Workflow-Prozessabbildung: Leitfaden mit Beispielen

Sie erstellen Diagramme, die jeden Schritt eines Prozesses sowie die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen ihnen abbilden, sodass jeder versteht, wie Arbeit erledigt wird. Diese Methode wird häufig in der Fertigungsindustrie, im Gesundheitswesen, in der Finanzbranche und in der Informationstechnologie eingesetzt, um nur einige Branchen zu nennen.

Warum Workflow-Prozessabbildung verwenden?

Workflow-Prozessabbildung ist wichtig, weil sie eine klare Visualisierung von Workflows ermöglicht, durch die sich Engpässe und Ineffizienzen im Prozess leicht erkennen lassen, Ihre Abläufe vereinfacht und eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsweise Ihres Teams unterstützt.

Hier sind einige weitere Vorteile der Prozessabbildung: 

• Verbessert die Übersichtlichkeit für bessere Entscheidungsfindung und Problemlösung
• Hilft dabei, Kosten zu senken
• Erleichtert das Verständnis und die Kommunikation des Prozesses an Teammitglieder und Stakeholder
• Ermutigt Teams dazu, ihre Workflows regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren

Arten der Workflow-Prozessabbildung

Dies sind einige der wichtigsten Arten von Prozesskarten, die Sie für diesen Prozess verwenden können.

• Flussdiagramme: Flussdiagramme werden mit einfachen Formen und Pfeilen erstellt, die die Schritte eines grundlegenden Prozesses und deren Beziehungen darstellen. Ein grundlegendes Flussdiagramm ist leicht zu erstellen und zu verstehen, daher eignet es sich besonders für einfache Workflows.
• Übersichtskarten: Übersichtliche Prozesskarten werden in den Anfangsphasen der Prozessabbildung verwendet, um einen Gesamtüberblick über den Workflow zu erhalten. Sie konzentrieren sich auf die wichtigsten Schritte und Beteiligten, sodass Sie das große Ganze sehen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen können.
• Detaillierte Prozesskarten: Detaillierte Prozesskarten bieten einen tieferen Einblick in den Prozess und enthalten Eingaben, Ausgaben und Entscheidungswege. Dadurch eignen sie sich besonders für komplexe Prozesse und zur Identifizierung spezifischer Verbesserungsbereiche und möglicher Lösungen.
• Swimlane-Diagramme: Swimlane-Diagramme oder -Karten teilen Prozesse in Bahnen auf, die jeweils ein anderes Team oder eine andere Abteilung darstellen. Das klärt Rollen und Verantwortlichkeiten und erleichtert das Erkennen von Übergaben und potenziellen Engpässen. Sie sind besonders hilfreich, wenn mehrere Teams oder Abteilungen beteiligt sind.
• Wertstromdiagramme: Wertstromdiagramme bieten einen detaillierten Einblick in einen Prozess und konzentrieren sich auf den Fluss von Materialien und Informationen. Sie sind häufig in der Fertigung, im Lieferkettenmanagement und in Autowerkstätten im Einsatz und helfen, Verschwendung zu erkennen und zu beseitigen. Automotive-Projektmanagement-Software kann hierbei ebenfalls hilfreich sein.
• SIPOC-Diagramme: Ein SIPOC-Diagramm konzentriert sich auf Lieferanten (Suppliers), Eingaben (Inputs), den Prozess, Ausgaben (Outputs) und Kunden (Customers). Sie sind hilfreich, um die Schlüsselelemente eines Prozesses zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und werden häufig in den frühen Phasen der Workflow-Abbildung eingesetzt, um einen breiten Überblick über den Ablauf zu erhalten.

Symbole in der Workflow-Prozessabbildung

Hier finden Sie einige der gebräuchlichen Symbole, die Sie bei der Workflow-Prozessabbildung verwenden werden:

• Terminator: Dieses Symbol stellt den Beginn oder das Ende eines Prozesses dar. Es hat typischerweise eine ovale Form. 
• Prozessschritt: Dies stellt einen einzelnen Schritt oder eine Aufgabe dar, die im Prozess erledigt werden muss, und ist für gewöhnlich ein Rechteck.
• Fluss: Das Fluss-Symbol stellt die Richtung des Prozesses dar. Es wird als Pfeil dargestellt.
• Entscheidung: Das Entscheidungssymbol steht für einen Punkt im Prozess, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss. Es ist für gewöhnlich eine Raute.
• Verzögerung: Dieses Symbol zeigt eine Pause oder Verzögerung im Prozess an. Es ist als halbes Oval dargestellt.
• Dokument: Das Dokumentsymbol repräsentiert ein Dokument oder Informationsstück, das im Prozess verwendet oder erstellt wird. Es wird als Rechteck mit einer welligen Unterkante dargestellt.
• Manuelle Eingabe: Dieses Symbol zeigt einen Schritt an, der menschliches Eingreifen erfordert, und wird als Parallelogramm dargestellt.
• Teilprozess: Dieses Symbol steht für einen kleineren Prozess innerhalb des größeren Workflows. Es wird für gewöhnlich als Rechteck mit doppeltem Rahmen dargestellt.

Wie man ein Workflow-Prozessmapping durchführt

Hier sind die Schritte, um die Workflows Ihres Unternehmens korrekt zu erstellen und zu verwalten.

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1. Den zu kartierenden Prozess identifizieren

Bevor Sie einen Workflow erstellen, identifizieren Sie kritische Prozesse, solche mit Verbesserungspotenzial und bestimmen Sie, wo die Abgrenzungen zwischen Prozessen liegen. Das erleichtert das Mapping und die Analyse.

Beginnen Sie damit, die Ziele und Vorgaben Ihres Unternehmens zu überprüfen. Berücksichtigen Sie Prozesse, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und einen wesentlichen Einfluss auf die Leistung haben. Beziehen Sie bestehende Prozesse ein, die derzeit Probleme oder Ineffizienzen aufweisen.

2. Einen Prozesseigentümer bestimmen

Bestimmen Sie eine Person als Prozesseigentümer, die das Mapping überwacht, die erfolgreiche Umsetzung sicherstellt, direkt in das Tagesgeschäft eingebunden ist und die Befugnis hat, Entscheidungen zu treffen und Veränderungen voranzutreiben.  

Diese Person stellt außerdem die notwendigen Ressourcen und die erforderliche Unterstützung bereit, dient als Hauptansprechpartner für Fragen oder Anliegen und sorgt dafür, dass das Mapping mit den übergeordneten Zielen und Vorgaben im Einklang steht.

3. Alle Aktivitäten, Eingaben und Ausgaben auflisten

Listen Sie alle Aktivitäten, Eingaben und Ausgaben auf, die mit dem Prozess verbunden sind, zerlegen Sie den Prozess in einzelne Komponenten und dokumentieren Sie jeden Schritt im Detail. Sie sollten auch die Abhängigkeiten zwischen den Prozessschritten und die Anforderungen auflisten, die an jedem Schritt erfüllt sein müssen, bevor der Prozess in die nächste Phase übergehen kann.

4. Die Schritte in Reihenfolge bringen

Bringen Sie die Schritte in die richtige Reihenfolge. Ordnen Sie die Aktivitäten in einer logischen Reihenfolge an, um den tatsächlichen Ablauf des Prozesses oder eine natürliche Abfolge widerzuspiegeln, die einen reibungslosen, logischen Ablauf schafft. In diesem Stadium könnten Ihnen zusätzliche Abhängigkeiten auffallen, die Sie zuvor übersehen haben – notieren Sie diese ebenfalls. 

5. Ein Flussdiagramm erstellen

Erstellen Sie ein Flussdiagramm (Sie können dazu einen KI-basierten Flussdiagramm-Generator verwenden, um Zeit zu sparen), sodass Sie den gesamten Prozess visualisieren können. Das ermöglicht ein leichteres Verständnis und Analyse und erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den anderen beteiligten Personen. 

Achten Sie darauf, geeignete Flussdiagramm-Symbole auszuwählen, um die verschiedenen Elemente des Prozesses darzustellen, und ordnen Sie die Symbole in der richtigen Abfolge an, damit die Reihenfolge von Aktivitäten und Entscheidungspunkten klar ersichtlich ist.

Für Workflows mit mehreren Entscheidungszweigen empfiehlt es sich, ein Entscheidungsflussdiagramm zu verwenden, um bedingte Abläufe und nachgelagerte Ergebnisse klar darzustellen.

6. Den Workflow mit Software dokumentieren

Dokumentieren Sie den Workflow mit Hilfe von Workflow-Management-Software oder Werkzeugen zur Erstellung von Ablaufdiagrammen. Die meisten Tools bieten Vorlagen, intuitive Benutzeroberflächen und alle Symbole, die Sie für detaillierte und professionelle Workflow-Diagramme benötigen. Ich empfehle auch daher Software zu verwenden, weil sie die Aktualisierung und Anpassung der Workflows bei Änderungen deutlich erleichtert.

Beginnen Sie damit, die Prozessinformationen in das Tool einzugeben. Einer der Vorteile von Workflow-Management-Software ist, dass Sie ein digitales Abbild Ihres Flussdiagramms erstellen und alle Aktivitäten, Entscheidungspunkte, Eingaben und Ausgaben integrieren können.

7. Den Prozess teilen

Identifizieren Sie die wichtigsten Interessengruppen, die über den abgebildeten Prozess informiert werden müssen, und wählen Sie die am besten geeignete Methode, um den Prozess zu teilen. Dazu können Präsentationen, Meetings, Workshops oder digitale Plattformen wie E-Mail oder Kollaborationswerkzeuge gehören.

Stellen Sie Veränderungen oder Verbesserungen heraus, die vorgenommen wurden, und heben Sie die Vorteile des neuen Prozesses hervor. Sie sollten außerdem Feedback und Fragen ermutigen, damit die Beteiligten den Prozess vollständig verstehen und sich aktiv an der Prozessabbildung beteiligen.

Beispiele für die Workflow-Prozessabbildung

Diese Beispiele für die Abbildung von Geschäftsprozessen zeigen, wie sie Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen.

Vertriebsprozess

So könnte Ihre Workflow-Karte für einen potenziellen Vertriebsprozess aussehen:

• Das Vertriebsteam identifiziert potenzielle Kunden über verschiedene Kanäle.
  • Die Eingaben: Marketingmaterialien, Kontaktdaten und Daten aus Leadgenerierungstools.
  • Die Ergebnisse: Eine Liste mit potenziellen Leads, die für den nächsten Schritt im Vertriebsprozess bereit sind.
• Das Vertriebsteam bewertet die Leads, um deren Potenzial zu bestimmen und sie zu priorisieren.
  •  Die Eingaben: Die Leadliste und die Qualifikationskriterien. 
  • Die Ergebnisse: Eine Liste qualifizierter Leads, die für die Nachverfolgung bereit sind.  
• Das Vertriebsteam nimmt Kontakt zu den qualifizierten Leads auf und führt sie durch die Vertriebspipeline.
  • Die Eingaben: Die Liste qualifizierter Leads, Vertriebsmaterialien und Angebote. 
  • Die Ergebnisse: Unterzeichnete Verträge und neue Kunden. 

Beschaffungsprozess

So könnte Ihre Workflow-Karte für einen potenziellen Beschaffungsprozess aussehen:

• Eine Abteilung stellt einen Bedarf an Materialien fest. 
• Das Beschaffungsteam prüft Lagerbestände, Produktionspläne und Verkaufsprognosen, um die benötigte Menge und Art der Materialien zu bestimmen.
  • Die Eingaben: Lagerdaten, Produktionspläne und Verkaufsprognosen. 
  • Die Ergebnisse: Ein Einkaufsantrag.
• Das Beschaffungsteam bewertet potenzielle Lieferanten anhand von Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit und Zuverlässigkeit.
  • Die Eingaben: Der Einkaufsantrag, Lieferanteninformationen und Bewertungskriterien. 
  • Die Ergebnisse: Ein ausgewählter Lieferant und eine Bestellung.  
• Eine Bestellung wird aufgegeben.
• Die Materialien werden empfangen.

Werkzeuge für die Workflow-Prozessabbildung

Hier sind einige Softwaretools, die Sie bei der Abbildung Ihrer Workflow-Prozesse verwenden können:

• Workflow-Diagrammsoftware ermöglicht Ihnen die Erstellung visueller Karten Ihrer Prozesse. Dadurch lassen sich Ineffizienzen leichter erkennen, Zuständigkeiten klarstellen und die Arbeit reibungslos organisieren.
• Workflow-Management-Software hilft Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu zentralisieren und zu automatisieren, um verspätete Aufgaben, Kommunikationsprobleme und Ineffizienzen zu reduzieren und sich auf die wichtigen Arbeiten zu konzentrieren.
• Automatisierungstools für Arbeitsabläufe ermöglichen Ihnen die Automatisierung von wiederholenden und manuellen Tätigkeiten. So verwalten Sie Ihre Projekte leichter und müssen weniger Zeit und Energie für sich wiederholende Aufgaben und Geschäftsprozesse aufwenden.

Tipps für die Workflow-Prozessabbildung

Hier sind einige zusätzliche Tipps für die Workflow-Prozessabbildung.

1. Beteiligen Sie die Stakeholder

Beteiligen Sie die Stakeholder von Anfang an, um alle relevanten Perspektiven zu erfassen und ein umfassendes Verständnis des Prozesses zu gewinnen. Dies erhöht die Akzeptanz, die Unterstützung für die Kartierungsübung sowie die Erfolgschancen.

Wenn Sie beispielsweise einen Lieferkettenprozess abbilden, beziehen Sie Teammitglieder aus Beschaffung, Produktion und Logistik ein. Führen Sie Workshops oder Brainstorming-Sitzungen durch, um offene Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Denken Sie daran, sie auch während der Implementierungs- und Überprüfungsphasen weiterhin einzubinden und regelmäßig Updates zu geben.

2. Halten Sie es einfach

Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aktivitäten, Eingaben, Ausgaben und Entscheidungspunkte, die den Prozess definieren. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache für jede Komponente und vermeiden Sie Fachjargon oder technische Projektmanagementbegriffe, die Stakeholder verwirren könnten.

Erstellen Sie ein Projektmanagement-Flussdiagramm, nutzen Sie Standardsymbole und vermeiden Sie, das Diagramm mit zu vielen Informationen zu überladen. Achten Sie darauf, das Flussdiagramm übersichtlich und klar zu halten – verwenden Sie ausreichende Abstände und vermeiden Sie überlappende Linien oder Symbole. So wird es für alle Beteiligten einfacher, den Prozess zu verstehen und zu steuern.  

3. Kontinuierlich überprüfen und verbessern

Überprüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe regelmäßig, um sie aktuell und relevant zu halten. Prozesse können sich im Laufe der Zeit durch neue Technologien, Marktbedingungen oder organisatorische Veränderungen ändern.

Regelmäßige Überprüfungen helfen Ihnen, Abweichungen oder Änderungen zu erkennen, die adressiert werden müssen. Holen Sie beim Überprüfungsprozess regelmäßig Feedback vom Team ein. 

4. Verwenden Sie Beispiele aus der Praxis

Wenn Sie Ihren Prozess durchgehen, verwenden Sie ein konkretes Beispiel aus Ihrer Arbeitswelt. Das gibt einen praktischen Kontext und hilft den Stakeholdern, sich in den Prozess hineinzuversetzen. Beispiele können auch den Effekt von Verbesserungen deutlich machen.

Wenn Sie beispielsweise einen Kundenservice-Prozess abbilden, nehmen Sie ein realitätsnahes Szenario, in dem ein Kunde Ihr Unternehmen mit einem Anliegen kontaktiert. Gehen Sie den Prozess Schritt für Schritt durch und zeigen Sie, wie das Anliegen erfasst, diagnostiziert und gelöst wird. 

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