Wie man ein Corporate-Website-Projekt managt (mit Rich Butkevic von Project Zendo)

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Ben Aston

Danke, dass Sie eingeschaltet haben. Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager. Willkommen zum DPM Podcast. Ob Sie ein erfahrener Projektmanager, ein Digital Producer oder etwas ganz anderes sind – vielleicht haben Sie sich einfach irgendwie in der Verantwortung wiedergefunden, Projekte zu leiten. Wissen Sie, dass Sie heute mit Tausenden anderen im gleichen Boot sitzen und versuchen, bessere Projekte zu starten, zu planen und zu liefern.

Wir von thedigitalprojectmanager.com sind hier, um Ihnen zu helfen, ein selbstbewussterer und versierterer Projektmanager zu werden, und wir wollen Sie mit anderen vernetzen, die ebenfalls Projekte leiten. Wenn Sie Ihre PM-Skills wirklich auf das nächste Level bringen wollen, schauen Sie sich unsere DPM School an und melden Sie sich unbedingt für unsere Pro-Mitgliedschaft an, um Zugang zu allen unseren kuratierten Ressourcen zu erhalten.

Außerdem: Abonnieren Sie unseren Newsletter auf thedigitalprojectmanager.com, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Wenn Sie jemals einen Corporate-Website-Aufbau gemanagt haben, wissen Sie genau, wie schwierig es ist, sie richtig zu machen. Teilweise liegt das daran, dass so ein Projekt nicht oft vorkommt, aber das ist nicht alles: unklare Ziele, ein schwammiges Briefing, das Geflecht aus Stakeholdern und jede Menge interne Politik sorgen für Schwierigkeiten.

All das macht es nicht nur schwer, eine Unternehmenswebsite überhaupt fertigzustellen – sie auch noch richtig zu machen, ist eine wahre Herausforderung! Und technische Herausforderungen kommen noch dazu, sodass das schöne glänzende neue Website-Projekt im schlimmsten Fall vollends im Chaos endet. Im heutigen Podcast erklären wir, wie Sie Unternehmenswebsites richtig umsetzen und wie Sie Ihre kommenden Corporate-Website-Projekte planen, steuern und kontrollieren, damit am Ende auch wirklich alles passt.

Danke fürs Zuhören. Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager – willkommen beim DPM Podcast. Egal, ob erfahrener Projektmanager, Digital Producer oder „etwas dazwischen“: Vielleicht leiten Sie Projekte, ohne es je angestrebt zu haben. Doch seien Sie sich bewusst: Heute sitzen Sie gemeinsam mit Tausenden anderen im selben Boot und geben Ihr Bestes, Projekte besser zu starten, zu planen und zu liefern. Wir von thedigitalprojectmanager.com helfen Ihnen, sich als Projektmanager sicherer und kompetenter zu fühlen – und vernetzen Sie mit anderen, die ebenfalls Projekte leiten.

Wenn Sie wirklich weiterkommen wollen, besuchen Sie unsere DPM School und werden Sie Pro-Mitglied, um Zugang zu allen Ressourcen zu bekommen. Und abonnieren Sie unseren Newsletter auf thedigitalprojectmanager.com, um immer up to date zu bleiben.

Dieser Podcast wird Ihnen präsentiert von Clarizen, dem führenden Anbieter für Enterprise Project und Portfolio Management Software. Besuchen Sie clarizen.com für weitere Informationen. Heute habe ich Rich Butkevic zu Gast-

Rich Butkevic

Perfekt.

Ben Aston

Hab ich den Namen richtig ausgesprochen?

Rich Butkevic

Du hast es perfekt ausgesprochen.

Ben Aston

Sehr gut, ich habe geübt. Rich ist Projektmanagement-Berater und Autor des Blogs projectzendo.com. Schauen Sie dort unbedingt vorbei. Außerdem leitet er Projektmanagement-Workshops quer durch Texas. Schauen Sie auch auf artofpmo.com, falls Sie daran Interesse haben. Wir sprechen gleich noch darüber. Rich besitzt eine einzigartige Kombination aus Führungsrollen im Projekt- und Produktmanagement, QA, Business-Analyse, Marketing und Schulung. Er arbeitet mit Agile und Scrum. Er hat alle Buchstaben und Zertifikate, die man sich wünschen kann: PMP, Certified Scrum Master, IBM Rational Unified Process, Amazon- und E-Marketer-Zertifikate – alles dabei.

Hallo Rich und danke, dass du heute bei uns bist.

Rich Butkevic

Hey Ben, vielen Dank für die Einladung. Freue mich.

Ben Aston

Ich möchte damit beginnen, ein wenig in all diese Qualifikationen einzutauchen, die du nach deinem Namen trägst. Manche Leute vertreten ja die Ansicht, Zertifikate seien nicht so wichtig – du hast aber den entgegengesetzten Weg eingeschlagen. Was hat dich dazu gebracht?

Rich Butkevic

Ich weiß nicht, ob ich alle habe, aber ja, ich liebe es, zu lernen. Für mich zeigen Zertifikate – im Projektmanagement oder anderswo – ernsthaftes Interesse am Beruf und daran, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Abgesehen vom PMP habe ich die anderen Zertifikate meist projektbezogen gemacht, wenn es notwendig war.

Wenn ich zum Beispiel ein Projekt mit AWS gemacht habe, wollte ich wirklich verstehen, wie die Technik funktioniert, um als PM bessere Entscheidungen zu treffen. Es motiviert mich, ein Lernziel zu setzen, z. B. eine Zertifizierung. So kommt eins zum anderen, und das ist die Geschichte dahinter.

Ben Aston

Erzähl, wie bist du überhaupt ins Projektmanagement gekommen? Offensichtlich bist du technisch orientiert. Es gibt nicht viele PMs mit einer technischen Zertifizierung wie AWS-

Rich Butkevic

Stimmt.

Ben Aston

Wie hat es bei dir angefangen?

Rich Butkevic

Während des Studiums war ich technischer Support – ich habe Anrufe angenommen, als Breitband gerade aufkam, und habe sehr früh viele spannende Erfahrungen gesammelt. Nach dem Abschluss wurde ich Business Analyst bei einem großen Telekommunikationsunternehmen in Chicago. Dort ging es für mich in Richtung QA, dann habe ich QA gemanagt und später Projektmanagement übernommen. Dort habe ich auch meine Zertifizierung gemacht und so ging es weiter.

Ben Aston

Was würdest du deinem jüngeren Ich am ersten Tag als Projektmanager heute raten?

Rich Butkevic

Ich glaube, das Wichtigste ist: Es geht nicht um das Tool. Viele Projektmanager fokussieren sich sehr auf die Details ihrer PM-Tools. Aus meiner Sicht ist das Tool aber nur eine Unterstützung, ein Helfer – im Prinzip sollten Sie alles, was Sie tun, auch mit Stift und Papier machen können.

Wenn Sie kein Projekt nur mit Kugelschreiber und Notizbuch managen könnten, läuft etwas falsch. Ein guter Projektmanager zeichnet sich nicht dadurch aus, dass er MS Project oder andere PM-Software perfekt beherrscht. Viel wichtiger sind die Soft Skills und ein klares Verständnis, was Sie als PM eigentlich erreichen wollen.

Ben Aston

Definitiv. Aber lassen Sie über Tools sprechen, ich mag Tools!

Rich Butkevic

Ich auch.

Ben Aston

Was gehört zu deinem PM-Toolkit außer Stift und Notizbuch?

Rich Butkevic

Neben dem verwendeten Projektmanagement-Tool sind für mich Kollaborationstools wichtig. Ich liebe Slack, weil es einfach und nutzerfreundlich ist. Das macht einen riesigen Unterschied im Vergleich zum Chaos aus Mails und verstreuten Excel-Dateien auf Firmenlaufwerken. Aber letztlich zählt das Konzept, nicht das spezifische Tool.

Ben Aston

Hast du spezielle Slack-Integrationen, die du hilfreich findest?

Rich Butkevic

Es gibt Integrationen, z. B. Zeitmanagement-Tools, die als Berater nützlich sein können, aber die Vorgaben kommen meist vom Auftraggeber. Wichtiger finde ich, die Tastaturkürzel in Slack zu kennen – das macht vieles effizienter.

Ben Aston

Verrat uns dein Lieblingskürzel.

Rich Butkevic

Schwierig... Ich kenne sie alle aus dem Effeff, aber ich könnte keins spontan aufsagen!

Ben Aston

Deine Hände wissen mehr als dein Kopf...

Rich Butkevic

Genau. Wie mit meiner Telefonnummer – ich merke sie mir motorisch, nicht auswendig.

Ben Aston

Kommen wir zurück zu deinem Punkt: Gutes PM ist nicht Tool-getrieben. Was ist die Kunst des Projektmanagements für dich?

Rich Butkevic

Neben Soft Skills wie Kommunikation ist es entscheidend, das Projekt auf konzeptioneller Ebene zu begreifen. Man sollte sich jederzeit auf das Wesentliche konzentrieren. Die wichtigsten Aufgaben sind: Anforderungen klarzustellen, sowohl mit Business als auch Technik Einigkeit zu erzielen, für das Testing zu sorgen und Fehler zu managen. Sie müssen verstehen, warum Sie gewisse Aufgaben machen. Wenn Sie von einer Aufgabe keinen kurzen Grund angeben können, sollten Sie innehalten. Sinnlose Aufgaben sind Zeitverschwendung.

Ben Aston

Lassen Sie uns ins Thema Website-Builds einsteigen. Wir haben gerade einen Beitrag veröffentlicht, wie Corporate-Website-Projekte schiefgehen. Es ist echt schwer – Stakeholder, Politik, unklare Briefings, technische Hürden... Unternehmen holen Agenturen oder Berater, weil derartige Projekte selten vorkommen, meist alle 3-5 Jahre. Darum haben die Beteiligten wenig Erfahrung und es läuft oft nicht reibungslos.

Welche Dinge laufen in der Praxis schief? Teile gern eine Horror-Story – ich mach das auch.

Rich Butkevic

Was ich früh gelernt habe, ist: Vertrauen ist gut, Kontrolle besser („trust but verify“). Oft melden Teammitglieder, eine Aufgabe sei erledigt – es steht aber noch auf der To-do-Liste. Dann werden Aufgaben vergessen und das bemerkt man manchmal erst am Go-Live. Ein weiterer Punkt ist die Kollaboration bei großen/geografisch verteilten Teams. Je größer das Projekt, desto weniger können Einzelne das ausgleichen. Ich habe schon viele Websites gebaut, aber z. B. ein Sysadmin einer Firma macht das vielleicht nur einmal in 15 Jahren. Es ist für sie also keineswegs Routine.

Ben Aston

Meine Geschichte: Bei einem Corporate Website-Projekt war das Hauptproblem die Abstimmung des Briefings. Das Thema ist oft Stakeholder-Management. Die interne Projektleitung hatte nicht jede Stimme im Team eingeholt, das Briefing wurde nicht richtig abgestimmt. So kommt man praktisch durchs ganze Projekt und stellt erst beim Go-Live fest, dass auf einer höheren Ebene noch eine Freigabe fehlt, die niemand auf dem Schirm hatte. Der Chef hatte eigene Vorstellungen und es gab einen kostspieligen Change Request – die Beziehung war angekratzt. Wir hätten am Anfang die Governance abklopfen und alle Freigaben sicherstellen müssen.

Rich Butkevic

Gerade in großen Unternehmen wird's kompliziert: Man identifiziert ein Dutzend Stakeholder, aber deren Chefs sind auch entscheidend – und manchmal entscheidet am Ende doch eine Hierarchieebene ganz oben.

Ben Aston

Deshalb ist es wichtig, gleich zu sagen: Wenn wir final oben freigeben lassen müssen (wie beim CEO), kann das Kosten- und Zeitfolgen haben. Also: Jetzt sagen, nicht später! Ein häufiger Fehler ist, dass man Projekte bei der Marketingabteilung „parkt“ und nur den Junior beauftragt – da fehlt der Gesamtblick.

Rich Butkevic

Absolut.

Ben Aston

Geh bitte mal durch den Prozess: Vom „Wir brauchen eine neue Unternehmenswebsite“ bis „Fertig!“ – wie sieht der grobe Ablauf aus? Der Unterschied zwischen agiler und klassischer Herangehensweise (gated) interessiert mich besonders.

Rich Butkevic

An erster Stelle steht die Zieldefinition: Worum geht es überhaupt? Geht es um eine Fusion, ein Redesign oder ein neues CMS? Dann folgt die Ausarbeitung von Nutzer-Stories. Dabei werden die wichtigsten Personas (= Nutzer-Avatare) identifiziert und deren Ziele klar festgehalten – sie suchen nach unterschiedlichen Informationen, unterscheiden sich im Kenntnisstand und im Website-Nutzungsverhalten. Daraus ergibt sich die Seitenstruktur. Die Informationsarchitektur sollte möglichst wenige Klicks zum Ziel erfordern. Dann geht es ans Content Management: Bei großen Corporate Websites muss sorgfältig geklärt werden, welche Inhalte bleiben, neu erstellt oder gelöscht werden. Ohne gute Werkzeuge geht da schnell der Überblick verloren.

Erst danach kommen technische Aspekte ins Spiel – wie z. B. CMS-Auswahl, Infrastruktur etc. Funktioniert diese Ebene nicht, nützt die beste Technik nichts.

Ben Aston

Also: Von vorne Brief und Ziele klären, Personas definieren, Architektur und Informationsstruktur bauen, dann Design/Prototypen – wie lässt sich dabei parallel arbeiten, um Zeit zu sparen?

Rich Butkevic

Die Vorarbeit (= Planung) ist essenziell. Lieber sorgfältig planen als zweimal machen! Viele Aufgaben laufen dennoch parallel: Zielgruppen sind oft bekannt, bestehende Strukturen lassen sich analysieren und verbessern. Die jeweiligen Unternehmensbereiche können parallel ihren Content prüfen. Agilität (z. B. Scrum) sorgt dafür, dass Entscheidungsträger regelmäßig etwas zu sehen bekommen – das Feedback kommt früh und nicht erst am Ende. So lassen sich Fehlentwicklungen vermeiden. Ein zu stark „gated“ Ansatz ist meist weniger hilfreich.

Ben Aston

User-Testing ist auch spannend: Personas helfen, Stakeholder-Wünsche zu kanalisieren. Z. B. fordert jemand ein großes Bild des CEOs auf der Startseite – aber mit echtem Nutzertest lässt sich zeigen, dass Kunden was ganz anderes suchen. Die Ergebnisse solcher Tests geben Argumentationshilfe.

Rich Butkevic

Wichtig ist, dass Testpersonen zu den Personas passen – z. B. keine Azubis, wenn Sie Versicherungen für Hauseigentümer verkaufen. Sonst laufen Sie Gefahr, nur betriebsblinde Feedbackgeber zu haben und die eigentlichen Nutzer zu verlieren.

Ben Aston

Kommen wir zur Umsetzungsphase: Design ist wichtig, aber wie schafft man die Brücke zur technischen Realisierung? Was sind deine Top-Tipps für Projektmanager?

Rich Butkevic

Viele Entwickler haben mit Migrationen wenig Erfahrung. Typische Stolperfallen:

1. HTTPS-Weiterleitung: Sie müssen sicherstellen, dass alle Zugriffe (auch ohne https://) korrekt auf die gesicherte Variante weiterleiten. Sonst drohen Duplicate-Content-Probleme und falsche Analytics-Auswertungen.

2. DNS-Änderungen: Wer darf sie durchführen, sind Zugänge vorhanden? DNS-Umstellungen dauern manchmal 15 Minuten bis einige Stunden und führen beim Go-Live zu Irritationen („die Seite ist offline!“), obwohl es sich um normale Propagation handelt. Stakeholder sollten darauf vorbereitet sein.

Ben Aston

Oft beginnt man zu spät mit solchen Überlegungen – die Zugänge sind am Stichtag nicht auffindbar, der Zuständige ist im Urlaub… Je früher, desto besser!

Aber beim Bauprozess selbst: Wie gehst du als PM mit Entwicklern um, wenn dir die technische Expertise fehlt?

Rich Butkevic

Iteration ist hier entscheidend. Regelmäßige Demos und keine langen Phasen ohne Treffen! Tägliche oder mindestens alle zwei Tage kurze Stand-Ups helfen enorm. So bekommen Sie zeitnah mit, ob entwickelt oder nur geplant wird und können frühzeitig eingreifen.

Ben Aston

Momentum ist entscheidend – regelmäßige Demos sind wichtig, etwa wöchentliche Builds, auch nur mit Navigation oder einem Teilbereich, die dann ausprobiert werden. Das verhindert böse Überraschungen. Auch tägliche Updates helfen, Blocker werden sofort sichtbar.

Was rätst du Projektmanagern für die zentrale Aufgabe: Steuern und Kontrollieren? Wie hältst du Überblick über Fortschritt, Budget und Aufwand?

Rich Butkevic

Kollaboration und eine enge Feedbackschleife über Tools und Stand-Ups sind das A und O. Die Vorteile agiler Methoden liegen in schnellen Feedbackintervallen. Mit Slack oder ähnlichem lassen sich Fragen und Probleme direkt klären, ganz ohne Meeting. Und: Vor dem Go-Live unbedingt den gesamten Webauftritt nach Broken Links crawlen. Das gibt oft Aufschluss über technische oder organisatorische Schwächen – dabei werden leicht massive Probleme sichtbar. Viele machen das nicht, dabei ist es sehr einfach umzusetzen.

Ben Aston

Hast du Tools fürs Crawlen?

Rich Butkevic

Im Prinzip funktionieren alle gleich – einfach nach Link-Checker suchen. Je nach Aufbau (intern/extern) sind unterschiedliche Varianten sinnvoll – Hauptsache, Sie machen es überhaupt!

Ben Aston

Vielen Dank, Rich! Das Wichtigste aus dem Gespräch: Gleich zu Beginn alles sauber definieren – Ziele, Personas, Informationsstruktur – darauf baut alles auf. Nach dem Go-Live gilt es auszuwerten, ob die Ziele erreicht wurden und sich das Investment gelohnt hat. Rich, herzlichen Dank für deine wertvollen Einblicke!

Rich Butkevic

Danke Ben, war toll hier zu sein.

Ben Aston

Was sind eure Tipps, Tricks und Erfahrungen beim Aufbau von Websites? Was läuft gut, was nicht? Postet eure Geschichten unten in die Kommentare. Wenn ihr mehr lernen wollt, kommt gern in unsere Community mit DPM Membership – dort gibt’s alle Ressourcen inkl. Projektplänen für große Site Builds nach unterschiedlichen Methoden (Sprints, Wasserfall...). Schaut vorbei: thedigitalprojectmanager.com/membership.

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