Was ist ein RAID-Protokoll (und wie integriert man es in den Projektablauf)?

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Wir probieren derzeit aus, unsere Podcasts mithilfe eines Softwareprogramms zu transkribieren. Bitte verzeiht Tippfehler, da der Bot nicht immer zu 100 % korrekt ist.

Galen Low: Du durchsuchst schon wieder hektisch deinen Posteingang. Dieses Mal suchst du nach der E-Mail deines Vorgesetzten, in der eine Entscheidung zu deinem Projekt bestätigt wird. Wie hieß die Person noch einmal? Wie lautete die Entscheidung? Alles steht still, bis du diese E-Mail gefunden hast. Also setzt du eine Kanne Kaffee auf und suchst weiter. Das wird eine lange Nacht.

Wir beschäftigen uns mit der praktischen Anwendung von RAID-Protokollen und damit, wie man sie in den Projektablauf integriert, damit du Gespräche mit deinen Stakeholdern steuern, den Status deines Projekts einfach kommunizieren und nie wieder stundenlang nach dieser E-Mail deines Vorgesetzten suchen musst.

Hallo zusammen, danke, dass ihr wieder dabei seid. Mein Name ist Galen Low vom Digitalen Projektmanager. Wir sind eine Gemeinschaft digitaler Fachleute mit dem Ziel, uns gegenseitig dabei zu helfen, unsere Fähigkeiten auszubauen, selbstbewusster zu werden und Kontakte zu knüpfen, damit wir den Wert des Projektmanagements in einer digitalen Welt steigern können. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, besuche thedigitalprojectmanager.com.

Heute sprechen wir über RAID-Protokolle und die anspruchsvolle Kunst, Projektrisiken, Maßnahmen, Probleme und Entscheidungen zu verfolgen, um Projekte erfolgreich zu steuern.

Bei mir ist heute Kim Essendrup, ehemaliger Mitarbeiter der Kolme Group – einer Organisation, die Unternehmen dabei unterstützt, datengestützte Entscheidungsfindung in ihre Prozesse zu integrieren. Viele von euch kennen ihn wahrscheinlich auch als einen der beiden Gründungsmoderatoren des äußerst beliebten Podcasts PM Happy Hour.

Willkommen, Kim!

Kim Essendrup: Hallo, Galen! Danke für die Einladung.

Galen Low: Danke, dass du dabei bist. Oh mein Gott, das ist für mich ein Prominentenmoment. PM Happy Hour macht so viel Spaß. Jede Folge, die ich gehört habe, war einfach großartig.

Ich bin ehrlich gesagt neidisch auf euren Podcast. Ich finde ihn großartig. Falls einige unserer Zuhörer ihn noch nicht kennen, schaut ihn euch unbedingt an. Die Dynamik ist wirklich gut. Ich wollte eigentlich mit einer echten Fanfrage beginnen: Was hat dich ursprünglich dazu gebracht, den Podcast PM Happy Hour zu starten?

Kim Essendrup: Zunächst muss ich sagen, dass ich auch ein großer Fan von dir bin – wir sind also gegenseitige Fans. Ich habe viele Projektmanager gecoacht und festgestellt, dass ich immer wieder dieselben Tipps gegeben habe. Ich dachte: „Warum schreibe ich das nicht einfach in den Blog? Dann lesen die Leute den Blog und alles ist gut.“ Dann stellte ich fest, dass die Leute wirklich nicht gerne 10.000 Wörter lange Blogbeiträge über Projektmanagement lesen.

Das macht nicht besonders viel Spaß. Nebenbei arbeitete ich an einem kleinen Start-up in einem anderen Themenbereich, und der Berater sagte zu mir: „Du solltest einen Podcast machen.“ Also arbeitete ich mich durch den gesamten Prozess, fand heraus, wie man das macht, und besorgte mir ein Mikrofon. Ich machte das für dieses andere Start-up, das zwar nicht wirklich vorankam, mich aber in die Welt der Podcasts brachte.

Ich kam immer besser damit zurecht und dachte: „Vielleicht kann ich einige dieser Blogbeiträge nehmen und sie tatsächlich interessant machen.“ Dann überlegte ich, welche eine Person ich in einen Podcast einladen könnte, die Projektmanagement interessant machen würde.

Das war eindeutig Kate. Also kontaktierte ich Kate und sagte: „Hey, möchtest du dieses verrückte Ding ausprobieren?“ Kate war sofort dabei. Seitdem macht es immer mehr Spaß.

Galen Low: Ich liebe es. Die Dynamik ist wirklich gut. Fast habe ich das Gefühl, einem Morgensender im Radio zuzuhören – einem wirklich guten Morgensender. Es ist einfach ein urkomischer Schlagabtausch, aber es geht gleichzeitig um Projekte.

Ich denke: Ja, das ist genau mein Ding. Jedenfalls bin ich ein großer Fan. Falls ihr ihn noch nicht kennt: PM Happy Hour oder Project Management Happy Hour ist, glaube ich, in fast jeder Podcast-App verfügbar.

Kim Essendrup: In jeder, die wir finden konnten.

Galen Low: Genau. Großartig. Dann legen wir los.

Heute werden wir uns ausführlich mit RAID-Protokollen beschäftigen. Für eine gemeinsame Ausgangsbasis: Kannst du erklären, was ein RAID-Protokoll für dich ist und warum es wichtig ist?

Kim Essendrup: Ja. So einfach wie möglich ausgedrückt: RAID ist ein Akronym für Risiken, Maßnahmen, Probleme und Entscheidungen. Manche Organisationen bevorzugen Annahmen und Abhängigkeiten anstelle von Maßnahmen und Entscheidungen, aber darüber können wir später noch sprechen.

Die Grundidee ist, dass man all diese Register, deren Erstellung man insbesondere bei einer PMI-Methode lernt, in einer einzigen Tabelle zusammenführt. Man verfolgt die Elemente und trägt sie gemeinsam in derselben Tabelle ein. So haben wir das traditionell gemacht. Als ich vor Jahrzehnten mit dem Projektmanagement begonnen habe, war das bereits ein altbewährter Ansatz.

Das gibt es also schon sehr lange und es ist ein unverzichtbares operatives Werkzeug, das Projektmanagern hilft, ihre Projekte zu steuern. Unsere Umfragen zeigen, dass etwa die Hälfte bis zwei Drittel der Projektmanager es verwendet haben oder kennen. Es ist ein wirklich wichtiges Werkzeug, und deshalb setzen wir uns derzeit so stark dafür ein.

Galen Low: Sehr interessant. Ich war eine dieser Personen. Mir war gar nicht bewusst, dass ich bereits damit gearbeitet hatte, aber ich saß in einer Sitzung und sprach mit Leuten über unser RAID-Protokoll. Mir wurde das Modell aus Risiken, Annahmen, Problemen und Abhängigkeiten beigebracht. Dann hob jemand die Hand und fragte: „Bist du sicher, dass es nicht dieses Modell ist?“ Und wir fragten uns: „Welche Variante bevorzugst du und warum?“

Kim Essendrup: Ich bevorzuge Maßnahmen und Entscheidungen. Wenn man an eine Annahme denkt, handelt es sich um eine Planungsannahme. Ich werde dieses Projekt durchführen. Welche Annahmen haben wir hinsichtlich des Umfangs oder bei der Erstellung unseres Plans? Eine Annahme ist also etwas, das eher als Eingabe am Anfang dient.

Eine Annahme wird für mich letztlich zu einem Risiko, denn wenn sie ungültig ist, entsteht daraus ein Risiko. Deshalb fallen Annahmen für mich ganz natürlich unter „R“ für Risiko. Das gilt auch für Abhängigkeiten. Wenn du eine externe Abhängigkeit in deinem Projekt hast, ist das entweder ein Risiko oder gehört möglicherweise in den Projektzeitplan, weil damit ein zeitlicher Zusammenhang sowie Vorgänger und Nachfolger verbunden sind.

Sie gehört normalerweise an einen dieser beiden Orte. Manchmal sind externe Abhängigkeiten so kritisch, dass sie einen eigenen Bereich verdienen – dann wäre es wohl ein RAIDD. Wenn du dich jedoch auf Maßnahmen und Entscheidungen konzentrierst, sind das eher operative Dinge. Es sind die Elemente, die du während der Umsetzung deines Projekts im Blick behalten musst. Dadurch bleibt die Verwendung deines RAID-Protokolls auf einer operativen Ebene, die du täglich zur Selbstorganisation und Projektsteuerung nutzt.

Galen Low: Nein, das gefällt mir. Ich mag diesen Vorwärtsdrang und sehe das genauso. Ich bin immer wieder über die Vorstellung gestolpert, dass all meine Annahmen und Abhängigkeiten eigentlich Risiken waren. In meinen Projekten fühlten sie sich alle wie Risiken an, und ich wusste nicht, ob ich es richtig machte.

Kim Essendrup: Ja. Vielleicht ist der beste Einstieg in dein Risikoprotokoll, alle Annahmen und Abhängigkeiten aufzunehmen, auf denen dein gesamter Plan zunächst beruht.

Galen Low: Genau. Wenn sich einige dieser Annahmen als falsch oder richtig erweisen, können sie entfernt werden. Das gefällt mir. Wir haben darüber gesprochen, wie wichtig ein RAID-Protokoll ist, und besonders die Seite mit den Entscheidungen finde ich hilfreich.

Alles an einem Ort zu haben, statt acht verschiedene Dokumente zu führen, die jemand prüfen und aktuell halten müsste und die während des Projekts wahrscheinlich ohnehin niemand anschaut.

Kim Essendrup: Andernfalls musst du deine Outlook-Suche bemühen: „Oh mein Gott, wo ist diese E-Mail? Ich weiß, dass sie irgendwo hier war.“

Galen Low: Ich bin der König der Outlook-Suchen, weil ich der König darin bin, meinen Posteingang überhaupt nicht zu organisieren. Aber ja, das ergibt absolut Sinn. Eine Sache, über die wir zuvor gesprochen haben, ist, dass es natürlich um Risiken geht, aber auch darum, dein Projekt vor katastrophalen Szenarien zu bewahren. Nicht, dass es übermäßig dramatisch klingen soll, aber es hilft wirklich, die Dinge auf Kurs zu halten. Wie würdest du ein RAID-Protokoll dafür funktional einsetzen?

Kim Essendrup: Ich betrachte es als Werkzeug für den normalen Betrieb oder die Rettung eines Projekts. Der normale Betrieb ist besonders wichtig, denn wenn du es nicht verwendest, musst du dein eigenes Projekt wahrscheinlich später retten.

Wenn du über die Werkzeuge nachdenkst, die du zur Verwaltung deiner Projekte verwendest, hast du deinen Plan oder dein Backlog mit all den Aufgaben, die direkt zu deinen Ergebnissen beitragen oder diese erzeugen. Das ist großartig – genau das tun wir. Aber hier kommt das RAID-Protokoll ins Spiel: Wie stellst du sicher, dass diese Dinge tatsächlich richtig erledigt werden?

Das RAID-Protokoll ist nicht der Plan. Es ist die Methode, mit der du sicherstellst, dass der Plan umgesetzt wird. Und wer hat schon ein Projekt, das perfekt läuft? Wenn du das hast, bist du ein sehr glücklicher Mensch. Es wird Probleme und Herausforderungen geben. Dinge können schiefgehen, und Dinge gehen schief.

Womit steuerst du das? Du verwendest nicht deinen Zeitplan, sondern dein RAID-Protokoll, um herauszufinden, was schiefgehen könnte, welche kleinen Maßnahmen du verfolgen musst, damit du und dein Team nicht ins Hintertreffen geraten, welche Probleme aufgetreten sind und wie du sie möglichst schnell löst, damit dein Projekt so gut wie möglich auf Kurs bleibt.

Welche Entscheidungen musst du erwarten und einplanen, umsetzen oder auf die du reagieren musst? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden, an die du zu Beginn des Projekts noch nicht gedacht hast? All das hilft uns dabei, unsere Projektpläne auf Kurs zu halten und erfolgreich umzusetzen.

Wenn du diese Dinge nicht tust, nicht über Risiken nachdenkst, keine Entscheidungen planst und dokumentierst, beginnt der Plan auseinanderzufallen. Es geht also darum, die Grundlagen zu beherrschen. Projekte scheitern häufig genau dann, wenn man die Grundlagen nicht im Blick behält. Das ist für mich die Stärke eines RAID-Protokolls: Es ist unglaublich einfach, aber entscheidend, um die Grundlagen im Griff zu behalten.

Galen Low: Du hast erwähnt, dass du früher gecoacht hast. Gibt es Geschichten aus deiner Erfahrung, in denen etwas völlig aus dem Ruder lief und du dachtest: „Das lässt sich mit etwas so Grundlegendem wie einem RAID-Protokoll lösen“?

Kim Essendrup: Ja. Vor einigen Jahren übernahm ich ein PMO mit Sitz in Europa. Das war großartig, weil ich dadurch vom Unternehmen finanzierte Reisen nach Europa hatte. Ich lebte allerdings weiterhin in der Gegend um Phoenix und flog ungefähr einmal im Monat dorthin.

Wenn man die Leitung eines PMO übernimmt, ist man auch für alle Brände verantwortlich. Es war ein Freitag. Und wenn man an einem Freitag einen Anruf über ein Projekt erhält, ist es nie ein guter Anruf. Es war bei mir Mittag, in Großbritannien später Nachmittag oder Abend.

Man sagte mir, das Projekt laufe so schlecht, dass der Kunde uns wegen der Probleme in Rechnung stellen und anschließend den Vertrag kündigen wolle. Am Montagmorgen war ich nicht mehr in Phoenix, sondern in den Midlands im Vereinigten Königreich. Ich musste das Projekt unter Kontrolle bringen. Der Kunde war vollkommen außer sich.

Ich war mit unserem gesamten Team dort, und der Kunde ging alle Probleme durch. Alles, was er sagte, klang für mich berechtigt. Ich dachte: „Ich wäre vermutlich auch verärgert.“ Dann fragte ich unser Team: „Habt ihr Probleme?“

Alle sprudelten sofort los: „Der Kunde hat uns dies nicht gegeben. Ihr habt uns das nicht gegeben. Wir konnten nicht erfolgreich sein, weil uns alles fehlte, was wir dafür brauchten.“ Der Kunde entgegnete: „Das habt ihr mir nicht gesagt. Das wusste ich nicht.“

Ich wartete, bis es ruhig wurde, und fragte: „Könnt ihr mir euer RAID-Protokoll zeigen?“ Stille. Ich wusste nicht, ob sie nicht wussten, was ein RAID-Protokoll war, und zu peinlich berührt waren zu fragen, oder ob sie erkannt hatten: „Oh nein, wir haben gar kein RAID-Protokoll.“

Also sagte ich: „Dann erstellen wir eines.“ Ich öffnete meinen Laptop und begann, alle Probleme aufzunehmen. Jeder konnte seine Sicht schildern. Das RAID-Protokoll wurde auf den Projektor übertragen, und ich tippte alles ein. So konnte ich jedes Anliegen und jedes Problem anerkennen. Die Beteiligten fühlten sich gehört, weil sie sehen konnten, wie ich ihre Punkte dokumentierte.

Dann fragte ich unser Team: „Und wie sieht es bei euch aus? Was ist euer Problem?“ Es war genau dasselbe. Ich dokumentierte alles. Anschließend stellten wir fest, dass vieles nach Abhängigkeiten aussah: Jemand erwartete etwas, ohne dass die andere Seite davon wusste.

Im Laufe des Nachmittags geschah etwas sehr Interessantes. Statt dass die eine Seite des Konferenztisches die andere anschrie, drehten sich allmählich alle zum Projektor. Wir kämpften nicht mehr gegeneinander, sondern gemeinsam gegen die Probleme.

Diese Geschichte zeigt, wie ein RAID-Protokoll bei der Behebung eines Problems helfen kann. Es schafft eine gemeinsame Grundlage, um Übereinstimmung herzustellen, sicherzustellen, dass alle einander verstehen, und eine gemeinsame Problemquelle zu schaffen, an der man zusammenarbeiten kann. Dadurch lassen sich solche Situationen oft wenden oder zumindest unter Kontrolle bringen.

Galen Low: Ich liebe diese Geschichte – besonders die Körpersprache. Die Menschen stehen sich nicht mehr konfrontativ gegenüber, sondern bewegen sich in Richtung Zusammenarbeit.

Denn eine Sache, die wir bei Projektmanagementtechniken, Taktiken und Prozessen oft unterschätzen, ist, dass sie letztlich alle die Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen sollen. Auch bei Abhängigkeiten gilt: Wenn du dies nicht tust, können wir jenes nicht tun. Aber genauso kann es heißen: Du tust dies, damit wir jenes tun können. Ohne Transparenz ist es schwer zu verstehen, warum etwas erledigt werden muss. Dann wird es aufgeschoben, niemand sagt etwas, und plötzlich ist das Projekt weit von seinem Ziel entfernt.

Manchmal geht es einfach darum, die Dinge nachzuverfolgen, die wir im Blick behalten müssen. Das mag nach umfangreicher Dokumentation aussehen, aber niemand sollte sich dafür schämen, nicht Hunderte von Punkten auswendig verfolgen zu können.

Kim Essendrup: Das stimmt. Es ist eine Sache, in einem Meeting über eine Entscheidung, eine Abhängigkeit oder ein Risiko zu sprechen. Wenn man es jedoch in einem Dokument festhält – insbesondere in einem gemeinsam genutzten Dokument auf Zoom oder einem Projektor –, es eintippt und die Namen der Verantwortlichen ergänzt, wird es zu etwas Verbindlichem.

Wenn mein Name dort steht, achte ich automatisch darauf. Deshalb ist es sowohl ein hervorragendes Kommunikations- als auch ein Verantwortlichkeitswerkzeug. Wenn du in einer neuen Umgebung ein Projekt übernimmst, solltest du ein RAID-Protokoll erstellen, falls noch keines vorhanden ist.

Du musst verstehen, wie du den Plan umsetzen und verwalten wirst. Einer meiner Lieblingssätze lautet – insbesondere bei Projekten im öffentlichen Bereich: Behandle dein RAID-Protokoll so, als könnte es einer Vorladung unterliegen. Eines Tages könnte das tatsächlich der Fall sein, und dann wirst du froh sein, es aktuell gehalten zu haben.

Galen Low: Zu hundert Prozent. Ich war an einigen Projekten beteiligt, die aus verschiedenen Gründen geprüft wurden. Wenn die richtige Dokumentation nicht sofort verfügbar ist, selbst wenn sich die Daten irgendwo befinden, muss man sie erst mühsam zusammentragen. Das ist ein eigenes Projekt. Eine saubere Dokumentationsspur darüber zu haben, was passiert ist und wo Risiken bestanden, kann enorm hilfreich sein.

Kim Essendrup: Ich wette, das hat dich morgens wachgerüttelt, als du erfahren hast, dass an diesem Tag eine Prüfung stattfand.

Galen Low: Oh mein Gott, ja. „Öffnet alle die Zeiterfassung!“

Ich glaube, du hast einen wichtigen Punkt zur praktischen Nutzung eines RAID-Protokolls angesprochen. Viele denken: „Das klingt nach ziemlich viel Aufwand.“ Wie hält man es nach diesem Moment der Abstimmung tatsächlich als zentrale Informationsquelle aktuell?

Kim Essendrup: Der Projektmanager muss es wirklich leben. Natürlich kann man sagen: „Das ist viel zusätzliche Nachverfolgung und Verwaltung.“ Und ja, das stimmt. Aber man kann auch ohne RAID-Protokoll arbeiten und hoffen, dass alles gut geht – so wie man bei einer gelben Ampel die Augen schließen, Gas geben und hoffen kann, keinen Unfall zu bauen.

Bei gescheiterten Projekten, die ich retten musste, lautete die Antwort auf meine Frage „Kannst du mir euer RAID-Protokoll zeigen?“ immer nein. Wenn mein eigenes Projekt vom Kurs abkommt, stelle ich irgendwann fest: „Oh nein, ich habe mein RAID-Protokoll nicht gepflegt oder überhaupt keines erstellt.“

Nach einigen solchen Erfahrungen erkennt man, dass man es tun muss. Wenn man die Erfolgs- und Misserfolgsquoten von Projekten betrachtet, zeigen die Zahlen zwar je nach Jahr und Studie Unterschiede, aber regelmäßig erreichen etwa 70 bis 80 Prozent der Projekte ihre wesentlichen Ziele nicht. Etwa 19 oder 20 Prozent scheitern vollständig.

Wir wissen, dass Probleme auftreten, Aufgaben verschoben werden oder Dinge mehr kosten als erwartet. Wenn du weißt, dass in deinem Projekt wahrscheinlich ein Problem auftreten wird, schadest du dir und deinem Projekt dann nicht selbst, wenn du keine Zeit investierst, um es zu vermeiden?

Das ist unser Beruf. Wir sind Projektmanager und die Helden, die solche Dinge umsetzen. Das RAID-Protokoll ist eine Art Superheldenwerkzeug, mit dem wir unsere Projekte auf Kurs halten.

Galen Low: Die Statistiken sind auch interessant. Man hört Zahlen wie „Eine von drei Personen wird betroffen sein“ und denkt: „Mich nicht.“ Wenn es dann passiert, sagt man: „Das musste ja passieren.“ Solche Zahlen geben uns einen Vorwand, ein Problem nicht direkt und proaktiv anzugehen.

Man kann die Augen schließen und durch eine gelbe Ampel fahren. Andererseits kann man auch völlig gelähmt sein und denken: „Laut Statistik wird mein Projekt wahrscheinlich scheitern.“ Tatsächlich geht es darum, die Zügel in die Hand zu nehmen.

Du hast einen Plan – eine Karte mit einer eingezeichneten Route. Aber das eigentliche Lenkrad, mit dem du dein Projekt voransteuerst und verhinderst, dass es in einen Graben rollt, sind Dinge wie ein RAID-Protokoll. Ich mag, dass alles darin gebündelt und übersichtlich ist.

Man kann in einem Besprechungsraum gemeinsam daran arbeiten. Für mich führt das zu einer Frage: Mein RAID-Protokoll war immer eine Tabelle, und viele sagen: „Ich brauche keine weitere Tabelle.“ Welche Werkzeuge gibt es für die Verwaltung eines RAID-Protokolls, die nicht unbedingt Excel oder Google Tabellen sind?

Kim Essendrup: Es gibt natürlich viele Projektmanagementwerkzeuge auf dem Markt. Die Kolme Group hat als PPM-Beratung Projektmanagementwerkzeuge in mehr als 650 Organisationen eingeführt.

Das Interessante ist jedoch, dass die verfügbaren Werkzeuge RAID-Protokolle nicht besonders gut unterstützen. Viele können das überhaupt nicht. Manche konzentrieren sich auf Aufgabenverwaltung, andere auf Unternehmensressourcenplanung, Prognosen oder Ressourcenverwaltung. Das sind wertvolle Anwendungsfälle, die Organisationen für ihren Betrieb benötigen.

Andere Werkzeuge richten sich an Teams und sind sehr einfach gehalten: Aufgaben, Kanban-Boards und Geschwindigkeit. Wenn die Werkzeuge entweder auf die Führungsebene oder auf die Teamebene ausgerichtet sind, bleibt der Projektmanager außen vor.

Bei unseren Einführungen stellten wir fest, dass es eine Lücke gibt. Einige Werkzeuge unterstützen Risiken oder Probleme teilweise, oder man kann sich mit einem Kanban-Board behelfen. Dabei verliert man jedoch die Einfachheit und den Wert eines grundlegenden RAID-Protokolls.

Wir haben deshalb unsere Softwarepartner gebeten, eine RAID-Funktion zu entwickeln. Sie sagten: „Das RAID-Protokoll steht nicht im Gartner Magic Quadrant.“ Also beschlossen wir, es selbst zu entwickeln, weil wir es leid waren, Tabellen zu verwenden.

Tabellen funktionieren, haben aber Einschränkungen. Das Teilen, die Versionsverwaltung und die Zusammenarbeit können schwierig sein. Wenn man alle Ereignisse zu einem bestimmten Risiko nachverfolgen möchte, wird die Tabelle schnell unübersichtlich.

Deshalb haben wir ein SaaS-basiertes RAID-Protokoll erstellt: raidlog.com. Wir stehen noch am Anfang, aber unsere Mission ist es, das optimale Werkzeug für den Erfolg von Projektmanagern zu entwickeln.

Galen Low: Ich finde faszinierend, dass Software sich in zwei Richtungen entwickelt: entweder zur Unternehmenssicht oder hin zu einem einfachen Werkzeug für Teams. Dabei bleibt der Projektmanager oft außen vor.

Kannst du erklären, wie eure Lösung funktioniert? Wird sie in andere Software integriert oder ist sie eigenständig?

Kim Essendrup: Sie ist eine eigenständige Software. Das RAID-Protokoll verfügt über eine Benutzeroberfläche, die wie eine Tabelle aussieht. Sie ist schnell, einfach und effizient. Wenn du Tabellen gewohnt bist, wirst du nicht ausgebremst.

Zusätzlich gibt es eine visuellere Benutzeroberfläche, die für neue Nutzer intuitiver ist. Wenn du beispielsweise ein kritisches Problem einem Entscheidungsträger zeigen möchtest, kannst du eine detaillierte Ansicht des Problems oder der Entscheidung öffnen und sie so darstellen, dass ein geschäftliches Gespräch möglich wird.

Wir fügen weitere benutzerfreundliche Funktionen hinzu. Wenn du beispielsweise eine T-Tabelle kennst, kannst du bei einer Entscheidung Vorteile, Nachteile und Optionen gegenüberstellen. Diese Funktion haben wir direkt in das Entscheidungsmodul integriert.

Außerdem planen wir Heatmaps und weitere Funktionen wie Monte-Carlo-Analysen und fortgeschrittene Auswertungen. Später werden wir auch KI-gestützte Funktionen einbauen.

