So wählen Sie eine Methodik für das Unternehmensprojektmanagement

Was genau ist also eine Methodik für das unternehmensweite Projektmanagement (EPMM)?

Was ist unternehmensweites Projektmanagement?

Traditionelle Projektmanagementmethoden konzentrieren sich auf ein einzelnes Projekt mit klar definierten Zielen, während unternehmensweites Projektmanagement (EPM) darauf abzielt, alle Projekte in einer Organisation gemeinsam zu verwalten.

EPM betrachtet die Organisation als Ganzes und nicht als Summe ihrer Einzelteile. Es priorisiert und hebt strategische Geschäftsziele hervor, um nur diejenigen Projekte auszuwählen, die auf die Ziele der Organisation ausgerichtet sind. Es verwaltet alle Organisationsprojekte gemeinsam und setzt Projektmanagementstrategien um, um Effektivität und Effizienz in großem Maßstab zu verbessern.

Projekte werden in einer Organisation nicht isoliert durchgeführt. Sie sind im Allgemeinen im Rahmen des Projektportfoliomanagements (PPM) organisiert. Das unternehmensweite Projektportfoliomanagement (EPPM) richtet Portfolio-, Programm- und Projektmanagement strategisch aufeinander aus (in der Regel mithilfe von EPPM-Software), mit dem Ziel, Synergien zur Wertschöpfung zu schaffen. Es umfasst alle folgenden Maßnahmen:

1. Implementierung von Software für das unternehmensweite Projektmanagement oder unternehmensweiter Workflow-Software, um Projektmanager bei der effektiven Verwaltung ihrer Projekte zu unterstützen und der Geschäftsleitung die Nachverfolgung aller Projekte im gesamten Unternehmen durch eine konsolidierte Übersicht zu ermöglichen.
2. Einrichtung eines unternehmensweiten Projektmanagementbüros (EPMO), um die Projektmanagementaktivitäten zu zentralisieren und zu koordinieren.
3. Auswahl (oder Entwicklung) einer EPMM und deren unternehmensweite Umsetzung.
4. Schulung von Projektmanagern in der effektiven Nutzung der EPMM und des ausgewählten Projektmanagementwerkzeugs.
5. Erstellung eines zentralen Speichers zum Ablegen und Abrufen verschiedener Projektmanagementrichtlinien und -artefakte.
6. Kontinuierliche Verbesserung der Projektmanagementfähigkeiten des Unternehmens.

Zusammengefasst besteht der Zweck von EPM darin, die Effektivität und Qualität des Projektmanagements zu steigern und sicherzustellen, dass Projekte einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Was ist eine Methodik für das unternehmensweite Projektmanagement?

Es gibt Hunderte, wenn nicht Tausende, von Möglichkeiten, ein Projekt zu verwalten. Der Managementstil unterscheidet sich von Branche zu Branche und ist für jeden einzelnen Projektmanager anders. Eine EPMM vereinheitlicht und bündelt unterschiedliche Stile zur Verwaltung von Projekten unter einem gemeinsamen Rahmen.

Eine EPMM ist eine Sammlung von Prinzipien, Verfahren, Richtlinien, Arbeitsabläufen und Techniken zur Verwaltung von Projekten in der gesamten Organisation. Sie umfasst außerdem eine Sammlung von Vorlagen, Checklisten, Formularen und anderen hilfreichen Artefakten, die vom zuständigen unternehmensweiten Projektmanager und Projektsponsor zur Verwaltung ihrer Projekte verwendet werden.

Eine EPMM koordiniert, implementiert und vereinheitlicht Standardpraktiken für alle Projekte auf Unternehmensebene. Sie standardisiert alle folgenden Elemente des Projektmanagements:

1. Identifizierung, Analyse, Priorisierung, Reaktion und Kontrolle von Risiken
2. Schätzung von Dauer, Kosten und Ressourcen
3. Regelmäßige Überwachung und Kontrolle des Projekts
4. Regelmäßige Projektprüfungen und -bewertungen
5. Ressourcenmanagement
6. Management von Problemen und Eskalationsmechanismus
7. Qualitätsmanagement und Fehlerprävention
8. Kontinuierliche Verbesserung
9. Dokumentenmanagement
10. Quantitatives Projektmanagement

Vorteile von unternehmensweiten Projektmanagementmethoden

Während 25 % des Bruttoinlandsprodukts (BIP) in entwickelten Ländern für die Durchführung von Projekten aufgewendet werden, herrscht in der Regel keine Einheitlichkeit bei der Verwaltung verschiedener Projekte innerhalb einer Organisation. Dies führt im Allgemeinen zu Doppelarbeit und verschwendeten Anstrengungen. Den Organisationen entgehen häufig profitable Möglichkeiten aufgrund uneinheitlicher Entscheidungsfindung.

Der Bericht „Pulse of the Profession“ des Project Management Institute (PMI) aus dem Jahr 2018 stellte fest, dass mehr als $1,000,000 alle 20 Sekunden verschwendet werden. Dieser Betrag entspricht etwa $2 Billionen, die jedes Jahr verschwendet werden. Organisationen können diese Verschwendung durch die Einführung einer EPMM kontrollieren.

Neben der Kontrolle von Verschwendung kann die Einführung einer EPMM zu Folgendem führen:

1. Verringerung von Nacharbeit
2. Erstellung hochwertiger Ergebnisse
3. Verbesserung der Fähigkeiten und Produktivität der personellen Ressourcen
4. Verbesserung der Vorhersagbarkeit und Verringerung von Projektrisiken
5. Verbesserung der Projektergebnisse
6. Allgemeine Senkung der Projektkosten und Verbesserung der Rentabilität der Organisation

Laut der Villanova University steigern Unternehmen, die auf ein EPM-Modell umstellen, ihre Gewinne um bis zu 20 %. Führungskräfte innerhalb einer Organisation müssen Projekte strategisch aufeinander abstimmen und die Projektmanager anweisen, dieselbe Methode zu befolgen, um Doppelarbeit zu vermeiden, die Erfolgsquoten von Projekten zu verbessern und das Scheitern von Projekten zu vermeiden.

Implementierung einer unternehmensweiten Projektmanagementmethode

Die Einführung einer neuen Projektmanagementmethode verbessert nicht nur die Effizienz einer Organisation, sondern hilft ihr auch, ihre Fähigkeiten auszubauen. Es ist jedoch wichtig, die richtige Methode auszuwählen.

Es gibt Tausende veröffentlichte Projektmanagementmethoden und möglicherweise Zehntausende unveröffentlichte und unternehmensspezifische Methoden. Und man darf nicht vergessen, dass Projektmanagement ein sich entwickelndes Fachgebiet ist, in dem täglich neue Ansätze vorgestellt werden.

Eine Methode zu finden, die für eine Organisation geeignet ist, gleicht der Suche nach einer Nadel im Heuhaufen. Dennoch wollen wir uns einige der gängigen Methoden ansehen.

Im Großen und Ganzen werden Projektmanagementmethoden in drei Kategorien eingeteilt:

1. Prädiktiv
2. Agil
3. Für besondere Zwecke

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1. Prädiktive Methoden

Diese Methoden sind nützlich, wenn ein hohes Maß an Sicherheit hinsichtlich der Anforderungen und der Technologie besteht und Projekte ein geringes Risiko aufweisen. Obwohl der Begriff „prädiktiv“ weit verbreitet ist, werden diese Methoden auch als planorientiert, sequenziell oder Wasserfallmethode bezeichnet.

Bei Projekten, die diese Methoden verwenden, erstellen Projektmanager den Großteil des unternehmensweiten Projektplans zu Beginn eines Projekts und erfassen die Anforderungen im Vorfeld.

Hier sind einige der gängigen prädiktiven Methoden:

PRINCE2 (Projekte in kontrollierten Umgebungen)

PRINCE2 wurde ursprünglich von der britischen Regierung entwickelt, um IT-Projekte umzusetzen. Es eignet sich weiterhin für große IT-orientierte Vorhaben. Es handelt sich um eine Methodik zur Projektsteuerung und teilt, genau wie jedes prädiktive Projektmanagement-Framework, das gesamte Projekt in mehrere Phasen auf.

Lebenszyklus der Softwareentwicklung (SDLC)

SDLC bezeichnet im Allgemeinen eine Gruppe traditioneller Methoden, die einem phasenweisen Ansatz folgen, um neue Software zu entwickeln oder bestehende Software neu zu entwickeln. Dabei wird ein Projekt im Allgemeinen in fünf Phasen unterteilt: Anforderungen, Entwurf, Entwicklung, Tests und Implementierung.

