Die 10 besten Dokumentenerstellungssoftwares im Test 2026
Die beste Dokumentenerstellungssoftware – Kurzüberblick
Das Management digitaler Projekte bedeutet oft, sich mit viel Papierkram und wiederkehrenden Aufgaben auseinanderzusetzen. Das Erstellen, Bearbeiten und Organisieren von Dokumenten nimmt jedoch viel wertvolle Zeit in Anspruch. Hier wird Dokumentenerstellungssoftware unverzichtbar – sie bietet die Möglichkeit, diese Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen, sodass Sie Ihre Zeit besser nutzen können.
Aus meinen Erfahrungen beim Testen und Bewerten verschiedener Tools weiß ich, dass die richtige Software die Produktivität Ihres Teams erheblich steigern kann. Dieser Artikel bietet daher einen objektiven Überblick über die besten Optionen, hebt ihre Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und besondere Merkmale hervor.
Das Ziel ist, Ihnen zu helfen, die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden, damit Sie sich auf die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Projekte konzentrieren können.
Warum Sie unseren Software-Reviews vertrauen können
Wir testen und bewerten Projektmanagement-Software seit 2012. Als digitale Projektmanager wissen wir, wie wichtig und schwierig es ist, die richtige Entscheidung bei der Auswahl von Software zu treffen. Wir investieren in fundierte Recherchen, um unserer Community zu besseren Kaufentscheidungen zu verhelfen.
Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und über 1.000 ausführliche Software-Reviews geschrieben. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben & informieren Sie sich über unsere Methodik für Software-Reviews.
Table of Contents
Dokumentenerstellungssoftware – Übersicht und Vergleich
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Dokumentenerstellungssoftware zusammen, um Ihnen die Suche nach einer passenden Lösung für Ihr Budget und Ihren geschäftlichen Bedarf zu erleichtern.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ideal für integrierte Formularerfassung und Freigaben | 7-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $14.99/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 2 | Am besten zur Automatisierung der Anleitungserstellung | 10-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Monat | Website | |
| 3 | Am besten mit dynamischen Webformularen zur Datenerfassung | Kostenlose Testphase verfügbar | Ab $399/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten zur Reduzierung der Dokumentenvorbereitungszeit geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für elektronische Signaturen | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für Mehrsprachigkeit | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $49/Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für Teamzusammenarbeit | Kostenlose Testversion + Gratisplan verfügbar | Ab $5.42/Benutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten für Vertriebsteams geeignet | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $19/Sitz/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 9 | Am besten für individuelle Formulare | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $83/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 10 | Am besten für Vertragsmanagement geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
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Accelo
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Celoxis
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Wrike
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Detaillierte Reviews zur besten Dokumentenerstellungssoftware
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Dokumentenerstellungssoftware, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Hauptfunktionen, Vor- & Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle jedes Tools, um Ihnen die optimale Entscheidung zu erleichtern.
Adobe Acrobat kann Dokumentenerstellungs-Workflows unterstützen, dient dabei jedoch in erster Linie als abschließende Schicht für Formatierung, Datenerfassung und Verteilung, anstatt Dokumente dynamisch aus strukturierten Daten zu generieren. Es eignet sich besonders gut für die Erstellung kontrollierter Vorlagen, das Sammeln von Eingaben über Formulare und die Produktion konsistenter PDF-Ausgaben mit Sicherheits- und Compliance-Funktionen. Für Teams, die auf standardisierte Dokumente und menschliche Prüfzyklen angewiesen sind, trägt es dazu bei, Konsistenz und Nachvollziehbarkeit zu sichern.
Für wen ist Adobe Acrobat am besten geeignet?
Adobe Acrobat ist ideal für IT-, Rechts- und Operationsteams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die sichere und kollaborative Dokumentenworkflows benötigen. Es funktioniert am besten in Umgebungen, in denen Dokumente aus Vorlagen zusammengestellt und von Personen geprüft werden, anstatt automatisch aus Datenbanken oder Geschäftssystemen generiert zu werden.
Warum ich Adobe Acrobat ausgewählt habe
Es zeichnet sich besonders für Teams aus, die Dokumentenworkflows rund um gemeinsam genutzte Dateien verwalten müssen – vor allem, wenn Überprüfung, Kommentierung und kontrollierte Verteilung Teil des Prozesses sind. Die Integrationen mit Cloudspeichern und Content-Systemen erleichtern die Organisation und das Auffinden von Dokumenten. Kommentar- und Taggingfunktionen innerhalb von Dokumenten helfen, den Kontext während der Überprüfung festzuhalten. Dadurch eignet es sich besser als Koordinationsschicht für Dokumentenworkflows als für die programmatische Dokumentenerstellung.
Wichtige Funktionen von Adobe Acrobat
- PDF-Formularerstellung: Interaktive Formulare mit ausfüllbaren Feldern, Dropdown-Menüs und digitalen Signaturen erstellen.
- Batch-Dokumentenverarbeitung: Wiederholende Aufgaben wie Konvertieren, Zusammenführen oder Wasserzeichen für mehrere Dateien gleichzeitig automatisieren.
