Warum ist Projektmanagement wichtig? 12 einfache Gründe
Projektmanagement ist wichtig, weil es Kunden und Teams zusammenbringt, eine Vision für ein erfolgreiches Projekt schafft und alle Beteiligten auf denselben Stand bringt.
Für Kunden kann Projektmanagement wie eine unnötige Zusatzbelastung erscheinen, und die Kosten können die Frage aufwerfen: „Warum brauchen wir Projektmanagement?“ Doch es bietet zahlreiche Vorteile, auf die man nicht verzichten kann. Was hält das Team ohne Projektmanagement zusammen? Wer bleibt, um durch die Höhen und Tiefen von Projekten zu navigieren?
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass Projekte pünktlich, innerhalb des Budgets und im vereinbarten Umfang geliefert werden. Es spart Zeit und Geld und trägt dazu bei, hochwertige Ergebnisse zu liefern, die die beabsichtigten Projektergebnisse erreichen.
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Es ermöglicht Ihnen, Projekte an der Geschäftsstrategie und der verfügbaren Ressourcenkapazität auszurichten, klare Ziele zu definieren, realistische Projektpläne zu erstellen, Ressourcen zu verwalten, die Qualität aufrechtzuerhalten, Risiken zu mindern, Prozesse zu erstellen und zu befolgen, den Fortschritt zu überwachen und Stakeholder zu verwalten.
12 Gründe, warum Projektmanagement wichtig ist
Hier sind 12 Vorteile eines starken Projektmanagements:
1. Wirkungsvollere Projektergebnisse
Projektmanagement ist wichtig, weil es die strategische Ausrichtung sicherstellt und gewährleistet, dass die gelieferten Ergebnisse die Geschäftsziele unterstützen und einen echten Mehrwert schaffen.
Organisationen nutzen Projektmanagement, um sicherzustellen, dass Projekte in ihre strategischen Rahmenbedingungen passen und die Projektziele eng an den übergeordneten geschäftlichen Prioritäten ausgerichtet sind.
Projektmanager identifizieren fundierte Geschäftsbegründungen und berechnen die Kapitalrendite (ROI), um sicherzustellen, dass Projektergebnisse eine positive Wirkung erzielen. Projekte, die vom Kurs abkommen oder sich nicht an veränderte Anforderungen anpassen, können teuer und unnötig werden.
Projektmanagement unterstützt die strategische Ausrichtung auf mehrere Arten:
- Entwicklung der Geschäftsbegründung: Darlegen, warum sich die Umsetzung des Projekts lohnt und welche Geschäftschance es adressiert.
- Strategische Ausrichtung: Die Projektziele und Ergebnisse mit den übergeordneten Geschäftszielen des Kunden verknüpfen.
- ROI-Bewertung: Die erwarteten Projektvorteile den Kosten gegenüberstellen, um festzustellen, ob die Investition einen ausreichenden Wert liefert.
- Laufende Abstimmung: Die Projektprioritäten neu bewerten, wenn sich die geschäftlichen Anforderungen ändern, um sicherzustellen, dass die Arbeit relevant und lohnenswert bleibt.
2. Verbesserte Ausrichtung und Steuerung des Projektteams
Projektmanagement ist wichtig, weil es Projekten eine starke Führung und klare Richtung gibt.
Die Führung durch den Projektmanager ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre beste Arbeit zu leisten. Projektmanager nutzen verschiedene Tools und Techniken, um ein Projektteam zu verwalten, Teammitglieder zu motivieren und zu coachen sowie Hindernisse zu beseitigen, die den Fortschritt verhindern.
Projektmanager unterstützen das Team und stellen zugleich die Verantwortlichkeit sicher. Wenn ein Projektmanager eingesetzt ist, herrscht weniger Unklarheit darüber, wer wofür verantwortlich ist – insbesondere bei der Verwendung einer RACI-Matrix oder eines ähnlichen Tools.
Projektmanager halten Teams durch mehrere zentrale Verantwortlichkeiten auf Kurs:
- Kommunikation: Teammitglieder über Entscheidungen, Änderungen und Abhängigkeiten informieren, die ihre Arbeit beeinflussen.
- Klare Richtung: Projektprioritäten, Ziele und Erwartungen festlegen, damit alle verstehen, worauf sie hinarbeiten.
- Teamunterstützung: Teammitglieder coachen, Konflikte lösen und Hindernisse beseitigen, die sie daran hindern, ihre Arbeit abzuschließen.
- Verantwortlichkeit: Die Zuständigkeit für Aufgaben klären, den Fortschritt überwachen und sicherstellen, dass Teammitglieder ihre Zusagen einhalten.
- Prozessmanagement: Einheitliche Arbeitsabläufe etablieren und sicherstellen, dass das Team während des gesamten Projekts die vereinbarten Prozesse befolgt.
Letztendlich sind Projektmanager für die Koordination der Umsetzung verantwortlich und sorgen dafür, dass das Team zur Erreichung der Projektziele auf Kurs bleibt.
Bei jedem Projekt muss jemand dafür sorgen, dass der Ball weiter nach vorne bewegt wird. Denn man weiß nie, wann man auf ein Hindernis stößt, das beseitigt werden muss. Die Kunden überlassen es uns, sicherzustellen, dass wir auf Dinge hinweisen, die den Fortschritt behindern könnten.
3. Bessere Produktivität
Projektmanagement ist wichtig, weil es einen klaren Plan, einen Fokus und Ziele vorgibt, die Teams dabei helfen, produktiv auf strategische Ziele hinzuarbeiten.
Ohne Projektmanagement verfügen Teams weder über angemessene Einweisungen noch über eine definierte Projektmanagementmethode. Projekten und Initiativen fehlt der Fokus, die Ziele sind unklar und die Teammitglieder wissen nicht genau, was sie tun und warum.
Projektmanager treiben die Projektaktivitäten voran und unterteilen Projekte in kleinere, überschaubare Aufgaben, meist mithilfe von Projektmanagementsoftware. Dadurch können Teams konzentriert bleiben, ihre Anstrengungen auf die Projektziele ausrichten und Aufgaben rechtzeitig abschließen.
Projektmanagement steigert die Produktivität auf verschiedene Weise:
- Klare Prioritäten: Legen Sie fest, welche Aufgaben am wichtigsten sind, damit sich die Teammitglieder auf wertschöpfende Arbeit konzentrieren können.
- Aufgabenaufteilung: Teilen Sie komplexe Ergebnisse in überschaubare Aktivitäten mit klaren Verantwortlichen und Fristen auf.
- Definierte Arbeitsabläufe: Verwenden Sie eine geeignete Methode wie agile Methoden, Wasserfall, Kanban oder Scrum, um die Arbeit zu organisieren und Verwirrung zu reduzieren.
- Abhängigkeitsmanagement: Identifizieren Sie Aufgaben, die von anderen Aktivitäten abhängen, um Engpässe und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.
- Fortschrittsverfolgung: Überwachen Sie den Abschluss von Aufgaben und beseitigen Sie Hindernisse, bevor sie den übergeordneten Projektzeitplan beeinträchtigen.
Ohne einen geordneten und leicht verständlichen Prozess riskieren Teams verpasste Fristen, doppelte Arbeit und das Scheitern des Projekts. Diese Probleme können außerdem das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen und ihre Zuversicht in dessen Leistung beeinträchtigen.
4. Pünktliche Lieferung innerhalb des Budgets
Projektmanagement ist wichtig, weil es einen realistischen Projektplan ermöglicht, der klare Erwartungen darüber festlegt, was bis wann und zu welchen Kosten geliefert werden kann.
Ohne einen soliden Projektplan führen Projekte zu ehrgeizigen Zeitplänen oder Schätzungen, die Verzögerungen, Risiken oder andere Probleme nicht berücksichtigen. Dies führt zu verspäteten Projekten, deren Budget überschritten wird.
Projektmanager stimmen mit wichtigen Interessengruppen, Teams und der Geschäftsleitung angemessene und erreichbare Fristen und Meilensteine ab. Sie bringen die Verfügbarkeit von Ressourcen und Zeitpläne miteinander in Einklang, um realistische Fristen festzulegen und Zeitpläne zu erstellen, die das Team einhalten kann.
Mehrere Projektmanagementpraktiken helfen dabei, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen:
- Genaue Schätzungen: Verwenden Sie historische Daten aus ähnlichen Projekten, um Kosten, Aufwand und Zeitpläne realistischer einzuschätzen.
- Ressourcenplanung: Stimmen Sie verfügbare Personen, Fähigkeiten und Budgets auf die Projektanforderungen ab, bevor Sie sich auf Fristen festlegen.
- Meilensteinverfolgung: Legen Sie Kontrollpunkte fest, um den Fortschritt zu überwachen und mögliche Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.
- Budgetüberwachung: Vergleichen Sie die tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Kosten und passen Sie die Prognosen bei Bedarf an.
- Änderungsmanagement: Bewerten Sie vor der Genehmigung zusätzlicher Arbeiten, wie sich neue Anforderungen auf Umfang, Zeitpläne und Kosten auswirken.
Diese Praktiken helfen Projektmanagern, mögliche Kostenüberschreitungen frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, bevor sie die Lieferung gefährden.
5. Gleichbleibend hochwertige Ergebnisse
Projektmanagement ist wichtig, weil es eine Qualitätskontrolle ermöglicht und sicherstellt, dass jedes Ergebnis kontinuierlich die Erwartungen erfüllt.
Projekte stehen oft unter enormem Druck, rechtzeitig abgeschlossen zu werden. Ohne einen engagierten Projektmanager, der die Unterstützung und Zustimmung des Managements hat, werden Aufgaben unterschätzt, Zeitpläne verkürzt und Prozesse überstürzt durchgeführt. Das Ergebnis ist Arbeit von geringer Qualität, weil kein Qualitätsmanagementplan vorhanden ist.
Projektmanager stellen sicher, dass Projekte über ausreichend Zeit und eine angemessene Ressourcenzuweisung verfügen, um qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern. Gutes Projektmanagement ermöglicht einen phasenweisen Prozess, der Teams in jeder Phase Zeit gibt, ihre Ergebnisse zu überprüfen und zu testen.
Projektmanager sichern die Qualität von Ergebnissen durch mehrere Maßnahmen:
- Klare Qualitätsstandards: Akzeptanzkriterien und Qualitätsanforderungen festlegen, bevor die Arbeit beginnt, damit alle verstehen, woran Erfolg gemessen wird.
- Geplante Überprüfungen: Qualitätsprüfungen und Genehmigungen durch Stakeholder in den Projektzeitplan integrieren, anstatt sie bis zum Ende aufzuschieben.
- Ausreichende Ressourcen: Genügend Zeit, Budget und qualifizierte Teammitglieder einplanen, um die Arbeit ohne Abstriche abzuschließen.
- Tests und Validierung: Ergebnisse während des gesamten Projekts testen, um Fehler zu erkennen und vor der endgültigen Lieferung zu beheben.
- Qualitätskontrolle: Fehler nachverfolgen, notwendige Korrekturen dokumentieren und vor der Abnahme bestätigen, dass die Ergebnisse die vereinbarten Anforderungen erfüllen.
So können Teams Probleme frühzeitig erkennen, Nacharbeit reduzieren und konsistente Ergebnisse liefern, ohne zugunsten von Terminen Abstriche bei der Qualität zu machen.
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Unsere von Experten geleitete Projektmanagement-Schulung entwickelt Teams weiter: weg von der Lieferung von Ergebnissen, hin zur Erreichung von Zielen.
6. Effektive Bewältigung von Projektrisiken
Projektmanagement ist wichtig, weil es einen strukturierten Ansatz bietet, um Risiken zu erkennen, zu bewerten und zu mindern, bevor sie zu Problemen werden.
Ein klarer Prozess zur Identifizierung, Verwaltung und Minderung von Risiken hilft dabei, potenzielle Probleme daran zu hindern, die Projektdurchführung zu beeinträchtigen. Hier zeigt sich der erhebliche Wert des Projektmanagements, insbesondere bei komplexen Projekten mit zahlreichen Abhängigkeiten und Unsicherheiten.
Projektmanager wissen, wie sie potenzielle Risiken analysieren, deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen bewerten und Notfallpläne entwickeln, falls diese eintreten. Dazu müssen die richtigen Fragen gestellt werden, um Risiken frühzeitig aufzudecken, und jedem Risiko müssen geeignete Maßnahmen zugewiesen werden – häufig mithilfe einer speziellen Risikomanagementsoftware.
Projektmanager befolgen typischerweise diese Schritte, um Projektrisiken zu verwalten:
- Risiken identifizieren: Prüfen Sie Projektanforderungen, Abhängigkeiten, Annahmen und Einschränkungen, um potenzielle Bedrohungen aufzudecken.
- Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen bewerten: Bewerten Sie, wie wahrscheinlich es ist, dass jedes Risiko eintritt, und wie stark es sich auf die Projektergebnisse auswirken könnte.
- Risiken priorisieren: Richten Sie Aufmerksamkeit und Ressourcen auf die Risiken mit den größten potenziellen Auswirkungen.
- Maßnahmen planen: Entwickeln Sie Strategien zur Risikominderung und Notfallpläne und weisen Sie Verantwortliche zu, die für den Umgang mit den einzelnen Risiken zuständig sind.
- Überwachen und anpassen: Prüfen Sie Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus und aktualisieren Sie die Maßnahmenpläne, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.
Dieser proaktive Ansatz hilft Teams, Unsicherheiten zu begegnen, bevor sie zu verpassten Fristen, Budgetüberschreitungen oder beeinträchtigten Ergebnissen führen.
7. Effizientes Ressourcenmanagement
Projektmanagement ist wichtig, weil es einen Prozess bereitstellt, der sicherstellt, dass während des gesamten Projektlebenszyklus die richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Aufgaben erledigen.
Projektmanager etablieren Prozesse, die durch die Ressourcenverteilung – typischerweise mithilfe von Ressourcenmanagementsoftware – verdeutlichen, wer was, wann und wie erledigt.
Ohne einen klaren Ressourcenmanagementplan verlieren Teams den Zusammenhang, Aufgaben werden doppelt erledigt und die Planung wird reaktiv. Dies führt zu Frustration und versetzt das Projekt in den Überlebensmodus. Projektmanager ordnen Aufgaben den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit der Teammitglieder zu und verteilen Ressourcen neu, wenn Konflikte auftreten.
Effektives Ressourcenmanagement umfasst mehrere wichtige Aktivitäten:
- Abgleich von Fähigkeiten: Weisen Sie Aufgaben Teammitgliedern mit den passenden Fachkenntnissen und Erfahrungen zu.
- Kapazitätsplanung: Prüfen Sie die Verfügbarkeit des Teams, bevor Sie Arbeit zuweisen, um eine Überlastung einzelner Personen zu vermeiden.
- Ausgleich der Arbeitsbelastung: Verteilen Sie Aufgaben im Team, um Engpässe und eine ungleichmäßige Arbeitsbelastung zu verhindern.
- Lösung von Ressourcenkonflikten: Ermitteln Sie konkurrierende Anforderungen und passen Sie bei Bedarf Zuweisungen oder Zeitpläne an.
- Laufende Ressourcenüberwachung: Verfolgen Sie die Ressourcennutzung während des gesamten Projekts und verteilen Sie Ressourcen neu, wenn sich Prioritäten ändern.
Dies hilft Teams, die verfügbaren Ressourcen besser zu nutzen und gleichzeitig unnötige Verzögerungen, doppelte Arbeit und Frustration bei Mitarbeitenden zu reduzieren.
8. Detaillierte Projektverfolgung und Berichterstattung
Projektmanagement ist wichtig, weil es durch regelmäßige Nachverfolgung und Statusberichte eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts ermöglicht.
Statusberichte mögen unnötig erscheinen. Wenn alles nach Plan läuft, kann es sich wie Dokumentation um der Dokumentation willen anfühlen. Eine kontinuierliche Projektüberwachung hilft Teams jedoch, auf Kurs zu bleiben und zu erkennen, wann ein Projekt beginnt, von seinem Plan abzuweichen. Je früher Sie eine Abweichung feststellen, desto leichter lässt sie sich korrigieren.
Typischerweise bieten Statusberichte Einblicke in mehrere wichtige Bereiche:
| Berichtsbereich | Was wird erfasst? |
|---|---|
| Abgeschlossene und geplante Arbeit | Im Berichtszeitraum abgeschlossene Aufgaben und als Nächstes geplante Aktivitäten |
| Zeit- und Ressourcennutzung | Tatsächlich geleistete Arbeitsstunden im Vergleich zu Schätzungen und geplanter Ressourcennutzung |
| Fortschritt bei Meilensteinen | Abgeschlossene, bevorstehende und verspätete Meilensteine im Vergleich zum Projektzeitplan |
| Risiken und Probleme | Potenzielle Bedrohungen, aktuelle Probleme und erforderliche Maßnahmen zu ihrer Bewältigung |
| Annahmen und Abhängigkeiten | Bedingungen, die die Lieferung beeinflussen, sowie Arbeiten, die von anderen Aufgaben oder Teams abhängen |
| Projektergebnisse | Abgeschlossene, zur Genehmigung ausstehende oder noch laufende Ergebnisse |
Projektmanager verwenden in der Regel Berichtstools, um die Erfassung und Organisation von Daten zu erleichtern.
Das Ziel besteht nicht nur darin, den Fortschritt zu dokumentieren. Es geht darum, Teams und Stakeholdern die Informationen zu geben, die sie benötigen, um Probleme zu erkennen, fundierte Entscheidungen zu treffen und das Projekt voranzubringen.
9. Effektive Entscheidungsfindung & Problemlösung
Projektmanagement ist wichtig, weil Projektmanager über das Fachwissen verfügen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen und Teams auf Kurs zu halten.
Mit zunehmender Erfahrung entwickeln Projektmanager Projektmanagement-Kompetenzen und Fachwissen in ihrem jeweiligen Themenbereich. Sie entwickeln ein tiefes Verständnis für die Arbeit, die ihre Teams ausführen, für die von ihnen verwendeten Plattformen und Systeme, für Einschränkungen und für Probleme, die typischerweise auftreten.
Dieses Fachwissen ermöglicht es Projektmanagern, fundierte Gespräche mit Kunden, Teams und Stakeholdern zu führen. Sie können bessere Entscheidungen über die anstehende Arbeit treffen und Teams bei der Fehlersuche unterstützen, wenn Probleme auftreten.
Projektmanager wenden dieses Fachwissen auf verschiedene Weise an:
- Abwägen von Zielkonflikten: Bewerten, wie sich Entscheidungen auf den Projektumfang, Zeitpläne, Budgets und die Qualität der Ergebnisse auswirken, bevor eine Lösung festgelegt wird.
- Probleme beheben: Die grundlegenden Ursachen von Problemen ermitteln und gemeinsam mit Teammitgliedern praktische Lösungen finden.
- Konflikte lösen: Stakeholder dabei unterstützen, konkurrierende Prioritäten zu bewältigen und Entscheidungen zu treffen, die die Projektziele unterstützen.
- Einschränkungen verwalten: Technische Einschränkungen, die Verfügbarkeit von Ressourcen und Abhängigkeiten berücksichtigen, wenn beurteilt wird, was umsetzbar ist.
- Entscheidungen eskalieren: Erkennen, wann ein Problem den Beitrag oder die Genehmigung der Geschäftsleitung oder der Projektsponsoren erfordert.
Projektmanager fungieren außerdem als zentrale Kommunikationsstelle. Sie stellen sicher, dass wichtige Entscheidungen, Anforderungen und Projektdetails nicht vergessen oder übersehen werden, wenn die Arbeit zwischen Teams und Projektphasen wechselt.
10. Kontinuierliche Verbesserung & Lernen aus vergangenen Projekten
Projektmanagement ist wichtig, weil es Teams ermöglicht, aus vergangenen Erfolgen und Misserfolgen zu lernen und diese Erkenntnisse zu dokumentieren, um zukünftige Projekte zu verbessern.
Projektmanager nutzen Retrospektiven, gewonnene Erkenntnisse oder Nachbesprechungen nach Projektabschluss, um zu beurteilen, was gut und was nicht gut gelaufen ist und was beim nächsten Mal anders gemacht werden sollte.
Diese Praktiken sind ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Sie helfen Organisationen, aus Erfolgen und Misserfolgen zu lernen, Prozesse zu verbessern und Projektergebnisse besser an strategischen Zielen auszurichten. Ohne dieses Lernen besteht für Teams das Risiko, wiederholt dieselben Fehler zu machen.
Projektteams können diese Überprüfungen nutzen, um Verbesserungsmöglichkeiten in mehreren Bereichen zu identifizieren:
- Projektschätzungen: Geplante und tatsächliche Zeitpläne, Kosten und Aufwände vergleichen, um Schätzungen für zukünftige Projekte zu verbessern.
- Prozesse und Arbeitsabläufe: Engpässe, unnötige Schritte und erfolgreiche Vorgehensweisen identifizieren, die wiederholt werden sollten.
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Überprüfen, wie gut Teams Informationen ausgetauscht, Übergaben verwaltet und Probleme gelöst haben.
- Risikomanagement: Bewerten, welche Risiken eingetreten sind, wie Teams darauf reagiert haben und was hätte verhindert werden können.
- Projektdokumentation: Erfolgreiche Praktiken, Fehler und umsetzbare Empfehlungen für zukünftige Teams festhalten.
Erkenntnisse aus diesen Überprüfungen sind auch während eines Projekt-Kick-off-Meetings wertvoll. Sie erinnern Teams an vergangene Fehler, beispielsweise an die Unterschätzung des Projektaufwands, sowie an erfolgreiche Praktiken, wie das Führen genauer Zeiterfassungen und die Einhaltung etablierter Prozesse.
11. Besseres Management und bessere Zusammenarbeit bei der Remote-Arbeit
Projektmanagement ist wichtig, weil es Teams dabei unterstützt, Kommunikations-, Planungs- und Zusammenarbeitsprobleme zu bewältigen, die mit der Remote-Arbeit einhergehen.
Kommunikation, Terminplanung und Zusammenarbeit können schwieriger werden, wenn Teams remote arbeiten. Spontane Gespräche, aus denen neue Ideen entstehen, finden seltener statt, und ohne klare Erwartungen kann die Verantwortlichkeit leiden.
Die Bewältigung dieser Herausforderungen gehört zur Stellenbeschreibung eines Projektmanagers. Projektmanager richten Kommunikationskanäle ein, integrieren Teamarbeit in die Prozesse, bereiten Tagesordnungen für Besprechungen vor und sorgen dafür, dass die Teammitglieder engagiert bleiben. Außerdem stellen sie sicher, dass sich die Menschen unterstützt fühlen und nicht als Ressourcen behandelt werden.
Projektmanager wenden mehrere Praktiken an, um die Zusammenarbeit im Homeoffice zu verbessern:
- Klare Kommunikationskanäle: Legen Sie fest, wo Teams Updates teilen, Fragen stellen und wichtige Entscheidungen dokumentieren sollen.
- Strukturierte Besprechungen: Erstellen Sie Tagesordnungen, planen Sie regelmäßige Abstimmungen und berücksichtigen Sie Teammitglieder, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.
- Teamengagement: Fördern Sie informelle Gespräche und Möglichkeiten für Teammitglieder, Beziehungen aufzubauen.
- Gemeinsame Verantwortlichkeit: Klären Sie Zuständigkeiten, Fristen und Erwartungen, damit jeder seine Verantwortlichkeiten versteht.
- Asynchrone Zusammenarbeit: Nutzen Sie gemeinsame Dokumente und Projektübersichten, damit Teammitglieder beitragen können, ohne gleichzeitig online sein zu müssen.
Ohne jemanden, der Projekte aktiv verwaltet, kann die Zusammenarbeit fragmentiert werden und es den Teammitgliedern schwerfallen, sinnvolle Arbeitsbeziehungen aufzubauen.
Projektmanager können außerdem Tools für die Zusammenarbeit einsetzen, um die Kommunikation zu erleichtern, die Transparenz zu verbessern und einige der Hindernisse zu beseitigen, mit denen Remote-Teams konfrontiert sind.
12. Zufriedene Kunden und Stakeholder
Projektmanagement ist wichtig, weil es Projektteams dabei hilft, mit schwierigen Kunden umzugehen, klare Erwartungen zu setzen und starke Beziehungen zu Stakeholdern aufrechtzuerhalten.
Projektmanager sind die zentralen Ansprechpartner für Kunden und Stakeholder. Sie sind dafür verantwortlich, Erwartungen zu steuern, die sich auf Projektumfang, Zeitpläne, Budgets und Liefergegenstände beziehen.
Sie müssen sowohl die Sprache des Kunden als auch die des Teams sprechen, wenn sie besprechen, ob eine Anfrage umsetzbar ist, außerhalb des Projektumfangs liegt oder innerhalb der ursprünglich geplanten Projektkosten liegt. Software zur Projektverfolgung hilft Projektmanagern, diese Gespräche mit genauen Informationen über den Projektfortschritt zu führen.
Projektmanager verbessern die Zufriedenheit von Kunden und Stakeholdern durch mehrere Maßnahmen:
- Klare Erwartungen: Vereinbaren Sie Projektumfang, Zeitpläne, Liefergegenstände und Verantwortlichkeiten, bevor die Arbeit beginnt.
- Regelmäßige Kommunikation: Halten Sie Kunden über den Fortschritt, bevorstehende Meilensteine und mögliche Verzögerungen informiert.
- Umfangsmanagement: Bewerten Sie Änderungsanfragen und erklären Sie, wie sich zusätzliche Arbeit auf Zeitpläne, Kosten und Ressourcen auswirkt.
- Konfliktlösung: Gehen Sie Meinungsverschiedenheiten frühzeitig an und finden Sie praktikable Lösungen, die die Erwartungen des Kunden mit den Fähigkeiten des Teams in Einklang bringen.
- Einbindung der Stakeholder: Beziehen Sie die richtigen Personen in wichtige Entscheidungen ein und holen Sie während des gesamten Projekts Feedback ein.
- Transparente Berichterstattung: Teilen Sie genaue Projektupdates und erklären Sie Probleme, bevor sie zu größeren Schwierigkeiten werden.
Das Beziehungsmanagement unterscheidet sich je nach Kunde oder Projekt. Es kann von Einzelgesprächen mit Ihrem Kunden bis hin zur Sicherstellung reichen, dass hilfreiche Materialien an den Kunden und die Stakeholder geliefert werden. Es kann auch bedeuten, den Kunden herauszufordern und sicherzustellen, dass Ihr Team den sinnvollsten Weg einschlägt.
Projektmanager sind außerdem dafür da, das Team zu schützen. Sie würden Ihren Entwickler nicht vor einen verärgerten Kunden stellen, damit er erklärt, warum eine Funktion nicht möglich ist.
Stattdessen nutzen Projektmanager ihre Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten, um Lösungen zu finden, die sowohl für das Team als auch für den Kunden funktionieren. Dies trägt dazu bei, Vertrauen zu erhalten, unnötige Reibungen zu reduzieren und die allgemeine Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Fallstudie zur Bedeutung des Projektmanagements: Aura
Hier ist ein Beispiel dafür, warum Projektmanagement so wichtig ist, von Sarah M. Hoban, einer leitenden Direktorin im Programmmanagementbüro von Aura.
In einer früheren Position arbeitete ich als Programmmanagerin für ein Marketingteam. Einer der größten Vorteile, die ich einbrachte, war mein Wissen über die strategischen Ziele, Arbeitspläne und Prozesse funktionsübergreifender Teams.
Sie setzte sich für die Teammitglieder ein und verschaffte ihnen mehr Zeit, indem sie die Koordination und Abstimmung zwischen dem Team und der übrigen Organisation übernahm. „Das Marketing konnte seine Prozesse und Prioritäten an die Interessen anderer Teams anpassen, wodurch die Organisation effizienter wurde,“ sagt sie.
Hoban fährt fort:
Hätten wir das ohne eine Programmmanagerin erreichen können? Sicher, aber dafür hätte jemand aus dem Marketing diese Rolle freiwillig zusätzlich zur eigentlichen Arbeit übernehmen müssen – und ohne die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen im Programmmanagement. Mit einer Programmmanagerin hatten die anderen Teams eine zentrale Ansprechpartnerin und begannen, proaktiv mit dem Marketing zusammenzuarbeiten. Dadurch musste das Team nicht mehr in letzter Minute improvisieren, um Anfragen zu erfüllen.
Projektmanagement vermittelt zufriedenen, motivierten Teams, dass ihre Arbeit wichtig ist, sodass sie ihr Bestes geben. Und dieses Team stellt sicher, dass die richtigen Dinge geliefert werden – Dinge, die eine echte Rendite erzielen und zufriedene Kunden schaffen. Das ist ein wesentlicher Grund, warum Projektmanagement wichtig ist.
Die Bedeutung hervorragender Projektmanager
Im Bereich digitaler Projekte werden viele Projektmanager in diese Rolle eingesetzt, ohne eine formale Schulung absolviert oder einen Kurs besucht zu haben. In vielen Fällen lautet ihre Berufsbezeichnung nicht „Projektmanager“.
Der erste Schritt besteht darin, zu erkennen, wer in Ihrer Organisation Projekte managt und ob diese Personen über soziale Kompetenzen wie Kommunikation, Organisation und Beziehungen zu Interessengruppen verfügen. Anschließend sollten Sie ihnen Schulungen anbieten, damit sie fachliche Kompetenzen wie Projektplanung, Risikomanagement und Terminplanung erlernen können.
Wenn Sie möchten, dass Ihr gesamtes Projektmanagementteam auf Werte und Fähigkeiten ausgerichtet ist, die den positiven Einfluss Ihrer Projekte verstärken, bietet Der digitale Projektmanager Schulungen für Projektmanagementteams in Agenturen und anderen Organisationen an. Das Programm kann im eigenen Tempo absolviert werden und führt zu einer Zertifizierung im digitalen Projektmanagement.
