Wie man ein Gantt-Diagramm in Excel in 12 einfachen Schritten erstellt
Einst ausschließlich von professionellen Projektmanagern genutzt, haben technologische Fortschritte – insbesondere bei Tabellenkalkulationen und Gantt-Diagramm-Software – die Nutzung eines Gantt-Diagramms auch für diejenigen zugänglich gemacht, die nur wenig Erfahrung im Management von Arbeitsabläufen haben.
In diesem Blogbeitrag erkläre ich, warum du heutzutage auf die Erstellung von Gantt-Diagrammen in Excel verzichten solltest, trotz der genannten Fortschritte – und zeige dir dennoch, wie du bei Bedarf ein Gantt-Diagramm in Excel erstellst.
Was ist ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm ist eine Grafik, mit der du Aufgaben und Zeitabläufe eines Projekts visuell organisieren und nachverfolgen kannst. Es hilft dir, den Projektzeitplan zu überblicken, Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass dein Projekt reibungslos verläuft.
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Auf der vertikalen Achse sind alle Aufgaben deines Projekts aufgeführt, während die horizontale Achse den geschätzten Zeitraum jeder Aufgabe darstellt.
Wenn du also deinen Chef und deine Kollegen mit deinen Projektmanagement-Fähigkeiten beeindrucken möchtest, steig auf den Gantt-Diagramm-Zug auf – und vergiss nicht, einen Helm zu tragen.
Warum du kein Gantt-Diagramm in Excel erstellen solltest
Stopp – bevor du Excel öffnest und dein nächstes großes Projekt planst, lass mich dir erklären, warum du es dir besser nochmal überlegen solltest. Das Erstellen eines Gantt-Diagramms in Excel ist oft mühsam, schwer zu bearbeiten und fehleranfällig.
Und bei all den innovativen Projektmanagement-Tools, die es heute gibt, warum solltest du dich mit etwas so Grundlegendem wie Excel zufriedengeben? Glaub mir, dein Projekt (und deine Nerven) werden es dir danken, wenn du das Gantt-Diagramm in Excel (oder Google Sheets) hinter dir lässt und neue Alternativen ausprobierst. Hier sind meine Gründe:
1. Es gibt bessere Alternativen
Es gibt viele verschiedene Softwareprogramme für Gantt-Diagramme, die speziell für die Erstellung von Gantt-Diagrammen entwickelt wurden. Einer der Vorteile solcher Software ist, dass sie viel benutzerfreundlicher als Excel ist und du damit ganz einfach professionell aussehende Gantt-Diagramme erstellen kannst. Außerdem verfügen die meisten Projektmanagement-Tools heutzutage über eine integrierte Gantt-Diagramm-Funktion.
Hier sind einige Programme und Apps für Gantt-Diagramme, die du anstelle von Excel nutzen solltest. Weitere Informationen zu den wichtigsten Funktionen und Preisen findest du in unserem vollständigen Leitfaden zu Gantt-Diagramm-Software.
2. Gantt-Diagramme sollen einfach sein
Ein Gantt-Diagramm ist eine Art Balkendiagramm, das die Anfangs- und Enddaten verschiedener Aufgaben eines Projekts darstellt. Gantt-Diagramme sind eigentlich dafür gedacht, einfach zu sein – doch Excel macht es kompliziert, da es viel mehr Aufwand erfordert als andere Tools (wie du im nächsten Abschnitt sehen wirst).
3. Excel ist nicht für Gantt-Diagramme gemacht
Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm und wurde nicht für die Erstellung von Gantt-Diagrammen entwickelt. Klar, du kannst ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen, aber das ist um einiges aufwendiger als mit einer spezialisierten Gantt-Diagramm-Software. Ähnlich ist es bei Jira: Zwar gibt es Workarounds für Gantt-Diagramme in Jira, aber mit spezieller Software bist du besser bedient.
4. Dein Diagramm wird unübersichtlich werden
Weil Excel nicht für die Erstellung von Gantt-Diagrammen ausgelegt ist, wird dein Diagramm wahrscheinlich unübersichtlich, wenn du es trotzdem darin anlegst. Das liegt daran, dass Excel nicht alle Funktionen bietet, die du für ein sauberes, professionelles Gantt-Diagramm benötigst.
5. Das Aktualisieren wird umständlich
Wenn du Änderungen an deinem Gantt-Diagramm vornehmen willst, ist das in Excel viel aufwendiger. Du musst jedes Start- und Enddatum einer Aufgabe manuell anpassen, was zeitintensiv und fehleranfällig ist.
6. Das Teilen des Diagramms ist schwierig
Möchtest du dein Gantt-Diagramm mit anderen teilen, ist das in Excel ebenfalls umständlich. Du müsstest die gesamte Excel-Datei versenden, die möglicherweise zu groß zum Öffnen ist. Außerdem können Personen ohne installierte Excel-Version die Datei überhaupt nicht öffnen.
