Wie Sie realistische Fristen in unvorhersehbaren Zeiten setzen
Alle auf dem gleichen Stand halten: Klare Zeitpläne helfen, die Bemühungen des Teams zu koordinieren und den Projektfluss aufrechtzuerhalten – so werden Verzögerungen verhindert, die Ihr Projekt und andere Projekte in Ihrer Organisation stören können.
Der Dominoeffekt von Verzögerungen: Eine einzige Verzögerung kann sich durch Projekte ziehen und Ihre sorgfältig geplanten Zeitpläne durcheinanderbringen. Deshalb ist es so wichtig, Flexibilität und Puffer einzuplanen, damit Sie im Zweifel Spielraum haben.
Tools sind keine Zauberstäbe: Software kann eine große Hilfe bei der Planung realistischer Fristen sein, aber Sie müssen dennoch eingreifen, um Probleme mit Fristen zu lösen, realistische Erwartungen zu setzen und für eine konstante Kontrolle zu sorgen.
Wenn dich die Frage „Wann können wir starten?“ wie ein Reh im Scheinwerferlicht fühlen lässt, fällt es dir wahrscheinlich schwer, realistische Deadlines zu setzen (und einzuhalten).
Angesichts der Vielzahl an Aufgabenverwaltungssystemen und Projektmanagement-Tools könnte man meinen, alles was du tun musst, ist deinen Projektplan einzupflegen, die Aufgaben und Deadlines zu verteilen und das Team machen zu lassen (und wenn du ein erfahrener Projektmanager bist, hast du jetzt vermutlich laut gelacht).
Hier erfährst du, warum das Setzen realistischer Deadlines wichtig ist und wie du es richtig machst, damit du Projekte pünktlich ablieferst und deine Kunden und Stakeholder zufriedenstellst.
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Warum ist es wichtig, realistische Deadlines zu setzen?
Das Setzen von Deadlines ist aus vielen Gründen entscheidend für den Projekterfolg – nicht zuletzt, um Zusagen einzuhalten und keine Deadlines zu verpassen.
- In einer Agenturumgebung werden Projekte auf Basis der prognostizierten Teamkapazität verkauft. Ein bis zwei Tage Verschiebung wirken sich meist nicht negativ aus, aber eine Verlängerung um Wochen oder Monate kann die Zeitpläne anderer Projekte durcheinanderbringen, die auf diese Teammitglieder angewiesen sind.
- Das ist ganz ähnlich wie bei unternehmensinternen Projekten. Angenommen, du leitest einen neuen Website-Launch. Du sagst dem Kommunikationsteam, die Seite geht drei Monate nach eurem Kickoff-Meeting live. Nach einem Monat kommen neue Features durch einen Stakeholder hinzu. Jetzt rechnest du mit fünf bis sechs Monaten bis zum Go-live. Die Ressourcen müssen nun an das neue Enddatum angepasst werden.
Diese Beispiele zeigen, wie das Fehlen von Zeitplänen Projektteams und ganze Organisationen aus dem Gleichgewicht bringen kann. Es kann aber auch passieren, dass eine unrealistische Projektdeadline vom Kunden oder Stakeholder vorgegeben wird.
Wie setzt man realistische Deadlines: Die Lehrbuch-Version
Wenn du schon PM-Trainings absolviert hast, hast du wahrscheinlich viel Zeit damit verbracht zu lernen, wie man realistische Aufwände für Aufgaben schätzt. Dafür kann man beispielsweise die Top-Down-Schätzmethode, die Bottom-Up-Methode oder den Analogievergleich nutzen.
Nehmen wir an, du schätzt den Zeitaufwand für das Design einer Homepage für eine neue Website. Wenn du ein Zeiterfassungs-Tool verwendest, weißt du aus der Vergangenheit, dass dein Designer dafür:
- 6 Stunden für das erste Entwurfskonzept benötigt
- 1 Stunde für das interne Team-Review (Designer, Entwickler, Projektmanager, Kreativdirektor)
- 1 Stunde für die Präsentation beim Kunden oder Stakeholder
- 2 Stunden für Überarbeitungen
- 1 Stunde für interne Abnahme
- 1 Stunde für erneuten Review mit dem Kunden
- 2 Stunden für die Finalisierung des Designs und die Übergabe für die Entwicklung
- 1 Stunde für die Übergabe zwischen Design und Entwicklung
Wie viele Tage solltest du für diesen Prozess in deinen Projektplanungsanweisungen veranschlagen? Angenommen, du entscheidest dich anhand deiner aktuellen Daten für zwei Wochen. Wie würde das aussehen? Zerlege die Arbeit wie folgt:
Woche 1
- Montag/Dienstag: erstes Design-Layout erstellen
- Mittwoch: internes Review
- Donnerstag: Kunden- oder Stakeholder-Review
- Freitag: Kunden- oder Stakeholder-Feedback
Woche 2
- Montag: Überarbeitungen
- Dienstag: internes Review
- Mittwoch: Kunden- oder Stakeholder-Review
- Donnerstag: Kunden- oder Stakeholder-Feedback
- Freitag: letzte Überarbeitungen, Dateien zusammenstellen und an Dev übergeben
Wenn dieser Zeitrahmen zu ambitioniert erscheint, kannst du einen Puffer hinzufügen und den Zeitplan auf zweieinhalb oder drei Wochen strecken. Das ist sinnvoll, wenn du weißt, dass von den Stakeholdern viel Feedback kommen wird und dein Designer nicht so schnell Überarbeitungen liefern kann.
Auch wenn es auf den ersten Blick nicht nach zu vielen Stunden in diesem Zeitraum aussieht, solltest du proaktiv ein wenig Pufferzeit einplanen, damit die Arbeit nicht ausufert und deinen gesamten Zeitplan über den Haufen wirft.
Wie setzt man realistische Deadlines: Die Praxis-Version
Es ist Zeit für eine gesunde Portion Realität. Wer ein erfolgreiches Projekt mit realistischen Fristen führen möchte, muss zwischen den Zeilen lesen können.
Denken Sie an das oben beschriebene Szenario – Sie müssen die Menschen berücksichtigen, die die Arbeit erledigen. Wenn Sie eine Designerin oder einen Designer haben, die dazu neigen zu prokrastinieren oder Schwierigkeiten beim Einhalten von Fristen haben, schaffen Sie ein Gefühl der Dringlichkeit, um die Dinge voranzutreiben. Je mehr Sie über die Gewohnheiten Ihres Teams wissen, desto leichter ist es, realistische Fristen zu setzen.
Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Unbekannten oder X-Faktoren. Diese liegen außerhalb des Rahmens typischer Projektplanung oder Schätzungen, können jedoch massive Auswirkungen auf den Zeitplan und Ihre Fähigkeit haben, realistische Fristen zu setzen.
Überlegen Sie einmal: Wenn Sie gebeten werden, am Projektstart einen Projektzeitplan, Aufgaben und Fälligkeitsdaten festzulegen, wissen Sie möglicherweise noch sehr wenig über die Details des Projekts und die beteiligten Stakeholder. Im weiteren Verlauf des Projekts werden Sie weitaus genauer darin, realistische Fristen für die Projektarbeit zu setzen.
Beispiele für Unbekannte oder X-Faktoren, die Fristen und Projektzeitpläne beeinflussen können, sind:
- Neue Stakeholder, die in letzter Minute zum Projekt stoßen
- Extremes Wetter und globale Pandemien
- Großangelegte Entlassungen oder Personalabbau
- Neue Technologie oder die Ablösung bisheriger Technik bei Integrationen oder Abhängigkeiten
Woran Sie erkennen, dass es Zeit ist, eine Frist zu ändern
Wenn Sie eine Frist ändern müssen, reagieren Sie proaktiv. Wird zum Beispiel an einer Website gearbeitet, die zu einem bestimmten Zeitpunkt live gehen soll, damit andere Marketingmaßnahmen (z. B. eine Pressemitteilung, geplante Medienberichterstattung oder der Start einer Kampagne) darauf aufbauen, müssen diese Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge stattfinden.
In einem solchen Fall sollte die Website einige Tage vor dem Kampagnenstart veröffentlicht werden. So bleibt noch genug Zeit, letzte Fehler auszubessern oder Bugs zu beheben. Aber wir wissen alle, wie es läuft: Ein später Projektstart oder verzögerte Freigaben unterwegs können dazu führen, dass wir die Zeitpläne enorm zusammenstreichen.
Wenn sich abzeichnet, dass das Projekt stark in Verzug ist und der Launch näher rückt, ist es wahrscheinlich sinnvoll, sich mit den Stakeholdern abzusprechen, ob man das Tempo erhöht, die wichtigen Anforderungen für den Launch priorisiert oder die Frist verschiebt.
Führen Sie regelmäßige Check-ins durch, um das Stimmungsbild im Team einzufangen und den Projektfortschritt im Blick zu behalten.
Wie erkennen Sie, ob Sie das Team unter Druck setzen sollten, die Fristen einzuhalten oder ob es Zeit ist, die Projektplanung umzustellen? Es gibt einige subtile (und auch offensichtlichere) Anzeichen dafür, dass es Zeit wird, das Projekt-Fristenmanagement zu überdenken und den Zeitplan mit realistischeren Terminen abzugleichen. Dazu gehören:
- Arbeiten werden blockiert, weil abhängige Aufgaben noch nicht abgeschlossen sind
- Der Projektumfang hat sich geändert und der Zeitplan hat keinen Puffer für die zusätzlichen Arbeiten geboten
- Das Team beginnt, sich gestresst zu fühlen
- Das Risiko steigt, wenn Aufgaben unter Zeitdruck erledigt werden
- Zusätzliche Anforderungen wurden aufgedeckt
- Wesentliche Fehler oder Qualitätsprobleme sind aufgetreten
Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, ob eine Fristenanpassung notwendig ist, erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team einen Notfallplan. Bitten Sie das Team, zunächst zu versuchen, die ursprüngliche Frist einzuhalten, legen Sie aber frühzeitig vor dem Termin einen Prüftermin fest, um den Fortschritt zu bewerten und die endgültige Entscheidung zu treffen.
So ermöglichen Sie es dem Team, so schnell wie möglich zu arbeiten, aber bieten trotzdem ein Sicherheitsnetz für den Fall, dass dies nötig wird.
Wie geht es weiter?
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie realistische Fristen setzen, und schauen Sie sich unsere Kursangebote in der DPM School an.
