Wie man über Risiken spricht – und alle hören zu

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Galen Low: Und dann steht der Punkt „Risiken“ auf der Agenda, und die Leute fangen an, den Call zu verlassen. Selbst die Verbliebenen wirken wenig engagiert. Von einer Kollegin kommt eine Privatnachricht: Die Leute finden, dass Risiken zu sehr auf die Stimmung schlagen. Immerhin ist das Projekt noch am Anfang, und alle möchten optimistisch bleiben – bis das erste echte Problem auftritt.

Vielleicht haben sie recht. Manchmal hat man selbst das Gefühl, dass jeder Eintrag im Risikologbuch eine Beleidigung für die eigenen Fähigkeiten als Projektmanager ist. An manchen Tagen möchte man selbst nicht über Risiken sprechen.

Warum ist es so schwierig, Gespräche über Risiken zu führen?

Wenn es dir schwerfällt, dein Team und die Stakeholder dazu zu bringen, offen über Projektrisiken zu sprechen, dann bleib dran! Wir teilen heute Insider-Tipps, wie man eine Risikokultur schafft, die Selbstvertrauen stärkt, die Projektkommunikation verbessert und kluge Entscheidungen unterstützt – sodass alle am gemeinsamen Projekterfolg mitwirken.

Danke fürs Einschalten – mein Name ist Galen Low vom Digital Project Manager. Wir sind eine Community von Digitalprofis, deren Mission es ist, einander zu fördern, selbstbewusst zu werden und Kontakte zu knüpfen, um Projekte bewusst und wirkungsvoll zu führen. Wenn du mehr darüber wissen möchtest, schau vorbei auf thedigitalprojectmanager.com.

Hallo zusammen – schön, dass ihr beim DPM-Podcast dabei seid. Heute tauchen wir in ein grundlegendes Feld ein, das nicht nur von DPMs gefürchtet wird, sondern auch von vielen Digitalteams missverstanden wird. Genau, wir reden über Risiken.

Es ist eines der schwierigsten und am meisten vernachlässigten Felder im Projektmanagement. Und doch ist das Managen von Risiken vermutlich das proaktivste und universellste Werkzeug, das wir zur Verfügung haben.

Wie also können wir Risiken anerkennen, sie annehmen und vielleicht sogar Spaß daran wecken, über sie zu sprechen?

Für dieses Thema habe ich heute einen ganz besonderen Gast eingeladen.

Sie ist nicht nur Master in Statistik und verfügt über 18 Jahre Erfahrung im technischen Projektmanagement im öffentlichen Sektor, sondern war auch Präsidentin im PMI Sacramento Valley Chapter sowie geschätzte Dozentin und Mentorin mit Fokus auf Beschaffungsmanagement und Risikomanagement.

Abseits des Projektmanagements kocht sie leidenschaftlich gern, liest viel, veranstaltet Partys und hält sich fit.

Begrüßen wir gemeinsam Shashwati Roy. Hallo Shash!

Shashwati Roy: Hallo zusammen! Ich freue mich wirklich sehr auf die heutige Session.

Galen Low: Schön, dass du da bist. Du verfügst über enorm viel Wissen und wie schon gesagt: Risiken sind ein Bereich, bei dem jeder noch etwas dazulernen kann.

Bevor wir ins Thema einsteigen, möchte ich wissen, was dich aktuell inspiriert. Was motiviert dich in letzter Zeit besonders?

Shashwati Roy: Das ist eine sehr gute Frage – und eine schwere dazu, Galen. Lockdown, kein Reisen. Deshalb habe ich angefangen, Audiobücher und Podcasts zu hören. Ich lese ständig, weil ich ständig spazieren gehe. Nein, ich gehe nicht ins Fitnessstudio.

Aber das macht mich wirklich glücklich: Bücher hören, Podcasts hören, selbst Podcasts aufnehmen, über Projektmanagement sprechen. Das inspiriert mich aktuell stark.

Galen Low: Respekt, dass du a) das Spazierengehen und die Bewegung durchziehst und b) die Gelegenheit nutzt, dabei noch Wissen aufzusaugen.

Viele unserer Hörer hören den Podcast auf dem Arbeitsweg. Wenn das wegfällt, vielleicht beim Hundespaziergang. Oder auf dem Sofa. Du genießt beides: Fitness und Lernen. Das gefällt mir.

Also steigen wir ein ...

Wie können wir über Risiken sprechen – und zwar so, dass es für alle nachvollziehbar ist? Unser Ziel heute: Die Zuhörenden sollen sich wohlfühlen, effektiv mit Stakeholdern, Sponsoren, Projektteam und Management kommunizieren – und dabei eine Risikokultur etablieren, bei der alle proaktiv mitmachen.

Doch zuerst: Wer ist die professionelle Shashwati? Wie bist du ins Projektmanagement gekommen?

Shashwati Roy: Wie ich Projektmanagerin wurde? Das war ein langer Weg. Ich habe 2005 die PMP angestrebt und ein Kollege erzählte mir vom „Project Management Institute Sacramento Valley Chapter“. Also bin ich hingegangen.

Mit dem PMP wusste ich: Ich will ins Projektmanagement und damals war Geld knapp. Bei EDS HP bot man mir an: Wir zahlen die Prüfungsgebühren. Damals waren das 400 Dollar, auch für die Bücher – aber nur, wenn man beim ersten Versuch besteht.

Der finanzielle Druck war also hoch. Also habe ich mich richtig reingehängt und beim ersten Mal bestanden, wurde dann 2005 im Sacramento Valley Chapter aktiv. Beruflich hatte ich noch nicht im Projektmanagement gearbeitet, sondern in der Qualitätssicherung, mit CMM Level 3/4 sowie ISO-Zertifikaten.

Ich hatte verschiedene Positionen im PMI Chapter – von Education über Marketingstrategie, was mir half, 2010–2013 Präsidentin zu werden, weil ich die Abläufe kannte.

Das war echte Projektmanagement-Praxis: ein Chapter und einen Vorstand führen, freiwillig und doch mit Verantwortung. Damals hatte der Chapter ungefähr so viele Mitglieder wie Wohnungen, wir mussten Rechenschaft ablegen, Budgets und Reportings erstellen. Die Herausforderung: alles mit Freiwilligen als Vorstand.

Ich konnte nicht einfach Ansagen machen, sondern musste motivieren. Das war herausfordernd. Seit 2010 lehre und coache ich aktiv, und das ist echtes Risikomanagement, weil man seine Zielgruppe nicht genau kennt.

2005 begann meine Reise und 2009 bot mir HP – damals wusste man, dass ich Qualitätssicherung machte – zwei Möglichkeiten: Aufbau eines PMO oder QA Lead. Für mich war das PMO die größere Herausforderung und meine endgültige Entscheidung für diese Laufbahn.

Die größte Herausforderung beim PMO-Aufbau war nicht die Prozesse zu schreiben, sondern Stakeholder zu überzeugen – intern, Kunden, Teammitglieder, Peers. Das war mein Weg bisher, und ich habe dann viele Aufgaben wie Change und Release Management übernommen.

Galen Low: Ein gutes Investment für HP, korrekt?

Shashwati Roy: Oje, Galen, die Geschichte ist lang: Mein Start war bei EDS, daraus wurde HP, dann HP Enterprise, DXC und Gainwell. Die Hände haben gewechselt.

Galen Low: Ich kannte sie noch als DXC!

Shashwati Roy: Jetzt heißen sie Gainwell.

Galen Low: Rückblickend wirklich gut investiert! Zuerst die Prüfung zahlen (aber nur bei Bestehen), dann die Karriere-Entwicklung gefördert. Das hat sich gelohnt, für beide Seiten.

Shashwati Roy: Das denke ich auch.

Galen Low: Du hast verschiedene Arten von Projekten und deren Charakter erwähnt. Magst du mehr darüber erzählen?

