Was ist Unternehmens-Projektportfoliomanagement (EPPM)?
Behalten Sie Ihre Ziele im Blick: Unternehmens-Projektportfoliomanagement stellt sicher, dass Teams ihre Anstrengungen an den strategischen Zielen der Organisation ausrichten, sodass Sie ein gesundes und erfolgreiches Geschäftsumfeld fördern können.
Software: Ihr bester EPPM-Partner: Die Implementierung einer speziellen EPPM-Software vereinfacht das Projektmanagement und hilft Ihrer Organisation, Initiativen effektiv umzusetzen und zu überwachen, während sie sich auf die strategischen Ziele zubewegen.
Bereit für EPPM?: Bei der Bewertung der Bereitschaft Ihrer Organisation für EPPM geht es darum, zentrale Fragen zur Projektauswahl und zur Ausrichtung der Teams an der übergeordneten Geschäftsstrategie zu stellen.
Projekte auf höherer Ebene und Erfolg: Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement konzentriert sich Unternehmens-PPM auf Projekte der Führungsebene, die mehrere Bereiche Ihres Unternehmens umfassen und auf bedeutende organisatorische Veränderungen sowie strategische Ziele ausgerichtet sind.
Je größer Ihre Organisation wird, desto größer ist das Risiko, dass Sie aus den Augen verlieren, was erforderlich ist, um weiterhin ein gesundes Unternehmen aufzubauen. Unternehmensweites Projektportfoliomanagement (EPPM) hilft Ihnen dabei, die strategischen Ziele festzulegen, die Sie verfolgen sollten, sicherzustellen, dass Teams an Projekten arbeiten, die auf diese Ziele einzahlen, und den Fortschritt effektiv zu messen.
Der einfachste Weg zur Einführung von EPPM führt über Software für das unternehmensweite Projektportfoliomanagement. Ich erläutere, wie Software dabei helfen kann, woran Sie erkennen, dass Ihre Organisation für EPPM bereit ist, und wie Sie es einrichten.
Was ist unternehmensweites Projektportfoliomanagement?
Unternehmensweites Projektportfoliomanagement (EPPM) bezeichnet die zentrale Überwachung und Koordination der Projekte und Programme einer Organisation, um sicherzustellen, dass sie mit den strategischen Zielen übereinstimmen und Ressourcen optimal eingesetzt werden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
EPPM verschafft Organisationen einen übergeordneten Überblick über alle Projekte und ermöglicht es der Führungsebene, Initiativen auf Grundlage ihres Werts, ihrer Risiken und ihrer Übereinstimmung mit den Geschäftszielen zu priorisieren. Es verbessert die Transparenz, standardisiert Prozesse und ermöglicht eine intelligentere Ressourcenverteilung über Abteilungen hinweg. Mit Tools für Prognosen, Kapazitätsplanung und die Bewertung von Umweltfaktoren des Unternehmens hilft EPPM dabei, Konflikte zu vermeiden, die Leistung zu steuern und bessere Entscheidungen zu unterstützen.
Was unterscheidet unternehmensweites PPM vom herkömmlichen PPM?
Beim herkömmlichen Projektportfoliomanagement wird eine Gruppe miteinander verbundener Unternehmensprojekte zentral verwaltet (mit dem Ziel, die strategischen Ziele einer Organisation zu verwirklichen). Beim unternehmensweiten PPM befinden sich die Projekte, die Sie auswählen, priorisieren und verwalten, jedoch auf der Führungsebene und nicht auf der Ebene einzelner Geschäftsbereiche.
Es handelt sich um Projekte auf Vorstandsebene, also um Unternehmensprojekte, die sich über mehrere Geschäftsbereiche erstrecken – etwa die organisatorische Transformation, die Vorbereitung auf den Markteintritt oder die Modernisierung des Finanzwesens.
Wie Sie bereits erkennen können, erfordert dies ein Maß an Spezialisierung, das manchmal nur durch eine Zertifizierung im Portfoliomanagement erreicht werden kann.
Was ist ein unternehmensweites Projektmanagementbüro?
Ein unternehmensweites Projektmanagementbüro (EPMO) ist eine zentrale Stelle, die dabei hilft, ein Portfolio von Projekten auf Unternehmensebene koordiniert zu verwalten.
Statt ein Portfolio geschäftskritischer Projekte auf ein Team von Führungskräften zu verteilen, die zu beschäftigt sind, um sich darum zu kümmern, und dadurch Quartal für Quartal Ziele zu verfehlen, kann ein EPMO als allein verantwortliche Stelle fungieren, um die strategische Ausrichtung, Verantwortlichkeit und Umsetzung über mehrere Geschäftsbereiche hinweg voranzutreiben.
Ein EPMO bietet mehrere Vorteile:
- Identifiziert potenzielle Überschneidungen zwischen Geschäftsbereichen
- Schafft einen klaren Mechanismus für die Projektauswahl und -priorisierung
- Verbessert die Ressourcenverteilung und das Ressourcenmanagement
- Nutzt Leistungs- und Projektdaten, um gewonnene Erkenntnisse zu sammeln und die Projektdurchführung zu verbessern
Anzeichen dafür, dass Ihre Organisation für EPPM bereit ist
Die Einführung von EPPM klingt in der Theorie sinnvoll. Aber woran erkennen Sie, ob Ihre Organisation bereit ist, EPPM und/oder ein EPMO einzuführen? Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
Projektauswahl
- Können Teammitglieder die Geschäftsstrategie unabhängig von ihrer Position in der Organisation konsequent erklären?
- Können Teammitglieder erklären, wie ihre tägliche Arbeit mit der übergeordneten Strategie übereinstimmt?
Projektpriorisierung
- Verbringen Sie mindestens 50 % Ihrer Zeit damit, Fortschritte bei zuvor formulierten Zielen zu erzielen, oder verbringen Sie den Großteil Ihrer Zeit damit, „Brände zu löschen“?
- Kann Ihre Organisation auf eine Erfolgsbilanz mit hohen Projektabschlussquoten zurückblicken?
Projektdurchführung
- Arbeiten Sie an Projekten, die sich über mehrere Geschäftsbereiche erstrecken?
- Haben Sie als Führungskraft während des gesamten Projektlebenszyklus Echtzeiteinblick in die Projektdurchführung?
- Verfügen Sie über eine Software für das Aufgabenmanagement in Unternehmen, um die Durchführung teamübergreifend zu koordinieren und zu verfolgen?
- Sind Sie in der Lage, bei geschäftskritischen Projekten effektiv Fortschritte zu erzielen, um auf die nächste Wachstumsphase vorbereitet zu sein?
Wenn Sie zwei oder mehr der oben genannten Fragen mit „Nein“ beantwortet haben, ist Ihre Organisation möglicherweise bereit für EPPM.
EPPM einrichten
Im Folgenden finden Sie einen Fünf-Schritte-Plan zur erfolgreichen Einführung von EPPM in Ihrer Organisation. Überlegen Sie auch, wie Sie KI im Projektportfoliomanagement parallel zu diesen Schritten einsetzen können.
- Laufende Projekte erfassen auf Ebene der Geschäftsbereiche, um den aktuellen Stand zu verstehen.
- Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs) oder wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) sowie Kennzahlen zu deren Messung auf Unternehmensebene festlegen und definieren.
- Was möchten Sie im nächsten Jahr erreichen? Wie werden Sie dieses Ziel erreichen?
- Die Liste der laufenden Projekte mit Ihren Unternehmens-OKRs oder KPIs vergleichen.
- Nehmen Sie alle erforderlichen Aktualisierungen vor, um Ihre Projektliste an Ihre OKR-Liste anzupassen. Dies kann schwierige Entscheidungen erfordern, etwa Projekte abzubrechen oder zu verschieben, die nicht zu den wichtigsten Prioritäten Ihrer Organisation passen.
- Die Projektliste auf ein angemessenes Maß begrenzen. Es ist unrealistisch, 15 Projekte in einem Quartal abzuschließen, selbst wenn sie perfekt mit Ihren OKRs übereinstimmen. Selbst wenn Sie über ausreichende personelle Kapazitäten verfügten, wird niemand so vielen Zielen Aufmerksamkeit widmen. Setzen Sie kompromisslos Prioritäten, um die Leistung bei Ihren wichtigsten Vorhaben zu optimieren.
- Ein Berichtswesen einrichten, in dem Teams den Projektfortschritt mithilfe von Tools wie einer Software zur Zeiterfassung in Unternehmen dokumentieren. Dieses Berichtswesen sollte auf Führungsebene in die Nachverfolgung von Portfolios und OKRs einfließen. Auch wenn die Erstellung einige Zeit in Anspruch nehmen kann, muss dieses System benutzerfreundlich und leicht zu pflegen sein, um eine kontinuierliche Nutzung zu fördern.
- Überwachen und steuern.
- Entwickeln Sie einen Ablauf, um OKRs in einem festgelegten Rhythmus (vierteljährlich oder jährlich) zurückzusetzen. Dieser sollte relativ unkompliziert und einfach zu pflegen sein (die Erstellung der OKRs für das nächste Quartal sollte beispielsweise nicht länger als einen Monat dauern).
- Dokumentieren Sie neben der Nachverfolgung des Projektfortschritts auch gewonnene Erkenntnisse sowie eine Art Protokoll über die Entscheidungsfindung dahinter, warum die Organisation bestimmte Projekte zurückgestuft hat. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Zeit damit, frühere Gespräche erneut aufzubereiten.
Software für das Unternehmensportfoliomanagement
PPM-Software ist Ihr Verbündeter, wenn es darum geht, EPPM erfolgreich umzusetzen. Als Projektmanager besteht Ihr Ziel darin:
- den Zeitaufwand von Projektteammitgliedern für das Berichtswesen (oder Arbeit rund um die Arbeit) zu minimieren
- die Zeit und Energie zu maximieren, die Teammitglieder für die Projektdurchführung aufwenden
- der Führungsebene und anderen Stakeholdern die benötigten Informationen auf einen Blick bereitzustellen, ohne sie dazu zu zwingen, sich durch überflüssige Details zu arbeiten.
Hier finden Sie unsere Auswahl der besten Unternehmensportfoliomanagementsysteme auf dem Markt, die Sie dabei unterstützen können, Ihr Unternehmensprojektportfolio erfolgreich umzusetzen.
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Überprüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Wie geht es weiter?
Möchtest du dich mit anderen digitalen Projektmanagern vernetzen, um Ressourcen und bewährte Verfahren zu teilen? Werde Mitglied in unserer Community und erhalte Zugang zu über 100 Vorlagen, Mustern und Beispielen und vernetze dich in Slack mit Hunderten anderen digitalen Projektmanagern.
