Kann Verhaltenswissenschaft Ihre Projekte erfolgreicher machen?

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Galen Low: Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Gemeinschaft von Digitalprofis mit der Mission, uns gegenseitig zu stärken, sicherer zu machen und zu vernetzen, damit wir den Wert des Projektmanagements in einer digitalen Welt erhöhen können. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com/membership.

Heute sprechen wir über die Rolle der Verhaltenswissenschaft im Projektmanagement, darüber, wie sie unsere geliebten Projektmethoden beeinflusst und warum sie ein wichtiger Teil der Zukunft des Projektmanagements werden könnte. Bei mir ist heute Dr. Josh Ramirez, der CEO des Institute for Neuro & Behavioral Project Management.

Josh, danke, dass du heute hier bist.

Josh Ramirez: Vielen Dank für die Einladung. Das wird sicher Spaß machen.

Galen Low: Ich denke, das wird großartig. Josh und ich haben bereits vor der Aufnahme geplaudert und allein das Konzept des verhaltensorientierten Projektmanagements hat mein Interesse geweckt. Ich dachte, unsere Zuhörer*innen werden das echt spannend finden.

Wenn nichts anderes, dann wird es sicher eine Debatte auslösen. Ich freue mich richtig darauf. Vielleicht zunächst: Es ist eine interessante Kombination, und ich frage mich, ob du vielleicht die gleiche Entstehungsgeschichte erzählen könntest wie mir vorab: Wie bist du zum Projektmanagement gekommen und wie dann von dort zum Doktor der Verhaltenswissenschaft, und wie das zur Gründung des Institute for Neuro & Behavioral Project Management geführt hat?

Josh Ramirez: Ja, das ist eine interessante Geschichte. Ich war im Projektmanagement, meist im Bereich Department of Energy, Großprojekte usw., Projektsteuerung. Also viel Kosten- und Terminmanagement. Und meine Freundin Dr. Jodi Wilson, die ich kannte, war Verhaltenswissenschaftlerin. Ich habe all diese Dinge beobachtet – etwa, dass Menschen zu optimistisch planen, wir immer hinter dem Zeitplan sind, und ich wollte das herausfinden und fragte Jodi: Was ist da los?

Ist das irgendwie ein Verhaltensthema? Und sie tippte sich an den Kopf und sagte: Haben sie eines davon? Gemeint ist: Ein Gehirn? Und ich sagte: Ich denke schon. Sie meinte dann: Dann ist es ein Verhaltensproblem. Im Grunde genommen also. Sie hat mir dann Begriffe genannt, wie „kognitive Verzerrungen“. Ich wusste damit nichts anzufangen. Dann hat sie mir Beispiele genannt. Ich habe auf Wikipedia recherchiert und Dinge gefunden wie den „Planungsfehlschluss“. Das ist eine kognitive Verzerrung, die erklärt, warum wir eher zu kurze Laufzeiten schätzen.

Ich denke: Was? Das ist genau das, was ich suchte. Also habe ich weiter geforscht. Ich habe sie mehr gefragt. Ich überlegte auch einen PhD zu machen und sie sagte: Hast du dir schon mal dieses Programm an der Chicago School of Professional Psychology angeschaut?

Ich habe es mir angesehen und dachte: Das ist es, was ich gesucht habe! Meine Dissertation behandelte schließlich die Integration von Verhaltenswissenschaft und Projektmanagement. Das Thema: Auf dem Weg zu einer Theorie des verhaltensorientierten Projektmanagements. Während einer Flugreise – der ersten Familienreise nach Hawaii – lernte ich Behavioral Economics. Da hat es „Klick“ gemacht: Verhaltenswissenschaft wurde mit Wirtschaftswissenschaften verknüpft und heraus kam Behavioral Economics. Gilt das auch für Projektmanagement?

Also sitze ich noch Stunden im Flieger, ohne Netz, und denke: Gibt es schon Verhaltensprojektmanagement? Kaum gelandet, habe ich es sofort gegoogelt: Es gab nichts. Ich stand da wie vor den Kopf geschlagen. Das führte zu meiner Dissertation, zur Gründung des Institute for Neuro & Behavioral Project Management und dann zu unserem Zertifizierungsprogramm NeuralPlan.

Alles fügte sich zusammen. Jodi stand am Anfang und hat mich an das Thema herangeführt.

Galen Low: Diese Geschichte gefällt mir. Die besten Ideen kommen immer, wenn man auf einem Flug sitzt oder unter der Dusche steht, wo man erst mal nichts machen kann außer vielleicht auf eine Serviette zu kritzeln.

Wahnsinn. In welchem Jahr war das? Wann wurde das Institut gegründet?

Josh Ramirez: 2018 haben wir das Institut gegründet. Mit der Forschung habe ich 2016 begonnen.

Galen Low: Interessant, auch vom Timing her, denn seit etwa dieser Zeit, und auch heute noch, steigt das Bewusstsein für den Menschen als zentralen Faktor im Projektmanagement – nicht nur für Prozesse und Outputs. Meistens liegen die Probleme ja nicht an einem Dokument. Es sind die Menschen, die etwas durcheinanderbringen. Und das meine ich ganz freundlich.

Josh Ramirez: Wenn du über Methoden sprichst: Es geht darum, das Projektmanagement auf das Gehirn auszurichten. Das kann einfach bedeuten, die eigenen Methoden entsprechend zu aktualisieren.

Galen Low: Kannst du Beispiele nennen, was Verhaltensprojektmanagement für dich beinhaltet? Und vielleicht, wo es mit Unterstützung des Instituts schon heute angewandt wird?

Josh Ramirez: Es ist eine aufkommende Disziplin. Wir haben einige Pilotstudien gemacht.

Eine große war im Department of Energy, wo wir etwa 80% Verbesserung bei Planungssicherheit und Zielerreichung erzielen konnten. Natürlich gibt es auch unsere zertifizierten NeuroPlan-Praktiker, die eigene Modelle entwickeln.

Im klassischen Projektmanagement, Stichwort „Wasserfall“, gibt es Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung, Steuerung, Abschluss. Aber aus Verhaltensperspektive fragen wir: Wo kann man um das Gehirn herum gestalten? Wir haben vier Hauptmodalitäten des Behavioral PM: Prozesse, Schnittstellen (wie Software), Kennzahlen und Fähigkeiten. Oft denkt man bei Verhaltenswissenschaft nur an Fähigkeiten – Führung, Kommunikation, „Debiasing“. Das sind vielleicht 20%. Man kann aber Prozesse und Software so gestalten, dass sie menschliches Verhalten und Denkfehler berücksichtigen.

Zum Beispiel durch passende Metriken oder zusätzliche Prozessschritte, die von der Verhaltenswissenschaft empfohlen werden, um planbarer zu sein. Da gibt es Begriffe wie Nudging oder „Choice Architecture“.

Galen Low: Ich frage mich, ob Behavioral Project Management eine neue Methodik ist, die sich mit Wasserfall und Agile messen will oder eher Philosophie oder Framework? Ich mag das Wort „Design“ – besonders bei Prozessen. Man kann jede Methode wählen, aber auf Prozessebene, beim Umgang mit Software oder dem Erlebnis, kommt die Verhaltensperspektive ins Spiel.

Josh Ramirez: Richtig. Wir sagen: Behavioral PM ersetzt weder Wasserfall noch Agile. Es wird vielmehr Verhaltenswissenschaft in jede Methodik integrieren. Weil Menschen mit ihren Denkweisen in jeder Methodik vorkommen.

Behavioral PM wird zur Grundlage, auf der andere technische Disziplinen aufbauen. Es bedeutet nicht: Ich lasse Agile sein, weil ich Behavioral PM nutze. Sondern: Behavioral PM wird dort hineinintegriert. Beispiel: Behavioral Economics hat wirtschaftliche Theorien durch Verhaltenswissenschaft hinterfragt. Die Annahme, alle handeln rational, wurde korrigiert; der imaginäre „homo oeconomicus“ ist eben eine Fiktion.