Shashwati Roy: Hauptsächlich IT-Projekte, funktionale Projekte, meist im Sozial- und Gesundheitswesen (aus der HP-Perspektive): Berechnung der Ansprüche für Essensmarken, Sozialleistungen, Krankenversicherungskarten, Upgrade von Software und Hardware, also Infrastrukturprojekte – eine große Bandbreite. Heute bin ich in der Beratung unterwegs – da macht man alles.

In der Beratung hat man den Titel Senior Consultant und arbeitet in vielen Bereichen. Auch die Führung des PMI Chapters war wie ein eigenes Programm – jede Abteilung hatte eigene Leitung, jede lief als Subprojekt.

Ein besonderes Beispiel aus der HP-Zeit: Programmmanagerin im BI-Bereich, viele Reporting-Projekte, und viel Charity-Events – die ich wie Projekte leitet, insbesondere für Kinderkrebs, mit St. Jude’s und UC Davis.

Galen Low: Du führst bestimmt ein straffes Schiff.

Ich liebe den Gedanken, dass PMI-Volunteering großartige Erfahrungen für Team- und Projektmanagement ermöglicht. Mit deiner Erfahrung im HP-Konzern, bei Charity-Events und zu Hause kennst du alle Arten von „Programmen“. Hast du die Entscheidung für die PMO-Entwicklung je bereut? Was schätzt du am meisten an deiner Arbeit?

Shashwati Roy: Ich genieße besonders das Mentoring, das Lehren. Der entscheidende Punkt: Je mehr ich lehre, desto mehr lerne ich.

Ein kurzes Beispiel: Ich leite Charity-Projekte wie echte Projekte. Im September 2019 (Monat für Kinderkrebs) organisierte ich einen 5k-Lauf für UC Davis. Wir hatten Statusmeetings, machten mit Schülern (!) Risikoanalysen – z.B. was tun, falls es regnet (obwohl das in Sacramento fast unmöglich ist). Ideen waren: Schirme kaufen, Walk nach drinnen verlegen, neu terminieren. Die Teilnehmer waren allesamt Highschool-Schüler. Das zeigt: Lehren und Mentoring sind meine größte Leidenschaft.

Galen Low: Sehr inspirierend! Dein Risikobeispiel ist ein guter Übergang. Lass uns „Risiko“ für alle Zuhörer definieren: Was bedeutet Risiko für dich?

Shashwati Roy: Risiko ist das Erkennen potenzieller Situationen in der Zukunft. Ich sage meinen Mentees: Risiko ist, was man vorhersehen und wahrnehmen kann, dass es passieren könnte. Ein „Issue“ ist dagegen schon eingetreten – beide brauchen Maßnahmen, aber eins davor, eins danach.

Es ist klug und bringt Selbstvertrauen, Risiken zu erkennen, und ich sehe es als Selbstbewusstsein, mögliche (auch positive) Ereignisse zu antizipieren.

Darf ich ein persönliches Beispiel nennen?

Galen Low: Natürlich!

Shashwati Roy: Vor kurzem hatte mein Enkel seine Reisspeisenzermonie (ein indisches Ritual), geplant war draußen mit guten Freunden (Corona-Zeit). Der Termin war Samstag, 19. Juni. Am Dienstag sah ich: es werden 40°C. Sofort habe ich das Essen geändert (nix Frittiertes!), die Location nach drinnen gelegt und auch alle Gäste informiert (das sind die Stakeholder!). Außerdem, wegen Corona, mussten alle wissen, dass wir drinnen feiern. Das alles waren Maßnahmen zur Risikominderung.

Risiken haben meist einen negativen Anstrich, als PM fühlt man sich bei jedem Risiko fast persönlich angegriffen. Aber eigentlich gibt Risikobewusstsein Sicherheit und Vertrauen ins Projekt.

Galen Low: Absolut. Ich kenne jemanden, der gefeuert wurde, weil sie zu oft Risiken thematisierte. Und dabei ist Risikomanagement einfach nur Vorbereitung! Wenn man Risiken anders rahmt, sieht jeder, wie wichtig es ist. Aber ja: Es hat einen negativen Touch.

Man denkt: Wenn im Risikoregister vieles steht, läuft was falsch – stattdessen ist es Weitblick und Proaktivität.

Was passiert im Projekt, wenn Risiken auftauchen? Welche Schritte gehst du?

Shashwati Roy: Risiken identifizieren – so steht es in jedem PM-Buch. Aber wie identifiziert man sie? Mein Motto: Risikomanagement und Kommunikationsmanagement gehören zusammen! Inklusive Kommunikation ist das A und O. Als Projektmanager: ein paar Risiken erkennen und dann gemeinsam im Team und mit Stakeholdern kommunizieren und identifizieren.

Also der Ablauf: Risiken identifizieren, kommunizieren, unterschiedliche Maßnahmen besprechen, Verantwortlichkeiten zuweisen, Risiken priorisieren. Die Priorisierung machen wir gemeinsam mit dem Kunden: Was ist für welche Partei kritisch? Die Auswirkungen bewerten (niedrig/mittel/hoch). Und ganz wichtig: Das Risikologbuch in jedem Statusmeeting besprechen!

Oft nehmen wir lieber bekannte Risiken in Kauf als Unbekanntes. Beispiel: Unsere Eigentumswohnung lag beim Folsom-Damm. Versicherung riet zu Flutversicherung – teuer, aber besser vorbereitet.

Was tun bei Risiken? Identifizieren, kommunizieren, priorisieren, Auswirkungen betrachten … Und immer kommunizieren!

Galen Low: Kommunikation ist beim Risikomanagement wirklich alles.

Shashwati Roy: Absolut, sie gehen Hand in Hand.

Galen Low: Nicht nur bei Identifikation, auch bei Bewertung, Priorisierung und Erklärung der Risiken – so versteht jeder die Bedeutung!

Und Risiko heißt nicht Stoppsignal, sondern: Wie geht es clever weiter?

Gibt es einen festen Rhythmus für die Risiko-Besprechungen? Wie viel und wann solltest du Risiken thematisieren?

Shashwati Roy: Guter Punkt! Man darf Risiken nicht „zu Tode reden“. Mein Tipp: Risiken gehören in jedes Statusmeeting, aber man sollte sie nicht ständig thematisieren oder eigene Meetings daraus machen – sonst nervt es die Leute. Lieber nach jedem Meeting die Notizen nehmen und zu jedem Punkt ein „R“ (Risiko) oder „I“ (Issue) notieren. Das hilft beim nächsten Mal, alle Teilnehmer einzubinden und fördert das Bewusstsein und Selbstvertrauen im Team.

Wenn der Kunde sagt: Ist das nicht auch ein Risiko? Immer offen für Vorschläge und Rücksprache mit dem Team!

Galen Low: Das ist ein guter Übergang zu unserem Kernthema – warum ist das Reden über Risiken für viele Menschen so schwer?

Shashwati Roy: Weil PMs oft denken, dass Risiken ihre persönliche Verantwortung sind. Aber: Das Risikologbuch sollte der PM besitzen, die einzelnen Risiken aber können verschiedenen Teammitgliedern und Stakeholdern zugeordnet werden – so wird Risikomanagement zur Teamsache und alle fühlen sich einbezogen.

Galen Low: Früher lag das Thema Risiko allein auf deinen Schultern, heute nicht mehr – was hat den Wandel gebracht?

Shashwati Roy: Es hilft, Risiko vom Persönlichen zu trennen. Gerade PMs müssen das lernen! Je offener man Risiken anspricht und im Statusmeeting einbindet, desto weniger beängstigend wirkt es. Am Anfang hilft es, Risiken als Teamthema zu etablieren – niemand trägt die Last allein.

Die Verantwortung teilen, Beispiel Columbus: Der wusste um das Risiko, und weil seine Reise finanziert wurde, fand er Amerika statt Indien. Also: Haltung ändern, regelmäßig ansprechen, alle einbinden. Dann nimmt auch die Angst ab.

Manchmal schlagen Kunden oder Team alternative Maßnahmen vor. Ich bringe zum Meeting gerne auch immer eine bevorzugte Lösung mit, hinter der ich stehe. So fördert man Eigenverantwortung und gibt allen Klarheit.

Galen Low: Schönes Bild! Und jeder kleine Tropfen stärkt das Selbstvertrauen, Risiken anzugehen – das ist es, worum es geht.

Was macht man mit Stakeholdern, die Risiko-Management für unnötig halten?

Shashwati Roy: Habe ich oft erlebt. Mein Tipp: Risiken als festen Punkt im Statusmeeting behalten. Nicht zu viel, nicht zu wenig. Mit Kurs auf gemeinsames, kollektives Risikomanagement (mentoren, coachen). Sobald das angekommen ist, ist der größte Schritt geschafft.

Galen Low: Also: Risiken gehören systematisch auf die Agenda, aber nie ein eigenes „Risiko-Meeting“ – das schreckt ab.

Shashwati Roy: Genau, denn sonst bleiben die Teilnehmer weg. Als Rubrik im Statusmeeting ja, aber nie als Eigenevent. Inklusion ist alles!

Galen Low: Umgekehrt: Was tun mit Leuten, die für jedes Detail ein Risiko sehen wollen?

Shashwati Roy: Kein Risiko ist zu groß oder zu klein! Jeder Eintrag zählt, aber manche sind nur „akzeptierte Risiken“. Im Register entsprechend kennzeichnen und nicht wiederholt thematisieren – das hält die Stimmung positiv und die Besprechungen fokussiert. Die Priorisierung ist hier entscheidend, um das Gespräch sinnvoll zu lenken.

Galen Low: Ich mag deinen Ansatz: Priorisieren bedeutet auch, selektiv zu besprechen und Überfrachtung des Teams zu vermeiden.

Shashwati Roy: Galen, Quiz für dich: Was ist das größte Risiko für alle aktuell?

Galen Low: Die Impfungen wirken vielleicht nicht wie erhofft?

Shashwati Roy: Oder: Die Pandemie endet vielleicht nie.

Galen Low: Und was wäre die Risikominderung?

Shashwati Roy: Impfung bzw. Herdenimmunität. Selbst die Fachleute sind sich bei den Gegenmaßnahmen oft nicht einig. Beispiel: Die CDC denkt jetzt schon über die nächste Variante (Lambda) nach, während Delta als aktuelles Problem nicht mehr Risiko, sondern ein Issue ist. Risikominderung bedeutet also, schon jetzt Gegenmaßnahmen durchzuspielen.

Galen Low: Frühes Risikomanagement verbessert die Ergebnisse insgesamt und ist essentiell, um Projekte positiv zu beeinflussen.

Vielen Dank, Shash, für diese tollen Einblicke. Vor allem bleibt mir dein Ansatz mit den kleinen Tropfen im Gedächtnis: Jedes Gespräch baut Vertrauen im Team auf. So normalisiert sich das Thema und verliert den negativen Touch.

Shashwati Roy: Und das passiert nicht von heute auf morgen. Sobald wir Project Manager das Risiko-Thema als Teamsache etablieren, wird Kommunikation darüber viel leichter.

Galen Low: Absolut.

Das war klasse, Shash! Vielen Dank für das Gespräch – ich liebe es (auch wenn ich es ungern zugebe), über Risiken und Risikomanagement zu nerd-en. Es ist so ein wichtiges Thema. Danke für dein Wissen!

Shashwati Roy: Vielen Dank auch von meiner Seite. Ich habe bei diesem Gespräch viel gelernt. Es war eine tolle Erfahrung.

Galen Low: Das fand ich auch. Vielen Dank, Shash.

Wie sieht es bei dir aus? Sprichst du offen über Risiken in deinen Projektteams – oder ist es ein Tabuthema?

Erzähl uns deine Geschichte! Was war dein größter Misserfolg, weil du Risiken nicht offen angesprochen hast? Welche Tipps hast du, um Stakeholder für das Thema zu gewinnen? Möchtest du deine Projektmanagement-Skills gezielt schärfen, dann werde Teil unserer Community.

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Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören!