Du benutzt Notion falsch: Wie man Projektmanagement-Software für ernsthafte Projektarbeit einrichtet

Das Transkript lesen:

Wir testen derzeit die Transkription unserer Podcasts mit einer Software. Bitte entschuldigen Sie eventuelle Tippfehler, da der Bot nicht immer zu 100 % korrekt ist.

Galen Low: Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community von digitalen Profis mit der Mission, uns gegenseitig dabei zu unterstützen, unsere Fähigkeiten auszubauen, Selbstvertrauen zu gewinnen und uns zu vernetzen, damit wir den Wert des Projektmanagements in der digitalen Welt verstärken können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, schauen Sie auf thedigitalprojectmanager.com/membership vorbei.

Heute sprechen wir über die beliebte Produktivitätsplattform Notion und darüber, ob sie den Anforderungen an die Verwaltung komplexer digitaler Projekte in größeren Organisationen gerecht wird. Aber auch wenn Sie kein Notion-Nutzer sind, sprechen wir über die größten Fehler, die Menschen bei der Konfiguration und Einführung von Projektmanagement-Tools machen – egal, ob es Notion oder ein anderes ist.

Mein heutiger Gast ist Frances Odera Matthews, zertifizierte Notion-Beraterin und Gründerin von The Notion Bar. In den letzten drei Jahren hat sie über 150 globale Kunden dabei unterstützt, eine Kultur der Intention zu etablieren und die Geschichte ihrer Arbeit durch Notion zu erzählen.

Frances, danke, dass du heute in der Sendung dabei bist!

Frances Odera Matthews: Hallo, danke, dass ich heute dabei sein darf. Ich freue mich sehr auf das Gespräch.

Galen Low: Ich freue mich auch auf das Gespräch mit dir. Vielen Dank, dass du dabei bist. Du bist in London – es ist jetzt später Nachmittag bei dir – aber ich bin froh, dass du Lust hast, ein bisschen zu „nerden“. Ich habe im Vorgespräch schon erwähnt, dass wir im Podcast nicht so oft über Tools sprechen.

Das ist also ein bisschen neu für uns, aber ich weiß, dass viele in unserer Community Notion nutzen, neugierig darauf sind oder es bewusst vermeiden – und auch diejenigen, die sich gerade mit Projektmanagement-Tools beschäftigen, ohne je das perfekte PM-Tool gefunden zu haben.

Ich bin selbst auf der Suche, suche nach dem Heiligen Gral, und ich dachte, vielleicht können wir heute im Gespräch etwas Licht ins Dunkel bringen. Du bist definitiv jemand, der sich sehr gut mit Notion auskennt. Hinweis an alle Zuhörer: Ich bin jemand, der sich NICHT gut mit Notion auskennt. Ich spiele also heute den neugierigen Unwissenden, und Frances wird ihr umfassendes Wissen teilen, denn du bist tief in Notion drin – und ich freue mich darauf, einzutauchen.

Frances Odera Matthews: Absolut.

Galen Low: Ich dachte, wir könnten vielleicht mit den Grundlagen beginnen. Für diejenigen, die vielleicht noch weniger wissen als ich: Was ist Notion und warum hast du dich entschlossen, dein gesamtes Dienstleistungsangebot darauf aufzubauen?

Frances Odera Matthews: Sicher, sehr gerne.

Ich fange am besten ganz am Anfang an und knüpfe an das an, was du als Projektmanager eben erwähnt hast: Immer auf der Suche nach dem perfekten Tool. Früher war ich selbst Projektmanagerin in verschiedenen kreativen Branchen und Agenturen, u. a. im E-Commerce und UX, ständig am Wechseln von einem Tool zum nächsten.

Und es war immer ein riesiger Aufwand, Tools zu qualifizieren und Features zu vergleichen – das eine kann dies, aber das andere bietet dafür jenes, das wichtig für uns ist, usw. Man versuchte immer, alles irgendwie zusammenzuflicken.