So kann die Integration von Verhaltenswissenschaft viele Annahmen im Projektmanagement ändern. Ziel: Komplexität reduzieren, weil das Gehirn einfache Dinge besser verarbeitet.

Galen Low: Wie viel liegt wirklich im Verantwortungsbereich der Projektleitung? Unsere Hörer*innen fragen sich vielleicht, ob sie für jedes Projekt alle Prozesse neu schreiben und auf menschliches Verhalten anpassen sollen – oder ist das eher Teamarbeit oder Sache des Unternehmens?

Josh Ramirez: Es ist sicher mehr als nur Aufgabe des PM. Wahrscheinlich sehen wir die ersten Veränderungen im PMO. Oder wie wir es nennen: Behavioral PMO.

Das PMO ist der richtige Ort, um die kognitive Umgebung zu gestalten. Beispiel: Zeitdruck lässt uns automatisch denken (System 1 aus „Schnelles Denken, Langsames Denken“ von Kahneman). Unter Zeitdruck denken wir schneller, aber auch weniger gründlich; viele Entscheidungen erfolgen durch Heuristiken und kognitive Verzerrungen.

Projektmanagement ist definitionsgemäß eine temporäre Aufgabe – das bedeutet Zeitdruck, System 1, mehr Denkfehler, mehr Risiken und Verzögerungen. Die Organisation kann Zeitdruck, kognitive Belastung und psychologische Sicherheit regulieren. Nicht alles liegt in der Hand des PM.

Galen Low: Einverstanden. Vielleicht kannst du beschreiben, wie es aussieht, wenn Teams nicht unter Zeitdruck stehen. Wie funktioniert das?

Josh Ramirez: Man muss beachten, wie und in welchem Umfang Zeitdruck ausgeübt wird. Ein gewisses Maß ist okay, aber starker Zeitdruck führt zu mehr „Default-Denken“. Besonders bei Vorhersagen (Planung, Risikoeinschätzung, Ressourcenabschätzungen) sollte der Zeitdruck reduziert werden, weil genau dort sonst Denkfehler entstehen.

Galen Low: Ich hätte dieses Gespräch gerne schon vor 12 Jahren geführt! Bei Projekten mit viel Unklarem war schwer zu vermitteln, dass Research oder Entwicklungszeit nötig ist. Mit der Argumentation, dass das Denken unter Zeitdruck zu mehr Fehlern führt, hätte ich besser argumentieren können.

Josh Ramirez: Es gibt Vorurteile wie „Ich arbeite besser unter Druck“. Aber Koffein oder Ähnliches reduziert keine Denkfehler. Neurowissenschaftlich sind viele Prozesse bei allen gleich. Wer das versteht, kann bewusster gegensteuern.

Galen Low: Früher war im „klassischen“ Projektmanagement die Aufgabe nur, pünktlich abzuliefern. Heute wissen wir, wir arbeiten mit Teams von Menschen und müssen Wert liefern, nicht nur abhaken. Da kann die Verhaltenswissenschaft helfen. Eine perfekte Zeitplanung ist wenig wert, wenn in der Umsetzung keine Umgebung geschaffen wird, die zu besseren Lösungen führt.

Josh Ramirez: In einer weiteren Pilotstudie fand ich, dass 65% aller Terminverzögerungen vorhersehbar und vermeidbar waren. Ein Beispiel: Team A arbeitet vor Ort; Team B plant, nächste Woche am selben Ort zu sein, fragt aber nicht nach. Team B kommt und kann nicht arbeiten. Das führt pro Tag zu erheblichen Kosten und vergeudeter Zeit. Planung ist vorausschauende Koordination.

Das Gehirn muss dabei imaginieren. Planung ist eigentlich eine Übung in Vorstellungskraft. Jede Schwäche des Gehirns schlägt sich im Vorhersagen und damit in Fehlkosten und Zeitverzug nieder.

Galen Low: Was sind Lösungen? Du hast „Nudging“ und „Hinderniserkennung“ erwähnt. Wie kann das im Kontext von Planung und Zeitdruck helfen?

Josh Ramirez: Hinderniserkennung: Studien zeigen, dass das Identifizieren von Hindernissen vor der Schätzung von Ressourcen oder Zeitplanung die Zuverlässigkeit stark verbessert. Das Gehirn wird so gezwungen, mögliche Blockaden im Voraus zu sehen und anzugehen. Das führt zu besseren Plänen. Viele verhaltenstechnische Methoden wirken subtil, bringen aber nachweislich Erfolg, wenn man sie regelmäßig anwendet.

Ein weiteres Beispiel ist Nudging bzw. Choice Architecture. Dabei können Standards geändert werden (z.B. Opt-out bei Organspende), um gewünschtes Verhalten zu fördern.

Galen Low: Hinderniserkennung klingt ähnlich wie Risikomanagement. Aber ist das wirklich das Gleiche?

Josh Ramirez: Nein, aus Sicht des Gehirns ist das unterschiedlich. Risiko ist etwas, das vielleicht eintreten könnte – ich kann es mental als unwahrscheinlich einschätzen und verdrängen. Ein Hindernis ist aber definitiv da, ich muss mich damit auseinandersetzen. Hindernisse sprechen unser Gehirn stärker an und motivieren zur Lösung. Risikomanagement ist nötig, Hinderniserkennung aber ein anderer, ergänzender Ansatz.

Galen Low: Bildlich gedacht, ist das wie ein Hindernisparcours, den man wirklich durchlaufen muss – das gibt mehr Wertschätzung für den Prozess und für Komplexität. Hindernisse können als Aktivitäten in die Planung aufgenommen werden.

Josh Ramirez: Genau, große Hindernisse werden zu eigenen Aktivitäten. Es gibt dafür praktische Ansätze.

Galen Low: Zusammengefasst gibt es also eine neue Ebene beim Prozessdesign: Nicht nur „Soft Skills“, sondern menschengerechte Gestaltung von Prozessen, Software und Methoden – mit dem Wissen, wo das Gehirn schlecht plant und wie man es zu besseren Entscheidungen bringt.

Software kann zum Beispiel Nudges und passende Framing-Fragen intelligent einbauen.

Josh Ramirez: Ja. Wir arbeiten beispielsweise mit Softwareunternehmen daran, Verhaltenswissenschaft in Softwareprodukte zu integrieren. Man kann Defaults, Abläufe, AI-gestützte Prompts usw. so gestalten, dass bessere Entscheidungen erfolgen, ohne dass dazu alle Nutzer*innen Spezialwissen in Verhaltenswissenschaft brauchen. Gute Ergebnisse sind möglich allein über intelligentes Design.

Galen Low: Schönes Konzept. Wie kann man anfangen? Reicht das Bewusstsein für Biases oder ist das Design wichtiger?

Josh Ramirez: Am besten hilft beides – Wissen und gutes Design. Aber für den Anfang reicht Design oft schon aus.

Galen Low: Jetzt zu einer schwierigeren Frage. Projektleiter*innen debattieren seit Jahrzehnten über Methoden. Kann Behavioral Project Management auch so kontrovers werden?

Josh Ramirez: Ich glaube nicht, denn Behavioral Project Management basiert viel stärker auf Studien und Evidenz als viele klassische Methoden. Vieles ist wissenschaftlich belegt, sodass über die Wirksamkeit weniger zu diskutieren ist. Einfache Änderungen – wie z.B. Defaults oder Unpacking – funktionieren in praktisch jedem Setting.

Galen Low: Oft wird argumentiert, Projekte seien völlig einzigartig – aber tatsächlich ist das Hirn aller Teammitglieder die Konstante!

Josh Ramirez: Ja, es gibt sogar einen Einzigartigkeits-Bias. Aber die grundlegenden Denkprozesse und Schwächen sind fast immer gleich und daher übertragbar. Dass Projekte an Methoden scheitern, liegt oft daran, dass Methoden nicht an menschliches Verhalten angepasst sind.

Galen Low: Behörden und der öffentliche Sektor legen viel Wert auf Kontrolle und Monitoring, aber am Ende haben die vielen Tools und Regeln auch Nebeneffekte wie kognitive Überlastung, Vermeidung und schlechte Planung. Es käme darauf an, die richtigen Tools gezielt zu wählen.

Josh Ramirez: Genau. Evidenzbasierung hilft, aufs Wesentliche zu kommen, statt alles „irgendwie“ einzubauen.

Galen Low: Zum Thema Software und Künstliche Intelligenz: Sollten wir uns künftig mehr auf Technologie als auf menschliches Verhalten konzentrieren?

Josh Ramirez: Gerade durch KI wird Verhaltenswissenschaft zentral! KI übernimmt Routinetätigkeiten, lässt dem Menschen mehr echte Entscheidungen. Das fordert mehr bewusstes, durchdachtes Vorgehen (System 2). Prompts an KI sind sozusagen Nudges – wie ich frage, beeinflusst das Ergebnis. Künftig werden KI und PM-Systeme so designt, dass sie menschliche Verzerrungen ausgleichen helfen. Mit aufkommender KI rückt die Verhaltenswissenschaft ins Zentrum des Projektmanagements. KIs helfen, aber die wichtigen Entscheidungen und Denkfehler liegen weiterhin beim Menschen.

Galen Low: Ein Prompt ist tatsächlich ein Nudge; KI kann Kommunikation so umformulieren, dass sie für Stakeholder akzeptabler ist. Super Ansatz!

Josh Ramirez: Genau. KI kann z.B. Risiken positiv framen, damit sie leichter angenommen und bearbeitet werden. Behavioral Science bleibt mit KI nicht nur erhalten, sondern wird immer wichtiger.

Galen Low: Abschließend: Wie siehst du die Zukunft der Projektmethoden mit Behavioral Project Management und neuen Technologien?

Josh Ramirez: Die klassischen Methoden werden immer mehr hybrid. Viele Routinen werden automatisiert, aber die Entscheidungsfindung bleibt menschlich. Künftig hoffe ich, dass Software und Organisationsstrukturen im Projektmanagement deutlich menschzentrierter werden – recognizing: Projekte sind von Menschen für Menschen. Das Ziel: Die Erfolgsquote steigern und Fehlerquellen durch menschgerechtes Design reduzieren.

Galen Low: Das Bild vom Sonnensystem: Verhaltenswissenschaft ist die Sonne, die Methoden umkreisen sie – abhängig von Bedarf und Inhalt. Im Zentrum steht immer der Mensch.

Josh Ramirez: Unser Gehirn ist nicht nur Gefühlsmaschine, sondern vor allem auch eine Denkmaschine.

Galen Low: Das benutze ich als Zitat für diese Episode!

Josh Ramirez: Tu das gern!

Galen Low: Josh, danke vielmals, das war sehr aufschlussreich und hat Spaß gemacht. Wo kann man mehr über das Institut und deine Arbeit erfahren?

Josh Ramirez: Besuchen Sie behavioralpm.com – dort finden Sie das Institut. Unter „Membership“ können Sie kostenlos Mitglied werden. Unsere Zertifizierung, der NeuralPlan NPPQ, ist unter neural-plan.com zu finden (mit Monatszahlung für Kanada und USA). Neural wird geschrieben: N-E-U-R-A-L.

Galen Low: Super! Ich packe alle Links in die Shownotes. Vielen Dank nochmals.

Josh Ramirez: Es war mir eine Freude! Ich danke für die Einladung.

Galen Low: Und euch danke fürs Zuhören! Wenn Sie Teil unserer Community mit mehr als tausend Gleichgesinnten werden möchten: Gehen Sie auf thedigitalprojectmanager.com/membership um mehr zu erfahren. Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, abonnieren Sie uns und bleiben Sie auf thedigitalprojectmanager.com in Kontakt.

Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören.