Wie wählt man eine Unternehmensprojektmanagement-Methodik aus?
Es war Anfang 2000. Das gefürchtete Y2K-Problem war gerade ohne größere Probleme an uns vorbeigegangen. Damals arbeitete ich für ein IT-Dienstleistungsunternehmen. Unser Unternehmen hatte soeben eine Initiative gestartet, um die Enterprise Project Management Methodology (EPMM) gemäß dem CMM L5-Modell zu verbessern.
Zu dieser Zeit war unser Unternehmen eine zertifizierte CMM Level 3 Firma und wir setzten bereits unsere eigene, intern entwickelte Projektmanagement-Methodik ein, die auf den CMM L3-Prozessen basierte. Unser Ziel war es, die L3-Prozesse zu verbessern und L4- und L5-Prozesse aufzubauen.
Dies beinhaltete das Erstellen neuer Richtlinien sowie die Überarbeitung bestehender Richtlinien auf Basis der CMM-L3-Methodik. Ich entwickelte Richtlinien und Artefakte für das Technologiemanagement von Änderungen.
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Was genau ist also eine Enterprise Project Management Methodology (EPMM)?
Was ist Enterprise Project Management?
Traditionelle Projektmanagement-Methoden konzentrieren sich auf ein einzelnes Projekt mit klar definierten Zielen, während Enterprise Project Management (EPM) ein Bestreben ist, alle Projekte in einer Organisation gemeinsam zu steuern.
EPM betrachtet die Organisation als Ganzes und nicht nur als Summe der Einzelteile. Es stellt strategische Unternehmensziele in den Vordergrund und wählt nur solche Projekte aus, die auf die Ziele der Organisation ausgerichtet sind. Es verwaltet alle Projekte der Organisation gemeinsam und setzt Projektmanagement-Strategien ein, um die Effektivität und Effizienz im großen Maßstab zu verbessern.
Projekte werden in einer Organisation nicht isoliert durchgeführt. Sie sind in der Regel unter dem Dach des Projektportfoliomanagements (PPM) organisiert. Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) richtet das Portfolio-, Programm- und Projektmanagement (in der Regel mit Hilfe von EPPM-Software) strategisch aus, mit dem Ziel, Synergien zu schaffen und Mehrwert zu generieren. Es kümmert sich um all die folgenden Aufgaben:
- Einsatz von Enterprise Project Management Software oder Enterprise Workflow Software, um Projektleitenden eine effektive Projektdurchführung zu ermöglichen und der Geschäftsleitung eine konsolidierte Sicht auf alle Projekte im Unternehmen bereitzustellen.
- Einrichtung eines Enterprise Project Management Office (EPMO), um das Projektmanagement zentral zu steuern und zu koordinieren.
- Auswahl (oder Entwicklung) einer EPMM und deren unternehmensweite Einführung.
- Schulung der Projektleitenden in der effektiven Nutzung der EPMM und des gewählten Projektmanagement-Tools.
- Aufbau eines zentralen Archivs zur Speicherung und zum Abruf verschiedener Projektmanagement-Richtlinien und Artefakte.
- Stetige Verbesserung der Projektmanagement-Fähigkeiten des Unternehmens.
Zusammengefasst ist das Ziel von EPM, die Effektivität und Qualität des Projektmanagements zu steigern und sicherzustellen, dass Projekte für das Unternehmen einen Mehrwert liefern.
Was ist eine Enterprise Project Management Methodology?
Es gibt Hunderte, wenn nicht Tausende von Möglichkeiten, ein Projekt zu managen. Der Managementstil variiert von Branche zu Branche und ist bei jedem einzelnen Projektmanager unterschiedlich. Eine EPMM bündelt und vereint verschiedene Projektmanagement-Stile unter einem gemeinsamen Dach.
Eine EPMM ist eine Sammlung von Prinzipien, Verfahren, Richtlinien, Workflows und Techniken zum Management von Projekten im gesamten Unternehmen. Dazu gehört auch eine Sammlung von Vorlagen, Checklisten, Formularen und anderen hilfreichen Artefakten, die sowohl vom zuständigen Enterprise Project Manager als auch vom Projektsponsor für die Verwaltung ihrer Projekte verwendet werden.
