclo constante de procesamiento de información, planificación y toma de decisiones.
Para mantener todo encaminado, los gerentes de proyectos deben funcionar como un sistema de radar, haciendo comprobaciones para ver qué hay por delante y alertando a todos sobre la posibilidad de un desastre inminente.
Establecer eficazmente un proceso de control de proyectos te permite vigilar los costos y el cronograma a medida que las cosas evolucionan durante el proyecto. Se espera que navegues con tu proyecto por aguas turbulentas; estar preparado evitará que tu proyecto naufrague.
Para proceder, sigue estas cuatro fases como parte de un proceso sencillo de control de proyectos:
Evaluar
Vigila el plan del proyecto, el resultado previsto y la trayectoria del trabajo. Debes saber en qué situación te encuentras para poder gestionar diligentemente las expectativas de las partes interesadas. Haz preguntas para asegurarte de comprender el estado. Al evaluar, utiliza los informes de estado del proyecto y las métricas como base para la toma de decisiones.
Planificar
Según el estado determinado, a menudo tendrás que implementar correcciones de rumbo. Asegúrate de planificarlas adecuadamente; intenta anticipar hacia dónde se dirigen las cosas. ¿Afectará un cambio a otros flujos de trabajo? ¿Tendrás que involucrar al cliente? ¿Está todo el equipo de acuerdo? Si el problema parece persistente o sistémico, utiliza el análisis de causa raíz para explorar qué lo impulsa bajo la superficie. ¿Es algo aislado o ves que se está convirtiendo en un problema mayor?
Reaccionar
Una vez que tengas un plan, implementa los cambios. Esto incluye informar al cliente sobre lo que está cambiando y asegurarte de que el equipo esté plenamente informado y de acuerdo. Conoce el impacto en el presupuesto y el cronograma, y realiza los ajustes adecuados.
Conectar
Como gerente de proyectos, eres el pegamento que mantiene unido al equipo. Asegúrate de compartir tus conocimientos con el equipo para que todos tengan la visión completa. Mantén informados al cliente y a las demás partes interesadas.
Hacer seguimiento
Establece recordatorios para hacer seguimiento tanto interna como externamente y evitar retrasos.
Hacer seguimiento con tu equipo
No podemos suponer que nuestro equipo recuerda cada solicitud o consejo útil que le damos. Tienes que dar muchos recordatorios amables como «oye, perdona que insista, pero ¿ya has podido hacer X?» o «no te olvides de Y».
Hacer seguimiento te da la tranquilidad de que las personas siguen el rumbo y también ofrece una comprobación rápida de cómo van las cosas. A menudo, es durante esas breves revisiones cuando descubres que algo no va exactamente según lo planeado.
Hacer seguimiento con tus clientes o partes interesadas
En parte, hacer seguimiento con los clientes y las partes interesadas implica proporcionar actualizaciones sobre el estado del proyecto; es decir, qué está ocurriendo, qué ocurrirá y cualquier problema.
Pero también es similar a la forma en que hacemos seguimiento con el equipo. Es importante utilizar estos seguimientos para dar recordatorios amables sobre el cronograma del proyecto o sobre cualquier decisión pendiente que requiera la opinión del cliente.
Herramientas de gestión de proyectos para el control de proyectos
Los controles de proyectos dependen de datos precisos, supervisión en tiempo real y colaboración fluida. Las herramientas adecuadas de gestión de proyectos proporcionan visibilidad sobre los presupuestos, los cronogramas, los riesgos y las métricas de rendimiento, y ayudan a los equipos a mantenerse encaminados y tomar decisiones fundamentadas.
Estas son mis selecciones del mejor software de gestión de proyectos disponible actualmente:
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Preguntas frecuentes sobre los controles de proyectos
Aquí encontrarás las respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre los controles de proyectos.
¿Dónde encajan los controles del proyecto en el ciclo de vida del proyecto?
Por definición, los controles del proyecto son un componente fundamental de la fase de monitoreo y control del ciclo de vida del proyecto. Dicho esto, muchos de los ejemplos de controles del proyecto que mencioné en este artículo deberían desarrollarse durante la fase de planificación del proyecto y estar disponibles durante la ejecución. Por lo tanto, se podría argumentar que los controles del proyecto se utilizan durante todo el ciclo de vida.
¿Controlar es lo mismo que microgestionar mis proyectos?
La mayor idea equivocada sobre los controles del proyecto probablemente sea que tú, como director del proyecto, necesitas controlar (es decir, microgestionar) a tu equipo para obtener los resultados adecuados. Pero esa no es la solución.
Controlar en forma de microgestión no aprovecha las fortalezas de tu equipo y, por lo tanto, corre el riesgo de desviar el proyecto de su rumbo (¡por no mencionar el agotamiento que probablemente experimentarás al intentar asumir una carga de trabajo demasiado pesada!).
En resumen: los controles del proyecto no consisten en controlar directamente el trabajo ni a las personas que lo realizan; su objetivo es gestionar la estructura y el flujo del proyecto en sí.
¿Qué opinas?
Un proceso de control del proyecto bien establecido y coherente es la base para entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. También da tranquilidad al equipo, ya que sabe que tú, como director del proyecto, lo respaldarás.
¿Cuáles son tus experiencias con los controles del proyecto? ¿Hay otras métricas del proyecto que midas? Comparte tu experiencia o tus preguntas en los comentarios.