Auf den ersten Blick scheint das Erstellen eines Gantt-Diagramms in Excel eine einfache und praktische Lösung zu sein – doch lass dich nicht täuschen: Bequemlichkeit ist nicht immer die beste Wahl. Excel ist zwar ein leistungsstarkes Werkzeug zur Zahlenverarbeitung und Tabellenkalkulation, allerdings wurde es nicht mit Blick auf Projektmanagement entwickelt.
Gantt-Diagramme erfordern ein Maß an Komplexität, das in Excel schwer zu erreichen ist. Das kann zu einem verwirrenden und überladenen Diagramm führen, das mehr Hindernis als Hilfe ist. Wenn Sie also versucht sind, den einfachen Weg zu gehen und Excel für Ihr Gantt-Diagramm zu verwenden, überlegen Sie es sich besser zweimal – es gibt viel bessere Optionen, die Ihnen langfristig das Leben erleichtern.
Wenn Sie immer noch nicht überzeugt sind, lesen Sie unseren vollständigen Vergleich von Projektmanagement-Software vs. Excel.
So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel in 12 Schritten
Schauen wir uns die einzelnen Schritte zur Erstellung eines Gantt-Diagramms in Excel an, falls Sie sich doch für diesen Weg entscheiden (obwohl Sie das wirklich nicht tun sollten).
Geben Sie zunächst Ihre Projektschritte in eine Excel-Tabelle ein. Legen Sie dann einen Zeitplan mit Start- und Enddatum fest. Anschließend berechnen Sie die Dauer der Aufgaben, fügen ein gestapeltes Balkendiagramm ein und formatieren es nach Ihren Bedürfnissen. Zum Schluss fügen Sie eine Legende und bedingte Formatierungen für Statusindikatoren hinzu, damit das Diagramm ansprechend und leicht lesbar ist.
Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um ein Gantt-Diagramm in Excel von Grund auf zu erstellen. Lesen Sie mehr über die Erstellung eines Gantt-Diagramms hier.
1. Erstellen Sie eine neue Tabelle
Öffnen Sie Microsoft Excel und erstellen Sie ein neues Tabellenblatt. Fügen Sie den Titel des Gantt-Diagramms als Dateinamen hinzu.
2. Geben Sie die Namen jeder Aufgabe ein
Fügen Sie in Spalte B, in Zeile 1, die Spaltenbeschreibung „Aufgabenname“ hinzu. Tragen Sie dann ab Zeile 2 die Namen jeder Aufgabe ein, die für das Projekt erledigt werden muss, aufgelistet in der Reihenfolge von der ersten bis zur letzten Aufgabe. Nachdem Sie alle Aufgaben eingegeben haben, empfehle ich, Ihre Meilensteine fett zu markieren, um sie leichter wiederzufinden.
3. Geben Sie in Spalte C den Titel „Verantwortlicher“ ein
Weisen Sie dann in Zeile 1 für jede Aufgabe eine verantwortliche Person zu. Sie ist für den Fortschritt und die fristgerechte Fertigstellung verantwortlich.
4. Geben Sie den Spaltentitel „Startdatum“ in die erste Zelle der Spalte D ein
Geben Sie das erste Startdatum in Zelle D2 ein und notieren Sie dann für jede Aufgabe in Spalte D ein Startdatum, am besten im Zahlenformat wie TT/MM/JJJJ oder in einem für Sie passenden Format.
5. Geben Sie den Spaltentitel „Fälligkeitsdatum“ in die erste Zelle der Spalte E ein
Tragen Sie dann das Enddatum Ihres Projekts in die zweite Zelle der Spalte D ein, jeweils im gleichen Zahlenformat wie beim Startdatum.
6. Berechnen Sie die Dauer jeder Aufgabe in Tagen
Verwenden Sie in Spalte F die Funktion „=TAGE360(D3;E3)“ und wiederholen Sie dies entsprechend für jede Zeile.
Ihre Excel-Tabelle sollte nun so aussehen:
7. Erstellen Sie ein Dropdown-Menü für den Aufgabenstatus
Fügen Sie dann in Spalte G für jede Aufgabe einen Status ein. Empfohlene Statusindikatoren für Aufgaben sind:
- Nicht begonnen
- Grün
- Gelb
- Rot
- Abgeschlossen
- Laufend
8. Fügen Sie WBS-Nummern hinzu
Fügen Sie zur besseren Übersicht eine WBS-Nummer oder andere Nummerierung in Spalte A ganz links neben den Aufgabennamen hinzu.
9. Abhängigkeiten eintragen
Fügen Sie hierzu in Spalte H eine Spalte für „WBS-Nummer der Vorgängeraufgabe“ ein und füllen Sie diese für jede Aufgabe entsprechend aus.
Ihre Excel-Tabelle sollte jetzt so aussehen:
10. Fügen Sie ein gestapeltes Balkendiagramm ein
Fügen Sie basierend auf den Aufgabennamen, dem Startdatum und der Dauer ein gestapeltes Balkendiagramm in Ihre Tabelle ein.
Klicken Sie innerhalb desselben Arbeitsblatts, das Ihre Excel-Tabelle enthält, in eine beliebige leere Zelle. Wechseln Sie im Register Einfügen auf der Menüleiste zu Diagramme. Richten Sie Ihr Excel-Gantt-Diagramm ein, indem Sie als Diagrammtyp das Säulendiagramm auswählen und anschließend gestapeltes Balkendiagramm aus dem Dropdown-Menü im Bereich Diagramme der Menüleiste wählen (wählen Sie nicht 100 % gestapeltes Balkendiagramm).
Klicken Sie dann in den leeren Diagrammbereich, um das Menü Datenquelle auswählen zu öffnen.
Um zu beginnen, müssen wir unseren Projektdaten einen Namen (Serie) geben. Platzieren Sie Ihren Cursor in das leere Feld unter Serienname und klicken Sie auf Startdatum in der Spaltenüberschrift Ihrer Tabelle. Wechseln Sie im Fenster Serie bearbeiten nach unten zu Wert für Serie. Hier geben Sie die Startdaten Ihrer Aufgaben ein. Klicken Sie einfach auf das kleine Pfeil-Symbol und wählen Sie alle Startdaten aus.
Wiederholen Sie die gleichen Schritte für die Spaltendauer.
Die Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm werden vermutlich in umgekehrter Reihenfolge angezeigt, wobei die aktuellste Aufgabe oben und die erste unten steht.
Sie können die Reihenfolge ganz einfach ändern. Klicken Sie dazu auf jeden der Einträge entlang der vertikalen Achse Ihres Gantt-Diagramms, um alle gleichzeitig auszuwählen und das Aufgabenfenster Achse formatieren zu öffnen. Aktivieren Sie unter dem Reiter Achsenoptionen und der Unterkategorie Achsenposition im Aufgabenbereich Achse formatieren das Kontrollkästchen Kategorien in umgekehrter Reihenfolge.
11. Das gestapelte Balkendiagramm formatieren
Klicken Sie auf den blauen Teil einer beliebigen Balken in Ihrem Gantt-Diagramm, um alle Aufgabenbalken gleichzeitig auszuwählen. Wählen Sie Datenreihen formatieren im Rechtsklick-Menü, wenn Sie das Formatieren jeder Datenreihe abgeschlossen haben.
Um die Füll- & Linien-Einstellungen aufzurufen, öffnen Sie das Fenster Datenreihen formatieren in Excel und klicken Sie auf das Symbol Füllung und Linie (wie eine Farbdose). Wählen Sie unter Füllung die Option Ohne Füllung. Wählen Sie darunter für den Rahmen die Option Keine Linie.
Ich habe zum Beispiel die Achsenbeschriftungen für Datum/Aufgabe fettgedruckt und die Farbe der Balken geändert.
12. Bedingte Formatierung hinzufügen
Fügen Sie der Spalte für Statusindikatoren eine bedingte Formatierung hinzu und ergänzen Sie unterhalb der Tabelle eine Legende, die die Statusindikatoren erläutert, um Ihren Teammitgliedern zusätzliche Informationen zu geben.
So sollte Ihr Excel-Gantt-Diagramm nach Abschluss der Schritte 1-12 aussehen.
Gibt es eine Gantt-Diagramm-Vorlage für Excel?
Im Projektmanagement ist ein Gantt-Diagramm ein unverzichtbares Werkzeug, um alles organisiert und im Plan zu halten. Es gibt zahlreiche Excel-Gantt-Diagramm-Vorlagen im Internet, und viele Google Sheets-Vorlagen kann man auch für Excel umfunktionieren.
Sie finden mehrere Gantt-Diagramm-Vorlagen und Projekt-Timeline-Vorlagen in der DPM-Mitgliedschaft, aber ich möchte dennoch empfehlen, zunächst einige der oben aufgeführten Tools auszuprobieren – sie machen Ihnen das Leben deutlich leichter.
Jetzt sind Sie dran
Ein Gantt-Diagramm in Excel zu erstellen klingt vielleicht abschreckend, aber mit diesen 12 Schritten wird es deutlich einfacher. Noch einmal sei gesagt: Die Erstellung eines Gantt-Diagramms in Excel ist aufgrund der vorhandenen Einschränkungen häufig nicht die beste Option.
Stattdessen ist es oft sinnvoller, spezialisierte Software zu verwenden, um sicherzugehen, dass das Projekt rechtzeitig beendet wird und alle Erwartungen erfüllt werden. Falls Ihnen dieser Artikel hilfreich erschien, warum dann nicht den Digital Project Newsletter abonnieren für weitere Tipps zu Gantt-Diagrammen und verwandten Themen? Sie werden froh sein, dass Sie ihn gelesen haben.
