Top 11 Herausforderungen im Projektmanagement: So überwinden Sie sie

Im gesamten Artikel finden Sie Verweise auf eine aktuelle Umfrage, die 2020 durchgeführt wurde und in der die Befragten gefragt wurden, was zu diesem Zeitpunkt ihre größte Herausforderung war. Nicht alle hier behandelten Herausforderungen waren Bestandteil dieser Umfrage.

1. Konflikte innerhalb des Projektteams

Konflikte innerhalb des Projektteams können, wie einige Teilnehmer unserer Umfrage anmerkten, durch toxische Arbeitsumfelder oder aufeinanderprallende Persönlichkeiten sowie durch einen Mangel an Verantwortlichkeit innerhalb des Projektteams verursacht werden, was ebenfalls die Zusammenarbeit und Teamarbeit beeinträchtigt.

Wenn Teams unter schlechter Kommunikation oder Missverständnissen leiden und nicht angemessen zusammenarbeiten, kann dies zum Scheitern des Projekts führen.

Laut der Harvard Business Review werden 39 % der Konflikte durch Unterschiede in der Kommunikation und 22 % durch unklare Erwartungen verursacht.

Effektive Kommunikation und das Festlegen von Erwartungen sind zwei zentrale Bereiche, für die Projektmanager verantwortlich sind. Dadurch können sie das Risiko des Auftretens von Konflikten insgesamt verringern (und außerdem Taktiken zur Konfliktlösung einsetzen, wenn Konflikte entstehen).

So lässt sich das bewältigen

• Absolvieren Sie spezielle Schulungen zu Projektführung und Techniken zur Konfliktlösung, die Ihnen Werkzeuge für den Umgang mit Konflikten und anderen weniger idealen Situationen an die Hand geben können. 
• Schaffen Sie eine klare Hierarchie, SMART-Projektziele und Projektzielsetzungen sowie ein System der Verantwortlichkeit. Richten Sie regelmäßige Gespräche mit Teammitgliedern ein und machen Sie sie für Fristen und Qualitätsstandards verantwortlich.
• Setzen Sie bewährte Taktiken zur Erhöhung der psychologischen Sicherheit ein. Dadurch wird sichergestellt, dass sich Teammitglieder gehört und respektiert fühlen, was zur Verringerung von Konflikten beiträgt.

2. Begrenzte Verfügbarkeit von Ressourcen

Projektmanager haben Schwierigkeiten, Ressourcen ihren Projekten zuzuweisen, insbesondere wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen und Teams zwischen konkurrierenden Prioritäten aufgeteilt sind.

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vonu/beachbabe74 aus der Diskussion
inProjektmanagement

Während sich ein Teil davon durch eine ordnungsgemäße Phase der Projektplanung lösen lässt, hängt dies auch vom Projektbudget ab. Projekte mit kleinerem Budget verfügen häufig über weniger fest zugeordnete Ressourcen, obwohl ihr Arbeitsumfang möglicherweise mehr Ressourcen erfordert.

So lässt sich das bewältigen

• Machen Sie sich mit wichtigen Taktiken des Ressourcenmanagements vertraut, etwa dem Ressourcenausgleich und der Ressourcenglättung. Beide können dabei helfen, die Ressourcenlast zwischen Teammitgliedern auszugleichen. Verwenden Sie jedoch die Ressourcenglättung, wenn Sie eine feste Frist haben, die nicht geändert werden kann. 
• Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten in der Ressourcenprognose. Je früher Sie wissen, welche Ressourcen Sie benötigen werden, desto früher können Sie diese einplanen und sicherstellen, dass Ihnen alle benötigten Ressourcen zur Verfügung stehen. 
• Verwenden Sie Ressourcenmanagementsoftware. Dies ist die einfachste Möglichkeit, Zuweisungen zu ändern, die Kapazität und Arbeitsbelastung des Teams zu überwachen und einzuschätzen, welche Ressourcen Sie tatsächlich benötigen.

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3. Mangel an Schulungen oder Projektmanagementkenntnissen

Projektmanager werden oft ohne formale Ausbildung in diese Rolle gesetzt (obwohl diese meist später erfolgt) und verfügen nicht über die Projektmanagementfähigkeiten, technischen Fähigkeiten oder sozialen Kompetenzen, die sie auf Erfolg vorbereiten würden.

Mehrere Teilnehmer unserer Umfrage nannten mangelndes Selbstvertrauen als ihre größte Herausforderung, und drei Antworten bezogen sich insbesondere darauf, neu im Projektmanagement zu sein. Ein Teilnehmer merkte an, dass es ihm „schwerfällt, [seine] Fähigkeiten vom einfachen Managen auf das Managen kleiner Projekte auszuweiten“.

So lässt sich die Herausforderung bewältigen

• Übe, flexibel zu bleiben, unabhängig von der Art oder dem Umfang des digitalen Projekts, das du leitest. Reagiere schnell auf verschiedene Situationen und lerne aus deinen Fehlern. 
• Nimm dir Zeit für persönliches Lernen und eine Projektmanagementausbildung. Tritt Community-Gruppen bei und vernetze dich mit deinen Kollegen. Unsere Slack-Community (Teil der DPM-Mitgliedschaft) ist ein großartiger Ort, um dich an der Diskussion zu beteiligen.
• Belege unseren Kurs „Mastering Digital Project Management“, der jetzt über die DPM-Mitgliedschaft verfügbar ist. Der Kurs behandelt den gesamten Projektlebenszyklus sowie wichtige Methoden wie agiles Projektmanagement und das Wasserfallmodell und vermittelt Taktiken zur erfolgreichen Umsetzung von Projekten.

4. Fehlende klare Prozesse

Viele Teilnehmer unserer Umfrage merkten an, dass ihre größte Herausforderung im Projektmanagement in den Prozessen lag – unabhängig davon, ob es sich um spezifische Projektprozesse oder Unternehmensprozesse handelte. Mehrere Antworten wiesen darauf hin, dass es in ihrer Organisation an Arbeitsabläufen mangelte und es den Projektmanagern überlassen blieb, diese zu erstellen und umzusetzen.

Andere waren frustriert darüber, dass sich andere nicht an etablierte Prozesse hielten.

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vonu/wookiedaywalker aus der Diskussion
inprojectmanagement

So lässt sich die Herausforderung bewältigen

• Verwende beim Erstellen von Prozessdokumenten Vorlagen. Das spart dir Zeit und verhindert Verwirrung, da du einfach ein vorhandenes Prozessdokument bearbeiten kannst, anstatt eines von Grund auf neu zu erstellen. Du kannst aus deinen vorhandenen Dokumenten Vorlagen erstellen, oder es gibt zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Vorlagen, die als Ausgangspunkt dienen können. 
• Führe eine Ursachenanalyse durch. Bevor du dich an Lösungen machst, solltest du eine Ursachenanalyse durchführen, um zu verstehen, warum Prozesse übersprungen werden oder nicht funktionieren. Dadurch können Lücken in der Schulung, unklare Verantwortlichkeiten oder Tools, die den Arbeitsablauf nicht unterstützen, sichtbar werden.
• Richte ein Änderungsmanagementkomitee ein, um neue Prozesse und Änderungen an bestehenden Prozessen einzuführen. Beziehe Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen ein, damit alle ihre Meinung äußern und die neuen Prozesse unterstützen können.

5. Den Projektumfang einhalten

Mehrere Teilnehmer sagten, dass der Umfang ihre größte Herausforderung darstelle: insbesondere die Einhaltung des Projektumfangs, die Vermeidung von schleichender Ausweitung des Projektumfangs und der Umgang mit kurzfristigen Änderungen am Umfang. Eine solche Ausweitung geht meist von Kunden aus („Ich hatte nur gehofft …“, „Noch eine Idee …“), kann aber auch von Teammitgliedern kommen, die unbedingt beeindrucken möchten. 

Eine Antwort wies auf den Dominoeffekt hin, den Änderungen am Umfang auslösen, sowie auf das anschließende Stakeholdermanagement, das erforderlich wird, wenn Änderungen am Umfang auch Änderungen am Projektzeitplan oder Budget notwendig machen.

So lässt sich die Herausforderung bewältigen

• Beziehe dich auf die Leistungsbeschreibung und/oder die Projektumfangserklärung. Wenn ein Kunde etwas anfordert, das in keinem dieser Dokumente beschrieben ist, verweise ihn auf das entsprechende Dokument. 
• Führe einen Änderungsanforderungsprozess ein. Wenn ein Kunde beispielsweise eine Funktion wünscht, die ursprünglich nicht im Umfang enthalten war, sollte er eine Änderungsanforderung ausfüllen, in der die Auswirkungen der Erstellung dieser Funktion auf Budget, Zeitplan und Ressourcen des Projekts dargelegt werden. Der Kunde kann die Änderungsanforderung prüfen und entscheiden, nicht fortzufahren. Wenn er sich jedoch dafür entscheidet, kannst du den Projektzeitplan oder das Budget entsprechend anpassen.

6. Mangelnde Transparenz über den Fortschritt

Projektmanager beklagen sich häufig darüber, dass sie erst zu spät von Projektverzögerungen oder Problemen erfahren und keinen Überblick darüber haben, wie viel Arbeit im Verhältnis zu dem bereits aufgewendeten Budget und der investierten Zeit abgeschlossen wurde. 

Ganz zu schweigen davon, dass das Aufspüren dieser Informationen ohne eine geeignete Berichtslösung einen enormen Zeitaufwand darstellt: 

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von aus der Diskussion
inprojectmanagement

So lässt sich das Problem lösen

• Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software. Damit können Sie Übersichten erstellen, um Kennzahlen wie das bereits verwendete Budget, die Auslastung der einzelnen Ressourcen und den Fertigstellungsgrad einer Aufgabe oder eines Meilensteins zu verfolgen. Außerdem können Sie sehen, an welchen anderen Projekten Ihre Teammitglieder arbeiten, sodass Sie Prioritäten bewerten und bei Bedarf anpassen können. 
• Berechnen Sie den erwirtschafteten Wert. Dabei handelt es sich um eine Kennzahl, die dem Fortschritt Ihres Projekts einen Geldwert zuweist, sodass Sie die aufgewendete Zeit direkt mit dem bereits verwendeten Budget vergleichen können. 
• Sprechen Sie regelmäßig mit Ihren Teammitgliedern. Führen Sie regelmäßige Einzelgespräche, um ein vollständiges Bild von deren Arbeitsbelastung, möglichen Hindernissen oder Herausforderungen sowie davon zu erhalten, wie Sie sie besser unterstützen können. 

7. Personen führen, die Ihnen nicht direkt unterstellt sind

Projektmanager sind häufig nicht die direkten Vorgesetzten der Teammitglieder, die an ihren Projekten arbeiten.

Sie haben nicht unbedingt Einfluss auf deren Zeitplan, Arbeitszeiten, die von ihnen befolgten Prozesse oder ihre Arbeitsweise. Dies kann zu Konflikten zwischen dem Projektmanager und dem Team, zwischen Projektmanagern und anderen Führungskräften oder zwischen verschiedenen Teammitgliedern führen. 

So lässt sich das Problem lösen

• Bauen Sie ein gutes Verhältnis auf zu Ihren Teammitgliedern, damit sie das Gefühl haben, mit Anliegen zu ihrer Arbeitsbelastung zu Ihnen kommen zu können. Wenn Sie jemanden als Person kennenlernen, wird es einfacher, schwierige Gespräche mit dieser Person zu führen. 
• Setzen Sie regelmäßige (wöchentliche, zweiwöchentliche usw.) Besprechungen an, an denen alle Führungskräfte (Projektmanager und andere) teilnehmen, um Prioritäten und mögliche Ressourcenkonflikte zu besprechen und eine Abstimmung sicherzustellen. So hören Teammitglieder nicht von verschiedenen Personen unterschiedliche Aussagen, was zu Frustration und Verwirrung führen kann. 
• Stellen Sie Ihren Teammitgliedern offene Fragen zu ihrer Arbeitsbelastung oder ihren Präferenzen und vermeiden Sie suggestive oder herablassende Fragen.

8. Konkurrierende Prioritäten

Unternehmen haben viele laufende Projekte, und die für diese Projekte benötigten Ressourcen können knapp sein, wie oben bereits erläutert. Teammitglieder sind häufig stark ausgelastet, was die Moral und Motivation beeinträchtigen kann. Ganz zu schweigen davon, dass Projektmanager selbst oft zwischen mehreren Projekten mit unterschiedlichen Prioritätsstufen aufgeteilt sind.

Das fasst es ziemlich gut zusammen: 

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von aus der Diskussion
inprojectmanagement

So lässt sich das Problem lösen

• Implementieren Sie Aufgabenverwaltungssoftware und Projektmanagement-Apps oder -Tools. Diese können Ihnen dabei helfen, im Blick zu behalten, woran Ihre Teammitglieder arbeiten und welche anderen Projekte und Aufgaben ihnen zugewiesen sind. 
• Erstellen Sie eine Priorisierungsmatrix und kategorisieren Sie Aufgaben danach, wie wichtig oder dringend sie sind, und streichen Sie alles, was sowohl unwichtig als auch nicht dringend ist. 
• Lernen Sie, wie man delegiert. Obwohl Projektmanager für die Erledigung der Arbeit verantwortlich sind, müssen sie diese nicht unbedingt selbst erledigen. Beziehen Sie das Team in das Brainstorming von Risikomanagementmaßnahmen oder Notfallplänen ein.

9. Genaue Schätzungen erhalten

Die Einschätzung, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird und wie viel Budget sie daher verbrauchen wird, ist für Projektmanager und Teammitglieder immer eine Herausforderung.

Projektmanager erledigen die Arbeit nicht selbst, und Teammitglieder zögern möglicherweise, sich auf einen bestimmten Zeitaufwand festzulegen, insbesondere wenn ihnen nicht alle Informationen vorliegen, was manchmal der Fall ist.

So können Sie das überwinden

• Verwenden Sie Schätztechniken wie analoge Schätzung, parametrische Schätzung oder Drei-Punkt-Schätzung. Bei der analogen Schätzung werden Daten aus früheren Projekten verwendet, während bei der parametrischen Schätzung bestimmte Variablen aus ähnlichen Projekten übernommen und auf die Parameter des aktuellen Projekts angewendet werden. Bei der Drei-Punkt-Schätzung wird der Durchschnitt aus dem Best-Case-Szenario, dem Worst-Case-Szenario und dem wahrscheinlichsten Szenario gebildet.
• Verwenden Sie unsere Vorlage für die Projektschätzung (verfügbar über die DPM-Mitgliedschaft). Greifen Sie auf unsere Vorlage und Checkliste zu, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Kunden die genauestmögliche Schätzung vorlegen. 

10. Mangelnde Kommunikation

Wenn Teammitglieder nicht miteinander kommunizieren oder Projektbeteiligte nicht die richtigen Informationen oder Genehmigungen bereitstellen, damit das Projekt vorankommt, steigt die Wahrscheinlichkeit eines Projektausfalls.

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vonu/wookiedaywalker aus der Diskussion
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So können Sie das überwinden

• Erstellen Sie einen klaren Kommunikationsplan. Darin wird festgelegt, wie das Projektteam, der Projektmanager und die Projektbeteiligten während des gesamten Projekts Informationen austauschen. Legen Sie fest, welche Kanäle Sie verwenden und wie oft Sie kommunizieren werden, sowie wie häufig Sie Statusbesprechungen abhalten (persönlich oder telefonisch). 
• Führen Sie einen ordnungsgemäßen Projekt-Kick-off sowie ein Kick-off-Vorgespräch zwischen Ihnen und dem Kunden durch. Dies trägt dazu bei, eine gute Beziehung aufzubauen, damit Sie während des restlichen Projekts gut kommunizieren können, und legt Erwartungen an das Ausmaß und die Häufigkeit der Kommunikation während des gesamten Projekts fest. 

11. In Silos arbeitende Teams

Wenn Teammitglieder in ihren eigenen kleinen Welten arbeiten und Feedbackschleifen nicht existieren, leidet die Qualität der Arbeit, Aufgaben werden doppelt erledigt und es ist unklar, wer wofür verantwortlich ist.

Dies führt letztendlich zu viel Frustration im Projektteam und bei den Projektbeteiligten, senkt die Moral und Motivation und führt dazu, dass sich das Team von der Arbeit abwendet. 

So können Sie das überwinden

• Implementieren Sie eine RACI-Matrix. Darin wird geklärt, wer bei bestimmten Projektaufgaben und Ergebnissen verantwortlich, rechenschaftspflichtig, zu konsultieren und zu informieren ist. Füllen Sie die Matrix strategisch aus, um Silos abzubauen und sicherzustellen, dass die Teammitglieder in der Rolle „zu konsultieren“ die richtigen Personen sind, um Feedback zu geben.
• Richten Sie eine Feedbackschleife ein. Dazu gehört, Feedback zur Arbeit selbst einzuholen, aber Projektmanager sollten auch immer nach Feedback zu Prozessen, Blockaden und dem Verlauf des Projekts als Ganzem fragen. Je stärker Sie Prozesse verbessern und Wege finden, Silos abzubauen, desto mehr werden sich die Moral und die Qualität der Arbeit verbessern.

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