So verwalten Sie den Aufbau einer Unternehmenswebsite (mit Rich Butkevic von Project Zendo)

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Ben Aston

Danke, dass Sie eingeschaltet haben. Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager. Willkommen beim DPM-Podcast. Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Projektmanager, ein digitaler Produzent oder etwas völlig anderes sind – vielleicht wurden Sie einfach irgendwie mit der Leitung von Projekten betraut: Seien Sie sich bewusst, dass heute in Ihren Kopfhörern Tausende andere in derselben Situation dabei sind und ihr Bestes geben, um bessere Projekte zu starten, zu planen und umzusetzen.

Wir von thedigitalprojectmanager.com möchten Ihnen helfen, als Projektmanager selbstbewusster und kompetenter zu werden. Außerdem möchten wir Sie mit anderen verbinden, die ebenfalls Projekte verwalten und leiten. Wenn Sie sich wirklich weiterentwickeln und Ihre Fähigkeiten im Projektmanagement auf die nächste Stufe bringen möchten, sehen Sie sich unsere DPM School an. Melden Sie sich außerdem unbedingt für unsere Pro-Mitgliedschaft an, um Zugriff auf alle von uns zusammengestellten Ressourcen zu erhalten.

Bitte abonnieren Sie während des Zuhörens außerdem die Sendung und tragen Sie sich auf thedigitalprojectmanager.com in unsere Mailingliste ein, damit Sie über alles, was passiert, auf dem Laufenden bleiben. Wenn Sie schon einmal eine Unternehmenswebsite aufgebaut haben, wissen Sie genau, wie schwierig es ist, dabei alles richtig zu machen. Zum Teil liegt das daran, dass solche Projekte nicht sehr häufig durchgeführt werden. Aber es ist noch mehr: unklare Ziele, ein schwammiges Briefing, ein Gewirr aus Stakeholdern und jede Menge Politik.

All das macht es unglaublich schwierig, eine Unternehmenswebsite überhaupt fertigzustellen – geschweige denn, sie richtig umzusetzen. Dazu kommen technische Herausforderungen, und schon können sich diese glänzenden neuen Websiteprojekte in eine komplette Katastrophe verwandeln. Im heutigen Podcast erklären wir deshalb, wie Sie Unternehmenswebsites richtig aufbauen. Hören Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihre bevorstehenden Projekte zum Aufbau einer Unternehmenswebsite planen, verwalten und steuern und erfolgreich abschließen können.

Ben Aston

Danke, dass Sie eingeschaltet haben. Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager, und willkommen beim DPM-Podcast. Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Projektmanager, ein digitaler Produzent oder etwas völlig anderes sind – vielleicht wurden Sie einfach irgendwie mit der Leitung von Projekten betraut: Seien Sie sich bewusst, dass heute in Ihren Kopfhörern Tausende andere in derselben Situation dabei sind und ihr Bestes geben, um bessere Projekte zu starten, zu planen und umzusetzen. Wir von thedigitalprojectmanager.com möchten Ihnen helfen, als Projektmanager selbstbewusster und kompetenter zu werden, und wir möchten Sie mit anderen verbinden, die ebenfalls Projekte verwalten und leiten.

Wenn Sie sich wirklich weiterentwickeln und Ihre Fähigkeiten im Projektmanagement auf die nächste Stufe bringen möchten, sehen Sie sich unsere DPM School an. Melden Sie sich außerdem unbedingt für unsere Pro-Mitgliedschaft an, um Zugriff auf alle von uns zusammengestellten Ressourcen zu erhalten. Bitte abonnieren Sie während des Zuhörens außerdem die Sendung und tragen Sie sich auf thedigitalprojectmanager.com in unsere Mailingliste ein, damit Sie über alles, was passiert, auf dem Laufenden bleiben.

Dieser Podcast wird von Clarizen präsentiert, dem führenden Anbieter von Software für Unternehmensprojekt- und Portfoliomanagement. Besuchen Sie clarizen.com, um mehr zu erfahren. Heute ist Rich Butkevic bei mir-

Rich Butkevic

Perfekt.

Ben Aston

Habe ich das richtig ausgesprochen?

Rich Butkevic

Du hast es perfekt ausgesprochen.

Ben Aston

Na bitte, ich habe geübt. Rich ist Unternehmensberater für Projektmanagement und Autor des Blogs projectzendo.com. Schauen Sie dort vorbei. Außerdem veranstaltet er in ganz Texas Workshops zum Projektmanagement. Wenn Sie daran interessiert sind, besuchen Sie artofpmo.com. Darauf kommen wir gleich noch zurück. Rich verfügt über eine einzigartige Kombination aus Führungspositionen in den Bereichen Projekt- und Produktmanagement, Qualitätssicherung, Geschäftsanalyse, Marketing und Schulung. Er arbeitet mit agilen Methoden und Scrum und besitzt alle möglichen Abschlüsse und Zertifizierungen: PMP, Certified Scrum Master, IBM Rational Unified Process sowie Zertifizierungen von Amazon und E-Marketer. Er hat wirklich alles.

