Was sind Projektaktivitäten & wie definiert man sie?
Den Überblick behalten: Projektaktivitäten sind die Aufgaben, die Teammitglieder ausführen, um ein Projekt zu seinen Zielen zu führen. Die Organisation Ihres Projekts in Aktivitäten hält es strukturiert, damit das Team effizient arbeiten kann.
Meilensteine vs Aktivitäten: Während Aktivitäten fortlaufende Aufgaben in einem Projekt sind, markieren Meilensteine wichtige Momente, die bedeutende Phasen oder Ziele wie den Abschluss einer Designphase oder den Start einer Website kennzeichnen.
Vorteile von Software: Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Ihre Projektaktivitäten aufzulisten, die richtigen Ressourcen zuzuweisen und den Fortschritt der Arbeit im Verhältnis zum Zeitplan zu verfolgen.
Projektaktivitäten umfassen alle Arbeiten, die Sie und Ihr Team im Rahmen eines Projekts erledigen. Der Begriff bezieht sich auf Projekttätigkeiten und alles, was Sie als Projektmanager tun, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Hier erfahren Sie, wie Sie Projektaktivitäten planen und welche Projektmanagement-Software-Tools Ihnen dabei helfen können, Aktivitäten einzurichten und sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen.
Was sind Projektaktivitäten?
Projektaktivitäten sind einzelne Arbeitseinheiten, die ein Projekt voranbringen, um seine Ziele zu erreichen. Dazu können beispielsweise einzelne Schritte zur Entwicklung eines Produkts gehören, wichtige Meetings, um die Abstimmung der Stakeholder sicherzustellen, oder bedeutende Prozessschritte wie die Budgetermittlung oder Zeitplanung.
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Projektaktivitäten vs. Projektmeilensteine
Projektaktivitäten sind die Aufgaben und Unteraufgaben, die von den Teammitgliedern ausgeführt werden, um das Projekt abzuschließen, während Meilensteine klar definierte Momente im Projektzeitplan darstellen.
Beispiele für Meilensteine sind die Vertragsunterzeichnung, der Abschluss der Designphase, der Start einer Website oder das Erreichen von 50 Nutzeranmeldungen. Dies sind klar umrissene Zeitpunkte im Projekt, an denen man von einer Phase zur nächsten übergeht.
Das Abschließen von Projektaktivitäten bringt Sie dem Erreichen des entsprechenden Meilensteins näher. Um zum Beispiel die Designphase abzuschließen, könnten Sie und Ihr Team Aktivitäten wie die Erstellung von Moodboards und Wireframes oder die Durchführung interner und externer Reviews durchführen.
Projektaktivitäten vs. Projektergebnisse
Projektaktivitäten sind die Aufgaben und Unteraufgaben, aus denen die Projektarbeit besteht, während Projektergebnisse die Ergebnisse dieser Aktivitäten sind. Die Aktivität könnte darin bestehen, einen Styleguide zu erstellen, und das Ergebnis wäre dieser Styleguide (der dann dem Kunden oder den internen Stakeholdern präsentiert wird).
Beispiele für Ergebnisse sind Strategiedokumente, Berichte, Präsentationen oder Dinge wie Inhalte, Websites, digitale Produkte oder Anwendungen. Kurz: alles, was Sie einem Kunden oder Stakeholder-Team übergeben.
Warum sind Projektaktivitäten wichtig?
Projektaktivitäten sind wichtig, weil sie einem Projekt Ordnung und Struktur verleihen und es weniger überwältigend machen, Projektarbeit zu erledigen.
Wenn Sie Ihrem Projektteam sagen: „Baut bis nächsten Monat eine 10-seitige Website“, sind die Teammitglieder überfordert und wissen nicht, wo sie anfangen sollen.
Wenn Sie dem Team aber sagen: „Wir werden bis nächsten Monat eine 10-seitige Website bauen. Lasst uns die Aktivitäten planen, die wir dafür erledigen müssen“, ist das viel weniger überwältigend. Das steigert die Effizienz und verhindert Doppelarbeiten.
Wenn zum Beispiel Adam weiß, dass Stephanie in der nächsten Woche das Moodboard und die Wireframes für ihn zur Überprüfung fertigstellen wird, kann er sich auf andere Aktivitäten konzentrieren, anstatt zu versuchen, ihr zu helfen oder die Aufgaben selbst zu erledigen.
Methoden zur Planung von Projektaktivitäten
Es gibt verschiedene Projektmanagement-Techniken, mit denen Sie gemeinsam mit Ihrem Team Projektaktivitäten planen können. Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, sondern können diese Projektmethoden an die Projektarten und die Teams anpassen, mit denen Sie arbeiten.
- Wasserfall: Die Wasserfall-Methode besteht aus fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss. Sie planen zu Projektbeginn alle Aufgaben und Aktivitäten vollständig und führen diesen Plan dann aus. Eine typische Aktivität ist das Erstellen des Projektstrukturplans (WBS)—eine vollständige Auflistung aller Projektaufgaben, wer sie wann erledigt. Wasserfall eignet sich besonders für kleine, weniger komplexe Projekte mit wenig bis keiner Unsicherheit.
- Agile oder Scrum: Diese Begriffe werden oft synonym (aber häufig falsch) verwendet. Agile- und Scrum-Methoden ermöglichen es Ihnen, Aktivitäten mithilfe von Ritualen wie Sprintplanung und Refinement zu planen. Sie halten außerdem tägliche Stand-up-Meetings ab, um nachzuvollziehen, an welchen Projektaktivitäten jede Person arbeitet, was am Vortag erledigt wurde und welche Hindernisse es gibt.
- Hybrid: Die Hybrid-Methodik kombiniert Elemente mehrerer Methoden. So könnten Sie etwa mit Wasserfall alle Projektaktivitäten planen und einen Projektstrukturplan (WBS) erstellen, aber trotzdem tägliche Stand-ups abhalten oder die Arbeit in kurzen Sprints organisieren. Das gibt dem Team Klarheit in der Gesamtplanung und die Flexibilität, in Sprints zu arbeiten.
- Kanban: Kanban ist eine einfache, visuelle Methode zur Planung von Arbeitsschritten. Sie erstellen ein Kanban-Board mit mehreren Spalten. Projektaktivitäten werden als Karten in diesen Spalten dargestellt (das lässt sich bequem in Projektmanagement-Software umsetzen, Sie müssen es nicht per Hand machen). Die Spaltenüberschriften zeigen den Status der Aktivitäten (z. B. offen, in Bearbeitung, erledigt).
Wie Sie Projektaktivitäten definieren
Wenn du auf dein Projektauftrag oder Leistungsbeschreibung schaust und dich fragst, wie du und dein Team das bewerkstelligen sollen, keine Sorge. Hier erfährst du, wie du deine Projektaktivitäten definierst und einen Ausführungsplan erstellst.
1. Meilensteine oder Projektphasen abbilden
Projekterfolg bedeutet nicht nur, dass das Projekt fristgerecht und im vereinbarten Umfang abgeschlossen wurde. Ein erfolgreiches Projekt hatte klare Zielvorgaben, ein engagiertes Team und war kein reines Chaos oder ein Kopf-an-Kopf-Rennen gegen die Uhr. Das passiert nicht zufällig.
Alles beginnt mit guter Planung. Überlege zunächst, welchen Projektumfang es gibt und wie du mit dem einfachsten Plan dorthin kommst. Es ist vergleichbar mit dem Entschluss, Gewicht zu verlieren oder Geld zu sparen. Du legst zum Start fest, wie viele Kilos du abnehmen oder wie viel Geld du sparen möchtest.
Sparen kann man wie ein Projekt betrachten. Angenommen, du möchtest in 10 Monaten 5.000 $ sparen. Um auf Kurs zu bleiben, musst du monatlich 500 $ oder etwa 125 $ pro Woche zurücklegen. Jedes wöchentliche oder monatliche Ziel ist ein Meilenstein auf dem Weg und hilft dir, den Fortschritt zu verfolgen. Wenn du nach zwei Monaten erst 900 $ gespart hast, weißt du, dass du im Rückstand bist.
2. Projektaktivitäten auflisten
Sobald du die Phasen oder Meilensteine festgelegt hast, beginne damit, die Aktivitäten zu definieren. Hier geht es darum, was erledigt werden muss und wie lange es dauern wird (Aktivitätsdauern).
Für unser Sparprojekt könntest du beispielsweise nach günstigeren Anbietern suchen, eine Reise verschieben oder alternative, weniger kostenintensive Pläne machen. Überlege dir alles, was du tun musst und wie lange du dafür jeweils benötigst.
3. Reihenfolge und Abhängigkeiten festlegen
Wenn du deine Liste hast, überlege dir, in welcher Reihenfolge alles gemacht werden muss und wo es Abhängigkeiten gibt. Daraus ergibt sich dein Projektzeitplan. Manche Aufgaben müssen vielleicht zuerst erledigt sein, bevor du mit anderen starten kannst. Beispielsweise solltest du ein Abonnement kündigen, bevor du ein günstigeres abschließt, damit du nicht beide in einem Monat zahlst.
Gehe beim Aufstellen des Zeitplans auch durch, wie schnell du die Arbeit schaffen kannst. Das ursprüngliche Ziel war, 5.000 $ in 10 Monaten zu sparen. Das erschien realistisch, bei einem Budget, das um 125 $ pro Woche gekürzt werden kann. Aber was, wenn du den Zeitraum verkürzen willst oder musst?
Der kritische Pfad ist die kürzeste Zeitspanne, in der ein Projekt abgeschlossen werden kann. Basierend auf unseren Aktivitäten und Abhängigkeiten: Wie schnell könntest du sparen? Wenn eine der Aufgaben das Eintreffen von Einnahmen ist, kannst du das Projekt nur so schnell abschließen, wie 5.000 $ eingehen.
Wenn du 3.000 $ im Monat verdienst und überhaupt kein Geld ausgibst, brauchst du mindestens zwei Monate – vorausgesetzt, du wirst am Monatsende bezahlt. Das stellt aber nicht den kritischen Pfad dar, da deine Ausgaben 1.500 $ pro Monat betragen. Tatsächlich dauert es mindestens vier Monate, weil diese Ausgaben als Abhängigkeit bestehen.
4. Ressourcen planen
Der nächste Schritt im Projektplan bzw. beim Planen der Projektaktivitäten ist die Ressourcenplanung. Was steht uns für die Projektdurchführung zur Verfügung und was wird noch benötigt?
Für dein Sparprojekt könntest du eine Tabelle zur Budgetverfolgung anlegen, um im Blick zu behalten, wie viel du im Laufe der Zeit schon gespart hast. Du könntest dich auch mit einem Experten für Finanzplanung treffen, um weitere Tipps zur Geldersparnis oder Einhaltung deines Budgets zu erhalten.
Beispielhafte Projektaktivitätenliste
Hier ist ein Beispiel für eine Projektaktivitätenliste für ein digitales Projekt—eine kleine Website. Ich habe diese Liste basierend auf früheren Erfahrungen erstellt, aber wenn Sie neu im Projektmanagement sind, können Sie meine Liste einfach übernehmen und an Ihr eigenes Leistungsbeschreibung anpassen oder eine Projektmanagement-Vorlage (viele sind über unsere Community-Mitgliedschaft verfügbar) verwenden, die beispielhafte Schritte und Aktivitäten auflistet.
Beispielhafte Liste von Projektaktivitäten
- Definieren Sie die Seiten, die erstellt werden müssen
- Erstellen Sie eine Sitemap aller benötigten Seiten
- Entscheiden Sie, welche Seiten ein individuelles Design benötigen
- Stellen Sie die vorgeschlagene Sitemap und die Designs dem Kunden oder Stakeholder zur Freigabe vor
- Bestätigen Sie Budget und Zeitplan basierend auf dem genehmigten Plan
- Erstellen Sie Wireframes für die Seiten
- Das Projektteam prüft intern
- Interne Überarbeitungen
- Präsentieren Sie die Wireframes dem Kunden oder Stakeholder
- Integrieren Sie Feedback vom Kunden oder Stakeholder
- Zweite Design-Präsentation
- Letzte Kundenprüfung
- Wireframes genehmigt
- Design der Seiten erstellen
- Das Projektteam prüft intern
- Interne Überarbeitungen
- Präsentieren Sie die Designs dem Kunden oder Stakeholder
- Integrieren Sie das Feedback vom Kunden oder Stakeholder
- Zweite Kunden- oder Stakeholder-Prüfung
- Letztes Feedback integrieren
- Designs genehmigt
- Designs für die Entwicklung vorbereiten
- Review von Designer & Entwickler
- Entwicklerfragen klären
- Entwicklung
- Interne Qualitätssicherung
- Festgestellte Probleme beheben
- Abnahmetests durch Nutzer
- Festgestellte Probleme beheben
- Vorbereitende Aktivitäten vor dem Launch
- Launch
- Nachbereitende Aktivitäten nach dem Launch
Tools zur Planung von Projektaktivitäten
Die Planung von Projektaktivitäten ist heute einfacher denn je—es gibt so viele Projektmanagement-Tools, die Sie bei der Definition und Verwaltung von Projektaktivitäten unterstützen. Sie müssen dies nicht mehr manuell mit einer Tabelle machen oder bei jedem Projekt bei Null anfangen.
Hier ist eine Liste der besten Projektmanagement-Software zum Planen und Verfolgen von Projektaktivitäten.
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Best Practices für die Planung von Projektaktivitäten
Hier sind einige bewährte Methoden, die Sie bei der Planung von Projektaktivitäten beachten sollten.
- Berücksichtigen Sie die Dauer der Aktivitäten: Überlegen Sie bei der Planung von Projektaktivitäten, wie lange jede Aktivität dauern sollte, und beziehen Sie Start- und Endtermine mit ein. Dies hilft Ihnen, den Gesamtzeitplan zu erstellen und sicherzustellen, dass Sie Personen oder Ressourcen nicht überplanen.
- Für jede Aktivität kann nur eine Person verantwortlich sein: Wenn alle denken, dass jemand anderes zuständig ist, macht es am Ende niemand. Jede Aktivität sollte einen klaren Verantwortlichen haben, auch wenn es eine Zusammenarbeit ist. Die Verantwortung muss klar geregelt sein.
- Fügen Sie jeder Aktivität Details hinzu: Das erleichtert es der beauftragten Person, zu verstehen, was zu tun ist, und hilft, Verwirrung und Nacharbeit zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass ausreichend Kontext und das erwartete Ergebnis klar sind. Das kann bedeuten, einen zu prüfenden Link zu einem Dokument oder die relevante Standardarbeitsanweisung mit anzuhängen.
- Seien Sie realistisch: Überschätzen Sie nicht, wie viel ein Teammitglied leisten kann. Berücksichtigen Sie bei der Planung alle Aktivitäten, die einer bestimmten Person an einem Tag zugewiesen sind, und prüfen Sie, ob das realistisch ist. Wenn Projekte isoliert betrachtet werden, sollten Projektleitende regelmäßig die Auslastung jeder Person überprüfen, um das Risiko verpasster Deadlines zu minimieren.
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