Eine EPMM koordiniert, implementiert und vereinheitlicht Standardpraktiken für alle Projekte auf Unternehmensebene. Sie standardisiert alle folgenden Elemente des Projektmanagements:
- Risikoidentifikation, -analyse, -priorisierung, -reaktion und -kontrolle
- Dauer-, Kosten- und Ressourcenschätzung
- Regelmäßige Projektüberwachung und -steuerung
- Periodische Projektüberprüfungen und -bewertung
- Ressourcenmanagement
- Problemmanagement und Eskalationsmechanismus
- Qualitätsmanagement und Fehlervermeidung
- Kontinuierliche Verbesserung
- Dokumentenmanagement
- Quantitatives Projektmanagement
Vorteile von unternehmensweiten Projektmanagement-Methoden
Während 25 % des Bruttoinlandsprodukts (BIP) in Industrieländern für Projekte ausgegeben werden, fehlt es meist an Kohärenz in der Art und Weise, wie unterschiedliche Projekte innerhalb einer Organisation gemanagt werden. Dies führt in der Regel zu Doppelarbeit und Verschwendung von Ressourcen. Organisationen verpassen dadurch häufig rentable Chancen durch inkonsistente Entscheidungsfindung.
Der "Pulse of the Profession Report" 2018 vom Project Management Institute (PMI) ergab, dass mehr als alle 20 Sekunden 1.000.000 $ verschwendet werden. Diese Zahl entspricht jährlich etwa $2 Billionen an verschwendeten Mitteln. Organisationen können diese Verschwendung durch Implementierung eines EPMM kontrollieren.
Neben der Reduzierung von Verschwendung kann die Einführung eines EPMM auch zu Folgendem führen:
- Weniger Nacharbeit
- Erstellung hochwertiger Projektergebnisse
- Verbesserung der Qualifikation und Produktivität der Mitarbeitenden
- Verbesserte Vorhersehbarkeit und Verringerung von Projektrisiken
- Verbesserung der Projektergebnisse
- Reduzierung der Gesamtkosten von Projekten und Erhöhung der Unternehmensprofitabilität
Laut Villanova University steigern Unternehmen, die auf ein EPM-Modell umstellen, ihren Gewinn um bis zu 20 %. Führungskräfte müssen die Projekte im Unternehmen strategisch aufeinander abstimmen und Projektleiter anweisen, dieselbe Methodik zu verwenden, um Arbeitswiederholungen zu vermeiden, den Projekterfolg zu erhöhen und das Scheitern von Projekten zu reduzieren.
Implementierung einer unternehmensweiten Projektmanagement-Methodik
Die Einführung einer neuen Projektmanagement-Methode verbessert nicht nur die Effizienz einer Organisation, sondern hilft ihr auch dabei, ihre Kompetenzen zu erweitern. Es ist jedoch wichtig, die richtige Methodik zu wählen.
Es gibt Tausende veröffentlichte Projektmanagement-Methoden und wahrscheinlich Zehntausende unveröffentlichte und unternehmensspezifische Ansätze. Nicht zu vergessen ist, dass Projektmanagement ein sich stetig weiterentwickelndes Feld ist, in dem täglich neue Ansätze entstehen.
Eine passende Methodik für eine Organisation zu finden, gleicht der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Sehen wir uns trotzdem einige der gängigen Methoden an.
Im Großen und Ganzen lassen sich Projektmanagement-Methoden in drei Kategorien einteilen:
1. Prädiktive Methoden
Diese Methoden sind nützlich, wenn die Anforderungen und Technologien mit hoher Sicherheit bekannt sind und Projekte mit geringem Risiko ausgeführt werden. Obwohl der Begriff „prädiktiv“ sehr geläufig ist, werden diese Methoden auch als plangetrieben, seriell oder Wasserfallmodell bezeichnet.
Bei Projekten, die diese Methoden anwenden, erstellen die Projektmanager den Großteil des unternehmensweiten Projektplans zu Beginn des Projekts und erfassen die Anforderungen im Voraus.
Hier sind einige der beliebten prädiktiven Methoden:
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)
PRINCE2 wurde ursprünglich von der britischen Regierung entwickelt, um IT-Projekte umzusetzen. Es eignet sich immer noch hervorragend für große, IT-orientierte Vorhaben. Es handelt sich um eine Projektgovernance-Methodik und, wie alle prädiktiven Projektmanagement-Frameworks, unterteilt sie das gesamte Projekt in mehrere Phasen.