Hallo Rich, und danke, dass du heute dabei bist.

Rich Butkevic

Hallo Ben, danke für die Einladung. Ich weiß das zu schätzen.

Ben Aston

Ich möchte zunächst auf all diese Qualifikationen und Buchstaben hinter deinem Namen eingehen. Manche Menschen vertreten die Ansicht: „Zertifizierungen sind mir eigentlich egal.“ Du bist offensichtlich den entgegengesetzten Weg gegangen und hast praktisch jede Zertifizierung erworben, die es gibt. Beruht das auf einer besonderen Leidenschaft fürs Lernen? Was hat dich dazu gebracht, dich in so vielen Bereichen zertifizieren zu lassen?

Rich Butkevic

Ich weiß nicht, ob es wirklich alles ist, aber ich habe definitiv eine Leidenschaft fürs Lernen. Das mache ich einfach sehr gerne. Ich denke, eine Zertifizierung – im Projektmanagement oder ganz allgemein in jedem anderen Bereich – zeigt, wie ernst man den Beruf nimmt und dass man fachlich auf dem Laufenden bleibt. Abgesehen vom PMP habe ich die anderen Zertifizierungen mehr oder weniger nach Bedarf für bestimmte Projekte erworben.

Wenn ich beispielsweise an einem Projekt arbeite, bei dem Amazon Web Services eingesetzt werden, möchte ich mich immer intensiv mit der Technologie beschäftigen, damit ich meine Arbeit als Projektmanager besser machen kann. Dabei habe ich festgestellt, dass es mir gefällt und ich mehr lernen möchte. Wenn ich ohnehin mehr lernen will, ist es schön, ein Ziel zu haben, auf das man hinarbeitet. Also habe ich mir einfach zum Ziel gesetzt, eine Zertifizierung zu erwerben.

Ben Aston

Erzähl uns, wie du überhaupt zum Projektmanagement gekommen bist. Du bist offensichtlich technisch orientiert. Ich kenne nicht viele Projektmanager, die eine technische Zertifizierung wie AWS haben-

Rich Butkevic

Sicher.

Ben Aston

Wie hast du angefangen und bist ins Projektmanagement gelangt?

Rich Butkevic

Während des Studiums war ich technischer Supportmitarbeiter und nahm Anrufe entgegen, gerade als Breitbandinternet aufkam. Technisch war ich also von Anfang an in einer ziemlich aufregenden Zeit dabei. Direkt nach meinem Hochschulabschluss wurde ich Geschäftsanalyse bei einem großen Telekommunikationsunternehmen in Chicago, wo ich damals lebte. Danach wechselte ich in die Qualitätssicherung, begann, die Qualitätssicherung zu leiten, und kam dann in diesem Unternehmen ins Projektmanagement. Ich erwarb meine Zertifizierung, und von da an entwickelte sich alles weiter.

Ben Aston

Du hast also technische Unterstützung und Qualitätssicherung gemacht und bist dann ins Projektmanagement gewechselt. Deinen ersten Tag als Projektmanager hast du sicher viele Lektionen gelernt. Was würdest du deinem jüngeren Ich heute an diesem ersten Tag im Projektmanagement sagen, wenn du bereits alles wüsstest, was du heute weißt-

Rich Butkevic

Sicher.

Ben Aston

Wenn du daran zurückdenkst, wo du an deinem ersten Tag mit der Berufsbezeichnung Projektmanager standest: Was würdest du dir selbst sagen?

Rich Butkevic

Ich denke, das Wichtigste wäre: Es geht nicht um das Werkzeug. Viele Projektmanager konzentrieren sich sehr darauf, alle Feinheiten und Funktionen des Projektmanagementwerkzeugs zu kennen, das sie zur Unterstützung einsetzen. Meiner Ansicht nach ist alles, was man tut, mit einem Werkzeug im Grunde nur eine Möglichkeit, einen Prozess zu vereinfachen, zu automatisieren und bei der Verwaltung zu unterstützen – einen Prozess, den man eigentlich mit Bleistift und Papier bewältigen können sollte.

Wenn du dich nicht wohl dabei fühlst, ein Projekt mit nichts weiter als einem Stift und einem Notizbuch zu verwalten, heißt das nicht, dass du das tatsächlich tun solltest. Aber ein guter Projektmanager zu sein bedeutet nicht, die größte Expertise in Microsoft Project oder einem anderen Projektmanagementwerkzeug oder einer anderen Software zu besitzen. Es ist viel mehr als das. Es geht um zahlreiche zwischenmenschliche Fähigkeiten und darum, wirklich zu verstehen, was man als Projektmanager erreichen möchte, statt ein Softwareexperte zu sein.

Ben Aston

Ja, definitiv. Apropos Werkzeuge – ich mag Werkzeuge.

Rich Butkevic

Ja, ich auch.

Ben Aston

Was befindet sich also neben dem Stift und dem Notizblock, die du erwähnt hast, in deinem Werkzeugkasten für das Projektmanagement?

Rich Butkevic

Ich denke, neben dem eigentlichen Projektmanagementwerkzeug hat vor allem irgendeine Art von Werkzeug für die Zusammenarbeit den größten Unterschied gemacht. Ich liebe Slack. Es ist meiner Meinung nach sehr einfach und leicht für Menschen zu benutzen. Das macht einen enormen Unterschied, verglichen mit dem Versuch, Dinge über eine Flut von E-Mails und Excel-Dokumenten zu verwalten, die überall im Unternehmen auf gemeinsam genutzten Laufwerken verstreut liegen und die niemand findet.

Ich mag Slack. Aber wie beim Projektmanagementwerkzeug sind das Konzept und die Idee hinter dem Werkzeug wichtiger als das konkrete Werkzeug, für das man sich entscheidet.

Ben Aston

Verwendest du Slack-Integrationen, die besonders nützlich sind, um die Zusammenarbeit zu unterstützen und diese zwischenmenschlichen Fähigkeiten besser einzusetzen?

Rich Butkevic

Nichts Bestimmtes fällt mir ein, abgesehen von Integrationen zur Zeiterfassung, die ich als Berater manchmal nutze. Die Unternehmen, für die ich arbeite, haben normalerweise bestimmte Standards, an die wir uns halten müssen. Die Zeiterfassungssoftware, die man mit Slack verbindet, kann sich zwar ändern, aber eine solche Integration ist grundsätzlich hilfreich. Was ich bei Slack besonders nützlich finde, ist, die Tastenkürzel zu kennen. Das hat einen enormen Unterschied gemacht.

Ben Aston

Nenne uns dein liebstes Tastenkürzel.

Rich Butkevic

Oh je. Jetzt bringst du mich in Verlegenheit. Ich weiß es nicht. Ich kenne sie scheinbar instinktiv, meine Finger kennen sie-

Ben Aston

Das glaube ich dir.

Rich Butkevic

Aber mein Gehirn kennt sie nicht.

Ben Aston

Du kannst sie nicht aufzählen, kennst aber die Handbewegungen.

Rich Butkevic

Ja, genau. Es ist ein bisschen wie bei meiner Telefonnummer. Manchmal fällt es mir schwer, anderen meine Telefonnummer zu sagen, aber ich kann sie problemlos wählen, weil ich sie brauche.

Ben Aston

Ja, das ist lustig. Aber zurück zu deinem Punkt: Du hast gesagt, dass es nicht um die Werkzeuge geht, und jetzt sprechen wir über Werkzeuge. Lass uns also zu deinem Punkt zurückkehren-

Rich Butkevic

Sicher.

Ben Aston

Gutes Projektmanagement dreht sich nicht um die Werkzeuge. Erzähl uns mehr darüber, was du als die Kunst des Projektmanagements entdeckt hast und wie du diese zwischenmenschlichen Fähigkeiten nutzt, um bessere Projekte umzusetzen.

Rich Butkevic

Wenn ich von zwischenmenschlichen Fähigkeiten spreche, sind Kommunikation und ähnliche Fähigkeiten natürlich wichtig. Aber vielleicht wäre es besser, zu sagen, dass man auf konzeptioneller Ebene verstehen muss, was ein Projektmanager erreichen soll und wie ein Projekt idealerweise ablaufen sollte. So kann man sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren und nicht auf Aufgaben, die lediglich Zeitverschwendung sind.

Im Verlauf eines Projekts gibt es einige große Bereiche, auf die man sich konzentrieren sollte. Darunter gibt es Aufgaben, die man erledigen muss, erledigen sollte oder erledigen könnte. Entscheidend ist jedoch, die eigenen Anforderungen zu identifizieren und sicherzustellen, dass sowohl das Unternehmen als auch – bei einem IT- oder Websiteprojekt – das technische Team ein gemeinsames Verständnis dieser Anforderungen haben. Außerdem muss man sicherstellen, dass Tests stattfinden, Fehler auf irgendeine Weise verwaltet werden und man die übergeordneten Aufgaben versteht, die in einem Projektplan normalerweise als Sammelaufgaben dargestellt würden.

Ich sage immer: Wenn man nicht in einem Tweet erklären kann, warum man ein Dokument ausfüllt oder warum man etwas tut, sollte man wahrscheinlich innehalten und sich darüber klar werden. Denn wenn man nicht weiß, warum man etwas tut, kann man es nicht gut tun – und vielleicht muss man es überhaupt nicht tun.

Ben Aston

Ja, definitiv. Tauchen wir in das Thema der Verwaltung von Projekten zum Aufbau von Unternehmenswebsites ein. Wir haben gerade einen Beitrag darüber veröffentlicht, warum Projekte für Unternehmenswebsites scheitern – ein Spickzettel für Projektmanager. Schauen Sie ihn sich auf thedigitalprojectmanager.com an, falls Sie ihn noch nicht gelesen haben. Die Realität ist: Es ist schwierig. Projekte für Unternehmenswebsites sind wirklich anspruchsvoll. Unternehmen beauftragen Agenturen und Berater und benötigen externe Unterstützung – sei es für eine umfassende Aktualisierung, eine Migration in die Cloud, die Implementierung eines neuen CMS oder die Integration digitaler Marketingwerkzeuge. Aufgrund der Natur dieser Projekte finden sie jedoch normalerweise nicht sehr häufig statt. Ein großer Websiteaufbau wird vielleicht nur alle drei bis fünf Jahre durchgeführt. Das bedeutet oft, dass die beteiligten Personen wenig Erfahrung damit haben und ein solches Projekt möglicherweise nur ein- oder zweimal in ihrer gesamten Laufbahn verwalten.

Es ist also herausfordernd. Wie bereits am Anfang erwähnt, gibt es viele Stakeholder, unklare Briefings, politische Aspekte und technische Herausforderungen. Wenn Sie Richs Artikel noch nicht gelesen haben, sollten Sie das nachholen. Ich möchte über diesen Prozess sprechen: Wie können wir ihn vereinfachen und auf dem aufbauen, worüber Rich gerade gesprochen hat – dem Bewusstsein für all die Dinge, die geschehen müssen, damit das Projekt erfolgreich wird? Beginnen wir damit, warum dies so schwierig ist. Vielleicht kannst du ein Beispiel oder eine Horrorgeschichte erzählen, wie etwas bei dir in der Vergangenheit schiefgegangen ist, und vielleicht erzähle ich anschließend meine eigene.

Rich Butkevic

Wenn es darum geht, wie Dinge schiefgegangen sind, war eine der großen Lektionen, die ich früh in meiner Laufbahn gelernt habe: Vertrauen, aber überprüfen. Es kam oft vor, dass Projektmitarbeiter sagten, sie hätten eine Aufgabe abgeschlossen. Tatsächlich meinten sie aber, dass sie die Aufgabe abschließen wollten oder sie auf ihrer Aufgabenliste stand. Dann kamen andere Dinge dazwischen, sie wurde vergessen oder unter den Teppich gekehrt. Einige dieser Punkte werden leider erst sichtbar, wenn man in die Produktion geht.

Das war wahrscheinlich eine der größten Lektionen, die ich früh gelernt habe. Außerdem ist eine gute Zusammenarbeit mit großen Teams entscheidend, insbesondere bei großen Projekten oder Projekten, bei denen die Mitarbeiter geografisch verteilt sind. Je größer ein Projekt ist, desto weniger kann man sich darauf verlassen, dass ein oder zwei Personen am Ende durch heldenhafte Anstrengungen alles retten.

Bei einem Projekt für eine Unternehmenswebsite kann ein Berater wie ich mehrmals im Jahr zu verschiedenen Unternehmen gehen und an solchen Projekten arbeiten. Ich habe wahrscheinlich einige Dutzend dieser Projekte durchgeführt. Ein System- oder Netzwerkadministrator in einem Unternehmen, der seit 15 Jahren dort arbeitet, hat hingegen vielleicht nur einmal – höchstens zweimal – in diesem Zeitraum etwas Vergleichbares gemacht. Auch wenn es für viele Menschen routinemäßig wirken mag, ist es für viele Mitarbeiter eines Unternehmens überhaupt keine Routine.

Ben Aston

Ich erzähle eine Geschichte, wie etwas schiefgegangen ist. Vor einigen Jahren arbeitete ich an einem Projekt für eine Unternehmenswebsite. Die Herausforderung bestand letztlich in der Abstimmung des Briefings. Das hängt stark mit dem Stakeholdermanagement zusammen. Häufig passiert bei Projekten für Unternehmenswebsites Folgendes: Die intern mit der Projektleitung beauftragte Person trägt nicht alle Erkenntnisse ihres Teams zusammen.

Sie hatte ein Briefing geschrieben, es aber nicht freigeben lassen – oder es war zwar freigegeben, aber nicht richtig geprüft worden. Wir machten weiter, entwarfen und bauten die Website und stellten kurz vor dem Livegang fest, dass es in der Governance-Struktur des Projekts eine zusätzliche Freigabeebene gab, von der wir während des gesamten Projekts nichts wussten. Dann hieß es plötzlich: „Der Gründer und Präsident muss die Website vor dem Livegang noch freigeben.“ Wir dachten: „Oh, das wurde vorher nicht erwähnt.“ Und es stellte sich heraus, dass der Gründer und Präsident tatsächlich der entscheidende Vorgesetzte war.

Rich Butkevic

Genau.

Ben Aston

Er hatte sehr klare Vorstellungen davon, was er wollte und was nicht – Vorstellungen, die für das gesamte Projekt grundlegend waren.

Rich Butkevic

Sicher.

Ben Aston

Wir mussten schließlich ein schwieriges Gespräch führen und sagen: „Es tut mir leid, aber das stand nicht im Briefing. Sie haben das Projekt bis hierhin vollständig freigegeben, und jetzt ist der Gründer und Präsident unzufrieden – und deshalb sind alle anderen ebenfalls unzufrieden.“ Am Ende mussten wir einen umfangreichen Änderungsantrag stellen. Die Beteiligten waren verständlicherweise verärgert, weil sie mehr bezahlen mussten, und die Beziehung wurde dadurch belastet.

Rich Butkevic

Sicher.

Ben Aston

Letztlich waren wir möglicherweise mitverantwortlich, weil wir zu Beginn des Projekts nicht stark genug auf diese Governance-Struktur gedrängt hatten. Wir hätten das Projekt langsamer vorantreiben und die Freigabe die gesamte Hierarchie bis ganz nach oben durchlaufen lassen sollen.

Rich Butkevic

Das kann besonders in einem größeren Unternehmen schwierig sein. Vielleicht wurden ein Dutzend Stakeholder im Projekt identifiziert, aber alle haben einen Vorgesetzten, und diese Vorgesetzten haben wiederum eigene Vorgesetzte. Wenn ein ausreichend hochrangiger Vorgesetzter eine Websiteänderung sieht, die ihm nicht gefällt, kann er zuvor getroffene Entscheidungen außer Kraft setzen.

Ben Aston

Eine wichtige Lektion für mich war, die Konsequenzen zu erklären. Ich sage heute: „Lassen Sie uns die Stakeholder abbilden und anhand der verschiedenen Meilensteine des Projekts eine RACI-Matrix erstellen. Wenn diese Person diejenige ist, die etwas freigibt, und wir später feststellen, dass wir noch einmal zurückgehen müssen, wirkt sich das auf Kosten und Zeitplan aus. Sprechen wir jetzt darüber, sonst gibt es später Konsequenzen.“

Oft ist das Marketingteam verantwortlich und übergibt die Aufgabe an eine jüngere Marketingperson. Diese sagt dann: „Ich beziehe einfach meinen Vorgesetzten ein.“ Meine Antwort wäre: „Wahrscheinlich sollten wir hier noch einige weitere Personen einbeziehen.“

Rich Butkevic

Sicher. Genau.

Ben Aston

Wie sieht der Prozess auf hoher Ebene aus? Wie gelangen wir von einem Unternehmenskunden, der sagt: „Ich brauche eine neue Unternehmenswebsite“, bis zu „Ta-da, sie ist fertig“?

Rich Butkevic

Auf höchster Ebene möchte ich zunächst sicherstellen, dass wir die tatsächlichen Ziele des Projekts oder der Website identifizieren. Manchmal geht es um eine Fusion oder Übernahme und die Zusammenführung zweier Websites, manchmal um eine Neugestaltung oder ein Rebranding und manchmal um die Implementierung eines neuen Content-Management-Systems. Die Ziele bestimmen viele nachfolgende Aufgaben des Projekts.

Sobald das geklärt ist, gehe ich zu Nutzeranforderungen und Nutzungsszenarien über. Das wird bei vielen Design- oder Websiteprojekten übersehen. Die meisten Unternehmen richten sich nicht an jeden Menschen. Sie können normalerweise einige unterschiedliche Kundenprofile identifizieren. Es gibt etwa Menschen, die einen Kauf tätigen möchten, Menschen, die Informationen suchen, oder bestehende Kunden, die eine Nachbestellung vornehmen wollen. Jede dieser Nutzergruppen verfolgt auf der Website unterschiedliche Ziele, sucht nach anderen Informationen, verfügt über einen unterschiedlichen Kenntnisstand und nimmt möglicherweise unterschiedliche Wege durch die Website. Das letztendliche Ziel des Nutzers und des Unternehmens variiert je nach Nutzerprofil.

Wenn man aufschreibt, warum die Nutzer die Website besuchen und was sie dort tun möchten, hilft das beim nächsten Projektabschnitt: der Gestaltung der Seitenhierarchie und Struktur. Die Anzahl der Klicks, die ein Nutzer benötigt, sollte begrenzt werden. Die gesuchte Information sollte nicht 20 Seiten tief verborgen sein, da Nutzer sie sonst nicht finden, frustriert werden oder die Website verlassen. Auch aus Gründen der Suchmaschinenoptimierung ist das problematisch. Die Nutzeranforderungen helfen also dabei, die Struktur der Website festzulegen.

Wenn die Hierarchie feststeht, betrachten wir die Inhalte und deren Verwaltung. Bei einer kleineren Website mit weniger als 50 Seiten ist das relativ einfach. Bei der Neugestaltung oder Änderung eines CMS für eine Website auf Unternehmensebene kann es jedoch Tausende Seiten geben. Dann muss geklärt werden, welche Inhalte bleiben, aktualisiert, gelöscht oder zusammengeführt werden. Das ist eine umfangreiche Aufgabe, bei der Werkzeuge sehr hilfreich sein können.

Erst danach beschäftige ich mich wirklich mit den technischen Aspekten des Projekts. Diese sind vergleichsweise statisch. Die technischen Teile können perfekt umgesetzt sein – wenn die Ziele nicht berücksichtigt wurden, die Website nicht benutzerfreundlich organisiert ist oder die richtigen Inhalte fehlen, sind die technischen Aspekte zweitrangig.

Ben Aston

Für dich geht es also zunächst darum, das Briefing und die Ziele der Website zu definieren, die wichtigsten Personas oder Archetypen zu identifizieren und anschließend die Informationsarchitektur zu entwickeln. Danach folgt die Designphase mit Wireframes und Designkomponenten. Führst du das typischerweise als parallelen Arbeitsstrom durch? Welche Möglichkeiten gibt es, den Prozess zu beschleunigen und gleichzeitig richtig zu arbeiten?

Rich Butkevic

Ich versuche, nicht zu viele Abkürzungen zu verwenden, denn eine gute Planung macht einen enormen Unterschied für den späteren Projektverlauf. Wenn man keine Zeit hat, etwas richtig zu machen, wird man später auch keine Zeit haben, es erneut zu machen. Trotzdem kann vieles parallel erledigt werden. Während die übergeordneten Ziele der Website geklärt werden, kennt ein bestehendes Unternehmen normalerweise seine Kunden und kann mit den Nutzeranforderungen beginnen. Gleichzeitig lassen sich erste Überlegungen zur Struktur anstellen. Bei der Neugestaltung einer bestehenden Website ist es sinnvoll, deren Struktur als Ausgangspunkt zu verwenden und Verbesserungsmöglichkeiten zu prüfen. Auch das Inhaltsteam und verschiedene Abteilungen können ihre Inhalte parallel überprüfen.

Ein agiler oder iterativer Ansatz hilft außerdem beim Stakeholdermanagement. Die Stakeholder und Entscheidungsträger sollten so früh wie möglich etwas Funktionierendes sehen können. Führungskräfte möchten oft nicht in den Tagesablauf des Projekts einbezogen werden. Wenn sie jedoch zu einem Termin eingeladen werden, bei dem sie den Fortschritt sehen und die Website auf einem Bildschirm betrachten können, nehmen sie häufig teil. So erhält man früh wertvolles Feedback und verhindert, dass eine Designentscheidung die gesamte Website beeinflusst, bevor man am Ende feststellt, dass eine Führungskraft auf Unternehmensebene sie nicht unterstützt.

Ben Aston

Nutzertests können ebenfalls sehr hilfreich sein. Zu Beginn des Projekts identifizieren wir die Personas: Für wen bauen wir die Website? In Unternehmensprojekten wird außerdem häufig ein implizites Ziel vermischt: Die Website soll möglicherweise das Ego einer bestimmten Führungskraft stärken. Das kann ein echtes Projektziel sein, auch wenn es nicht ausdrücklich formuliert wurde.

Personas helfen dabei, die Entscheidungsfindung zu kanalisieren. Anschließend können wir Nutzertests durchführen und prüfen, was wir mit den Personas erstellt haben. Wir geben ihnen konkrete Aufgaben und beobachten, ob sie beispielsweise ein neues Breitbandpaket finden und konfigurieren können. Wenn die Nutzer stattdessen nur ein großes Bild über den Vorstandsvorsitzenden sehen, aber nicht wissen, wie sie ihr Paket konfigurieren sollen, liefert das ein starkes Argument dafür, die Startseite zu ändern.

Rich Butkevic

Das ist ein gutes Beispiel, und so etwas passiert ständig. Bei Nutzertests ist es besonders wichtig, dass die Testpersonen tatsächlich den zuvor identifizierten Kundenprofilen entsprechen. Wenn man beispielsweise Hausrat- oder Wohngebäudeversicherungen verkauft, sollte man keine Personen testen, die kein eigenes Zuhause besitzen oder Jugendliche sind. Die Testpersonen müssen gute Vertreter der späteren Nutzer sein.

Viele Unternehmen verwenden ihre eigenen Mitarbeiter für Nutzertests. Das ist meistens eine schlechte Idee, weil Mitarbeiter mit den Abläufen, Zielen und Fachbegriffen des Unternehmens vertraut sind. Man möchte nicht nach einer Testreihe glauben, die Website sei leicht verständlich, nur um nach dem Launch festzustellen, dass die Allgemeinheit mit den verwendeten Fachbegriffen nichts anfangen kann und zu einem Wettbewerber wechselt.

Ben Aston

Sprechen wir nun über die Umsetzung. Was sind deine wichtigsten Tipps für die Verwaltung des Entwicklungsprozesses bei einem Projekt für eine Unternehmenswebsite? Was sollte ein Projektmanager beachten, der ein solches Projekt zum ersten Mal leitet und ein Entwicklerteam verwaltet?

Rich Butkevic

Das Wichtigste ist, sich daran zu erinnern, dass die Entwickler in diesem speziellen Bereich oder bei einer Migration meist nicht besonders viel Erfahrung haben. Sie können Erfahrung mit dem Betrieb einer Website besitzen, aber nicht unbedingt mit allen technischen Details der Migration. Eine wichtige Aufgabe ist die HTTPS-Weiterleitung. Fast alle Websites, insbesondere Unternehmenswebsites, sollten heute sicher sein. Wenn ein Kunde jedoch HTTP eingibt oder die Website nicht über einen entsprechenden Link aufruft, muss die Anfrage an die sichere Version der Seite weitergeleitet werden.

Außerdem muss die URL korrekt umgeschrieben werden. Andernfalls betrachten Suchmaschinen die HTTP- und HTTPS-Version möglicherweise als zwei unterschiedliche Websites. Das kann zu Problemen mit doppelten Inhalten führen und die Analyse von Konversionen erschweren.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die DNS-Aktualisierung beim Launch. DNS übersetzt einen Websitenamen wie Google in eine IP-Adresse. Häufig hat die Person, die die DNS-Änderung durchführen soll, keinen Zugriff auf den Registrar. Deshalb sollte frühzeitig sichergestellt werden, dass die zuständigen Personen über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen. Das Projektteam sollte außerdem wissen, dass DNS-Änderungen eine gewisse Zeit benötigen, bis sie sich auf Servern im gesamten Internet verbreitet haben. Dadurch lässt sich unnötige Panik am Launch-Tag vermeiden.

Ben Aston

Es gibt also viele wichtige Tipps für den Launch, über die man lange vorher nachdenken sollte. Häufig sind wir so stark in den Entwicklungsprozess vertieft, dass wir erst kurz vor dem Launch prüfen, ob wir DNS umleiten können oder ob jemand die Zugangsdaten kennt.

Wie verwaltet man Entwickler, wenn man selbst nicht technisch ist und nicht wirklich sehen kann, woran sie arbeiten?

Rich Butkevic

Hier ist ein iterativer Ansatz besonders hilfreich, weil man regelmäßig etwas Funktionierendes oder Nichtfunktionierendes in einer Demonstration sehen kann. So erkennt man frühzeitig Probleme und kann überprüfen, ob das Projekt tatsächlich so vorankommt, wie berichtet wird. Außerdem sollte man keine großen Abstände zwischen Besprechungen und Aktualisierungen entstehen lassen.

Ich möchte keine Besprechung nur um der Besprechung willen. Aber ein mindestens tägliches oder jeden zweiten Tag stattfindendes fünfminütiges Stand-up-Meeting kann sehr hilfreich sein. Das ist im Scrum-Rahmen üblich, aber nicht darauf beschränkt. Je häufiger Informationen ausgetauscht, Probleme sichtbar gemacht und Hindernisse beseitigt werden, desto besser bleiben die Dinge auf Kurs.

Ben Aston

Momentum ist wichtig. Es sollte regelmäßig Demonstrationen geben und am Ende der Woche etwas Funktionierendes zu sehen sein. Wenn ein Entwickler sagt, er habe nur die Navigationsleiste fertiggestellt, kann man sie trotzdem testen und feststellen, dass sie beispielsweise auf dem Mobiltelefon nicht funktioniert. Solche Probleme frühzeitig zu erkennen, ist entscheidend. Regelmäßige Sprint-Demonstrationen, die Präsentation des Arbeitsstands und tägliche kurze Abstimmungen helfen, den Nebel der Entwicklung zu vermeiden.

Was ist eine einfache Erkenntnis oder ein Ratschlag für jemanden, der gerade ein Projekt zum Aufbau einer Unternehmenswebsite verwaltet? Wie kann man sicherstellen, dass das Projekt erfolgreich bleibt und Budget und Zeitplan unter Kontrolle bleiben?

Rich Butkevic

Es ist eine Kombination aus vielem, worüber wir gesprochen haben: gute Zusammenarbeit und der Einsatz eines Werkzeugs, das diese Zusammenarbeit unterstützt. Tägliche Stand-ups sind wichtig und helfen, viele Probleme frühzeitig zu erkennen. Entscheidend ist jedoch vor allem, die Rückkopplungsschleife möglichst eng zu halten.

Bei einem agilen Ansatz wird diese Rückkopplungsschleife beispielsweise in zweiwöchige Abschnitte unterteilt, in denen etwas Reales demonstriert wird. Die Abschnitte werden durch tägliche Stand-ups weiter verkürzt. Mit Slack oder einem anderen Werkzeug für die Zusammenarbeit können Probleme sofort angesprochen werden, anstatt bis zum nächsten Tag oder bis zum Ende des zweiwöchigen Abschnitts zu warten.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, die Website vor dem Launch auf defekte Links zu prüfen. Ein Website-Crawler kann zahlreiche Probleme aufdecken, die sonst unbemerkt bleiben. In der Woche vor dem Launch sollte ein Projektmanager die Website crawlen und nach defekten Links suchen. Das ist eine einfache Möglichkeit, große Probleme im Code, in der Struktur oder in der technischen Umsetzung zu entdecken.

Ben Aston

Welche Werkzeuge verwendest du dafür?

Rich Butkevic

Nicht wirklich ein bestimmtes. Sie funktionieren im Wesentlichen alle gleich. Man kann online nach einem Dienst zur Überprüfung von Links suchen. Es hängt davon ab, ob man eine neue Website oder eine Neugestaltung erstellt und ob das Werkzeug innerhalb oder außerhalb des Netzwerks ausgeführt werden muss. Es gibt einige Unterschiede, aber wichtig ist vor allem, die Prüfung überhaupt durchzuführen.

Ben Aston

Vielen Dank, Rich, dass du heute dabei warst. Das Wertvollste, worüber wir gesprochen haben, ist meiner Meinung nach die frühe Projektphase: ein gutes Briefing, klar definierte Ziele und eindeutig formulierte Vorgaben. Alles Weitere ergibt sich daraus. Nach dem Launch gibt es normalerweise eine Phase, in der man die Leistung der Website bewertet. Wenn man die Ziele während des gesamten Projekts im Blick behalten hat, lässt sich leichter feststellen, ob die Website Ergebnisse, eine Rendite und einen Mehrwert liefert. Deshalb ist ein guter Start so wichtig.

Rich Butkevic

Danke, Ben. Es war großartig, dabei zu sein.

Ben Aston

Es war schön, dich bei uns zu haben. Welche Tipps und Tricks habt ihr für den Aufbau von Websites? Was funktioniert für euch und was nicht? Wenn ihr Geschichten über Fehlschläge oder Erfolge habt, teilt sie in den Kommentaren. Wenn ihr mehr lernen und in eurer Arbeit vorankommen möchtet, kommt zu unserer Community und werdet DPM-Mitglied. Dort findet ihr zahlreiche hilfreiche Ressourcen, darunter Projektpläne für umfangreiche Websiteprojekte mit verschiedenen Methoden, Sprints oder einem eher klassischen Wasserfallansatz.

Ihr erhaltet Zugriff auf unser Slack-Team, Vorlagen, Workshops, Sprechstunden, E-Books und vieles mehr. Wenn euch die heutige Folge gefallen hat, abonniert den Podcast, nehmt euch ein paar Minuten Zeit für eine ehrliche Bewertung und vielen Dank fürs Zuhören. Bis zum nächsten Mal – macht’s gut.