Riskantes Geschäft (mit Kiron Bondale von World Class Productivity)

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Ben Aston:

Also 15 % der IT-Projekte haben Kostenüberschreitungen von 200 % und einen Zeitplanverzug von 70 %. Das ist ziemlich beängstigend, oder? Und vielleicht kommt Ihnen das bekannt vor. Die Wahrheit ist, Projekte sind beängstigend. Projekte sind von Natur aus risikoreich, weil wir Veränderungen herbeiführen. Projekte gehen ständig schief. Und als Projektmanager sind wir das einfache Ziel, wenn etwas schiefläuft. Sie sollten Angst haben. Sie sollten Angst davor haben, dass Ihre Projekte scheitern, denn wenn Sie Angst haben, sind Sie eher bereit, alles zu tun, damit Ihre Projekte weniger beängstigend sind. Hören Sie also weiter zu, um herauszufinden, wie Sie mit Risikomanagement Ihre Projekte weniger beängstigend machen, sodass Sie nachts besser schlafen können.

Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston, Gründer des Digital Project Manager. Willkommen zum DPM Podcast. Unsere Mission ist es, Projektmanager zu unterstützen, damit Menschen, die Projekte managen, bessere Ergebnisse liefern. Wir helfen Ihnen, Ihr Projektmanagement auf das nächste Level zu bringen. Schauen Sie auf thedigitalprojectmanager.com vorbei, um mehr über unsere Schulungen und Ressourcen zu erfahren, die wir im Rahmen der Mitgliedschaft anbieten. Dieser Podcast wird präsentiert von Clarizen, dem führenden Anbieter von Unternehmenssoftware für Projekt- und Portfoliomanagement. Besuchen Sie clarizen.com, um mehr zu erfahren.

Heute habe ich Kiron Bondale zu Gast. Kiron ist Senior Consultant bei World Class Productivity und bietet Schulungs- und Beratungsdienstleistungen an. Er hat Hunderte verschiedene Projekte geleitet. Er ist Experte im Risikomanagement, wurde publiziert und schreibt in verschiedenen Fachzeitschriften. Außerdem spricht er häufig über Agile. Darüber werden wir heute auch sprechen. Vielen Dank, Kiron, dass Sie heute bei uns sind.

Kiron Bondale:

Danke, Ben. Es freut mich, dabei zu sein.

Ben Aston:

Wir sind also im Jahr 2020 – ein neues Jahr. Ich bin neugierig, Kiron: Bedeutet das etwas Neues für Sie hinsichtlich World Class Productivity, Ihrer Schulungen und Beratungen? Was steht für Sie an?

Kiron Bondale:

Klar. Was bei uns neu ist: Ende letzten Jahres hat, wie Sie und Ihre Mitglieder sicher wissen, die PMI das geistige Eigentum des Disciplined Agile Consortium übernommen. Es besteht großes Interesse seitens der PMI, diese Angebote zu integrieren, einschließlich Zertifizierungen. Als Organisation werden wir nun beginnen, Kurse anzubieten, die mit Disciplined Agile ausgerichtet sind. Ich würde sagen, das ist unser Hauptfokus, zumindest im ersten und zweiten Quartal dieses Jahres – für mich und unser Unternehmen.

Ben Aston:

Schön. Und wie sieht diese Schulung konkret bei Ihnen aus?

Kiron Bondale:

Ja, natürlich. Es gibt ein Standardangebot der PMI namens „Disciplined Agile Lean Scrum Master“. Es ist ein Workshop, der je nach Erfahrung und Vorbildung der Teilnehmer zwei bis vier Tage dauert – wir bieten ihn als Dreitages-Workshop an, in dem Lean und Disciplined Agile behandelt werden. Das Tolle daran: Die Teilnehmer erhalten einen kostenlosen Versuch für die Certified Disciplined Agilist-Prüfung. So bekommt man mit dem Kurs quasi einen Prüfungsversuch dazu.

Ben Aston:

Was sind Ihre Meinungen zu diesen Agile-Zertifizierungen? Ich habe selbst einen Scrum Master, ein Zweitageskurs, aber meiner Meinung nach ist es etwas früh, nach zwei Tagen eine Person zu zertifizieren. Wie sehen Sie das, und wie unterscheidet sich Ihre Schulung im Vergleich zum Scrum Master und allgemein zu Zertifizierungen im Agile-Bereich?

Kiron Bondale:

Tolle Frage, Ben. Ein Kollege – ein virtueller Freund im Agile- und Projektmanagementbereich – und ich haben uns heute genau darüber unterhalten. Mit dem Eintritt von PMI in den Zertifizierungsmarkt für Disziplinierte Agile-Zertifikate wird das „verunreinigte“ Wasser noch undurchsichtiger.

