Vermenschlichen Sie Ihren Team-Resourcing-Prozess, um eine langfristige Unternehmenskultur zu stärken (mit Morgan Megannety von Skeleton Crew Creative Studio)

Lesen Sie das Transkript:

Wir testen die Transkription unserer Podcasts mit einer Software. Bitte entschuldigen Sie etwaige Tippfehler, da der Bot nicht immer zu 100 % korrekt ist.

Galen:

Also, dieser Auftrag, der eigentlich gestern genehmigt werden sollte. Nun, er wurde nicht genehmigt. Jetzt sind Sie hektisch dabei herauszufinden, was Ihr Team nächste Woche machen soll. Inzwischen sind von einem anderen Projekt eine Menge Frontend-Änderungen hereingekommen. Sonia ist verfügbar, aber sie arbeitet nicht mit React. Rishi könnte es tun, aber er hat Schwierigkeiten, mehr als zwei Projekte gleichzeitig zu stemmen. Arlen wird es wohl machen müssen, obwohl er sich wirklich auf das neue Projekt gefreut hat, um bei seiner Arbeit motiviert zu bleiben. Jetzt ist er ein kleines Abwanderungsrisiko. Warum passen die Puzzlestücke nie einfach zusammen? Wenn Ihnen dieses stressige Resourcing-Tetris-Spiel bekannt vorkommt, bleiben Sie dran. Wir sprechen darüber, wie Sie durch das Herausfiltern von Lärm und das Menschlich-Bleiben kurzfristige Entscheidungen mit der nachhaltigen Gesundheit Ihrer Teamkultur ausbalancieren können. Danke fürs Zuhören. Mein Name ist Galen Low vom Digital Project Manager. Wir sind eine Community digitaler Fachleute, die sich gegenseitig dabei unterstützen, kompetenter, sicherer und besser vernetzt zu werden – damit wir Projekte erfolgreicher umsetzen können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com.

Hey zusammen! Schön, dass ihr beim DPM Podcast dabei seid. Mein heutiger Gast ist eine ehemalige Digital Project Managerin, die jetzt zur Operations-Expertin in Agenturen avanciert ist. Sie hat über ein Jahrzehnt Erfahrung darin, große britische Agenturen reibungslos am Laufen zu halten, und wurde von ihrem Team einmal zur Mitarbeiterin des Jahrzehnts gekürt. Nebenbei stellte sie früher in einem drei mal drei Meter großen Schuppen in ihrem Garten Bleiglas her, und seit Kurzem hat ihre Katze das Eckbüro in ihrem neuen Zuhause in Vancouver bezogen. Heute teilt sie einige ihrer besten Geheimnisse, wie man erfolgreich Team-Ressourcen über mehrere parallel laufende Projekte hinweg plant – eine Herausforderung, die viele unserer Zuhörenden noch knacken müssen. Bitte begrüßt Morgan Megannety. Hallo Morgan.

Morgan:

Hey Galen. Wie geht’s dir?

Galen:

Mir geht’s gut, danke fürs Kommen. Schön, dass du dabei bist.

Morgan:

Oh, ich freue mich sehr, hier zu sein. Vielen Dank für die Einladung.

Galen:

Wir nehmen uns heute ein spannendes Thema vor, zu dem mich die Leute ständig befragen. Sie erzählen mir immer wieder von ihren Kopfschmerzen und Herausforderungen beim Planen von Team-Ressourcen für mehrere parallele Projekte – Ressourcen teilen, PMs kooperativ stimmen, Abläufe reibungslos gestalten. Es ist ein Puzzle, mit dem viele zu kämpfen haben. Daher freue ich mich sehr, das zu vertiefen. Vorher möchte ich aber sagen, dass ich unsere letzten Gespräche echt toll fand. Es hat Spaß gemacht, dich kennenzulernen. Ich habe den Eindruck, du bist voller Energie für das, was du tust, und du hast gleichzeitig einen, wie ich finde, ziemlich stressigen Job. Eine beschäftigte Agentur im beinahe Höchsttempo zu steuern, ist echte Jonglage. Und selbst für Menschen wie mich, die Erfahrung im Digital Project Management haben, beeindruckt mich das sehr. Woher nimmst du deine Inspiration?

Morgan:

Ja, klar. Ich glaube, meine Inspiration hole ich mir von den Menschen, mit denen ich zusammenarbeite. Der Bereich Operations und Ressourcenplanung ist im Grunde wie ein Prozess: Prozesse zu entwickeln und durchzusetzen. Und die Prozesse, die man etabliert, sollten denen nützen, mit denen man arbeitet. Also höre ich ihnen zu, achte auf ihre Persönlichkeiten, überlege, was ihnen die Arbeit erleichtern könnte, welche Technologien wir einsetzen, welche Abläufe die Kundschaft braucht. Ja, genau!

Galen:

Man merkt einfach, dass du deinen Job liebst – da kommt deine Inspiration her. Aber ja, es geht definitiv um die Menschen – das dachte ich mir schon bei dir, tolle Antwort! Du machst das ja schon eine ganze Weile, was sind Dinge, bei denen du dich aktuell noch verbessern möchtest?

Morgan:

Nun, ich weiß nicht, ob du dieses Phänomen kennst, das uns seit ein paar Monaten begleitet – ja, die Pandemie. Sie ist ziemlich bedeutend, also ist das Wichtigste derzeit, wie man ein Studio und ein Team zu einer Einheit formt, auch ohne jeden Tag gemeinsam im selben Büro zu sein. Das ist eine konstante Herausforderung weltweit. Und außerdem feile ich ständig daran, wie wir arbeiten. Wie schon erwähnt, ist es wichtig, zuzuhören – was braucht das Team, was brauchen die Kund:innen? Prozesse anpassen, nie stehen bleiben.

Galen:

Kommen wir zum Thema. Lass uns darüber sprechen, wie du Team-Ressourcen planst, dabei einen kühlen Kopf bewahrst und welche Tricks du aus zehn Jahren im Operationsbereich kennst, um unseren Zuhörenden zu helfen, ähnliche Ressourcenplanungs-Probleme zu meistern. Vielleicht erzählst du vorher noch kurz etwas über deinen beruflichen Werdegang als Producerin oder PM und den Wechsel in die Operations?

Morgan:

Klar. Ich bin 2008 nach einer Entlassung aus einer nicht-digitalen Agentur in eine Digitalagentur gekommen. Während der großen Rezession war ich arbeitslos, aber Digitalfirmen haben eingestellt. Ich fing schnell als allgemeine Bürokraft an und wurde zügig zur ersten Digital Project Managerin. Das war spannend und hat mir Spaß gemacht. Dann wechselte ich in eine größere Digitalabteilung einer großen Werbeagentur. Nach etwa sechs Monaten wechselte ich in Operations, wurde Studio-Managerin – absolut die richtige Entscheidung für mich. Ich blieb dort neun Jahre und baute die Ops-Abteilung von mir allein zur Leitung auf: Es gab schließlich Spezialisten für Rekrutierung, eine Studio-Managerin für die tägliche Ressourcenplanung, eine Studio-Assistentin – denn in einer Ops-Rolle fällt viel Verwaltung an.

Galen:

Klingt nach echtem Dream-Team.

Morgan:

War es auch. Wir hatten viele große Kunden, spannende Projekte: Cadbury, O2, Kia, Transport for London, EasyJet und viele mehr. Digitale Projekte von Standard-Bannern, Animationen über Alexa-Apps und -Spiele bis hin zu Instagram-ähnlicher Bildsuche… Seit dem Frühjahr leite ich als Ops-Direktorin ein kleineres, wendigeres Studio – wir machen nach wie vor coole Sachen, weniger rein digital, aber ein wenig davon bleibt. Ich nutze die gleichen Prinzipien wie damals in der großen Agentur.

Es ist super. Echt cool.

Galen:

Großartig! Ich mag das: den Job in unterschiedlichen Dimensionen zu machen. Wie war der Übergang vom Projektmanagement in die Ops? Gab es da Schnittmengen in der Denkweise und im Skillset?

Morgan:

Ja, total. Die PM-Erfahrung hat mir geholfen, das, was die PMs oder Producer brauchen, besser zu verstehen und nachzuempfinden. Ehrlich gesagt fand ich Projektmanagement ziemlich hart. Das hat all meine tiefsten Sorgen aktiviert – ich konnte nachts nicht schlafen. Als Studio-Managerin war mein Fokus, auf die Leute zu achten. Klar, als PM geht es auch um Menschen, aber da war mein Hauptauftrag, das Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets zu liefern. Im Studio-Management geht es ganz klar um die Leute. Ich fand, wenn die Leute sich gut aufgehoben fühlen, machen sie die beste Arbeit. Das entspannt mich – ich habe nie zurückgeblickt.

Galen:

Das gefällt mir: Fokus auf Menschen. Als PM hat man die Lieferverantwortung, im Operationsbereich hingegen trägt man Sorge für die Mitarbeitenden. Geben wir unseren Hörern etwas Orientierung: Was ist Resourcing überhaupt und warum ist es für jede Organisation wichtig?

Morgan:

Im Kern ist Resourcing: Ein Team mit unterschiedlichen Qualifikationen zusammenzustellen und täglich zu bestimmen, woran sie arbeiten werden.

Galen:

Man plant also die Lebenszeit anderer Leute.

Morgan:

Genau. Arbeitstage, nicht Wochenenden. Es geht darum, Gewinn zu erwirtschaften, zu vermeiden, dass Leute untätig rumsitzen. Vorausblicken, um Engpässe früh zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern: Projektaufteilung, freie Leute durch Freie ersetzen oder Festanstellung. Besonders wichtig: Burnout verhindern. Skillsets zu Aufgaben zuweisen – also zu schauen, wie man Menschen dabei fördert, in ihrer Karriere interessiert zu bleiben. Coole Möglichkeiten aufzeigen und Bedürfnisse individuell berücksichtigen, Leute einbinden. Es ist nicht nur Tetris. Manches erinnert daran – aber es ist definitiv mehr als Puzzleteile zu verschieben.

Galen:

Mir gefällt dieser mehrstufige Ansatz: technisch, aber auch menschlich, Wünsche und Lebensumstände einplanen.

Morgan:

Absolut. Und manchmal muss man auch akzeptieren, dass es Zeiten gibt, in denen jemand weniger spannende Aufgaben übernimmt. Wichtig ist, einen sicheren Raum zu schaffen, in dem Unzufriedenheit angesprochen werden kann.

Galen:

Wie lautet das Geheimnis für erfolgreiches Resourcing und eine funktionierende Agentur? Verrat uns ein paar Geheimnisse!

Morgan:

Am besten ist natürlich ein Team, das einfach gerne da ist! Aber wichtig ist, feste Abläufe in der Woche zu haben. Wann sind Meetings? Wie wird was zugeteilt? Gute Wochenstruktur hilft, Ressourcen effizient zu verteilen. Und: Systeme, um alles nachzuverfolgen – das muss nichts Hochentwickeltes sein, aber irgendeine Struktur, damit alles nachvollziehbar bleibt.

Galen:

Das ist tatsächlich der Teil, bei dem ich Gänsehaut bekomme: Du hast fünf Werktage, um alles für die nächste Woche zu regeln: Staffing, Zeitplanänderungen, Prioritätenwechsel… Es gibt nur so wenig Spielraum. Ein solider Rhythmus ist Gold wert.

Morgan:

Absolut. Auch entscheidend ist ein einheitlicher Weg, wie Ressourcen angefragt werden. Nicht im Flur ansprechen, keine zufälligen Mails – mit 25 Producern kann ich das sonst unmöglich im Blick haben.

Galen:

Es darf nichts durchrutschen – so schnell dreht sich das Rad. Um den Kontext zu verdeutlichen: Wie viele Projekte liefen in deiner alten Agentur parallel, wie groß waren die Teams und wie viele waren über Projekte hinweg eingespannt?

Morgan:

Die Agentur hatte weltweit etwa 1.000 Leute, die meisten in London. Das Digitalstudio bestand am Ende aus 100, davon 75 Leute, die projektiert wurden. Immer wieder kamen Freelancer dazu: meist mindestens fünf bis zehn. Gleichzeitig liefen 75 bis 100 Projekte unterschiedlichster Größe – von kleinen Produktionen bis mehrmonatigen Designsystemen für große Telekomkunden. Es war also recht umfangreich.

Galen:

Wie viele Projekte bearbeitete eine Person parallel?

Morgan:

Das kam darauf an. Disziplin-Leads waren in 15 Projekten zur gleichen Zeit eingebunden, aber sie produzierten eher nicht selbst – sie leiteten die Teams, waren viel in Meetings. Produktionsnahe Leute hatten meist zwei bis höchstens drei Projekte zugleich, wir vermieden Überlastung. An Tagen, an denen viele Aufgaben auf einmal anfielen, passierte es mal, dass jemand an vier bis fünf Projekten am selben Tag arbeitete, aber das sollte wirklich eine Ausnahme bleiben. Meistens haben wir das vermeiden können.

Galen:

Und wie siehst du das Thema Flexibilität vs. rigide Systeme bei der Ressourceneinteilung?

Morgan:

Ich bin Team Tänzerin, nicht Maschine. Ich schwärme oft von Prozessen und Systemen, weil sie Flexibilität ermöglichen: Nicht alles fühlt sich wie Chaos an, sondern vieles kann geordnet abgearbeitet werden. Wenn dann mal kurzfristig das vierte Projekt platzt, kannst du flexibel reagieren: Ressourcen umverteilen, Deadlines anpassen, mit Kunden reden. Es ist immer Bewegung drin, das macht es interessant.

Galen:

Das gefällt mir – Systeme schaffen Freiräume für spontane Problemlösung.

Morgan:

Genau. Natürlich ist es anstrengend, aber es wird am Ende immer alles irgendwie gelöst. Und dann gibt's das Erfolgserlebnis.

Galen:

Vielleicht hast du auch einfach verdammtes Glück!

Morgan:

Nein, ich glaube nicht. Es kommt vor allem aufs Reden an. Mit klaren Regeln, wenn zum Beispiel kurzfristig Verträge verschoben werden müssen, sprechen wir mit den Freelancern, suchen Lösungen, erklären den Kunden die Lage. Meistens sind alle vernünftig. Wir möchten, dass Freelancer gerne bei uns arbeiten. Es ist auch eine Art internes Studio-PR. Gutes Talent will man immer wieder beschäftigen können.

Galen:

Das ist tatsächlich nachhaltig. Wer als Agentur als schlechter Auftraggeber gilt, findet irgendwann keine guten Leute mehr.

Morgan:

Ganz genau. Es lohnt sich nicht, Leute schlecht zu behandeln. Man sollte den Job für alle so angenehm wie möglich machen und sich kümmern.

Galen:

Lasst uns tiefer einsteigen ins Thema Arbeitsweisen. Teammitglieder sind Individuen mit unterschiedlichen Bedürfnissen, Motivationen, Arbeitsstilen und Schwächen. Wie berücksichtigst du das?

Morgan:

Wir haben versucht, die ersten zwei Stunden des Tages meetingfrei zu halten, damit Leute sich konzentrieren können. Für manche Berufe ist das schwer, aber das Experiment war wertvoll. Es ist definitiv ideal, die Leute nicht zu überfordern, aber wenn die Aufgaben Zeit brauchen und die Zeit da ist, muss man sie machen. Es ist wichtig, Systeme und realistische Schätzungen zu etablieren, damit Flexibilität möglich bleibt.

Galen:

Sobald die Grenzen klar sind und man flexibel bleibt, kann man meistens das Optimum erreichen. Das klappt natürlich nicht immer, aber wenn man Rücksicht nimmt, ist viel gewonnen.

Morgan:

Genau. Und häufig ist die Ursache für Überlastung bei parallel mehreren Projekten, dass die Zeitaufwände schlecht eingeschätzt wurden. Dann muss man Ursachenforschung betreiben und nachsteuern.

Galen:

Ein wichtiger Punkt ist das Thema Kontextwechsel: Die Zeit für den Wechsel muss eingeplant werden. Eine 15-Minuten-Aufgabe wird schnell zu einer 30-Minuten-Einheit, wenn man Kontext herstellt.

Morgan:

Ja, genau. Auch ein gutes Briefing ist wichtig, strukturierte Dateien, alle Infos am richtigen Ort – das betrifft die ganze Agentur und spart letztlich Zeit für alle.

Galen:

Die Systematik muss stimmen. Viele Hörer:innen kämpfen mit dem Thema Detailgrad: Muss man minutengenau planen?

Morgan:

Teilweise hängt das davon ab, wie Projekte abgerechnet werden. Meistens wurde bei uns projektbezogen gezahlt – also musste jede Minute belegbar sein, ressourcenseitig haben wir auf Halbstunden- oder Stundenbasis geplant. Für größere Projekte mit langen Laufzeiten ist das dann entspannter, ansonsten braucht man Granularität für viele parallele, kleine Jobs. Also: Granularität ist grundsätzlich hilfreich – aber man passt sie je nach Projekttyp an.

Galen:

Soll man interne Meetings in der Planung berücksichtigen?

Morgan:

Ja, hundertprozentig. Größere Meetings müssen ins Ressourcen-Schedule, kleinere Standardtermine eher nicht, solange sich alle ihrer bewusst sind. Bei Engpässen sollten Mitarbeitende aktiv Rückmeldung geben, wenn ein interner Termin echte Probleme macht. Am einfachsten ist, alles einzutragen – so kann jeder sehen, was ansteht, und man kann realisitische Erwartungen setzen.

Galen:

Wichtig ist also, ausreichend Informationen für ein Gespräch zu haben und eine Kultur zu leben, in der man auch Mal „Stopp“ sagen kann. Ihr habt viel über stressige Studiosituationen gesprochen – wie hältst du Leute bei Laune, die nicht ausgelastet sind?

Morgan:

Wir hatten immer interne Projekte auf der Liste: Showreels, proaktive Kundenvorschläge, Weiterbildung – z.B. ein neues After-Effects-Plugin lernen –, Dinge für die persönlichen Ziele. Mitarbeitende sollen intern melden, wenn sie Leerlaufzeit haben, und eigeninitiativ an ihren Zielen arbeiten. Das motiviert.

Galen:

Und wenn dennoch unterbeschäftigte Leute da sind – was passiert dann?

Morgan:

Manchmal muss ein Teammitglied wechseln – neue Aufgaben suchen, andere Bereiche erschließen. Gute Mitarbeitende soll man möglichst halten, aber natürlich muss alles wirtschaftlich bleiben. Manchmal passen Leute leider auch fachlich oder menschlich nicht. Dann hilft nur klärendes Gespräch und, wenn nichts mehr geht, HR involvieren. Es funktioniert nicht immer, aber transparente Kommunikation ist entscheidend.

Galen:

Lasst uns zu Technik kommen: Welche Tools für Ressourcenplanung nutzt du gerne?

Morgan:

Tools machen einen riesigen Unterschied. Der Traum ist, alles zu verbinden: Finanzen, Zeiterfassung, Ressourcenanfragen, Planung, Projektmanagement-Software. Ich habe das perfekte Tool nie gefunden, aber ich mag Float sehr. Einfach für alle, integriert mit Zeiterfassung und Budgetauswertung. Bei meiner alten Agentur nutzten wir Google Formulare für Anfragen und überwachten eine Tabelle – das System war einfach, aber effektiv. Wichtig ist, überhaupt ein System zu haben, das die richtigen Gespräche ermöglicht.

Galen:

Du hast den Ehrentitel „Mitarbeiterin des Jahrzehnts“ erhalten. Wie behältst du in all dem Chaos einen klaren Kopf?

Morgan:

Das ist wirklich nett. Ich mag einfach alle Menschen, mit denen ich arbeite. Ich tue alles, damit es ihnen gut geht – sei es, weil ein Producer 15 Jobs und Stress privat hat, dann helfe ich, wo ich kann. Das Geheimnis: Ich mag Beschäftigung, das Tempo, die viele Action. Ich genieße den Trubel wirklich.

Galen:

Resourcing ist sowohl Rentabilitäts- und Auslastungskontrolle als auch Fürsorge für Menschen und positive Unternehmenskultur. Es geht nicht nur um Tetris für Projekte, sondern um Existenzen.

Morgan:

Ganz genau: Es ist nicht nur ein Puzzlespiel, sondern immer für und mit den Menschen.

Galen:

Morgan, danke! Es war eine Freude. Vielleicht laden wir dich ein weiteres Mal ein, denn dieses Thema gibt noch viel mehr her.

Morgan:

Immer gerne. Ihr wisst, wo ihr mich findet.

Galen:

Also, was denkt ihr: Welche Tipps, Tricks und Hacks habt ihr, um eure Projekte effizient mit Team-Ressourcen auszustatten? Was funktioniert, was nicht? Erzählt uns eine Geschichte: Gab es mal einen Team-Resourcing-Ausfall? Wart ihr mal mit anderen PMs im Clinch? Oder wie bleibt ihr kollegial? Schreibt es in die Kommentare unten.

Und wenn ihr mehr lernen wollt und im Job weiterkommen wollt, schließt euch unserer DPM-Mitgliedschaft an: Geht auf thedigitalprojectmanager.com/membership für Expertenzirkel, Forum, Mentoring-Gruppen, Bibliothek voller Minikurse, Live-Mentorships, Frag-mich-Alles-Sessions mit Experten, eBooks, Vorlagen und mehr. Wenn euch die heutige Episode gefallen hat, bitte abonniert uns und bleibt dran auf thedigitalprojectmanager.com. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören!