Cómo Planificar Recursos Para Múltiples Proyectos: 6 Consejos de Expertos
Planificar los recursos para varios proyectos que se ejecutan simultáneamente (o con cierto solapamiento) es un desafío tanto para los jefes de proyecto como para las organizaciones. Los PM deben asegurarse de que cada proyecto cuente con los recursos adecuados y que, si los recursos trabajan en varios proyectos, no estén sobrecargados ni infrautilizados.
Si eres nuevo gestionando varios proyectos a la vez y quieres asegurarte de asignar bien los recursos, estás en el lugar correcto.
6 consejos para planificar recursos en varios proyectos
Aquí tienes algunos consejos de expertos para planificar los recursos en múltiples proyectos.
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1. Utiliza un software de gestión de recursos
Durante el proceso de gestión de recursos, usar un software para plasmar todos los cronogramas de los proyectos puede ser útil. Cuando introduces todos los detalles de los proyectos (como tareas y sus duraciones) en el software, puedes generar un informe que te servirá para la planificación de la capacidad de recursos. Los informes muestran cuánto tiempo tiene cada miembro del equipo reservado para trabajo en proyectos frente al tiempo disponible para otros proyectos.
Tener esto en un solo informe o panel te permite ver si necesitas realizar una gestión adicional de recursos del proyecto, reprogramar entregables o incorporar un freelance o un recurso de otro equipo para ayudar a equilibrar la carga de trabajo.
Al configurar la capacidad en tu software, ten en cuenta aspectos como reuniones de equipo o agencia, descansos, días de enfermedad o vacaciones, así como cualquier trabajador con horarios no tradicionales, para obtener la información más precisa posible de tu software.
Otra ventaja de usar un software de previsión de proyectos es que puede ayudarte a anticipar necesidades de recursos. Quien esté encargado de reservar nuevos proyectos puede ver si hay huecos en el calendario de recursos o períodos de mayor necesidad y, con suerte, cubrirlos antes de que surjan, maximizando así la eficiencia y las horas facturables.
Aquí tienes una lista corta con las mejores herramientas de gestión de recursos para ayudarte con la optimización de recursos:
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Si llevas proyectos en tu pequeña empresa o bien tienes un presupuesto limitado, echa un vistazo a esta lista de software de gestión de recursos gratis.
2. Prioriza los proyectos
Al gestionar varios proyectos, es fundamental para tu éxito (y tu salud mental) que priorices. Cada proyecto aporta resultados diferentes y no todos pueden ser el proyecto más importante para cada miembro del equipo o recurso. Tener un orden de prioridades te ayudará a gestionar mejor los cuellos de botella de recursos entre proyectos.
Por ejemplo, un proyecto de un año y siete cifras en una agencia digital puede tener prioridad sobre un proyecto puntual de un mes. Si un recurso de agencia tiene doble asignación, deberías hacer que priorice el proyecto de un año y valorar si alguien más (o un proveedor externo) puede encargarse de las tareas del proyecto pequeño. Si la respuesta es no, merece la pena ver si se puede cambiar la fecha límite de ese proyecto menor.
Nota: El momento para tener esta conversación es mucho antes de la fecha de entrega. No uno o dos días antes, y mucho menos el día en que vence el entregable.
3. Supervisa la utilización de los recursos
La planificación y gestión de recursos de proyecto no es una actividad puntual. Necesitas hacer un seguimiento en tiempo real para asegurarte de que los proyectos avancen según lo previsto. Y si ya has gestionado varios proyectos, sabes que esto rara vez es así.
A veces, suceden cosas. Por ejemplo, el cliente del proyecto A necesita una semana extra para revisar y aprobar los diseños. El patrocinador del proyecto B quiere otra ronda de conceptos. El diseñador del proyecto C se enfermó de gripe, y el desarrollador web del proyecto B tuvo que someterse a una intervención médica de emergencia esta semana.
Si este escenario te hizo asentir furiosamente (o temer gestionar varios proyectos), entiendes por qué necesitas monitorear estos cambios y actualizar tu software de gestión de recursos a medida que evolucionan las situaciones.
También podrías probar a exponer algunos escenarios para asegurarte de que todos los proyectos estén cubiertos y avanzando tan fluidamente como sea posible a medida que evolucionan los cronogramas.
4. Mantente atento a la expansión del alcance
De manera similar a cómo pueden evolucionar los cronogramas, también puede hacerlo el alcance del proyecto. Al gestionar varios proyectos, es probable que los interesados soliciten revisiones adicionales, nuevas funcionalidades o, peor aún, cambios en la dirección de todo el proyecto. Estos cambios en el alcance también pueden modificar los cronogramas del proyecto y los recursos necesarios.