Softwareentwicklungslebenszyklus (SDLC)
Der SDLC bezieht sich im Allgemeinen auf eine Gruppe traditioneller Methoden, die einen phasenorientierten Ansatz zur Entwicklung neuer Software oder zur Neugestaltung bestehender Software verfolgen. Ein Projekt wird dabei in der Regel in fünf Phasen unterteilt: Anforderungen, Design, Entwicklung, Test und Implementierung.
Die Aufgaben erfolgen vollständig linear und folgen einem strukturierten Ansatz. Jede Phase beginnt sequentiell, nachdem die vorherige abgeschlossen wurde.
PRiSM (PRojects integrating Sustainable Methods)
Das PRiSM-Projektmanagement ist eine prinzipienorientierte Methodik, die auf dem P5-Standard für Nachhaltigkeit im Projektmanagement basiert. Sie unterscheidet sich von verschiedenen traditionellen Methoden, da sie Ansätze zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus eines Vermögenswerts und nicht nur des Projekts enthält.
Der Lebenszyklus umfasst fünf Phasen, darunter Projektvorplanung, Einführung von Produkten/Dienstleistungen und Integration. Die nachgelagerten Phasen nach Projektende umfassen die Realisierung von Vorteilen.
2. Agile Methoden
Eine agile Methodik ist dann nützlich, wenn ein niedriger Grad an Sicherheit bezüglich der Anforderungen oder Technologie besteht und Projekte mit höheren Risiken behaftet sind. Die Teams, die diese Methoden verwenden, gehen davon aus, dass sich die Anforderungen während des gesamten Projekts kontinuierlich ändern.
Daher wird ein inkrementeller und iterativer Ansatz genutzt, um Feedback für eine bessere Planung des nächsten Projektabschnitts zu erhalten. Die Pläne werden überarbeitet und schrittweise aktualisiert, wenn durch die Überprüfung der Lieferungen neue Informationen verfügbar werden.
Welche Organisationen sollten das agile Projektmanagement einsetzen?
- Projekte mit kleiner Teamgröße
- Häufige Anforderungsänderungen
- Anforderungen können nicht vollständig im Voraus definiert werden
- Teams sind reif und selbstorganisiert
Einige der gängigen agilen Methoden sind:
Scrum
Scrum-Entwicklung erfolgt in kurzen Iterationen, sogenannten Sprints. Jeder Sprint liefert ein inkrementelles, funktionsfähiges Produkt, das von Endanwendern genutzt werden kann. Die Zeitdauer eines Sprints ist festgelegt und in der Regel sehr kurz. Die Dauer eines Sprints liegt gewöhnlich bei 2-4 Wochen, kann aber auch darüber hinausgehen.
Scrumban
Scrumban ist ein hybrider Ansatz. Wie der Name bereits andeutet, kombiniert er Scrum und Kanban. Dabei werden Scrum-Prinzipien für die Projektdurchführung verwendet, während einzelne Aufgaben für den Sprint-Plan aus Kanban-Boards gezogen werden.
Der Hauptvorteil liegt darin, dass die Projektmitglieder kontinuierlich Aufgaben von den Kanban-Boards entsprechend ihrer Kapazität/Fähigkeiten ziehen können. Sie müssen die Arbeit für jeden Sprint nicht bereits zu Beginn festlegen.
Extreme Programming (XP)
Extreme Programming wird bei schnelllebigen Projekten mit strengen Terminvorgaben eingesetzt. Dieser Ansatz nutzt kurze Entwicklungszyklen mit Releases am Ende jedes Zyklus.
Dies ermöglicht schnelle Ergebnisse und eine maximale Produktivität. Es gibt einen definierten Satz von Regeln, die alle Projektteammitglieder befolgen müssen. Diese Regeln basieren auf fünf Werten: Einfachheit, Kommunikation, Feedback, Respekt und Mut.
Crystal
Im Gegensatz zu anderen Methoden konzentriert sich Crystal nicht auf Werkzeuge und Prozesse. Sie wurde von IBM entwickelt, um Projektergebnisse zu verbessern, indem der Schwerpunkt auf Menschen und deren Zusammenarbeit gelegt wird.
Insbesondere betrachtet sie Fähigkeiten, Kompetenz, Kapazität und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Es handelt sich um eine leichtgewichtige Methodik, die sich einfach anpassen lässt.
Sie ähnelt in gewisser Weise Scrum, da die Arbeit in einem definierten Zeitrahmen durchgeführt wird, zu dem auch Feedback-Schleifen gehören, um das Projekt voranzutreiben. Sie ist eventuell weniger geeignet für virtuelle Teams, da sie häufige Kommunikation und regelmäßiges Brainstorming erfordert.
