Anforderungsermittlung: Vollständiger Leitfaden & Vorlage
Anforderungserhebung ist ein Prozess, der es ermöglicht, Erwartungen mit Stakeholdern festzulegen und zu steuern, Scope Creep zu verhindern und Unklarheiten darüber zu verringern, was Ihr Projekt tatsächlich liefert.
Je mehr Anforderungsdokumentation Sie besitzen, desto weniger Raum gibt es für Fehler und Annahmen. Die Prüfmechanismen fördern das gegenseitige Verständnis Ihres Teams für das Projekt und die Erwartungen Ihres Kunden an das Endprodukt.
Was ist Anforderungserhebung im Projektmanagement?
Anforderungserhebung ist der Prozess zur Bestimmung, was die Projektsponsoren und wichtigsten Stakeholder vom Projekt benötigen. Projektmanager arbeiten daran, herauszufinden, was verlangt wird, und die Details dieses Anliegens zu klären.
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Diese Anforderungen bilden die Liste der Projektanforderungen. Die Erfüllung dieser Anforderungen wird darüber entscheiden, ob das Vorhaben als erfolgreiches Projekt gilt oder nicht.
Projektmanager nutzen Anforderungsdokumente und Anforderungsmanagement-Tools, um im Projektverlauf die folgenden Arten von Anforderungen im Blick zu behalten:
- Funktionale Anforderungen
- Technische Anforderungen
- Nicht-funktionale Anforderungen
- Systemanforderungen
Warum ist die Anforderungserhebung wichtig?
Anforderungserhebung ist aus den folgenden Gründen wichtig (ebenso wie die Dokumentation dieser Anforderungen):
- Sie dient als Referenzpunkt, um die Entwicklung eines Projekts, seine beweglichen Teile und deren Umsetzung zu dokumentieren
- Sie dient als Grundlage dafür, dass Projektbeteiligte besser verstehen, was sie vom Projekt erwarten können (das Was, Wo, Wann und Warum des Projekts).
- Sie verringert Raum für Fehler und Unklarheiten, da Anforderungen klar dokumentiert und vor Beginn der Arbeiten vereinbart werden.
- Sie bietet Kontrollmechanismen während der Projektdurchführung und Qualitätssicherung, sodass Projektmanager und Teammitglieder sie jederzeit zu Rate ziehen können, falls Unsicherheiten zur weiteren Vorgehensweise bestehen.
Zusätzlich zur Darstellung, was erwartet werden kann, sollte eine effektive Planung des Anforderungsmanagements auch aufzeigen, was nicht zu erwarten ist. Einen Abschnitt „Annahmen“ und/oder „Ausschlüsse“ aufzunehmen, ist eine kluge Vorgehensweise, um das Risiko ungeliebter Kundenfantasien auszuschließen.
Beispiel für eine Software-Anforderungsspezifikation
Hier ein Beispiel für eine Anforderungsspezifikation eines E-Commerce-Projekts:
- Was: PayPal-Integration
- Wo: Warenkorb-Kasse
- Wann: In Schritt 3 von 4 im Bestellprozess (nach dem Versandadress-Webformular, vor der Bestätigung)
- Warum: Eine bestehende Integration (z. B. PayPal) ist in diesem Fall eine bessere Lösung als eine aufwendige, individuelle Programmierung einer Zahlungsdienst-Integration, da sie die Geschäftsanforderungen problemlos erfüllt.
- Annahmen
- Pauschale Versand- & Bearbeitungsgebühr
- Sämtliche Lieferungen erfolgen innerhalb der USA (ohne Alaska und Hawaii)
- Steuern fallen nicht an
- Ausschlüsse
- Individuelle Berechnung der Versand- & Bearbeitungsgebühren
- Lieferungen ins Ausland, nach Alaska oder nach Hawaii
- Steuerregeln
Denke daran: Je geringer die Abweichung zwischen den Erwartungen des Kunden und der Realität bei ihrem digitalen Produkt ist, desto zufriedener wird dein Kunde mit dem Endergebnis sein. Die Qualität deines Anforderungsmanagements steht in direktem Zusammenhang mit deiner Fähigkeit als Projektmanager, jegliche Interpretationsspielräume bei den Kundenerwartungen zu minimieren.
In der überwiegenden Mehrheit der Fälle wird ein Kunde Verständnis dafür zeigen, wenn du Scope Creep begrenzt, sofern dadurch sein Budget geschont wird; wenn du den Kunden ausreichend darüber aufklärst, warum eine Funktion umgesetzt (oder nicht umgesetzt) wird und die Logik hinter diesem Ansatz schriftlich in den Anforderungen festhältst, ist dein Kunde deutlich eher bereit, kooperativ mitzuarbeiten.
Die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihre Zustimmung geben, steigt – und später, wenn sie beim User Acceptance Testing (UAT) sind, haben sie bereits ein Verständnis für das "Warum" hinter der Lösung deines Teams.
6-Schritte-Anforderungsprozess
Auch wenn das Sammeln von Anforderungen direkt zu Beginn eines Projekts und während des gesamten Projektlebenszyklus beginnen sollte, ist es nie zu früh, damit zu starten und diese zu dokumentieren. Tatsächlich solltest du lieber schon gestern damit begonnen haben.
Hier sind die Schritte, wie du Anforderungen erfasst.
1. Notizen machen
In jedem Meeting, an dem du teilnimmst – egal ob intern mit deinem Projektteam oder extern mit dem Kunden – mache immer Notizen. Gehe niemals davon aus, dass jemand anderes dies übernimmt.
Im Moment selbst scheint es einfach zu sein, sich an alles zu erinnern, was besprochen wird, aber nach 3 Monaten und 15 Meetings werden dein Team und dein Kunde es dir danken, wenn du ein Protokoll dieser Gespräche als Nachweis hast.
Hier sind einige empfohlene Vorgehensweisen von mir zum Anfertigen von Anforderungsnotizen:
- Bereite vor dem Meeting dein Notizdokument passend zur Agenda vor, damit sich die Ergebnisse und wichtigsten Punkte leichter organisieren lassen. So vergisst du nichts Wichtiges und kannst die entsprechenden Informationen strukturiert erfassen.
- Plane nach jedem Meeting 15–30 Minuten für dich selbst ein, um deine Notizen zu überprüfen, das Besprochene zu verarbeiten, eine Priorisierung der Aufgaben vorzunehmen sowie Herausforderungen/Warnsignale oder Unklarheiten bzw. den Bedarf weiterer Meetings zu identifizieren.
- Sende deine Notizen an dein internes Projektteam. Lasse sie prüfen und bestätigen, was du als Aufgaben oder kritische Punkte vermerkt hast.
- Nachdem das Team sein Okay gegeben hat, schicke die Notizen an deinen Kunden.
- Nutze deine Notizen abschließend als Referenz, um aus jedem ToDo einen Task zu erstellen. Ergänze neue Informationen in deiner Anforderungsdokumentation und plane zusätzliche Meetings für weitergehende Klärungen oder die Entdeckung neuer Anforderungen.
2. Bespreche die kreativen Anforderungen
Überlasse Design- und Stylingfragen niemals einzelnen Teammitgliedern: Halte kreative Anforderungen fest, wann immer es möglich ist. Klare kreative Vorgaben sind für Entwickler unbezahlbar. Mindestens solltest du sicherstellen, dass ein Styleguide vorliegt – auch wenn er nur die wichtigsten Schriftarten und Markenfarben enthält.
Sammle alle kreativen Assets wie Logos oder Marken-Schriftarten und lade sie in einen gemeinsam nutzbaren Bereich hoch (zum Beispiel in eine Software zur digitalen Asset-Verwaltung), sodass das gesamte Team darauf zugreifen kann.
3. Verfasse das Anforderungsdokument
Wenn du beginnst, alles zu dokumentieren, denke daran: Der erste Versuch für eine Anforderungsdokumentation wird der schwierigste sein. Warum? Weil es kein bereits vorhandenes Dokument gibt, auf das du zurückgreifen (oder COPY-PASTE machen) kannst. Zum Glück findest du in diesem Beitrag eine Vorlage für eine Anforderungsdokumentation, die dir als Grundlage dienen kann.
Wie in der Vorlage dargestellt, gliedere ich meine Anforderungsdokumentation in vier Bereiche:
- Annotation: Enthält die Nummern aus Ihrem annotierten Design. Wenn Ihr Seitendesign 8 Elemente enthält, haben Sie 8 Annotationen, und Ihre Annotationen-Spalte wird 8 Zeilen umfassen.
- Element: Enthält Elementtitel, die sich auf jede Annotation beziehen
- Funktionale Anforderung: Enthält eine Definition (die Anforderungen, ausgeschrieben) für jedes Element
- Admin/CMS-Funktionalität: Definieren Sie alle administrativen und/oder CMS-Funktionalitäten, die sich auf das jeweilige Element beziehen
4. Durchführung einer internen Überprüfung
In diesem Teil des Anforderungsaufnahme-Prozesses planen Sie ein weiteres internes Meeting mit Ihrem Projektteam, um Ihre Anforderungsdokumentation zu überprüfen. Dies stellt die finale interne Kontrolle dar, um Ihr Verständnis der Umsetzung sicherzustellen.
Wenn möglich, lassen Sie das Team die Anforderungsdokumentation bereits vor dem Meeting sichten, sodass sie vorbereitet ihre Fragen und/oder ihr Feedback mitbringen können. Nutzen Sie das Meeting, um alle offenen Fragen oder Anmerkungen zu den Anforderungen zu besprechen.
Nehmen Sie alle notwendigen Anpassungen an der Dokumentation vor, basierend auf Ihrer internen Diskussion. Senden Sie anschließend die überarbeitete Anforderungsdokumentation erneut an das Team zur abschließenden Freigabe. Sobald das interne Projektteam die finale Freigabe der Anforderungsdokumentation erteilt hat, speichern Sie das Dokument als PDF, um sicherzustellen, dass es in seinem endgültigen Zustand für den nächsten Schritt – die Aufgabenentwicklung – vorliegt.
5. Aufgaben ausarbeiten
Stellen Sie Ihrem Entwicklungsteam die PDF-Version der Anforderungsdokumentation zur Verfügung. Idealerweise übernimmt Ihr Entwickler oder der Entwicklungsleiter das Ausarbeiten der Aufgaben für die Umsetzung.
Während in manchen Organisationen Projektmanager alle Aufgaben ausarbeiten, bevorzuge ich es, wenn Entwickler ihre eigenen Aufgaben erstellen; die wenigen Stunden Aufwand sind gut investiert.
Sie können dem Team dennoch hilfreiche Leitlinien zur Verfügung stellen, während sie ihre Entwicklungsaufgaben und Deliverables ausarbeiten. Nach der Erstellung der Aufgaben können Sie eine finale Stundenschätzung einholen.
Vergleichen Sie diese Prognose mit dem zuvor an Ihren Kunden kommunizierten Projektzeitplan und steuern Sie gegebenenfalls entsprechend nach. Mehr zum Thema Projektschätzung finden Sie in diesem umfassenden Leitfaden zur Projektschätzung.
6. Durchführung einer externen Überprüfung
Jetzt ist es an der Zeit, die Anforderungsdokumentation Ihrem Kunden zu präsentieren. Übergeben Sie diese als PDF, um sicherzustellen, dass keine Änderungen vorgenommen werden. Das (1) zeigt Ihr Engagement, die Anforderungen für den Kunden klar zu machen, und (2) dient Ihnen als Absicherung, wenn der Projektumfang später erweitert werden soll und Sie darauf hinweisen können, was besprochen (und festgehalten) wurde.
Schulen Sie Ihren Kunden. Führen Sie ihn durch diese wertvolle Dokumentation, die Sie mit viel Sorgfalt erstellt haben. Denken Sie daran: Der Kunde ist Experte für sein Geschäft. Sie sind der Experte für die digitale Lösung, die Sie anbieten. Ihr Kunde bezahlt Sie für diese Lösung. Schulen und stärken Sie Ihren Kunden.
Sobald der Kunde bestätigt hat, dass er die Anforderungsdokumentation verstanden hat, ist es Zeit, die formale Freigabe einzuholen. Schicken Sie die unterschriebene und freigegebene Anforderungsdokumentation an Ihr Team und speichern Sie sie an einem gemeinsam zugänglichen Ort, um formell zu dokumentieren, dass die Entwicklung beginnen kann.
Methoden zur Anforderungsaufnahme
Hier sind einige Methoden, die Ihnen helfen, die wichtige Arbeit der Anforderungsaufnahme bestmöglich zu erledigen:
1. Sofort beginnen
Die Anforderungsdokumentation sollte begonnen werden, sobald die ersten Gespräche stattfinden, noch bevor der genaue Projektplan oder die Projektziele finalisiert wurden. Halten Sie alles fest, was Sie können, und reduzieren Sie es dann gezielt. Diese Strategien können Sie mit Ihrem Kunden ausprobieren:
- Verschicken Sie einen Fragebogen, was im Projekt enthalten sein soll
- Führen Sie eine Brainstorming-Session durch
- Veranstalten Sie eine Fokusgruppe
Anstatt Informationen aus dem Dokument zu entfernen, kategorisieren Sie sie in „enthalten“ und „nicht enthalten“ – so werden spätere Annahmen des Kunden vermieden.
Sie können jederzeit Ihre WIP (Work in Progress)-Anforderungsdokumentation hervorholen und zeigen, wann und warum Informationen festgehalten oder nicht aufgenommen wurden, die dahinterstehende Logik erläutern und das Datum dokumentieren – so bleibt alles nachvollziehbar.
2. Verwenden Sie Vorlagen
Sobald Sie einige Anforderungsdokumente erstellt haben, nutzen Sie diese und erstellen Sie daraus Vorlagen für die künftige Verwendung bei anderen Projekten. Besonders wenn Sie sich auf E-Commerce- oder Lernanwendungsprojekte spezialisieren, werden sich schnell Muster bei den Funktionalitäten herauskristallisieren. Identifizieren Sie, wo Sie wiederverwenden können.
3. Teamarbeit lässt Träume wahr werden
Wenn in einem Projekt unterschiedliche Arten von Teammitgliedern beteiligt sind, können die Anforderungen für jeden Fachbereich von den jeweiligen Experten verfasst werden.
Oft besteht das Gespräch über Anforderungen aus einer langen Kette von Telefonaten, verschiedenen einzelnen Meetings und Diskussionen usw. Deshalb ist es entscheidend, dass Sie die Erstellung der Anforderungsdokumentation während der Erhebung und Zusammenstellung den jeweiligen Teammitgliedern zuweisen.
4. Erfassen Sie nicht nur Anforderungen—lernen Sie
Machen Sie mehr als bloß Notizen zu sammeln. Erwarten Sie mehr, als dass Ihnen Beteiligte einfach eine Textwand mit ihrem Teil der Anforderungen mailen. Nehmen Sie sich die Zeit, mit Ihrem Entwicklerteam zu sprechen und zu lernen, welche Lösungen sie für die Umsetzung planen. Besprechen Sie das Warum und Wie. Stellen Sie Fragen.
Bevor Sie sagen: "Aber wir haben am Tag doch nur so viel Zeit—und was ist mit dem Budget?", verstehen Sie Folgendes: Wenn eine von Ihnen erarbeitete Lösung auf mehr als ein Projekt anwendbar ist, muss diese zusätzliche Zeit für das Verständnis nicht zwingend verrechenbar sein. Sie bauen Ihre Fachexpertise aus, die Ihre tägliche Arbeit direkt verbessert.
5. Halten Sie Ihren Kunden auf dem Laufenden
Führen Sie ein internes Anforderungsdokument sowie ein für den Kunden bestimmtes WIP-Anforderungsdokument. Im internen Dokument können Sie unbesorgter mit transparenten Notizen arbeiten.
Wenn Sie nicht mit vertraulichen Informationen umgehen, können Sie diesen gemeinsamen Bereich z. B. über ein Google-Dokument schaffen und die Kommentarfunktion für den Kunden aktivieren. Wenn Sie hingegen mit sensiblen Informationen arbeiten, teilen Sie dem Kunden wöchentlich eine Version des Anforderungsdokuments mit, um einen aktuellen Stand der zusammengetragenen Informationen bereitzustellen.
6. Gehen Sie davon aus, dass Ihr Kunde immer mehr wissen will
Statt zu riskieren, dass Sie annehmen, Ihr Kunde wisse mehr, als tatsächlich der Fall ist (und Sie das später einholt), unterstellen Sie lieber grundsätzlich, Ihr Kunde möchte immer mehr erfahren. Überlegen Sie sich zu jeder Anmerkung fünfmal „Warum?“ und stellen Sie so die Gründlichkeit jeder Anforderung sicher.
Wenn Sie sich zu jeder Anforderung fünfmal selbst fragen „Warum?", hinterfragen Sie wirklich jede Logik hinter den einzelnen Elementen und Funktionen jeder Seitentype. Sie werden überrascht sein, wie viel Sie dabei lernen (oder merken, was Sie noch lernen müssen).
3 Experten-Tipps zum Schreiben eines Anforderungsdokuments für Projekte
1. Schreiben Sie Anforderungen für globale Elemente separat
Um Wiederholungen zu vermeiden, führen Sie alle globalen Elemente in einem Abschnitt „Globale Elemente“ Ihrer Anforderungsdokumentation auf. Dies gilt für globale Elemente wie die Punkte im Hauptnavigationsmenü, alles im globalen Header und alle Elemente im Footer.
Nachdem Sie Anforderungen für diese globalen Elemente verfasst haben, müssen Sie diese nicht auf den anderen Seiten noch einmal anmerken; notieren Sie dort nur die seitenindividuellen Elemente.
2. Identische Funktionalität kopieren und einfügen, um Konsistenz zu gewährleisten
Dies ist lediglich ein Tipp, um Ihre (und die Nerven Ihres Kunden) zu schonen. Am ehesten werden Sie dies bei häufig wiederkehrenden Seitenelementen sehen, wie Held-/Bannerbildern, Überschriften oder „Zurück“-Symbolen – von einer Vielzahl wiederholter Funktionen auf verschiedenen Seitentypen (nicht zu verwechseln mit globalen Elementen).
3. Berücksichtigen Sie Admins und CMS (oder deren Fehlen)
Wenn wir uns so sehr auf die Funktionalität der einzelnen Seitenelemente konzentrieren, übersieht man schnell administrative und/oder CMS-Funktionalität. Wenn Sie eine Lösung implementieren, die administrative und/oder CMS-Funktionalität bietet, achten Sie darauf, dafür eine eigene Spalte in Ihren Anforderungen aufzunehmen. Beispiel unten:
Vorlage für ein Anforderungsdokument [Download]
Die Details Ihrer Anforderungsdefinition hängen von Ihrer Beziehung zum Kunden, der Erfahrung Ihres Teams und weiteren Faktoren ab.
Dennoch benötigen Sie die grundlegenden Bestandteile eines Anforderungsdokuments, das die Funktionalität, den Ort, das Design usw. eines Features definiert. Hier ist unsere Vorlage für Anforderungsdokumente (Sie müssen Mitglied sein, um darauf zugreifen zu können):
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