Top 11 Herausforderungen im Projektmanagement: So überwinden Sie sie

In diesem Artikel finden Sie Verweise auf eine kürzlich durchgeführte Umfrage aus dem Jahr 2020, in der die Befragten angaben, was damals ihre größte Herausforderung war. Nicht alle hier behandelten Herausforderungen waren Teil dieser Umfrage.

1. Konflikte innerhalb des Projektteams

Konflikte im Projektteam können, wie einige Befragte unserer Umfrage angaben, durch toxisches Arbeitsklima oder aufeinanderprallende Persönlichkeiten entstehen sowie durch einen Mangel an Verantwortlichkeit im Team, was außerdem Zusammenarbeit und Teamwork erschwert.

Wenn Teams unter schlechter Kommunikation oder Missverständnissen leiden und nicht auf dem notwendigen Niveau zusammenarbeiten, kann dies zu einem Projektmisserfolg führen.

Nach Angaben des Harvard Business Review werden 39 % der Konflikte durch Kommunikationsunterschiede verursacht und 22 % durch unklare Erwartungen.

Effektive Kommunikation und die Definition von Erwartungen sind zwei Schlüsselaspekte, für die Projektmanager verantwortlich sind. Damit können sie das Risiko von Konflikten bereits im Vorfeld verringern (neben dem Einsatz von Strategien zur Konfliktlösung, falls es doch dazu kommt).

So meistern Sie diese Herausforderung

• Erhalten Sie gezieltes Training in Projektführung und Konfliktlösungstechniken, die Ihnen Werkzeuge zum Umgang mit Konflikten und anderen schwierigen Situationen an die Hand geben. 
• Schaffen Sie eine klare Hierarchie, SMART-Projektziele und Projektvorgaben, sowie ein System der Verantwortlichkeit. Führen Sie regelmäßige Abstimmungen mit Teammitgliedern durch und nehmen Sie diese in die Pflicht, was Fristen und Qualitätsstandards betrifft.
• Wenden Sie bewährte Maßnahmen zur Steigerung psychologischer Sicherheit an. So fühlen Teammitglieder sich gehört und respektiert, was zur Konfliktvermeidung beiträgt.

2. Begrenzte Ressourcenverfügbarkeit

Projektmanager haben Schwierigkeiten, Ressourcen ihren Projekten zuzuweisen, insbesondere wenn Projekte parallel laufen und Teams zwischen konkurrierenden Prioritäten aufgeteilt sind.

Kommentar
von u/beachbabe74 aus der Diskussion Was ist Ihre größte Herausforderung, der Sie sich derzeit stellen?
auf projectmanagement

Ein Teil dessen lässt sich mit einer ordentlichen Projektplanungsphase lösen, hängt aber auch stark vom Projektbudget ab. Projekte mit kleinerem Budget verfügen oft über weniger feste Ressourcen, obwohl der Arbeitsumfang eigentlich nach mehr verlangt.

So meistern Sie diese Herausforderung

• Machen Sie sich mit zentralen Methoden des Ressourcenmanagements vertraut, wie Ressourcenausgleich und Ressourcenglättung. Beide helfen dabei, Arbeitslasten im Team auszugleichen, aber verwenden Sie insbesondere Ressourcenglättung, wenn es eine nicht verschiebbare Deadline gibt. 
• Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten in der Ressourcenprognose. Je früher im Voraus Sie wissen, welche Ressourcen Sie benötigen, desto eher können Sie diese buchen und sicherstellen, dass Ihr Team komplett ist. 
• Nutzen Sie Software für Ressourcenmanagement. Damit lassen sich Aufgaben am einfachsten umverteilen, die Kapazitäten des Teams überwachen und der tatsächliche Ressourcenbedarf schätzen.

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3. Fehlende Ausbildung oder Projektmanagement-Kompetenz

Projektmanager werden oft ohne formale Ausbildung (obwohl diese meist später erfolgt) oder die nötigen Projektmanagement-Fähigkeiten, technischen Fähigkeiten oder das Softskill-Set, das sie für den Erfolg brauchen würden, in die Rolle geworfen.

Mehrere Befragte in unserer Umfrage gaben an, dass mangelndes Selbstvertrauen ihre größte Herausforderung sei, und drei Antworten nannten insbesondere, dass sie neu im Projektmanagement seien. Ein Teilnehmer schrieb, er habe „Schwierigkeiten, [seine] Fähigkeiten vom grundlegenden Managen auf das Managen kleiner Projekte auszubauen.“

Wie Sie es überwinden

• Üben Sie, flexibel zu bleiben – egal um welchen Typ oder Umfang es sich beim digitalen Projekt handelt, das Sie verwalten. Passen Sie sich schnell an neue Situationen an und lernen Sie aus Ihren Fehlern. 
• Nehmen Sie sich Zeit für persönliche Weiterbildung und Projektmanagement-Weiterbildungen. Treten Sie Community-Gruppen bei und vernetzen Sie sich mit Ihren Kollegen. Unsere Slack-Community (Teil der DPM-Mitgliedschaft) ist ein großartiger Ort, um ins Gespräch zu kommen.
• Nehmen Sie an unserem Kurs „Mastering Digital Project Management“ teil, jetzt im Rahmen der DPM-Mitgliedschaft verfügbar. Der Kurs behandelt den gesamten Projektlebenszyklus sowie wichtige Methoden wie agiles Projektmanagement und Wasserfall sowie Taktiken zur erfolgreichen Projektumsetzung.

4. Fehlende klare Prozesse

Viele Umfrageteilnehmende nannten Prozesse – sei es spezifische Projektprozesse oder Unternehmensprozesse – als ihre größte Projektmanagement-Herausforderung. Mehrere antworteten, dass in ihrer Organisation Arbeitsabläufe fehlen und dass es den Projektmanagern überlassen bleibt, diese zu erstellen und umzusetzen.

Andere waren frustriert, weil etablierte Prozesse nicht eingehalten wurden.

Kommentar
von u/wookiedaywalker aus der Diskussion
in projectmanagement

Wie Sie es überwinden

• Nutzen Sie Vorlagen bei der Erstellung von Prozessdokumenten. Das spart Zeit und minimiert Verwirrung, da Sie einfach eine vorhandene Prozessvorlage anpassen können, statt jedes Mal von vorne zu beginnen. Sie können Vorlagen aus Ihren bestehenden Dokumenten erstellen oder auf zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Vorlagen zurückgreifen, die den Einstieg erleichtern. 
• Führen Sie eine Ursachenanalyse durch. Bevor Sie direkt Lösungen entwickeln, sollten Sie mit einer Ursachenanalyse herausfinden, warum Prozesse übersprungen werden oder nicht funktionieren. Das kann auf Lücken in der Schulung, unklare Verantwortlichkeiten oder ungeeignete Tools hinweisen.
• Stellen Sie einen Change Management-Ausschuss zusammen, der neue Prozesse und Veränderungen bestehender Prozesse begleitet. Binden Sie dazu Mitarbeiter verschiedener Abteilungen ein, sodass alle ihre Meinung einbringen und für den neuen Prozess gewonnen werden können.

5. Im Projektumfang bleiben

Mehrere Teilnehmende gaben an, dass der Projektumfang ihre größte Herausforderung sei – insbesondere, im geplanten Rahmen zu bleiben, Scope Creep zu vermeiden und kurzfristige Änderungswünsche im Griff zu behalten. Scope Creep kommt meist von Kundenseite („Ich hatte gehofft, dass ...“, „Nur noch eine Idee ...“), kann aber auch von Teammitgliedern ausgehen, die besonders beeindrucken wollen. 

Eine Antwort hob hervor, wie Änderungen am Umfang einen Dominoeffekt haben können und dass daraus folgendes Stakeholder Management nötig wird, sobald sich dadurch Zeitplan oder Budget des Projekts ändern.

Wie Sie es überwinden

• Verweisen Sie immer wieder auf das Statement of Work und/oder die Projektumfangsbeschreibung. Wenn der Kunde etwas verlangt, das nicht in diesen Dokumenten festgehalten ist, verweisen Sie ihn darauf und bitten ihn, diese nochmals anzuschauen. 
• Führen Sie einen Prozess für Änderungsanträge ein. Wenn ein Kunde eine Funktion möchte, die ursprünglich nicht vorgesehen war, füllen Sie z. B. einen Änderungsantrag aus, der die Auswirkungen auf Budget, Zeitplan und Ressourcen des Projekts darstellt. Der Kunde kann dann entscheiden, ob er die Änderung wirklich möchte – wenn ja, passen Sie nach Freigabe den Projektzeitplan oder das Budget entsprechend an.

6. Fehlende Transparenz über den Projektfortschritt

Projektmanager beklagen sich häufig darüber, dass sie erst viel zu spät über Projektverzögerungen oder Probleme informiert werden und außerdem keinen Einblick darüber haben, wie viel Arbeit im Verhältnis zu verbrauchtem Budget und Zeit bereits erledigt wurde. 

Ganz zu schweigen davon, dass das Nachverfolgen dieser Informationen ohne eine geeignete Berichtslösung enorm zeitaufwendig ist: 

Kommentar
von aus der Diskussion
inProjektmanagement

Wie Sie das Problem überwinden

• Projektmanagement-Software verwenden. Damit können Dashboards erstellt werden, um Kennzahlen wie den bisher verwendeten Budgetanteil, die Auslastung der einzelnen Ressourcen und den Fortschritt einer Aufgabe oder eines Meilensteins zu messen. Außerdem sehen Sie, an welchen anderen Projekten Ihre Teammitglieder gerade arbeiten, sodass Sie Prioritäten beurteilen und nach Bedarf anpassen können. 
• Ermitteln Sie den Earned Value. Dies ist eine Kennzahl, die dem Projektfortschritt einen Dollarwert zuweist, sodass Sie den Zeitaufwand direkt mit dem verbrauchten Budget vergleichen können. 
• Tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihren Teammitgliedern aus. Führen Sie regelmäßige Einzelgespräche, um einen vollständigen Überblick über die Arbeitsbelastung, etwaige Hindernisse oder Herausforderungen sowie Verbesserungsmöglichkeiten im Support zu erhalten. 

7. Führung von Menschen, die nicht direkt an Sie berichten

Projektmanager sind häufig nicht die direkten Vorgesetzten der Teammitglieder, die an ihren Projekten mitarbeiten.

Sie haben nicht unbedingt Einfluss auf deren Terminplanung, Arbeitszeiten, den Arbeitsprozess oder darauf, wie sie arbeiten. Das kann zu Konflikten zwischen Projektmanager und Team, zwischen Projektmanagern und anderen Managern oder zwischen verschiedenen Teammitgliedern führen. 

Wie Sie das Problem überwinden

• Bauen Sie ein gutes Verhältnis zu Ihren Teammitgliedern auf, damit sie mit Anliegen zu ihrer Arbeitsbelastung auf Sie zukommen können. Wenn Sie jemanden als Mensch kennenlernen, wird es leichter, auch schwierige Gespräche zu führen. 
• Richten Sie regelmäßige (wöchentliche, zweiwöchentliche, etc.) Meetings für alle Manager (Projektmanager und andere) ein, um Prioritäten und potenzielle Ressourcenkonflikte zu besprechen und die Abstimmung zu gewährleisten. So erhalten Teammitglieder keine widersprüchlichen Anweisungen von verschiedenen Personen, was zu Frustration und Verwirrung führen kann. 
• Stellen Sie offene Fragen an Ihre Teammitglieder zu deren Arbeitsbelastung oder Präferenzen und vermeiden Sie suggestive oder bevormundende Fragen.

8. Konkurrenzierende Prioritäten

Organisationen haben zahlreiche Projekte parallel laufen, und die dafür notwendigen Ressourcen sind, wie oben beschrieben, oft knapp. Die Teammitglieder sind häufig stark ausgelastet, was sich negativ auf die Moral und Motivation auswirken kann. Außerdem sind auch die Projektmanager selbst meist zwischen mehreren Projekten mit unterschiedlichen Prioritätsstufen hin- und hergerissen.

Das bringt es ziemlich gut auf den Punkt: 

Kommentar
von aus der Diskussion
inProjektmanagement

Wie Sie das Problem überwinden

• Setzen Sie Aufgabenmanagement-Software sowie Projektmanagement-Apps oder Tools ein. Diese helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten, woran Ihre Teammitglieder arbeiten und welche weiteren Projekte und Aufgaben ihnen zugewiesen wurden. 
• Erstellen Sie eine Priorisierungsmatrix und kategorisieren Sie Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit oder Dringlichkeit. Streichen Sie alles, was sowohl unwichtig als auch nicht dringend ist. 
• Lernen Sie, Aufgaben zu delegieren. Auch wenn Projektmanager für die Erledigung der Arbeit verantwortlich sind, müssen sie diese nicht unbedingt selbst erledigen. Beziehen Sie das Team in das Brainstorming zu Risikomanagementmaßnahmen oder Notfallplänen ein.

9. Genaue Schätzungen erhalten

Den Zeitaufwand für eine Aufgabe und damit das benötigte Budget zu schätzen, ist sowohl für Projektmanager als auch für Teammitglieder immer eine Herausforderung.

Projektmanager erledigen die Arbeit nicht selbst, und Teammitglieder zögern oft, sich auf eine bestimmte Zeitspanne festzulegen, besonders wenn sie nicht alle Informationen haben – was gelegentlich vorkommt.

Wie Sie das überwinden

• Nutzen Sie Schätztechniken wie Analog-, Parameter- oder Drei-Punkt-Schätzung. Die analoge Schätzung greift auf Daten aus früheren Projekten zurück, und die parametrische Schätzung nutzt spezifische Variablen ähnlicher Projekte, um sie auf die Parameter des aktuellen Projekts anzuwenden. Die Drei-Punkt-Schätzung nimmt den Durchschnitt aus dem Best-Case-, Worst-Case- und wahrscheinlichen Szenario.
• Nutzen Sie unsere Projekt-Schätzvorlage (verfügbar mit DPM-Mitgliedschaft). Greifen Sie auf unsere Vorlage und Checkliste zu, um sicherzustellen, dass Sie dem Kunden die genaueste Schätzung präsentieren. 

10. Fehlende Kommunikation

Wenn Teammitglieder nicht miteinander kommunizieren oder Projektbeteiligte nicht die nötigen Informationen oder Freigaben liefern, um das Projekt voranzutreiben, steigt das Risiko eines Projektmisserfolgs deutlich an.

Kommentar
vonu/wookiedaywalker aus der Diskussion
inProjektmanagement

Wie Sie das überwinden

• Erstellen Sie einen klaren Kommunikationsplan. Er legt fest, wie das Projektteam, der Projektmanager und die Stakeholder während des Projekts Informationen austauschen. Definieren Sie, welche Kanäle Sie nutzen und in welchem Intervall kommuniziert wird sowie wie oft Treffen zum Abgleich (in Präsenz oder telefonisch) stattfinden. 
• Führen Sie ein offizielles Projekt-Kickoff durch – ebenso wie ein Vorgespräch zwischen Ihnen und dem Kunden. Das stärkt das Vertrauensverhältnis und verbessert die Kommunikation im weiteren Projektverlauf. Gleichzeitig werden Erwartungen hinsichtlich der Art und Häufigkeit der Kommunikation festgelegt. 

11. Teams, die isoliert arbeiten

Wenn Teammitglieder in ihrer eigenen kleinen Welt arbeiten und Feedbackschleifen fehlen, leidet die Arbeitsqualität, Aufgaben werden doppelt ausgeführt und die Verantwortlichkeiten sind unklar.

Dies führt letztlich zu viel Frustration im Projektteam sowie bei Stakeholdern, senkt die Moral und Motivation und entfremdet das Team von der eigentlichen Arbeit. 

Wie Sie das überwinden

• Setzen Sie ein RACI-Diagramm ein. Damit wird klar, wer für welche Projektaufgaben und Ergebnisse verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert oder informiert ist. Füllen Sie das Diagramm gezielt aus, um isoliertes Arbeiten zu reduzieren und stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen im „Konsultiert“-Bereich Feedback geben.
• Schaffen Sie eine Feedbackschleife. Dazu gehört sowohl Feedback zur tatsächlichen Arbeit als auch zu Prozessen, Hürden und dem Gesamtverlauf des Projekts. Je mehr Sie Prozesse optimieren und Isolationsstrukturen aufbrechen, desto besser werden Team-Moral und Arbeitsqualität.

Wie geht es weiter?

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