Was ist ein RAID-Log (und wie Sie es in Ihren Projektablauf integrieren)

Lesen Sie das Transkript:

Wir testen die Transkription unserer Podcasts mit einem Softwareprogramm. Bitte entschuldigen Sie eventuelle Tippfehler, da der Bot nicht immer zu 100 % korrekt ist.

Galen Low: Sie durchforsten schon wieder manisch Ihren Posteingang. Dieses Mal suchen Sie nach der E-Mail von Ihrem Chef, die eine Entscheidung zu Ihrem Projekt bestätigt. Wie war nochmal der Name? Was war die Entscheidung? Nichts geht mehr weiter, bis Sie diese E-Mail finden. Also setzen Sie eine Kanne Kaffee auf und wühlen weiter. Das wird eine lange Nacht.

Wir werden uns mit der Praxis von RAID-Logs beschäftigen und wie man sie in den eigenen Projektablauf integriert, sodass Sie Unterhaltungen mit Stakeholdern steuern, den Status Ihres Projekts einfach kommunizieren und nie wieder stundenlang nach dieser einen E-Mail vom Chef suchen müssen.

Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low, ich bin beim Digital Project Manager. Wir sind eine Gemeinschaft digitaler Profis, die sich zum Ziel gesetzt hat, sich gegenseitig zu qualifizieren, zu stärken und zu vernetzen, damit wir den Wert von Projektmanagement in einer digitalen Welt verstärken. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, gehen Sie auf thedigitalprojectmanager.com.

Heute sprechen wir über RAID-Logs und die feine Kunst, Projektrisiken, Maßnahmen, Probleme und Entscheidungen zu verfolgen, um Projekte erfolgreich zu steuern.

Bei mir ist heute Kim Essendrup, ehemals von der Kolme Group – einer Organisation, die Unternehmen helfen will, datenbasierte Entscheidungsfindung in Abläufe einzubauen. Viele von Ihnen kennen ihn vermutlich als einen der beiden Gründungs-Moderatoren des äußerst beliebten Podcasts PM Happy Hour.

Willkommen, Kim!

Kim Essendrup: Hallo, Galen! Danke, dass ich da sein darf.

Galen Low: Danke, dass du in der Sendung bist. Oh mein Gott, das ist ein Promi-Moment für mich. PM Happy Hour macht richtig Spaß. Jede Folge, die ich gehört habe, ist ein Knaller.

Ehrlich gesagt bin ich neidisch auf deinen Podcast. Ich finde ihn großartig. Für alle, die ihn noch nicht kennen, schaut ihn euch unbedingt an. Die Dynamik ist wirklich toll. Ich wollte eigentlich gleich mit einer totalen Fanfrage beginnen: Was hat dich ursprünglich dazu gebracht, den PM Happy Hour Podcast zu starten?

Kim Essendrup: Vorab: Ich bin tatsächlich auch ein großer Fan von dir, also das beruht auf Gegenseitigkeit. Ich habe viel Projektmanager gecoacht und immer wieder die gleichen Tipps gegeben. Also dachte ich, ich schreibe sie in einen Blog – aber dann stellte ich fest, dass niemand Lust hat, 10.000-Wörter-Blogposts zum Projektmanagement zu lesen.

Das macht wirklich nicht viel Spaß. Ich hatte auch ein weiteres kleines Startup, ein anderes Thema, und ein Berater meinte: Mach doch einen Podcast daraus. Also habe ich mich durchgerungen, Mikro gekauft, alles ausprobiert. Für das andere Startup brachte das nichts, aber ich bin im Podcast-Bereich hängen geblieben.

Ich habe den Dreh rausbekommen und gedacht: Vielleicht kann ich ein paar Blogposts in etwas Interessantes verwandeln. Und dann hab ich überlegt: Wer wäre die eine Person, die auch Projektmanagement spannend machen könnte?

Das war eindeutig Kate. Ich habe Kate gefragt: Willst du dieses verrückte Ding mit mir machen? Kate war sofort dabei. Seitdem macht es immer mehr Spaß.

Galen Low: Ich liebe es. Die Dynamik ist super. Es fühlt sich fast an wie gute Morning-Show im Radio: Witzige Sprüche, aber das Thema ist Projektmanagement.

Das ist genau mein Ding. Anyway, ich bin ein großer Fan. Leute, falls ihr PM Happy Hour noch nicht kennt: Hört rein, ist praktisch auf jeder Podcast-Plattform zu finden.

Kim Essendrup: Überall, wo wir konnten.

Galen Low: Super, alles klar, los geht’s.

Heute werden wir richtig nerdig über RAID-Logs. Und zur Einordnung: Kannst du erklären, was für dich ein RAID-Log ist und warum er wichtig ist?

Kim Essendrup: Ja, ganz einfach: RAID ist ein Akronym für Risiken, Aktionen, Probleme und Entscheidungen. Manche Organisationen nehmen anstatt Aktionen/Entscheidungen lieber Annahmen/Abhängigkeiten, aber darauf kommen wir gleich noch.

Im Prinzip sind das also Risiko-, Maßnahmen-, Problem- und Entscheidungsregister – all die Listen, die man vor allem nach PMI-Methodik führen soll. Wir tracken diese Punkte meist in einer gemeinsamen Tabelle – so war das früher immer, als ich mit Projektmanagement anfing.

Das gibt’s schon ewig und ist ein unverzichtbares Arbeitstool für Projektmanager. Etwa die Hälfte der Projektmanager, laut unseren Umfragen, kennt oder verwendet RAID-Logs – sie sind also ein zentrales Instrument. Deshalb machen wir dafür Werbung.

Galen Low: Cool. Ich war einer derer, die das zunächst nicht realisiert hatten – bis ich mal in einer Session über unseren RAID-Log sprach und gelernt habe: Mir wurde das Modell Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten beigebracht. Jemand fragte: Bist du sicher, dass das richtig ist? Was bevorzugst du?

Kim Essendrup: Ich mag Aktionen und Entscheidungen, denn eine Annahme – also z. B. bei der Projektplanung –, wird zu einem Risiko, wenn sie nicht zutrifft. Das heißt für mich: Annahmen fallen unter „Risiko“. Abhängigkeiten ebenso: Eine externe Abhängigkeit kann Risiko sein oder gehört in den Zeitplan, falls die zeitliche Abfolge passt.

Aber manchmal sind externe Abhängigkeiten so gravierend, dass sie einen eigenen Tab, RAIDD, verdienen. Doch wenn man sich auf Aktionen und Entscheidungen konzentriert, bleibt das RAID-Log eher operativ – ein tägliches Arbeitstool zur Selbstorganisation.

Galen Low: Das gefällt mir. Ich neige auch dazu, Annahmen und Abhängigkeiten als Risiken einzustufen. In meinen Projekten ist das fast immer so – und ich frage mich dann, ob ich das richtig mache.

Kim Essendrup: Genau. Vielleicht ist das sogar die beste Art, ein Risikoregister zu starten: einfach mit allen Annahmen und Abhängigkeiten anfangen.

Galen Low: Und sobald man sie bestätigt oder widerlegt hat, können sie wieder raus. Wir haben über die Wichtigkeit von RAID-Logs gesprochen, besonders was Entscheidungen angeht.

Alles zusammen zu führen ist hilfreich – besser als acht verschiedene Dokumente zu pflegen, die ohnehin niemand anschaut oder aktualisiert...

Kim Essendrup: Oder man muss wieder endlos das E-Mail-Postfach durchsuchen und findet den entscheidenden Hinweis nicht...

Galen Low: Ich bin Meister im Outlook-Suchen, weil ich mein Postfach nie organisiere. Das macht vollkommen Sinn. Und wie du vorher gesagt hast: RAID-Logs helfen, Projekte vor dem Absturz zu bewahren – so dramatisch das klingt. Wie würdest du konkret vorgehen?

Kim Essendrup: Für mich ist es ein Tool für das laufende Projekt und für die Rettung, falls nötig. Das Laufen ist wichtiger, damit man es nicht retten muss.

Wenn man die Projektwerkzeuge betrachtet – z.B. Plan, Backlog, Aufgaben, die direkt zu Ergebnissen führen –, dann ist das RAID-Log nicht der Plan selbst, sondern stellt sicher, dass der Plan umgesetzt wird.

Kein Projekt läuft reibungslos. Aber womit steuere ich den Umgang mit Problemen? Nicht mit dem Zeitplan, sondern mit dem RAID-Log: Hier werden Risiken, Aktionen, Probleme notiert, überwacht, gelöst, Entscheidungen dokumentiert.

Wenn man sich nicht um das Risiko- und Entscheidungsmanagement kümmert, fällt der Plan auseinander. Das ist für mich die Magie des RAID-Logs: Es ist einfach, aber entscheidend, damit nichts Grundlegendes durchrutscht.

Galen Low: Du hast Coaching-Erfahrung – hast du Beispiele, wo ein RAID-Log geholfen hat, Projekte wieder auf Kurs zu bringen?

Kim Essendrup: Oh ja. Ich habe mal eine PMO in Europa übernommen. Sehr cool, da ich öfter nach Europa reisen durfte. Aber als PMO-Manager ist man auch für die brennenden Projekte verantwortlich.

An einem Freitag kam der Anruf: Projekt läuft so schlecht, der Kunde droht mit Vertragskündigung. Am Montag war ich dann in den Midlands in UK. Der Kunde war sehr verärgert.

Wir hörten uns alle Probleme an – berechtigt, wie ich fand. Dann fragte ich mein Team: Habt ihr Probleme? Die Liste war lang – aber: Kein RAID-Log vorhanden. Keiner wollte es zugeben, die Stille war beredt.

Also habe ich mein Laptop geholt, RAID-Log geöffnet und alles dokumentiert – live an die Wand projiziert. Beide Seiten konnten ihre Anliegen äußern. Die Stimmung änderte sich: Plötzlich bekämpften wir gemeinsam die Probleme und nicht mehr uns gegenseitig.

Ein RAID-Log ist ein hervorragendes Werkzeug für Ausrichtung und Verständnis aller Parteien – ich habe schon mehrere Projekte so wieder auf Kurs gebracht.

Galen Low: Die Körpersprache gefällt mir: Die Teilnehmer wenden sich gemeinsam der Lösung zu, statt frontal zu diskutieren.

Denn häufig geht es bei all den Projektmanagement-Methoden nur darum, Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern – seien es Abhängigkeiten, Risiken oder Entscheidungen.

Am Ende geht es nicht darum, alles aus dem Kopf zu wissen, sondern Dinge nachzuhalten. Das ist keine Schande, es gibt Hunderte Entscheidungen in einem Projekt – die kann niemand jederzeit auswendig wissen.

Kim Essendrup: Absolut. Wenn man Dinge ins Dokument schreibt, sichtbar macht, Verantwortlichkeiten zuweist, ändert das die Aufmerksamkeit. Das RAID-Log ist auch Kommunikations- und Verantwortungsinstrument.

Ich coache viele Projektmanager und empfehle: Wenn du ein Projekt übernimmst, erstelle ein RAID-Log, falls nicht vorhanden. Und betrachte es am besten immer so, als könnte es rechtlich relevant werden.

Galen Low: Absolut. Ich war schon in Projekten, die auditiert wurden. Nicht die passende Doku zu haben ist dann ein Riesenaufwand. Ein sauberer Audit-Trail hilft enorm.

Kim Essendrup: Ja, das weckt einen, wenn plötzlich ein Audit angekündigt wird...

Galen Low: Oh ja! Zeittracker aufmachen, alle!

Du hast Recht: In die Praxis übertragen, scheint das RAID-Log oft wie zusätzlicher Aufwand. Wie bleibt es nach der ersten Ausrichtung wirklich ein „Single Source of Truth“?

Kim Essendrup: Der Projektmanager muss das RAID-Log leben. Es ist zusätzlicher Aufwand – aber wenn ich mich umhöre, hatten Projekte ohne RAID-Log immer die größten Probleme.

Und rückblickend: Immer wenn meine Projekte entgleisen, merke ich, dass ich das RAID-Log vernachlässigt habe.

Zahlen zeigen: Je nach Studie scheitern 70-80 % der Projekte an wesentlichen Zielen, etwa 19-20 % komplett. Wir kennen das als Projektleiter. Wenn das Scheitern wahrscheinlich ist – sollte man nicht etwas dafür tun, gegenzusteuern? Das RAID-Log ist unser Superhelden-Tool.

Galen Low: Die Statistiken sind spannend. Eigentlich müssten sie einen motivieren, proaktiv zu werden – das RAID-Log ist dabei ein zentrales Steuerungselement.

Mir gefällt, dass es klar und konsolidiert ist, zur Zusammenarbeit anregt. Für viele ist ein RAID-Log aber einfach nur eine weitere Tabelle. Welche Tools gibt es aber jenseits von Excel oder Google Sheets?

Kim Essendrup: Es gibt viele Projektmanagement-Werkzeuge, und als Kolme Group haben wir Tools bei über 650 Organisationen implementiert.

Interessanterweise bieten aber wenige Tools richtige RAID-Logs. Manche bieten Risiken/Probleme, aber meistens bleiben sie auf Portfolio- oder Team-Ebene, nicht für den eigentlichen Projektleiter.

Uns fiel die Lücke auf – darum haben wir eine SaaS-basierte Lösung entwickelt: raidlog.com. Einfach zu merken. Noch ganz am Anfang, aber wir wollen das ultimative Tool für Projektmanager schaffen.

Projektmanager verwalten 1,7 Billionen Dollar Kapital jährlich – sie brauchen die passenden Werkzeuge.

Galen Low: Spannend zu hören, dass Software in zwei Richtungen geht: Enterprise oder Team, aber kaum für Projektleiter. Ich habe auch noch kein echtes RAID-Log in Tools gesehen. Wie funktioniert eure Lösung: eigenständig oder als Integration?

Kim Essendrup: Es ist eigenständig und sieht aus wie eine Tabelle – schnell, effizient, vertraut. Aber wir bieten auch eine visuelle Oberfläche, die besser für Gespräche mit Stakeholdern geeignet ist.

Features wie T-Chart für Entscheidungen sind eingebaut, Heatmaps und Analysen wie Monte-Carlo kommen dazu. Es wird Integrationen geben (z. B. Planview, Jira, Zapier). Unser Ziel: Die Tabelle ersetzen und eine kostenlose, leistungsfähige Alternative bieten – aber auch Profi-Funktionen für Power-User.

Galen Low: Mir gefällt das sehr – das geht weit über ein „Log“ hinaus. Es ist RAID-Management, nicht nur Aufzeichnung.

Kim Essendrup: Genau. RAIDlog.com versteht sich als das zentrale operative Tool. Unsere Vision: Den Projektmanagern die besten Werkzeuge zu geben, darunter auch Lessons Learned, Meetingnotizen usw. – direkt integriert.

Wir wollen das Leben der Projektmanager leichter machen.

Galen Low: Super, und die Offenheit mit Integrationen ist Gold wert. Oft fehlt in Enterprise- oder Team-Tools die Kollaborationsschicht, um Risiken und Entscheidungen gemeinsam zu bearbeiten.

Kim Essendrup: Ja, und über das Tool hinaus wollen wir auch Wissen und Training inbegriffen haben – in Kontext-Hilfen und fortschrittliche Analysen, die viele vielleicht sonst nie nutzen würden (z. B. Monte-Carlo, EMV). Wir machen alles auf Knopfdruck – Arbeit abnehmen, schnell Ergebnisse liefern.

Galen Low: Ich finde das klasse – ich habe schon mehrere Risikoregister selbst gebaut, es ist viel Formelarbeit. Aus der Praxis weiß ich, wie aufwendig das ist.

Kim Essendrup: Irgendwann denkt man sich: Das reicht, ich muss mal ins Projekt einsteigen statt nur Tabellen zu bauen.

Galen Low: Einfach 15% Puffer ansetzen und los.

Letzte Frage: Du hast gesagt, viele Tools bieten RAID nur für Projektmanager – aber ist RAID nur ein PM-Tool? Wie können Teams das Konzept für sich nutzen und so Verantwortlichkeit/Transparenz fördern?

Kim Essendrup: Ursprünglich ist RAID sicher ein klassisches PM-Werkzeug, aber eigentlich geht es darum: Wie ziehe ich meinen Plan durch? Und das gilt auch für z. B. agile Teams, Scrum Master, Produktowner usw. Jeder kann das Prinzip anwenden.

Das RAID-Log ist also mehr als nur ein Projekttool – es ist eine Methode für Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Team-Ausrichtung. Auch aus Führungssicht kann es in Coachings und Entwicklung eingesetzt werden: Zeig mir dein RAID-Log, dann können wir Verbesserungen besprechen.

Und beim Management nach oben: RAID-Log nach Relevanz filtern, drei bis vier zentrale Themen auswählen und Stakeholder gezielt einbinden.

Galen Low: Ich liebe all diese Gedanken. Jeder arbeitet mit Risiken, Aufgaben, Themen und Entscheidungen. RAID-Logs sind universell einsetzbar.

Wichtig ist, sie zielgruppengerecht zu präsentieren – für den Stakeholder eher knapp gefiltert als das gesamte Gantt-Chart! RAID ist ein „single source of truth“, das vieles transparenter und reibungsloser macht.

Kim Essendrup: Exakt. RAID ist nur der Anfang. Oft kommen Lessons Learned dazu. Noch schlimmer, als Probleme zu haben, ist es, sie wiederholt zu erleben. Lessons Learned ins RAID-Log zu integrieren, kann helfen, das zu vermeiden.

Galen Low: Und auf die KI-Funktionen bin ich gespannt.

Ich finde das alles sehr spannend. Wo findet man mehr Infos zu RAID-Log?

Kim Essendrup: Ganz einfach: raidlog.com. Ich freue mich über Feedback von Projektmanagern, ob zum Produkt oder Podcast. Kontaktieren Sie mich auf LinkedIn oder schauen Sie auf Amazon nach meinem Buch „Ultimate Guide to RAID Log“ – es gibt bislang nur dieses eine Buch dazu.

Galen Low: Großartig, das wusste ich gar nicht. Ich verlinke das alles in den Shownotes. Ich schau es mir auch näher an – RAID-Logs als Software statt nur als Tabellendatei ist wirklich spannend!

Kim Essendrup: Super.

Galen Low: Kim, vielen Dank für deine Zeit und deine Einblicke! Es macht immer Spaß, sich in solche Projektthemen zu vertiefen – RAID-Logs, Risikoregister usw. sind oft viel einfacher und sinnvoller als ihr Ruf.

Kim Essendrup: Vielen Dank, Galen.

Galen Low: Das war’s. Wenn Sie Teil unseres Netzwerks mit über 1.000 projektbegeisterten Fachleuten werden möchten, besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com/membership.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, abonnieren Sie uns und bleiben Sie auf thedigitalprojectmanager.com auf dem Laufenden. Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.