Denken Sie darüber nach, in das Projektmanagement zu wechseln, fühlen sich aber in einem Meer aus Abkürzungen und widersprüchlichen Ratschlägen verloren? Sie sind nicht allein. Der Weg zum Projektmanager wirkt oft unklar, zumal vage Kompetenzanforderungen und irreführende Stellenbeschreibungen den Einstieg zusätzlich erschweren.
Gastgeber Galen Low spricht mit Barbara Kephart, Gründerin von Projects Pivot, um Licht ins Dunkel zu bringen. Gemeinsam klären sie, was es wirklich braucht, um ins Projektmanagement zu wechseln, wie man branchenspezifischen Jargon entschlüsselt und warum die Unterstützung durch eine Gemeinschaft entscheidend ist, um diesen lohnenden Karrierewechsel erfolgreich zu meistern.
Interview-Highlights
- Herausforderungen beim Einstieg ins Projektmanagement [02:47]
- Projektmanagement wird oft unnötig erschwert.
- „Geeky PM“-Ansatz: Probleme lösen, ohne aufdringlich zu sein, mit Fokus auf Details.
- Viele Stellenbezeichnungen umfassen Projektmanagement-Aufgaben, ohne dies ausdrücklich zu nennen.
- Beispiele: Teamleitung, Programmmanager, Implementierungsmanager, Analyst, Workflow-Leitung.
- Verwaltungsaufgaben beinhalten oft Projektmanagement und sind gute Einstiegsmöglichkeiten.
- Manchmal entstehen Projektrollen ganz natürlich im Unternehmen, auch ohne offiziellen Titel.
- Ein häufiger Mythos: Viele glauben, keine Projektmanagement-Erfahrung zu haben.
- Viele haben unbewusst bereits Projekte geleitet, etwa bei Familienfeiern oder bei der Organisation von Räumen.
- Projektmanagement-Fähigkeiten sind häufig schon bei Personen mit der richtigen Eignung vorhanden.
- Spezialisten für berufliche Neuorientierung können helfen, Projektmanagement-Erfahrungen sichtbar zu machen und zu formulieren.
- Mentoren und Lernressourcen, wie PM-Lebensläufe und Interviewvorbereitungen, können den Karrierewechsel unterstützen.
Verwaltungsaufgaben sind oft mit Projektmanagement verbunden, und sobald Sie eine solche Rolle übernehmen, können Sie sich innerhalb der Organisation weiterentwickeln und mit der Zeit aufsteigen.
Barbara Kephart
- Bestimmend vs. sachlich: Mythen über PMs entlarvt [07:20]
- Eine PMP-Zertifizierung ist nicht immer sofort erforderlich; Erfahrung kann auch zuerst gesammelt werden.
- Viele Fachkräfte leiten Projekte, ohne den offiziellen Titel eines Projektmanagers zu tragen.
- Stellenbeschreibungen führen oft PMP als Voraussetzung auf, aber auch andere Positionen beinhalten Projektmanagement.
- Der Wechsel in ein PMO kann Einschränkungen mit sich bringen, die nicht zu jedem Berufsprofil passen.
- „Bestimmende PMs“ bekommen vielleicht schnell einen Job, stoßen aber bei Problemen im Projekt auf Hürden.
- Wichtig ist die Balance – zu wissen, wann man bestimmt auftritt und wann Gelassenheit gefragt ist, ist eine entscheidende Fähigkeit für Projektmanager.
Bestimmende PMs funktionieren nicht gut, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft. Sie können sogar mehr Ärger verursachen, als nötig wäre. Stattdessen ist es am besten, ausgewogen aufzutreten – zu wissen, wann man sich durchsetzen muss und wann Ruhe angebracht ist. Alles im Leben ist eine Frage der Balance, und die Fähigkeit, zu wissen, wann man schweigen und wann man reden sollte, ist ein entscheidender Vorteil für Projektmanager.
Barbara Kephart
- Bewertung der Eignung für Projektmanagement [11:19]
- Seatbelt-Session: Ein Verfahren zur Bewertung von Projektmanagement-Praktiken innerhalb eines Unternehmens.
- Arbeitet mit Führungskräften und Projektmanagern zusammen, unabhängig davon, ob sie intern sind oder auf Zeit eingestellt werden.
- Project Management Knowledge Gap Assessment: Bewertet die Projektmanagement-Fähigkeiten von Einzelpersonen.
- Eine Mini-Version wird auf projectspractice.com zur Selbstbewertung verfügbar sein.
- Betont die Eignung für Projektmanagement – einige Eigenschaften sind angeboren, wie inhärente Merkmale.
- Ähnliche Bewertungen werden vom Project Management Institute (PMI) durchgeführt.
- Einige Personen bestehen Projektmanagement-Prüfungen schnell aufgrund ihres ausgeprägten logischen Denkens.
- Die Prüfung hat sich im Laufe der Zeit auf mehr logikorientierte Fragen verlagert.
- Projektmanager verfügen von Natur aus über Eigenschaften wie kritisches Denken, Weitblick und Planung.
- Manche Menschen haben Schwierigkeiten, über die nächste Aufgabe hinauszudenken, was im Projektmanagement problematisch sein kann.
- Projektmanagement-Fähigkeiten können erlernt werden, aber den Umgang mit Chaos zu meistern ist eine andere Herausforderung.
- Manche Menschen sind erfolgreich, bis Projekte chaotisch werden, und haben dann Schwierigkeiten, sich anzupassen.
- Projektmanager bevorzugen von Natur aus Ordnung und können darin unterwiesen werden, diese zu bewahren.
- Flexibilität in chaotischen Situationen ist entscheidend, aber möglicherweise nicht vollständig erlernbar.
- Praxiserfahrung und Lernen aus Widrigkeiten [14:59]
- Reflektiere über vergangene Herausforderungen, um einzuschätzen, wie gut du sie gemeistert hast.
- Schwierige Erfahrungen vermitteln wertvolle Techniken im Umgang mit Chaos.
- Der Umgang mit Chaos kann durch genügend Konfrontation mit schwierigen Situationen erlernt werden.
- Persönliche und berufliche Erfahrungen, wie beispielsweise in der Notfallmedizin, können Kompetenzen im Krisenmanagement aufbauen.
- Anpassungsfähigkeit in chaotischen Situationen verbessert sich mit Übung und Bereitschaft zu lernen.
- Projektmanager, die Herausforderungen meiden und sich hinter dem Bildschirm verstecken, könnten langfristig Schwierigkeiten haben.
- Wachstum entsteht, indem man sich Problemen direkt stellt, statt sich zurückzuziehen.
- Risikomanagement ist entscheidend – mögliche Probleme antizipieren und sich darauf vorbereiten.
- Wenn Schwierigkeiten auftreten, ist proaktive Kommunikation mit den Stakeholdern unerlässlich.
- Der Umgang mit komplexen Projekten erfordert kontinuierliches Lernen und Anpassungsfähigkeit.
- Persönliche Herausforderungen formen starke Projektmanager.
- Das Überwinden von Widrigkeiten, wie familiären Schwierigkeiten oder Umzügen, fördert Resilienz.
- Internationale Studierende erleben Projektmanagement hautnah, indem sie ins Ausland ziehen.
- Das Leben kann zeigen, wie effektiv jemand mit Hindernissen umgeht.
- Erfolgreiche Projektmanager zeichnen sich darin aus, Hürden zu überwinden.
- Vorstellung der PM Coffee Spot Community [22:13]
- Digitales Projektmanagement (DPM) bietet einen fokussierten Raum, aber Projektmanager aller Branchen haben ähnliche Bedürfnisse.
- Zuverlässige Ressourcen und ein sicherer Networking-Bereich sind für Projektmanager unerlässlich.
- Viele Fachkräfte suchen Foren außerhalb sozialer Medien, um mehr Privatsphäre und Sicherheit zu haben.
- Die Idee eines sicheren, mentorunterstützten Forums ist von früheren persönlichen Mentorenschaften inspiriert.
- Das Forum entwickelt sich zu einer globalen Community mit Mentoren unterschiedlichster Erfahrungsstufen.
- Es dient als “sicherer Landeplatz” zum Fragenstellen und Lernen von anderen.
- Die Rolle von generativer KI im Mentoring [25:04]
- KI-Tools können Informationen extrahieren, aber es fehlt ihnen die menschliche Erfahrung, besonders in Hochrisikoumgebungen wie der Nuklearmedizin.
- Verängstigte oder kranke Stakeholder benötigen menschliche Interaktion, die von KI nicht ersetzt werden kann.
- Mentoring ist von unschätzbarem Wert, und PM-Communities wie PM Coffee Spot bieten Einsichten aus der Praxis.
- KI-Tools können helfen, Projektmanagement-Techniken zu verbreiten, aber sie können menschliche Entscheidungen in entscheidenden Momenten nicht ersetzen.
- Die Lösung realer Probleme basiert auf persönlicher Erfahrung und Community-Unterstützung, was KI bislang nicht vollständig leisten kann.
- Vertrauensaufbau im Projektmanagement [28:32]
- Vertrauen ist für Projekte entscheidend, besonders wenn Rat oder Informationen eingeholt werden.
- Informationen aus Suchmaschinen stammen von unbekannten Quellen und sind daher weniger zuverlässig.
- Vertraute Mentor:innen und Communities liefern verlässlichere Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung.
- KI und Online-Tools bieten zahlreiche Informationen, sind jedoch für kritische Projektanforderungen oft nicht spezifisch oder vertrauenswürdig genug.
- Erfahrene Mentor:innen haben reale Herausforderungen erlebt, einschließlich Projektmisserfolgen und Rückschlägen.
- Manche Projektprobleme lassen sich nicht durch Online-Suchen oder KI-Tools lösen.
- Im Zweifel bietet der Rückgriff auf eine vertrauenswürdige Community oder Mentor:innen bessere Orientierung als die Suche an den falschen Stellen.
- Vertrauenswürdige Mentor:innen führen echte Gespräche, statt nur Ressourcen zu empfehlen.
- Ein guter Mentor gibt ehrliches Feedback, selbst wenn Projektmanagement vielleicht nicht passt.
- Suche einen Austausch auf Augenhöhe, bei dem Mentor:innen dich anleiten und Weiterverfolgung erwarten.
- Mit dem Konsum von Inhalten (Podcasts, Artikel) stärkst du Vertrauen und Bindung.
- Die besten Mentor:innen interessieren sich wirklich für deinen Weg und Erfolg.
- Pivot zum Projektmanagement [35:49]
- Bis 2030 könnten 25 Millionen neue Projektprofis gebraucht werden, da Projekte immer komplexer werden.