3. Methoden für spezielle Zwecke
Neben vollständigen Projektlebenszyklus-Methodiken gibt es Methoden, die für bestimmte Segmente eines Projekts nützlich sind, z. B. Terminplanung und Risikomanagement. Zu den bekanntesten Methoden in dieser Kategorie gehören:
Critical Path Method (CPM)
CPM ist keine vollständige Projektmanagement-Methode. Es ist vielmehr eine Terminplanungstechnik, die bei der Entwicklung und Nachverfolgung eines optimierten Projektzeitplans hilft. Sie basiert auf dem Prinzip des kritischen Pfads, der als der längste Weg definiert werden kann, um das Projekt in der kürzest möglichen Zeit abzuschließen.
Sie beinhaltet die Identifizierung von Vorgängern und Nachfolgern einer Projektaktivität sowie die Erstellung eines Netzplandiagramms zur Bestimmung des kritischen Pfads des Projekts. CPM hat einige gravierende Nachteile: Es verwendet optimistische Zeitdauerschätzungen, missbraucht Pufferzeiten und geht von einer unbegrenzten Ressourcenverfügbarkeit aus.
Critical Chain Projektmanagement (CCPM)
Genau wie CPM ist auch CCPM eine Terminplanungstechnik. CCPM verwendet CPM als zugrunde liegende Methode, versucht jedoch, die Nachteile von CPM zu beheben. Es vermeidet Einzelpuffer bei Aufgaben, nutzt aber drei Arten von Puffern, um die Schwächen von CPM auszugleichen: Zufuhrpuffer, Projektpuffer und Ressourcenpuffer.
Kanban
Kanban verwendet eine Reihe von Tafeln, um den Projektworkflow darzustellen. Die Tafeln sind visuelle Elemente, die einen vordefinierten Projekt-Backlog enthalten. Die Arbeit wird kontinuierlich von den Teammitgliedern aus dem Backlog abgerufen, je nach deren Kapazität und Fähigkeit.
Die Arbeit wird durch eine Reihe von Spalten auf dem Board geschoben. Jede Spalte steht für eine Phase des gesamten Projektprozesses. Kanban eignet sich hervorragend zur Überwachung des Projektfortschritts, da es eine visuelle Übersicht darüber bietet, an welchem Punkt sich jede Arbeit gerade befindet.
Wie Sie eine unternehmensweite Projektmanagement-Methode für Ihr Unternehmen auswählen
Enterprise Project Management konzentriert sich auf die Kernaufgaben und strategischen Ziele einer Organisation. Daher beginnt die Auswahl einer EPMM mit einer detaillierten Überprüfung der aktuellen Projekte, der Unternehmenskultur und der unternehmensspezifischen Umgebungsfaktoren.
Es gibt keine einzelne beste Projektmanagement-Methode, die mit allen Problemszenarien umgehen kann, insbesondere nicht bei großen Unternehmen. Die Wahl einer EPMM variiert je nach den Anforderungen der jeweiligen Organisation. Was in einer Branche gut funktioniert, ist möglicherweise in einer anderen ungeeignet.
Unternehmen müssen feststellen, welche Methodik am besten für ihre Arbeit geeignet ist. Sie sollten sich auf Konsistenz und Wiederholbarkeit beim Projekt- und Prozessmanagement konzentrieren.
Berücksichtigen Sie diese Fragen, wenn Sie eine EPMM festlegen:
- Zu welcher Branche gehört Ihr Unternehmen und was sind die allgemeinen Best Practices in Ihrer Branche?
- Welche Arten von Projekten führt Ihr Unternehmen durch?
- Über welche Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen Ihre Mitarbeitenden und welche Art von Schulung ist vor der Einführung einer neuen Methodik erforderlich?
- Welches Implementierungsbudget und welchen Zeitrahmen haben Sie?
- Übernimmt Ihr Unternehmen in der Regel komplexe Projekte?
- Wie groß ist Ihr Unternehmen? Kann eine einzelne EPMM in der gesamten Organisation eingeführt werden?
- Wie häufig treten üblicherweise Änderungen in Ihren Projekten auf? Können diese mit traditionellen Methoden bewältigt werden?
- Welche Präferenz haben das obere Management, die Projektleitung und andere Projektbeteiligte?
Weiterführende Lektüre: Unsicher, welche Methodik Sie für ein Projekt verwenden sollen? 5 Beispiele zur Orientierung
