So funktioniert die Ressourcenbedarfsplanung: 5 entscheidende Schritte
Kapazität zählt: Ressourcenbedarf und Kapazität sind nicht dasselbe – den Bedarf zu kennen hilft Ihnen, Teammitglieder mit passender Kapazität und Qualifikation zu finden (oder bei Bedarf zusätzliche Teammitglieder einzustellen).
Schätzungen sind alles: Erstellen Sie genaue Schätzungen, indem Sie frühere Erfahrungen oder Rücksprachen mit Stakeholdern einbeziehen – damit können Sie den Ressourcenbedarf berechnen und sicherstellen, dass das Team seine Zeit effektiv einsetzt.
Softwaretools nutzen: Softwaretools für Ressourcenmanagement helfen dabei, Zeit zu sparen, genaue Schätzungen sowie Bedarf und Kapazität zu berechnen und Aufgaben einfach an das Team zuzuweisen.
Eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement besteht darin, das richtige Team mit den passenden Fähigkeiten zusammenzustellen, um die vereinbarten Ziele zu erreichen. Ebenso wichtig ist es, den Ressourcenbedarf genau zu ermitteln – also die Stunden, die für die Durchführung der Projektaktivitäten benötigt werden.
In diesem Artikel erkläre ich, wie du den Ressourcenbedarf für deine Projekte prognostizieren kannst, und stelle einige Ressourcenmanagement-Tools sowie Best Practices vor, die den Planungsprozess vereinfachen.
Was ist Ressourcenbedarf?
Ressourcenbedarf misst, wie viele Personen mit welchen Fähigkeiten du benötigst, um deine Projektziele zu erreichen. Neben Arbeitskräften umfasst der Ressourcenbedarf auch alle Geräte und Materialien, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sein können.
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Bei einem Website-Projekt gehören zum Ressourcenbedarf Designer, Entwickler und Vertriebsmitarbeitende, die für einen erfolgreichen Start benötigt werden. Ohne Designer könnte dem Team das Know-how fehlen, um die Projektanforderungen zu erfüllen.
Zum Ressourcenbedarf zählen außerdem Kosten wie Domainmieten, Lizenzen für benötigte Software und benötigte Hardware (z. B. Testgeräte).
Ressourcenbedarf vs. Ressourcenkapazität
Die für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts benötigten Ressourcen (Ressourcenbedarf) stimmen möglicherweise nicht mit dem Zeitkontingent überein, das diese Ressourcen tatsächlich für deine Projekte aufbringen können (Ressourcenkapazität). Deshalb greifen einige Ressourcenmanager auf Techniken wie das Rough-Cut-Kapazitätsplanung zurück, noch bevor sie eine detaillierte Kapazitäts-vs.-Bedarfs-Analyse durchführen.
Ressourcenkapazität beschreibt, wie viel Zeit die vorhandenen Ressourcen deinem Projekt widmen können, ohne sich selbst zu übernehmen. Wichtig zu wissen ist, dass die Ressourcenkapazität sich leicht von der Ressourcenverfügbarkeit unterscheidet.
Selbst wenn jemand Vollzeit für dein Projekt zur Verfügung steht, ist seine Leistung durch praktische Gegebenheiten limitiert (z. B. Urlaub, Krankheit, Pausen, Schlaf).
Unter Berücksichtigung dieser Einschränkungen solltest du die Ressourcenkapazität als das betrachten, was ein Teammitglied in einem bestimmten Zeitraum leisten kann.
Mehr zum Thema Kapazitätsplanung findest du in unserem umfassenden Leitfaden zur Arbeitslast- und Kapazitätsplanung sowie in unserer Liste mit Kapazitätsplanungs-Software.
Warum ist Ressourcenbedarfsplanung wichtig?
Die Ressourcenbedarfsplanung hilft Projektmanager:innen,
- Projekte angemessen zu besetzen: Das Erkennen der Ressourcenanforderungen deines bestehenden Projektportfolios hilft dir dabei, die Teammitglieder zu finden, die am besten für die Durchführung geeignet sind. Sollten Fähigkeitslücken bestehen, kannst du einen Plan erstellen, um diese zu schließen – sei es durch Festanstellung oder die Beauftragung eines Dienstleisters.
- Künftigen Ressourcenbedarf vorherzusagen: Die frühzeitige Prognose von Ressourcenbedarf hilft dir dabei, möglichen Personalmangel vorzubeugen und Probleme mit der Ressourcenauslastung und/oder Überlastung zu vermeiden. Gut gemacht, hilft es dir auch, potenzielle Konflikte zu vermeiden. Nutze Ressourcenprognosen als Anlass, dich mit deinen Stakeholdern über die Projektpipeline auszutauschen und abzusichern, dass dir für anstehende Aufgaben die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen.
- Mitarbeitermotivation fördern und Leistung verbessern: Aufgaben passend zu Fähigkeiten und Karrierezielen zuzuweisen steigert Motivation, Engagement und Leistung. Das wiederum verbessert Bindung und Profitabilität.
So prognostizierst du den Ressourcenbedarf
Wenn Sie Zeit in die Einrichtung Ihres Planungsprozesses investieren, können Sie die gesammelten Daten sowohl für zukünftige Szenarioplanungen als auch für Echtzeitentscheidungen während der Projektausführung nutzen. Die Ressourcenbedarfsplanung umfasst fünf zentrale Schritte:
1. Aufgaben identifizieren
Identifizieren Sie zunächst alle Aktivitäten, die erledigt werden müssen, um die Projektziele zu erreichen. Um eine umfassende Liste zu erstellen, nutzen Sie Ihre Erfahrungen aus früheren Projekten (sowohl Ihre eigenen als auch organisationsinterne Erkenntnisse), Ihre Fähigkeiten zum kritischen Denken sowie Gespräche mit den Projektbeteiligten.