Ben Aston:

Ja.

Kiron Bondale:

Es gibt über 300 Zertifizierungen im Agile-Bereich. Ich finde aber, PMI positioniert sich recht gut: Es gibt Zertifizierungsoptionen für alle Erfahrungslevels. Die „Certified Disciplined Agilist“ ist z. B. für Einsteiger mit nur Bildungs- aber ohne Praxiserfahrung.

Ben Aston:

Richtig.

Kiron Bondale:

Hat man mehrere Jahre praktische Erfahrung im Agile-Bereich, kann man z. B. die „Certified Disciplined Agile Practitioner“-Zertifizierung machen oder sich für die PMI-ACP entscheiden – wenn man die Voraussetzungen erfüllt.

Und es gibt höhere Zertifizierungsstufen, die auf erfahrene Fachleute zielen. Die etablierten Unternehmen mit Zertifizierungen haben meist eine solche Staffelung-

Ben Aston:

Ja.

Kiron Bondale:

– genau das macht PMI nun auch. Die Auswahl hängt vom individuellen Stand ab. Niemand behauptet, dass man allein mit Einsteiger-Agile-Zertifikaten sofort als Profi agieren kann. Aber man kann zumindest „die Sprache sprechen“. Der nächste Schritt ist Praxiserfahrung, dann sind die höheren Zertifikate sinnvoll.

Ben Aston:

Ja. Also ändert sich einiges bei den Zertifikaten und PMI spielt künftig eine größere Rolle. Welche Trends sehen Sie 2020 noch im Bereich Projektmanagement?

Kiron Bondale:

Ein weiteres großes Thema ist die Änderung der PMP-Zertifizierungsprozesse bei der PMI. Ab Ende Juni 2020 wird die PMP-Prüfung umgestellt. PMI verkauft dann das Kursmaterial zentral – Instructoren müssen eigene Zertifizierungen durch PMI absolvieren. Unterschiede kommen eher über Preis oder Zusatzleistungen zustande. Das beseitigt einige „kleinere“ Anbieter und rückt die Qualität der Schulung mehr in den Mittelpunkt.

Für uns war es clever, dass wir früh schon mit einem der besten Anbieter für PMI-Vorbereitungsmaterialien eine Partnerschaft eingegangen sind. Künftig müssen wir prüfen, ob wir weiterhin deren Material nutzen oder direkt auf PMI umsteigen – immerhin müssen wir keine Investitionen abschreiben.

Ben Aston:

Weitere Trends, z. B. künstliche Intelligenz im Projektmanagement? Besteht die Gefahr, dass Projektmanager überflüssig werden?

Kiron Bondale:

Sehr gute Frage, Ben. Ich sehe großes Potenzial von KI für Projektmanager. Manche bangen schon um ihren Job...

Ben Aston:

Ja.

Kiron Bondale:

Ich denke aber, KI hilft Projektmanagern, noch wirkungsvoller zu sein. Es gibt große Unterschiede zwischen Projekt-Administration und strategischem Projektmanagement. Der strategische Teil sind besonders die Kommunikation und die Arbeit mit Stakeholdern. Damit wir diesen Teil optimal leisten, müssen wir vom administrativen Ballast entlastet werden.

Statusberichte, Prognosen usw. – da kann KI helfen! Eine Analogie wäre die Enterprise-Computer aus Star Trek: Sie geben Empfehlungen und Wahrscheinlichkeiten, treffen aber nicht die Entscheidungen. Ähnlich kann KI Projekte unterstützen.

Ben Aston:

Richtig.

Kiron Bondale:

Die KI kann helfen, aus tausenden Projektdaten Erkenntnisse in Sekunden zu liefern – ein echter Vorteil für Entscheidungen.

Ben Aston:

Ja.

Kiron Bondale:

KI entlastet von Routine und gibt uns mehr Zeit für das strategische Projektmanagement – das erhöht den Wert und die Zufriedenheit im Beruf.

Ben Aston:

Welche Aufgaben sind besonders strategisch beim Projektmanagement, etwa im Vergleich zu reinen Statusberichten? Und wie verändert sich das mit den neuen Tools?

Kiron Bondale:

Ich würde vier Ebenen nennen, wo sich durch Entlastung große Chancen bieten:

1. Stakeholder-Engagement: Viele unterschiedliche Stakeholder, mit denen regelmäßige Kommunikation wichtig ist – je besser Projektmanager sich um deren Standpunkte kümmern, desto größer die Erfolgschancen.

