Wie Sie eine einfache Projektumfangserklärung verfassen: 5 Schritte + Tipps 2026
Die korrekte Formulierung der Projektumfangsbeschreibung ist wichtig, weil sie Teams dabei hilft, sich im Vorfeld über die zu erbringenden Leistungen, Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Projekterwartungen abzustimmen. Ohne klar definierten Umfang laufen Projekte schnell Gefahr, in Verwirrung, falsch ausgerichtete Erwartungen, Scope Creep, verzögerte Freigaben und Budgetüberschreitungen abzurutschen.
Was ist eine Projektumfangsbeschreibung?
Eine Projektumfangsbeschreibung ist eine dokumentierte Beschreibung des Projektumfangs, einschließlich der wichtigsten Ziele, Liefergegenstände, Ausschlüsse, Beschränkungen und Annahmen. Die Beschreibung dient als grundlegende Referenz für alle Projektentscheidungen.
Eine Projektumfangsbeschreibung beantwortet die Frage, die jedes Projekt vor Beginn der Arbeit beantworten muss: Was genau bauen, liefern oder erreichen wir – und was tun wir explizit nicht? Projektumfangsbeschreibungen finden sich in der Regel in einer Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SoW), können aber auch eigenständig existieren, um Details für eine Projektkalkulation zu liefern.
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Wichtige Bestandteile einer Projektumfangsbeschreibung
Eine Projektumfangsbeschreibung definiert die Grenzen des Projekts, einschließlich dessen, was das Team liefern wird, wie die Arbeit ausgeführt wird und was vom Projekt ausgeschlossen ist. Die wichtigsten Bestandteile einer Projektumfangsbeschreibung sind:
| Bestandteil der Umfangsbeschreibung | Was gehört hinein |
|---|---|
| Projektüberblick | Eine kurze Zusammenfassung, die erklärt, worum es im Projekt geht, weshalb das Projekt stattfindet, den geschäftlichen Bedarf und das übergeordnete Projektziel |
| Im Projektrahmen liegende Arbeiten | Die endgültigen Ergebnisse, Assets, Produkte oder Dienstleistungen, die das Projektteam erstellen wird |
| Nicht im Projektrahmen liegende Arbeiten | Liefergegenstände, Anforderungen, Merkmale oder Aktivitäten, die ausdrücklich vom Projekt ausgeschlossen sind, um Scope Creep zu verhindern |
| Projektergebnisse | Die endgültigen Ergebnisse, Assets, Produkte oder Dienstleistungen, die das Projektteam erstellen wird |
| Projektvorgehen und ‑phasen | Wie das Projekt durchgeführt wird, einschließlich Arbeitsabläufen, Methoden, Phasen, Hauptaufgaben oder Implementierungsansatz |
| Zeitplan und Meilensteine | Wichtige Projekttermine, Meilensteine, Launch-Termine, Freigaben und Lieferfristen |
| Budget und Zahlungsplan | Projektkalkulationen, Budgets, Zahlungsbedingungen, Abrechnungszeitpläne oder finanzielle Annahmen |
| Annahmen und Abhängigkeiten | Projektannahmen, Abhängigkeiten, Bedingungen oder externe Faktoren, die die Projektdurchführung beeinflussen |
| Governance und Freigaben | Stakeholder, Genehmigende, Entscheidungsträger, Eskalationswege und Freigabeverantwortlichkeiten |
| Klarstellungen und Ausschlüsse | Zusätzliche Hinweise, Klarstellungen, Definitionen oder Ausschlüsse, die notwendig sind, um Missverständnisse über den Arbeitsumfang zu vermeiden |
Beispiel einer Projektumfangsbeschreibung
Nachfolgend ein Beispiel für eine vereinfachte Projektumfangsbeschreibung eines Website-Relaunch-Projekts.
5 Schritte zur Erstellung einer Projektumfangsbeschreibung
Hier sind fünf Schritte, um ein stichfestes Dokument zum Projektumfang zu verfassen, mit zahlreichen Beispielen, wie sie umgesetzt werden können.
1. Beginnen Sie mit einem klaren Projektüberblick
Diese übergeordnete Umfangsbeschreibung legt fest, worum es im Projekt geht, warum es stattfindet und was es erreichen wird. Beginnen Sie die Umfangsbeschreibung mit einer prägnanten Zusammenfassung, die Folgendes erklärt:
- Worum es im Projekt geht
- Warum das Projekt durchgeführt wird
- Das unternehmerische Ziel oder den Zweck
- Den Mehrwert, den das Projekt voraussichtlich erbringen wird
Dieser Abschnitt sollte den Stakeholdern genügend Kontext bieten, um den Zweck des Projekts zu verstehen, bevor sie detaillierte Ergebnisse oder Zeitpläne prüfen. Achten Sie darauf:
- Halten Sie es kurz. Das Projekt ist bereits verkauft – jetzt liefern wir nur noch die Details.
- Fügen Sie alle KPIs hinzu, die mit dieser Vereinbarung verbunden sind.
Ich empfehle, diesen Teil von Ihrem Account Manager oder Vertriebsmitarbeiter schreiben zu lassen, sofern diese im Projekt involviert sind.
Beispiele für Projektumfangserklärungen
Schlechtes Beispiel für den Projektumfang
Der Digital Project Manager wird eine neue Website für Aston Baby LTD erstellen. Die Website soll 2025 live gehen und das Produktangebot des Unternehmens für den Online-Kauf widerspiegeln.
Besseres Beispiel für den Projektumfang
- Dieses SoW zielt darauf ab, die Webpräsenz des Kunden mit dem Wachstum des Einzelhandelsumsatzes und den Unternehmenszielen abzustimmen (das „Projekt“).
- Der Digital Project Manager übernimmt die vollständige Website-Analyse, eine umfassende Nutzererfahrung („UX“), kreatives Redesign und Entwicklung der neuen Website von Aston Baby LTD.
- Das Hauptziel des Projekts ist es, die Markenposition und Persönlichkeit widerzuspiegeln und gleichzeitig die Interaktion und das Engagement der Besucher zu fördern.
- Der Digital Project Manager arbeitet mit Aston Baby LTD zusammen, um die bestehende Website-Funktionalität um Folgendes zu erweitern:
- E-Commerce: Möglichkeit für Besucher, Babyprodukte direkt auf der Website zu kaufen.
- Erweiterte Unterstützung für 3 Produktunterkategorien.
- Stärkere Präsenz von Markeninhalten auf der Aston Baby LTD Website, einschließlich Integration von sozialen Medien, Videos, Fotos usw.
Beachten Sie, wie dieses bessere Beispiel für den Projektumfang bereits die Projektvision vorgibt, die dazu genutzt werden kann, das Projektteam und Ihren Kunden aufeinander abzustimmen. Ich würde auf dieses Beispiel immer wieder zurückgreifen, während Sie weiter recherchieren, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Kunden echten Mehrwert bieten.
2. Liefergegenstände und Meilensteine definieren
Im nächsten Schritt definieren Sie klar, was geliefert wird, wann es geliefert wird und in welchem Format.
Seien Sie konkret in Bezug auf:
- Liefergegenstände
- Inkludierte Plattformen oder Geräte
- Anzahl der Überarbeitungen
- Zeitpläne und Meilensteine
- Abhängigkeiten
Vermeiden Sie vage Formulierungen, wo immer möglich. Je detaillierter Ihre Liefergegenstände sind, desto einfacher wird es, die Erwartungen zu steuern und späteren Scope Creep zu vermeiden. Beispielsweise: Wenn Sie Wireframes bereitstellen – sind diese für das gesamte Desktop- und Mobile-Erlebnis gedacht? Nur Tablet? Für wie viele Templates? Für wie viele Screens?
Beispiele für Projektliefergegenstände
Schlechtes Beispiel für Projektliefergegenstände
Der Digital Project Manager liefert bis zu 2 Entwurfsrunden für die Website.
Besseres Beispiel für Projektliefergegenstände
Der Digital Project Manager gestaltet das Erscheinungsbild der [Name des Kunden] Website über folgende Liefergegenstände.
Design-Liefergegenstände:
Designrichtungen (Meeting & InVision)
Der Digital Project Manager entwickelt 2 einzigartige Designrichtungen, die anhand einer einzelnen Seite der [Name des Kunden] Website gezeigt werden. Jede Richtung wird vollständig für das Tablet-Viewport gestaltet. Der Kunde wählt eine (1) Richtung für die weitere Ausarbeitung aus (beinhaltet 1 Überarbeitungsrunde).
Design-Composings (Meeting & InVision)
Basierend auf der genehmigten Designrichtung, den Wireframes und den Seitentabellen erstellt der Digital Project Manager Design-Composings für alle wichtigen Seiten und Module, wie für die [Name des Kunden] Website im Tablet-Viewport erforderlich. Dies ermöglicht eine schnelle Produktion der Seiten in der Entwicklung. Beachten Sie, dass die in dieser Phase präsentierten Designs Blindtexte („Lorem Ipsum“) als Platzhalter für die vorgeschlagene Platzierung und Länge enthalten. Der Digital Project Manager verwendet ausschließlich zu Platzierungszwecken (FPO) Bilder, die den vorgeschlagenen Stil/Ton/Thema des zu integrierenden Bildmaterials widerspiegeln. Wenn möglich, wird der Digital Project Manager vorhandenes Bildmaterial aus der [Name des Kunden] Asset-Bibliothek nutzen und in die Design-Composings aufnehmen (bis zu 2 Überarbeitungsrunden inklusive).
3. Genehmigungsprozess skizzieren
Eine aussagekräftige Projektumfangserklärung sollte erklären, wie Überprüfungen, Freigaben und Rückmeldungen während des gesamten Projektlebenszyklus gehandhabt werden.
Definieren Sie:
- Wer Feedback gibt
- Wie Feedback eingereicht werden soll
- Genehmigungszeitpläne
- Verantwortlichkeiten der Stakeholder
- Überprüfungsprozesse
Dies schafft Verantwortlichkeit und verhindert Verzögerungen, die durch fragmentiertes oder verspätetes Feedback verursacht werden. In der Regel füge ich diese Formulierung im Abschnitt „Abhängigkeiten und Annahmen“ ein. Anschließend führe ich ein Gespräch mit dem/den Kunden, um sicherzustellen, dass wir bezüglich des erwarteten Feedback-/Freigabeprozesses ein gemeinsames Verständnis haben.
Beispiel für den Genehmigungsprozess im Projektumfang
Schlechtes Beispiel einer Freigabedefinition
(In einer überraschenden E-Mail an den Kunden nach der ersten Überarbeitungsrunde) „Gibt es Feedback für uns?“
Besseres Beispiel einer Freigabedefinition
Abhängigkeiten & Annahmen:
- Alles Feedback des Kunden muss schriftlich und konsolidiert erfolgen und von dem einzelnen Ansprechpartner, [Name der Kontaktperson], übermittelt werden.
- Der Kunde muss sicherstellen, dass alle notwendigen und relevanten Stakeholder für die erforderlichen kreativen und technischen Überprüfungen zur Verfügung stehen.
4. Einschluss- und Ausschlusskriterien klären
Einer der wichtigsten Teile einer Projektumfangsbeschreibung ist es, festzulegen, was Teil des Projekts ist und was nicht. Dieser Abschnitt hilft dabei:
- Scope Creep verhindern
- Streitigkeiten reduzieren
- Die Budgetkontrolle verbessern
- Realistische Erwartungen setzen
Hier ist ein Beispiel für einen Projektumfang mit einigen meiner bevorzugten Aussagen. Du kannst gerne auswählen, was geeignet ist. Natürlich sollte diese Liste für dein Projekt individuell angepasst werden.
Beispiele für Einschlusskriterien in Projektumfangsbeschreibungen
Hier sind 14 Beispielaussagen, die generische Abhängigkeiten und Annahmen innerhalb deines Projektumfangs klarstellen:
- Alles Feedback muss vom Kunden schriftlich und konsolidiert über einen einzelnen Ansprechpartner [hier Name einfügen] erfolgen.
- Der Kunde muss sicherstellen, dass alle notwendigen und relevanten Stakeholder für erforderliche kreative und technische Überprüfungen gemäß dem kreativen Projektworkflow zur Verfügung stehen.
- Nach Abschluss der Discovery Work Session wird [dein Unternehmen] die Projektziele und die wichtigsten Leistungskennzahlen mit den aufgelisteten Ergebnissen vergleichen, um sicherzustellen, dass die Projektanforderungen erfüllt sind. Falls erforderlich wird [dein Unternehmen] eine Änderungsvereinbarung zu diesem Leistungsnachweis (SoW) erstellen, die die Änderung der Projektergebnisse widerspiegelt, zur Unterschrift durch den Kunden.
- Jegliche strukturellen Änderungen am Design, die nach Beginn der Entwicklungsphase vorgenommen werden, stellen eine Umfangsänderung in Bezug auf Budget und Zeitplan dar.
- Der [Name des Kunden] Online-Shop wird eine bestehende Drittanbieter-Plattform wie Shopify, Gocart usw. nutzen, die gemeinsam vor Beginn der Entwicklung festgelegt wird.
- Dieser Umfang basiert auf der Annahme, dass nicht mehr als 20-24 einzigartige Module enthalten sind.
- Ein detaillierter Zeitplan wird nach Unterzeichnung dieses Arbeitsauftrags veröffentlicht.
- Wenn sich der Kunde entscheidet, das Projekt in zwei oder mehr Rollouts umzusetzen, wird eine Änderungsvereinbarung mit zusätzlichen Kosten für die dafür benötigte zusätzliche QA- und Entwicklungszeit erstellt.
- Falls der Kunde entscheidet, das Projekt zu stornieren oder für mehr als 60 Tage zu pausieren, zahlt er für die bis dahin geleistete Arbeit sowie eine Abbruchgebühr von 10 % des verbleibenden Projektumfangs.
- Der Kunde ist verantwortlich für das gesamte Produktionsdesign.
- Die Agentur behält sich das Recht vor, Projektdetails mit schriftlicher Zustimmung des Kunden in ihren Portfolios und auf Websites sowie in Galerien, Designmagazinen und anderen Medien oder Ausstellungen für die Anerkennung kreativer Exzellenz oder beruflicher Weiterentwicklung zu reproduzieren, zu veröffentlichen und darzustellen.
- Vollständiger Zugang zur Hosting-Umgebung und zu Technologieplattformen einschließlich relevanter Drittanbieterdienste wie Analysetools.
- Zugang zu allen notwendigen funktionalen Spezifikationen und/oder Datenquellen.
- [dein Unternehmen] baut die Seite gemäß den WGAC 2.0 Level A Barrierefreiheitsrichtlinien. Obwohl eine vollständige Audit-Konformität nicht Teil des Umfangs ist, wird [dein Unternehmen] mit dem Kunden zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass wichtige Compliance-Probleme innerhalb des freigegebenen Zeitrahmens gelöst werden.
Beispiele für Ausschlusskriterien im Projektumfang
Wenn du deine Ressourcenmanagement-Software richtig nutzen möchtest (und dabei vermeiden willst, wegen der Kunden einen Nervenzusammenbruch zu bekommen), solltest du auch klarstellen, was du nicht tun wirst.
Hier sind 12 Beispiel-Ausschlüsse für den Projektumfang, die verdeutlichen, was außerhalb des Projektumfangs liegt:
- Alle Liefergegenstände, Aktivitäten, Kernfunktionen oder Überarbeitungsrunden, die über das hier Dargestellte hinausgehen, gelten als Änderung des Projektumfangs und führen zu einer Änderungsanfrage bezüglich Budget und Zeitplan. Dies schließt Entwicklungskollaborationen ein, sofern sich der Arbeitsaufwand außerhalb der ursprünglichen Schätzung bewegt.
- Unterstützung von Betriebssystemen und Browsern, die nicht ausdrücklich oben genannt sind.
- CMS-Training-Dokumentation ([Ihr Unternehmen] stellt eine Grundschulung für die Implementierung und ein wichtiges, zu übergebendes Dokument bereit).
- Alle Markenentwicklungs- und/oder Identitätsausarbeitungen.
- Usability-Tests.
- Support, Wartung, Nachverfolgung und Messung der Live-Website nach deren Veröffentlichung.
- Haftung für Drittparteien und Dienstleistungspartner.
- Lizenz- und Hardwarekosten.
- Fotografie-, Musik-, Videoproduktions- und Talentkosten.
- Hosting-, Schriftarten- und Servicegebühren.
- Detaillierter digitaler Styleguide oder UI-Kit.
- Fotoproduktion und Bild-Nachbearbeitungsdienste (Retusche und Farbkorrektur).
- Produkt-/Lifestyle-Bildproduktion und -Design.
5. Erstellen Sie ein System zur Nachverfolgung des Projektumfangs
Für größere oder komplexere Projekte sollten Sie ein System zur Nachverfolgung von Freigaben, Liefergegenständen, Überprüfungen und Änderungen des Projektumfangs im gesamten Projektverlauf einrichten.
Viele Projektmanager nutzen:
- Umfangsmatrizen
- Überprüfungs-Tracker
- Freigabeprotokolle
- Projektmanagement-Software
5 Tipps und Tricks zur Definition von Scope-Statements
Auch mit einem gut formulierten Projektumfang können unklare Erwartungen und vage Annahmen später im Projektverlauf zu Verwirrung führen. Nutzen Sie die folgenden Tipps, um klarere und umsetzbare Scope-Statements zu verfassen, die für Stakeholder und Projektteams leichter nachvollziehbar sind.
1. Vermeiden Sie mehrdeutige Formulierungen
Unklare Formulierungen führen zu Missverständnissen und erschweren die Verwaltung von Änderungen des Projektumfangs im späteren Verlauf.
Statt beispielsweise zu schreiben:
- „Design-Support inbegriffen“
- „Website-Aktualisierungen nach Bedarf“
- „Weitere Überarbeitungen bei Bedarf“
Definieren Sie stattdessen:
- Die genauen Liefergegenstände
- Anzahl der Überarbeitungsrunden
- Unterstützte Plattformen oder Vorlagen
- Spezifische Projektphasen oder Verantwortlichkeiten
Je spezifischer Ihr Scope-Statement ist, desto leichter lassen sich Erwartungen managen.
2. Definieren Sie, wann „fertig“ ist
Beschreiben Sie genau, wie die Liefergegenstände geprüft, abgenommen und finalisiert werden.
Dies hilft, Situationen zu vermeiden, in denen:
- Stakeholder fortwährend unbegrenzt mehr Überarbeitungen verlangen
- Teams über die Abschlusskriterien uneinig sind
- Liefergegenstände in endlosen Überprüfungszyklen verharren
Definieren Sie:
- Freigabephasen
- Abnahmekriterien
- Grenzen für Überarbeitungen
- Anforderungen zur finalen Abnahme
3. Legen Sie Annahmen frühzeitig schriftlich fest
Viele Probleme in Projekten entstehen, weil Teams annehmen, dass bestimmte Dinge enthalten sind, ohne sie klar zu dokumentieren.
Nutzen Sie das Scope-Statement, um Annahmen zu dokumentieren in Bezug auf:
- Inhaltsbereitstellung
- Verfügbarkeit der Stakeholder
- Drittanbietertools
- Integrationen
- Zugriff auf Plattformen
- Freigabezeitpläne
Wenn das Projekt von externen Faktoren abhängt, nehmen Sie dies schriftlich auf.
4. Planen Sie Änderungen des Projektumfangs ein
Auch sehr gut formulierte Scope-Statements können nicht jeden Änderungswunsch verhindern. Projekte entwickeln sich weiter, Prioritäten verschieben sich, und oftmals fordern Stakeholder nach dem Projektstart zusätzliche Leistungen an.
Statt zu versuchen, Änderungen am Projektumfang vollständig zu vermeiden, legen Sie fest:
- Wie Änderungsanfragen bearbeitet werden
- Wer Änderungen am Projektumfang genehmigt
- Wie Auswirkungen auf Zeitplan oder Budget bewertet werden
- Wann zusätzliche Kostenschätzungen oder Änderungsaufträge erforderlich sind
Damit entsteht ein strukturierter Prozess, um Änderungen zu verwalten, ohne das Projekt unnötig zu stören.
5. Halten Sie die Leistungsbeschreibung übersichtlich
Eine Leistungsbeschreibung sollte zwar detailliert sein, aber auch leicht und schnell von Stakeholdern überprüft werden können.
Verwenden Sie:
- Klare Überschriften
- Aufzählungspunkte
- Tabellen
- Kurz gehaltene Absätze
- Abgegrenzte Abschnitte
Vermeiden Sie übermäßig juristische oder komplizierte Formulierungen, sofern dies nicht durch Ihre Organisation oder Vertragsstruktur vorgeschrieben ist.