Por ejemplo, si un interesado decide agregar algunas páginas web adicionales o activos creativos al final de la fase de diseño, eso podría ser un problema mayor que simplemente extender el cronograma y sumar horas. Puede que tu diseñador ya esté asignado a otro proyecto y, si se queda para trabajar en estos activos adicionales, pondrá en riesgo el cronograma de ese otro proyecto. Esto es especialmente relevante si tu diseñador aporta habilidades especializadas y no puede ser reemplazado por otro diseñador de tu equipo o empresa.
Para resolver el conflicto de agendas, será necesario recurrir a la gestión de recursos de marketing. Considera realizar el trabajo de diseño adicional en una etapa posterior, comunicarle al interesado que no puedes atender la solicitud, o sumar otro diseñador para dar soporte extra.
Otra forma de combatir este problema es anticipándote y preguntando proactivamente en el inicio del proyecto si los interesados prevén necesidades adicionales que no quedaron recogidas en el plan del proyecto. Incluso si el alcance adicional (léase: expansión del alcance) no se identifica de manera precisa, al menos todos estarán pensando en ello y de forma consciente.
5. Planea con anticipación para los periodos de alta carga
Bien, este consejo puede parecer obvio. Pero en lugar de centrarnos en el hecho de que necesitas planificar de antemano para esos periodos de alta carga, enfoquémonos en cómo podrías hacerlo realmente. En la gestión de proyectos, todos conocemos alguna versión de la frase "El hombre propone y Dios dispone", pero aquí se trata de controlar lo que podemos y tener planes de respaldo.
Si gestionas recursos para varios proyectos (como lo harías en una agencia digital o en un entorno similar), deberías observar los recursos tanto a corto como a largo plazo.
Si sabes que vas a estar realmente ocupado ya sea de manera estacional (por ejemplo, antes de Black Friday) o temporal (tienes tres grandes proyectos que comienzan en un mismo periodo), puedes empezar a planificar esto con antelación. Esto podría implicar sumar personal extra, añadir margen a los plazos o bloquear ese periodo para que no se pueda agendar trabajo adicional.
Si surge un periodo de alta carga a corto plazo y no puedes ser proactivo, piensa en la prevención del agotamiento. La sobreasignación de recursos es receta para el agotamiento, y debes trabajar con tu equipo de proyecto y el equipo de liderazgo para idear maneras de evitar que esto suceda. Aquí tienes algunas formas de ayudar a los miembros del equipo con agotamiento si ya lo están experimentando.
Si ves que hay personas sobrepasando sus horas en un proyecto o trabajando muchas horas extras (aprobadas) para cumplir con los hitos del proyecto o plazos, considera ofrecer tiempo de recuperación para que puedan tomar un descanso necesario.
6. Sigue supervisando el avance de los proyectos
Además de hacer seguimiento a tus recursos, asegúrate de mantenerte al tanto del avance de todos los proyectos en marcha, así como de cualquier nuevo proyecto que pueda estar en cartera.
Las demoras en cualquier punto pueden generar cuellos de botella adicionales en el proyecto o que los equipos tengan huecos en sus agendas. Ninguna de estas situaciones es ideal cuando intentas gestionar varias líneas de trabajo que quizás converjan.
Si ves que un proyecto de tu portafolio se está alejando del cronograma previsto por cualquier motivo, siempre es inteligente ser proactivo y tratar de entender qué puede pasar con la asignación de recursos general según cómo avanza (o se detiene) el proyecto.
Herramientas para planificar recursos
A continuación tienes algunos tipos de software útiles para la planificación de capacidad de carga de trabajo:
- Software de gestión de recursos: Hoy en día existen muchas excelentes opciones de software de gestión de recursos en el mercado. Elegir el adecuado para tus necesidades dependerá del tamaño de tu equipo, el tipo de proyectos que gestionas y tu presupuesto.
- Diagramas de Gantt: Trazar los cronogramas de tus proyectos en una serie de diagramas de Gantt puede ayudarte a entender cuáles son tus periodos de mayor carga de trabajo y ver si hay tiempo disponible en la agenda de alguien que puedas aprovechar. Proporcionan una visualización clara y pueden ser codificados por colores para una referencia sencilla.
- Microsoft Excel y Google Sheets: Si tienes equipos más pequeños y proyectos menos complejos, puedes usar hojas de cálculo para gestionar tus recursos. Además, si tu software de gestión de proyectos no es bueno para la gestión de recursos y no quieres sumar otra herramienta a tu stack tecnológico, una confiable hoja de Excel puede proporcionarte la información que necesitas de una manera bastante amigable. El principal inconveniente aquí es que puede ser más complicado mostrar y mapear dependencias, y no tendrás el mismo nivel de funcionalidad para mostrar automáticamente problemas como lo haría un software diseñado específicamente para la gestión de recursos de proyectos.
Retos comunes al planificar recursos para varios proyectos
Si has gestionado un proyecto, sabes que la gestión de recursos no es tarea fácil. Y, cuando sumas varios proyectos y un grupo de recursos más grande a la ecuación, gestionar proyectos tan complejos puede volverse aún más desafiante.
Veamos algunos de los desafíos más comunes al planificar recursos para varios proyectos y algunas formas de superarlos.
Asegurar que las personas adecuadas estén disponibles para los proyectos correctos
Cuando planificas múltiples proyectos, puede ser complicado garantizar que las personas correctas estén disponibles en el momento adecuado para el proyecto adecuado.
Presenta todos los cronogramas de los proyectos lo antes posible al desarrollar tu plan de personal. El objetivo es lograr que la tasa de utilización del equipo sea lo más constante y completa posible, sin sobrecargar a ningún miembro ni dejar a nadie inactivo.
Nivelación de recursos cuando hay sobrecarga
Si te das cuenta de que tienes proyectos en marcha y necesitas realizar cierta nivelación de recursos o balanceo de carga durante tus proyectos, puede ser especialmente complicado asegurarte de que todos los proyectos tengan sus necesidades cubiertas con los recursos adecuados cuando algunas personas están sobrecargadas. Las técnicas de nivelación de recursos pueden ayudarte a solucionar esto.
Puedes empezar utilizando tu herramienta de planificación de recursos para nivelar los cronogramas y después observar dónde están las brechas (esto se conoce como análisis de brechas de recursos). Si no puedes cubrir esas brechas con la persona ideal, debes buscar la siguiente mejor opción. Esto puede incluir:
- Hacer que la persona ideal supervise a un miembro más nuevo o junior del equipo para cumplir con el trabajo en el mismo cronograma
- Mover algunos plazos o ajustar el plan del proyecto cuando sea posible
- Incorporar ayuda temporal para aliviar la presión sobre tu equipo principal
Uso de buenas habilidades para la toma de decisiones y trabajo en equipo
Como gestor de proyectos, tu trabajo es abogar por las necesidades de tu equipo de proyecto, pero puede llegar el momento en que debas tomar la mejor decisión posible debido a cuestiones de tiempo, presupuesto o limitaciones de recursos.
Una de las partes más difíciles de esto es confiar en tu intuición y tomar la mejor decisión posible con la información disponible.
Si tú y tu equipo realizan retrospectivas periódicas, ya sea en cada sprint o al finalizar el proyecto, podrán reflexionar sobre las decisiones tomadas y conversar sobre cómo les gustaría afrontar situaciones similares en el futuro.
Recuerda: cuanto más lo hagas, mejor te volverás en ello.
Otro reto que surge con frecuencia es el trabajo en equipo. Aunque no siempre estarás de acuerdo con todos los miembros del equipo en cada aspecto o cómo abordar un tema, es importante que todos colaboren para maximizar la eficiencia y completar los proyectos juntos.
Gestionar prioridades conflictivas
Otro desafío muy común al planificar recursos para varios proyectos es gestionar prioridades conflictivas. Los interesados de cada proyecto van a decir que su proyecto es el de mayor prioridad y que debe hacerse primero.
Y aunque hay algo de verdad en eso (para ellos), tu papel es mirar el panorama general y priorizar los recursos y el trabajo según cómo impacta a tu equipo y a la organización.
Ahora bien, esto es más fácil decirlo que hacerlo. Cuando el vicepresidente de operaciones está exigiendo que su iniciativa se ponga al principio de la lista, no será algo agradable. Tendrás que hacerle frente y (con calma) explicar por qué su proyecto es solo conveniente, mientras que el de otra persona es fundamental para el negocio.
Gestionar el estrés tanto del gestor de proyecto como del equipo de proyecto
Manejar varios proyectos y varios recursos puede generar mucho estrés. Aunque gestionar el estrés como gestor de proyectos ya puede ser complicado, sumar más proyectos y más recursos multiplica el reto.
Encontrar formas saludables de gestionar el estrés para ti y tu equipo es realmente importante. Si sabes que se avecina una temporada ocupada y de mucha presión, recuerda tomar descansos, programar caminatas, comer sano y considerar incluir días de descanso planificados para recargar energías.
Si nada de esto parece posible, respira hondo e intenta encontrar la forma de trabajarlo con tu equipo para que suceda. Y recuerda que lo perfecto es enemigo de lo bueno, así que sigue dando lo mejor de ti.
Si tu organización cuenta con un buen responsable de recursos humanos, consulta con él para descubrir qué recursos pueden estar disponibles para ti y tu equipo. Además, usar una herramienta de gestión de recursos de empleados puede ayudarte a ti y tu equipo a asignar y gestionar mejor los recursos humanos.
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