Die Aufgaben verlaufen vollständig linear und folgen einem strukturierten Ansatz. Jede Phase beginnt nacheinander, nachdem die vorherige Phase abgeschlossen ist.

PRiSM (Projekte, die nachhaltige Methoden integrieren)

PRiSM-Projektmanagement ist eine prinzipienorientierte Methodik, die auf dem P5-Standard für Nachhaltigkeit im Projektmanagement basiert. Sie unterscheidet sich von verschiedenen traditionellen Methoden, da sie Ideen zur Verwaltung des vollständigen Lebenszyklus eines Vermögenswerts einbezieht und nicht nur das Projekt betrachtet.

Der Lebenszyklus folgt einem Ansatz mit fünf Phasen, der die Planung vor dem Projekt, die Einführung des Produkts bzw. der Dienstleistung und die Integration umfasst. Die Phasen nach dem Projekt beinhalten die Realisierung des Nutzens.

2. Agile Methoden

Eine agile Methode ist nützlich, wenn ein geringer Grad an Sicherheit hinsichtlich der Anforderungen oder der Technologie besteht und Projekte ein höheres Risiko aufweisen. Teams, die diese Methoden einsetzen, erwarten, dass sich die Anforderungen während des gesamten Projekts kontinuierlich ändern. 

Daher wird ein inkrementeller und iterativer Ansatz verwendet, um Rückmeldungen für eine bessere Planung des nächsten Projektabschnitts zu erhalten. Die Pläne werden überarbeitet und schrittweise aktualisiert, sobald durch die Überprüfung von Liefergegenständen weitere Informationen verfügbar werden.

Welche Organisationen sollten agiles Projektmanagement einsetzen?

1. Projekte mit einer kleinen Teamgröße
2. Anforderungen ändern sich häufig
3. Anforderungen können zu Beginn nicht vollständig definiert werden
4. Teams sind erfahren und selbstorganisiert

Zu den beliebten agilen Methoden gehören:

Scrum

Die Entwicklung mit Scrum erfolgt in kurzen Iterationen, die als Sprints bezeichnet werden. Jeder Sprint liefert ein inkrementell entwickeltes, funktionsfähiges Produkt, das von den Endbenutzern verwendet werden kann. Die Dauer eines Sprints ist festgelegt und normalerweise sehr kurz. Ein Sprint dauert in der Regel 2–4 Wochen, kann sich jedoch auch darüber hinaus erstrecken.

Scrumban

Scrumban ist ein hybrider Ansatz. Wie der Name schon sagt, kombiniert er Scrum und Kanban. Dabei werden Scrum-Prinzipien für die Projektdurchführung verwendet, während einzelne Aufgaben aus Kanban-Boards in den Sprint-Plan übernommen werden.

Der Hauptvorteil besteht darin, dass die Projektteammitglieder kontinuierlich Aufgaben aus Kanban-Boards auf Grundlage ihrer Kapazität/Fähigkeit übernehmen können. Sie müssen die Arbeit nicht zu Beginn für jeden Sprint festlegen.

Extreme Programmierung (XP)

Extreme Programmierung wird in schnelllebigen Projekten mit strengen Fristen eingesetzt. Dieser Ansatz verwendet kurze Entwicklungszyklen mit einer Veröffentlichung am Ende jedes Zyklus.

Dies ermöglicht eine schnelle Umsetzung und maximiert die Produktivität. Die Methode umfasst eine festgelegte Reihe von Regeln, die alle Projektteammitglieder befolgen müssen. Diese Regeln basieren auf fünf Werten: Einfachheit, Kommunikation, Feedback, Respekt und Mut.

Crystal

Im Gegensatz zu anderen Methoden konzentriert sich Crystal nicht auf Werkzeuge und Prozesse. Die Methode wurde von IBM entwickelt, um Projektergebnisse zu verbessern, indem der Fokus auf die Menschen und ihre Interaktion miteinander gelegt wird.

Insbesondere betrachtet sie Fähigkeiten, Kompetenzen, Befähigung und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Es handelt sich um eine leichtgewichtige Methode, die problemlos angepasst werden kann.

Sie ähnelt Scrum insofern, als die Arbeit innerhalb eines festgelegten Zeitraums erfolgt, der Feedbackschleifen umfasst, um das Projekt voranzubringen. Für virtuelle Teams ist sie möglicherweise nicht geeignet, da sie eine häufige Kommunikation und regelmäßige Brainstormings erfordert.

