So teilen Sie digitale Assets ganz einfach: 6 Experten-Best Practices
Sie sind wahrscheinlich bereits auf digitale Assets gestoßen, wenn Sie in einem geschäftlichen Umfeld gearbeitet haben. Auch im Alltag teilen wir ständig digitale Assets und suchen nach besseren, schnelleren und sichereren Wegen, dies zu tun, um unseren Arbeitsalltag und unser Leben zu erleichtern.
Das Teilen von Assets zwischen Teams kann kompliziert werden, besonders in großen Unternehmen. Nutzer stoßen auf Probleme wie begrenzten Speicherplatz, fehlende Tools zum Öffnen von Dateien oder langsame Upload- und Download-Geschwindigkeiten. All das kostet eine Person im Arbeitsalltag viel Zeit.
Was sind digitale Assets?
Digitale Assets sind Dokumente, Bilder, Videos und Tabellenkalkulationen, die für Geschäftsabläufe unverzichtbar sind und bequem online oder auf einem Gerät gespeichert werden.
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Zu diesen Assets zählen unter anderem Marketingmaterialien und Markenassets wie Logos und Produktbilder, digitale Assets für Veranstaltungen wie Videos und Fotografie, Schulungsvideos für Mitarbeitende, Audiodateien und wichtige Dokumente wie Verträge und Richtlinienhandbücher.
Mit Papierdokumenten verbringen Beschäftigte oft mehr Zeit mit der Suche nach Unterlagen als mit deren Lektüre. Im Durchschnitt führt eine Stunde Suche nur zu 20 Minuten Lesezeit (Quelle). Digitale Assets können genauso frustrierend sein – je nachdem, wie sie organisiert sind.
4 Wege, wie Sie digitale Assets einfach teilen können
Studien zeigen, dass Beschäftigte einen beträchtlichen Teil ihrer Zeit – oft bis zu 20-30 % (Quelle) – damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen, anstatt produktiv zu arbeiten.
Ein Digital Asset Management (DAM) System kann diese Ineffizienz erheblich verringern. Die Einführung einer DAM-Lösung rationalisiert den Suchprozess und senkt Kosten, die durch physische Archivierung oder fehlgeleitete Dokumente entstehen.
Einer der Hauptgründe, warum Digital Asset Management Plattformen den höchsten ROI unter den hier vorgestellten Methoden erzielen, ist die Fähigkeit, Dokumente sofort und ortsunabhängig direkt vom Desktop oder Laptop abrufen zu können. Das ist vor allem bei der Verbreitung von Remote-Arbeit ein großer Vorteil. Die Auswahl der passenden DAM-Lösung für Ihre Bedürfnisse kann jedoch eine Herausforderung sein. Ich empfehle, eine Ausschreibung für Digital Asset Management zu erstellen, um den Auswahlprozess zu vereinfachen.
Nachfolgend vergleiche ich, wie andere Methoden zum Teilen digitaler Assets im Vergleich zu DAM-Systemen abschneiden.
| Wege zum Teilen | Vorteile | Nachteile | Tools |
| DAM Software | - Zentralisierte Asset-Speicherung - Verbesserte Zusammenarbeit, v.a. im Remote-Kontext - Erhöhte Sicherheit - Skalierbarkeit - Effizienz im Workflow - Cloud-basierte Speicherung - API-Integrationen | - Anfangsinvestition - Metadatenverwaltung - Nutzerakzeptanz & Schulung - Veränderungswiderstand | Bynder, MediaValet, Brandfolder, etc. |
| Dateiübertragungs-Tool | - Kostengünstig - Einfache Dateifreigabe - Oft ein bereits vorhandenes Tool mit Mehrfachnutzen | - Begrenzte Dateigröße - Weniger Kontrolle über Dateien nach der Freigabe - Skalierbarkeit - Versionsverwaltung erforderlich - Benötigt Internetzugang | Google Drive, MS OneDrive, WeTransfer, DropBox, Adobe usw. |
| USB-Stick | - Zugriffskontrolle; Dateien nur über den Stick zugänglich - Einfache Handhabung - Keine Abo-Kosten - Offline-Zugriff - Zusätzliche Backup-Option | - Physischer Austausch nötig - Datenverlust bei Verlust - Begrenzter Speicher - Sicherheitsrisiken (Viren, Malware) - Compliance-Probleme | |
| - Praktisch - Offline-Zugriff - Kompatibel mit fast allem | - Begrenzte Dateigröße - Sicherheitsrisiken - Compliance-Probleme - Versionschaos - Keine zentrale Speicherung | Outlook, Gmail, etc. |
6 Tipps zum Teilen digitaler Assets
Die Verwaltung digitaler Assets ist eine Teamaufgabe, die sorgfältige Planung und Überwachung erfordert. Mit diesen wichtigen Tipps können Sie Ihre Prozesse verschlanken und effizienter gestalten.
Es ist wichtig, dass alle Unternehmensbereiche denselben Prozess und dieselben Kriterien befolgen, wenn sie digitale Assets erstellen und diese anschließend speichern und teilen.
- Richten Sie eine einfache Taxonomie und Asset-Bibliothek ein. Fügen Sie Ihrer Taxonomie nur wenige Ebenen hinzu, um Benutzerfrustration zu verringern. Versuchen Sie, maximal drei Ebenen zu verwenden.
- Definieren Sie klare Dateibenennungsregeln. Verwenden Sie beispielsweise eine Kombination aus Projektname, Asset- oder Dateityp und Versionsnummer. So lässt sich digitaler Inhalt leicht identifizieren und organisieren.
- Verwenden Sie Metadaten und Tags, um die Auffindbarkeit und Organisation digitaler Assets zu verbessern.
- Führen Sie eine Versionskontrolle ein, um Änderungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle mit der neuesten Version des digitalen Assets arbeiten.
- Richten Sie Zugriffskontrollen ein. Setzen Sie Berechtigungen, um zu steuern, wer digitale Dateien ansehen, bearbeiten oder teilen darf. Verwenden Sie bei Bedarf einen Nur-Lese- oder zeitlich begrenzten Zugriff.
- Schulung und Unterstützung. Geben Sie Anleitungen oder Schulungen zur Nutzung der gemeinsam genutzten Assets, insbesondere bei der Verwendung neuer Tools oder Plattformen.
Bei der Umsetzung der oben genannten Tipps ist es unerlässlich, klare Richtlinien zu dokumentieren. Diese Richtlinien dienen allen Beteiligten als Schnellreferenz und gewährleisten, dass sie die Software für digitales Asset-Management (wie z. B. MediaValet; hier Preise einsehen) sowie die neue Struktur zum Teilen digitaler Assets verstehen und effektiv nutzen können. Dieser Schritt ist wichtig, um einen reibungslosen und effizienten Workflow aufrechtzuerhalten.
Lassen Sie uns teilen!
Das effektive Teilen digitaler Assets ist entscheidend für ein produktives und kollaboratives Arbeitsumfeld. Egal, ob Sie remote oder im Büro arbeiten: Die Nutzung von geeigneten Tools für das digitale Asset-Management und das Befolgen bewährter Methoden kann die Effizienz, Sicherheit und den gesamten Workflow erheblich verbessern.
Die Implementierung dieser Prozesse und Tools stellt sicher, dass Ihre digitalen Assets für alle Teammitglieder leicht zugänglich, sicher und effektiv nutzbar sind, was zu besserer Zusammenarbeit und höherer Produktivität führt.
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