Beispielaktivitäten für den Start einer mobilen App könnten sein: das Design der Benutzeroberfläche, das Programmieren des Codes, das Testen und die Entwicklung einer Marketingkampagne zur Bewerbung der Markteinführung.
2. Dauer für jede Aufgabe schätzen
Wenn Sie die Liste der Aktivitäten erstellt haben, schätzen Sie, wie lange die Durchführung jeder Aktivität dauern wird. Sie sollten auch wissen, welche Arten von personellen Ressourcen für die einzelnen Aufgaben benötigt werden.
Für den Start einer mobilen App könnten beispielsweise 80 Entwicklungsstunden anfallen—65 für einen Junior-Entwickler, 10 für einen Senior-Entwickler und 5 für die Qualitätssicherung.
Falls verfügbar, verwenden Sie Daten aus früheren Projekten, um Ihre Projektabschätzungen zu untermauern. Falls Sie keine historischen Daten haben, stimmen Sie sich mit den Beteiligten ab, um eine Schätzspanne zu entwickeln.
3. Bedarf berechnen
Addieren Sie die geschätzten Zeiten der Projektaufgaben, um eine Bedarfsprognose zu erstellen. Wenn Sie für das Portfoliomanagement verantwortlich sind, fassen Sie die Zeiten aller Projekte Ihres Unternehmens zusammen, um den Ressourcenbedarf auf Portfolioebene zu berechnen.
Es empfiehlt sich, sowohl eine Gesamtsumme (Gesamtstunden) als auch eine Aufschlüsselung, wie viele Stunden nach Rolle oder Kompetenz benötigt werden, zu ermitteln.
4. Zeitpuffer hinzufügen
Falls Sie nicht bereits einen Puffer bei den Dauerabschätzungen der Aufgaben in Schritt 2 vorgesehen haben, sollten Sie eine Reserve auf Projektebene einkalkulieren.
10 % Reserve ist eine gute Faustregel, um unvorhergesehene Ressourcenplanungsschwierigkeiten abzudecken, die Ihre Schätzungen gefährden könnten.
5. Platzhalter festlegen
Wenn Sie eine erste Einschätzung des Ressourcenbedarfs für Ihr Projekt haben, überlegen Sie, wer die geschätzten Aufgaben übernehmen könnte, und definieren Sie entsprechende Platzhalter.
Sie können den Ressourcenbedarf und Zeitpläne dieses Projekts mit den verfügbaren Ressourcen Ihres Unternehmens vergleichen, um eine erste Übersicht über die Ressourcenzuteilung zu gewinnen.
Tools zur Prognose des Ressourcenbedarfs
Ressourcenmanagement-Software kann Projektmanager bei der Ressourcenbedarfsplanung erheblich unterstützen. Sobald Sie beispielsweise erwartete Bedarfsdaten eingeben, hilft Ihnen eine Szenarioplanungsfunktion dabei, mit verschiedenen Modellen zur Ressourcenzuteilung zu experimentieren.
Sobald Sie Ihre Projekte personell besetzt haben, können Sie Dashboards erstellen, die Metriken zur Ressourcenauslastung visualisieren, und Automatisierungen einrichten, die Alarm schlagen, wenn sich ein potenzielles Ressourcennadelöhr abzeichnet.
Anstatt Ihre Energie für die manuelle Überwachung unzähliger Tabellen zu verschwenden, können Sie gezielt eingreifen, wenn knifflige Probleme menschliche Aufmerksamkeit erfordern.
Best Practices für das Management des Ressourcenbedarfs
Hier sind einige bewährte Methoden, die Sie beim Management des Ressourcenbedarfs beachten sollten:
1. Dokumentieren Sie Ihre Annahmen
Ein Plan, der nur in Ihrem Kopf existiert, ist als Kommunikationsmittel mit Projektbeteiligten ungeeignet—insbesondere, wenn diese nicht verstehen, warum Sie deren Projekt nicht bis zum Ende der Woche abschließen können.
Zusätzlich zur Darstellung von Stundenschätzungen je Ressource zur Kostenermittlung sollten Sie den zugrunde liegenden Gedankengang, mit dem Sie diese Schätzungen überhaupt erstellt haben, dokumentieren. So vermeiden Sie später lästige Rückfragen zu Abrechnungen während des Projektlebenszyklus.
2. Pufferzeit einbauen
Egal, wie viel Zeit Sie in die Planung investieren, einige Projektaktivitäten werden zwangsläufig länger dauern als erwartet. Kalkulieren Sie zusätzliche Zeit in Ihre Aufgabenabschätzungen ein, um etwaige unvorhergesehene Verzögerungen abzudecken.
3. Beziehen Sie Ihr Team mit ein
Ressourcenmanagement ist nicht nur eine mathematische Gleichung. Wenn Sie die Projektarbeit planen, sollten Sie bedenken, welche Teammitglieder davon profitieren würden, eine bestimmte Aufgabe zu übernehmen.
Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu, für die sie Interesse bekundet haben. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie motiviert bleiben und qualitativ hochwertige Arbeit leisten.
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