2. Der Business Case: Man muss nicht nur das Ziel des Projekts im Blick behalten, sondern auch regelmäßig prüfen, ob der ursprüngliche Nutzen noch gegeben ist. Manchmal erfüllt ein Projekt zwar Zeit und Budget, aber der Wert für das Unternehmen ist nicht mehr vorhanden. Gute Projektmanager hinterfragen frühzeitig, ob man das Projekt besser einstellt.

3. Das Team: Die Entwicklung leistungsfähiger Teams, „Menschen stark machen“ (Stichwort: Disziplinierte Agile) und Themen wie psychologische Sicherheit, direkte Kommunikation oder „Drive“-Faktoren nach Daniel Pink gewinnen an Bedeutung. Dafür braucht der Projektleiter aber Zeit.

4. Risikomanagement: Risikomanagement ist entscheidend, oft das Zünglein an der Waage zwischen Projekterfolg und -misserfolg. Leider fehlt oft die Ressource – ist man jedoch durch KI und Automatisierung entlastet, kann man Risiken viel gezielter analysieren und adressieren.

Ben Aston:

Das ist eine gute Überleitung zum Hauptthema: Risikomanagement. Fassen wir noch einmal zusammen, warum Risikomanagement wichtig ist. Kiron, Sie haben es schon angesprochen: Oft gehen Projekte schief, weil Risiken nicht richtig gemanagt werden.

Ein gutes Risikomanagement verhindert, dass schlimme Dinge passieren. Es hält das Team sowie Stakeholder wachsam, baut Transparenz und Vertrauen auf, minimiert Überraschungen und hilft, die Projektgeschichte nachvollziehbar zu machen.

Mit Tools wie dem RAID-Log dokumentieren wir Risiken, Wahrscheinlichkeiten und Entscheidungen, sodass im Problemfall nachvollzogen werden kann, was passiert ist – und die Verantwortung nicht allein am Projektmanager hängen bleibt.

Im Artikel sprachen Sie über verschiedene Reaktionen auf Risiken: Vermeidung, Übertragung, Eskalation, Minderung, Akzeptanz. Wann nutzt man welche Technik, gibt es Prinzipien?

Kiron Bondale:

Absolut, Ben. Zunächst muss geklärt sein, welches Risikoverhalten (Risk Appetite) die Organisation und die wichtigsten Stakeholder haben. Organisationen mit hoher Risikoaversion setzen öfter auf Vermeidung, während in dynamischen Märkten manchmal eher Risiken eingegangen werden müssen.

Daher sollte man die Risikoeinstellung aller Schlüsselpersonen klären. Anschließend analysiert man das Risiko mit qualitativen und quantitativen Methoden – also Wahrscheinlichkeit, Auswirkungen, Nachweisbarkeit. Auch eine Kosten-Nutzen-Analyse ist wichtig, ähnlich wie bei der Qualitätssicherung.

Liegt z.B. eine 1%ige Chance auf einen Schaden von 1.000 € vor, sollte man nicht 1.000 € für Vorbeugung investieren. Ist das Risiko jedoch 50 % und der Verlust beträchtlich, kann sich entsprechender Aufwand lohnen. Extrem riskante Organisationen oder solche mit hoher Regulatorik sind manchmal so risikoscheu, dass Projekte praktisch „gelähmt“ werden; andere Organisationen blenden Risiken ganz aus – beides ist gefährlich.

Ben Aston:

Sie erwähnten verschiedene Methoden (Vermeidung, Übertragung, Eskalation, Minderung, Akzeptanz) – wie wählt man die richtige?

Kiron Bondale:

Wie besprochen, beginnt man mit der Einschätzung der Risikobereitschaft der Organisation und Stakeholder. Risk-Avoidance ist eventuell Standard bei starker Themenvermeidung. In sehr wettbewerbsorientierten Unternehmen kann es riskanter sein, Risiken zu meiden, da wichtige Chancen entfallen könnten.

Man sollte die Akzeptanz aller relevanten Stakeholder klären – geht die gewählte Strategie an deren Lebensrealität vorbei, bleibt die Wirkung aus.

Dann folgt die detaillierte Risikobetrachtung: Welches Schadenspotenzial, Wahrscheinlichkeit, Frühwarnindikatoren? Muss man vermeiden, mildern oder akzeptieren? Eine Kosten-Nutzen-Analyse gehört dazu.

Ben Aston:

Wir haben Vermeidung, Übertragung (Versicherung), Eskalation, Minderung und Akzeptanz besprochen. Manchmal lohnt es sich finanziell einfach nicht, ein Risiko zu verhindern.

Kiron Bondale:

Richtig. Es gibt jedoch Risiken, die einfach nicht eintreten dürfen – z.B. wenn ein CEO ins Gefängnis kommt. Auch ein potenzieller Imageschaden, der auf Titelseiten erscheint, könnte jeglichen Aufwand zur Vermeidung rechtfertigen. Aber die Regel ist, Risiken effizient zu steuern – Über- wie Unterinvestition in Risikoprävention vermeiden.

Ben Aston:

Stichwort Dokumentation – wie umfangreich sollte ein RAID-Log oder Risikoregister sein?

Kiron Bondale:

Dokumentation sollte immer dem Projektrahmen angepasst sein. Ein kleines Projekt braucht viel weniger als ein Großprojekt mit zahlreichen Akteuren. Auch Vorlagen sollten flexibel nutzbar sein, sonst wird die Dokumentation nutzlos.

Zudem gibt es Informationen im RAID-Log, die nur im Projektteam bleiben sollten, und andere, die an Stakeholder kommuniziert werden. Wir verlieren Stakeholder, wenn wir sie mit Detailflut überschwemmen. Erfolgreiche Teams filtern wesentliche Risiken heraus und kommunizieren diese gezielt, verständlich und aktuell.

Ben Aston:

Wie füllen Sie das RAID-Log in Ihrem Team in der Praxis aus, und wie schaffen Sie es, dass Stakeholder (auch das Team) mit einbezogen werden?

Kiron Bondale:

Risiken begleiten das Projekt von Anfang an. Zu Beginn werden Risiken gemeinsam mit Sponsor und Team identifiziert und analysiert. Erst grob, später immer detaillierter. Danach gibt es zwei Anlässe, Risiken regelmäßig zu prüfen: Zeitbasierte Überprüfung (z.B. alle zwei Wochen) und Ereignisbezogene Überprüfung (z.B. nach Eintritt eines Risikos, nach Änderungen oder beim Abschluss einer Phase). Bei jedem dieser Anlässe wird gemeinsam geprüft, ob Risiken aktualisiert oder ergänzt werden müssen, um stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Ben Aston:

Wo scheitert Risikomanagement typischerweise?

Kiron Bondale:

Zwei typische Fehler: Erstens wird Risikomanagement als einmalige Pflichtübung verstanden. Man füllt den Risikoregister pro Forma mit allgemeinen Punkten aus, tickt das Kontrollkästchen ab und nie wieder wird es verwendet. Das bringt nichts.

Zweitens: Das Kernteam analysiert und plant, aber die eigentlichen Risiko-Owner handeln nicht. Entweder sind die Risiken nicht relevant kommuniziert oder die Owner sehen keinen Nutzen und unternehmen nichts. Informationen und Pläne sind da, aber die Umsetzung fehlt.

Drittens: Fehlende Lernerfahrungen aus früheren Projekten. Oft werden keine Lessons Learned genutzt und Analysen von früheren Problemquellen fehlen. Eine gründliche und breite Risikoidentifikation ist essenziell.

Ben Aston:

Was tun, wenn Stakeholder kein Risiko-Eigentümer sein wollen und alles beim PM landet?

Kiron Bondale:

Der Projektmanager als alleiniger Verantwortlicher für alle Risiken funktioniert nicht – am meisten betroffen ist stets die Organisation. Damit auch andere Risiken übernehmen, sollte man die wichtigsten herausfiltern, fachlich beschreiben und den Nutzen einer direkten Reaktion verdeutlichen („Was könnte passieren, wie merken wir es, was tun wir dann?“).

Wichtig ist auch, die Risiko-Owner zu motivieren: Wenn ihr Erfolg an den Projekterfolg geknüpft ist, nehmen sie Risiken ernst. Oft fehlt schlicht „Skin in the Game“. Auch als PM muss man Einflussnahme und Überzeugungskraft beweisen.

Ben Aston:

Was ist ein Schlüsselfaktor, damit Risikomanagement funktioniert – besonders für Neulinge?

Kiron Bondale:

Relevanz! Sie können tausende Risiken erfassen, aber wenn niemand reagiert, bringt es nichts. Lieber wenige, zentrale Risiken im Fokus, die tatsächlich die Aufmerksamkeit und das Handeln der Stakeholder hervorrufen. Reflektieren Sie regelmäßig: Haben Ihre Bemühungen im Risikomanagement wirklich Wirkung, werden Maßnahmen umgesetzt? Falls nicht: Was ändern?

Ben Aston:

Vielen Dank, Kiron. Es war großartig, Sie dabei zu haben.

Kiron Bondale:

Danke, Ben.

Ben Aston:

Was sind Ihre Tipps und Tricks zum Risikomanagement? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren! Werden Sie DPM-Mitglied, um Zugang zu Slack, Templates, Workshops (u.a. zu Risiken), Sprechstunden, eBooks und mehr zu erhalten. Wenn Ihnen der Podcast gefällt, hinterlassen Sie bitte eine ehrliche Bewertung bei Apple Podcasts. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören.