So führen Sie einen internen Projekt-Kickoff durch + Agenda-Vorlage
Wir Projektmanager sind alle äußerst motiviert. Es liegt in unserer Natur. Wir lieben es, Dinge anzustoßen und Ergebnisse zu sehen. Doch wenn es darum geht, ein Projekt mit einem Kunden zu starten, ist es wichtig, nicht vorschnell zu handeln, sondern sich vorher in einem internen Projekt-Kickoff-Meeting richtig vorzubereiten.
Interne Projekt-Kickoffs sind ein entscheidender Bestandteil des gesamten Projekt-Kickoff-Prozesses. In Hinblick auf die Reihenfolge der Abläufe sollten interne Kickoffs immer vor jedem Kunden-Kickoff oder Pre-Kickoff stattfinden.
Mit einem informierten Team und einem durchdachten Plan in ein Kunden-Kickoff-Meeting zu gehen, hilft dabei, das Beste aus der Besprechung herauszuholen – so lernt man möglichst viel und kann wichtige Projektentscheidungen treffen, ohne wertvolle Stunden, Budget und persönliche Termine mit dem Kunden zu verschwenden.
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In diesem Artikel schlagen wir eine Best-Practice-Agenda für das interne Projekt-Kickoff-Meeting vor und beleuchten, wie wir sicherstellen können, dass unsere Projekte und Projektmanagement-Aktivitäten von Beginn an die besten Erfolgsaussichten haben.
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Die Bedeutung von internen Kickoffs
Projektmanager sollten interne Kickoffs mit der gleichen Aufmerksamkeit behandeln wie einen Kunden-Kickoff. Das interne Projekt-Kickoff ist nicht nur ein Vorläufer für das erste Treffen mit dem Kunden – es ist ein Grundpfeiler und gibt Ton, Stil und Vision für den gesamten Projektlebenszyklus vor. Es ist eine Gelegenheit, das Projektteam zu informieren, Zusammenhalt und Beziehungen zu entwickeln, Erwartungen zu setzen und sicherzustellen, dass alle ein klares Verständnis für das Projekt haben, damit wir uns beim Kunden nicht blamieren.
Wenn wir nicht aufpassen, verkommen interne Kickoff-Meetings oft zu einem schnell geführten Fünf-Minuten-Gespräch auf dem Flur, fünf Minuten vor dem eigentlichen Kunden-Kickoff. Interne Projekt-Kickoffs sind anspruchsvoll und oft scheint es so, als ob viele Leute diese Termine auslassen möchten. Aber wenn wir hier alles richtig machen und ein Projekt von Anfang an sauber aufsetzen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass das gesamte Projekt erfolgreich wird, deutlich höher.
Wenn wir es nicht richtig angehen oder übereilt starten – sei es aus Ungeduld des Kunden oder intern – finden wir uns leicht in einem Meeting wieder, das durch ein uninspiriertes Vorstellen am runden Tisch, langweilige Kennenlernspiele und ziellose Gespräche gekennzeichnet ist, die bestenfalls etwas Klarheit bezüglich der Projektziele und Ausrichtung bringen – und schlimmstenfalls dafür sorgen, dass ein neues Projekt noch vor dem eigentlichen Start wieder abgebrochen wird.
Wie du dein internes Projekt-Kickoff planst
Mit einem gut informierten Team und einem durchdachten Projektplan in ein Kickoff-Meeting zu starten, ist entscheidend, um das meiste aus dem Austausch mit dem Kunden und anderen Projektbeteiligten herauszuholen. Für das Team ist es wichtig, vorab so viel wie möglich über den Kunden und das Projekt zu wissen, damit im Kundentermin keine unnötigen Fragen gestellt werden!
Ebenso ist es wichtig, dass das Team gemeinsam einen soliden Plan entwickelt, der beim Kunden Vertrauen schafft, und dass wesentliche Projektentscheidungen bereits im Vorfeld getroffen werden. So werden kostbare Stunden, Budget und vor allem direkter Kundenaustausch nicht durch teaminterne Debatten verschwendet, während der Kunde zuschaut (und zunehmend den Eindruck bekommt, die Agentur weiß nicht wirklich, was sie tut).
Wenn die Teammitglieder aktiv an der Entwicklung des offiziellen Projektplans beteiligt werden, trägt das zudem zu Verantwortungsbewusstsein und Verbindlichkeit bei. Als Projektleiter solltest du das Team anleiten und darauf achten, dass der gemeinsam entwickelte Plan weiterhin zu den im Statement of Work definierten Leistungen, den Kundenerwartungen und der geplanten Projektvorgehensweise passt.
Wie du dich auf das interne Projekt-Kickoff-Meeting vorbereitest
Bevor du mit deinem Team zusammenkommst, solltest du einige Dinge parat haben. Nimm dir Zeit, alle relevanten Informationen zu sammeln, so viel wie möglich über den Kunden und das Projekt herauszufinden und alle weiteren benötigten Details zusammenzutragen.
Fasse alles in einer Form zusammen, die das Team leicht aufnehmen kann, und notiere alles, was dir noch fehlt oder welche offenen Fragen du später noch klären musst.
Hier eine (nicht vollständige) Liste von Dingen, die du vorbereiten solltest:
- Interne Teammitglieder — Namen, Rollen und weitere Informationen
- Projektsponsoren und Mitglieder des Kunden-Teams — Namen, Rollen und alle weiteren relevanten Details
- Projekttyp und Methodik
- Bevorzugte Vorgehensweise des Kunden
- Projektzweck und Ziele
- Projektumfang — was ist enthalten und was nicht
- Interne Kommunikation und Zusammenarbeit — Erwartungen des Kunden und interne Erwartungen
- Kundeneinführungs-Meeting — Agenda, Ziele, Besprechungspunkte
- Nächste Schritte
Das interne Projekt-Kickoff-Meeting (auch Team-Kickoff-Meeting genannt)
Sobald Sie Ihre Vorbereitungen abgeschlossen haben, müssen Sie eine Agenda für das interne Projekt-Kickoff-Meeting erstellen und Ihr Team zu dem Meeting einladen. Wir haben für Sie eine Vorlage für die Agenda des internen Kickoff-Meetings erstellt sowie ein Muster, damit Sie sehen können, wie es funktioniert.
Vergessen Sie nicht, die Tipps von Sarah Sime zur Durchführung eines internen Kickoffs hier zu lesen!
Vorlage und Beispiel für eine Agenda des internen Kickoff-Meetings
Laden Sie unsere Agendavorlage und das Beispiel für interne Kickoff-Meetings herunter und befolgen Sie die Tipps und Erklärungen unten, um das beste Ergebnis zu erzielen. Passen Sie die Agenda an die individuellen Bedürfnisse Ihres Projekts an.
Durchlauf der Agenda für das interne Projekt-Kickoff
Die grundlegenden Informationen finden Sie in der Musteragenda und Vorlage für das interne Projekt-Kickoff (siehe oben!). Hier gibt es jedoch eine detaillierte Erläuterung der Punkte und was sie bedeuten. Jedes Projekt ist einzigartig, aber es gibt einen Mehrwert darin, einige dieser Grundlagen abzudecken, damit unser Team auf dem gleichen Stand ist:
1. Vorstellung — Lernen Sie Ihre neuen besten Kolleg:innen kennen (15 Min.)
Beginnen Sie das Meeting, indem Sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, sich gegenseitig kennenzulernen. Egal, ob Ihr Team aus Subunternehmern, Freiberuflern oder Agenturmitarbeitern besteht, die bereits bei früheren Projekten zusammengearbeitet haben – durch einen Eisbrecher oder etwas Smalltalk können sich die Teammitglieder besser kennenlernen (sofern sie sich nicht schon kennen) und positive Beziehungen aufbauen, die die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit während des gesamten Projekts legen.
Bitten Sie die Teammitglieder, sich selbst, ihre Rolle und ihren Hintergrund vorzustellen und eine interessante Tatsache oder Anekdote über sich zu erzählen.
2. Kunde — Wie ist der Hintergrund? (5 Min.)
Geben Sie einen Überblick, damit alle verstehen, in welchem Umfeld das Projekt stattfindet. Teilen sorgt für Verständnis, also behalten Sie keine Logins oder Dokumentationen für sich. Geben Sie alles, was Sie wissen, an das Team weiter, damit es sich auf den neuesten Stand bringen und mit allen relevanten Informationen ausgestattet ist.
Um den Ablauf im Meeting zu sichern, lohnt es sich, Fragen und Antworten gegebenenfalls bis zum Ende zu verschieben. Andernfalls kann dieser Abschnitt des Meetings unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen.
Erklären Sie, wie Sie zu dem Projekt gekommen sind – war es eine Direktvergabe durch einen bestehenden Kunden, handelt es sich um einen ganz neuen Kunden oder ist es ein Bekannter des CEOs? Erläutern Sie, was Sie bisher mit diesem oder anderen Kunden bei ähnlichen Projekten gemacht haben, und helfen Sie dem Team zu verstehen, mit wem es zusammenarbeitet.
Wir alle wissen, dass es Kund:innen in allen möglichen Ausprägungen gibt. Für unsere Teams erscheinen sie aber oft als diejenigen, die immer schlechte Entscheidungen treffen. Versuchen Sie, die Kund:innen in einem positiven Licht darzustellen. Damit es nicht zu unangenehmen Missverständnissen kommt, erklären Sie typische Eigenschaften der Kundschaft. Lassen Sie das Team wissen, wer sie sind (intern/extern), was wir über sie wissen, an welchen Projekten sie gearbeitet haben und wie sie gerne zusammenarbeiten.
3. Projekt — Warum machen wir das? (5 Min.)
Um das Projekt für Ihr Team besser einzuordnen, sollten Sie erklären, warum das Projekt überhaupt durchgeführt wird. Geben Sie die Beweggründe der Kundschaft für die Initiierung des Projekts weiter und sorgen Sie für Klarheit darüber, wie Erfolg oder Misserfolg definiert werden.
Und aus Sicht der Kundenerfahrung: Stoßen Sie eine Diskussion im Team darüber an, wie dieses Projekt das Leben von Kund:innen oder Bürger:innen verbessert und deren Bedürfnisse erfüllt.
Von Anfang an sollte die Maximierung eines positiven Kundenerlebnisses im Mittelpunkt Ihrer Projektarbeit stehen. Entwerfen Sie eine Vision, warum das Team sich für das Projekt engagieren sollte, und helfen Sie allen zu verstehen, dass das, was sie tun, zu etwas Wertvollem beiträgt.
Schließlich sollten Sie aus Agenturperspektive klar kommunizieren, wie ein erfolgreiches Projekt aussieht – und zwar nicht nur dadurch, dass es termingerecht, im Budget und im vereinbarten Umfang abgeliefert wird. Wie wird Ihre Agentur durch die Durchführung dieses Projekts wachsen – werden Sie eine neue Fähigkeit oder Kompetenz mit einer neuen Technologie entwickeln?
4. Umfang — was machen wir? (20 Min)
Sobald der Projekt-Hintergrund geklärt ist, ist es an der Zeit, mit dem Team in die Umfangs-Details einzusteigen. Normalerweise bedeutet das, den Projektzeitplan, die Schätzung, das Project Charter und das SoW (Statement of Work) durchzugehen, damit jeder den Ablauf des Projekts, die Aktivitäten und die Ergebnisse oder Liefergegenstände versteht. Ohne alle zu langweilen, helfen Sie ihnen, die Besonderheiten des Projekts zu verstehen, damit das gesamte Team von Beginn an über die Restriktionen Bescheid weiß.
Dies ist ein guter Zeitpunkt, um das RAID-Protokoll (Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten) zu starten. Es gibt nichts Besseres als eine SoW-Überprüfung, um das Team dazu zu bringen, über potenzielle Probleme zu sprechen. Je früher Sie davon wissen, desto besser.
Wenn jemand das schon einmal probiert und dabei versagt hat, woran lag es? Und wie können Sie das Risiko minimieren? Das Insiderwissen und die einzigartige Erfahrung Ihres Teams mit ähnlichen Projekten zu kennen, hilft dabei, eine offene Kultur zu schaffen und Überraschungen auf ein Minimum zu reduzieren.
5. Vorgehen — wie setzen wir das um? (20 Min)
Die Überprüfung des SoW sowie der vorgeschlagenen Aktivitäten und Ergebnisse ist eine hervorragende Gelegenheit, um mögliche Prozessänderungen oder neue Ansätze, die das Team ausprobieren möchte, zu besprechen. Denken Sie daran, dass neu nicht immer besser ist und Bewährtes oft am besten funktioniert. Vermitteln Sie eine klare Vision und vermeiden Sie eine wilde Jagd an die Spitze von technischen oder prozessualen Abenteuern.
Gehen Sie davon aus, dass das SoW bereits genehmigt wurde. Denken Sie daran: Wenn Sie das Vorgehen verändern, müssen Sie sicherstellen, dass Sie trotzdem die Projektziele des Kunden (und der Agentur) erfüllen und das liefern, was Sie versprochen haben. Es geht nicht nur darum, den eigenen Aufwand zu optimieren.
Trotzdem sollte die Teameigentümerschaft am Projekt gefördert werden. Damit das Projekt ein Erfolg wird, muss sich das Team als Eigentümer des Projekts fühlen. Wenn Sie dem Team Raum geben, Ideen vorzuschlagen, Ihren Plan zu hinterfragen und bessere Lösungswege zu finden, erhalten Sie schließlich einen robusteren Ansatz und ein deutlich engagierteres Team.
6. Rollen — wer macht was? (5 Min)
Nachdem das Team Gelegenheit hatte, das Projekt und den Kontext zu verstehen, in den es hineinpasst, empfiehlt es sich, die Rollen und Verantwortlichkeiten im Team zu klären. Es kann hilfreich sein, wenn Sie die Rollen auf das SoW zurückführen und die jeweiligen Liefergegenstände, deren Existenzgrund und die nötigen Schritte zu deren Umsetzung erläutern.
Hilfreich ist es, eine RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted und Informed) anhand des SoW für die Liefergegenstände und das Team zu erstellen. Die RACI-Matrix hilft, Unsicherheiten hinsichtlich der Verantwortlichkeiten zu minimieren und verschafft dem Team mehr Klarheit hinsichtlich der Zuständigkeiten.
7. Zusammenarbeit — wie arbeiten wir zusammen? (5 Min)
Wenn Sie ein Team zusammenstellen, das in dieser Konstellation noch nie gemeinsam gearbeitet hat, gibt es unterschiedliche Wissensstände zu:
- Wie das Team zusammenarbeiten soll
- Wie die Zusammenarbeit organisiert werden soll
- Wie die Kommunikation ablaufen soll
- Wann das Team sich trifft
- Welche Tools verwendet werden sollen
- Welche Systeme zum Teilen von Liefergegenständen oder zur Darstellung von Aufgaben oder Tickets genutzt werden
Unsere Rolle als PMs ist es, alles einfach zu machen, Sicherheit zu vermitteln und das Team für die Zusammenarbeit am Projekt zu begeistern.
Oft gibt es keine festen Regeln für diese Aspekte, aber es ist hilfreich, dem Team so viel Selbstständigkeit wie möglich einzuräumen, um die Akzeptanz zu steigern. Sie möchten, dass das Team sich als Manager des Projekts versteht und gemeinsam Ziele für die Zusammenarbeit definiert, damit jeder im Verlauf des Projekts Verantwortung übernimmt.
Definieren Sie Ihre Erwartungen und lassen Sie das Team gemeinsam festlegen, wie sie diese umsetzen werden. Indem Sie die Zusammenarbeit und die konkreten Abläufe klarstellen und gemeinsam vereinbaren, helfen Sie Ihrem Team, die Erwartungen an das, was akzeptabel ist und was nicht, richtig zu steuern.
8. Kickoff — Was steht auf der Agenda für das Kunden-Kickoff? (5 Min)
Als Projektmanager sollten Sie bereits einen Plan für das Kunden-Kickoff-Meeting haben – Ziel der Besprechung mit Ihrem Team ist es, sie einzubinden und den nächsten Schritten einen passenden Kontext und Dringlichkeit zu geben.
Gehen Sie nach Möglichkeit über die üblichen Diskussionsthemen auf der Kickoff-Agenda hinaus und sprechen Sie über nützliche Übungen, die Sie im Rahmen des Kunden-Kickoff-Meetings durchführen können, um frühzeitig Einblicke zu gewinnen oder dem Projekt einen energiereichen Start zu verschaffen.
Eine gemeinsam mit Ihrem Team abgestimmte Agenda hilft, den Fokus zu schärfen und liefert wertvollen Kontext für erforderliche Vorarbeiten. Die Planung des Meetings ist auch eine gute Gelegenheit, die zuvor besprochenen Maßnahmen und Entscheidungen bezüglich Projektrahmen, Vorgehen, Rollen und Zusammenarbeit noch einmal zu überprüfen und zu planen, wie Sie diese mit dem Kunden teilen.
Gehen Sie noch einen Schritt weiter und vereinbaren Sie ein weiteres Planungstreffen, um zu proben, was gesagt wird, wer was präsentiert und welche Folien gezeigt werden, sowie um etwaige Aktivitäten gemeinsam zu üben. Sie werden überrascht sein, wie effektiv Sie Agenda und Meeting-Inhalte durch eine gute Generalprobe noch verfeinern können.
Dieser zusätzliche Schritt hilft Ihrem Team, sich wohler zu fühlen, gibt Ihnen die Möglichkeit, klar zu kommunizieren, was Sie vor dem Kunden erwarten, und ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, optimal abzuliefern.
9. Ausblick — Wie halten wir die Dynamik aufrecht? (5 Min)
Gerade zu Beginn eines Projekts besteht die Versuchung, die Sache erst einmal locker anzugehen – oft weiß niemand so genau, was eigentlich los ist, und manchmal werden Sie sogar als Projektmanager zuletzt mit ins Boot geholt. Doch wie Sie die ersten Meetings und Kontakte gestalten, ist entscheidend und gibt den Ton für den weiteren Projektverlauf vor.
Um die Dynamik aufrechtzuerhalten, sollten die nächsten Schritte sehr klar kommuniziert werden. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was er als Nächstes zu tun hat, wann diese Aufgaben zu erledigen sind und wann wichtige Meilensteine anstehen.
Jetzt ist es Zeit, entschlossen voranzugehen! Sie müssen eindeutig darlegen, was nötig ist, damit das Kunden-Kickoff ein Erfolg wird. Führen Sie Ihr Team dann rückwärts von diesem Ziel aus durch die notwendigen Schritte.
10. Q&A — Was haben wir noch nicht erzählt? (5 Min)
Führen Sie zum Abschluss eine Q&A-Runde mit Ihrem Team durch, nachdem Sie alles Weitere besprochen haben. So haben alle die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen und Unklarheiten auszuräumen – oft kommen dabei Dinge zur Sprache, die Sie selbst noch nicht bedacht oder noch nicht mit dem Kunden besprochen haben.
Wie geht es weiter?
Wir alle wünschen uns großartige Kickoff-Meetings, aber bereiten wir gemeinsam mit unseren Kunden auch wirklich den Boden für ein besseres Kickoff-Meeting vor? Projekte können schon während des Projekt-Kickoffs aus dem Ruder laufen – eigentlich sollten wir da noch mitten in der Honeymoon-Phase sein!
Es gibt eine einfache Möglichkeit, die Erfolgsaussichten Ihres Projekt-Kickoffs zu verbessern, die Kundentermine effektiv zu gestalten und eine positive Dynamik für den Projektstart zu setzen: Organisieren Sie ein gemeinsames Mittagessen oder Vorab-Kickoff, bevor das eigentliche Kickoff-Meeting stattfindet.
Treffen Sie sich vor dem offiziellen Kickoff-Meeting mit dem Kunden, essen Sie gemeinsam, unterhalten Sie sich locker und klären Sie dabei die heiklen Details, die häufig im weiteren Verlauf Schwierigkeiten bereiten könnten.
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