Der unverzichtbare Leitfaden zum Management von Projektportfolios (PPM)
Lerne zu jonglieren: PPM hilft Projektmanager:innen, komplexe Projekte zu koordinieren, die Priorisierung und Reihenfolge zu optimieren und maximale Rendite zu erzielen, indem Projekte strategisch ausgewählt und umgesetzt werden.
Das PPM-Bilderpuzzle: PPM schlägt die Brücke zwischen Strategie und Umsetzung, sodass Ihre Organisation Projekte effektiv priorisieren und durchführen kann, die Ihre Geschäftsziele und strategischen Vorgaben am besten unterstützen.
PMO: Die Workflow-Zauberer: Das Project Management Office (PMO) setzt einheitliche Arbeitsabläufe und Standards um, wodurch Projektmanager:innen die Ordnung über das gesamte Projektportfolio hinweg aufrechterhalten können.
Projektportfoliomanagement (PPM) beschreibt, wie Projektmanager das oft verwirrende Geflecht aus miteinander verbundenen, voneinander abhängigen und vernetzten Projekten bändigen.
PPM berücksichtigt das große Ganze vergangener, gegenwärtiger und zukünftiger Projekte und berechnet deren optimale Priorisierung und Abfolge, um die Kapitalrendite (ROI) einer Organisation zu maximieren.
In diesem PPM-Leitfaden erkläre ich alles, was Sie wissen müssen, um mit PPM zu beginnen und wie Sie PPM erfolgreich implementieren, um Ihre Projekte zu verbessern.
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PPM wird am besten mithilfe von PPM-Tools oder Enterprise-Projektportfoliomanagement-Software durchgeführt, je nach Größe und Bedarf Ihres Unternehmens.
Was ist Projektportfoliomanagement?
Projektportfoliomanagement bezeichnet die zentrale Steuerung eines oder mehrerer Projekte zur Erreichung strategischer Ziele. Es ist ein Weg, die Kluft zwischen Strategie und Umsetzung zu überbrücken, indem sichergestellt wird, dass eine Organisation Projekte erfolgreich auswählt, priorisiert und durchführt.
Hier ist der Hauptunterschied zwischen Projektmanagement und Portfoliomanagement:
- Projektmanagement beinhaltet die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die festgelegten Anforderungen in Einzelprojekten zu erfüllen
- PPM konzentriert sich darauf, auszuwählen, welche Projekte verfolgt werden sollen – basierend darauf, ob sie die Unternehmensziele unterstützen
In größeren, unternehmensweiten Organisationen wird dies als Enterprise-Projektportfoliomanagement bezeichnet.
Welche Aufgaben hat ein Projektportfoliomanager?
Die Aufgabe eines Projektportfoliomanagers besteht darin, das Projektportfolio einer Organisation zu überwachen. Sie sind daher ein wesentlicher Bestandteil der strategischen Planung und Ausführung. Sie verwalten ein oder mehrere Portfolios, bewerten die Ausrichtung der Projekte auf strategische Ziele und legen die Prioritäten fest (was häufig ein großes Problem darstellt).
Projektportfoliomanager sind Teil des Project Management Office (PMO), das für die Einführung von Arbeitsabläufen und Standards im gesamten Portfolio einer Organisation zuständig ist. Das PMO kann auch festlegen, welche Projektmanagement-Methoden ein Unternehmen nutzt.
Warum ist Projektportfoliomanagement wichtig?
Richtig umgesetzt hilft das Portfoliomanagement im Projektmanagement Organisationen dabei,
- die potenziellen Erträge eines Projekts zu ermitteln. PPM macht es Unternehmen möglich, die in neue Projekte (oft konkurrierende und verwandte Projekte) investieren wollen, Risiken vorherzusehen und eine fundierte Go/No-Go-Entscheidung zu treffen.
- Effektiv in der gesamten Organisation zu kommunizieren. PPM stellt sicher, dass bereichsübergreifende Beteiligte an Projekten dieselbe Informationsbasis haben und so das Risiko von Unstimmigkeiten reduziert wird.
- Die Zustimmung der Stakeholder zu Projekten zu gewinnen, indem ihnen der größere Zusammenhang verdeutlicht wird und Risiken besser gemanagt bzw. minimiert werden können.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihre Agentur hat gerade 50 laufende Projekte. Die Zeitpläne überschneiden sich, ganz zu schweigen von den Kunden und Teammitgliedern, die zugeteilt wurden. Manche Projekte dienen dem Alltag, andere sind auf Auszeichnungen ausgerichtet, und weitere sind Innovationsprojekte.
Aber wie wissen Sie als Agenturinhaber, Programmmanager oder Projektdirektor, ob Sie Ihre Teams und Projekte auf die richtigen Dinge fokussieren? Sie fragen sich:
- Ist dieses Projekt eine gute Idee? Wenn nicht, was sollten wir stattdessen tun?
- Welche Projekte sollten wir priorisieren?
- Wie können wir unsere Ressourcen am effizientesten einsetzen?
- Wie können wir diese Projekte gleichzeitig und rentabel durchführen?
Aus diesen Gründen ist es sinnvoll, eine Zertifizierung im Portfoliomanagement anzustreben, um sicherzustellen, dass Sie nach bewährten Methoden handeln. Das Wissen aus solchen Programmen hilft Ihnen, als Portfoliomanager erfolgreicher zu werden und eröffnet Ihnen Möglichkeiten für höhere Positionen.
Wesentliche Ziele des Projektportfoliomanagements
PPM hat zwei Hauptziele:
- Die Vorteile für das Unternehmen aus den durchgeführten Projekten zu maximieren. Dabei werden nur Projekte ausgewählt, die einen Mehrwert bieten, wobei deren strategische Passung zu den Unternehmenszielen, der zur Umsetzung erforderliche Aufwand und die verfügbaren Ressourcen berücksichtigt werden.
- Ein Gleichgewicht über das gesamte Projektportfolio durch eine angemessene Mischung sicherstellen von Projekten mit hohem und niedrigem Risiko sowie kurz- und langfristigen Projekten. Durch die Etablierung eines optimalen Projektmixes ist Ihr Unternehmen besser aufgestellt, um seine operativen und finanziellen Ziele zu erreichen.
Der Prozess des Projektportfoliomanagements: 5 Phasen
Ein strategisches Portfoliomanagement-System erfordert einen Portfoliomanagement-Prozess. Nachfolgend die Schritte, die in einem robusten PPM-Prozess enthalten sind. Sie können parallel dazu auch KI im Projektportfoliomanagement einsetzen.
1. Ein Inventar erstellen und eine Strategie festlegen
Identifizieren Sie zunächst die Projekte in der Pipeline, einschließlich potenzieller Projekte, indem Sie wichtige Projekt- und Unternehmensinformationen zusammentragen. Kategorisieren Sie die Projekte danach, in welcher Phase des Projektlebenszyklus sie sich befinden, einschließlich abgeschlossener und abgebrochener Projekte.
Anschließend identifizieren Sie die strategischen Ziele und Geschäftsziele Ihres Unternehmens, um zu beurteilen, ob die ausgewählten Projekte mit diesen Zielen übereinstimmen. Stellen Sie sich Fragen wie „Wie viel wird das das Unternehmen kosten?“, „Welchen Nutzen bringt uns das?“ und „Ist dieses Projekt für Wachstum und Überleben notwendig?“ im Rahmen Ihrer Projektpriorisierung.
2. Analysieren Sie Ihr Projektportfolio
Analysieren Sie nun die Stärken und Schwächen Ihres Projektportfolios. Bewerten Sie jedes Projekt einzeln anhand geplanter Meilensteine, geschätztem ROI, Berichtsplan und Ressourcenzuteilung.
Stellen Sie bei dieser Analyse beispielsweise folgende Fragen:
- Gibt es Projekte mit Überschneidungen?
- Können wir bestehende Projekte zwecks Effizienzsteigerung zusammenführen?
- Gibt es Projekte, die wir komplett einstellen sollten?
- Wie wahrscheinlich ist es, dass dieses Projekt erfolgreich sein wird?
- Mit welchen Risiken ist bei der Umsetzung zu rechnen?
- Welche erwarteten Vorteile bringt das Projekt?
3. Sicherstellen der Ausrichtung auf strategische Ziele
Führen Sie anschließend eine Analyse der Ausrichtung durch, um festzustellen, ob die ausgewählten Projekte mit den strategischen Initiativen des Unternehmens übereinstimmen. Einige Ihrer Grundprinzipien sollten sein:
- Der Grad der strategischen Übereinstimmung zwischen Portfolio und Unternehmen. Sie benötigen ein Gleichgewicht zwischen kurzfristigen Wachstumschancen, langfristigen Zielen und dem Streben nach Innovation auf lange Sicht.
- Die Verteilung der Projekte, einschließlich Anzahl und Art der Projekte, entspricht den strategischen Zielen und ist auch wirtschaftlich sinnvoll.
- Die Wahrscheinlichkeit, dass das Endprodukt den erwarteten Nutzen liefert.
- Eine Bewertung der verbundenen Risiken. Es ist wichtig, Risiken nicht nur finanziell, sondern auch in Bezug auf Projektzeitplan, Projektumfang, Ressourcen und Technologie zu bewerten.
4. Ihr Projektportfolio managen
Nun folgt der Management-Aspekt des Prozesses. An diesem Punkt sollten Sie das Projektportfolio neu bewerten, um fundierte Entscheidungen über eine mögliche Neuverteilung von Budget und Ressourcen zu treffen. Beispielsweise: Ist es sinnvoll, dass leistungsstarke Mitarbeiter an weniger wichtigen Projekten arbeiten?
Möglicherweise müssen Sie Projekte in Ihrem Portfolio priorisieren, basierend auf Informationen, die Sie während der vorherigen Phasen des PPM-Prozesses aufgedeckt haben. Eventuell müssen Sie Projekte auch aufgrund dieser Neupositionierung umplanen.
Offensichtlich ist Zusammenarbeit vor solchen Entscheidungen absolut entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie mit dem richtigen Portfolio enden. Am Ende sollte Ihr Portfolio eine gesunde Mischung aus Risiko und Ertrag enthalten und interne Anforderungen erfüllen.
5. Testen und Anpassen
Testen und passen Sie zuletzt an. Es gibt keine Garantie dafür, dass Sie Ihren PPM-Prozess sofort richtig umsetzen, und tatsächlich sollten Sie das auch nicht erwarten. Sie müssen sich in Echtzeit anpassen und Änderungen vornehmen.
Was Anpassung konkret bedeutet, ist für jedes Unternehmen unterschiedlich – wie es auch sein sollte –, aber es ist sinnvoll, Ihr neues Portfolio mit einigen Stakeholdern zu testen und deren Feedback einzuholen.
Welche Reifegrade gibt es bei der Implementierung von PPM?
Organisationen haben nicht von heute auf morgen eine vollständig ausgearbeitete Unternehmensstrategie, ein dazu passendes Projektportfolio und hochfunktionale unterstützende Prozesse. PPM erfordert Aufwand, um erfolgreich implementiert zu werden.
Hier sind die typischen Reifegradstufen, die eine Organisation bei der Implementierung von PPM durchläuft:
- Einrichten des initialen Prozesses. In dieser Phase betreibt eine Organisation hauptsächlich spontane Projektausführung. Falls PPM-Prozesse genutzt werden, sind diese nicht dokumentiert.
- Schaffung eines strukturierten Prozesses und Standards. Zu diesem Zeitpunkt erkennt eine Organisation die Vorteile von PPM und beginnt, einige ihrer Managementprozesse zu dokumentieren.
- Dokumentation wiederholbarer Management-Prozesse. Die Dokumentation bestehender Prozesse wird fortgesetzt, um sie im gesamten Projektportfolio anzuwenden.
- Folgen eines gemanagten PPM-Prozesses. Die Organisation wendet PPM-Prozesse im gesamten Unternehmen an und überwacht außerdem Leistungskennzahlen, um die Portfoliogesundheit zu verfolgen.
- Optimierung des PPM-Prozesses. Sammlung und Anwendung von Erkenntnissen aus Erfahrungen, um den PPM-Prozess der Organisation kontinuierlich zu verbessern.
Tipps für den Erfolg im Projektportfoliomanagement
Sobald Ihr Portfolio eingeführt wurde, kann es schwierig sein, die nächsten Schritte zu erkennen. Hier sind einige Tipps für den Erfolg:
- Priorisieren Sie die genaue Ermittlung von Risiken und zugehörigen Abhilfestrategien (d. h. Risikomanagement)
- Haben Sie keine Angst, Projekte zu beenden, wenn sie nicht mehr zur Unternehmensstrategie passen
- Ermöglichen Sie Architekten, IT-Planungsteams und der Geschäftsleitung, die Umsetzung mit der Unternehmensstrategie in Einklang zu bringen
- Vereinfachen Sie das Zeit- und Aufgabenmanagement für Projektteammitglieder, damit diese die Freiheit und Flexibilität haben, Aufgaben- und Zeitdaten bei Bedarf zu erfassen
- Priorisieren Sie die Datenqualität und den Datenzugriff. Eine Verzögerung bei der Datenbeschaffung kann Ihre Entscheidungs- und Compliance-Fähigkeit beeinträchtigen
- Nutzen Sie die richtigen Tools, um auf Kurs zu bleiben und den Prozess zu vereinfachen. Geben Sie z. B. Ihrem Projektteam die Freiheit und Flexibilität, Aufgaben- und Zeitdaten zu erfassen – das kann die Genauigkeit Ihrer Portfolio-Leistungskennzahlen verbessern.
Mehr dazu hören Sie in dieser Podcast-Episode zur Optimierung des Projektportfoliomanagements:
Häufige Herausforderungen im PPM
Hier sind einige Herausforderungen, auf die Projektportfoliomanager achten sollten:
- Konkurrenz um Ressourcen innerhalb des Portfolios: Projektportfoliomanager müssen entscheiden, welche Ressourcen welchen Projekten zugeteilt werden. Oft reicht es nicht für alle aus.
- Widerstand gegen Veränderungen in der Organisation: Portfolios bringen Veränderungen in Unternehmen mit sich, und Portfoliomanager müssen als Befürworter dieser Veränderungen auftreten, um das Team und andere Stakeholder für sich zu gewinnen.
- Leistung überwachen und messen: Bei der gleichzeitigen Durchführung vieler Projekte kann es für Portfoliomanager schwierig sein, sowohl die Einzelleistung als auch die Leistung des gesamten Portfolios im Blick zu behalten.
- Einhaltung von Branchenvorschriften und -standards: Portfoliomanager müssen sicherstellen, dass jedes Projekt im Portfolio die Branchenregeln und -vorschriften einhält, was Tempo und Effizienz behindern kann.
- Skalierung bei Wachstum der Organisation: Wenn die Organisation wächst und ihr Portfolio erweitert, müssen Projektportfoliomanager ihre Prozesse und Systeme anpassen, um zusätzliche Ressourcen und Projekte zu integrieren.
Vorteile des Projektportfoliomanagements
PPM bietet viele Vorteile, darunter:
- Bessere Entscheidungsfindung: Mit Zugriff auf die richtigen Daten und Kennzahlen können Projektportfoliomanager besser entscheiden, welche Projekte umgesetzt werden sollen und wie dies am besten geschieht.
- Die Möglichkeit, Projekte mit hohem Wert zu priorisieren: PPM ermöglicht es Ihnen, die Projekte zu analysieren und zu priorisieren, die den größten Mehrwert für Ihre Organisation liefern und Sie Ihren Unternehmenszielen näherbringen.
- Geringere Wahrscheinlichkeit von Budgetüberschreitungen: Ganz gleich, wie erfolgreich ein Projekt sein mag, Überschreitungen des Budgets kommen vor. PPM hilft einem Unternehmen, Überallokationen von Ressourcen zu erkennen und Überschreitungen frühzeitig zu vermeiden.
- Effektiveres Change Management: PPM beseitigt Ineffizienzen und ermöglicht es der Organisation, sich auf geeignete Strategien zur Erreichung der Unternehmensziele zu konzentrieren. Außerdem macht PPM ein Unternehmen wandlungsfähiger und lässt es sich mit minimalem Aufwand oder Störungen an Veränderungen anpassen.
- Hocheffiziente Projektdurchführung: Mit einer effektiven PPM-Strategie kann ein Unternehmen seine Methoden zum Portfoliomanagement für die Projektdurchführung als Teil eines umfassenderen Prozesses zur Änderung der operativen oder strategischen Ausrichtung verbessern und umstrukturieren.
- Erhöhte Wahrscheinlichkeit für erfolgreiche Projektauslieferung: PPM etabliert Standards, Prozesse und Best Practices (basierend auf Daten darüber, was funktioniert und was nicht), die für alle Projekte einheitlich gelten.
PPM-Tools zur Steigerung der Effizienz
Projektportfoliomanagement-Tools bieten Funktionen für:
- Dashboards zum Verfolgen des Portfoliofortschritts, der Rentabilität und zur Überwachung der rechtzeitigen Lieferung
- Automatisierungen, die Ihnen helfen, Benachrichtigungen zu den richtigen Themen zu erhalten
- Gantt-Diagramme zur Nachverfolgung von Arbeitsauslastungen und Abhängigkeiten sowie zur Identifikation von Engpässen
- Weitere Work-Management-Funktionen mit Schwerpunkt auf gleichzeitiges Management mehrerer Projekte
Viele PPM-Softwarelösungen bieten zudem Apps und Desktop-Versionen, Integrationen, damit Sie sie mit vorhandenen Tools verbinden können, sowie Vorlagen für eine schnelle Einrichtung.
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Wenn Sie feststellen, dass Sie keine umfangreichen Funktionen eines PPM-Tools benötigen, gibt es auch einfachere Projektmanagement-Software, mit denen Sie Aufgaben und Teams, die mehrere Projekte betreffen, verwalten können.