3. Methoden für spezielle Zwecke

Abgesehen von den Methoden für den vollständigen Projektlebenszyklus gibt es Methoden, die für bestimmte Projektsegmente nützlich sind, z. B. für die Terminplanung und das Risikomanagement. Einige der beliebten Methoden in dieser Kategorie sind:

Methode des kritischen Pfads (CPM)

CPM ist keine Methode für das gesamte Projekt. Vielmehr handelt es sich um eine Methode zur Terminplanung, die bei der Entwicklung und Nachverfolgung eines optimierten Projektplans hilft. Sie basiert auf dem Prinzip des kritischen Pfads, der als längster Weg definiert werden kann, um das Projekt in der kürzest möglichen Zeit abzuschließen.

Dazu werden der Vorgänger und der Nachfolger einer Projektaktivität identifiziert und ein Netzwerkdiagramm erstellt, um den kritischen Pfad des Projekts zu bestimmen. CPM hat einige erhebliche Nachteile: Die Methode verwendet optimistische Zeitschätzungen, nutzt Pufferzeiten falsch und geht von einer unbegrenzten Verfügbarkeit von Ressourcen aus.

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Projektmanagement der kritischen Kette (CCPM)

Wie CPM ist auch CCPM eine Methode zur Terminplanung. CCPM verwendet CPM als zugrunde liegende Methode, versucht jedoch, die Nachteile von CPM zu beseitigen. Die Methode verzichtet auf Aufgabenpuffer, verwendet aber drei Arten von Puffern, um die Nachteile von CPM zu überwinden: Zufuhrpuffer, Projektpuffer und Ressourcenpuffer.

Kanban 

Kanban verwendet eine Reihe von Boards, um den Projektworkflow darzustellen. Boards sind visuelle Elemente, die ein vordefiniertes Projekt-Backlog enthalten. Die Teammitglieder entnehmen dem Backlog kontinuierlich Arbeit auf Grundlage ihrer Kapazitäten und Fähigkeiten.

Die Arbeit wird über eine Reihe von Spalten auf dem Board weiterbewegt. Jede Spalte steht für eine Phase des gesamten Projektprozesses. Kanban eignet sich hervorragend zur Überwachung des Projektfortschritts, da es einen visuellen Überblick darüber bietet, wo sich jedes Arbeitselement zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet.

Wie Sie eine Methode für das unternehmensweite Projektmanagement für Ihre Organisation auswählen

Das unternehmensweite Projektmanagement konzentriert sich auf die Kernaufgaben und strategischen Ziele der Organisation. Daher beginnt die Auswahl eines EPMM mit einer detaillierten Prüfung der aktuellen Projekte, der Organisationskultur und der Umweltfaktoren des Unternehmens.

Es gibt nicht die eine beste Projektmanagementmethode, die mit allen Problemsituationen umgehen kann, insbesondere wenn es um große Unternehmen geht. Die Auswahl eines EPMM hängt von den Anforderungen der jeweiligen Organisation ab. Was in einer Branche gut funktioniert, ist möglicherweise für eine andere nicht geeignet.

Unternehmen müssen bestimmen, welche Methode für ihre Arbeit am besten geeignet ist. Sie sollten sich beim Projekt- und Prozessmanagement auf Konsistenz und Wiederholbarkeit konzentrieren.

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung eines EPMM die folgenden Fragen:

1. Zu welcher Branche gehört Ihr Unternehmen und welches sind die allgemeinen Best Practices in Ihrer Branche?
2. Welche Art von Projekten führt Ihre Organisation durch?
3. Über welche Kenntnisse und Kompetenzen verfügen Ihre Mitarbeitenden, und welche Schulungen müssen vor der Einführung einer neuen Methode angeboten werden?
4. Welches Budget und welchen Zeitrahmen haben Sie für die Einführung?
5. Übernimmt Ihre Organisation im Allgemeinen komplexe Projekte?
6. Wie groß ist Ihre Organisation? Kann ein einziges EPMM in der gesamten Organisation eingeführt werden?
7. Wie häufig kommt es üblicherweise zu Änderungen in Ihren Projekten? Können diese durch den Einsatz traditioneller Methoden bewältigt werden?
8. Welche Präferenzen haben die Geschäftsleitung, der Projektmanager und andere Projektbeteiligte?

Weiterführende Lektüre: Sie sind unsicher, welche Methode Sie für ein Projekt verwenden sollen? 5 Beispiele als Orientierung