Projektvorschlag: Kompletter Leitfaden & Wie man einen schreibt

Der Vorschlag sollte dem Leser mitteilen, wer was bis wann und sogar warum und wie erledigt.

Was ist der Zweck eines Projektvorschlags?

Der Zweck eines Projektvorschlags besteht darin, jemandem zu verdeutlichen, warum Ihr Team die beste Wahl für die Durchführung des Projekts ist. Deshalb ist es besonders wichtig, dass ein Vorschlag sorgfältig ausgearbeitet ist und eine überzeugende Geschichte erzählt.

Das Erstellen des Vorschlags bietet nicht nur der externen Zielgruppe einen Mehrwert, sondern ist auch eine Gelegenheit für das interne Team, sich über den Arbeitsumfang abzustimmen und die Umsetzung zu planen.

Mehr zum Thema warum Projektvorschläge wichtig sind, hier.

Wer erstellt Projektvorschläge?

Die Person oder das Team, das für das Verfassen von Projektvorschlägen zuständig ist, hängt stark von der Organisation und der Zielgruppe ab. Wenn Sie intern tätig sind, also nicht in einer Agentur, könnten Sie (oder die Projektleitung) dafür verantwortlich sein, den Vorschlag zu erstellen und Ihrem Vorgesetzten oder dem Projekteigner vorzulegen.

In einer Agenturumgebung liegt die Verantwortung für den Projektvorschlagsprozess oft bei der Geschäftsentwicklung oder der Agenturleitung.

Der Projektmanager sowie wichtige Teammitglieder können konsultiert werden, um die Machbarkeit zu beurteilen und beispielsweise Schätzungen zu Arbeitsstunden oder notwendige Einschränkungen einzubringen, die im Vorschlag aufgeführt werden müssen, um den Gesamterfolg des Projekts zu gewährleisten.

Projektvorschlag vs. Projektauftrag vs. Projektplan

Im typischen Projektlebenszyklus werden Projektvorschlag, Projektauftrag und Projektplan in der Regel nacheinander, jedoch zum Teil auch überlappend entwickelt. Der Projektvorschlag kann den geplanten Projektauftrag sowie einen groben Projektplan enthalten, aber diese Dokumente können vor dem offiziellen Projektstart noch überarbeitet werden.

Sobald alle Parteien dem Projektauftrag zugestimmt haben, kann der Projektplan bestätigt (oder entwickelt, falls noch nicht geschehen) werden. Der Projektauftrag dient als Leitstern des Projekts und als Maßstab für den Projekterfolg. Am Projektende prüft das Team, ob das im Auftrag festgelegte Ziel erreicht wurde.

Der Projektplan untergliedert die notwendigen Aufgaben zur Umsetzung des Projektauftrags und dokumentiert, wer die Arbeiten ausführt und bis wann sie abgeschlossen werden. Mit dem Projektplan bleibt das Team mit dem Projektzeitplan im Gleichklang und kann sicherstellen, dass das Projektbudget über alle Projektphasen korrekt genutzt wird.

Zwei Arten von Projektvorschlägen

Angeforderte Projektvorschläge (RFP)

In manchen Fällen wird ein Projektvorschlag von einer Organisation angefordert, die einen Anbieter oder Partner für einen bestimmten Arbeitsumfang sucht. 

In solchen Fällen sendet die Organisation Ihnen oder Ihrem Team ein formelles Dokument, das als Request for Proposal (RFP) bezeichnet wird. Je nach Beziehung zur anfragenden Organisation muss dies nicht immer formell sein, sondern kann auch als E-Mail oder sogar als Anfrage über Ihre Website erfolgen.

Bei der Antwort auf eine RFP ist es wichtig zu verstehen, dass die Organisation die Anfrage möglicherweise an mehrere (oder viele) andere Unternehmen gesendet hat.

Bei bestimmten Projekttypen, etwa von Regierungs- oder kommunalen Stellen, kann es erforderlich sein, die RFP für einen festgelegten Zeitraum öffentlich auszuschreiben. Dadurch soll allen Interessenten die Möglichkeit gegeben werden, auf die Anfrage zu reagieren.

Ihr potenzieller Kunde könnte bestimmte Formate und Liefergegenstände vorgegeben haben, die für die Annahme Ihres Vorschlags erforderlich sind. Halten Sie sich unbedingt an diese Vorgaben, denn jetzt ist nicht die Zeit für Eigeninitiative.

Das Fehlen eines wichtigen Dokuments oder die Nutzung eines abweichenden Formats könnte Sie und Ihr Team von der weiteren Berücksichtigung im Auswahlprozess ausschließen.

Sie können RFP-Software nutzen, um den Prozess der Erstellung und Einreichung von RFP-Antworten zu erleichtern.

Ungeforderte Projektvorschläge

Die andere Art von Projektvorschlägen, die Sie oder Ihr Team erstellen könnten, sind sogenannte ungeforderte Projektvorschläge. Hierbei erstellen Sie proaktiv einen Vorschlag, basierend auf einem erkannten (oder informell geäußerten) Bedarf.

Auch wenn unverlangte Vorschläge häufiger ignoriert oder abgelehnt werden, gibt es Vorteile, einen solchen Vorschlag zu erstellen. Erstens haben Sie möglicherweise weniger Konkurrenz als im formellen RFP-Prozess. Das liegt ganz einfach daran, dass Sie als Erste:r auf das potenzielle Unternehmen zugegangen sind.

Ein weiterer Vorteil eines unverlangten Vorschlags ist die Möglichkeit, gemeinsam mit dem potenziellen neuen Kunden eine Lösung zu erarbeiten.

Da es kein formelles RFP gibt und Sie nicht an einem festgelegten Anforderungskatalog oder bestimmten Projektergebnissen gemessen werden, können Sie eine Lösung entwickeln, die die Projektziele erreicht und direkt auf die Bedürfnisse sowie das Budget des Kunden abgestimmt ist.

Dies wird manchmal als „Vor dem RFP ansetzen“ bezeichnet und kann Ihrer Agentur oder Ihrem Team einen Vorteil verschaffen.

Wie macht man das? Durch eine Kombination aus Networking und Recherche. Zum Beispiel, wenn Sie sich auf einer Branchenveranstaltung oder Konferenz mit potenziellen Kunden unterhalten und jemand beiläufig erwähnt, dass er über eine Neugestaltung der Unternehmenswebsite nachdenkt. 

Sich vor dem Versand eines formellen RFP-Texts mit einem Vorschlag zu melden (oder Informationen dafür zu sammeln), kann Ihnen einen Vorteil verschaffen.

Eine weitere Möglichkeit ist es, Websites oder digitale Projekte zu prüfen, an denen Ihr Team gerne arbeiten würde. Angenommen, Sie möchten die Digitalmarketing-Strategie eines bestimmten Unternehmens neu gestalten. Werfen Sie einen Blick auf die aktuellen Aktivitäten und identifizieren Sie Möglichkeiten zur Verbesserung. 

Anstatt darauf zu warten, ob das Unternehmen nach einer Strategieagentur sucht, senden Sie einfach einen Vorschlag mit Ideen und Inspiration, wie die Zusammenarbeit mit Ihrem Team aussehen könnte.

Was sollte ein Projektvorschlag beinhalten?

Es gibt kein einheitliches „perfektes“ Format oder eine endgültige Checkliste für einen effektiven Projektvorschlag, aber hier ist eine Liste der am häufigsten benötigten Abschnitte, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Punkte abdecken:

Beispiel für den Aufbau eines Projektvorschlags

Executive Summary

Geben Sie eine kurze (maximal 1–2 Absätze) Einführung, die die Herausforderung, die Lösung und den Ansatz für die Projektbeteiligten zusammenfasst.

Dieser Abschnitt sollte auf eine:n leitende:n Entscheider:in zugeschnitten sein, der oder die die Gesamtverantwortung für die Projektfreigabe trägt, aber nicht alle Details zur Umsetzung und zur Teamzusammensetzung benötigt. Halten Sie sich also an das Wesentliche und geben Sie die wichtigsten Informationen prägnant wieder.

Unser Verständnis

Formulieren Sie die Herausforderung und den Projektkontext so um, dass deutlich wird, dass Sie die Realitäten, Rahmenbedingungen und den Wert der Lösung nachvollziehen.

Wenn Ihr Team bereits Vorgespräche mit dem potenziellen Kunden oder Team geführt hat, greifen Sie die dort verwendeten Formulierungen auf, um zu zeigen, dass Sie zugehört haben und verstehen, was gesucht wird.

Unsere Lösung & Vorgehensweise

Dies wird einer der umfangreichsten Abschnitte Ihres Vorschlags sein und den Hauptinhalt enthalten. Er sollte Folgendes einschließen:

• Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und Ihres Ansatzes
• Die Methodik, mit der Sie das Projekt steuern werden
• Die Art der Kommunikation mit den Projektbeteiligten
• Der Projektumfang und die Ergebnisse, die Sie liefern werden,
• Kennzahlen, mit denen Sie den Projekterfolg messen
• Der Gesamtwert, den der Abschluss des Projekts für das Unternehmen bringt

Projektplan & wichtige Meilensteine

Zeigen Sie, dass Sie einen realistischen Projektplan mit klarer Zeitplanung entwickelt haben, der in das Geschäftsumfeld des Auftraggebers passt. 

Bevor Sie diese Zeitplanung dem potenziellen Kunden oder Partner präsentieren, stellen Sie sicher, dass auch die Kolleg:innen, die für die Umsetzung des Projekts verantwortlich sind, die Zeit- und Meilensteinplanung für realistisch und umsetzbar halten. Ressourcenplanung funktioniert nur, wenn Plan und Zeitrahmen realistisch sind.

Projektkosten

Nennen Sie die Kosten für die Umsetzung der gewünschten Ergebnisse. Ihre Preisgestaltung sollte Dienstleistungsgebühren, Zusatzkosten, Eventualpositionen sowie Steuern (falls zutreffend) abdecken. Beschreiben Sie dies, wenn möglich, im Zusammenhang mit dem Nutzen: Was erhält Ihr Auftraggeber bezüglich Outcomes und Impact? Wenn Sie das Zielbudget Ihres potenziellen Kunden kennen, gehen Sie darauf ein, wie Sie dieses berücksichtigt haben. 

Falls der Betrag unrealistisch erscheint, sprechen Sie dies in Ihrem Vorschlag an. Ich empfehle, zwei Kostenaufstellungen vorzulegen: Eine, die zeigt, was Sie für das Zielbudget umsetzen können, und eine zweite mit den realistischen Gesamtkosten für alle gewünschten Leistungen. 

Bei Letzterem erklären Sie bitte mit einem klaren Wertversprechen, warum es langfristig sinnvoll ist, jetzt zusätzliche Mittel in dieses Projekt zu investieren.

Vorgeschlagene Teammitglieder

Wenn Sie für eine kleinere Agentur arbeiten oder wenn Sie sich sicher sind, wie Sie das vorgeschlagene Projekt personell besetzen werden, ergänzen Sie diesen Abschnitt in Ihrem Angebot. Damit können Sie nachweisen, dass Sie qualifizierte Fachkräfte für die Umsetzung haben, und dem potenziellen Kunden Vorfreude auf die Zusammenarbeit mit einem bestimmten Projektteam machen. 

Sie sollten deutlich machen, welchen Beitrag jedes Teammitglied zum Erfolg des Projekts leisten wird und welche besonderen Fähigkeiten oder Kenntnisse jede Person mitbringt. 

Fallstudien oder Auszeichnungen 

Hier dürfen Sie ruhig ein wenig angeben! Zeigen Sie, dass Sie die Fähigkeiten und die Erfahrung haben, um erfolgreiche Projekte dieser Art durchzuführen. Wenn möglich, belegen Sie, dass Sie dies bereits in vergleichbarem Umfang getan haben. 

Auch wenn Ihr Angebot sich vor allem darauf konzentrieren sollte, welchen Nutzen Sie dem spezifischen Kunden bringen, können einige Erfahrungsberichte, Fallstudien oder Auszeichnungen Ihre Erfolgsbilanz unterstreichen und Ihnen helfen, den Auftrag zu gewinnen. 

Wenn Sie bereits zufriedene Kunden haben, die gerne als Referenz für Ihr Team auftreten, ziehen Sie in Erwägung (mit Einwilligung), dies im Angebot zu erwähnen, damit Ihr potenzieller Kunde mehr darüber erfährt, wie die Zusammenarbeit mit Ihnen ist.

Annahmen & Voraussetzungen

Legen Sie die Annahmen offen, auf denen Ihre Kalkulation basiert, und machen Sie klar, was Sie während der Projektlaufzeit von Ihrem Auftraggeber benötigen, um die vereinbarten Projektziele zu erreichen. Zum Beispiel Dinge wie:

• Dieses Angebot geht davon aus, dass der Kunde den Text für die Landingpage und neue Seiten der Website bis zum Termin X liefert.
• Die Preisgestaltung in diesem Angebot umfasst drei Feedback- und Korrekturrunden für das Design.
• Alle Beteiligten nehmen an den Design-Review-Meetings teil und geben innerhalb von fünf Werktagen Feedback.
• Das Projektteam erhält Bearbeitungsrechte für das Backend der Website und die relevanten Plugins.
• Der Projektzeitplan ist abhängig davon, dass das SOW bis zum Termin X unterschrieben wird.

Zusätzliche Informationen

Fügen Sie alle zusätzlichen Informationen oder Ressourcen hinzu, die Sie teilen möchten oder müssen. Dazu können ein Unternehmens- bzw. Teamüberblick, technische Angaben, detaillierte Beschreibungen der Funktionsweise der Lösung, vorgeschlagene Genehmigungsworkflows, die Projektmanagement-Software und Kommunikations-Tools, die Sie einsetzen werden, beliebige Formulare, Serviceverträge oder Vertragsentwürfe zählen.

Was die Strukturierung angeht, hängt die Reihenfolge der präsentierten Informationen (und ob Sie diese überhaupt einbauen) ganz von Ihrem Publikum und dessen Interessen ab.

Lesen Sie das nochmal: Es geht darum, was Ihr Publikum interessiert, nicht darum, wie Sie es strukturieren möchten. Stellen Sie sich vor, Sie erzählen eine Geschichte, die Emotionen und Überzeugung hervorruft – auch wenn sie nicht vollständig gelesen wird. 

Profi-Tipp

Wenn Sie ein Beispiel für einen überzeugenden Projektvorschlag und die dahinterstehende Begründung Schritt für Schritt durchgehen möchten, nehmen Sie an unserem Workshop Master Project Proposals teil!

Wie sieht ein Projektvorschlag aus?

Es gibt viele verschiedene Angebotsformate, aber statt sie alle abzudecken, betrachten wir zwei Extreme – die Kurzfassung als Foliensatz und die Langfassung als ausführliches Dokument.

Das kurze Folienset

Wenn Sie die Gelegenheit haben, einer Führungsebene Ihr Konzept vorzustellen, aber nur wenig Zeit haben, diese zu überzeugen, ist ein prägnanter und aussagekräftiger Foliensatz, der den Dialog anregt, Ihre beste Wahl. Denken Sie daran wie an Ihren Elevator Pitch. 

Auch wenn Ihnen vermutlich mehr als 2–3 Minuten bleiben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie das Wichtigste auf den Punkt bringen und die überzeugendsten Argumente ohne jeglichen Ballast präsentieren!

Typischerweise handelt es sich um ein Folienset mit 5–15 Folien, das sich genau auf das konzentriert, was Ihr Publikum interessiert. Das bedeutet, dass Sie sich wirklich Zeit nehmen müssen, sich in die Perspektive Ihres Käufers hineinzuversetzen:

• Haben Sie das Gefühl, dass Sie ein Team benötigen, das Ihre geschäftlichen Herausforderungen und internen Strukturen genau versteht, um effektiv zu sein? 
• Suchen Sie nach einem unfehlbaren Ansatz, der auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, anstatt einer vorgefertigten Methodik? 
• Möchten Sie Beweise dafür sehen, dass Sie greifbare Ergebnisse erzielen können und gleichzeitig die Risiken vermeiden, die Ihnen den Schlaf rauben?

Dieses Format vermeidet es bewusst, sich in Details zu verlieren, und legt gewöhnlich den Schwerpunkt auf den geschäftlichen Nutzen statt auf Kleinigkeiten über Ihre Methodik oder die tägliche Projektarbeit. Es bemüht sich außerdem, die wichtigsten Fragen zu beantworten, lässt jedoch ein gewisses Maß an Unklarheit, um eine tiefere Unterhaltung anzuregen. 

Wenn Sie Ihre Präsentation proben, sollte diese weniger als die Hälfte der für das Meeting vorgesehenen Zeit in Anspruch nehmen, damit während der Präsentation ausreichend Raum für eine Echtzeit-Diskussion bleibt. Und auch wenn diese Art von Projektvorschlag außerhalb des Meetings geteilt und eigenständig bestehen kann, ist sie in erster Linie als Stichwortgeber für Führungskräfte gedacht, wenn diese ihre Teams für eine Zustimmung gewinnen möchten.  

Vorteile:

• Schneller zu erstellen
• Ideal für eine Führungskräfte-Zielgruppe
• Effektiv zur Anregung eines Gesprächs

Nachteile:

• Benötigt eine starke Verdichtung
• Bietet wenig Raum für Details

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• Wichtige Punkte, auf die Sie in Projektverträgen und Leistungsbeschreibungen achten sollten

Das ausführliche Dokument

Wenn Sie gebeten werden, einer Gruppe funktionsübergreifender Entscheider, die sehr unterschiedliche Interessen haben, Ihr Vorgehen im Detail darzustellen, ist ein längeres Dokument wahrscheinlich angebracht.

Dies kann nahezu jede Länge haben (ich habe schon 30-seitige, 220-seitige und alles dazwischen erstellt), aber entscheidend ist, dass das Dokument in gut strukturierte Kapitel untergliedert ist, die für die Leser eine Bedeutung haben.  Hier ist Ihre Chance, den Enterprise Architect davon zu überzeugen, dass Ihr bewährter Ansatz für die Integration von Altsystemen auch zukünftig den Anforderungen ihres Unternehmens gerecht wird.

Hier können Sie den Wert Ihrer menschenzentrierten Design-Philosophien gegenüber der Leitung der Kundenerfahrung noch einmal betonen. Hier zeigen Sie, wie Sie mit dem Business-Intelligence-Team zusammenarbeiten wollen, um eine Analyseplattform zu entwickeln, die auf dem neuesten Stand von Machine Learning und KI aufbaut.

Dieses Format spricht mit seinen Inhalten gezielt bestimmte Entscheider an und greift dabei zentrale Erfolgsfaktoren immer wieder auf. Es erzählt eine gute Geschichte, wenn es komplett gelesen wird, geht aber auch davon aus, dass es eventuell nicht in der vorgesehenen Reihenfolge gelesen wird oder dass manche Leser nur die für sie relevanten Abschnitte studieren.

Es versucht, eine breite Palette an Fragen zu beantworten, indem es das Projekt für die Leser lebendig werden lässt. In manchen Fällen sind die Details so umfassend, dass Teile daraus zur Erstellung des Leistungsbeschreibungsdokuments (SoW) verwendet werden können.

Vorteile:

• Bietet Platz für viele Details
• Teile davon können für das SoW genutzt werden
• Ideal bei einer Gruppe von Prüfern mit unterschiedlichen Werten und Prioritäten

Nachteile:

• Es besteht die Gefahr, dass ein echtes Gespräch ersetzt wird
• Erfordert einen intensiven Prozess zum Schreiben des Vorschlags

Vorlage & Beispiel für einen Projektvorschlag

Für Mitglieder der DPM-Community bieten wir eine Reihe von Projektvorschlagsvorlagen und Beispielen an, die Sie nutzen oder als Inspiration für Ihre eigenen erfolgreichen Vorschläge verwenden können.

Ein Template zu haben und sich Beispiele anderer Vorschläge anzusehen, kann Ihnen helfen zu erkennen, was funktioniert und was nicht. Versetzen Sie sich beim Betrachten der Beispiele in die Lage eines potenziellen Kunden. Was werden sie denken? Was wird bei ihnen Anklang finden?

Das Anschauen anderer Vorschläge, auch außerhalb Ihrer Branche, kann jede Menge Inspiration liefern. Achten Sie darauf, was Ihnen gefällt, und beobachten Sie, ob Sie Muster erkennen, die Sie beim Schreiben Ihrer eigenen Vorschläge nutzen können.

Wie erstellt man einen Projektvorschlag?

Das Erstellen von Projektvorschlägen muss nicht überwältigend sein; wenn Sie eine Vorlage wie die von uns gerade besprochene nutzen, können Sie proaktiv damit beginnen, Ihre eigene Vorlage zu erstellen (oder mehrere, falls Sie verschiedene Dienstleistungen anbieten), um diese individuell anpassen zu können.

Wenn Sie bereit sind, einen Vorschlag für einen neuen Kunden zu erstellen, finden Sie hier einen einfachen Schritt-für-Schritt-Prozess, der es Ihnen und Ihrem Team erleichtert, zusammenzuarbeiten und zu begeistern!

1. Festlegen, welche Dienstleistungen Sie vorschlagen werden
2. Wählen Sie die richtige Projektvorlage aus Ihrer Vorlagenbibliothek
3. Skizzieren Sie das Angebot, das Projektteam und alle wichtigen Informationen für dieses spezifische Projekt
4. Fügen Sie alle relevanten Details zu Ihrem Vorschlag hinzu und stellen Sie sicher, dass er zu 100 % individuell ist. Gegebenenfalls sollten Sie Informationen entfernen, die für diese Gelegenheit nicht relevant sind.
5. Lassen Sie Mitglieder des Projektteams oder Kolleg:innen den Vorschlag prüfen. Ist etwas unvernünftig oder unklar? Passen Zeitplanung und Preisgestaltung zum Leistungsumfang?
6. Gehen Sie auf das Feedback aus dem vorherigen Schritt ein.
7. Leiten Sie den Vorschlag zur finalen Prüfung und Genehmigung weiter.
8. Senden Sie Ihren Vorschlag an Ihre potenziellen Kunden (oder präsentieren Sie ihn in einer Präsentation)
9. Drücken Sie die Daumen und warten Sie auf die gute Nachricht, dass Ihr Vorschlag angenommen wurde!

Die Erstellung von Vorschlagsvorlagen ist heute einfacher denn je. Es gibt viele Arten von Vorschlagssoftware, mit denen sich ansprechende und interaktive Vertriebs- und Projektvorschläge erstellen lassen. Dazu gehören Qwilr, PandaDoc, Proposify, und sogar Canva sowie Google Slides können dafür genutzt werden. 

Für welches Tool Sie sich auch entscheiden – wichtig ist, dass Sie Ihre Vorlagenbibliothek aktuell halten, damit neue Vorschläge schnell, präzise und effizient erstellt werden können.

Veraltete Vorlagen führen zu mehr Arbeit oder dazu, Kunden alte Leistungen oder – noch schlimmer – alte Preise anzubieten, was bedeutet, dass Ihnen Geld entgeht.

Mehr Details zum Prozess der Erstellung eines Projektvorschlags finden Sie hier.

Nächste Schritte

Nun, da Sie mit Beispielen, Vorlagen und einem klaren Prozess zur Erstellung guter Projektvorschläge ausgestattet sind, gibt es noch eine Fähigkeit, die Sie auffrischen sollten, um Ihre Vorschläge auf das nächste Level zu bringen.

Das ist die Fähigkeit, Projektarbeit zu schätzen. Wenn ein Kunde einen Projektvorschlag akzeptiert, der falsch kalkuliert wurde, kann das Ihr Team oder Ihre Agentur teuer zu stehen kommen.

Deshalb ist es entscheidend, exakt zu kalkulieren und eine realistische Stunden- und Budgetschätzung für das Projekt abzugeben! Wenn Sie Tipps und Strategien für genauere Schätzungen in jeder Phase des Projektlebenszyklus benötigen, schauen Sie sich unseren Leitfaden zur Angebotserstellung an.

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