Das RAID-Protokoll ist natürlich nicht das einzige Werkzeug im Projektmanagement. Deshalb entwickeln wir Integrationen. Eine Integration mit Planview AdaptiveWork existiert bereits, Jira ist geplant, und wir möchten so viele Werkzeuge wie möglich anbinden. Außerdem sind wir mit Zapier verbunden.

Unsere Vision ist, tabellenbasierte RAID-Protokolle überflüssig zu machen. Wir werden eine leistungsfähige kostenlose Version anbieten, aber auch Funktionen für besonders anspruchsvolle Nutzer.

Galen Low: Was ich daran am meisten liebe, ist, dass es weit über ein Protokoll hinausgeht. Ein Protokoll hält für mich nur fest, was passiert ist oder passieren könnte. Eure Lösung ermöglicht Analyse und T-Tabellen. Das ist eher RAID-Management als nur ein RAID-Protokoll.

Kim Essendrup: Es ist sogar noch mehr. Wir nennen es raidlog.com, weil das RAID-Protokoll ein wichtiges operatives Werkzeug ist. In den letzten Jahrzehnten hat es sich jedoch kaum weiterentwickelt, weil wir durch die verfügbaren Werkzeuge eingeschränkt waren.

Unsere Vision ist es, Projektmanagern die Werkzeuge zu geben, die sie für die Steuerung eines Projekts benötigen. Wir werden auch Erkenntnisse aus vergangenen Projekten, Besprechungsprotokolle und weitere Funktionen integrieren. So kannst du Besprechungsprotokolle erstellen und gleichzeitig dein RAID-Protokoll aktualisieren.

Unser Ziel ist es, das zentrale Werkzeug zu werden, das sich mit deinem Terminplanungs-, Planungs- oder Backlog-Werkzeug verbinden lässt. Wir wollen den Schmerz aus dem Projektmanagement nehmen.

Galen Low: Mir gefällt, dass ihr euch in andere Lösungen integrieren lasst und offen seid. Mit Zapier kann man Daten hinein- und herausführen. Im Kern geht es um Risikoanalyse, das Management von Risiken und Entscheidungen sowie um eine Ebene der Zusammenarbeit, die auf Unternehmens- oder Teamebene manchmal fehlt.

Kim Essendrup: Aufgrund unserer Erfahrung mit Schulung und Coaching wollen wir nicht einfach nur ein Werkzeug bereitstellen und sagen: „Viel Spaß damit.“ Wir möchten Wissen, Schulung und Ausbildung integrieren. Wenn jemand neu im Risikomanagement ist, soll die Anwendung erklären, was Wahrscheinlichkeiten und Auswirkungen bedeuten.

Wir wollen kontextbezogene Hilfe und fortgeschrittene Funktionen anbieten, etwa die Berechnung des erwarteten monetären Werts oder einer angemessenen Rückstellung. Man gibt die Daten ein, klickt auf eine Schaltfläche und erhält eine fundierte Grundlage für die Planung.

Galen Low: Das gefällt mir sehr. Ich habe mehrere Risikoregister von Grund auf erstellt, und dafür braucht man viele Formeln. Ich wünschte, ich müsste das nicht jedes Mal tun.

Kim Essendrup: Genau. Irgendwann denkt man: „Das reicht jetzt. Ich muss dieses Projekt starten und kann mich nicht länger damit beschäftigen.“

Galen Low: Nennen wir einfach 15 Prozent Rückstellung und legen los.

Meine letzte Frage: Sind RAID-Protokolle ausschließlich für Projektmanager gedacht? Und falls nicht, wie kann man sie nutzen, um eine Teamkultur aufzubauen, in der Risiken, Maßnahmen, Probleme und Abhängigkeiten gemeinsam verantwortet werden?

Kim Essendrup: Die Ursprünge von RAID liegen zwar in einem eher speziellen Werkzeug des klassischen Projektmanagements. Im Kern geht es jedoch darum, wie man einen Plan umsetzt. Dieser Plan muss kein klassisches Wasserfallprojekt sein.

Auch ein Produktverantwortlicher in einer agilen Umgebung kann Risiken für sein Produkt verwalten und Entscheidungen dokumentieren. Ein Scrum Master kann das RAID-Protokoll nutzen, um sein Team zu unterstützen und sicherzustellen, dass es effektiv arbeiten kann.

Das RAID-Protokoll bezieht sich also nicht nur auf das Produkt, sondern auch auf das Team: Wie kann ich das Team erfolgreich machen und unterstützen? Wenn ich als PMO-Manager meine Projektmanager betreuen möchte, kann ich fragen: „Zeig mir dein RAID-Protokoll.“ So sehe ich, wie sie ihre Projekte steuern, und kann Vorschläge machen.

Auch bei der Kommunikation nach oben ist es hilfreich. Wenn ich Zeit mit meinem PMO-Manager, Sponsoren oder Stakeholdern benötige, filtere ich mein RAID-Protokoll auf die drei oder vier wichtigsten Punkte. So überfordere ich sie nicht, sondern kann gezielt ein Gespräch führen.

Es ist also weit mehr als ein operatives Projektwerkzeug. Es ist eine Arbeitsweise und eine Methode der Zusammenarbeit – nicht nur zur Selbstorganisation, sondern auch zur Organisation, Motivation und Kommunikation im Team.

Galen Low: Ich mag all diese Punkte sehr. Kaum jemand arbeitet nicht mit Risiken, Maßnahmen, Problemen oder Entscheidungen.

Das kann ein allgemeines Werkzeug für Zusammenarbeit sein. Die Filterfunktion ist besonders wichtig, denn Projektmanager entwickeln eine hohe Belastbarkeit im Umgang mit großen Informationsmengen. Dann zeigen sie allen ihre Gantt-Diagramme, und alle anderen wollen nur noch fliehen.

Man muss die Informationen auf das Wesentliche reduzieren und in ein Format bringen, das man einem geschäftlichen Stakeholder präsentieren kann. So kann man ein Team von Projektmanagern steuern und Erwartungen gegenüber Vorgesetzten managen. Es ist eine verlässliche Informationsquelle, die viele Dinge reibungsloser machen kann.

Kim Essendrup: Genau. RAID ist nur der Anfang. Häufig wird es um Erkenntnisse aus vergangenen Projekten erweitert. Probleme sind unangenehm, aber noch schlimmer ist es, dasselbe Problem immer wieder zu erleben. Durch die Ergänzung solcher Erkenntnisse kann man diese Probleme künftig besser vermeiden.

Galen Low: Das gefällt mir. Und auf die KI-Funktionen bin ich ebenfalls gespannt.

Wo können Interessierte mehr über RAID-Protokolle erfahren?

Kim Essendrup: Auf raidlog.com. Die Domain ist leicht zu merken. Ich würde mich freuen, wenn Menschen das Produkt ausprobieren und uns Rückmeldungen geben. Wir möchten ein großartiges Werkzeug für Projektmanager entwickeln. Man kann mich auch auf LinkedIn kontaktieren. Ich spreche gerne mit allen, die Feedback zum Produkt oder zum Podcast haben oder einfach über Projektmanagement sprechen möchten.

Wenn du mit RAID-Protokollen noch nicht vertraut bist und wissen möchtest, worum es geht: Ich habe ein Buch geschrieben, weil es erstaunlicherweise noch kein Buch zu diesem Thema gab. Suche auf Amazon einfach nach „Ultimate Guide to RAID Log“. Ich glaube, es ist das einzige Buch über RAID-Protokolle.

Galen Low: Das ist unglaublich. Ich hatte keine Ahnung. Ich werde alle Links in den Shownotes aufführen und mir das ebenfalls ansehen. Bisher dachte ich immer: „Es ist eben eine Tabelle.“ Jetzt möchte ich mich definitiv näher damit beschäftigen.

Kim Essendrup: Großartig.

Galen Low: Kim, vielen Dank, dass du heute dabei warst. Ich schätze deine Einblicke sehr. Ich spreche immer gerne ausführlich über Projektmanagement, besonders über solche klassischen Themen wie RAID-Protokolle und Risikoregister, die zunächst kompliziert wirken. Wenn man darüber spricht, sind sie jedoch eigentlich sehr einfach und sinnvoll.

Vielen Dank für deine Perspektive.

Kim Essendrup: Vielen Dank für die Einladung, Galen.

Galen Low: So, Leute, das war es. Wenn ihr euch mit mehr als tausend Gleichgesinnten aus dem Projektmanagement austauschen möchtet, werdet Teil unserer Gemeinschaft. Besucht thedigitalprojectmanager.com/membership, um mehr zu erfahren.

Wenn euch die heutige Folge gefallen hat, abonniert den Podcast und bleibt über thedigitalprojectmanager.com in Kontakt. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören.