So gehen Sie mit Änderungen des Projektumfangs im Projektmanagement um
Dein Projekt läuft also reibungslos. Du hältst deine Fristen ein, und alles ist auf dem besten Weg, pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen zu werden.
Du nippst an deinem Kaffee und genießt den Erfolg deiner gut geölten Projektmaschine, als du plötzlich und völlig unerwartet das gefürchtete *Ping* einer E-Mail in deinem Posteingang hörst. „Können wir nur noch eine weitere neue Funktion hinzufügen?“
Änderungen des Projektumfangs können sich unglaublich frustrierend anfühlen (besonders nachdem du all die Zeit und Mühe in die Erstellung einer detaillierten Projektumfangserklärung gesteckt hast). Aber manchmal sind Änderungen des Umfangs notwendig. Wenn sie richtig gehandhabt werden, wahrscheinlich mit Unterstützung deiner Projektmanagementsoftware, können sie sogar zu einem erfolgreicheren Projekt führen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Was solltest du also tun, wenn du mit einer Anfrage zur Änderung des Projektumfangs konfrontiert wirst? Sehen wir uns das an.
Was ist eine Änderung des Projektumfangs?
Was genau sind also Änderungen des Projektumfangs im Projektmanagement?
Stell dir vor, du baust eine Hütte im Wald (du wirst später verstehen, warum ich diese Metapher verwende). Du hast die Baupläne fertig, das Fundament gelegt und sogar schon mit dem Bau der Wände begonnen. Dann kommt eines Tages dein Freund zu Besuch und schlägt vor, eine umlaufende Veranda anzubauen. Am nächsten Tag meint deine Mutter, dass ein Oberlicht im Wohnzimmer fantastisch aussehen würde. Das sind Änderungen des Projektumfangs.
In technischeren Begriffen umfasst eine Änderung des Projektumfangs alle offiziellen Entscheidungen, die getroffen werden, um den ursprünglichen Umfang eines Projekts zu ändern – seine Ziele, sein Budget, seine Ergebnisse, seinen Zeitplan, seine Verantwortlichkeiten oder andere Elemente. Diese Änderungen können von einem Projektsponsor, Stakeholdern, Kunden, Teammitgliedern oder sogar von dir selbst initiiert werden.
Hier geht es nicht um ein schleichendes Anwachsen des Projektumfangs. Dabei handelt es sich um die heimliche, nicht genehmigte Hinzufügung von Aufgaben und Ergebnissen zu einem Projekt.
So gehst du mit Änderungen des Projektumfangs um
Der Schlüssel zu einem effektiven Umfangsmanagement besteht darin, von Anfang an einen soliden Projektplan zu haben. Hier kann die Verwendung eines Projektmanagement-Tools hilfreich sein – insbesondere eines, das Transparenz über das Projekt in Bezug auf den aktuellen Umfang, den Fortschritt, das Budget, die Ressourcen und mehr bietet.
Wenn diese Informationen für dein Team und die Stakeholder des Projekts organisiert und verfügbar sind, wird dir die Verwaltung von Änderungen des Projektumfangs deutlich leichter fallen. Ein effektives Projekt-Tracking ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Änderungen des Projektumfangs gehandhabt werden, ohne das gesamte Projekt aus der Bahn zu werfen.
Die erfolgreiche Handhabung von Änderungen des Projektumfangs erfordert den Einsatz effektiver Projektmanagementstrategien, um Störungen zu minimieren. Wenn diese Grundlage geschaffen ist, wollen wir uns ansehen, was du tun könntest, wenn du eine Anfrage zur Änderung des Projektumfangs erhältst – und was du stattdessen tun solltest.
Nimm dir Zeit, die Anfrage zur Änderung des Projektumfangs zu verstehen.
Was du tun möchtest: Alle ungelesenen E-Mails löschen, ohne sie anzusehen.
Was du tun solltest: Den Grund für die angeforderte Änderung ermitteln.
Wenn eine Anfrage zur Änderung des Projektumfangs von jemandem außerhalb deines Teams kommt, wirst du wahrscheinlich zunächst frustriert sein. Wissen diese Personen denn nicht, dass ihre Anfrage deine Ressourcenplanung und Zeitpläne völlig durcheinanderbringen wird?
Versuche, nicht vom Schlimmsten auszugehen. Arbeite stattdessen daran, zu verstehen, warum die Änderung des Projektumfangs notwendig sein könnte. Haben neue Informationen oder Erkenntnisse einen Fehler in deinem ursprünglichen Projektumfang aufgedeckt? Gibt es neue Budgetbeschränkungen für das Projekt oder zusätzliche Ressourcen, die sich auf deine Arbeit auswirken werden (denk an das magische Dreieck des Projektmanagements)? Muss der Projektzeitplan verschoben werden, um Platz für ein Projekt mit höherer Priorität zu schaffen?
Beginne mit einem ausführlichen Gespräch mit der Person, die die Änderung angefordert hat. Stelle Fragen, um ihre Anfrage zu präzisieren, zum Beispiel „Welches Problem versuchst du mit dieser Änderung zu lösen?“ und „Welche Vorteile erwartest du von dieser Änderung?“ Diese Fragen können dir helfen, das Gesamtbild zu verstehen und wirklich zu beurteilen, ob die Änderung notwendig ist. Gemeinsam solltet ihr die Auswirkungen auf die Projektanforderungen, den Umfang, den Zeitplan, das Budget und die Ressourcen berücksichtigen und entscheiden, ob ihr mit der Änderung des Projektumfangs fortfahren möchtet.
Kommuniziere mit deinem Team über die Änderung des Projektumfangs
Was du tun möchtest: In die Leere schreien.
Was du tun solltest: Den Input deines Projektteams zur Änderung des Projektumfangs einholen.
Wenn Sie sich dazu entscheiden, die Änderung des Umfangs weiterzuverfolgen, sollten Sie umgehend ein Treffen mit Ihrem Team ansetzen, um die Änderungen zu besprechen. Seien Sie offen und direkt zu Ihrem Team. Erklären Sie den Antrag auf Änderung des Umfangs, die Gründe dafür und die möglichen Auswirkungen auf das gesamte Projekt. Legen Sie die gesammelten Informationen dar: Welches Problem soll durch die Änderung gelöst werden? Welche Vorteile werden erwartet? Gibt es neue Einschränkungen oder sind zusätzliche Ressourcen erforderlich?
Sie sollten Ihre Projektteammitglieder außerdem nach ihrer Einschätzung zu der Änderung fragen und sich ihre Vorschläge anhören. Möglicherweise haben sie Erkenntnisse oder Bedenken, die Sie bisher nicht berücksichtigt haben.
Es ist ebenfalls wichtig zu klären, wie sich die Änderung des Umfangs auf die Verantwortlichkeiten und den Arbeitsaufwand jedes Teammitglieds auswirkt. Machen Sie deutlich, welche Anpassungen an Aufgaben und Fristen erforderlich sind, und helfen Sie Ihrem Team, die Arbeit zu priorisieren. Ihre Software für Ressourcenmanagement kann auch bei der Einschätzung dieser Änderungen hilfreich sein.
Aktualisieren Sie Ihre Dokumentation und Werkzeuge
Was Sie tun möchten: Ihren Laptop aus dem Fenster werfen.
Was Sie tun sollten: Den Projektzeitplan und die Aufgaben in Ihrem Projektmanagement-Werkzeug aktualisieren.
Sobald Sie die Änderung des Umfangs Ihrem Team mitgeteilt und dessen Anregungen eingeholt haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Dokumentation und Projektmanagement-Werkzeuge zu aktualisieren. So stellen Sie sicher, dass alle Zugriff auf die aktuellsten Informationen haben und das Projekt organisiert bleibt.
Zunächst sollten Sie ein Protokoll über alle Änderungen des Projektumfangs und deren Begründungen führen. Führen Sie die Gründe, erwarteten Vorteile und möglichen Risiken jeder beantragten Änderung auf. Diese Aufzeichnung schafft Transparenz über die Entwicklung des Projekts und darüber, wie Entscheidungen zu seinem Umfang getroffen wurden.
Sie sollten außerdem die Beschreibung des Projektumfangs aktualisieren. Dieses Dokument beschreibt die Ziele, Ergebnisse und Grenzen des Projekts. Legen Sie dar, was sich geändert hat und warum und wie sich die Änderung auf den Zweck des Projekts, seine Ziele, Aufgaben und Ressourcen auswirken wird.
Sie sollten auch Ihren Projektplan überarbeiten. Passen Sie Zeitpläne, Meilensteine und Fristen an, um die Änderung des Umfangs zu berücksichtigen. Wenn die Änderung des Umfangs zusätzliche Aufgaben umfasst oder neue Ressourcen erfordert, stellen Sie außerdem sicher, dass diese in Ihrem Ressourcenmanagementplan berücksichtigt werden.
Auch Ihre Projektmanagement-Werkzeuge müssen aktualisiert werden. Aktualisieren Sie Aufgabenlisten, Gantt-Diagramme und alle anderen Nachverfolgungsfunktionen, damit sie den neuen Umfang widerspiegeln. Dadurch bleibt der digitale Arbeitsbereich Ihres Projekts korrekt und Missverständnisse werden vermieden. Eine Projektmanagement-Übersicht kann dabei helfen, Änderungen des Umfangs in Echtzeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert sind und an einem Strang ziehen.
Sobald Ihre Dokumentation aktualisiert wurde, empfiehlt es sich, ein Treffen mit Ihrem Team und den wichtigsten Beteiligten abzuhalten. Gewähren Sie ihnen Zugriff auf die überarbeiteten Dokumente und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wo die neuesten Versionen zu finden sind.
Dokumentationswerkzeuge gehören in der Regel zu den Grundlagen von Projektmanagementsystemen, unabhängig davon, welches System Sie verwenden.
Beste Projektmanagement-Software
Die besten Werkzeuge, mit denen Sie Ihre Projekte und Teams effektiver verwalten können.
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Überprüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Sehen Sie sich meine Bewertungskriterien für Projektmanagement-Software an, um zu verstehen, warum Werkzeuge auf die Liste kommen … oder nicht.
Achten Sie auf neue Herausforderungen
Was Sie tun möchten: Die Augen schließen und ein schönes, langes Nickerchen machen.
Was Sie tun sollten: Auf mögliche Warnsignale beim Fortschritt des Projekts achten.
Wenn Sie beginnen, die Änderung des Umfangs umzusetzen, ist es wichtig, den Fortschritt des Projekts genau im Auge zu behalten. Scheint sich die Situation wieder zu stabilisieren, oder sind weitere Anpassungen erforderlich? Änderungen des Umfangs können häufig unvorhergesehene Probleme mit sich bringen, daher ist Anpassungsfähigkeit entscheidend. Risikomanagement ist während des gesamten Prozesses zur Änderung des Umfangs äußerst wichtig.
Führen Sie regelmäßige Abstimmungen mit Ihrem Team durch, um den Fortschritt zu überwachen und auf neue Hindernisse zu achten. Fragen Sie Ihre Teammitglieder weiterhin nach ihren Bedenken, Herausforderungen und Vorschlägen. Wenn sich jemand durch neue Aufgaben, die ihm übertragen wurden, überfordert fühlt, finden Sie Möglichkeiten, Ihre Ressourcen für ein effektiveres Ressourcenmanagement anzupassen.
Sie sollten außerdem die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) und Kennzahlen Ihres Projekts im Auge behalten. So können Sie feststellen, ob sich die Änderung des Umfangs negativ auf den Projekterfolg auswirkt.
Mit Ihren Projektbeteiligten abgestimmt bleiben
Was Sie tun möchten: Alles verkaufen und in eine Hütte im Wald ziehen.
Was Sie tun sollten: Ihre Kommunikationswege offen halten.
Mit Ihren Projektbeteiligten abgestimmt zu bleiben, ist für die erfolgreiche Umsetzung jeder Änderung des Umfangs unerlässlich.
Sie sollten regelmäßige Statusbesprechungen abhalten, um sie über den Stand des Projekts zu informieren und insbesondere darüber, wie sich Änderungen auf die Ziele und Ergebnisse des Projekts auswirken. Wenn Sie neue Herausforderungen feststellen, sprechen Sie diese in diesen Besprechungen unbedingt so schnell wie möglich an. Ermutigen Sie Ihre Projektbeteiligten außerdem, ebenfalls Rückmeldungen oder Bedenken zu teilen.
Indem Sie die Kommunikationswege offen halten, können Sie Probleme schnell angehen und hoffentlich den Bedarf an weiteren Änderungen des Umfangs minimieren. Dies ist einer der wirkungsvollsten Einsatzzwecke von Projektmanagement-Software: planen, visualisieren und kommunizieren.
More Articles
Reflektieren und lernen
Was Sie tun möchten: Ihren Namen ändern und so tun, als wäre all das nie passiert.
Was Sie tun sollten: Feststellen, was Sie beim nächsten Mal besser machen können.
Treten Sie nach Abschluss des Projekts einen Schritt zurück und reflektieren Sie den Prozess. Was hat am Prozess der Umfangsänderung gut funktioniert? Was hätte bei der Änderung besser gehandhabt werden können? Welche wirksamen Kommunikationsstrategien, Techniken zur Ressourcenzuweisung und Dokumentationspraktiken haben sich als hilfreich erwiesen?
Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder außerdem, ihre Perspektiven zu teilen. Haben sie das Gefühl, dass die Änderung wirksam kommuniziert wurde? Wurden die Aufgaben fair verteilt?
Dokumentieren Sie diese Erkenntnisse und integrieren Sie sie in Ihre zukünftigen Projektpläne. So können Sie Ihren zukünftigen Prozess verbessern und sich besser vorbereitet fühlen, wenn wieder eine Änderung des Umfangs auftritt. Mit Ihren Erkenntnissen können Sie sogar ein Änderungsanforderungsformular erstellen, das Sie künftig beim Management von Umfangsänderungen unterstützt. Hier finden Sie eine Vorlage für Änderungsanforderungen, die Ihnen den Einstieg erleichtert.
Wer weiß – vielleicht verspüren Sie beim nächsten Mal, wenn Sie eine Änderungsanforderung zum Umfang erhalten, nicht einmal mehr den Drang, Ihr ganzes Leben auf den Kopf zu stellen.
Werden Sie Mitglied und erhalten Sie weitere Einblicke in das Projektmanagement
Wirksame Unterstützung und Ressourcen können dazu beitragen, die Tatsache abzumildern, dass Projektmanagement-Software eine Lernkurve hat. Werden Sie Mitglied in unserer Gemeinschaft und erhalten Sie Zugriff auf mehr als 100 Vorlagen, Muster und Beispiele und vernetzen Sie sich in Slack mit Hunderten anderen digitalen Projektmanagern.
