3 Experten-Tipps zur Sicherung Ihrer PM-Software im Jahr 2026
Bei all den Schlagzeilen und Berichten über Datenpannen und Hackerangriffe ist es verständlich, dass sich Projektmanager um die Sicherheit ihrer Projektmanagement-Software sorgen. Vielleicht fragst du dich, ob deine Daten angreifbar sind und ob es ausreicht, sich nur auf die IT-Abteilung des eigenen Unternehmens oder der Agentur zu verlassen, um sie zu schützen.
Damit du (sowie deine Kunden und Teams) beruhigt sein kannst, habe ich diesen Leitfaden zusammengestellt, um die Sicherheit deiner Projektmanagement-Software zu erhöhen. Lies weiter, und du kannst sicher sein, dass deine Daten gut geschützt sind.
Wie sicher ist Projektmanagement-Software?
Die Antwort auf diese Frage fällt je nach Tool unterschiedlich aus, aber generell bietet jedes Projektmanagement-Tool einen gewissen Grad an Cybersicherheit oder, spezifischer, an Datensicherheit und stellt Funktionen bereit, um Schwachstellen zu minimieren.
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Hier einige Beispiele:
- Wrike verfügt über ein ausführliches Sicherheitsdokument, das den umfassenden Ansatz zum Thema Sicherheit beschreibt – angefangen von der Server-Sicherheit bis hin zum Umgang des Personals mit sensiblen Daten.
- Asana wirbt damit, dass über 100.000 der innovativsten Unternehmen der Welt ihnen vertrauen, wenn es um die Sicherheit ihrer Daten geht. Auf deren Trust-Seite wird im Detail erläutert, wie Datenschutzkontrollen und Data Governance funktionieren, außerdem erhältst du einen umfassenden Überblick über Sicherheitspraktiken und -funktionen.
- ClickUp, das in den letzten Jahren immer populärer wurde, hat ebenfalls eine eigene Seite, die die Sicherheitsrichtlinien im Detail aufzeigt. Wenn du ein anderes PM-Tool nutzt, ist es ratsam, zu prüfen, ob eine aktuelle Security-Seite vorhanden ist – so verstehst du, wie sicher deine Daten sind und ob du die geltenden Datenschutzgesetze einhältst.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist deine eigene Netzwerksicherheit. Diese wirkt sich ebenfalls darauf aus, wie sicher deine Software tatsächlich ist – zusätzlich zu den Sicherheitsfunktionen der gewählten Software.
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Accelo
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Celoxis
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Welche Sicherheitsfunktionen bietet Projektmanagement-Software?
Wenn du Projektmanagement-Software bewertest, recherchiere die Sicherheitsstandards des Unternehmens, welche Sicherheitsfunktionen dir zur Verfügung stehen und ob die Funktionen und Praktiken des Tools deinen Anforderungen entsprechen.
Typischerweise findest du folgende Sicherheitsfunktionen in Projektmanagement-Software:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung: Dieses Sicherheits-Tool verlangt von Nutzern, sich mit ihrem Passwort und einer zusätzlichen Authentifizierung anzumelden, beispielsweise durch einen an eine angegebene E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gesendeten Code oder per Authenticator-App. Es gibt auch Tools mit Multi-Faktor-Authentifizierung.
- Single Sign-On (SSO): Größere Unternehmen oder Organisationen suchen oft nach Projektmanagement-Software mit Single-Sign-On-Funktionalität. Das bedeutet, Nutzer melden sich mit demselben Benutzernamen und Passwort an, wie für ihre Firmen-E-Mail oder andere Anwendungen.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Dies ermöglicht die Zugriffskontrolle basierend auf der Rolle des Benutzers im System. Der Zugriff auf Projektpläne und Daten wird auf das beschränkt, wofür der Nutzer eine Berechtigung hat. Versucht ein Anwender, auf ein Projekt zuzugreifen, für das keine Berechtigung vorliegt, erhält er eine entsprechende Fehlermeldung. Diese Form der rollenbasierten Zugriffskontrolle zu implementieren, kann Zeit und Aufmerksamkeit erfordern, lohnt sich aber für das beruhigende Gefühl der Sicherheit.
- Datenschutzrichtlinie: Eine solide, regelmäßig aktualisierte Datenschutzrichtlinie, die den sich ändernden Best Practices und Gesetzen entspricht, ist immer sinnvoll. Von der DSGVO in Europa bis hin zu sich weiterentwickelnden Landesgesetzen – deine Projektmanagement-Software sollte auf dem Laufenden bleiben und die Einhaltung sicherstellen.
Während es in jeder Branche wichtig ist, sensible Daten (sowie Kundendaten) sicher und vertraulich zu behandeln, sollte dies in regulierten Bereichen wie Gesundheitswesen, Pharma, Finanzen oder Versicherungen ganz besonders im Fokus stehen.
3 Experten-Tipps, um Daten in Projektmanagement-Software sicher zu halten
Das Verständnis der verschiedenen Arten von Projektmanagement-Lösungen kann dir helfen, diejenige zu wählen, die deinen Sicherheitsanforderungen entspricht.
Neben der Nutzung der von Projektmanagement-Software angebotenen Sicherheitsfunktionen solltest du folgende Maßnahmen in deine Abläufe oder Prozesse einbinden, um die Sicherheit deiner Projektdaten bestmöglich zu gewährleisten und zusätzliche Schwachstellen zu vermeiden.
1. Mitarbeitende entfernen, wenn sie das Unternehmen verlassen
Dieser Tipp erscheint zwar offensichtlich, aber ich kann gar nicht sagen, wie oft genau dieser Schritt übersprungen wird. Nur aktuelle Mitglieder des Projektteams sollten Zugang zum Projektmanagement-Tool haben.
Allein das Entziehen des E-Mail-Zugangs bei Verlassen des Unternehmens reicht möglicherweise nicht aus. Wenn ehemalige Mitarbeitende oder Auftragnehmende ihr Passwort kennen und noch Zugriff auf die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse haben, die sie für die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet haben, können sie weiterhin Zugang zu Ihrem Projektmanagement-Tool und den dort gespeicherten Daten haben.
Als Auftragnehmer:in prüfe ich regelmäßig meinen Zugang zu den Arbeitsbereichen meiner Kunden und kann bestätigen, dass einige meiner Kunden meinen Zugang nach Projektende nicht entziehen. Falls angebracht, bitte ich darum, meinen Zugang zu widerrufen.
2. Vermeiden Sie, Kunden direkten Zugriff zu geben
Je weniger Personen Zugriff auf Ihre Software haben, desto sicherer ist sie. Ziehen Sie die Nutzung von Projektmanagement-Software in Betracht, die eine Nur-Lese-Ansicht oder andere rollenbasierte Zugriffssteuerungen für Kunden oder externe Stakeholder bietet. So benötigen diese kein eigenes Login, oder falls doch, können sie nur die für ihre Rolle relevanten Projektpläne und Informationen sehen.
Dadurch kann das Team effizienter arbeiten, ohne dass Kunden im Projektplan „herumstöbern“, und Kunden können trotzdem nachvollziehen, wie das Projekt voranschreitet und was als Nächstes ansteht.
3. Ziehen Sie Passwortschutz für Daten oder Projektergebnisse in Betracht
Im Verlauf eines Projekts erhalten Sie und Ihr Team möglicherweise Zugriff auf vertrauliche Informationen, die besonders geschützt werden sollten.
Um diese Informationen effizient und sicher mit dem gesamten Projektteam zu teilen, können Sie sie stattdessen an eine Aufgabe in Ihrem Projektmanagement-System anhängen, statt sie per E-Mail zu versenden. Zum Schutz dieser Kundendaten oder ihrer eigenen vertraulichen Arbeitsergebnisse empfiehlt sich der Einsatz eines Tools mit Funktionen für Passwortschutz.
So können Sie den Zugriff nur auf die gewünschte Zielgruppe einschränken.
Profi-Tipp: Rüsten Sie Ihre Tools auf! Unternehmensweite Projektmanagement-Systeme bieten verbesserte Sicherheitsfunktionen, die sicherstellen, dass sensible Projektdaten vor unbefugtem Zugriff und potenziellen Sicherheitsverletzungen geschützt sind.
Erhalten Sie weitere Einblicke zu Projektmanagement-Software
Die weltweite Marktgröße für Projektmanagement-Tools wächst, getrieben durch die steigende Nachfrage nach effizienten und sicheren Instrumenten für die Projektabwicklung.
Von Datensicherheit bis hin zu besserer Projektplanung und -steuerung steht Ihnen die Community des Digital Project Manager als Ressource zur Verfügung. Ganz gleich, welche Fragen Sie haben oder in welche Richtung Sie Ihre Karriere weiterentwickeln möchten – der Beitritt zur DPM-Mitgliedschaft hilft Ihnen, Ihr Ziel zu erreichen.
