Was ist der Projektumfang? Definition, Leitfaden und Beispiel

Warum ist der Projektumfang wichtig?

Ein klar definierter Projektumfang ist wichtig, da er als Referenz für Projektmanager, Stakeholder und Projektteammitglieder dient.

Das Verständnis des Projektumfangs hilft Projektmanagern, den Projektfortschritt zu verfolgen, Projektrisiken zu bewerten, Ressourcen effektiv zuzuweisen, Scope Creep zu vermeiden und sicherzustellen, dass das Projekt im Budgetrahmen bleibt. 

Ein ausgearbeiteter Projektumfang ermöglicht es Projektmanagern, ein Projekt einfach und effektiv mit Führungskräften und Verantwortlichen zu kommunizieren und zu teilen. Ohne eine Projektumfangserklärung wäre es für Projektmanager schwierig, das Projekt auf Kurs zu halten und erfolgreich abzuschließen.

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Was sollte der Projektumfang enthalten?

Ein Projektumfang sollte Projektziele, Projektliefergegenstände, Projektzeitplan, Projektbudget sowie alle Einschränkungen oder Begrenzungen beinhalten.

Diese Angaben (zusammen mit der Nutzung von Projektbudget-Software) helfen Projektmanagern, realistische Erwartungen für das Projekt zu setzen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben innerhalb des Zeitplans und Budgets erledigt werden. Normalerweise ist der Umfang in der Leistungsbeschreibung oder im Vertrag für den Kunden enthalten. 

Machen Sie außerdem ausdrücklich Angaben zu allem, was ausdrücklich nicht im Projektumfang enthalten ist. Wenn Sie beispielsweise eine Marketingkampagne durchführen, die Google Ads oder Pay-per-Click-Anzeigen beinhaltet, Sie jedoch nicht für eine Landingpage für diese Anzeigen zuständig sind, sollten Sie diesen Ausschluss unbedingt in Ihrer Umfangsbeschreibung vermerken.

Was ist eine Projektumfangserklärung?

Eine Projektumfangserklärung ist ein Dokument, das die Liefergegenstände eines Projekts umreißt. Es enthält Details wie Projektziele, Leistungsumfang, Projektzeitplan sowie das Projektbudget. Dieses Dokument hilft Projektmanagern, Projektanforderungen, Erwartungen und Ziele an Stakeholder und Teammitglieder zu kommunizieren.

Sie werden während des Projekts regelmäßig auf die Umfangserklärung zurückgreifen, um sicherzustellen, dass Sie im vorgesehenen Umfang bleiben und Ihre Ziele erreichen. Das Definieren des Projektumfangs hilft Ihnen, das Endziel im Blick zu behalten, ohne von Ablenkungen oder Hinzufügungen gegenüber dem ursprünglichen Ziel oder Projektzweck abzuweichen. 

Wie definiert man den Umfang?

1. Die Projektziele identifizieren 

Beginnen Sie mit der Definition der Anforderungen, Ziele, Einschränkungen und Ausschlüsse des Projekts. Eine klare Darstellung dessen, was im Projekt enthalten ist – und was nicht – hilft dabei, die Beteiligten abzustimmen und spätere Scope-Creep zu vermeiden.

2. Die Liefergegenstände festlegen

Listen Sie die Liefergegenstände, Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind. Dieser Schritt umfasst häufig das Erstellen einer Strukturierung des Projektinhalts (WBS) und die Festlegung von Abnahmekriterien für die finalen Liefergegenstände (wie z. B. Given-When-Then-Abnahmekriterien).

3. Einen Zeitplan festlegen 

Erstellen Sie Projektzeitpläne, Meilensteine, Workflows und Fristen, um das Projekt auf Kurs zu halten. Effektive Projektplanung hilft Teams dabei, Aufgaben zu koordinieren, Abhängigkeiten zu verwalten und Ressourcen während des gesamten Projektverlaufs effizienter zuzuweisen. Tools wie Gantt-Diagramme können dabei helfen, die Reihenfolge der Aufgaben, Abhängigkeiten und geschätzte Fertigstellungstermine zu visualisieren.

4. Schätzen Sie den Ressourcenbedarf

Identifizieren Sie die Personen, das Budget, die Werkzeuge und Materialien, die benötigt werden, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die frühzeitige Definition des Ressourcenbedarfs hilft Teams, die Kapazitäten zu planen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Verzögerungen während der Umsetzung zu vermeiden.

Beispiel für einen Projektumfang

Wenn Sie als Projektmanager ein neues Projekt leiten, bei dem fertige Computer vom Fertigungslager zu Kunden im ganzen Landkreis geliefert werden sollen, könnte ein einfacher Projektumfang etwa wie folgt aussehen:

Wie geht es weiter?

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