In der letzten Shopify-Agentur, in der ich gearbeitet habe, haben wir Notion intern für die Organisation verwendet. Und dann dachte ich eines Tages – warum habe ich eigentlich all diese Kundenportale in Google Sheets? Ich habe Aufgabenlisten, die zur Hälfte in Notion laufen – warum baue ich nicht alles an einem Ort?

Ich habe wirklich meine Arbeit als Projektmanagerin halbiert, indem ich Kundenportale gebaut habe, um den ganzen Shopify-Build-End-to-End zu verwalten. Wer schonmal an einem Shopify-Build gearbeitet hat, weiß: Das ist extrem komplex und es gibt unzählige bewegliche Teile. Dann wurde mir klar, dass ich mich langweile – denn was mir an einem Job am meisten Freude gemacht hat, war das System zu erschaffen.

Übrig blieb dann nur noch die Jagd nach Teammitgliedern und Kunden. Und darauf hatte ich keine Lust mehr. Zufällig war Notion gerade auf dem Vormarsch und Anfang 2020 dachte ich: Vielleicht stelle ich mich einfach auf Fiverr ein. Vielleicht möchte jemand für diese nerdige Fähigkeit bezahlen, in der ich echt gut bin.

Und es hat sich herausgestellt: Sehr viele wollten das. Im Sommer 2021 habe ich mich dann voll selbstständig gemacht und habe es nie bereut. Es gibt da einen Slogan, auf den ich immer wieder zurückkomme: Notion ist kein Produktivitätstool, sondern ein Möglichkeits-Tool. Was mir an diesen anderen Projektmanagement-Tools – Asana, Monday, ClickUp, Avaaz usw. – gefehlt hat, war: Sie waren einfach nur PM-Systeme, mehr nicht.

Mit Notion kann man wirklich die Geschichte seiner Arbeit erzählen. Man kann sein PM-System mit der wilden Excel-Datenbank verbinden, die irgendwo herumliegt, und man kann die Daten so aufbereiten, dass sie im System Sinn machen und ansprechend sind. Es sieht auch noch gut aus – man kann Dashboards bauen und die Infos genau da sehen, wo und wann man sie braucht. Diese Flexibilität fehlt bei „Out-of-the-Box“-Tools. Es ist wie ein „Erstelle-dein-eigenes-Abenteuer“.

Galen Low: Ich liebe die Entstehungsgeschichte, weil ich glaube, viele Leute schrecken vor dem Einrichten von Software zurück – egal, ob Projektmanagement, Software oder sonstwas. Sobald man Grundlagen-Architektur für etwas Wichtiges baut, mögen das viele gar nicht.

Deshalb überrascht es mich nicht, dass jemand wie du, der so etwas liebt, gefragt ist. Und ich finde es großartig, dass wir in einer Welt leben, in der man das zu seinem Job machen kann. Nicht zwangsläufig all das Projektmanagement – also das Führen des Projekts –, sondern es für den Erfolg vorzubereiten.

Und heute können Tools so vieles. Ich glaube, wir haben oft sehr starre Vorstellungen davon, wie Software aussehen, funktionieren und sich anfühlen soll. Oft denkt man, es muss „plug & play“ sein, man muss sich nur einloggen und loslegen, denn es gibt Projekte zu führen. Niemand hat Zeit, alles einzurichten und zu überlegen, was wir brauchen. Es ist ein perfektes Beispiel dafür, wo wir heute mit Software stehen – Menschen arbeiten unterschiedlich, nutzen andere Tools (z. B. in Agenturen oder im Kundenservice).

Und es gibt die Tools des Kunden: Sie nutzen das eine, haben irgendwo noch ein Spreadsheet – und alles soll sich besser verbinden lassen, als dass ein einziges Tool alles kann, wie der „Heilige Gral“. Vielleicht gibt es das perfekte Tool gar nicht.

Vielleicht braucht es sorgfältige Konfiguration. Ich glaube, das trifft die Situation heute: Den Herausforderungen und Schmerzpunkten rund um Projekte und Zusammenarbeit begegnen, indem das richtige Tool und die optimale Arbeitsweise gefunden wird.

Ich habe gleich zu Beginn gesagt, es gibt Leute, die sind nicht gegen Notion, aber vielleicht denken sie: Notion ist nichts für mich. Wer sollte Notion nutzen – und wer nicht? Wie hilfst du deinen Kunden dabei einzuschätzen, wann Notion die richtige Lösung ist – und wann nicht?

Frances Odera Matthews: Zuerst einmal gibt es definitiv eine mentale Voraussetzung dafür. Ich vergleiche es oft so: Du kannst Kleidung von der Stange kaufen oder maßschneidern lassen. Von der Stange ist okay, aber investierst du etwas Mühe und gehst zum Schneider, bist du am Ende viel glücklicher mit dem Ergebnis – besonders, wenn es etwas ist, das du täglich nutzt und das den Kern deiner Arbeit bestimmt. Man muss mental bereit sein, sich wirklich hinzusetzen und zu überlegen: Was mache ich eigentlich jeden Tag?

Viele haben sich diese Frage noch nie gestellt. Wir sind in einer Art Junk-Produktivitätsdiät, immer auf Achse, ohne zu reflektieren. Man muss also auch bereit sein, sich mit dem eigenen Ablauf auseinanderzusetzen: Dieser Teil meines Workflows bringt mir etwas, jener nicht. Das ist der wichtigste Schritt: Mindset.

Aber auch ganz praktisch: Wenn du diverse „herumschwebende“ Tabellen hast, die endlich miteinander sprechen sollen, ist Notion der richtige Ort. Man spart so viel Zeit, indem man Daten nicht mehr manuell hin- und herkopieren muss.

Ich habe vorhin erzählt, wie ich meine Arbeitszeit als Projektmanagerin halbiert habe, indem ich Kundenportale in Notion gebaut habe. Ich habe für alle möglichen Branchen gearbeitet – VC-Firmen, umfangreiche Datenbanken, bei denen mehrere VCs die gleiche Portfoliogesellschaft unterschiedlich bewerten, doch jeder sieht nur seine eigene Bewertung. Es gab einen Endscore – wirklich genial.

Oder 60-/70-köpfige E-Commerce-Unternehmen, für die ich Systeme komplett neu in Notion aufgesetzt habe, vor allem alle Excel-Listen an einem Ort zusammengeführt, so dass jeder Überblick hat, was läuft.

Ein Hauptproblem vieler Unternehmen ist mangelnde Transparenz. Die Leute wissen nicht, wie Daten durch das Unternehmen fließen. Mit Notion läuft alles in der Cloud, Änderungen werden überall in Echtzeit aktualisiert.

Ja, ich habe vorhin PM-Tools wie ClickUp und Monday genannt – das sind reine Projektmanagement-Tools. Was viele aber suchen, sind ganzheitliche Ökosysteme, in denen alle Workflows miteinander verbunden sind – eine schöne Startseite, auf der jeder sieht, woran gearbeitet wird, was fällig ist, coole Ankündigungen, ansprechendes Branding. Dafür lohnt sich Notion zu prüfen. Es gibt Nachteile: Es erfordert Zeit und das richtige Mindset. Aber ehrlich – eine Lernkurve gibt es mit jedem Tool.

Galen Low: Richtig.

Frances Odera Matthews: Dafür gibt es aber langfristig mehr Nutzen, weil du das System an deine Prozesse anpassen kannst. Wenn sich Abläufe ändern, änderst du einfach Notion – oder wechselst das Tool ganz.

Galen Low: Das Bild „Arbeit zusammenstellen“ gefällt mir. Es ist nicht unbedingt immer reines PM – auch die User verstehen es oft nicht so. Viele Tools wollen sich heute breiter aufstellen und nicht mehr „nur“ PM machen.

Aber letztlich wollen die meisten einfach alles an einem Ort, um weniger Zeit mit Dateneingabe oder der Suche nach aktuellen Informationen zu vergeuden.

Die Arbeit ist flüssiger – man will nicht starr am Mittwoch den Statusbericht, sondern vielleicht am Dienstag wissen, wie es um ein Produkt steht.

Mir gefällt auch die Schneider-Analogie sehr. Manchmal reicht das T-Shirt von der Stange, etwa für Alltagsanwendungen wie Slack/Teams. Aber das zentrale PM-Tool sollte ein maßgeschneidertes „Möglichkeiten-Tool“ sein, das Zusammenarbeit, Transparenz und Wert vermittelt – gerade, wenn viel auf dem Spiel steht.

Es gibt nichts daran auszusetzen, ein Anzug von der Stange zu kaufen – aber man sollte bewusst überlegen: Lohnt es sich, das Tool für meinen zentralen Workflow zu individualisieren?

Frances Odera Matthews: Ja, du hast recht: Wenn viel auf dem Spiel steht, sollte man früher oder später wirklich maßschneidern lassen. Am Anfang reicht die Standardlösung, aber irgendwann merkt man: Es ist zu wichtig, um es dabei zu belassen.

Galen Low: Genau – und das bringt mich zur nächsten Frage: Kann Notion zu Beginn ein T-Shirt von der Stange sein? Welche Nachteile hat das gegenüber maßgeschneiderten Lösungen? Was passiert, wenn jemand einfach loslegt und später anpasst?

Frances Odera Matthews: Es gibt einige Wege, wie Notion ein T-Shirt von der Stange sein kann. Erstens gibt es Unmengen an Vorlagen im Netz. Einfach nach Template X googeln – man findet etwas. Aber nicht alle Templates sind gleich.

Als jemand, der viel Zeit mit dem Reverse Engineering und Verbessern von Templates verbringt: Lass dich nicht vom schönen Äußeren blenden! Ich lege auf Ästhetik Wert, weil ich selbst damit arbeite – aber was wirklich zählt, ist die Funktionalität. Viele Templates sehen toll aus, sind aber grausam zu benutzen: Die Datenbanken sind nicht richtig verbunden, die User Experience ist mangelhaft, und vieles mehr.

Man sollte vorsichtig sein, sich nicht an einer „Junk-Template-Diät“ zu überfressen. Nimm Inspiration, hol dir die nötigen Teile heraus und integriere sie gezielt in deinen Workflow.

Zum anderen bietet Notion ein eigenes Starterkit für Projekte, Aufgaben usw. Es ist bewusst sehr basic – zur Einführung in die Funktionen. Du willst vielleicht Aufgaben direkt aus deinem Meeting-Notiz-Template eintragen? Genau das ist eine meiner Lieblingsfunktionen.

Viele Leute sind begeistert: „Ich muss nicht erst wieder alles aufschreiben und dann in Monday eintragen – Wahnsinn!“.

Bei meinem Ansatz baue ich immer von unten nach oben auf. Der erste Schritt ist Discovery: Was machen wir überhaupt? Welche Software nutzen wir? Was könnten wir mit Notion ersetzen, verknüpfen, tracken, speichern, teilen? Daraus baut man dann passende Datenbanken und verbindet sie, sodass keine doppelte Arbeit anfällt.

Im nächsten Schritt werden die strukturierten Seiten und Templates für z. B. das perfekte Projektdashboard umgesetzt: Welche Aufgaben, Meetings, Kundeninfos, Dateien möchten wir sehen? Sollen Dateien projektübergreifend sichtbar sein etc.? Datenbankdesign ist eine Kunst – wenn die Grundstruktur passt, lassen sich sämtliche Ansichten bauen. Du hast überall Live-Übersichten – z. B. über offene Aufgaben oder speziell gefiltert für einen Bereich wie Marketing.

Und das alles synchronisiert in Echtzeit an allen relevanten Stellen im Workspace – anders als bei Excel-Listen, wo man alles manuell hin- und her kopiert.

Galen Low: Für mich – und vielleicht auch für unsere Zuhörer – wirkt das Wort „Vorlage“ heute fast zu einfach. Viele denken vermutlich, es handelt sich nur um eine Tabelle mit ein paar Spalten. Aber es passiert viel mehr im Hintergrund: Notion macht vieles auf der Oberfläche sehr einfach, was im Backend an Logik drinsteckt, ist aber immense. Das ist wirklich spannend.

Eine andere Frage: Mit wem sprichst du typischerweise, wenn es darum geht, z. B. Ansichten für Dashboards zu definieren? Ist das ein großes Orchester an Entscheidern oder gibt es typische Ansprechpartner?

Frances Odera Matthews: Ich arbeite vor allem mit Projektmanager:innen und den Verantwortlichen für „People & Culture“ oder vergleichbaren Rollen, weil sie die Arbeitskultur maßgeblich gestalten.

Sie kommen mit konkreten Herausforderungen zu mir – z. B. Sichtbarkeit, Transparenz, mehr Wertschätzung im Team – und ich reverse-engineere Notion auf diese Bedürfnisse hin. Das betrifft auch Dinge außerhalb des reinen PM, wie eine „Lob-Button“-Funktion auf der Homepage, die die Teammitglieder dazu ermutigt, Kolleg:innen zu feiern.

Das alles geht über Projektmanagement hinaus: Es geht darum, sämtliche für die Arbeit relevanten Dinge zu tracken, zu speichern und zu teilen.

Galen Low: Die Fokussierung auf „tracken, speichern, teilen“ finde ich sehr treffend – besonders auch, dass es darüber hinausgeht, nur Management oder „die Chefs“ einzubeziehen. Die Verantwortlichen für Arbeitskultur sind oft die, die das meiste aus so einem Tool herausholen können.

Viele denken sofort an Aufgaben, Status, Budgets, Ressourcen. Aber es geht eben auch um die Kultur, das Miteinander, darum, Sinn zu stiften und Transparenz zu schaffen. Notion (und ähnlich anpassbare Tools) bieten die Möglichkeit, diesen kulturellen Anspruch tatsächlich technisch abzubilden.

Du hast das in deinem Intro gesagt: „Die Geschichte der Arbeit erzählen“. Erst dachte ich, das sei ein netter Slogan – aber wenn man genauer hinsieht, hat das enormen Wert.

Frances Odera Matthews: Absolut. Und umgekehrt: Bei den „Plug-&-Play“-Standardlösungen zwingst du dich, so zu arbeiten, wie das Tool es vorgibt, anstatt das Tool so einzurichten, wie du es brauchst.

Das erzeugt viel Widerstand und fühlt sich unnatürlich an, während ein System, das exakt zur Arbeitsweise des Teams passt, reibungslos läuft.

Deshalb spricht Notion auch viele neurodiverse Menschen an – sie können die Umgebung genauso bauen, wie ihr Gehirn es braucht.

Galen Low: Total richtig. Es gibt viel zu viel starre Vorstellungen von Software. Und die Tatsache, dass Neurodiversität immer stärker anerkannt wird: Wir arbeiten, denken und lernen alle unterschiedlich. Es ist sinnvoll, das auch technisch umzusetzen – sich keine „quadratische Schablone“ aufzuzwingen.

Frances Odera Matthews: Ja, das erlebe ich sehr oft. Manche hassen Kanban, andere lieben es, manche schwören auf Tabellen. In Notion kann man beides haben: Die Daten sind dieselben, nur aus unterschiedlichen Blickwinkeln dargestellt.

Galen Low: Verschiedene Sichtweisen – das ist ein guter Übergang zum nächsten Punkt. Das Hauptargument, das ich immer wieder höre, gerade in Foren: Notion sei nicht leistungsfähig genug, werde zu groß, zu schwierig zu handhaben, sei eher für „hippe“ Kleinteams, aber nicht für den Enterprise-Einsatz geeignet. Stimmt das? Kann Notion auch auf Unternehmensebene bestehen? Worauf muss man achten?

Frances Odera Matthews: Je größer das Unternehmen, desto wichtiger das Thema Berechtigungen. Man braucht jemanden, der die Berechtigungsstruktur konzipiert und pflegt – ggf. eine eigene Rolle für „Notion-Admin“. Das ist auch bei anderen Tools so (z. B. Salesforce-Administratoren).

Es ist einfach nötig, das gesamte Berechtigungsmanagement und die Datenstrukturen sauber zu pflegen. Das kann definitiv auch für große Unternehmen funktionieren.

Galen Low: Ich habe mich bislang auf Konfiguration, Onboarding, Adoption konzentriert – aber mit wachsender Nutzung ist auch Wartung, Change Management etc. wichtig. Wenn dein maßgeschneiderter Anzug mal beschädigt wird, wirfst du ihn ja auch nicht direkt weg, sondern gehst zum Schneider.

Im Technologiebetrieb verändert sich Arbeit ständig. Und oft lohnt es sich, die Investition zu tätigen und jemanden (intern oder extern, ggf. in Teilzeit) für die Pflege zu benennen. Du hast selbst gesagt, dass du die Adminzeit durch intelligente Nutzung halbiert hast – das gilt nicht nur für PMs, sondern für alle, die mit Daten arbeiten. Es gibt einen klaren Return-on-Investment.

Frances Odera Matthews: Genau. Es ist schon lustig: Firmen investieren sechsstellige Summen in schöne Büros, Kaffeemaschinen oder Kickertische zur „Steigerung der Produktivität“. Dabei verbringen die Teams 1 % ihrer Zeit an der Kaffeemaschine, aber 97 % in Tools und Schnittstellen. Warum nicht in diese zentrale Arbeitsumgebung investieren, damit sie wirklich effizient und ansprechend ist?

Ich selbst bin Designfan und wünsche mir, dass physische und digitale Arbeitsräume stärker verschmelzen – mit QR-Codes, virtuellen Büroräumen in Notion etc. Die hybride Arbeitswelt ist Realität – warum nicht auch die digitalen Tools entsprechend gestalten?

Galen Low: Das ist ein eigenes Thema für eine neue Episode! Ich sehe das genauso: Es wird viel in Büroausstattung investiert, um die Leute anzulocken – aber wie sieht das in der digitalen Infrastruktur aus?

Frances Odera Matthews: Hauptsache, es gibt ein Spreadsheet dazu!

Galen Low: (lacht) Ja! Vielleicht machen wir einfach eine Küche im Spreadsheet-Look ...

Kommen wir noch zu einem weiteren Thema: Wir sprechen heute viel über Notion als Möglichkeits-Tool, Skalierung, Enterprise-Kontext – und da ist auch das Thema KI allgegenwärtig. Notion war eine der ersten mir bekannten Plattformen mit KI-Features. Du sprichst mit vielen Nutzer:innen: Wird Notion AI aktiv produktiv eingesetzt oder ist das noch Experiment?

Frances Odera Matthews: Die beliebteste neue Funktion ist Q&A (Fragen & Antworten) in Notion AI. Sobald die Prozesse ausreichend dokumentiert und die Daten korrekt eingepflegt sind, kann man Notion Abfragen stellen wie: „Woran arbeiten wir diesen Monat?“ – Notion erstellt die Antwort auf Basis der Daten im System. Oder: „Basierend auf den Kundendaten des letzten Jahres – wie würdest du X, Y, Z empfehlen?“

Das Thema „zweites Gehirn“ taucht in der Notion-Community oft auf.

Sehr praktisch ist auch, KI als Datenbank-Property zu nutzen: Für meinen Newsletter The Notion Zeitgeist webclipe ich Inhalte in eine Datenbank und lasse von Notion AI automatisch den Titel mit dem Link verknüpfen, mit Emoji dazu – das spart pro Eintrag 30 Sekunden Handarbeit.

Galen Low: Das ist wirklich nützlich – gerade, wenn man ständig Links formatiert. Auch in meinen E-Mails nimmt das immer Zeit ein.

Frances Odera Matthews: Es gibt übrigens auch Tools wie Magical für repetitive Aufgaben.

Galen Low: Interessant!

Frances Odera Matthews: Zurück zu Notion AI: Jeder manuelle Vorgang – wie „mach daraus eine Tabelle“ oder „strike das Gerede raus“ – kann automatisiert werden. Mein Favorit bleibt aber das effiziente Formatieren.

Galen Low: Gerade bei Aktionspunkten und Sitzungsprotokollen spart das viel Zeit und Nerven. Die Arbeit von Projektmanager:innen sieht häufig chaotischer aus, als sie nach außen wirkt – man muss Ideen erst ordnen, sodass sie für Außenstehende verständlich sind. Genau dabei unterstützt die KI – sie nimmt einem nicht die eigentliche Organisationsleistung ab, aber automatisiert eintönige Arbeitsschritte. Das ist ein echter Effizienzboost.

Auch das Konzept „zweites Gehirn“, wie du beschrieben hast, finde ich spannend. Viele KI-Tools, wie ChatGPT, helfen bei allgemeinen Aufgaben – aber die echte Stärke liegt in der Verknüpfung mit den firmeneigenen Daten. Die Notion Q&A-Funktion macht genau das: Schnelle, datengestützte Antworten. Das ist insbesondere auf Unternehmensebene sehr interessant.

Frances Odera Matthews: Richtig – aber das funktioniert nur, wenn die Prozesse ausreichend dokumentiert sind. Wenn niemand aufgeschrieben hat, wie etwas gemacht wird, kann KI das auch nicht wissen.

Galen Low: Das ist ein guter Punkt – „Die Maschine kann nur lernen, was hinterlegt ist“.

Frances Odera Matthews: Genau.

Galen Low: Das zieht sich wie ein roter Faden durch unser Gespräch: Es braucht Bewusstheit und Struktur. Viele Unternehmen agieren im „Feuerwehr-Modus“ – Chaos wird als produktiv angesehen. Zu einem gewissen Grad stimmt das. Aber irgendwann muss innegehalten werden, um bewusst zu definieren, was gemacht wird. Dokumentation ist eine Investition – sie zahlt sich aus.

Frances Odera Matthews: Und letztlich gibt es einen Preis für Chaos: Hohe Mitarbeiterfluktuation. Niemand möchte dauerhaft im Chaos arbeiten. Ich komme aus dem E-Commerce – dort ist es besonders wild. Ich hatte laufend wechselnde AnsprechpartnerInnen, weil alle nach kurzer Zeit das Unternehmen verlassen haben. Ständig entstehen Rekrutierungskosten und Einarbeitungsaufwand. Wäre von Beginn an Struktur und Klarheit dagewesen, hätte man sich das alles sparen können.

Galen Low: Genau – „Es gibt einen Preis für Chaos“. Frances, vielen Dank für das großartige Gespräch! Ich sehe schon mindestens drei weitere Episoden in einigen Themen, die wir heute nur kurz angerissen haben. Da machen wir sicher noch weiter!

Wo können unsere Hörer:innen mehr über dich erfahren?

Frances Odera Matthews: Ihr findet mich als The Notion Bar auf allen Plattformen – am meisten bin ich auf LinkedIn unterwegs: Frances Odera Matthews. Außerdem gibt es meinen Newsletter The Notion Zeitgeist, in dem ich regelmäßig Updates aus meiner Community teile sowie inspirierende Tipps und News aus der IT- und Notion-Welt kuratiere.

Galen Low: Die Links packe ich in die Shownotes. Nochmals danke für deine Zeit!

Frances Odera Matthews: Danke, Galen – hat mir Spaß gemacht!

Galen Low: Das war's für heute! Wenn ihr Teil der Community mit über tausend Projektmanagement-Champions werden wollt, schaut vorbei auf thedigitalprojectmanager.com/membership. Und wenn euch die Folge gefallen hat, abonniert und bleibt in Kontakt unter thedigitalprojectmanager.com.

Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören!