5 Beispiele für Kapazitätsplanungsberichte
Als Projektmanager ist es eine komplexe Gratwanderung, sicherzustellen, dass Ihre Projektteams über die richtige Mischung aus Fähigkeiten, Qualifikationen, Erfahrungen und – vielleicht am schwierigsten – Verfügbarkeit verfügen. Wenn Sie Ihre Projekte mit den passenden Mitarbeitenden besetzen können, vermeiden Sie es, hochqualifizierte Aufgaben an unerfahrene Kolleginnen und Kollegen zu delegieren oder Ihr bestehendes Team zu überlasten. Aber wie gelingt das?
Hier entfaltet sich die wahre Kraft von Kapazitätsplanungsberichten. Als Schlüsselfaktor jedes Business-Intelligence-(BI)-Frameworks können benutzerdefinierte Berichte in der Regel von einem Ressourcenmanagement-Tool oder einer Kapazitätsplanungssoftware erstellt werden. Sie ermöglichen es Ihnen, die Auslastung Ihres Projekts zu quantifizieren und präzise Aufwandsschätzungen für die Zukunft zu liefern. So tappen Sie nicht mehr im Dunkeln darüber, welche Aktivitäten die Kapazität Ihres Teams beanspruchen, und können sicherstellen, dass Ihre Projekte mit dem richtigen Wissensstand, der nötigen Erfahrung und ausreichender Verfügbarkeit ausgestattet sind.
Entdecken Sie diese 5 essenziellen Kapazitätsplanungsberichte, die sich auf Ressourcenexzellenz konzentrieren und Ihnen helfen, Ressourcen intelligenter zu planen.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
1. Kapazitäts- versus Nachfrageprognoseberichte
Kapazitätsmanagement analysiert Ihre Ressourcenverfügbarkeit im Voraus. Die Kapazitätsplanungsberichte in intuitiven Ressourcenmanagement-Lösungen und Projektprognose-Software wie Saviom Software (oder sogar grundlegende Drag-and-drop-Reporting-Tools) geben zukünftige Kapazitätsschätzungen auf Basis aktueller Nachfrageentwicklungen aus. So wird eine optimale Performance und die richtigen Investitionen für die Zukunft gesichert – mit vielfältigen Vorteilen. Zum einen können Abweichungen von den Aufgabenplänen, die Ihre Mitarbeitenden betreffen, frühzeitig erkannt und behoben werden. Außerdem können Teammitglieder sich bei verschiedenen Arbeitsaufgaben gegenseitig unterstützen und bleiben über anstehende Schulungstermine für gefragte Fähigkeiten informiert.
Der erste Schritt besteht darin, eine aktualisierte Kompetenzübersicht zu haben und das Verhältnis der gefragtesten Kenntnisse und Fähigkeiten aufzulisten, die Sie benötigen. Anschließend suchen Sie nach dem aktuellen Personal, das diesem Profil entspricht. So können Sie Ihr Unternehmen entsprechend neu ausrichten und überschüssige, veraltete Fähigkeiten abbauen, um Ihre Ressourcenzuweisung zu optimieren.
Die Nachfrageprognose im Projektmanagement ermöglicht es, realistische Projekte in der Pipeline zu konsolidieren, die später zu echten Aufgaben werden. Ihre Ressourcen können über diese bevorstehenden Verpflichtungen frühzeitig informiert werden und sich gezielt weiterbilden, sobald reale Einsätze näher rücken.
Kapazitäts- versus intuitive Nachfrageprognoseberichte überwachen zudem die ganzjährige Verfügbarkeit während Spitzen- und Nebensaisons im Geschäftsjahr, sodass Ihr Unternehmen von Schwankungen in der Personalbewegung unberührt bleibt und Engpässe verhindert werden.
2. Berichtsfunktion Soll- vs. Ist-Buchungen
Wenn Sie Methoden zur Ressourcenglättung suchen, um Ressourcenaufwände und Stunden an einem Ort auszubalancieren, haben Sie Glück! Der Soll-Ist-Vergleichsbericht, besser bekannt als Soll- vs. Ist-Buchungen, fasst alle zeitkritischen Buchungen zusammen, sodass Sie Ihre Ressourcenplanung für zukünftige Projekte präzise schätzen können.
Die „Soll“-Stunden entsprechen Ihren Projektbuchungsschätzungen, während die „Ist“-Stunden aus den Stundenzetteln Ihres Personals stammen. Beispielsweise können Sie eine Zusammenfassung Ihrer Projektbuchungen abrufen.
Außerdem können Sie Zeiterfassungsdaten direkt aus externen Zeitplänen importieren, sodass bestehende Daten mit zukünftigen Schätzungen in Echtzeit verglichen werden können. Die Minimierung der Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Aufwänden zeigt auf, wie Kernaufgaben verteilt sind, während nicht alltägliche Tätigkeiten herausgerechnet werden. Zudem werden alle Abweichungen bei den Stunden – ob mehr oder weniger – deutlich hervorgehoben, damit über- oder unterschätzte Werte leicht erkannt werden können.
3. Bericht zur Auslastungsquote (Prozentuale Nutzungsrate)
Ressourcenauslastungsquoten messen die langfristige Produktivität Ihres Teams und ermöglichen eine optimal ausgewogene Arbeitsverteilung. Eine Überauslastung Ihres bestehenden Personals verursacht nicht nur Stress, sondern führt auch zu Zeitplänen, in denen Aufgaben ohne jegliche Verantwortlichkeit überlaufen. In einer Umfrage von Tower Watson nannten 57 % der Befragten Überlastung als Grund für ihre geringe Arbeitsmotivation.
Andererseits führt eine Unterauslastung des Ressourcenpotenzials dazu, dass Sie Nebenskills und Workload-Kapazität Ihrer aktuellen Ressourcen übersehen, die das Tempo Ihres Projekts leicht hätten verbessern können. Am Ende lagern Sie Ihr Projekt an externe Agenturen aus, obwohl Ihre Bankzeiten mit ungenutzten Ressourcen steigen. Infolgedessen entsteht ein Ungleichgewicht zwischen Ihren Personalkosten und den daraus resultierenden Erträgen.
Der Bericht verwendet Kennzahlen zur Ressourcenauslastung, um die Bemühungen aller gleichmäßig über die Standardarbeitszeiten hinweg zu messen, indem Tage, Stunden oder Prozentwerte zugewiesen werden. Er korrigiert Doppelbuchungen und Ungleichgewichte zwischen tatsächlich und geplant geleisteten Arbeitsaufwänden. Wenn beispielsweise eine bestimmte Ressource mehrere Projekte erhält, die an einem einzigen Tag fällig sind, würden die Standardarbeitszeiten offensichtlich überschritten. Mit Saviom würde dieser Unterschied im Gesamtüberblick der Ressourcenplanung deutlich werden, sodass Sie die Arbeitslast entsprechend über mehrere Tage oder Wochen verteilen können, je nach Situation.
Auslastungsratenberichte bestimmter Tools können auch eine Kapazitäts-Heatmap für Ressourcen generieren, die Ihnen anzeigt, auf welche verschiedenen Aktivitäten sich Ihre Ressourcenverträge verteilen, sodass eine faire Arbeitsverteilung und eine logische Priorisierung von Aufgaben erfolgen kann.
4. Prognostizierende Finanzberichte
Sie können Ihr Budgetportfolio abgleichen, indem Sie Ihre prognostizierten (Forecast-) und tatsächlichen Kosten berechnen. Während erstere durch die Multiplikation der voraussichtlichen Stunden mit den Abrechnungssätzen Ihres Personals ermittelt werden, ergeben sich die tatsächlichen Kosten aus den tatsächlich abgerechneten Stunden Ihres Personals. Eine Abweichung entsteht durch die Differenz zwischen Ihren tatsächlichen und künftigen Kosten auf Sicht. Sie können eine fundierte Entscheidung über die Zuteilung auf der Grundlage der Analyse von Ressourcenprognosen vs. tatsächlichen Kosten treffen.
Der Bericht "Forecast vs. Ist-Kosten" bringt nicht nur den tatsächlichen Abrechnungswert Ihrer Projekte ans Licht, sondern weist auch auf die kosteneffizientesten Stundensätze hin. Sie können sogar die Ursache für etwaige Hindernisse oder Verzögerungen feststellen, die dazu führen könnten, dass sich die Projektdauer über die ursprünglich geplante Zeit hinaus verlängert. Wenn zum Beispiel die Kosten für die tatsächliche Durchführung die gebuchten Kosten übersteigen, zeigt Ihnen das, dass Ihre Ressourcen mehr Zeit für eine bestimmte Aktivität aufgewendet haben. Umgekehrt können Sie, wenn sie niedriger sind, sicher schlussfolgern, dass die Arbeit früher als geplant beendet wurde.
5. Verfügbarkeitsberichte für Ressourcen
Egal ob Spitzenzeiten oder Flaute, Verfügbarkeitsberichte für Ressourcen unterstützen Sie dabei, eine proaktive Herangehensweise zur optimalen Arbeitsaufteilung zu entwickeln. Denn selbst wenn Sie die richtige Anzahl an Fachkräften haben, können Sie nicht davon ausgehen, dass diese jederzeit verfügbar und optimal auf das nächste Projekt vorbereitet sind. Wenn beispielsweise Ressource A im April mehrere Urlaubstage nimmt, verringert das deren Verfügbarkeit, was wiederum eine Anpassung Ihrer Teamkapazität und der Projektfristen erforderlich macht.
Sie müssen das nächste verfügbare Team bereithalten, das nicht nur die erforderlichen Fähigkeiten mitbringt, sondern auch ausreichend eingearbeitet ist, um die Aufgabe zu übernehmen. Dieser Ansatz reduziert die Bankzeiten erheblich und verhindert, dass Ihre Projekte aufgrund plötzlicher, unerklärlicher Produktivitätseinbrüche nach dem Start entgleisen.
Am Ende des Tages vereinfacht ein Kapazitätsbericht die Kunst der Entscheidungsfindung, indem er Ihnen erlaubt, Ihre Zahlen auf Basis von Rohdatenwissenschaft, klaren Kennzahlen und Grafiken zu bestimmen. Mit der richtigen Intuition müssen Sie künftig nicht mehr schätzen, wie viele Personen oder welche Fähigkeiten und Erfahrungen benötigt werden, um ein Projekt voranzubringen, oder herausfinden, warum ein Plan nicht funktioniert hat. So können Sie den anvisierten Projekterfolg tatsächlich realisieren und Ihr Unternehmen rund um eine klug besetzte Belegschaft und smarte Kapazitätsplanung neu aufstellen.
