Projektbudgets und Rentabilität managen (mit Tomislav Car von Infinum)

Lesen Sie das Transkript:

Wir probieren gerade aus, unsere Podcasts mit einer Software zu transkribieren. Bitte entschuldigen Sie etwaige Tippfehler, da das Programm nicht immer zu 100 % korrekt ist.

Ben Aston:

Willkommen beim DPM Podcast, in dem wir über die Theorie hinausgehen und Tipps sowie Tricks vermitteln, wie man digitale Projekte besser leitet. Schön, dass Sie eingeschaltet haben. Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager. Haben Sie sich schon gefragt, ob Ihre Projekte im Budget liegen und ob Sie das tatsächlich wissen? Sind sie profitabel? Wissen Sie, wie profitabel sie sind, und sind Sie sich sicher, dass sie wirklich profitabel sind? Würde es etwas an Ihrer Planung, Priorisierung und Durchführung von Projekten verändern, wenn Sie genau wüssten, wie der aktuelle Stand ist?

Hören Sie weiter in diesen Podcast, der von Productive gesponsert wird, um zu erfahren, wie Sie eine profitablere Agentur führen und Ihre Projekte im Budget halten können. Heute ist Tom Car mein Gast. Er ist ein 30-jähriger Unternehmer und das Interessante an ihm ist, dass er nie einen "richtigen" Job hatte. Er ist CEO von Infinum, einer unabhängigen Agentur für Softwaredesign und -entwicklung, und von Productive, einem Tool für Agentur-Management. Hallo, Tom.

Tom Car:

Hallo zusammen.

Ben Aston:

Fangen wir doch mal mit dieser interessanten Tatsache an, dass Sie nie einen "richtigen" Job hatten. Wie kommt es, dass Sie bislang nie wirklich "richtig" gearbeitet haben oder zumindest nie einen klassischen Job hatten?

Tom Car:

Ja, das ist ein Witz von mir, dass ich nie einen echten Job hatte, weil ich, als ich die Schule beendet hatte, mit 18 Jahren zusammen mit einem Partner direkt ein eigenes Unternehmen gegründet habe. Ich habe immer für mich selbst gearbeitet und Unternehmen geführt, war also nie wirklich irgendwo angestellt. Daher sage ich das immer. Ich hatte tatsächlich nie einen klassischen Job.

Ben Aston:

Verstehe. Haben Sie Infinum also direkt während Ihrer Studienzeit gegründet, oder wie kam das?

Tom Car:

Ja, genau. Nach dem Abitur waren wir quasi Kinder, haben programmiert und wollten mehr machen. Wir wollten ein Unternehmen gründen. Gleichzeitig begannen wir mit dem Studium, hatten gute Ideen und Gelegenheiten und so starteten wir die Firma. In den ersten fünf oder sechs Jahren waren wir zu zweit und führten das Geschäft neben dem Informatikstudium in Teilzeit.

Das lief die ersten sechs Jahre echt gut. Man stellt sich vor: Man ist Student, verdient mit einem Nebenprojekt Geld. Es war in gewisser Weise das einfachste Geld, das ich je verdient habe. Später wurde es dann schwieriger: Angestellte einstellen, die Firma ausbauen, all diese organisatorischen Dinge. Anfangs waren wir nur zu zweit und arbeiteten bei meinem Partner, Matej, in der Küche. In den USA gibt es die Garage-Startups, bei uns war es die Küche. Dann wuchsen wir, haben Leute eingestellt und heute hat Infinum über 200 Mitarbeiter oder so.

Ben Aston:

Cool. Ist Infinum also noch immer die gleiche Firma, die Sie damals an der Uni gegründet haben?

Tom Car:

Ja, genau die gleiche Firma.

Ben Aston:

Super. Und diese 200 Leute sind auf Kroatien und die USA verteilt, richtig?

Tom Car:

Ja, die meisten unserer Kunden sind in den USA, die meisten Teammitglieder aber in Kroatien. Aber inzwischen ist es viel verteilter: Nicht nur Kroatien, sondern in ganz Europa und den USA. Digital kann man ja heutzutage von überall aus arbeiten – und so machen wir das auch.

Ben Aston:

Erzählen Sie mir mal: Wie lief der Wandel von einem Zwei-Personen-Unternehmen hin zu 200 Mitarbeitern? Welche Herausforderungen gibt es und wie unterscheiden sie sich von damals, als ihr vielleicht 10 oder 20 Leute wart?

Tom Car:

Der Hauptunterschied ist: Wenn man klein ist, etwa fünf Leute, ist man total in die Projekte involviert und macht Kundenarbeit – entwickelt oder designt direkt für Kunden. Doch mit Wachstum entwickelt man sich in eine Managementrolle; zunächst Projektmanagement, dann Teamleitung oder etwas dazwischen. Man designt die eigene Firma. Bei circa 10 Mitarbeitern verändert man meist einiges. Umstrukturierung, Prozesse, Organisation. Dann gibt es wieder Wachstumsstufen, z.B. bei 30 Leuten – wieder Veränderungen.

Bei 80 Leuten mussten wir Hierarchien und Prozesse einführen. Das blieb dann eine Zeit lang stabil. Auch bei 200 sind wir noch ähnlich organisiert wie bei 80, aber Feinheiten ändern sich je nach Setup und Firmenstruktur. Das Wichtigste: Je größer die Firma, desto weniger kennen sich die Leute persönlich, daher ist interne Kommunikation enorm wichtig. Man muss mehr formalisieren. Wenn man es gut macht, bleibt die ursprüngliche Unternehmenskultur trotzdem erhalten – auch mit 200 Leuten.

Ben Aston:

Und bei dieser Entwicklung – woher nehmen Sie Inspiration, von wem lernen Sie, während Sie vom Zwei- zum 200-Personen-Unternehmen gewachsen sind?

Tom Car:

Hauptsächlich von Twitter. Über die Jahre habe ich eine sehr kuratierte Liste an Menschen, Unternehmen, Marken, usw. aufgebaut, denen ich folge. Jedes Mal, wenn ich Twitter öffne, finde ich nichts Langweiliges, sondern genau die Infos, die mich interessieren: eine Mischung aus Agenturwelt, Startups, Tech-Brands usw. Ich lasse mich also von ganz unterschiedlichen Tech-Unternehmen inspirieren.

Ben Aston:

Gibt es etwas, woran Sie dieses Jahr besonders für Ihre Agentur oder für sich selbst arbeiten? Wo wollen Sie sich verbessern?

Tom Car:

Ja, für mich persönlich – was aber auch stark mit dem Geschäft verwoben ist – bin ich sehr auf Produktivität fokussiert, speziell meine persönliche Produktivität. Themen wie E-Mails, Aufgaben – es ist wichtig, Ordnung zu haben. Ich z.B. werde unruhig, wenn ich mehr als 20 Mails im Posteingang habe. Daher ist das eines meiner wichtigsten Themen.

Ben Aston:

Was ist Ihr System?

Tom Car:

Eine Kombination: Die gesamte Aufgabenliste läuft in Productive – so verschwindet dieses „Rauschen“ aus meinem Mailfach. Productive hat ein eigenes Postfach, es ist im Prinzip ein Zero-Inbox-System. Sonst arbeite ich mit den vier Ds: E-Mail löschen, delegieren, sofort erledigen oder auf später verschieben (defer). Wichtig ist, dass man Entscheidungen trifft, statt Mails ewig liegen zu lassen. Auch delegiere ich inzwischen deutlich mehr Aufgaben, was mich sehr entlastet.

Ben Aston:

Ihr Tool Productive ist ja ein vollständiges Workflow-Tool. Wie kam es dazu? Eure Agentur war kein Produktunternehmen – wieso habt ihr ein eigenes Tool entwickelt?

Tom Car:

Damals war die erste Version von Productive nur für uns gedacht. Es gab zwar Zeiterfassungs-Tools, aber wir wollten was Eigenes ausprobieren. Also haben wir am Wochenende ein einfaches Tool gebaut. Später stellte ich fest, dass die Projekte nicht profitabel liefen, also berechnete ich alles mit Excel – Kosten, Stunden und Umsatz. Besonders bei Festpreis-Projekten ist es oft unklar, wo man profitabel ist. Daher entschieden wir, ein System zu bauen, mit dem wir jederzeit den Überblick haben. Die erste Version war: Zeit erfassen und sofort sehen, ob und wie viel Profit gemacht wird. Zu Beginn eines Projekts steht man auf 100 % Profit (bei Festpreis), doch mit gebuchter Zeit schrumpft die Marge, bis sie rot wird, wenn man das Budget überzieht.

Als wir das einführten, hatten wir nach Rückerfassung einiger Monate: alles rot. Unsere Projekte waren kaum oder gar nicht profitabel. Aber allein durch die Tatsache, dass wir es jeden Tag sahen, verbesserte sich das sofort; die Aufmerksam­keit darauf half enorm.

Ben Aston:

Heute kann Productive weit mehr als Zeiterfassung und Schätzung. Was hat das Tool aktuell an Funktionen?

Tom Car:

Nach und nach haben wir das Tool erweitert. Wir zeigten es anderen Agenturen, die aber oft sagten: “Toll, aber ich brauche noch ein weiteres Tool für X und eins für Y.” Die wollten alles an einem Ort – nicht nur um Kosten zu sparen, sondern, weil die Daten sonst in Silos lagern und man sie nur via Excel kombinieren kann. Daraus entstand die Vision von Productive als Komplettlösung für Agenturen: Projektmanagement, Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Rentabilität und CRM – alles an einem Ort.

Ben Aston:

Was sind die typischen Agentur-Kunden für Productive? Welcher Typ/Kundengröße findet das Tool am hilfreichsten?

Tom Car:

Unsere Kunden sind meist Agenturen mit 10 bis 100 Mitarbeitern. Es gibt größere und kleinere, aber das ist die Hauptgruppe. Die kleineren konzentrieren sich eher auf das Tagesgeschäft, die größeren auf Berichte, Prognosen und Kennzahlen. Unsere besten Kunden sind Agenturen, die nicht nur ihre Arbeit abarbeiten, sondern ihr Geschäft weiterentwickeln und verbessern wollen. Productive hilft auch, das Leben einfacher und die Ziele erreichbar zu machen.

Ben Aston:

Was steht auf der Roadmap für Productive? Gibt es Rechnungsstellung inklusive — und wohin entwickelt sich das Produkt?

Tom Car:

Ja, Rechnungsstellung ist enthalten. Es gibt ein eigenständiges Rechnungsmodul sowie Integrationen etwa für QuickBooks oder Xero. Man kann also mit Productive Rechnungen schreiben und die Daten direkt an die Buchhaltungssoftware exportieren, wo der Steuerberater den Rest macht.

Unser Schwerpunkt für die kommenden Quartale ist größere Flexibilität: Ein neues Feature sind Custom Fields (benutzerdefinierte Felder), sodass User zum Beispiel ein eigenes Feld an ein Budget oder Projekt anfügen können. Custom Fields ist in der Beta und basierend darauf kommt nun auch benutzerdefiniertes Reporting. Daran arbeiten wir gerade.

Prognose (Forecasting) ist für uns dieses Jahr ein großes Thema: Bisher sieht man, wie profitabel ein abgeschlossenes Projekt war, künftig sieht man auch, wie profitabel es in der Zukunft wäre – falls man das Team und das Projekt bereits vorplant. So weiß man genau, wie hoch der Gewinn am Projektende sein wird. Das ist für alle Nutzer ein entscheidender Vorteil.

Ben Aston:

Das leitet über zu künstlicher Intelligenz und die Zukunft des Projektmanagements. Gartner etwa prognostiziert, dass 80 % der Tätigkeiten von Projektmanagern bald durch KI erledigt werden. Wie sehen Sie diese Entwicklung und wie plant Ihr Team, KI zu integrieren?

Tom Car:

Ganz ehrlich: Ich glaube nicht an diese Gartner-Prognosen. Es ist ihr Geschäftsmodell, große Behauptungen aufzustellen. Wer auch nur eine Woche Projektmanagement gemacht hat, weiß, dass man nicht so leicht von Computern ersetzt werden kann. Die Bereiche, die wir durch Automatisierung ersetzen möchten, sind Excel-Kalkulationen, Zahlen jonglieren – alles, was Maschinen gut können. Das gibt PMs mehr Zeit für Kommunikation, Entscheidungsfindung, Kundengespräche und Teamführung – also dort, wo eine Maschine keinen Menschen ersetzen kann.

Deshalb halte ich die Vorhersage von Gartner für unrealistisch: Die menschliche Komponente kann durch KI noch lange nicht ersetzt werden. Was wir aber machen: Wir eliminieren den Zahlenspagat – und Productive warnt, wenn Budgets überschritten werden. So bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche: Projekte realisieren, Kunden begeistern, Kampagnen entwickeln …

Ben Aston:

Lassen Sie uns über Agenturprofitabilität sprechen – das war ja Ihr Ausgangspunkt. Was hat sich für Sie geändert, nachdem Sie gemerkt haben: Alle Projekte gehen über Budget, die Rentabilität passt nicht? Wie misst man Agency-Profitabilität eigentlich richtig?

Tom Car:

Profitabilität rechnet sich klassisch: Umsatz minus Kosten = Gewinn. Meistens wissen Agenturen die Rentabilität aber erst am Monats-, Quartals- oder Jahresende. Man fragt den Steuerberater und der erstellt die Gewinn- und Verlustrechnung. Wir haben das geändert und zeigen die Profitabilität laufend an – wie ich vorhin erklärt habe mit Festpreis-Basis: Man startet mit dem vorhandenen Geld und steuert laufend, um die gewünschte Marge zu erreichen. Typische Marge in Agenturen: 20–35 %, mit Glück bis zu 40 %.

Ben Aston:

Das ist meiner Erfahrung nach viel – viele Agenturen erreichen das nicht.

Tom Car:

Kommt auf den Typ an: Software-Agenturen schaffen mehr, Werbeagenturen teils weniger. Wichtig ist, nahe an diese Zahl heranzukommen und zu wissen, wie man steuern kann. Das Problem ist: Aufwand und Schätzungen sind ungenau. Der Kunde fragt "Was kostet das?" und man nennt eine Zahl. Ausführliche Schätzungen macht kaum jemand im Sales-Prozess, weil die Zeit fehlt – also ein permanentes Optimierungsspiel.

Ben Aston:

Profitabilität ist ein wichtiger Wert, aber wie kalkuliert Productive die Kosten pro Person – also inklusive Gehälter, Büroräume, Sozialleistungen usw.? Ist das granular oder eher auf höherer Ebene?

Tom Car:

Wir bieten ein eigenes Modul „Kosten/Overhead“ in Productive, das genau diese Dinge abbildet. Nicht nur Gehälter, sondern alles andere wie Gebäude, Computer, Autos, Geschäftsreisen, Abendessen usw. Alle, die nicht direkt fakturieren können (z.B. ich, Vertrieb), sind Overhead. Ziel ist, diese Kosten zu verteilen: Die Overhead-Kosten werden proportional auf alle wirklich abrechenbaren Stunden aufgeschlagen, sodass ein realistischer Stundensatz entsteht – und Productive macht das automatisch. Dazu werden auch interne Stunden wie Vertrieb, HR oder Administration getrackt und ins Gesamtkostenmodell einberechnet – das ergibt die präzisesten Rentabilitätskennzahlen.

Ben Aston:

Profitabilität ist wichtig, aber was sind weitere Kennzahlen für die Gesundheit Ihrer Agentur?

Tom Car:

Es gibt viele Daten, wenn man alle Werte zentral hat. Kennzahl "Auslastung" (Utilization) ist zentral: Wie viel Prozent der Zeit arbeiten die Leute für Kundenprojekte gegenüber interner Arbeit? Ist sie zu niedrig, verdient man zu wenig. Ist sie zu hoch, investiert man nicht in das eigene Team (kein Wissensaufbau, kein Wachstum).

Ben Aston:

Haben Sie eine Zielgröße für die Auslastung Ihrer Mitarbeiter?

Tom Car:

75–80 % sind ein guter Schnitt. Manche sind zeitweise sogar bei 100 %, dann machen sie wieder interne Aufgaben oder Entwicklung. Noch wichtiger ist aber "zukünftige Auslastung" – Availability. Es ist schwer, die Zukunft zu prognostizieren, aber wichtig: Kommt ein Projekt weg, stehen Leute ohne Aufgaben da. Es ist kein guter Stil, dann die Leute zu entlassen – denn gute Talente sind rar. Mit Productive sieht man diese Zahlen und kann vorausschauend verkaufen oder Personal einstellen.

Ben Aston:

Kommen wir zum Thema Budgetverwaltung und Projektprofitabilität. Nachdem Sie Produktive eingeführt hatten und feststellten, dass Projekte über dem Budget lagen: Was waren die Gründe dafür und wie kann man das verhindern?

Tom Car:

Scope Creep ist einer der Hauptgründe. Als PM ist man oft in der Lage, den Kunden glücklich machen zu wollen – und sagt zu allem Ja. Das ist verständlich, aber fatal. Wenn man aber weiß, wie viel Budget noch übrig ist, kann man damit umgehen, dem Kunden die Situation schildern und gemeinsam entscheiden.

Die Kunden wissen meist selbst, dass sie Scope Creep verursachen. Transparente Kommunikation verbessert da viel. Rückblick betont Lernprozesse – wer Projekte analysiert, erkennt Muster und kann in Zukunft besser schätzen und scope definieren. Auch PM-Kollegen können voneinander im Tool lernen.

Ben Aston:

Wie verhindern Sie Scope Creep gezielt?

Tom Car:

Der wichtigste Schritt ist ein klar definierter Scope zu Beginn, so schwierig das ist. Häufig erstellen Agenturen eine schnelle Schätzung, der Kunde sagt Ja, doch dann beginnt das Projekt mit wenig Wissen. Mein Rat: Auch nachdem der Kunde schon Ja gesagt hat, nochmals detailliert scopen und dem Kunden vorlegen. Ein zweiter, ausführlicher Durchgang verbessert später die Budgetkontrolle.

Ben Aston:

Ich halte das für wichtig: Erst eine Grobschätzung, dann eine Feinschätzung/Budget-Schätzung und zuletzt eine sehr detaillierte Leistungsbeschreibung (Statement of Work), um nichts Wichtiges zu vergessen. Das lohnt den Aufwand und führt zu besseren Ergebnissen.

Tom Car:

Genau, man lernt im Prozess laufend dazu und schärft den Scope gemeinsam mit dem Kunden. Es ist dynamisch und investiert wird zu je passenden Zeitpunkten.

Ben Aston:

Super. Tom, vielen Dank für das Gespräch. Es war großartig, Sie hier zu haben.

Tom Car:

Sehr gerne. Danke Ihnen.

Ben Aston:

Und wie sieht es bei Ihnen aus? Halten Sie Ihre Projekte im Budget? Wie profitabel sind sie? Haben Sie Productive ausprobiert? Kommentieren Sie gerne diesen Beitrag und besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com, um unserem Slack-Team beizutreten. Dort gibt es viele interessante Diskussionen zu Projektmanagement und Profitabilität. Kommen Sie dazu! Wenn Ihnen der Podcast gefallen hat, freuen wir uns über ein Abo und eine ehrliche Bewertung – Lob oder Kritik, beides hilft uns weiter. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören!