Wie man einen agilen Sprint plant (mit Alexa Huston von Crema)

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Ben Aston:

Willkommen beim DPM Podcast, wo wir über die Theorie hinausgehen, um Expertenrat für das Projektmanagement digitaler Projekte zu geben. Danke, dass Sie eingeschaltet haben. Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager.

Seien wir ehrlich. Verlassen Sie Ihre Sprint-Planungsmeetings mit einem klar definierten, abgestimmten Backlog einschließlich gut geschätzten Items – sind Sie sich voll und ganz sicher, dass Ihr nächster Sprint exakt nach Plan verlaufen wird? Dachte ich mir.

Obwohl wir alle wissen, dass Sprint-Planung eine gute Idee und entscheidend für den Projekterfolg ist – sie ist schwierig. Es ist schwer sie richtig zu machen, weil wir versuchen, Unklarheiten zu reduzieren, das Team auf eine Linie zu bringen und eine Einigung zu erzielen. Das ist immer eine Herausforderung.

Wie können Sie Ihre Sprints richtig beginnen und genau so planen, wie es nötig ist, damit Ihr Sprint erfolgreich startet und nicht schon wieder ein Fehlstart entsteht, der noch ein weiteres Meeting erfordert? Als PM ist es unsere Aufgabe, das ordentlich zu machen. Aber wie gelingt es? Agile Sprints richtig zu planen ist das Thema der heutigen Folge – hören Sie also weiter zu, um zu erfahren, wie Ihr Sprint bestmöglich loslegt.

Mein heutiger Gast in der Sendung ist Alexa Huston von Crema. Alexa ist ehemalige DPM und arbeitet nun im Bereich „New Business“. Diese Herausforderung kennt sie nur zu gut. Alexa gehört zu unseren PM-Expertinnen an der Digital Project Manager School. Wenn Sie noch mehr von ihr lernen möchten, besuchen Sie unsere Master of Digital Project Management School – dort wird sie auch mitwirken. Gehen Sie zu DPMSchool.com um mehr zu erfahren. Hallo, Alexa.

Alexa Huston:

Hallo, Ben.

Ben Aston:

Willkommen in 2019, unser erstes Gespräch 2019. Was sind deine großen Ziele für 2019, Alexa?

Alexa Huston:

Das ist eine schwere Frage. Eigentlich habe ich das an Silvester aufgeschrieben. Ich bin keine große Freundin von Vorsätzen, weil ich immerzu Ziele setze. Aber 2019 soll für mich das Jahr werden, in dem ich lerne, wie ich mehr entspannen kann. Ich bin eher ein unruhiger Geist und versuche nun, mehr Gelegenheiten zu finden, einen Schritt zurückzutreten, zu meditieren, mehr im Moment zu sein.

Ben Aston:

Und wie oft hast du das in der letzten Woche geschafft?

Alexa Huston:

Das möchte ich nicht öffentlich machen.

Ben Aston:

Verbindlichkeit ist wichtig.

Alexa Huston:

Ja.

Ben Aston:

Mir ist aufgefallen, dass Neujahrsvorsätze aus der Mode und 30-Tage-Challenges im Kommen sind.

Alexa Huston:

Total. Mein Fitnessstudio macht sogar eine 30-Tage-Challenge.

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Das ist auch mein Eindruck. Das wirkt auch weniger überwältigend, wenn man es jeweils pro Monat betrachtet.

Ben Aston:

Monatsweise, ja. Vielleicht kannst du nächsten Monat 30 Tage lang meditieren.

Alexa Huston:

Vielleicht. Könnte sein.

Ben Aston:

Man kann immer ...

Alexa Huston:

Für Januar ist es jetzt zu spät, aber vielleicht im Februar.

Ben Aston:

Viel Erfolg dafür. Ich versuche immer noch, meine eigenen Ziele festzulegen. Ich habe beschlossen, ich möchte, dass sie wirklich passen. Wir sind jetzt eine Woche im neuen Jahr, aber ich möchte mich nicht zu früh auf etwas festlegen, das ich dann nicht halten kann. Aber abgesehen von deinen Zielen, was ist sonst noch neu? Was gibt es bei dir und bei Crema dieses Jahr?

Alexa Huston:

Gute Frage. Crema wächst wie verrückt. Und persönlich gewöhne ich mich gerade daran, erstmals komplett remote zu arbeiten. Unser Team wächst, ich bin Ende 2018 nach Arizona gezogen und durfte glücklicherweise weiter als Teammitglied bei Crema arbeiten. Ich gewöhne mich also ans Remote-Leben, aber alle bei Crema sind sehr unterstützend. Wir haben mittlerweile ein paar weitere verteilte Kollegen. Und so haben wir, zusammen mit denen im HQ in Kansas City, Missouri, ein kleines Remote-Team-Taskforce gebildet.

Wir setzen alles daran, uns weiterhin mit dem Büro verbunden zu fühlen, erkennen, was verbessert und angepasst werden muss und stellen sicher, dass unsere Kultur auch remote funktioniert. Es ist also eine neue Herausforderung für mich, ändert meine Arbeitsdisziplin. Ich dachte immer, ich sei diszipliniert, aber wenn man zu Hause ist, schielt man schon mal auf den Wäscheberg ... und könnte tatsächlich waschen. Ich lerne gerade, wie ich diesen Ablenkungen widerstehen kann.

Ben Aston:

Keine Wäsche mehr.

Alexa Huston:

Genau, keine Wäsche 2019.

Ben Aston:

Welche drei Dinge hat euer Taskforce-Team herausgefunden, die am hilfreichsten waren für alle, die wie ihr den Schritt zum Remote-Team machen oder von co-located zu remote wechseln? Nenne doch drei Dinge, welche euren Effekt oder euer Verbundenheitsgefühl mit dem HQ am meisten beeinflussen?

Alexa Huston:

Gute Frage. Was ich sehr mag – es ist simpel –, ist wöchentlich Zeit für private Gespräche mit KollegInnen einzuplanen, nicht nur für Arbeitsthemen. Ich vermisse einfach die Freundschaften im Büro, mit KollegeInnen, mit denen ich über drei Jahre eng zusammen war. Nun chatte oder telefoniere ich mit ihnen über Slack oder Video, einfach um privat in Kontakt zu bleiben – das gibt mir das Gefühl, zur Familie zu gehören.

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Das ist wichtig: Zeit für den “Wasserspender-Talk” mit alten und neuen Teammitgliedern zu schaffen. Außerdem – etwas, das sehr geholfen hat: Wir nutzen Mural und RealTime Board für unsere Remote-Meetings, quasi ein digitales Whiteboard. Das macht unsere Meetings interaktiver, man kann Haftnotizen erstellen, Dinge gemeinsam sortieren und abstimmen. Das ist super.

Ben Aston:

Mural?

Alexa Huston:

Genau, Mural – M-U-R-A-L –, und RealTime Board. Und der letzte Tipp: Seid bereit, als Remote-Team eine Subkultur zu schaffen, quasi eine Remote-Subkultur. Im HQ haben wir eine tolle Unternehmenskultur, aber das fühlt sich remote schon anders an. Wir als Remote-Team versuchen gerade, uns gezielt als Subkultur zu organisieren, unsere Persönlichkeit einzubringen, eigene Rituale zu finden – auch ohne Büro – die unsere Werte und die von Crema stärken.

Ben Aston:

Ja, ich finde “remote” zu arbeiten ist ein Talent. Besonders dann, wenn man keine direkten Kontakte mehr im Büro hat, wie du es beschrieben hast. Es ist wirklich hilfreich, auch abseits der Arbeit Kontakte zu erhalten. Noch herausfordernder wird es, wenn man remote neue Leute kennenlernt, die man zuvor nie getroffen hat. Wenn alle remote sind, braucht es echtes Talent, um eine Kultur zu stiften.

Alexa Huston:

Das stimmt absolut. Wenn aber alle offen sind zu experimentieren, verschiedene Tools nutzen ... Wir verwenden auch AppearIn als Videoplattform, das funktioniert gut. Ich kann auch aus meinen drei Jahren am Standort profitieren, aber wenn das nicht der Fall ist, ist das für neue Leute sicher nicht so einfach. Wir wachsen übrigens, letzte Woche sind drei neue Leute gestartet – ich habe sie gleich per Slack begrüßt: „Hallo, ich bin Alexa. Ich arbeite mit euch, aber wann wir uns treffen, weiß ich noch nicht. Hier ein bisschen was über mich, erzähl auch du gerne etwas.“

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Lass uns mal quatschen!

Ben Aston:

Klingt gut. Viel Erfolg! Lass uns zum Thema kommen: Sprint-Planungsmeetings. Alexa hat einen sehr ausführlichen Artikel dazu geschrieben, der den Prozess erklärt und Verbesserungen aufzeigt. Wie im Intro gesagt, ich finde es wirklich herausfordernd, Sprint-Planung richtig und effektiv zu machen. Starten wir mal für alle, die den Artikel noch nicht gelesen haben: Was ist Sprint-Planung eigentlich und warum ist sie wichtig?

Alexa Huston:

Das stammt aus der Scrum-Methodik, es ist eines der Zeremonien (=Meetings), die man durchführen sollte. Aber auch außerhalb von Scrum kann es jeder nutzen, sofern man in Sprints arbeitet, also Arbeitspakete mit festen Start- und Endpunkten plant. Hauptsächlich soll die Sprint-Planung die Frage beantworten: „Was können wir im nächsten Sprint liefern, und wie schaffen wir das?“ Das sind zwei sehr wichtige Fragen, an deren Beantwortung meist viele beteiligt sind. Das Meeting ist der Ort dafür. Da gibt es einiges an Vorbereitung – wenn man die vergisst, wird die Planung eher chaotisch als hilfreich.

Wir sprechen darüber, wie man sich vorbereitet und richtig startet, bevor man sagt: „So machen wir das, und so schaffen wir es.“

Ben Aston:

Super. Du schreibst in deinem Artikel, es geht darum, einen Abschnitt Arbeit – z.B. zwei Wochen – klar zu definieren. Wichtig ist dabei das Sprint-Ziel. Am Ende des Sprints soll ein Wert für den Kunden, ein Fortschritt entstehen. Aber gerade am Beginn, wenn man etwas Neues aufbaut und noch keine Routine hat, ist es schwer, ein sinnvolles Ziel zu definieren. Wie schafft man am Anfang ein sinnvolles Sprint-Ziel?

Alexa Huston:

Du hast recht – gerade zu Beginn ist das schwierig, ohne Erfahrungen im Team oder Produkt. Sprint-Planung wird besser, je erfahrener das Team und das Produkt ist. Am Anfang hat man dieses Glück nicht. Ich habe gelernt: Es hilft, ganz ehrlich zu sein. Man kann z. B. gut und schlecht cop spielen, vielleicht mit der Product Ownerin.

Man sollte das Team zwingen, sich auf das Bauchgefühl zu verlassen: Wie viel halten wir realistisch für machbar? Es gibt die, die überpiksen, und die, die zu vorsichtig sind. Ich habe gerade am Start gute Erfahrungen damit gemacht, das kleinste/leichteste und das komplexeste Ticket zu identifizieren und anhand dieser beiden im Gespräch die Absprache Schritt für Schritt abzugleichen. Kann man ein Aufgabenpaket gegen diese beiden Extreme vergleichen? Im Gespräch werden so nach und nach die Grenzen klar.

Und immer wieder das Team fragen: „Seid ihr einverstanden?“ – Gebt Gelegenheit, Bedenken zu äußern. Grade am Anfang fällt das oft schwer, aber dadurch können wichtige Aspekte auftauchen. Also immer fragen: „Fühlt sich das richtig an? Seid ihr dabei? Sollen wir weitermachen?“

Sonst übersieht man vielleicht eine Sichtweise, die die Sprintplanung entscheidend beeinflussen könnte.

Ben Aston:

Ich finde auch, dass es oft Spannungen gibt – die Entwickler motiviert etwas anderes als die Product Owner. Wie schafft man es, dass alle an einem Strang ziehen? Mir gefällt, immer wieder zu fragen: „Geht das in die richtige Richtung?“ Aber wie holt man wirklich Buy-in für das Ziel?

Alexa Huston:

Es gibt ein paar Dinge, die mir geholfen haben: Ein Projektvision-Statement zu entwickeln und für alle gut sichtbar zu machen, am besten dauerhaft. Dann kann jeder auf einen Blick sehen: Dafür machen wir das. Es gibt eben unterschiedliche Motivationen – Entwickler, Designer, PO – aber bei einer klaren Vision gelingt Ausrichtung besser.

Außerdem, als Nicht-Technikerin hilft es, sehr einfach zusammenzufassen, was ich verstanden habe, und in die Runde zu werfen: „Sprechen wir über das? Ist das das Ziel?“ Oft ergibt sich daraus eine Diskussion, falls noch Missverständnisse bestehen. Das hilft sehr, wirklich alle auf einen Nenner zu bringen.

Ben Aston:

Ein großer Teil der Aufgabe ist ja, die Abstimmung und Commitment zu fördern – und das sollte schon in der Vorbereitung beginnen, nicht erst im Meeting selbst. Einzelgespräche vorab sind Gold wert, vor allem bei schwierigen Teammitgliedern: „Im nächsten Sprint denke ich an dieses Ziel – klingt es für dich richtig?“ Das hilft im Meeting viel.

Alexa Huston:

Stimmt. Das Ironische an der Sprint-Planung ist: Sie gelingt nur, wenn man Sprint-Planung vorbereitet! Nimmt euch Zeit, das Backlog zu pflegen, lasst euch vom PO zwei Sprints vorbereiten. Und das ist das Schwerste: Sich wirklich vorbereitet zu fühlen. Einfach ist das nie, wenn jemand behauptet, Sprint-Planung braucht keine Mühe, ist das Quatsch. Es braucht Zeit und die muss man investieren.

Hoffentlich bleibt genug Zeit für PO und PM, gemeinsam mit dem Kunden das Backlog zu pflegen. Dort stehen nicht nur User Stories und Features, sondern auch Bugs, Stakeholder-Feedback, Kundenfeedback – all das gehört dazu. Gibt es keine Zeit für die Vorbereitung, dann reicht das Meeting meist nicht mal, um alles zu besprechen, zu schätzen und wirklich einen Plan zu haben.

Oft geht man dann aus dem Meeting, hat aber kaum etwas geschafft.

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Es kann wirklich knifflig sein.

Ben Aston:

Wie organisiert ihr die Backlog-Pflege während eines laufenden Sprints? Die Stories für das Sprint-Planning sollten ja schon gut vorbereitet, mit Akzeptanzkriterien etc. und geschätzt sein. Aber das Team arbeitet ja am Sprint. Wie klappt das?

Alexa Huston:

Sehr berechtigte Frage. Nach dem Sprint-Planning arbeitet das Team konzentriert an den Aufgaben, aber parallel muss man schon vorbereiten. Hier hilft es, das Team vorher im Meeting darauf vorzubereiten, dass ein wenig Zeit zum Vorbereiten eingeplant wird und die Sprint-Commitments ggf. angepasst werden können. Man kann nicht immer alles gleichzeitig machen, daher liegt es in der Verantwortung von PO und PM, mit Kunde und Stakeholder im Hintergrund das Backlog zu pflegen, während das Team entwickelt, testet usw.

Allerdings sollten kurze Zeitinseln gefunden werden – z. B. nach dem Stand-up morgens kurz 15 Minuten für Fragen –, damit die Teammitglieder schnell informiert werden, aber trotzdem mit der eigentlichen Arbeit weitermachen können. Das erfordert Fingerspitzengefühl, aber im Lauf des Projektes wird man besser darin.

Es ist manchmal sinnvoll, Sprint-Planung so zu planen, dass zwischen Sprint-Ende und Planning noch ein halber Tag Puffer bleibt – z. B. Code-Freeze am Mittwoch, Release am Donnerstag und Planning am Freitagmorgen. Die Sprintdauer wird leicht verkürzt, aber es gibt Zeit, um offene Punkte zu klären. Besonders bei viel Unklarheit ist das hilfreich. Ansonsten ist es schwer, in vier Stunden alles zu klären. Besser also, vorher Puffer für Untersuchungen einbauen.

Alexa Huston:

Gute Idee, das so zu organisieren.

Ben Aston:

Der Nachteil ist, die Sprint-Länge wird kürzer, aber so stellen sich weniger Überraschungen im Planning ein. Gerade bei agilen Projekten denken viele, es sei wenig Planung erforderlich – aber je agiler, desto mehr Planung braucht es, weil die Zyklen so kurz sind. Ohne Planung kann Scrum nicht funktionieren.

Alexa Huston:

Absolut, es ist ein Irrglaube, dass agile wenig Dokumentation und Planung braucht. Selbst wenn die Anforderungen und der Umfang flexibler sind, braucht es ebenso Vorbereitung wie bei anderen Methoden. Man muss den Plan notfalls auch „entplanen“ und anpassen – das ergibt sich aus der Retrospektive. Aber ohne planen geht es nicht.

Ben Aston:

Es ist ein ständiger Prozess. Kein einmaliges Ereignis. Im Meeting selbst wollen wir den Backlog besprechen, das Sprintziel festlegen und Commitment erreichen. Alle Aufgaben müssen plausibel und korrekt geschätzt sein. Schwierig wird’s, wenn zu wenig vorab angeschaut wurde; dann vergehen die Stunden, ohne dass das Sprintziel realistisch planbar ist. Als Notlösung landen Themen oft als Spike im Backlog – also als Zeitbox zum Recherchieren, weil sie nicht klar einzuschätzen sind. Wie kann man das Planning-Meeting beschleunigen?

Damit man nicht in Details steckenbleibt und am Schluss nicht genügend Arbeit für den Sprint hat?

Alexa Huston:

Das ist in der Tat ein häufiges Problem. Was ich empfehlen kann: das Sprint-Planning nicht nur rechtzeitig anzukündigen, sondern alle aufzufordern, vorab Fragen zu klären und Stories zu prüfen. Gerade Entwickler haben oft viele parallele Themen, deshalb ist proaktive Kommunikation wichtig – „Bitte nehmt euch Zeit vor dem Planning!“. Kommt man dann ins Meeting und startet ohne Vorbereitung, vergeht die Zeit nutzlos, was schade ist. Eine zu spät festgelegte Planung führt dann manchmal zu einem weiteren Meeting. Wie ist das bei dir, Ben?

Ben Aston:

Ich habe schon verlängerte oder zusätzlicher Meetings gehabt, oder wir mussten ausnahmsweise einen kurzen Sprint machen, weil das Ziel für zwei Wochen nicht vereinbar war. Aber Hauptsache ist: Planungsschritte nicht überspringen! Wenn wir die Stories einfach reinstellen und denken, das Team macht schon, ist das schlecht. Werden Sprints zu vollgepackt, steigen die Misserfolgs-Erlebnisse und das Team verliert Motivation; erst wenn Plan und Realität zusammenpassen und die Ziele erreicht werden, entwickelt sich positive Dynamik.

Alexa Huston:

Absolut. Und falls jemand aus dem Team besonders aktiv oder kritisch ist, fragen Sie nach, ob diese Person an den Vorbereitungsmeetings teilnimmt, quasi als Vertreter der Entwickler. Bei uns hat das manchmal geholfen, weil dann im Vorfeld mehr Punkte geklärt werden und das Planning-Meeting effizienter wird.

Ben Aston:

Dein Artikel enthält viele weitere Tipps. Lesenswert! Das wichtigste Learning: Planen Sie vor dem Planning-Meeting schon intensiv im Vorfeld. Zwei bis vier Stunden reichen nie, um zwei Wochen Arbeit zu organisieren. Je besser die Vorbereitung, desto erfolgreicher werden die Meetings verlaufen.

Vielen Dank, Alexa, für deine Teilnahme!

Alexa Huston:

Danke, dass ich dabei sein durfte!

Ben Aston:

Alexa ist als DPM-Expertin auch in unserem nächsten Kurs (ab Februar: Mastering Digital Project Management!) dabei. Wenn Sie sich für PM-Training interessieren, informieren Sie sich – ein siebentägiger Intensivkurs, Video-Lektionen, Webinare, Aufgaben und Gruppendiskussionen, Coaching auf Wunsch. Melden Sie sich an, bevor der Kurs voll ist! Und teilen Sie sich gern im Kommentarbereich mit oder besuchen Sie den Ressourcen-Bereich auf digitalprojectmanager.com, dort finden Sie auch das Slack-Team mit spannenden PM-Diskussionen. Abonnieren Sie den Podcast, wenn er Ihnen gefallen hat!

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