Zerlege es: Ein großartiger Projektstrukturplan Schritt für Schritt erstellen (mit Emily Luijbregts von Siemens)

Lesen Sie das Transkript:

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Ben Aston:

Fühlte sich Ihr Projekt schon mal wie ein Elefant an? Groß, schwerfällig, unhandlich, vielleicht sogar unbeweglich? Desmond Tutu sagte einmal klug: Es gibt nur einen Weg, einen Elefanten zu essen. Und das ist Bissen für Bissen. Alles, was einschüchternd, überwältigend oder unmöglich erscheint, lässt sich Schritt für Schritt bewältigen, wenn man es sich in kleine Teile aufteilt. Und das ist dein Projekt, Champion! Bleiben Sie also dran, um in der heutigen Podcast-Episode zu erfahren, wie Sie Komplexität und Verwirrung in Ihren Projekten reduzieren können, indem Sie Projekte in verdauliche Stücke zerlegen, die jeder versteht.

Danke fürs Zuhören! Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager. Willkommen beim DPM-Podcast. Wir möchten Projektmanager dabei unterstützen, erfolgreich zu sein, und helfen Menschen, die Projekte steuern, ein besseres Leben zu führen. Wir helfen Ihnen, Ihre Projektkompetenz aufs nächste Level zu heben. Schauen Sie auf thedigitalprojectmanager.com vorbei, um mehr über unsere Trainings und Ressourcen zu erfahren. Wir bieten drei Mitgliedschaften an. Dieser Podcast wird Ihnen präsentiert von Clarizen, dem Marktführer für Enterprise-Projekt- und Portfoliomanagement-Software. Besuchen Sie Clarizen.com, um mehr zu erfahren.

Heute ist Emily Luijbregts zu Gast. Sie finden sie unter emthepm.com. Emily ist Projektmanagerin bei Siemens und war zuvor als PM für Manza BDO tätig sowie Mitglied in der PMI Community Champions Advisory Group. Sie bringt eine Fülle spannender Erfahrungen mit.

Willkommen in der Sendung, Emily.

Emily Luijbregts:

Hallo! Vielen Dank, dass ich hier sein darf.

Ben Aston:

Und wie habe ich deinen Nachnamen ausgesprochen? Gib mir eine Bewertung.

Emily Luijbregts:

Oh, zehn von zehn! Das war richtig gut.

Ben Aston:

Oh ja! Geschafft! Wir haben ja schon vor Sendungsbeginn geplaudert. Erzähl doch mal, was gibt es Neues bei dir? Wir haben über den Balanceakt gesprochen, vollzeitberufstätig zu sein und gleichzeitig Elternteil zu sein – gerade in Zeiten von Corona. Wie läuft das bei dir?

Emily Luijbregts:

Wie läuft das… oder wie läuft es nicht? Es ist verrückt. Ich habe aktuell das Gefühl, gleich zwei oder drei Vollzeitjobs zu machen. Ich manage Projekte, Sportteams – und natürlich meine Kinder, die ich unterstütze und unterrichte. Es ist einfach unmöglich! Ich glaube, viele andere Projektmanager und Menschen empfinden aktuell genauso. Ich habe das Gefühl zu scheitern, denn egal, was ich mache, ich kann es niemandem recht machen. Wenn ich Zeit in Projekte stecke, sind meine Kinder enttäuscht: „Mama, ich brauche dich!“, „Mama, spiel mit mir!“. Wenn ich mehr für die Kinder da bin, kommen die Projekte zu kurz. Und dann gibt’s noch Familie, Verpflichtungen… Man kann nie allen gerecht werden. Ich versuche nur irgendwie, dass alles weiterläuft, ohne zu viele Brände zu löschen oder mich abends, wenn die Kinder schlafen, völlig zu überarbeiten.

Ben Aston:

Ja. Hast du irgendetwas gefunden, das wirklich gut funktioniert? Gibt es in deiner neuen Situation etwas, das du konkret beim Arbeiten, Planen oder Kommunizieren verändert hast und das sich bewährt?

Emily Luijbregts:

Ja, witzig – ich arbeite ja schon lange virtuell und bin es gewohnt, mit virtuellen Teams zusammenzuarbeiten. Aber jetzt arbeite ich mit Menschen, die zum ersten Mal virtuell unterwegs sind. Bei Videokonferenzen sitzt dann plötzlich jemand und bohrt in der Nase oder fragt: „Hört mich jemand?“ und kämpft mit der Technik. Für mich hatte das aber Vorteile, weil ich die große Lernkurve für virtuelle Arbeit schon früher genommen habe. Welches Mikro, wie man verstanden wird, Zeitumstellung – all das kenne ich schon. Da mein Tag jetzt sehr blockweise unterteilt ist, nutze ich das als Vorteil. Ich arbeite oft schon vor dem Aufstehen der Kinder, dann mache ich Frühstück, bringe sie mit Aufgaben los, gehe zurück an den Rechner, arbeite jeweils 30 oder 60 Minuten am Stück, organisiere zwischendurch das, was die Kinder brauchen, mache dann Mittagspause – da spiele ich wirklich mit ihnen und genieße das. Danach bin ich bei der Arbeit viel fokussierter.