- Wechsel nicht nur wegen der Jobperspektiven ins Projektmanagement – prüfe, ob es wirklich zu dir passt.
- Entscheide, ob du ein dedizierter Projektmanager sein, Projekte innerhalb deiner bestehenden Rolle managen oder das Feld schrittweise erkunden möchtest.
- Finde heraus, wie du Projektmanagement mit anderen Aufgaben kombinieren kannst, wenn du beides machen willst.
- Engagierte Projektmanager glänzen beim Umgang mit Details, Terminplanung, Abhängigkeiten und Vorausplanung.
- Starke Kandidaten denken im Alltag automatisch ein paar Schritte voraus.
- Kritisches Denken, Problemlösungskompetenz und Digitalkompetenz sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg.
- Digitalkompetenz ist selbst in traditionellen Bereichen wie dem Bauwesen unverzichtbar.
- Dedizierte Projektmanager blühen auf, wenn es darum geht, komplexe Probleme zu lösen und große Projekte zu leiten.
- Wenn dir Komplexität nicht liegt, ziehe Alternativen in Betracht:
- Projektmanagement ist vielleicht nicht das richtige Feld.
- Projekte im Rahmen einer größeren Rolle managen (z.B. 20% deiner Zeit).
- Projektmanagement erst mal schrittweise ausprobieren, bevor du dich festlegst.
- Wer Freude an wachsender Projektkomplexität hat, ist in einer dedizierten Projektmanagement-Rolle bestens aufgehoben.
- Fähigkeiten und Lernen für angehende Projektmanager [40:14]
- Konzentration auf kontinuierliches Lernen – besuche Webinare, belege Kurse und entdecke Projektmanagement-Tools.
- Informationsgespräche (15–20 Minuten) sind wertvoll, um neue Branchen oder Projekttypen kennenzulernen.
- Bereite drei bis vier Schlüsselfragen vor, um die Zeit des Gesprächspartners zu respektieren.
- Bewerte, ob ein bestimmter Projekttyp oder eine Branche deinen Interessen entspricht.
- Entdecke verschiedene Lernressourcen – einige sind kostenlos, andere kostenpflichtig oder mit Abo verbunden.
- Strukturiere deine Recherche, ohne dich von Informationen überwältigen zu lassen.
- Starte mit bewährten, authentischen Quellen, bevor du dein Spektrum erweiterst.
- Die Zukunft des Projektmanagements [43:06]
- Viele empfinden im März 2025 Frustration über den aktuellen Stand des Projektmanagements.
- Die Relevanz von Projektmanagement steigt, doch die Rolle entwickelt sich weiter.
- Die Bezeichnung “Projektmanager” könnte sich ändern, aber der Bedarf an Projektmanagement-Fähigkeiten bleibt erhalten.
- Die Zukunft des Projektmanagements ist ungewiss und würde von vielfältigen Perspektiven profitieren.
- Branchen, die traditionell nicht projektorientiert waren, übernehmen nun Projektmanagement-Methoden.
- Der Umfang des Projektmanagements in diesen Branchen ist möglicherweise geringer als in der IT.
- Die Rolle von Projektmanager:innen in diesen sich wandelnden Feldern ist noch nicht eindeutig definiert.
Lernen Sie unseren Gast kennen
Barbara Kephart ist Gründerin und Chief Project Officer von Projects Pivot, einer Beratungsfirma, die sich auf Projektmanagement in verschiedenen Branchen spezialisiert hat. Mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung hat sie Projekte in den Bereichen Informationstechnologie, Fusionen und Übernahmen, medizinische Forschung und mehr geleitet. Barbara besitzt eine Project Management Professional (PMP)-Zertifizierung vom Project Management Institute und ein Project Management Certificate von der UC Berkeley. Ihre Führungsphilosophie betont kollaborative Diskussionen und innovative Problemlösungen, um langfristige Ziele in greifbare Realitäten zu verwandeln.

Springen Sie nicht einfach hinein, nur weil Sie denken, dass es viele Möglichkeiten gibt, das Geld gut ist oder aus irgendeinem anderen Grund. Nehmen Sie sich die Zeit, um herauszufinden, welcher Aspekt des Projektmanagements Sie am meisten interessiert, und widmen Sie sich ihm voll und ganz.
Barbara Kephart
Ressourcen aus dieser Folge:
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- The PM Coffee Spot — die Community für neue und angehende Projektmanager
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- Schauen Sie sich Projects Practice an — ein Lernmanagementsystem
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Lesen Sie das Transkript:
Wir probieren gerade, unsere Podcasts mit einer Software zu transkribieren. Bitte entschuldigen Sie eventuelle Tippfehler, da der Bot nicht immer zu 100 % korrekt ist.
Galen Low: Sie haben diesen Artikel "Wie wird man Projektmanager?" jetzt schon 15 Mal gelesen und sind sich nun sicher: Es waren auf jeden Fall zu viele Konsonanten und zu wenige Vokale enthalten.
Aber irgendwie sind Sie der Antwort, wie man ins Projektmanagement wechselt, kein Stück nähergekommen.
PMP, CAPM, RACI, Gantt, Monte Carlo ...
Ist das der erste Test, um diejenigen auszusieben, die nicht wirklich entschlossen genug sind?
Falls Sie darüber nachdenken, Ihre Karriere ins Projektmanagement zu verlegen – aber weder von Google, ChatGPT noch Perplexity eine klare Antwort bekommen konnten, bleiben Sie dran.
Wir machen heute eine praxisnahe und kompromisslose Analyse: Was es wirklich braucht, um herauszufinden, ob der Wechsel ins Projektmanagement die richtige Entscheidung für Sie ist.
Hallo zusammen, schön, dass Sie dabei sind. Mein Name ist Galen Low von der Digital Project Manager. Wir sind eine Community digitaler Fachleute mit der Mission, uns gegenseitig zu stärken, unser Können auszubauen, mehr Selbstvertrauen zu entwickeln und einander zu vernetzen, um den Wert des Projektmanagements in einer digitalen Welt zu steigern. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, besuchen Sie thedpm.com/membership.
Falls Sie an zukunftsorientierten Gesprächen und praxisnahen Einblicken über digitale Projektführung interessiert sind, abonnieren Sie die Show und erhalten Sie wöchentliche Episoden.
Heute sprechen wir darüber, wie man den Sprung ins Projektmanagement schafft und welche Rolle die Community dabei spielt, die undurchsichtigen Abkürzungen, unklaren Anforderungen und irreführenden Rollendefinitionen zu entschlüsseln, die viel zu oft talentierte Menschen vom Weg in eine erfüllende Karriere im Projektmanagement abhalten.
Mit mir dabei ist heute Barbara Kephart, Gründerin und Chief Project Officer bei Projects Pivot – einem Unternehmen, das eine einzigartige Kombination aus engagierten Projektmanager:innen, strategischer Portfolio-Beratung und praxisnahem PM-Training anbietet: Das perfekte Rezept für erfolgreiche Projekte.
Barb ist außerdem meine Mitstreiterin bei unserer Community für angehende und frisch gebackene Projektmanager:innen, The PM Coffee Spot.
Barb, danke, dass du heute dabei bist.
Barbara Kephart: Danke, Galen, es macht immer Freude mit dir zu sprechen.
Galen Low: Für uns ist das ja fast schon ein regelmäßiges Treffen – nur, dass wir es diesmal aufnehmen und teilen können. Lustig, man sagt mir nach, ich hätte so eine Art Radio-Stimme im Intro, aber sobald die Episode beginnt, werde ich ganz locker. Das ist so eine Folge.
Barbara Kephart: Also einfach ein ganz normaler Tag bei dir?
Galen Low: Genau. Wenn Sie neu beim Podcast sind: Ich nehme jedes Mal mein Intro auf und manchmal sind auch Freunde wie Barb dabei.
Barbara Kephart: Ich habe keine Radio-Stimme, da werde ich glatt neidisch.
Galen Low: Weiß nicht – mit großer Kraft kommt große Verantwortung. Du weißt ja, wie das ist. Wir beide helfen seit Jahren Menschen, in das Projektmanagement einzusteigen, darin zu bestehen, es zu meistern – den Weg rund ums Projektmanagement zu gehen. Und wir wissen: Es ist nicht leicht. Es gibt viele, die versuchen, etwas darüber zu lernen, herauszufinden, ob es zu ihnen passt, ohne ihre Zeit zu verschwenden.
Ich starte mal direkt mit der Frage, die alle beschäftigt: Warum ist Projektmanagement eigentlich so ein schweres Feld und was ist der größte Mythos oder das größte Missverständnis, das Menschen davon abhält, im Projektmanagement zu starten?
Barbara Kephart: Ja. Sehr guter Einstieg in die Materie. Ich glaube, wir machen es uns schwerer als nötig, weil viele von uns, die Projektmanagement lieben, oft alles komplizierter machen, als es sein müsste. Selbst beim Managen von Projekten machen wir es gern unnötig kompliziert. Ich denke auch, dass wir uns manchmal nicht gut genug verkaufen.
Ich nenne mich in letzter Zeit gern den "nerdigen PM". Der kann alle Probleme eines Unternehmens lösen, ohne dabei aufdringlich zu sein. Jemand sagte mir mal, dass es bei uns keine "drängelnden" PMs gebe – und ich meinte, der nerdige PM ist halt detailverliebt. Wir lieben es, uns in Details zu vertiefen. Das ist nicht jedermanns Sache.
Eigentlich ist das eine Erleichterung für Unternehmen. Fühlen Sie sich frei, das "nerdige PM"-Label zu verwenden – ich glaube, das wünschen sich viele. Und plötzlich fühlt sich der Einstieg ins Projektmanagement gar nicht mehr so schwer an, weil viele versuchen, sich für Projektmanagement-Positionen zu verkaufen.
Aber für die Empfänger dieser Bewerbungen ist es schwer auszumachen, wer es wirklich kann und wer nicht. Das muss man erst verstehen. Und außerdem machen wir uns das Leben selbst schwer, weil wir so sehr auf Jobtitel achten – auf das Wort "Projekt" im Titel, wenn wir uns bewerben oder intern aufsteigen wollen.
Viele Stellen heute haben Projektmanagement-Aufgaben eingebaut, etwa Teamleitung, Programmmanager:in, Implementierungsmanager:in oder Workflow Lead. Neulich habe ich mit jemandem gearbeitet, sie war Workflow Lead in einer Steuerkanzlei – im Grunde ein:e Projektmanager:in, aber mit anderem Titel.
Das war beeindruckend. Und für den Einstieg ist die Admin-Rolle Gold wert: Admins machen ständig Projektmanagement. Startet man dort, kann man sich intern wunderbar weiterentwickeln.
Manchmal werden einem solche Aufgaben auch einfach "zugespielt". Sie erledigen Projekte im Unternehmen, aber auf Ihrer Visitenkarte steht nichts davon. Sie erkennen das Vorhaben als Projekt, vielleicht gerade weil Sie den Blick von außen mitbringen.
Galen Low: Das gefällt mir.
Barbara Kephart: Ja, zum Mythos: Viele glauben, sie hätten nicht genug Erfahrung. Darüber haben wir beide schon häufig gesprochen. Viele meinen, ihnen fehle die Projekterfahrung.
Aber viele von uns haben es in Wirklichkeit längst gemacht: Geburtstagsfeiern planen zum Beispiel. Was war das erste Projekt im Leben? Für viele irgendwas mit der Familie. Ich weiß noch: Damals war ich Healthcare Provider, war in Elternzeit mit meiner zweiten Tochter und hab ehrenamtlich im Kindergarten geholfen. Kaum besser gefühlt, noch nicht zurück im Job, hatte ich den Bastelschrank organisiert und Prozesse aufgesetzt – für jedes Kind. Das sind Projekte! Viele denken, sie könnten das nicht – aber mit der Neigung und etwas Talent wächst man da rein.
Vor kurzem haben Laura Hartner und ich darüber gesprochen: Manche können als Career Transition Specialist sogar helfen, auf den ersten Blick "nicht projektige" Erfahrungen ins rechte Licht zu rücken. Wir haben dazu kleine E-Learning-Angebote entwickelt – den PM-Lebenslauf schreiben, das PM-Interview meistern. Das sind meine Gedanken dazu.
Galen Low: Gibt es diese Kurse schon?
Barbara Kephart: Ja, ich bin gerade dabei, sie verfügbar zu machen. Unser Lernmanagement heißt projectspractice.com.
Galen Low: Oha – da steckt viel drin. Und das andere große Missverständnis hast du auch angesprochen: Dass der "bossy" PM (der herrische PM) ein guter PM sei. Viele denken wirklich: Bin ich "bossy", kann ich PM – bin ich's nicht, lieber nicht. Dabei sind oft gerade Menschen mit Unsicherheiten, die sich Dinge erst erarbeiten, viel besser geeignet. Wer nur anordnet und sich zurücklehnt, ist meist eine Katastrophe im PM. Das merken manche erst spät, andere scheitern daran.
Der Trend geht ohnehin zum "servant leadership" – dienende Führung –, und das halten viele nicht durch. Auch das Thema Erfahrung höre ich seit meiner ersten PMP-Prüfung (2014) immer wieder: Habe ich genug gemacht? Was zählt? Muss es auf dem Titel stehen? Kann ich's im Lebenslauf erwähnen, auch ohne Jobtitel? Das ist schon ewig so.
Barbara Kephart: Sprechen wir gleich darüber, ob man unbedingt einen PMP braucht. Den habe ich nämlich erst 2016 gemacht, obwohl ich seit 25 Jahren Projekte leite habe. Aber: Ich war nie direkt in einem PMO (Project Management Office), dort macht man die Zertifizierungen. Es war einfach nie nötig, bis ich mehr Bildungsangebote nutzen konnte. Der Glaube, dass man eine Zertifizierung VOR dem Einstieg braucht, ist verbreitet, weil viele Stellen das fordern. Doch häufig sind es Jobs abseits des klassischen "Projektmanager"-Titels. Man kann seine "nerdigen" PM-Skills auch anders einbringen – und später vielleicht Projektmanager werden. Jahrelang hatte ich nie exakt diesen Titel und wollte ihn auch. Aber dafür hätte ich zum PMO gemusst, und dann hätte ich meine Projekte ganz anders managen müssen.
Nochmal zum "bossy" PM: Gerade die werden gern eingestellt, weil sie sich durchsetzen. Doch Vorsicht! Mittlerweile weiß man in Unternehmen, dass das auf lange Sicht oft nicht funktioniert. Es braucht Ausgewogenheit: mal durchsetzungsfähig, mal zurückhaltend – immer situationsabhängig. Wer weiß, wann Ruhe angesagt ist und wann klare Ansagen nötig sind, hat als PM einen Riesenvorteil.
Galen Low: Balance gefällt mir auch sehr.
Du machst oft ein Assessment mit Teilnehmer:innen deines Mentorings – du nennst es "Seatbelt-Session" (Anschnall-Gespräch), weil: Jetzt wird’s ehrlich. Geht’s da um Balance? Ist PM überhaupt das Richtige?
Barbara Kephart: Genau. Wir bieten zwei Dinge an: die Seatbelt-Session – das machen wir mit Unternehmen, mit Führung und PMs, ob intern oder auf Zeit von uns. Dabei analysieren wir: Wie macht ihr es heute? Welche PM-Techniken nutzt ihr? Das ist quasi der Startpunkt. Dazu kommt die "Projektmanagement Knowhow-Lücken-Analyse" für neue Leute. Die soll bald auch online gehen, auf projectspractice.com – als Schnelltest zum Selbstausprobieren. Wir ermitteln damit die Eignung fürs Projektmanagement. Ich benutze gern das Wort "Aptitude" (Veranlagung): Manche Menschen haben die passenden Eigenschaften einfach; wie ich von Geburt an lockiges blondes Haar habe. Das ist auch im PM so. Solche Assessments nutzen auch die großen PM-Institute.
Galen Low: Kenn ich.
Barbara Kephart: Manchmal bestehen Leute die Prüfungen sofort, weil sie logisch denken; andere tun sich schwer. Das ist nicht der einzige Grund, aber einer davon. Mein PMP bestand schon aus vielen Logikfragen, PMs denken logischerweise logisch – das ist angeboren. Und die Fähigkeit zum kritischen Denken, nach vorn zu blicken und vorauszuplanen, ist wichtig. Manche können aus verschiedensten Gründen jeweils nur noch den nächsten Schritt denken – das reicht für PM nicht.
Galen Low: Ist es erlernbar? Wir reden ja von Veranlagung ... Was ist mit Leuten, die sich nicht sicher sind, ob sie "logisch genug" sind? Kann man das lernen – also quasi lockiges Haar bekommen?
Barbara Kephart: Ich denke ja – mit Einschränkungen. Man kann vieles lernen, aber wir wissen alle: Wenn Projekte groß und chaotisch werden, steigen manche aus. Solange alles rund läuft, klappt es. Aber im Chaos? Da frieren manche ein. Das ist dann eine andere Lernstufe – und manche können das nie voll erlernen, weil sie Ordnung lieben. PMs lieben Ordnung – aber sie brauchen auch Flexibilität, wenn es chaotisch wird. Ob das Letzte erlernbar ist? Unsicher.
Galen Low: Verständlich. Spannende Perspektive: Viele planen ihre Karriere fürs "schöne Wetter", aber entscheidend ist, wie man an einem schlechten Tag reagiert – wenn alles schiefgeht. Gilt eigentlich für jede Rolle, aber im PM besonders. Wie steht man einem schlechten Tag gegenüber? Kann ich das Stressmanagement oder ruhig bleiben unter Druck, meinen Mut zum Durchgreifen ... Das ist PM an einem schlechten Tag.
Barbara Kephart: Menschen sollten überlegen: Wie gehe ich mit schlechten Tagen um? Wie habe ich Durststrecken überstanden? Erfahrung macht besser – je mehr schlechte Zeiten, desto mehr Wachstum. Vielleicht ist der Umgang mit Chaos also doch erlernbar, je nach Lebensweg. Ich stamme aus einer chaotischen Familie, musste also früh managen und das war für mich machbar. Außerdem war ich im Gesundheitsbereich nachts ständig auf Abruf und musste sofort funktionieren. Diese Erfahrung hilft mir heute bei chaotischen Projektsituationen; ich habe Techniken daraus übernommen, um mit Unternehmen und Teams Ordnung ins Chaos zu bringen. Fazit: Wer lernen WILL, kann es lernen.
Galen Low: Das mit "Balance" gefällt mir. Manche Eigenschaften sind angeboren, aber es geht eher darum, das Beste aus sich zu machen und die eigenen Stärken gezielt weiterzuentwickeln, um ins PM-Profil zu passen. Es geht nicht darum, sich komplett zu verbiegen, sondern die vorhandenen Eignungen zu justieren, um damit Probleme im Projekt zu lösen – und dabei immer besser zu werden. Ich zum Beispiel bin kein Geburtstags-Planer – wirklich nicht. Wie ein schlechter PM auf dem Papier. Aber mit Fleiß und Arbeit habe ich es trotzdem geschafft. Es ist nicht: "Du kannst kein PM werden", sondern: Manches braucht mehr Aufwand als anderes.
Barbara Kephart: Genau – schön erklärt! Denn: Wer ins Chaos kippt und nur noch hinterm Bildschirm kauert, wächst oft nicht weiter. Gerade dann braucht man den Kopf oben! Mal kann das "Abtauchen" okay sein, aber eigentlich sollte man lernen, mit Rückschlägen konstruktiv umzugehen. Beim Projekt läuft alles, dann kommt ein Problem – Stichwort Risikomanagement. Eigentlich könnte man über Risiken stundenlang sprechen ... Aber das Entscheidende ist: Man muss mit Menschen sprechen, Stakeholder aktiv einbinden, sich unangenehmen Gesprächen stellen. Das ist für viele ungewohnt. Deshalb: Wachstum durch Erfahrung, mit komplexesten Menschen.
Galen Low: Spannend: Manche bestimmen ihre Eignung eher am privaten Umfeld, an Elternschaft, Medizin – also der Bewältigung schwieriger Situationen. Was du vorhin meintest: Auch wenn jemand noch nie als Projektmanager tätig war, bringt er/sie möglicherweise etliche wertvolle Fähigkeiten mit.
Barbara Kephart: Genau! Wir sprechen im PM Coffee Spot immer wieder mit Leuten, die z.B. durchs Aufwachsen oder Auswandern ganz besondere Ressourcen aufgebaut haben. Internationale Studierende etwa bewältigen ein Riesenprojekt allein schon auf dem Weg ins Ausland. Das ist ein ganzes Projekt – und solche Erfahrungen kann man wunderbar nutzen, um im Beruf zu überzeugen: Wer Hürden meistert, ist im Projektmanagement gut aufgehoben.
Galen Low: Ich bin als Einstellender genauso: Ich will Kandidaten sehen, wie sie mit schlechten Tagen umgehen – nicht nur Erfolgsgeschichten, sondern wie sie unter Druck Probleme lösen. Wer ein gutes Beispiel schildern kann, hinterlässt Eindruck.
Du hast PM Coffee Spot erwähnt. Lass uns darüber sprechen: Du hast mich letztes Jahr angesprochen, um eine Community für neue und angehende PMs aus allen Branchen zu gründen. So entstand der PM Coffee Spot. Was ist das Konzept und warum ist es dir wichtig?
Barbara Kephart: Ich kam zu dir, weil DPM so stark auf digitale PMs fokussiert ist. Ich aber mit allen Branchen arbeite – ob Digital, Healthcare oder Technik. Alle brauchen Austausch, Fragen, verlässliche Ressourcen. Online findet man viel, aber oft ist’s nicht „richtig“ – gerade ChatGPT & Co., da fehlt Praxistiefe. Der größte Wunsch vieler: Netzwerken, aber auf sicherem Terrain, nicht auf LinkedIn und ohne die Sorge, dass Arbeitgeber mitlesen. Genau für Anfänger:innen oder Umsteiger:innen in PM. Deshalb ein Forum – quasi wie früher – als sicherer Ort zum Ausprobieren. Ich selbst hatte das früher als kleine Mentorengruppe. Heute sind wir global, und genau so eine Plattform wollte ich aufbauen – mit vielen Mentor:innen, von Einsteiger:innen bis Profis, als sichere Anlaufstelle, um vermeintlich dumme Fragen zu stellen. Das ist ein Talent für sich. Es gibt keine dummen Fragen!
Galen Low: Großartig – und Mentoren sind superwichtig. Ich finde KI-Tools beeindruckend, aber sie sind (noch) kein Ersatz für echte Mentor:innen. Vor allem nicht für Lebensgeschichten oder kräftezehrende Situationen fernab des Internets. Das kann kein Bot nacherzählen. Geschichten aus dem echten (Berufs-)Leben, die uns wirklich prägen, sind eben nicht "LLM-fähig" – die stehen nicht online.
Barbara Kephart: Richtig: Tools können bestenfalls Informationen zusammentragen – aber im Zweifelsfall will ich wissen: Wie hast DU das gemacht, als mitten in der Nacht alles schief lief? Oder wenn der Schlüssel-Stakeholder am Go-Live-Wochenende nicht erreichbar war? KI liefert allgemeine Antworten, aber Menschen geben echte Praxis-Tipps und holen im Zweifel andere Mentor:innen dazu. Und: Es gibt nie genug Mentor:innen! Das PM Coffee Spot soll eine wirklich breite Mischung bieten. Der Mensch hinter der Antwort zählt – und echtes Feedback ist oft schneller als Googeln.
Galen Low: Und jeder arbeitet (auch in PM) anders, hat seinen Stil. Die Kunst besteht darin, aus verschiedenen Meinungen für sich die beste Lösung herauszuziehen. Deshalb bringt Community so viel: Viele Perspektiven, individueller Transfer – man holt sich das raus, was für einen selbst funktioniert, verändert Details und entwickelt seinen eigenen Weg. Die berühmte "Ich habe Glück"-Schaltfläche in Google mochte ich nie. Für Recherche gibt es keine "eine Antwort". Lieber mehrere Ansätze und Meinungen, aus denen ich meine ableiten kann. Und im PM muss man aus vielen Inputs den relevanten "Kurs" selbst setzen. Man lernt eben nicht, sich zu verbiegen, sondern sein Wissen gezielt auszusteuern.
Barbara Kephart: Absolut! Und: Die Infos aus einer vertrauensvollen Gruppe sind viel wertvoller – Stichwort "Trusted Advisors". Bei Google weiß man nie, wer geantwortet hat. In einer Community mit gegenseitigem Vertrauen komme ich an die besten Hinweise und kann sogar berichten, wenn etwas nicht geklappt hat, um neue Ansätze zu bekommen. Vertrauen ist im Projektmanagement zentral – auch dazu könnte man einen ganzen Podcast machen ...
Galen Low: Ich sehe das genauso: Wer die Autorin/den Autor kennt, lernt besser – gilt für jedes Thema! Und auch in Projekten zählt der Draht zum vertrauenswürdigen Umfeld.
Barbara Kephart: Die Mentor:innen, mit denen ich zusammenarbeite – online oder offline –, stecken oft selbst "fest" und gehen mit ins Risiko. Ich sage oft: Wir haben uns mit den Projekten schon in düsteren Schränken verirrt, ohne Ausgang. Solche Situationen findet man kaum im Internet; dafür braucht man menschliche Unterstützung. Oft sucht man digital an der falschen Stelle – Community hilft weiter.
Galen Low: Da hake ich gleich ein: Wie erkennt man als Umsteiger:in ins PM, wem man vertrauen kann? Was spricht für vertrauenswürdige Gemeinschaften oder Menschen?
Barbara Kephart: Nummer eins: Man spricht mit Ihnen, anstatt nur auf eigene Angebote oder fremde Artikel zu verweisen. Echte Mentor:innen interessieren sich ehrlich für Ihre Geschichte. Ich sage durchaus auch mal: Das ist nicht das richtige Feld für Sie – und das ist wertvoller Rat. Wer nach einem Jahr frustriert abbricht, weil es nicht passt, hätte vielleicht besser in Vertrieb oder Marketing gepasst. Ehrliche Gespräche, offenes Feedback und Gegenseitigkeit sind entscheidend. Hören Sie Podcasts, lesen Sie Texte der Mentor:innen und spüren Sie, ob der Kontakt authentisch ist. Wer Sie durch die Reise begleitet, nicht nur "Content rausspuckt und weiterzieht", ist gold wert.
Galen Low: Ich finde, Dialog ist der "Turing-Test für das Menschliche": Wer offen redet, Meinungsvielfalt zulässt und Sie ehrlich einschätzt, dem kann man vertrauen. Man erkennt es auch auf Plattformen wie LinkedIn – wer im Austausch mit anderen ist und offen Perspektiven diskutiert, hat viel zu bieten.
Für alle, die ins PM wechseln wollen – egal ob am Anfang, in der Mitte oder am Karriereende: Welcher erste Schritt lohnt sich?
Barbara Kephart: Viele Menschen drängen derzeit ins Projektmanagement, denn Studien zeigen: Bis 2030 braucht die Weltwirtschaft 25 Millionen neue PM-Profis. Das ist enorm! Die "Tech-Booms" der letzten Jahre, Cloud, KI, etc., machen es komplizierter – klar. Aber bitte steigen Sie nicht nur ein, weil es Jobs gibt! Prüfen Sie sich: Wollen Sie als klassische:r Projektmanager:in arbeiten? Oder bleiben Sie im eigentlichen Beruf und verantworten dort mehr Projekte? Oder wollen Sie "erst einmal reinschnuppern"? Nicht einfach springen – recherchieren Sie, was Ihnen liegt. Ich zum Beispiel habe 50% als Systemanalyst gearbeitet, 50% als PM. Achten Sie darauf, wann Sie in welcher Rolle unterwegs sind. Wer Details liebt, komplexe Vorhaben gern plant, ordentlich kommuniziert und vorausdenkt, ist im "klassischen" PM richtig. Planen Sie beim Einkauf automatisch zehn Schritte voraus? Lieben Sie Troubleshooting und kritisches Denken? Sind Sie digital fit? So etwas brauchen PMs heute immer, egal ob in der IT oder im Bauwesen. Alternativen: Weniger Zeit im PM verbringen (z.B. 20%) oder einfach ausprobieren. Suchen Sie nach Ihrer Rolle! Wer merkt: "Ich kann immer größere Projekte übernehmen", ist als Projektmanager:in gut aufgehoben.
Galen Low: Gute Orientierung! Und für diejenigen, die noch nicht alle Fähigkeiten haben – wie kann man schnell "aufholen", digital fitter werden, besser kommunizieren, effizienter planen?
Barbara Kephart: Lernen! Nutzen Sie Webinare, kostenlose und kostenpflichtige Kurse, Online-Lernangebote, z.B. bei Digital Project Manager oder Anbieter:innen wie mir – wir bieten E-Learning-Module, Workshops, u.a. Das gibt auch neuen Input, inspiriert und steigert Selbstbewusstsein. Unterschätzen Sie nicht das Instrument "informational interview" (Kurzgespräche mit Expert:innen im Wunschbereich). Ich führe die auch heute noch, z.B. um zu erfahren, wie in Klima-/Umwelt-Projekten gearbeitet wird. 15–20 Minuten, konkrete Fragen, Kompaktheit wahren! Sprechen Sie mit PMs oder Fachexpert:innen, bekommen Sie Einblicke und erleben Sie, ob dieses Feld zu Ihnen passt. Sammeln Sie Kontakte, authentische Quellen und seien Sie vorsichtig mit Informationsüberfluss. Wählen Sie gezielt aus, wer und was zu Ihnen spricht.
Galen Low: Das "Get a PM Job"-Angebot klingt super, ich verlinke es in den Shownotes!
Barbara Kephart: Danke.
Galen Low: Eigentlich wollte ich noch das "Future of Project Management" diskutieren – aber das ist wohl ein eigener Podcast wert. Einverstanden?
Barbara Kephart: Unbedingt! Gerade jetzt – März 2025 –, PMs sind frustriert, vieles verändert sich. Sind PMs überhaupt noch gefragt? Ich meine: Ja, und mehr denn je. Aber: Die Rollenbezeichnung ändert sich – und diese Nuancen muss man verstehen!
Galen Low: Super Thema! Wir streifen es heute schon, aber machen eine Extrasendung daraus. Ich würde dich dazu gern wieder einladen.
Für alle, die denken "Bald gibt’s doch KI-PMs!": Auch das nehmen wir dann auseinander.
Barbara Kephart: Ja, das wäre spannend! Und auch die für PM bisher "untypischen" Branchen entwickeln sich in Richtung Projektmanagement – wenn auch auf kleinerem Niveau als in der IT. Wo wir da reinpassen, muss sich zeigen.
Galen Low: Spannend! Das besprechen wir dann beim nächsten Mal.
Barb, danke dir für das schöne Gespräch. Es macht immer Spaß mit dir.
Barbara Kephart: Danke, es war großartig!
Galen Low: Das war’s für heute. Wenn Sie Teil der Community werden möchten: Über tausend Gleichgesinnte freuen sich auf Sie! Kommen Sie zu uns auf thedpm.com/membership. Und wenn Ihnen die Folge gefallen hat, abonnieren Sie den Podcast und bleiben Sie dran unter thedigitalprojectmanager.com. Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören.