- Schwärzungswerkzeuge: Sensible Informationen dauerhaft aus Dokumenten entfernen, bevor sie weitergegeben werden.
- Versionskontrolle: Dokumentänderungen verfolgen und Zugriff auf frühere Versionen in gemeinsamen Arbeitsbereichen behalten.
Adobe Acrobat Integrationen
Adobe Acrobat bietet native Integrationen mit Microsoft 365, SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box und OneDrive. Es steht eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Ermöglicht fortgeschrittene PDF-Bearbeitung und Schwärzung
- Bietet Prüfpfade zur Nachverfolgung von Dokumentenaktivitäten
- Ermöglicht die sichere Sammlung von E-Signaturen innerhalb von Dokumenten
Cons:
- Nicht für die massenhafte, datengetriebene Dokumentenerstellung konzipiert
- API-basierte Dokumentenerstellung erfordert zusätzliche Einrichtung und ist nicht Kernbestandteil des Produkts
TruPeer richtet sich an Unternehmen, die ihre Prozesse zur Dokumentenerstellung und Videoproduktion vereinfachen und verbessern möchten. Mit seinen KI-gestützten Funktionen verwandelt die Plattform Bildschirmaufnahmen in professionelle Anleitungen und Videos, was sie zu einer attraktiven Lösung für Branchen macht, die auf Schulungen, Marketing und Kundenerfolg ausgerichtet sind. Durch die Automatisierung komplexer Aufgaben wie Skriptverbesserung und mehrsprachige Übersetzungen löst TruPeer die Herausforderung, schnell konsistente, hochwertige Inhalte zu erstellen.
Warum ich TruPeer gewählt habe
Ich habe mich für TruPeer entschieden, weil es einzigartig darin ist, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Videos aus einfachen Bildschirmaufnahmen zu automatisieren. Diese Funktion, kombiniert mit anpassbaren KI-Avataren und Sprachaufnahmen in Studioqualität, ermöglicht Ihrem Team die Produktion professioneller Inhalte, ohne dass fortgeschrittene Bearbeitungskenntnisse erforderlich sind. TruPeer unterstützt zudem Übersetzungen in über 65 Sprachen, was besonders für global agierende Teams wertvoll ist, die Konsistenz über verschiedene Märkte hinweg gewährleisten wollen. Die zentrale Wissensdatenbank mit KI-gestützter Videosuche sorgt dafür, dass alle Ihre Inhalte leicht auffindbar und zugänglich sind.
TruPeer Hauptfunktionen
Neben den herausragenden Funktionen zur Anleitungserstellung bietet TruPeer noch weitere Features:
- Automatisierte Zoom-Effekte: Diese Funktion hebt automatisch wichtige Bereiche bei Bildschirmaufnahmen hervor, damit Ihr Publikum keine wichtigen Details verpasst.
- Optionen zur Markenpersonalisierung: Passen Sie Ihre Dokumente und Videos mit den Farben und Logos Ihrer Marke an, um über alle Inhalte hinweg ein einheitliches Markenbild zu wahren.
- Analyse der Interaktionen: Verfolgen Sie, wie Ihr Publikum mit Ihren Inhalten interagiert, und gewinnen Sie Erkenntnisse zur Optimierung Ihrer Dokumenten- und Videostrategie.
- Sicherheit und Compliance: TruPeer ist ISO 27001 und SOC2 konform und stellt damit sicher, dass Ihre Daten geschützt sind – ein entscheidendes Feature für Unternehmen, die mit sensiblen Informationen arbeiten.
TruPeer Integrationen
Integrationen umfassen Monday.com, Make, Medium, Google Analytics, Repurpose.ai, Bigtincan, Cal.com, SurveyMonkey und Pipedrive.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisiert Schritt-für-Schritt-Dokumentation
- Unterstützt mehrsprachige Inhaltserstellung
- Starke Steuerung von Branding und Formatierung
Cons:
- Begrenzte erweiterte manuelle Bearbeitung
- Auf Chrome-basierter Aufnahmeprozess angewiesen
altaFlow bietet eine Plattform zur Dokumentenerstellung, die für Teams entwickelt wurde, die komplexe Arbeitsabläufe automatisieren und Daten aus mehreren Quellen integrieren müssen. Sie eignet sich besonders für Unternehmen in regulierten Branchen oder solche, die große Mengen an Formularen und Verträgen verwalten. Mit ihrem Fokus auf Automatisierung und Integration hilft altaFlow Unternehmen, manuelle Dateneingaben zu reduzieren und Dokumentenprozesse zu optimieren.
Für wen ist altaFlow am besten geeignet?
altaFlow ist eine hervorragende Wahl für mittelgroße bis große Unternehmen in regulierten Branchen, die Dokumentenprozesse automatisieren und Daten über verschiedene Geschäftssysteme hinweg integrieren müssen.