Tick tack, abgehakt, fertig.

Ben Aston:

Was wären deine wichtigsten Tipps für jemanden, der jetzt zum ersten Mal im Homeoffice arbeitet – oder erstmals ein virtuelles Team steuert?

Emily Luijbregts:

Einer meiner Tipps: Ich halte meine Planung immer aktuell. Also am Ende jeden Tages mache ich mir die To-Do-Liste für den nächsten Tag. Ich nutze dazu „timeanddate.com“. Hauptsache man hat eine digitale Kalenderlösung für verteilte Standorte, im Moment ist es zum Beispiel so, dass Europa noch nicht in der Sommerzeit ist, die USA schon. Da gibt es viel Verwirrung rund um Meetings und Termine. Der Einsatz der richtigen Tools für Zeit und Ort ist enorm hilfreich! Glücklicherweise ist mein Mann ein echter Technikfan – wir haben zu Hause einen super Setup: Stehtisch, gutes Mikro, gute Webcam, sehr gute Internetverbindung. Das kann ich jedem empfehlen: Gute Technik anschaffen! Fordert das ruhig von eurem Arbeitgeber ein. So seid ihr nicht dauernd am Improvisieren und könnt effizient loslegen.

Ben Aston:

Kluger Rat. Ich höre das so oft, dass die Arbeitsumgebung extrem wichtig ist. Bei uns im DPM-Team haben wir das jetzt auch alle remote umgesetzt. Erst hatten wir alle nur Laptops, aber dann habe ich gesagt: Holt eure Monitore und Bürostühle aus dem Büro nach Hause, macht es euch richtig komfortabel. Die Arbeitsumgebung ist einer der wenigen Faktoren, die man steuern kann – und auf Dauer zahlt sich das aus. Was für Projekte betreust du bei Siemens?

Emily Luijbregts:

Aktuell ist es eine Mischung aus Prozessoptimierung und Softwareimplementierung. Bei Softwareimplementierung führen wir Lösungen bei Kunden ein. Ich liebe es, mit unterschiedlichen Teams und Kunden zu arbeiten. Innerhalb von Siemens habe ich auch die Möglichkeit, mich für Prozessverbesserungen und die Weiterbildung von Projektmanagern zu engagieren. Das bereitet mir große Freude.

Ben Aston:

Und das ist als eigenes Projekt organisiert? Was beinhaltet das Coaching von Teammitgliedern?

Emily Luijbregts:

Das begann ganz informell – Kollegen kamen zu mir mit Fragen oder baten mich um Rat, zum Beispiel weil sie mit virtuellen (oder Remote-)Teams nicht weiterkamen. Ich helfe unheimlich gerne, andere weiterzuentwickeln und zu unterstützen. Es motiviert mich, wenn ich die Entwicklung meiner Kollegen miterleben kann.

Ben Aston:

Du hast auch Prozessoptimierung angesprochen. Kannst du ein typisches Softwareprojekt beschreiben, wie du Prozessoptimierungen anwendest?

Emily Luijbregts:

Ich versuche immer, nach dem Kaizen-Prinzip zu leben – das steht für kontinuierliche Verbesserung. Bei jedem Projekt schaue ich, wo wir Prozesse verbessern können: intern im Team, in der Zusammenarbeit – und dann nehme ich das mit zurück ins PM-Team und sage: Das hat bei mir funktioniert, könnte das auch anderen helfen? Wir versuchen, für jedes neue Projekt noch besser zu werden: effizienter, schneller, schlanker. Dabei helfen uns unser Lessons-Learned-Prozess und unser internes Wissens-Repository.

Ben Aston:

Und diese Implementierungsprojekte, Siemens PLM – was steckt dahinter und wie läuft eine Implementierung ab? Ist das einfach nur Software aufspielen und Benutzer schulen oder ist das vereinfacht?

Emily Luijbregts:

Es kommt wirklich drauf an – wir haben viele unterschiedliche Produkte. Es hängt vom Kunden und der gewünschten Lösung ab. Ich muss da wegen Vertraulichkeit etwas vorsichtig sein, was ich sage. Aber es gibt beispielsweise NX, Solid Edge und viele andere Bereiche, die Unternehmen unterstützen. Das gesamte PLM-Umfeld ist riesig, mein Teilbereich ist dabei tatsächlich eher klein.

Ben Aston:

Du hast Kaizen und Prozessoptimierung erwähnt. Was sind bei diesen Implementierungen die häufigsten Herausforderungen?

Emily Luijbregts:

Das ist unterschiedlich. Eine der größten Herausforderungen ist das Stakeholdermanagement. Da betritt man häufig politische Gefilde, von denen man noch gar nichts weiß, und muss die Motivation und Einflussbereiche der Beteiligten herausfinden. Gerade bei externen Kunden ist das anspruchsvoll. Deshalb ist es mir immer sehr wichtig, zu wissen: Wer ist beteiligt? Haben wir alle Stakeholder auf dem Schirm? Das ist der wichtigste Punkt am Anfang.

Ben Aston:

Absolut. Beziehungen bauen sich über Zeit auf, aber bei ständig wechselnden Stakeholdern ist das eine echte Herausforderung. Was ist in deinem persönlichen Toolkit zur Projektsteuerung am wichtigsten?

Emily Luijbregts:

Kommunikationsfähigkeit! Ich versuche, den Raum und die Stimmung zu lesen, also die Umstände zu verstehen. Eines meiner größten Stärken ist, dass ich Teams aufbauen und führen kann – und zwar nicht durch Teambuilding-Spielchen, sondern indem ich sie ständig unterstütze und zum Erfolg führe. Und natürlich viele Klebezettel und Klebeband, damit jeder weiß, was zu tun ist.

Ben Aston:

Und gibt es etwas, das dein Leben als virtuelle Projektmanagerin aktuell einfacher oder besser macht?

Emily Luijbregts:

Momentan vielleicht seltsam: Die positive Seite der Coronakrise ist, dass wir gezwungen sind, Prozesse zu überdenken und neue Wege zu gehen. Ich unterstütze als Ehrenamtliche viele Projektmanager beim Coaching, vor allem beim Umstieg auf Remote-Arbeit. Viele kämpfen mit der Umstellung auf die Isolation und die Kommunikation auf Distanz. Ich unterstütze sie dabei, den Kontakt zum Team zu halten, Vertrauen aufzubauen – und den Teams die Vorteile von Remote-Arbeit zu vermitteln. Gute Projektarbeit funktioniert auch remote sehr gut – das fällt vielen schwer zu akzeptieren. Ich hoffe, Organisationen erkennen die Vorteile und bauen daran weiter.

Ben Aston:

Auch wir haben im DPM-Team diesen Wandel durchlaufen. Wenn man gewohnt ist, alles im Büro zu klären, muss man bei virtueller Zusammenarbeit viel bewusster kommunizieren. Schlechte Gewohnheiten schleichen sich ein, aber es lohnt sich, Kommunikation bewusst zu planen: Welche Kanäle, welcher Rhythmus, was wird synchron besprochen, was asynchron? Je besser das geregelt ist, desto effizienter läuft remote Zusammenarbeit.

Lass uns jetzt über deinen Artikel zum Projektstrukturplan sprechen. Für alle, die ihn noch nicht gelesen haben: Worum geht’s?

Emily Luijbregts:

Am besten lesen Sie ihn direkt – los! Aber in Kurzform: Es ist eine umfassende Übersicht über den Projektstrukturplan (PSP): Wie man einen guten erstellt, warum das wichtig ist, alle Grundlagen rund um „Was ist ein PSP?“. Ich habe oft erlebt, dass insbesondere jüngere Projektmanager zwar schon mal etwas davon gelesen haben, es aber nicht wirklich verstanden haben. Die Idee meines Artikels ist, alles in kleine, verständliche Schritte herunterzubrechen – inklusive Tipps und Hinweisen, etwa warum Namensnennung auf Ressourcenebene sinnvoller ist als auf Abteilungsebene.

Ben Aston:

Der PSP beschreibt, wie die Arbeit strukturiert wird – in Hierarchieebenen unterteilt. So sieht jeder, welche Komponenten zusammen das Gesamtprojekt bilden.

Emily Luijbregts:

Genau.

Ben Aston:

Nutzen viele PMs oft direkt den Gantt-Chart statt einen PSP, wie ist da dein Ansatz? Was sind die Vor- und Nachteile von Gantt-Chart und PSP?

Emily Luijbregts:

Spannende Frage, aber ich drehe sie gern um: Warum nimmst du nicht zuerst ein paar Schritte zurück und startest mit einem PSP? Ein PSP zwingt einen, über Inputdokumente, Aufgaben und Ressourcen nachzudenken, bevor man Termine und Abhängigkeiten plant. Oft liegt der Unterschied im Grad der Komplexität oder darin, wie eindeutig die Ergebnisse und Aktivitäten sind.

Ben Aston:

Stimmt, ich denke das liegt oft an der Klarheit: Sind die Liefergegenstände eindeutig, muss ich nicht tiefer zerlegen. Gibt es aber Unklarheiten, ist so ein PSP extrem hilfreich. Arbeitest du eher mit Ergebnis- oder Tätigkeitsorientierung?

Emily Luijbregts:

In meinen Projekten ist es meistens eine Mischung – Fokus auf die Aktivitäten mit klarem Blick aufs Endergebnis. Mein Template ist auch deshalb offen für beide Ansätze und zusätzlich für Meilensteine. Jeder Projektmanager interpretiert das etwas anders – für mein Team ist die Balance und der Detaillierungsgrad das Allerwichtigste.

Ben Aston:

Wie nutzt du PSP und Gantt-Chart als Kommunikationsmittel für Stakeholder und Team?

Emily Luijbregts:

Ich wähle das Dokument, das für den jeweiligen Stakeholder am hilfreichsten ist. Sponsoren wollen keine Detail-PSP, das Team schon. Ich pflege die Dokumente so, dass ich flexibel Detailansichten oder Übersichten bereitstellen kann – egal ob mit Excel oder Projektmanagement-Software. Die regelmäßigen Updates beruhen immer auf diesen Dokumenten, sodass ich nie doppelte Meetings brauche und jeder immer mit denselben Informationen arbeitet. Für mich ist das meine „Bibel“ im Projekt: Wenn der PSP oder Gantt-Chart etwas anderes sagt als das Team, werden wir das offen diskutieren und anpassen.

Ja, die Pflege ist enorm wichtig. Ich blocke entsprechende Zeiten, je nach Länge und Umfang des Projektes mindestens zweimal pro Woche, um alles aktuell zu halten. Die Kunst ist, weder zu detailliert noch zu grob zu bleiben, damit der Pflegeaufwand im Verhältnis zum Mehrwert steht.

Wo scheitern PSPs bei Einsteigern typischerweise?

Oft an der falschen Granularität und schlicht an mangelhaften Inputdaten. Wer unvollständige Dokumente voraussetzt, baut den ganzen Plan auf falschen Annahmen – das rächt sich später. In meinen Workshops sage ich immer: Wer Annahmen trifft, macht auch leicht Fehler („assumptions make asses out of you and me“). Gerade beim Detaillierungsgrad haben viele Einsteiger das Gefühl, alles supergenau abbilden zu müssen, verlieren dann aber im Projektverlauf den Überblick oder schaffen es nicht, 1.200 Zeilen Projektplan aktuell zu halten. Das habe ich auch schon durch eigenen Fehler gelernt.

Ben Aston:

Also ja, wenn es in deinem Projekt Unklarheiten über den Ablauf, die Aktivitäten oder Resultate gibt, ist der PSP eine sehr nützliche Strukturierungsmethode. Er bringt Klarheit und hilft dabei, alle mitzunehmen – besonders wenn Unsicherheiten da sind. Nutzt den Projektstrukturplan als Kommunikationswerkzeug! Wer mehr erfahren möchte, findet das auf thedigitalprojectmanager.com. Abschließend – was ist dein wichtigster Rat für Einsteiger, die vom PSP erstmal überwältigt sind?

Emily Luijbregts:

Teile alles in überschaubare Einheiten, finde den für dich realistischen Detaillierungsgrad – nicht zu grob, nicht zu kleinteilig. Der PSP soll diskutierfähig bleiben und eine gute Übersicht ermöglichen, Schwachstellen und Lücken erkennt man damit oft frühzeitig. Nutze ihn vor der eigentlichen Projektplanung als super Übung zur Klärung der Projektstruktur.

Ben Aston:

Stimme ich voll zu! Fangt mit dem großen Ganzen an, geht in die Breite und fügt dann gezielt Tiefe hinzu, wo es nötig ist. So entsteht ein vollständiges Bild, und ihr könnt bei Bedarf punktuell tiefer einsteigen. Emily, danke, dass du heute bei uns warst!

Emily Luijbregts:

Vielen Dank, dass ich dabei sein durfte.

Ben Aston:

Welche Hacks, Tipps & Tricks habt ihr zum PSP? Arbeitet ihr mit Gantt-Chart oder PSP – was funktioniert, was nicht? Schreibt uns gerne eure Erfahrungen in die Kommentare! Wenn ihr noch mehr lernen und euer Profil stärken wollt, werdet Teil unserer DPM-Community unter thedigitalprojectmanager.com/membership und erhaltet Zugang zu unseren Slack-Teams, Vorlagen, Workshops, Masterminds, Sprechstunden, E-Books und vielem mehr. Wenn euch der Podcast gefallen hat, abonniert uns und bewertet uns gern bei Apple Podcast! Wir lieben unsere Fans – und wollen die 5 Sterne natürlich nicht verlieren. Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.