Die 10 besten Softwarelösungen zur Dokumentenverwaltung für Kunden im Jahr 2026

Doxis ist eine Enterprise-Content-Management-Plattform, die KI-gestützte Dokumentenerfassung, elektronische Kundenakten, automatisierte Workflows und revisionssichere Archivierung in einem einzigen, konfigurierbaren System vereint.

Für wen ist Doxis am besten geeignet?

Doxis eignet sich für mittlere bis große Unternehmen in regulierten Branchen, die ein konfigurierbares und compliance-fähiges System zur Verwaltung hoher Mengen an Kundendokumenten bereichsübergreifend benötigen.

Warum ich Doxis ausgewählt habe

Ich habe Doxis in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil das AI.dp-Modul Dokumente in über 100 Sprachen – auch mehrsprachige Dokumente – erkennt und verarbeitet, was ein echtes Alleinstellungsmerkmal für Unternehmens-Teams ist, die Kundenakten über internationale Märkte hinweg verwalten. Das bedeutet in der Praxis, dass mein Team die gleichen automatisierten Klassifikations- und Datenerfassungs-Workflows auf einen Vertrag in Arabisch oder Chinesisch anwenden kann wie auf einen englischen Vertrag, ohne separate Pipelines erstellen zu müssen. Besonders gefällt mir auch, dass die Benutzeroberfläche der Plattform in 12 Amtssprachen verfügbar ist und damit 135 Länder abdeckt – so müssen die Teams, die mit den Dokumenten arbeiten, nicht in einem auf eine andere Region ausgerichteten System navigieren.

Wichtige Funktionen von Doxis

• Elektronische Kundenakten: Konsolidiert Verträge, E-Mails, Rechnungen und zugehörige Dokumente zu einer umfassenden Kundenakte.
• Revisionssichere Archivierung: Speichert Dokumente in manipulationssicheren Archiven mit DSGVO-konformen Aufbewahrungsfristen und automatisierten Löschvorschriften.
• Automatisierung von Dokumentenworkflows: Leitet Dokumente durch mehrstufige Freigaben mit Vertretungs- und Stellvertreterregeln.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Beschränkt Sichtbarkeit und Bearbeitungsrechte von Dokumenten nach Benutzerrolle, Team oder Organisationseinheit.

Doxis-Integrationen

Doxis bietet native Integrationen mit SAP, Salesforce und dem Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft 365, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Microsoft SharePoint und Microsoft Dynamics 365. Zusätzlich gibt es eine REST-API für individuelle Integrationen sowie herstellerunabhängige Konnektoren für ERP-, CRM-, HR- und CAD-Systeme. Eine Zapier-Anbindung ist derzeit unklar.

Wenn Ihr Team in Echtzeit an Kundendokumenten zusammenarbeiten muss, ist Google Drive eine hervorragende Wahl. Besonders nützlich ist es für Agenturen, Beratungsfirmen und verteilte Teams, die auf schnelles gemeinsames Bearbeiten und Kommentieren angewiesen sind. Google Drive überzeugt durch Live-Co-Authoring, einfache Freigabesteuerung und nahtlose Integration mit Google Workspace-Apps.

Warum ich Google Drive ausgewählt habe

Für Teams, die gemeinsam Kundendokumente bearbeiten und prüfen müssen, sind die Echtzeit-Kollaborationsfunktionen von Google Drive kaum zu übertreffen. Ich habe Google Drive gewählt, weil mehrere Nutzer gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten können, wobei Änderungen und Kommentare sofort erscheinen. Die integrierte Versionshistorie macht es einfach, Änderungen nachzuverfolgen und bei Bedarf zu früheren Entwürfen zurückzukehren. Diese Funktionen machen Google Drive besonders geeignet für das Management von Kundendokumenten, wo schnelles Feedback und schnelle Bearbeitung wichtig sind.

Google Drive Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Google Drive für das Management von Kundendokumenten nützlich machen, sind:

• Gemeinsame Laufwerke: Erstellen Sie spezielle Bereiche für Teams oder Kunden, um Dokumente gemeinsam zu organisieren und darauf zuzugreifen.
• Erweiterte Suchfilter: Finden Sie Dateien schnell mit Filtern für Besitzer, Typ, Änderungsdatum und mehr.
• Ablaufkontrollen für Dateien: Legen Sie Ablaufdaten für gemeinsam genutzte Dateien fest, um die Vertraulichkeit von Kundendaten zu wahren.
• Offline-Zugriff: Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten ohne Internetverbindung, Synchronisierung der Änderungen erfolgt sobald Sie wieder online sind.

Google Drive Integrationen

Zu den Integrationen gehören Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Gmail, Google Kalender, Google Meet, Tableau, Atlassian und mehr.

Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, bietet OneDrive eine vertraute Möglichkeit, Kundendokumente zu verwalten und zu teilen. Es ist besonders nützlich für IT-Teams, Beratungen und professionelle Dienstleistungen, die auf Microsoft-Anwendungen im Arbeitsalltag angewiesen sind. OneDrive sticht durch seine tiefe Integration mit Outlook, Teams und SharePoint hervor, sodass Kundendateien problemlos mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen verknüpft werden können.

Warum ich OneDrive gewählt habe

Wenn Ihr Team auf Microsoft 365-Tools angewiesen ist, fügt sich OneDrive nahtlos in Ihren Prozess zum Management von Kundendokumenten ein. Ich habe OneDrive gewählt, weil Sie Dateien direkt aus vertrauten Anwendungen wie Outlook und Teams speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten können. Die automatische Synchronisierung mit SharePoint stellt sicher, dass Kundendokumente strukturiert und unternehmensweit zugänglich bleiben. Diese Funktionen machen OneDrive zu einer starken Wahl für Unternehmen, die ein eng mit ihrem Microsoft-Ökosystem verwobenes Dokumentenmanagement suchen.

Hauptfunktionen von OneDrive

Weitere Funktionen, die OneDrive für das Management von Kundendokumenten nützlich machen, sind:

• Dateianfrage: Sammeln Sie Dokumente von Kunden sicher, ohne ihnen Zugriff auf Ihre Ordner zu gewähren.
• Persönlicher Tresor: Bewahren Sie sensible Kundendateien in einem geschützten Bereich mit einer zusätzlichen Sicherheitsebene auf.
• Granulare Freigabeberechtigungen: Legen Sie Ansichts-, Bearbeitungs- oder Downloadrechte für jede Datei oder jeden Ordner fest.
• Automatische Erkennung von Ransomware: Erhalten Sie Warnmeldungen und Möglichkeiten zur Dateiwiederherstellung, falls verdächtige Aktivitäten festgestellt werden.

OneDrive-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft 365, Outlook, Teams, SharePoint, Power Automate, Power BI, Dynamics 365 und weitere.

Wenn Ihr Team eine Mandantendokumentenverwaltung benötigt, die eng mit Produktivitätswerkzeugen verknüpft ist, bringt Microsoft 365 alles unter ein Dach. Es eignet sich besonders für Beratungsunternehmen, Agenturen und professionelle Dienstleister, die Dokumentenspeicherung, -bearbeitung und Zusammenarbeit in derselben Umgebung wie E-Mail, Kalender und Besprechungen nutzen möchten. Mit integrierten Apps wie Word, Excel und SharePoint können Sie Mandantendateien und Kommunikation verwalten, ohne die Plattform wechseln zu müssen.

Warum ich Microsoft 365 ausgewählt habe

Was Microsoft 365 bei der Mandantendokumentenverwaltung besonders macht, ist die Verbindung von Dokumentenspeicherung mit integrierten Produktivitätswerkzeugen. Ich habe Microsoft 365 ausgewählt, weil Sie Mandantendateien mit Word, Excel und PowerPoint erstellen, bearbeiten und teilen können, ohne die Plattform zu verlassen. SharePoint ergänzt dies um strukturierte Dokumentbibliotheken und Berechtigungskontrollen, die Teams dabei unterstützen, Mandantenmaterialien zu organisieren und abzusichern. Dieser All-in-One-Ansatz ermöglicht es, Mandantendokumente zu verwalten und gleichzeitig gemeinsam in Echtzeit daran zu arbeiten – alles innerhalb derselben Arbeitsumgebung.

Microsoft 365 Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Microsoft 365 für die Mandantendokumentenverwaltung nützlich machen, sind:

• Data Loss Prevention (DLP): Richten Sie Richtlinien ein, um die versehentliche Weitergabe sensibler Mandantendaten zu verhindern.
• Co-Authoring: Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten.
• eDiscovery: Mandantendokumente für rechtliche oder Compliance-Zwecke durchsuchen und exportieren.
• OneDrive-Synchronisierung: Mandantendateien auf verschiedenen Geräten abrufen und synchronisieren – auch für die Offline-Bearbeitung.

Microsoft 365 Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint, Outlook, Power BI, Dynamics 365 und mehr.

Filevine ist für juristische Teams konzipiert, die Fallakten während des gesamten Lebenszyklus eines Mandats verfolgen, organisieren und gemeinsam bearbeiten müssen. Es ist besonders nützlich für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen, die eine große Anzahl von Fallakten, Fristen und Mandantenkommunikation verwalten. Dank des fallbasierten Ansatzes hilft Filevine, jedes Dokument, jede Notiz und jede Aufgabe dem richtigen Mandanten und Vorgang zuzuordnen.

Warum ich Filevine ausgewählt habe

Die Verfolgung von juristischen Falldokumenten ist eine Kernkompetenz von Filevine und macht die Plattform zu einer ausgezeichneten Wahl für Kanzleien und Juristenteams. Die Plattform ordnet alle Dokumente, Notizen und die Kommunikation den jeweiligen Fällen zu, sodass Sie immer wissen, wo sich die gesuchte Datei befindet. Mir gefällt, dass Filevine auch eine integrierte Fristen- und Aufgabenverfolgung bietet, die direkt mit jedem Mandat verbunden ist – so bleibt das Team stets über wichtige Termine und Ergebnisse informiert. Für Jurist:innen, die komplexe Fallakten verwalten und eine klare Prüfungsspur behalten müssen, bieten diese Funktionen eine spezialisierte Lösung.

Filevine Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von Filevine zur Unterstützung des Mandantendokumentenmanagements umfassen:

• Dokumentenerstellungstools: Erstellung und Ausfüllung juristischer Dokumente mithilfe anpassbarer Vorlagen.
• Text-zu-Fallakte-Integration: Versenden Sie Textnachrichten direkt an eine Fallakte, damit diese automatisch dokumentiert werden.
• eSignature-Erfassung: Fordern Sie elektronische Unterschriften an und verfolgen Sie diese direkt in der Plattform.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Legen Sie Berechtigungen für Benutzende auf Basis ihrer Rolle oder Fallbeteiligung fest.

Filevine Integrationen

Integrationen umfassen Outlook, Gmail, QuickBooks, LawPay, Dropbox, Box, Google Drive, Microsoft Teams und weitere.

DocuWare sticht besonders hervor für Teams, die komplexe Dokumentenworkflows und Freigaben automatisieren müssen. Es ist besonders nützlich für Organisationen mit einem hohen Bedarf an Dokumentenweiterleitung, wie zum Beispiel im Finanzwesen, Personalwesen und in der Betriebsabwicklung. Die Plattform trägt dazu bei, manuelle Übergaben und Fehler zu reduzieren, indem Sie mehrstufige Workflows direkt aus Ihrem Dokumentenarchiv entwerfen und auslösen können und gleichzeitig E-Signaturen unterstützt, um Freigaben und die Fertigstellung von Dokumenten zu vereinfachen.

Warum ich DocuWare ausgewählt habe

Die automatisierte Workflow-Weiterleitung ist das besondere Highlight von DocuWare für das Management von Kundendokumenten. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, individuelle Workflows zu erstellen, die Dokumente automatisch zur Überprüfung, Freigabe oder Archivierung anhand von von Ihnen definierten Regeln weiterleiten. Ich schätze besonders, dass Sie Benachrichtigungen auslösen und Aufgaben zuweisen können, während Dokumente jede Phase durchlaufen – das hilft Teams, Engpässe und manuelle Nachverfolgung zu vermeiden. Für Organisationen, die große Mengen an Kundenunterlagen mit strengen Prozessanforderungen verwalten müssen, sind die Automatisierungsfunktionen von DocuWare ein starker Pluspunkt.

DocuWare Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die die Verwaltung von Kundendokumenten unterstützen, sind:

• Versionskontrolle von Dokumenten: Verfolgen Sie Änderungen und erhalten Sie eine vollständige Historie aller Bearbeitungen und Aktualisierungen.
• Rollenbasierte Zugriffsberechtigungen: Legen Sie detaillierte Zugriffsebenen für Benutzer und Gruppen fest, um sensible Informationen zu schützen.
• Volltextsuche: Finden Sie Dokumente schnell mithilfe von Stichworten und Metadaten im gesamten Archiv.
• Mobiles Dokumentenmanagement: Greifen Sie von mobilen Endgeräten aus mit der DocuWare App auf Dokumente zu, prüfen und genehmigen Sie diese.

DocuWare Integrationen

Zu den Integrationen zählen Microsoft Dynamics 365, SAP, Outlook, Sage, QuickBooks, SharePoint, Oracle und weitere.

Box ist für Teams konzipiert, die eine detaillierte Steuerung über Dokumentenfreigabe und Zusammenarbeit benötigen. Es ist besonders geeignet für Organisationen in regulierten Branchen oder Unternehmen, die sensible Kundendateien in verteilten Teams verwalten. Mit erweiterten Berechtigungseinstellungen und detailliertem Aktivitäts-Tracking hilft Box dabei, zu steuern, wer auf Kundendokumente zugreifen, sie bearbeiten oder teilen darf – und das in jeder Phase.

Warum ich Box ausgewählt habe

Erweiterte Steuerungsmöglichkeiten für die Zusammenarbeit heben Box beim Management von Kundendokumenten hervor. Die Plattform ermöglicht es, detaillierte Berechtigungen auf Datei-, Ordner- oder Benutzerebene festzulegen, sodass Sie exakt kontrollieren können, wer vertrauliche Kundendokumente sehen, bearbeiten oder weitergeben darf. Ich schätze, dass Box auch Prüfpfade und Aktivitätsprotokolle bereitstellt, die helfen, Dokumentenzugriffe und Änderungen für Compliance-Zwecke oder Kundentransparenz nachzuverfolgen. Für Teams, die vertrauliche Dateien verwalten und sich abteilungsübergreifend oder mit externen Partnern abstimmen müssen, machen diese Funktionen Box zu einer starken Wahl.

Wichtige Funktionen von Box

Weitere Funktionen von Box zur Unterstützung des Kunden-Dokumentenmanagements umfassen:

• Dokumenten-Wasserzeichen: Fügen Sie sichtbare Wasserzeichen hinzu, um unerlaubtes Teilen oder Kopieren zu verhindern.
• Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien: Legen Sie Regeln für die Dokumentenaufbewahrung und automatische Löschung fest, um Compliance-Anforderungen zu unterstützen.
• eSignatur-Integration: Sammeln Sie direkt in Box rechtsverbindliche elektronische Unterschriften mit Box Sign.
• Dateianforderungs-Links: Erstellen Sie sichere Links, über die Kunden oder Partner Dokumente direkt in bestimmte Ordner hochladen können.

Box-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Office 365, Google Workspace, Salesforce, Slack, Adobe, Servicenow und viele mehr.

M-Files verfolgt einen metadatenbasierten Ansatz im Dokumentenmanagement, der es Teams erleichtert, Mandantendateien basierend auf ihrem Inhalt und nicht nur ihrem Speicherort zu finden und zu organisieren. Diese Plattform ist besonders nützlich für Dienstleistungsunternehmen, juristische Teams und Beratungen, die große Mengen an Kundendokumenten mit komplexen Such- und Compliance-Anforderungen verwalten. M-Files zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, die Dokumentenklassifizierung zu automatisieren und relevante Inhalte schnell bereitzustellen – selbst über mehrere Repositorien hinweg.

Warum ich M-Files ausgewählt habe

Was M-Files besonders macht, ist die metadatenbasierte Suche, mit der Teams Mandantendokumente basierend auf Kontext und Inhalt und nicht nach Ordnerspeicherort finden können. Ich habe M-Files ausgewählt, weil Sie Dateien mit benutzerdefinierten Metadaten markieren können, sodass Informationen projekt- und mandantenübergreifend viel einfacher organisiert und abgerufen werden können. Die automatische Klassifizierung von Dokumenten und die erweiterten Suchfilter der Plattform ermöglichen es, schnell die passenden Dateien zu finden – selbst in großen, verteilten Repositorien. Für Teams, die komplexe Mandantendatensätze verwalten müssen und sicherstellen möchten, dass nichts verloren geht, sind diese Funktionen ein großer Vorteil.

M-Files Hauptfunktionen

Weitere Funktionen in M-Files, die das Mandantendokumentenmanagement unterstützen, sind unter anderem:

• Automatisierte Workflow-Steuerung: Zuweisung von Dokumenten zu bestimmten Nutzern oder Teams basierend auf vordefinierten Regeln.
• Granulare Zugriffsrechte: Genaue Steuerung, wer jedes Dokument ansehen, bearbeiten oder teilen darf.
• Versionsverwaltung: Lückenlose Historie aller Änderungen und einfache Wiederherstellung früherer Versionen.
• eSignature-Integration: Rechtssichere elektronische Signaturen können direkt innerhalb der Plattform eingeholt werden.

M-Files Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft 365, Salesforce, SAP, Google Workspace und mehr.

SmartVault ist für Teams konzipiert, die eine sichere, zentrale Plattform für die gemeinsame Nutzung von Kundenunterlagen und die Dokumentenspeicherung benötigen. Es eignet sich besonders für Steuerkanzleien, Finanzberater und andere Fachleute, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten. Die Plattform adressiert Herausforderungen wie sicheren Zugriff, lückenlose Protokollierung und Compliance-Anforderungen bei der Kommunikation mit Mandanten. Mit Funktionen wie Cloud-Speicherung, Werkzeugen zur Unterzeichnung von Dokumenten und Workflows, die papierlose Prozesse unterstützen, hilft SmartVault Teams dabei, weniger Zeit mit der Verwaltung von Dateien zu verbringen und gleichzeitig die Sicherheit aufrechtzuerhalten. Viele Organisationen ziehen zudem Fallstudien heran, um zu prüfen, wie die Plattform ein sicheres Management von Kundendokumenten ermöglicht.

Warum ich SmartVault ausgewählt habe

Ich habe mich für SmartVault entschieden, weil für viele Unternehmen, die mit vertraulichen Informationen umgehen, die sichere gemeinsame Nutzung von Kundendokumenten oberste Priorität hat. Die Plattform bietet Verschlüsselung auf Bankniveau und anpassbare Zugriffsrechte, sodass Teams genau steuern können, wer sensible Dokumente ansehen oder bearbeiten darf. Besonders gefällt mir, dass SmartVault detaillierte Audit-Logs bereitstellt, mit denen jede Dokumenteninteraktion zur Einhaltung von Vorschriften und zur Nachvollziehbarkeit verfolgt werden kann. Diese Funktionen machen SmartVault zu einer starken Wahl für Fachleute, die Kundendaten schützen und gleichzeitig effiziente Workflows aufrechterhalten müssen.

SmartVault Schlüsselfunktionen

Weitere Funktionen von SmartVault zur Verwaltung von Kundendokumenten sind:

• Kundenportal: Mandanten können Dokumente über ein gebrandetes Online-Portal sicher hochladen, herunterladen und ansehen.
• Dokumenten-Anforderungslisten: Erstellen und versenden Sie Listen benötigter Dokumente an Mandanten und verfolgen Sie den Eingang in Echtzeit.
• eSignature-Integration: Erfassen Sie rechtlich verbindliche elektronische Unterschriften direkt in der Plattform.
• Vorlagen für Ordnerstrukturen: Standardisieren Sie Ordnerstrukturen für verschiedene Kundentypen oder Projekte zur besseren Organisation der Dateien.

SmartVault Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks Online, Xero, Sage Intacct, Bill.com, Hubdoc, Salesforce, Microsoft Office 365, DocuSign, Adobe Sign, Intuit ProConnect und viele mehr.

Revver ist für Organisationen konzipiert, die Kundenunterlagen mit strengen Compliance- und Prüfanforderungen verwalten müssen. Es eignet sich besonders für Finanzdienstleister, das Gesundheitswesen und juristische Teams, die komplexen regulatorischen Standards unterliegen und die Kontrolle über Dokumente nachweisen müssen. Revver zeichnet sich durch integrierte Compliance-Workflows und detaillierte Audit-Trails aus, die Teams dabei unterstützen, jederzeit bereit für Kontrollen und Audits zu sein.

Warum ich Revver gewählt habe

Revver hat meine Aufmerksamkeit erregt, weil die Plattform das Compliance-Management von Grund auf integriert hat – ein Muss für Teams, die mit sensiblen Kundendokumenten arbeiten. Die Plattform bietet automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien und Audit-Trails, sodass Sie jederzeit die Einhaltung von Branchenvorschriften nachweisen können. Ich habe Revver ausgewählt, weil es die Dokumentenzugriffe absichern und jede Handlung nachverfolgen kann – besonders wichtig für regulierte Branchen. Diese Funktionen machen Revver zur idealen Wahl für Organisationen, die die Integrität und Kontrolle von Dokumenten während Audits oder Inspektionen belegen müssen.

Revver: Hauptfunktionen

Neben seinen Compliance-orientierten Steuerungsmechanismen bietet Revver eine Reihe weiterer Funktionen zur Verwaltung von Kundendokumenten:

• Dokumentvorlagen: Erstellen und wiederverwenden Sie standardisierte Vorlagen für gängige Kundendokumente.
• Massen-Upload: Fügen Sie mehrere Dateien gleichzeitig hinzu, um die Einführung oder Migration zu beschleunigen.
• Benutzerdefinierte Metadatenfelder: Kennzeichnen Sie Dokumente mit kunden- oder projektspezifischen Metadaten für eine einfachere Organisation.
• Erweiterte Suchfilter: Grenzen Sie die Dokumentensuche mit mehreren Suchkriterien wie Datum, Eigentümer oder Dokumenttyp ein.

Revver-Integrationen

Zu den Integrationen gehören OneDrive, Google Drive, Google Sheets, Google Docs, Microsoft 365 und weitere.