Warum ich mich für altaFlow entschieden habe
Bei Software zur Dokumentenerstellung habe ich altaFlow wegen seiner fortschrittlichen, dynamischen Webformulare ausgewählt, die eine flexible und anpassbare Datenerfassung ermöglichen. Die Plattform erlaubt es, Formulare zu bauen, die sich an Benutzereingaben anpassen – besonders nützlich für Unternehmen mit komplexen oder variablen Datenanforderungen. Ich schätze, dass altaFlows Formulare die automatische Dokumentenerstellung basierend auf den erfassten Daten auslösen können, was manuelle Schritte und Fehler reduziert. Dieser Fokus auf dynamische Datenerfassung hebt die Lösung besonders für Teams hervor, die genaue und individuelle Dokumente aus unterschiedlichen Quellen generieren möchten.
altaFlow Hauptmerkmale
Weitere Funktionen von altaFlow, die die Dokumentenerstellung unterstützen, sind unter anderem:
- Automatisierte Workflow-Steuerung: Dokumente und Aufgaben werden auf Basis vordefinierter Regeln und Benutzeraktionen automatisch weitergeleitet.
- Vorlagenverwaltung: Dokumentvorlagen speichern, bearbeiten und wiederverwenden, um unternehmensweit Konsistenz zu gewährleisten.
- E-Signatur-Integration: Rechtlich verbindliche elektronische Unterschriften direkt innerhalb der erstellten Dokumente erfassen.
- Prüfpfade: Jede Änderung und Aktion an Dokumenten wird zur Einhaltung von Compliance und Transparenz nachverfolgt.
altaFlow Integrationen
Zu den Integrationen gehören Salesforce, NetSuite, SharePoint und HubSpot.
Pros and Cons
Pros:
- Drag-and-Drop-Vorlagendesigner für Dokumente
- Bedingte Logik für dynamische Dokumenten-Workflows
- Prüfpfade und Versionskontrolle in Echtzeit
Cons:
- API-Zugriff erfordert individuelle Absprachen
- Kreditorientiertes Preismodell kann die Nutzung bei hohem Volumen einschränken
Am besten zur Reduzierung der Dokumentenvorbereitungszeit geeignet
Mitratech HotDocs ist eine Dokumentenerstellungsplattform, die entwickelt wurde, um die Erstellung häufig verwendeter Dokumente zu automatisieren. Sie hilft Rechts-, Compliance- und Geschäftsteams, Zeit zu sparen, indem sie Standarddokumente in intelligente Vorlagen umwandelt und dabei Genauigkeit sowie regulatorische Konformität wahrt. Dies macht sie besonders nützlich für Unternehmen, die komplexe Arbeitsabläufe und große Mengen an juristischen Inhalten verwalten.
Warum ich Mitratech HotDocs ausgewählt habe: Ich habe Mitratech HotDocs gewählt, weil es die Zeit für die Vorbereitung juristischer Dokumente erheblich verkürzen kann und gleichzeitig die Genauigkeit verbessert. Durch die Umwandlung sich wiederholender Formulare in intelligente Vorlagen werden manuelle Dateneingaben sowie das Risiko menschlicher Fehler minimiert. Außerdem gefällt mir, dass die Dokumentenversionen zentralisiert werden, was die Einhaltung von Vorschriften erleichtert und sicherstellt, dass Ihr Team stets mit den neuesten genehmigten Materialien arbeitet.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen
Funktionen umfassen intelligente Dokumentvorlagen, die sich an unterschiedliche Anwendungsfälle anpassen, zentrale Versionskontrolle für mehr Compliance sowie integrierte Werkzeuge, die Fehler während der Dokumentenerstellung reduzieren. HotDocs bietet zudem dynamische Dashboards und eine sichere Verwaltung von Vorlagen, um Ihre Arbeitsabläufe übersichtlich zu gestalten.
Integrationen umfassen iManage, Mitratech TeamConnect, Managed Bill Review, AdvanceLaw, CaseCloud, LegalHold, InvoiceIQ, TAP für Workflow-Automatisierung, Alyne, Prevalent, Mitratech Mineral und Mitratech AssureHire.
Pros and Cons
Pros:
- Intelligente Vorlagen reduzieren manuelle, sich wiederholende Arbeit
- Integrierte Compliance-Tools für Dokumentengenauigkeit
- Zentrale Versionskontrolle für konsistente Aktualisierungen
Cons:
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten im Basis-Paket
- Die Einrichtung kann für neue Benutzer komplex sein
DocuSign ist eine elektronische Signaturplattform, die von Unternehmen in der Immobilienbranche, im Rechtswesen, im Finanzwesen und in anderen Branchen genutzt wird. Sie ermöglicht sicheres Unterzeichnen sowie eine einfache Verwaltung von Vereinbarungen und Verträgen, damit Teams Dokumententransaktionen effizienter abwickeln können.
Warum ich DocuSign ausgewählt habe: DocuSign macht es Ihnen und Ihrem Team leicht, elektronische Signaturen zu verwalten. Sie können den Dokumentenstatus in Echtzeit verfolgen, sodass Sie wissen, wann etwas unterzeichnet wurde. Es funktioniert mit vielen Dateitypen und bietet damit Flexibilität. Eingebaute Sicherheitsfunktionen helfen, Ihre Informationen zu schützen.
Herausragende Funktionen & Integrationen
Funktionen umfassen Echtzeit-Statusverfolgung, die Ihnen Aktualisierungen zum Fortschritt von Dokumenten liefert. Es unterstützt mehrere Dokumentformate und bietet so Flexibilität bei Upload und Verwaltung. Sicherheitsmerkmale wie Verschlüsselung und Prüfpfade gewährleisten, dass Ihre Dokumente während des gesamten Prozesses geschützt sind.
Integrationen umfassen Salesforce, Microsoft Office 365, Google Workspace, Dropbox, Box, SAP, Oracle, Slack, Zoom und NetSuite.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Sicherheitsfunktionen
- Echtzeit-Dokumentenverfolgung
- Breite Formatunterstützung
Cons:
- Eingeschränkte Offline-Funktionalität
- Komplizierte Ersteinrichtung
Docmosis ist ein Dokumentenerstellungstool, das für Entwickler und Teams entwickelt wurde, die Dokumente in mehreren Sprachen erstellen müssen. Es eignet sich gut für Branchen wie Gesundheitswesen, Rechtswesen und Finanzen und lässt sich problemlos in bestehende Anwendungen integrieren.
Warum ich Docmosis ausgewählt habe: Mit Docmosis kann Ihr Team Dokumente in verschiedenen Sprachen erstellen, ohne zusätzliche Schritte. Das Vorlagensystem sorgt für Konsistenz. Dank flexibler API lässt es sich einfach in Ihre bestehende Infrastruktur einbinden. Es bewältigt auch komplexe Formatierungen, sodass Ihre Dokumente sauber und präzise aussehen.
Herausragende Funktionen & Integrationen
Funktionen umfassen einen Vorlagen-Designer, der die Dokumentenerstellung mit einer WYSIWYG-Oberfläche vereinfacht. Durch bedingte Logik können Sie dynamische Dokumente erstellen, die sich an Benutzereingaben anpassen. Die Stapelverarbeitung ermöglicht eine effiziente Erstellung großer Dokumentenmengen.
Integrationen umfassen Salesforce, Microsoft Dynamics, Google Workspace, Dropbox, Box, Slack, SAP, Oracle, QuickBooks und HubSpot.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt mehrere Sprachen
- Einfache Vorlagenverwaltung
- Bewältigt komplexe Formatierungen
Cons:
- Komplexität bei der Ersteinrichtung
- Erfordert technisches Fachwissen
Confluence ist eine Kollaborations- und Wissensmanagement-Plattform, die für Teams entwickelt wurde, die einen zentralen Ort für Projektdokumentation und Kommunikation benötigen. Sie hilft Unternehmen dabei, Inhalte zu organisieren, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, was sie zu einem wertvollen Werkzeug für Projektmanagement und Teamkoordination macht.
Warum ich Confluence gewählt habe: Confluence unterstützt Ihr Team bei der Zusammenarbeit mit gemeinsamen Arbeitsbereichen und Echtzeit-Bearbeitung. Die Seitenversionierung verfolgt Änderungen, sodass alle auf dem aktuellen Stand bleiben. Sie können Vorlagen verwenden, um Inhalte zu erstellen und zu organisieren, was für Konsistenz sorgt. Außerdem lässt sich Confluence mit anderen Atlassian-Tools verbinden, um Ihre Projektarbeit zu unterstützen.
Herausragende Funktionen & Integrationen
Funktionen umfassen einen umfangreichen Inhaltseditor, mit dem Sie Dokumente einfach erstellen und formatieren können. Die Seitenversionierung verfolgt Änderungen und bewahrt eine Historie für zukünftige Referenzzwecke. Die gemeinsame Bearbeitung ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, gleichzeitig am selben Dokument zu arbeiten, was die Produktivität erhöht.
Integrationen umfassen Jira, Trello, Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox, Salesforce, Zoom, GitHub und Microsoft Office 365.
Pros and Cons
Pros:
- Leistungsstarke Versionskontrolle
- Gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit
- Umfangreiche Vorlagenbibliothek
Cons:
- Ausgeprägte Lernkurve
- Begrenzte Offline-Funktionalität
PandaDoc ist eine Dokumentenmanagement-Plattform, die speziell für Vertriebsteams entwickelt wurde, um Dokumente effizient zu erstellen, zu verwalten und elektronisch zu unterschreiben. Sie unterstützt den Verkaufsprozess mit Funktionen wie Dokumentenerstellung, CPQ-Tools und kollaborativen Deal-Räumen.
Warum ich PandaDoc gewählt habe: PandaDoc hilft Ihrem Vertriebsteam, Dokumente einfacher zu verwalten. Die CPQ-Funktion unterstützt eine präzise Preisgestaltung und Angebotserstellung. Deal-Räume ermöglichen Ihrem Team die gemeinsame Arbeit an Verkaufsdokumenten. Sie können Inhalte für jeden Kunden individuell anpassen, und Tracking-Tools zeigen, wie Empfänger mit Ihren Dateien interagieren.
Herausragende Funktionen & Integrationen
Funktionen umfassen anpassbare Signierreihenfolgen, Identitätsprüfung und Prüfpfade. Dokumentenmetriken helfen Ihnen dabei, die Leistung zu überwachen, und integrierte Zahlungsschnittstellen erleichtern Transaktionen. Die Plattform unterstützt zudem die Automatisierung von Arbeitsabläufen für effiziente Prozesse.
Integrationen umfassen Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Slack, Stripe, PayPal, Microsoft Dynamics, Zoho CRM, Pipedrive und QuickBooks.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Signatur-Workflows
- Integrierte Zahlungsoptionen
- Intelligente Inhaltsanpassung
Cons:
- Eingeschränkter Offline-Zugriff
- Gelegentliche Integrationsprobleme
Formstack Documents ist ein Dokumentenautomatisierungstool, das für Unternehmen entwickelt wurde, die individuelle Formulare erstellen und Dokumente generieren müssen. Es unterstützt Branchen wie das Gesundheitswesen, Finanzwesen und den Bildungsbereich dabei, manuelle Papierarbeit zu automatisieren und die Datenerfassung effizient zu verwalten.
Warum ich Formstack Documents ausgewählt habe: Mit Formstack Documents können Sie individuelle Formulare erstellen, die genau auf die Anforderungen Ihres Teams zugeschnitten sind. Der Drag-and-drop-Builder ermöglicht es, Formulare schnell einzurichten. Durch die automatische Generierung von Dokumenten wird manueller Aufwand reduziert. Mit bedingter Logik passen sich Formulare abhängig von den Antworten der Nutzer an.
Herausragende Funktionen & Integrationen
Funktionen sind unter anderem ein Drag-and-drop-Formular-Builder, mit dem sich Formulare einfach anpassen lassen. Durch bedingte Logik können Formulare gezielt auf spezifische Nutzerantworten reagieren. Automatisierte Workflows beschleunigen die Erstellung und Zustellung von Dokumenten.
Integrationen bestehen mit Salesforce, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft Dynamics, Zapier, Stripe, PayPal, Mailchimp und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbarer Formular-Builder
- Dynamische bedingte Logik
- Automatisierte Workflows
Cons:
- Lernkurve für Einsteiger
- Gelegentliche Integrationsprobleme
Conga ist eine Software zur Dokumentenerstellung, die speziell für das Vertragsmanagement entwickelt wurde und häufig von Vertriebs- und Rechtsteams genutzt wird. Sie automatisiert die Erstellung, Organisation und Ablage von Verträgen, um die Effizienz von Arbeitsabläufen zu steigern und manuelle Arbeit zu reduzieren.
Warum ich Conga ausgewählt habe: Conga unterstützt Ihr Team beim Vertragsmanagement mit Tools wie Composer zur Dokumentenerstellung und Sign für elektronische Signaturen. Diese Funktionen decken den gesamten Vertragsprozess ab. KI-gestützte Einblicke ermöglichen schnellere Entscheidungen. Die CPQ-Tools helfen Ihrem Team dabei, exakte Angebote zu erstellen.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen
Funktionen umfassen automatisierte Dokumentenerstellung, KI-gestützte Vertragseinblicke und CPQ für präzise Angebotserstellung. Sie können Verträge mühelos vom Entwurf bis zur Unterzeichnung verwalten. Die eSignature-Funktion sorgt für eine sichere und effiziente Vertragsabwicklung.
Integrationen umfassen Salesforce, Microsoft Dynamics, Oracle, SAP, NetSuite, Box, Google Drive, DocuSign, Adobe Sign und Dropbox.
Pros and Cons
Pros:
- Intuitive Vertragstemplates
- KI-gestützte Einblicke
- Anpassbare Workflows
Cons:
- Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten
- Volle Funktion nur mit Salesforce
Weitere Dokumentenerstellungssoftware
Hier sind einige zusätzliche Optionen für Dokumentenerstellungssoftware, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Templafy
Am besten für Markenkonformität
- Docupilot
Am besten für die Automatisierung von Arbeitsabläufen
- Documentero
Am besten für die PDF-Erstellung
- Fynk
Am besten für kleine Unternehmen
- Gamma
Am besten für KI-gestützte Inhaltserstellung
So bewerte ich Software zur Dokumentenerstellung
Ich teile meine Bewertung auf in grundlegende Funktionen – wie das automatische Ausfüllen von Projektleitfäden, Leistungsbeschreibungen (SOWs) oder Statusberichten – und in die Unterscheidungsmerkmale, die Werkzeuge für Projektteams von allgemeinen Alternativen abheben.
Kernfunktionen (Mindestanforderungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jede Funktion auf einer Skala von 0 (bietet diese Funktion nicht) bis 5 (hervorragende Ausführung). Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss mindestens eine Gesamtpunktzahl von 65% erreichen, um in die engere Auswahl zu kommen.
- Vorlagenerstellung & Verwaltung: Ich achte auf eine strukturierte Vorlagenbibliothek, in der man Projektunterlagen wie Projektcharter, SOWs und Abschlussberichte erstellen, versionieren und wiederverwenden kann – ohne jedes Mal von vorne zu beginnen.
- Dynamisches Daten-Merging: Das Tool sollte die Zuordnung von Platzhaltern zu Live-Datenquellen erlauben, sodass zum Beispiel Statusberichte automatisch mit Projektname, Meilensteinen, Daten und Verantwortlichen ausgefüllt werden.
- Konditionale Inhaltslogik: Ich prüfe, ob das Tool regelbasierte Inhaltsbausteine unterstützt – etwa eine Risikosektion nur anzeigt, wenn ein Projekt als risikoreich eingestuft ist, oder Zahlungsbedingungen je nach Kundentyp anpasst.
- Multi-Format-Ausgabe: Die Erstellung professioneller PDFs für Kundenauslieferungen und editierbarer DOCX-Dateien für interne Prüfungen sind Standardanforderungen. Ich prüfe außerdem, ob weitere Formate wie HTML oder PPTX möglich sind.
- PM- & Datenquellen-Integrationen: Das Tool sollte sich mit den bereits genutzten Plattformen des Teams verbinden. Ich achte auf native Integrationen mit Tools wie Jira, Asana, Smartsheet, Salesforce oder Google Drive, um Projektdaten direkt abrufen zu können.
- Zusammenarbeit & E-Signatur-Workflows: Ich prüfe, ob die Plattform mehrstufige Prüfzyklen, Freigabeprozesse und integrierte oder angebundene E-Signatur-Funktionen zur Finalisierung von Dokumenten wie SOWs oder Change Orders unterstützt.
Erst wenn ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, sehe ich mir die Unterscheidungsmerkmale an.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter abgrenzt)
So vergleiche ich die verschiedenen Anbieter:
Herausragende Funktionen
KI-gestütztes Texten sticht deutlich hervor – Tools, die aus Rohdaten automatisch Management-Zusammenfassungen oder Statusberichte erzeugen, sparen Projektleitern bei der Berichtserstellung viel Zeit. Ich bewerte auch die Möglichkeit zur Massenerstellung, z. B. wenn PMOs monatlich Berichte für Dutzende Projekte erstellen müssen. Ein No-Code-Workflow-Builder ist auch wichtig: Ich prüfe, ob ein Projektleiter eigenständig einen automatischen Dokumententrigger – zum Beispiel für die Generierung eines Change Orders bei Änderung des Leistungsumfangs – einrichten kann, ohne ein Ticket bei der IT aufzumachen.
Über die Funktionen hinaus
Tiefe ist bei Integrationen wichtiger als bloße Anzahl. Ich achte darauf, ob ein Tool eine bidirektionale Synchronisierung mit PM-Plattformen wie Jira oder Asana bietet, und nicht nur eine reine Leseverbindung. Die Preismodelle variieren in diesem Bereich stark – einige Anbieter rechnen pro Nutzer ab, andere pro generiertem Dokument. Das macht einen großen Unterschied für Organisationen, die Hunderte Berichte im Monat erstellen. Außerdem bewerte ich die Sicherheitsstandards, insbesondere SSO-Unterstützung, rollenbasierte Zugriffsrechte und SOC 2-Konformität, da Projektunterlagen oft sensible Kundendaten und Vertragsdetails enthalten.
So wählen Sie die richtige Dokumentenerstellungssoftware aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und undurchsichtigen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie während Ihres individuellen Auswahlprozesses den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Faktoren, die Sie im Blick behalten sollten:
| Faktor | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Team mitwachsen kann. Suchen Sie nach Lösungen, die wachsende Dokumentenmengen bewältigen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. |
| Integrationen | Prüfen Sie, ob die Software mit Ihren vorhandenen Tools wie CRM, ERP oder Cloud-Speicher zusammenarbeitet. Gute Integration spart Zeit und reduziert manuelle Dateneingabe. |
| Anpassbarkeit | Achten Sie auf Tools, die es Ihnen erlauben, Vorlagen und Workflows an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Die Anpassung hilft, Marken-Konsistenz über alle Dokumente hinweg zu erhalten. |
| Benutzerfreundlichkeit | Bevorzugen Sie benutzerfreundliche Oberflächen, die die Einarbeitungszeit minimieren. Ihr Team sollte die Software effektiv mit minimaler Schulung nutzen können. |
| Budget | Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten inklusive Abonnementgebühren, Einrichtungskosten und möglichen Zusatzfunktionen. Stellen Sie sicher, dass es innerhalb Ihres Budgetrahmens liegt. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Überprüfen Sie, ob die Software starke Verschlüsselung sowie die Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der DSGVO bietet. Sicherheit ist entscheidend beim Umgang mit sensiblen Dokumenten. |
| Support-Optionen | Bewerten Sie die Verfügbarkeit von Kundensupport und Ressourcen wie Tutorials, FAQs und Live-Chat. Guter Support ist bei der Einführung und Problembehebung sehr wertvoll. |
| Funktionsumfang | Identifizieren Sie wichtige Funktionen wie elektronische Signaturen, Dokumentenautomatisierung und Vorlagenverwaltung. Die Software sollte Ihre Kernanforderungen erfüllen. |
Trends bei Software zur Dokumentenerstellung
Für meine Recherche habe ich zahlreiche Produktaktualisierungen, Pressemitteilungen und Changelogs verschiedener Anbieter von Software zur Dokumentengenerierung ausgewertet. Hier sind einige der aufkommenden Trends, die ich besonders beobachte:
- KI-gestützte Dokumentenerstellung: Künstliche Intelligenz wird eingesetzt, um die Erstellung von Dokumenten durch Funktionen wie prädiktiven Text und Inhaltsvorschläge zu verbessern. Dadurch können Nutzer Dokumente schneller und fehlerfreier erzeugen. Einige Anbieter setzen KI ein, um vergangene Dokumente zu analysieren und Verbesserungen vorzuschlagen.
- Echtzeit-Kollaboration: Immer mehr Tools bieten die Möglichkeit zur Echtzeitzusammenarbeit, sodass Teams gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können. Dieses Feature wird besonders für Remote-Teams, die Dokumente gemeinsam bearbeiten und prüfen müssen, immer wichtiger, da es Effizienz und Kommunikation verbessert.
- Erweiterte Analytik: Dokumentenanalyse liefert Einblicke darüber, wie Dokumente genutzt und mit ihnen interagiert wird. Dieser Trend hilft Unternehmen zu verstehen, wie ihre Dokumente performen und genutzt werden, sodass bessere Entscheidungen möglich sind. Anbieter integrieren Dashboards zur Visualisierung dieser Kennzahlen.
- Spracherkennung-Integration: Sprach-zu-Text-Funktionen werden in Dokumentenredaktionstools integriert. Dieser Trend ermöglicht es Nutzern, Dokumente zu diktieren, was den Prozess schneller und zugänglicher macht, insbesondere für vielbeschäftigte Fachkräfte unterwegs.
- Blockchain für Sicherheit: Der Einsatz von Blockchain-Technologie wird erforscht, um Dokumentensicherheit und -verifizierung zu verbessern. Damit sind Dokumente fälschungssicher und erhalten einen transparenten Prüfpfad – besonders nützlich in Rechts- und Finanzbereichen.
Was ist Dokumentengenerierungssoftware?
Eine Dokumentengenerierungssoftware wird verwendet, um Dokumente automatisch aus vordefinierten Vorlagen und Datenquellen zu erstellen. Marketing-, Rechts- und Vertriebsteams nutzen sie, um ihre Arbeit zu beschleunigen und für Konsistenz in ihren Dokumenten zu sorgen.
Funktionen wie Vorlagenverwaltung, Echtzeitzusammenarbeit und Analytik machen die Erstellung von Dokumenten effizienter und liefern nützliche Einblicke. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Funktionen von Dokumentengenerierungssoftware
Achten Sie bei der Auswahl einer Dokumentengenerierungssoftware auf folgende Schlüsselfunktionen:
- Vorlagenverwaltung: Ermöglicht das Erstellen und Speichern von Vorlagen für einheitliche Dokumentenformatierung und -stil.
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Gestattet mehreren Nutzern, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten und erhöht so die Produktivität und Kommunikation im Team.
- E-Signatur-Integration: Erleichtert das digitale Unterzeichnen von Dokumenten, beschleunigt Genehmigungsprozesse und reduziert den Papierverbrauch.
- Datenautomatisierung: Füllt Dokumente automatisch mit Daten aus integrierten Systemen, was manuelle Eingaben und Fehler minimiert.
- Versionskontrolle: Verfolgt Änderungen an Dokumenten und speichert eine Historie, was Transparenz gewährleistet und eine einfache Wiederherstellung ermöglicht.
- Analyse-Dashboard: Bietet Einblicke in die Dokumentenleistung und die Nutzerinteraktion, um datenbasierte Entscheidungen zu unterstützen.
- Mehrsprachige Unterstützung: Ermöglicht die Dokumentenerstellung in verschiedenen Sprachen und bedient so vielfältige Teams und internationale Märkte.
- Sicherheitskonformität: Stellt sicher, dass Dokumente sicher gespeichert und geteilt werden und den Datenschutzrichtlinien entsprechen.
- Bedingte Logik: Ermöglicht es Dokumenten, sich an Benutzereingaben anzupassen und macht sie dadurch dynamischer und passgenau auf individuelle Anforderungen.
6 Vorteile von Dokumentenerstellungssoftware
Durch die Einführung von Dokumentenerstellungssoftware ergeben sich für Ihr Team und Ihr Unternehmen diverse Vorteile. Hier sind sechs davon, auf die Sie sich freuen können:
- Zeitersparnis: Automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Dokumentenerstellung und Dateneingabe und schafft so Freiräume für strategischere Tätigkeiten.
- Fehlerreduktion: Nutzt Vorlagen und Datenautomatisierung, um manuelle Eingabefehler zu minimieren und sorgt für konsistente, fehlerfreie Dokumente.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Werkzeuge zur Echtzeit-Zusammenarbeit ermöglichen effizientes gemeinsames Arbeiten im Team und fördern Kommunikation und Produktivität.
- Erhöhte Compliance: Sicherheitsfunktionen und Compliance-Einstellungen sorgen dafür, dass Dokumente regulatorischen Anforderungen entsprechen und sensible Informationen geschützt sind.
- Kosteneffizienz: Reduziert Papierverbrauch und manuelle Prozesse und senkt somit die Kosten im Dokumentenmanagement.
- Skalierbarkeit: Passt sich Ihren wachsenden Anforderungen an, sodass Sie steigende Dokumentenvolumen bewältigen können, ohne die Performance zu beeinträchtigen.
Kosten und Preise von Dokumentenerstellungssoftware
Die Auswahl einer Dokumentenerstellungssoftware erfordert ein Verständnis der verschiedenen Preismodelle und erhältlichen Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die nachfolgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische enthaltene Features von Softwarelösungen für die Dokumentenerstellung zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Dokumentenerstellungssoftware
| Tariftyp | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
|---|---|---|
| Gratis-Tarif | $0 | Grundlegende Dokumentvorlagen, begrenzter Speicherplatz und Basissupport. |
| Persönlicher Tarif | $5-25/user/month | Individuelle Vorlagen, grundlegende Analysen, E-Signaturen und priorisierter E-Mail-Support |
| Business-Tarif | $25-$50/user/month | Erweiterte Vorlagen, Echtzeit-Zusammenarbeit, Integrationen mit CRM-Systemen und fortgeschrittene Analysen. |
| Enterprise-Tarif | $50-$100/user/month | Individuelle Workflows, persönlicher Ansprechpartner, erweiterte Sicherheitsfunktionen und API-Zugang. |
FAQs zur Dokumentenerstellungssoftware
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur Dokumentenerstellungssoftware:
Wie spart Dokumentenerstellungssoftware Unternehmen Geld?
Dokumentenerstellungssoftware spart Kosten, indem sie wiederkehrende Aufgaben wie das Erstellen von Dokumenten und das Eingeben von Daten automatisiert. Das reduziert manuelle Arbeit und hilft dabei, Fehler zu vermeiden, was wiederum Kosten senkt. Außerdem arbeitet Ihr Team effizienter, da Zeit für Aufgaben frei wird, die das Wachstum und den Umsatz fördern.
Ist Dokumentenerstellungssoftware sicher?
Ja, viele Dokumentenerstellungstools enthalten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO. Diese Funktionen schützen Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff. Wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, sollten Sie eine Software wählen, die Sicherheit an erste Stelle setzt.
Kann Dokumentenerstellungssoftware mit anderen Tools integriert werden?
Die meisten Dokumentenerstellungssoftwares lassen sich mit Tools wie CRM-Systemen, Cloud-Speichern und E-Signatur-Plattformen integrieren. Diese Verbindungen helfen Ihnen, Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Daten konsistent zwischen Ihren Anwendungen zu halten, was Zeit spart und manuelle Eingaben reduziert.
Welche Supportmöglichkeiten gibt es für Dokumentenerstellungssoftware?
Die Supportoptionen hängen vom Anbieter ab, beinhalten aber oft Tutorials, FAQs, Live-Chat und E-Mail-Support. Einige bieten auch dedizierte Account Manager oder Premium-Supportpläne an. Es ist ratsam, einen Anbieter mit gutem Support zu wählen, damit Sie Probleme schnell lösen und die Software optimal nutzen können.
Wie anpassbar sind Dokumentenerstellungstools?
Viele Dokumentenerstellungstools ermöglichen es, Vorlagen anzupassen, Branding hinzuzufügen und flexible Arbeitsabläufe einzurichten. So können Sie die Software exakt auf Ihre Anforderungen zuschneiden und Ihre Dokumente im Einklang mit Ihrem Markenauftritt gestalten. Die Anpassbarkeit ist besonders hilfreich, wenn Ihr Team spezielle Prozesse oder Anforderungen hat.
Mit welchen typischen Kosten muss man bei Dokumentenerstellungssoftware rechnen?
Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Nutzeranzahl und zusätzlichen Dienstleistungen. Viele Anbieter bieten gestaffelte Preismodelle an, mit kostenlosen Plänen, die nur Basisfunktionen enthalten, und kostenpflichtigen Paketen mit erweiterten Möglichkeiten. Für das beste Preis-Leistungs-Verhältnis sollten Sie Software wählen, die zu den Bedürfnissen und zum Budget Ihres Teams passt.
Wie geht es weiter?
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